- Xuất tại kho: Kho hàng chung
NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ NGUYÊN VẬT LIỆU CHÍNH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN FRIT HUẾ
NGUYÊN VẬT LIỆU CHÍNH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN FRIT HUẾ 3.1. Nhận xét về công tác kiểm soát chi phí nguyên vật liệu chính tại công ty cổ phần Frit Huế
3.1.1. Ưu điểm
• Tổ chức công tác kế toán
Bộ máy kế toán tại công ty cổ phần Frit Huế được tổ chức theo hình thức tập trung, 1 kế toán trưởng và 5 nhân viên kế toán từng phần hành. Toàn bộ công tác kế toán trong doanh nghiệp được tiến hành tập trung tại phòng kế toán. Các bộ phận khác không tổ chức bộ máy kế toán riêng mà chỉ bố trí các nhân viên làm nhiệm vụ hướng dẫn kiểm tra công tác kế toán ban đầu, thu nhận kiểm tra chứng từ, ghi chép sổ sách, hạch toán nghiệp vụ phục vụ cho nhu cầu quản lý sản xuất kinh doanh của từng bộ phận đó, lập báo cáo nghiệp vụ và chuyển chứng từ cùng báo cáo về phòng kế toán để xử lý và tiến hành công tác kế toán.
Việc sử dụng máy vi tính và áp dụng hình thức kế toán máy dựa hình thức “ Chứng từ ghi sổ” giúp cho công tác kế toán tại Công ty trở nên nhẹ nhàng, giảm thiểu áp lực công việc cho các nhân viên trong bộ phận. Đặc biệt là công tác kế toán vật tư thì việc theo dõi số lượng nguyên vật liệu là khá lớn nên khi sử dụng phần mềm kế toán sẽ giúp cho việc thu thập, xỷ lý và cung cấp thông tin đáp ứng nhu cầu kiểm soát nguyên vật liệu chính từ đó kế toán tổng hợp dễ dàng tập hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp để tính giá thành sản phẩm.
• Môi trường kiểm soát
Hiện nay, cơ cấu tổ chức, quản lý của Công ty cổ phần Frit theo mô hình trực tuyến-chức năng được áp dụng phù hợp với quy mô của công ty. Ban lãnh đạo của công ty cũng rất coi trọng đến xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ nói chung cho Công ty và đối với kiểm soát nội bộ chi phí nguyên vật liệu chính nói riêng.
Công ty có sơ đồ tổ chức hợp lý đảm bảo sự phân công phân nhiệm rõ ràng giúp quản lý được hiệu quả và tránh được các sai sót gian lận. Những thông tin, quy định của Công ty đều được ban hành rộng rãi dưới dạng văn bản hoặc thông báo để cho toàn thể nhân viên, cán bộ của Công ty có thể nắm bắt và làm theo.
Ban giám đốc là những người đại diện cho công ty, nắm quyền điều hành cao nhất, gắn bó với công ty qua nhiều năm và kinh nghiệm làm việc dày dặn. Với tư cách và phẩm chất đạo đức tốt, luôn hết lòng với công việc, với người lao động.
Với mục tiêu xây dựng đội ngũ cán bộ công nhân viên ngày càng tiến bộ, có trình độ kinh nghiệm và tay nghề cao. Do đó mà công ty luôn chú trọng xây dựng các quy chế về tuyển dụng cán bộ, công nhân viên được công ty ban hành rất khắt khe, đảm bảo các tiêu chuẩn về chuyên môn nghiệp vụ góp phần đưa công ty ngày càng phát triển. Để khuyến khích tinh thần làm việc tích cực của cán bộ công nhân viên mà công ty cũng thường xuyên tổ chức khen thưởng đối với các hành động đóng góp giúp công ty phát triển. Bên cạnh đó thì các biện pháp kỷ luật nghiêm khắc cũng là một nội dung quan trọng để đảm bảo hoạt động theo đúng quy trình.
Tổ chức sắp xếp cán bộ công nhân viên theo đúng năng lực, phù hợp với sức khỏe. Điều này đã góp phần đem đến một môi trường làm việc thuận lợi và thoải mái, công nhân viên phát huy hết năng lực, khả năng sáng tạo của bản thân.
Công tác lập kế hoạch cũng được quan tâm, thường xuyên tiến hành kiểm tra đối chiếu giữa kế hoạch và thực hiện để phát hiện tìm ra nguyên nhân của những sai lệch và kịp thời xử lý.
