II- Nguồn kinh phí
1vôi bột Thanh Hóa DV.05 kg 29.890 700,57 20.940
2 Phí bốc xếp 225.000
Cộng 21.165.000
Tổng số tiền hàng (viết bằng chữ): Hai mươi mốt triệu, một trăm sáu mươi lăm ngàn đồng chẵn.
Ghi chú: tiền thuế VAT đầu vào = 2.094.000.
Tổng cộng Tiền hàng và thuế VAT đầu vào = 23.259.000 Số chứng từ gốc kèm theo:
Ngày 09 tháng 10 năm 2013
2.2.2.5. Thực trạng hoạt động kiểm soát quá trình xuất kho NVL chính
Quy trình hoạt động kiểm soát việc xuất kho NVL chính tại công ty
Hằng năm, dựa vào kết quả điều tra, khảo sát thị trường, phòng Kế hoạch – Kinh doanh lập Bảng kế hoạch sản xuất cho tất cả các sản phẩm gọi là Bảng kế hoạch sản xuất năm, Bảng kế hoạch sản xuất năm được phê duyệt bởi Kế toán trưởng và Tổng Giám đốc.
Khi nhận Bảng kế hoạch sản xuất năm, Bộ phận sản xuất lập kế hoạch dự trù NVL chính cần cung cấp, phân chia nhu cầu sử dụng theo ngày hoặc theo tuần.
Khi có nhu cầu sử dụng, BPSX lập Phiếu đề nghị xuất nguyên liệu hằng ngày (3 liên) trình lên trưởng bộ phận sản xuất ký. 1 liên sẽ được lưu lại tại BPSX, 2 liên còn lại chuyển đến phòng Kế hoạch - Kinh doanh (được sự ủy quyền của Giám đốc) ký duyệt. Sau khi ký duyệt xong, liên 2 giao cho thủ kho để tiến hành xuất kho và ghi vào thẻ kho, lưu tại bộ phận kho theo số thứ tự; liên thứ 3 giao cho kế toán vật tư để làm căn cứ cập nhật thông tin HTK và in Phiếu xuất kho (2 liên), liên 1 lưu tại phòng Kế toán, liên 2 chuyển đến bộ phận kho lưu cùng đề nghị xuất nguyên liệu hằng ngày.
Định kỳ theo tuần, kế toán vật tư tập hợp chuyển bộ chứng từ: Phiếu xuất kho – Phiếu đề nghị xuất nguyên liệu hằng ngày cho kế toán trưởng xem xét, đối chiếu giữa các liên của chứng từ rồi ký xác nhận trên PXK.
Cuối kỳ, phòng kế toán sẽ in Bảng tổng hợp nhập xuất tồn TK 1521, đối chiếu với bộ phận kho về số lượng vật tư tồn kho cuối kỳ.
Ví dụ thực tế về hoạt động kiểm soát quá trình xuất kho quan sát được
Vào đầu ngày 02/10/2013, nhân viên Chiến thuộc bộ phận sản xuất, căn cứ vào bảng kế hoạch sản xuất trong tuần, tiến hành kiểm tra nhu cầu NVL chính và lập Phiếu đề nghị xuất nguyên vật liệu hằng ngày. Nguyên liệu hiện đang cần là hai loại Oxit kẽm: Oxit kẽm (90 – 92%) – Viện CN và Oxit kẽm 90%, mã nguyên liệu và số lượng yêu cầu xuất lần lượt là: Zn.30, 6000kg; Zn.40, 4000kg.
Mặc dù trên phiếu đề nghị vật tư đã ghi rõ lý do đề nghị xuất kho nhưng nhân viên đề xuất vẫn phải trình bày lý do cần nguyên liệu cũng như kế hoạch sản xuất bằng lời cho trưởng bộ phận sản xuất xét duyệt.
