II- Nguồn kinh phí
2.2.1.1 Môi trường kiểm soát
Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý
Theo quan sát và ghi nhận trong thời gian tham quan thực tế, có thể nhận xét triết lý quản lý và phong cách điều hành của Ban giám đốc công ty đang hoàn thiện một cách tích cực, công ty luôn cố gắng tạo một môi trường làm việc thân thiện, xây dựng các mối quan hệ tốt đẹp giữa cấp quản lý với nhân viên cấp dưới. Cụ thể:
- Ban giám đốc thường xuyên tổ chức các buổi gặp gỡ và thăm hỏi tất cả nhân viên trong công ty động viên và khuyến khích các nhân viên đang ở trong thời điểm căng thẳng nhất của công việc. Hành động này đã tạo ra mối quan hệ thân thiết giữa nhân viên và ban lãnh đạo.
- Nhân viên có thể thảo luận với người quản lý trực tiếp để bày tỏ quan điểm nhằm mục xây dựng công ty. Nhân viên trực tiếp trao đổi với người quản lý bộ phận nếu cần thiết.
- Ban quản lý luôn tạo điều kiện để nhân viên nhận thức được tính hợp lý trong những gì họ đang làm. Nghĩa là cấp trên không giải thích quá vặn kẽ với nhân viên cấp dưới, như vậy sẽ giúp họ có cái nhìn đúng đắn và tự đánh giá được tầm quan trọng của công việc từ đó làm việc có trách nhiệm hơn.
- Ban lãnh đạo luôn đặt sự an toàn của toàn thể công ty lên hàng đầu, mọi hoạt động, quyết định phải luôn thận trọng cũng như dự đoán, giám sát chặt chẽ các rủi ro. Đảm bảo lợi ích công ty – lợi nhuận và lợi ích từng nhân viên song hành, tuyệt đối không vì để đạt được mục tiêu mà mạo hiểm.
- Tạo ra sản phẩm có giá thành phù hợp, ổn định nhưng chất lượng là tốt nhất. Công ty luôn xem trọng chất lượng nguyên liệu đầu vào và quy trình sản xuất, sản phẩm từng khâu phải qua kiểm tra kỹ thuật, công nghệ trước khi đến khâu sản xuất khác.
Bên cạnh đó, Ban quản lý công ty còn là những người có tư cách và phẩm chất đạo đức tốt, có trách nhiệm luôn hết lòng với công việc, với người lao động. Chính điều này đã đem lại một tác động tích cực đến chất lượng công tác quản lý, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra hiệu quả cũng như góp phần vào kiểm soát CP NVL chính hiệu quả.
Cơ cấu tổ chức
Bộ máy tổ chức quản lý của công ty được thực hiện theo mô hình trực tuyến - chức năng (minh họa ở sơ đồ bộ máy quản lý)
Đây là mô hình kết hợp giữa hai mô hình trực tuyến và mô hình chức năng. Đứng đầu ban lãnh đạo là Tổng giám đốc chỉ đạo thực hiện các mặt công tác cụ thể. Phía dưới là các phó tổng giám đốc có quyền quyết định và chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc.
Mối quan hệ giữa tổng giám đốc với các phòng ban chức năng là quan hệ trực tiếp bằng mệnh lệnh. Tổng giám đốc lãnh đạo, chỉ đạo trực tiếp các phòng ban này hoạt động trong phạm vi quyền hạn của mình. Giữa các phòng ban chức năng cũng có mối quan hệ mật thiết với nhau. Luôn hỗ trợ và bổ sung cho nhau để thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của mình, cung cấp các số liệu và thông tin cho nhau để tham mưu, đề xuất kịp thời cho Tổng Giám đốc lãnh đạo, điều hành hoạt động của toàn công ty.
Hiện nay, do điều kiện chưa cho phép mà công ty chưa thể bố trí bộ phận kiểm toán nội bộ tại công ty.
Chính sách nhân sự
Chính sách nhân sự của công ty hiện nay bao gồm chính sách tuyển dụng, chính sách tiền lương, chính sách khen thưởng và kỷ luật.
Về chính sách tuyển dụng: Phòng Tổ chức hành chính đóng vai trò chính và hợp
tác với các trưởng phòng ban liên quan. Khi có nhu cầu lao động phục vụ sản xuất kinh doanh, nhà máy sản xuất hoặc trưởng bộ phận có nhu cầu lập phương án trình Ban Giám
Đốc phê duyệt để quyết định tuyển chọn nhân sự. Phòng Tổ chức hành chính thông báo rộng rãi hoặc đăng ký với các đơn vị khác để tiếp nhận hồ sơ tuyển dụng, phỏng vấn, tuyển dụng. Sau thời gian học việc, thử việc người lao động sẽ được đánh giá để ký hợp đồng lao động. Giám đốc công ty trực tiếp ký các hợp đồng lao động với mức lương thỏa thuận.
Về chính sách tiền lương: Hiện nay công ty đang áp dụng hệ thống thang bảng lương
cho lãnh đạo, cán bộ công nhân viên trong công ty theo hệ thống bảng lương quy định của nhà nước. Hình thức trả lương theo thời gian làm việc đối với công nhân lao động. Tính đến năm 2012 thì mức lương bình quân của nhân viên công ty là khoảng 5 triệu đồng.