• Đánh giá rủi ro
Ban lãnh đạo công ty quan tâm đến việc nhận diện và đánh giá rủi ro. Đặc biệt là các rủi ro trong từng hoạt động từ đó có những thủ tục kiểm soát kịp thời để ngăn chặn và khắc phục những rủi ro này.
• Hoạt động kiểm soát
Hệ thống phần mềm kế toán có mật khẩu được công ty ưu tiên lắp đặt, mỗi phần hành có mật khẩu riêng, tại công ty có sự phân cấp quyền hạn truy cập vào phần mềm để hạn chế gian lận. Ngoài ra kế toán viên được phân quyền cụ thể và có sự giới hạn trong việc sử dụng dữ liệu của hệ thống thông tin.
Hoạt động soát xét của nhà quản lý cấp cao của công ty diễn ra khá chặt chẽ. Các nhà quản lý chịu trách nhiệm soát xét các chương trình, kế hoạch sản xuất của công ty.
Chứng từ được sắp xếp theo số thứ tự và thời gian, lưu trữ tại tủ gỗ trong phòng kế toán, theo đúng quy định, dễ dàng tìm kiếm khi cần thiết.
Nhân lực được bố trí hợp lý, đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm. Để các nhân viên kiểm soát lẫn nhau; nếu có các sai sót xảy ra sẽ được phát hiện nhanh chóng.
Định kì kiểm kê NVL chính và việc kiểm kê có sự phối hợp của nhiều bộ phận, khiến cho chất lượng kiểm kê nguyên vật liệu chính của đơn vị đạt hiệu quả cao.
Định kỳ công ty luân phiên công việc giữa các thành viên trong bộ phận và giữa các bộ phận có liên quan nghiệp vụ để tránh sự nhàm chán cho các nhân viên và giúp công ty quản lý tốt hơn việc thực hiện.
• Hệ thống thông tin và truyền thông
Mọi thành viên của công ty đều hiểu rõ công việc của mình tiếp nhận đầy đủ và chính xác các chỉ thị của cấp trên. Hệ thống thông tin truyền thông của doanh nghiệp luôn đảm bảo cập nhật các thông tin quan trọng cho ban lãnh đạo và những người có thẩm quyền.
Hệ thống chứng từ sổ sách kế toán của chi phí nguyên vật liệu chính. Các chứng từ sử dụng được lưu trữ theo quy định của công ty. Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho kiểm soát, giúp kế toán viên dễ dàng truy cập khi cần thiết, đảm bảo tốt cho việc kiểm tra đối chiếu sau này. Các thủ tục xét duyệt bởi Ban giám đốc sẽ giúp ngăn chặn những nghiệp vụ không phù hợp với quy định.
• Giám sát
Hoạt động giám sát tại công ty được quan tâm một các đúng mức, nhằm duy trì sự hữu hiệu của các hoạt động kiểm soát qua các giai đoạn khác nhau, tùy theo sự thay đổi hoạt động của công ty
Hằng năm công ty được kiểm toán bởi 1 công ty kiểm toán độc lập có uy tín và nhiều kinh nghiệm như AAC, đưa ra những kết luận hữu ích và chính xác cho nhà quản lý
3.1.2. Nhược điểm
• Tổ chức công tác kế toán
Do toàn bộ các khâu và nghiệp vụ đều được xử lý trên máy tính nên bị phụ thuộc vào nguồn điện, tuy công ty có trang bị máy phát điện nhưng công suất còn giới hạn vì phải phục vụ công việc ở xưởng vừa phục vụ văn phòng nên vào những ngày mất điện công ty phải ngưng sử dụng 1 số thiết bị tiêu hao điện khác.
Hiện nay, công ty đang sử dụng Phần mềm kế toán Việt Nam, phần mềm mới chỉ đáp ứng được một số chức năng nhiệm vụ trong công tác kế toán chứ chưa hỗ trợ về mặt kiểm soát cho công ty. Ưu điểm của phần mềm kế toán Việt Nam là đơn giản, dễ sử dụng. Tuy nhiên, lại là một nhược điểm, vì chính điều này làm cho khả năng tự động hóa của toàn hệ thống thông tin trong đơn vị giảm sút, vì quá đơn giản nên dễ xảy ra sai sót trong quá trình nhập liệu, xử lý thông tin.
