II- Nguồn kinh phí
2.2.2.2. Thực trạng phân chia trách nhiệm trong quản lý NVL
Việc phân chia trách nhiệm nhằm mục đích là để các nhân viên kiểm soát lẫn nhau, nếu có các sai sót xảy ra sẽ được phát hiện nhanh chóng đồng thời giảm cơ hội nhân viên gây ra sai phạm rồi giấu giếm hoặc gian lận.
Để kiểm soát chi phí NVL chính hiệu quả thì tại công ty đã xây dựng và ban hành quyết định về phân công nhiệm vụ, quyền hạn của BGĐ , mối quan hệ giữa các phòng ban trong công ty, việc phân công cụ thể như sau:
- Thủ kho: Đảm nhận chức năng bảo quản, có nhiệm vụ nhận hàng đủ về số lượng, đúng về chất lượng, phẩm chất, quy cách. Đồng thời, tiến hành hoạt động xuất NVL chính
theo đúng nhu cầu. Khi tiến hành các hoạt động này, thủ kho phải đối chiếu, kiểm tra các chứng từ để đảm bảo tính hợp lệ. Thường xuyên theo dõi tình hình vật tư về số lượng thông báo cho ban giám đốc phê duyệt để bổ sung kịp thời lượng hàng thiếu hụt. Định kỳ, thủ kho tiến hành kiểm kê lượng NVL chính còn tồn, sau đó đối chiếu với số liệu sổ sách của Kế toán vật tư để phát hiện các chênh lệch. Thủ kho thuộc sự quản lý của bộ phận kho, tách biệt hoàn toàn với phòng Kế toán, không có nhiệm vụ ghi chép và lưu giữ sổ sách kế toán.
toán viên phải kiểm tra tính hợp lệ và hợp lý của chứng từ. Nhân viên này thuộc phòng kế toán, chỉ tham gia kiểm hàng cùng thủ kho lúc nhập hàng, định kỳ cũng tiến hành kiểm kê hàng hóa, không có nhiệm vụ bảo quản hàng hóa nhằm đảm bảo không có cơ hội để biển thủ tài sản của công ty.
- Nhân viên phòng KH-KD: Đảm nhận công việc khảo sát giá cả sau đó liên hệ với
nhà cung cấp để mua hàng, NVL chính theo chỉ thị và sự phê duyệt đầy đủ của GĐ, không được toàn quyền quyết định đối với nghiệp vụ mua hàng cũng như ghi chép.
- Ban Giám Đốc: Có quyền hạn trong việc xét duyệt nghiệp vụ mua vật tư, hoàn toàn tách biệt trong việc quản lý vật tư.