Về khen thưởng : Hiện tại công ty có ba quỹ khen thưởng là khen thưởng từ chi phí
quản lý doanh nghiệp, khen thưởng từ quỹ lương và khen thưởng từ lợi nhuận trong đó: + Thưởng từ chi phí quản lý doanh nghiệp: mức thưởng cho tập thể, cá nhân do sáng kiến, cải tiến kỹ thuật mang lại hiệu quả (thực hiện theo quy định hiện hành của Nhà nước).
+ Khen thưởng từ quỹ khen thưởng từ quỹ lương ,theo định kỳ hằng tháng, bán niên + Khen thưởng từ quỹ khen thưởng từ lợi nhuận: Hằng năm, công ty tiến hành bình xét thi đua, xếp loại danh hiệu thi đua cho cá nhân và tập thể trong công ty để thực hiện khen thưởng cuối năm.
Về kỷ luật: Được quy định rõ trong “ Quy chế thi đua – khen thưởng – kỷ luật” của
công ty. Theo đó, hình thức kỷ luật nhẹ nhất hiện nay của công ty là cảnh cáo. Bên cạnh đó còn có thể là trừ lương đối với những nhân viên vi phạm quy chế, vi phạm luật lao động, vi phạm thỏa ước lao động tập thể, nội quy và các quy định của công ty hoặc sa thải đối với những nhân viên có hành vi gian lận trong công việc, tiết lộ bí mật công nghệ, bí quyết kinh doanh.
Đảm bảo về năng lực
Nhà quản lý chỉ tuyển dụng các nhân viên có có trình độ và kinh nghiệm phù hợp với nhiệm vụ được giao. Là đơn vị sản xuất nên lực lượng lao động tại công ty có trình độ đại học và trên đại học tương đối thấp (chiếm khoảng 16%) còn lao động ở trình độ trung cấp và phổ thông chiếm tỷ lệ cao. Bên cạnh đó, hàng năm công ty cũng cử một số nhân viên đi học tập, đào tạo và tập huấn để nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ.
Tính chính trực và giá trị đạo đức
Điều này cũng đã được công ty nêu rõ trong “ Nội quy chung” cho toàn Công ty cũng như ban hành “Nội quy riêng” cho từng phòng ban riêng, yêu cầu tất cả nhân viên công ty khi làm việc phải trung thực, khi hành xử phải có văn hóa, cụ thể: Làm việc nghiêm túc, đúng thời gian quy định, không nói tục nơi làm việc, không hút thuốc trong phòng làm việc,…và tất cả phải được thực hiện gương mẫu bắt đầu từ ban lãnh đạo
Tuy nhiên, tại Công ty việc này cũng mới chỉ dừng lại ở việc ban hành các văn bản về quy định nội bộ chứ chưa có một hội đồng thường trực hay chuyên trách về đạo đức để khi có vấn đề gì về đạo đức hay tính trung thực thì nhân viên công ty sẽ liên lạc với hội đồng này
Hiện nay, để mỗi thành viên ý thức được rằng họ có nhiệm vụ cụ thể gì và từng hoạt động của họ sẽ ảnh hưởng như thế nào đến người khác trong việc hoàn thành mục tiêu thì cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm cho từng thành viên trong công ty đã được thể chế hóa bằng những văn bản cụ thể và được ký bởi Tổng Giám đốc công ty sau đó chuyển tới các phòng ban chức năng để thi hành, cụ thể:
Cụ thể: Đối với bộ phận sản xuất được quy định phải luôn có sự phân công chặt
chẽ rõ ràng trong công tác kiểm soát chi phí nguyên vật liệu. Tách biệt nhân sự giữa các chức năng đề nghị mua hàng, chức năng đặt hàng và chức năng nhận hàng.
- Chức năng đề nghị mua hàng: bộ phận có nhu cầu thông qua sự xét duyệt của Giám đốc.
Hội đồng quản trị và ủy ban kiểm soát.
Hiện nay, tại công ty cổ phần Frit Huế thì hội đồng quản trị và ủy ban kiểm soát vẫn luôn hoạt động độc lập với nhau. Ủy ban kiểm soát tiến hành giám sát các hoạt động và công việc kinh doanh của Công ty như: kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp tính trung thực trong quản lý, thẩm định báo cáo tình hình kinh doanh, báo cáo tài chính theo các định kỳ của công ty, báo cáo đánh giá công tác quản lý của Hội đồng quản trị lên Đại hội đồng cổ đông tại cuộc họp thường niên. Đồng thời sẽ can thiệp vào hoạt động công ty khi cần: kiến nghị Hội đồng quản trị hoặc Đại Hội đồng Cổ đông các biện pháp sửa đổi, bổ sung, cải tiến cơ cấu tổ chức quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh của công ty.
Nhìn chung qua quá trình quan sát và tìm hiểu môi trường kiểm soát của Công ty cổ phần Frit Huế, chúng tôi nhận thấy rằng việc áp dụng những quy định của công ty vào trong hoạt động thực tiễn được thực hiện tương đối hiệu quả và được cán bộ nhân viên hưởng ứng. Tuy nhiên, vẫn còn một số trường hợp thực tế có một chút khác biệt so với quy định, cụ thể: một là, việc đảm bảo về tính chính trực và giá trị đạo đức do chỉ dừng ở văn bản nên tùy thuộc phần lớn vào nhận thức của người lao động mà các quy định này mới thực hiện được vai trò của mình, hai là, mặc dù phân công phân nhiệm cho từng thành viên, bộ phận, song trong một vài tình huống đột xuất, nhân viên cùng bộ phận thay thế công việc của nhau mà chưa có sự chấp thuận trưởng bộ phận,…