II- Nguồn kinh phí
2.2.2.3. Thực trạng hoạt động kiểm soát quá trình đặt mua NVL chinh
Quy trình hoạt động kiểm soát việc đặt hàng tại công ty
Nguyên liệu chính mà Công ty sử dụng thường phải nhập khẩu từ nước ngoài, cụ thể Zirconbit FU325Mesh-Italia, Kalicacbonat Hàn Quốc, Potasium–Đài Loan, Feldspar Potah Jumbo Ấn Độ,.. hay mua từ các doanh nghiệp tỉnh khác như Đá vôi Thanh Hóa, Đá vô Hà Nam,…do đó CTCP Frit sử dụng phương án: Ký hợp đồng mua nguyên vật liệu dài hạn, thông thường là một năm. Trong năm, Phòng KH-KD căn cứ vào nhu cầu thực tế để tiến hành mua - nhập nguyên vật liệu chính theo từng đợt, mỗi đợt sẽ có một đơn đặt hàng tương ứng. Một hợp đồng bao gồm nhiều đơn đặt hàng.
Định kỳ hằng năm, Phòng KH-KD nhận Bảng dự trù nguyên vật liệu chính trong
năm từ Bộ phận sản xuất, căn cứ bảng này để xây dựng bảng kế hoạch mua NVL trong
năm. Một cán bộ được cắt cử nhiệm vụ soạn thảo hợp đồng, đơn đặt hàng, tiến hành đàm phán với nhà cung cấp. Sau khi các điều khoản trên hợp đồng được thống nhất, cán bộ phụ trách trình trưởng phòng KH-KD và giám đốc phê duyệt. Nhà cung ứng NVL chính của CTCP Frit Huế thường là đối tác lâu năm, tuy nhiên, những Hợp đồng này vẫn phải gặp trực tiếp đối tác để ký kết. Căn cứ trên hợp đồng, phòng KH-KD tiến hành quy trình đặt hàng. Quy trình đặt hàng được tóm tắt như sau:
Trên cơ sở kế hoạch sản xuất và tình hình thực tế, danh mục vật tư còn thiếu hụt loại nào, BPSX lập phiếu dự trù vật tư (1 liên), đưa lên trưởng bộ phận xem xét và ký duyệt. Sau đó sẽ gửi đến phòng KH-KD, nhân viên Phòng KH – KD dựa vào danh sách nhà cung cấp, hợp đồng đã ký kết đầu năm để lập ĐĐH.
ĐĐH gồm có hai liên, được in từ máy tính, trên đó ghi rõ các nội dung về tên nguyên vật liệu, giá cả, tên, địa chỉ nhà cung cấp, số điện thoại, số fax liên lạc, phương thức thanh toán,thời gian, địa điểm giao hàng. Đồng thời, nhập liệu, cập nhật tập tin ĐĐH, NCC, HTK. Hoàn thành ĐĐH, nhân viên phụ trách chuyển đến phòng Giám đốc để ký duyệt trên cả 2 liên. Sau đó, liên 1 được lưu tại phòng kế toán, liên 2 gửi đến nhà cung cấp.
Trường hợp cần tiền tạm ứng, nhân viên phụ trách mua hàng sẽ viết giấy đề nghị tạm ứng trình trưởng phòng KH-KD và giám đốc phê duyệt. Kết hợp với liên 1của ĐĐH chuyển đến phòng kế toán để nhận phiếu chi hoặc ủy nhiệm chi.