II- Nguồn kinh phí
2.2.1.4. Thông tin và truyền thông
Hệ thống thông tin của CTCP Frit Huế được xử lý trên máy tính – phần mềm kế toán Việt Nam, và thủ công – ghi chép bằng tay đảm bảo các yêu cầu chất lượng thông tin: thích hợp, kịp thời, chính xác.
Tùy theo từng cấp độ quản lý mà mức độ cung cấp thông tin sẽ khác nhau. Trong đó, thông tin cập nhật cho Ban Giám Đốc công ty được đặt lên hàng đầu. Qua thông tin thu thập được những thay đổi về chế độ, chính sách kinh tế trong các thông tư, văn bản hướng dẫn được bộ phận kế toán cập nhật và thường xuyên báo cáo cho Ban Giám Đốc để nắm bắt tình hình, từ đó để có được sự lãnh đạo đúng đắn.
Từng phần hành kế toán trong công ty đã được phân cấp, phân nhiệm cụ thể và mỗi nhân viên phụ trách phần hành sẽ có một mật khẩu riêng, điều này hạn chế việc thực hiện hành vi gian lận thông qua truy cập bất hợp pháp vào hệ thống cũng như các phần hành khác. [Phụ lục 5]
Hệ thống chứng từ, sổ sách, văn bản của công ty được tổ chức tương đối khoa học. Các nghiệp vụ kế toán được cập nhật liên tục sau đó tổng hợp, báo cáo. Điều này đã góp phần tích cực trong việc giúp cho công ty bảo vệ tài sản của mình.
Những thông tin, quy định của đơn vị được ban hành rộng rãi dưới dạng văn bản hoặc thông báo để toàn thể nhân viên, cán bộ có thể nắm bắt và làm theo, giúp mỗi nhân viên trong công ty nhận thức rõ vị trí, trách nhiệm và hiểu rõ về công việc của mình, phối hợp nhịp nhàng với hoạt động của các thành viên khác.
Ở khía cạnh truyền thông, tất cả các cấp quản lý tại công ty cũng như từng bộ phận đều được cập nhật thông tin một cách kịp thời và chính xác. Việc trang bị hệ thống máy
tính đã phần nào giúp cho các nhân viên nắm bắt kịp thời các chỉ thị và thông báo từ cấp trên truyền đạt xuống.
Qua thực tế trong quá trình tham gia quan sát, phỏng vấn và thu thập tài liệu tại công ty, chúng tôi thấy rằng: Trên thực tế, các quy định về hệ thống thông tin và truyền thông đã được thực hiện một cách tương đối chặt chẽ và hiệu quả. Các quy định được chấp hành nghiêm chỉnh, thực hiện theo đúng ý chí và sự truyền đạt của BGĐ. Các thông tin, chỉ thị được truyền đạt nhanh chóng kịp thời nhờ hệ thống máy fax, hệ thống điện thoại trong nội bộ công ty, đặc biệt là nhờ sự tiến bộ của mạng internet. BGĐ cũng thường xuyên gặp gỡ nhân viên cấp dưới để nhắc nhở, động viên và đốc thúc nhân viên nhằm giúp nhân viên nhận thức rõ vị trí của họ trong công ty. Việc phân cấp, phân nhiệm cũng đã được thực hiện nghiêm túc.
2.2.1.5. Giám sát
Giám sát thường xuyên
Là những đánh giá, ngăn chặn sai phạm do chính nhân viên, nhà quản lý công ty thực hiện trong các hoạt động thường nhật hoặc thông qua quy định bằng văn bản, cụ thể bao gồm:
- Trưởng bộ phận sản xuất thường xuyên xem xét, đánh giá, lập báo cáo hoạt động như báo cáo nhập xuất tồn kho nguyên vật liệu chính, sổ chi tiết vật tư, bảng kê nguyên vật liệu chính mua vào…để phát hiện các biến động bất thường. Đối chiếu số liệu ghi chép về tình hình nguyên vật liệu chính trên sổ sách với số liệu thực tế.
- Tiến hành kiểm kê vào cuối mỗi quý, trước khi lập báo cáo quý cho Ban giám đốc nhằm kiểm tra, rà soát chất lượng cũng như số lượng NVL chính.
- Nhằm hạn chế tình trạng nhân viên ăn cắp nguyên vật liệu, CTCP Frit Huế đã thực hiện các quy định về xử phạt đối với các hành vi gian lận
- Bên cạnh đó, công ty còn tiến hành thu thập và tiếp nhận các góp ý của khách hàng cũng như các nhà cung cấp nhằm hoàn thiện hơn công tác giám sát việc quản lý và sử dụng nguyên vật liệu chính.
Giám sát định kỳ:
• Kiểm toán độc lập
Định kì công ty thuê các đơn vị kiểm toán độc lập để kiểm toán BCTC cũng như đánh giá hiệu quả hoạt động của công ty. Trung bình một năm một lần công ty sẽ thuê kiểm toán độc lập, thông thường là công ty TNHH Kế toán và Kiểm toán AAC. Ngoài ra,