II- Nguồn kinh phí
2.2.1.3. Hoạt động kiểm soát tại CTCP Frit Huế
Kiểm soát quá trình xử lý thông tin và các nghiệp vụ
• Kiểm soát lưu trữ hệ thống chứng từ, sổ sách
Các chứng từ liên quan đến chi phí NVL chính gồm: Đơn đặt hàng, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu dự trù vật tư, phiếu đề nghị vật tư, biên bản giao nhận, thẻ kho, Hóa đơn GTGT, phiếu cân xe hàng...
Tại công ty, những chứng từ cùng một nghiệp vụ sẽ được lưu trữ với nhau theo số thứ tự và thời gian, lưu trữ tại tủ gỗ trong phòng kế toán, dễ dàng tìm kiếm, tránh thất lạc.
Chứng từ của công ty được thiết kế theo quy định của BTC, phía trên góc trái có biểu tượng hoặc tên của công ty, đảm bảo tính đơn giản, rõ ràng, dễ hiểu. Một số chứng từ sẽ được kết xuất từ máy tính khi cập nhật thông tin, nghiệp vụ. Chẳng hạn như: phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, đơn đặt hàng…
Các loại sổ được đánh số trang, việc sửa chữa sổ được thực hiện đúng quy định của Luật kế toán
• Phê chuẩn đúng đắn các nghiệp vụ, hoạt động
Các nghiệp vụ ảnh hưởng đến tài sản, nguồn vốn như mua sắm TSCĐ, NVL, xuất kho NVL thanh toán nợ người bán..tại đơn vị đều phải thông qua ý kiến, hoặc sự ủy quyền của giám đốc hoặc Ban giám đốc.
Cụ thể, phiếu yêu cầu mua hàng phải có đầy đủ chữ ký của giám đốc và trưởng bộ phận sử dụng; hóa đơn GTGT phải có chữ ký của kế toán trưởng, giám đốc, người bán. Khi tiến hành hoạt động kiểm kê, phải tuân thủ theo quy định và yêu cầu của BGĐ.
Song trong một vài trường hợp đột xuất, khi nhu cầu nguyên liệu quá cấp bách nhưng Giám đốc đi công tác, nếu nghiệp vụ mua nguyên vật liệu có giá trị dưới 3 triệu, phòng Kế hoạch – Kinh doanh có thể thay mặt Giám đốc ký duyệt.
Kiểm soát vật chất
Hoạt động kiểm soát vật chất diễn ra khá tốt. Những tài sản của đơn vị như nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ sản xuất, TSCĐ, tài sản tại bộ phận kho, phòng kế toán được bảo vệ bằng tủ sắt, có khóa và nhân viên bảo vệ thay ca nhau làm việc ngày đêm,...
Số lượng người ra vào công ty được kiểm soát chặt chẽ, nghiêm ngặt. Điều này thực hiện được là nhờ việc trang bị hệ thống nhân bảo vệ hiệu quả. Cụ thể, thực tế tại cổng ra vào có nhân viên bảo vệ túc trực, khi có bất cứ người nào không phải là nhân viên của công ty thì đều phải xuất trình giấy tờ, trình bày rõ lý do vào công ty. Đây là yêu cầu bắt buộc mà ai cũng phải tuân theo.
Định kỳ hằng tháng (đối với bộ phận sản xuất) và hàng quý, bán niên (đối với các phòng ban còn lại) có sự kiểm kê tài sản và thành lập ban kiểm kê gồm có trưởng các trưởng phòng ban và các thành viên trong phòng ban đó. Từ đó đối chiếu sổ sách kế toán để phát hiện các chênh lệch.
Công tác kiểm tra độc lập việc thực hiện
Hiện tại, công tác kiểm tra độc lập việc thực hiện được BGĐ công ty đẩy mạnh thực hiện, áp dụng rộng rãi trong toàn đơn vị. Đối với công tác kiểm soát chi phí NVL chính thì càng được công ty đặc biệt quan tâm. BGĐ sẽ cử một đại diện thanh tra, kiểm tra hoạt động của từng bộ phận hoặc cắt cử nhân viên kiểm tra chéo về những hoạt động nổi bật của bộ phận đó.
Phân tích, soát xét việc thực hiện
Định kỳ hàng tháng, trưởng các bộ phận phải lập báo cáo phản ảnh tình hình hoạt động trong tháng qua để BGĐ xem xét, nghiên cứu, rà soát những biến động bất thường, thay đổi kịp thời kế hoạch, ra quyết định điều chỉnh thích hợp.
Cụ thể, đối với thủ kho thì phải cập nhật tình nhật nhập xuất vật tư vào thẻ kho, sau
từ khác và thẻ kho thì kế toán vật tư sẽ lập báo cáo nhập xuất tồn để trình lên Ban Giám đốc xem xét. BGĐ dựa trên các báo cáo này sẽ so sánh, đối chiếu với số liệu ở kỳ trước, trên cơ sở đó để nhận ra các biến động bất thường để có sự điều chỉnh thích hợp.