- Xuất tại kho: Kho hàng chung
2.2.2.7. Thực trạng hoạt động quá trình kiểm soát ghi chép
Với các đặc trưng riêng của NVL chính và nhằm thuận tiện trong việc theo dõi tình hình của vật tư thì hiện nay Công ty đang áp dụng hình thức ghi sổ kế toán theo phương pháp kê khai thường xuyên. Với việc áp dụng hình thức này, bộ phận kế toán đã thiết lập một hệ thống sổ sách chi tiết tương đối đầy đủ để cập nhật thường xuyên những thay đổi về số lượng và giá trị của từng loại NVL chính; thường xuyên đối chiếu, cập nhật giữa số lượng thực tế với số liệu trên sổ sách, việc thực hiện như sau :
- Các tài khoản kế toán sử dụng trong việc hạch toán chi phí NVL là Tài khoản
621, 152 và được mở chi tiết theo từng loại NVL chính.
- Bộ chứng từ được kế toán sử dụng để làm căn cứ phản ánh nhập xuất tồn kho là: Đơn đặt hàng, phiếu dự trù vật tư đã duyệt, hóa đơn mua hàng, biên bản giao nhận, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho,… Phiếu nhập, xuất kho được coi là các chứng từ quan trọng trong hạch toán chi phí sản xuất để tính giá thành sản phẩm.
• Công tác kế toán chi tiết NVL chính tại công ty
- Tại kho công ty: Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ liên quan đến nhập xuất vật tư ( Hóa đơn, đơn đặt hàng, phiếu đề nghị xuất vật tư…) thì thủ kho sẽ phản ánh khối lượng thực nhập, thực xuất vào các thẻ kho cũng như là tính toán ra khối lượng và giá trị còn tồn kho. Sau đó sẽ chuyển các chứng từ này về cho bộ phận kế toán vật tư.
- Tại bộ phận kế toán: Nhận được các chứng từ do thủ kho chuyển đến, kế toán vật tư tiến hành đối chiếu, kiểm tra rồi tính toán nhập liệu vào máy tính. Sau đó cập nhật vào các sổ chi tiết vật tư. Định kỳ, kế toán vật tư tổng hợp khối lượng nhập xuất tồn để lập bảng tổng hợp nhập xuất tồn, bảng này sau đó sẽ được đối chiếu với sổ cái của kế toán tổng hợp.
- Công ty áp dụng phương pháp tính giá xuất kho NVL chính là bình quân gia quyền cả kỳ, mở chứng từ Nợ TK 152 cho các nghiệp vụ nhập NVL chính và chứng từ ghi sổ Có TK 152 cho nghiệp vụ xuất NVL chính. Định kỳ hoặc cuối tháng, từ sổ chi tiết kế toán tổng hợp số lượng và giá trị NVL chính đã tiêu hao trên Sổ cái TK 621,
phục vụ cho công tác tính giá thành sản phẩm.
- Với sự trợ giúp của phần mềm kế toán mà việc tính toán giá trị tồn kho được tính toán liên tục, cập nhật ngay khi có bất kỳ nghiệp vụ nhập xuất nào xảy ra. Nhờ vậy mà vậy mà khối lượng tồn luôn được tính toán chính xác, kịp thời phục vụ cho công tác lập kế hoạch mua sắm NVL chính hiệu quả, duy trì ổn định sản xuất.
Tóm lại, thực tế quan sát cho thấy, công tác kiểm soát ghi chép của công ty được thực hiện đúng với quy định đề ra, đặc biệt là việc tổ chức ghi chép, phản ánh, tổng hợp số liệu về tình hình mua, vận chuyển, bảo quản, nhập, xuất tồn nguyên vật liệu chính, tính giá thực tế của nguyên vật liệu chính đã mua, kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch thu mua nguyên vật liệu chính về số lượng, chất lượng, chủng loại, giá cả, thời hạn... nhằm đảm bảo cung cấp đầy đủ nguyên vật liệu chính cho quá trình sản xuất kinh doanh. Điều này đã đảm bảo được tính thống nhất cũng như tăng cường sự quản lý chặt chẽ trong việc kiểm soát nguyên vật liệu chính, giúp cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp tiến hành được đều đặn, liên tục.