• Môi trường kiểm soát
Một số nhân viên trong công ty chưa được đào tạo đúng chuyên ngành đang làm.[Phụ lục 2]
Công tác lập dự toán chưa được chú trọng, tại công ty chưa có văn bản chính sách nào quy định cụ thể về việc lập kế hoạch dự toán hằng năm, chủ yếu mang tính định tính, chủ quan, dựa trên kinh nghiệm.
•Đánh giá rủi ro
Công việc đánh giá rủi ro tại công ty chưa được tiến hành thường xuyên. Hơn nữa việc đánh giá chủ yếu còn mang tính định tính. Chưa mang tính định lượng.
• Hệ thống kiểm soát chi phí nguyên vật liệu chính
Hiện tại nhân viên làm kế toán công nợ phải thu, kế toán thành phẩm kiêm thủ quỹ của công ty. Việc một người cùng kiêm nhiệm hai chức năng, chức năng bảo quản tài sản và chức năng hạch toán các nghiệp vụ liên quan cũng tiềm ẩn rất nhiều rủi ro, nếu việc gian lận diễn ra thường xuyên thì khi phát hiện ra cũng sẽ gây ảnh hưởng tới công ty.
• Khâu mua hàng
Công ty thường mua nguyên vật liệu tại các nhà cung cấp và thường ký hợp đồng mua nguyên vật liệu dài hạn, thông thường là một năm do đó công ty có thể không so
sánh bảng báo giá giữa các nhà cung cấp nên có thể không mua được nguyên vật liệu tại một nhà cung cấp rẻ hơn mà vẫn đảm bảo chất lượng nguyên vật liệu.
Trong quá trình hoạt động kiểm soát đặt hàng, chứng từ cần được lập thành nhiều liên để bộ phận liên quan đến quy trình này có thể cập nhật được thông tin. Tuy nhiên, tại thực tế công ty, đơn đặt hàng chỉ có 2 liên, gây bất cập trong công tác kiểm soát. Cụ thể, thiếu liên nên phòng KH-KD không thể thông báo cho bộ phận sản xuất biết được nhu cầu nguyên vật liệu có được nhập về kho theo đúng tiến độ hay không. Bên cạnh đó, trưởng phòng KH-KD cũng khó khăn trong việc kiểm soát hoạt động nhân viên khi không có liên nào của đơn đặt hàng được lưu tại đây.
• Khâu nhập kho
Không có quy định bộ chứng từ BBGN, phiếu cân xe, HĐ GTGT chậm nhất là bao nhiêu ngày phải được chuyển đến phòng kế toán, không quy định thì dễ xảy ra trường hợp mất, thất lạc chứng từ, kế toán vật tư không thể ghi nhận tình trạng Nhập – Xuất-Tồn của HTK.
•Khâu xuất kho
Việc lập bảng kế hoạch sản xuất của công ty chủ yếu dựa vào quá trình khảo sát thị trường của phòng kế hoạch kinh doanh nên còn mang tính chủ quan.
Kế hoạch dự trù nguyên vật liệu chính chỉ được lập bởi Bộ phận sản xuất căn cứ trên bảng kế hoạch kinh doanh do phòng Kế hoạch-kinh doanh cấp mà không hề có sự xét duyệt của người có thẩm quyền cũng như sự phối hợp với các phòng ban khác, dẫn đến thiếu tính khách quan và độ chính xác không cao.
•Khâu bảo quản
Việc bảo trì kho bãi tiến hành không cố định, chỉ khi nào nhiều hàng lộn xộn thì mới sắp xếp lại.
• Giám sát
Công ty chưa có bộ phận kiểm soát nội bộ mà chỉ có ban kiểm soát. Hiện tại công ty vẫn chưa có bộ phận kiểm soát nội bộ do chưa có chi phí và thời gian cũng
như chưa có đủ cán bộ trong có chuyên môn và năng lực về vấn đề kiểm soát nội bộ. Đây là 1 điểm yếu trong công tác KSNB tại công ty. Công ty có Ban Kiểm soát nhưng vẫn chưa phát huy được hết vai trò của mình, chỉ theo dõi, giám sát tình hình chung nên các báo cáo kiểm soát chưa thực sự có ý nghĩa.
3.2. Một số giải pháp hoàn thiện công tác kiểm soát chi phí nguyên vật liệu chính. liệu chính.
3.2.1. Tổ chức công tác kế toán