Sau khi trưởng bộ phận sản xuất đồng ý, liên 1 Phiếu đề nghị xuất nguyên vật liệu hằng ngày được lưu tại bộ phận. Liên 2, 3 chuyển đến phòng Kế hoạch-kinh doanh, Giám đốc đã ủy quyền, để được xem xét.
Với đầy đủ chữ kí của 2 người (người yêu cầu, trưởng bộ phận sản xuất, nhân viên kiểm soát phòng KH-KD), nhân viên Dũng mang liên 2, 3 của phiếu đề nghị xuất nguyên vật liệu hằng ngày đến bộ phận kho để nhận hàng.
Tại bộ phận kho, nhân viên Thạnh chịu trách nhiệm về việc xuất nguyên liệu, căn cứ vào nội dung yêu cầu cũng như tình hình thực tế của kho để tiến hành xuất nguyên liệu và ghi phiếu đề nghị xuất nguyên liệu hằng ngày số lượng thực xuất: Oxit kẽm (90 – 92%)–Viện CN, thực xuất 8010kg; Oxit kẽm 90%, thực xuất 5904 kg.
Sau khi kiểm tra chất lượng, khối lượng nguyên liệu: số lượng kg ghi trong phiếu, tất cả các bao còn nguyên vẹn, không có bao nào quá thời hạn sử dụng, nhân viên Chiến ký xác nhận là đã nhận đầy đủ nguyên liệu vào liên 3 của Phiếu đề nghị xuất nguyên liệu hằng ngày. Tiếp đến, phiếu này được chuyển đến phòng kế toán.
Tại phòng kế toán, kế toán vật tư sẽ dựa vào Phiếu đề nghị xuất nguyên liệu hằng ngày để nhập liệu, cập nhật tập tin HTK, ghi giảm tài khoản NVL chính - 1521, chi tiết cho từng đối tượng: 1521- ZN.30, 1521 – ZN.40 và in phiếu xuất kho, PXK số
11, ngày 2/10/2013, gồm 2 liên. Vì công ty sử dụng phương pháp tính giá bình quân
gia quyền cả kỳ nên chỉ tiêu “Đơn giá” và “Thành tiền” để trống, liên 1 lưu tại phòng kế toán, liên 2 chuyển đến bộ phận kho lưu cùng đề nghị xuất nguyên liệu hằng ngày.
Định kỳ, kế toán vật tư tập hợp chuyển bộ chứng từ: Phiếu xuất kho – Phiếu đề nghị xuất vật tư cho kế toán trưởng xem xét, đối chiếu giữa các liên của chứng từ rồi ký xác nhận trên Phiếu xuất kho. Cuối kỳ, phòng kế toán sẽ in Bảng tổng hợp nhập xuất tồn TK 1521, đối chiếu với bộ phận kho về số lượng vật tư tồn kho cuối kỳ.
Qua quá trình tìm hiểu, quan sát, chúng tôi thấy rằng hoạt động thưc tế kiểm soát xuất kho Nguyên liệu chính vào ngày 02/10/2013 diễn ra theo đúng trình tự quy định mà công ty đưa ra. Công tác kiểm soát được thực hiện tốt, mọi thành viên tham gia quy trình được phân công trách nhiệm cụ thể, có kinh nghiệm trong lĩnh vực được giao, nghiêm túc hoàn thành phần việc của mình.
PHIẾU ĐỀ NGHỊ XUẤT NGUYÊN LIỆU HẰNG NGÀY
Tôi tên là: ………Nguyễn Thúc Chiến... BP.Công tác: ………BP Sản xuất... Đề nghị các loại vật tư hàng hóa sau:...
TT Tên vật tư – Hàng hóa ĐVT Số lượng Ghi chú Yêu cầu Thực xuất
1 Zn.33 kg 6000 8019
2 Zn.40 kg 4000 5904
Tổng cộng: 2 loại (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Lý do sử dụng vật tư – hàng hóa: xuất phục vụ sản xuất... ... Ngày..2.tháng .10. năm .2013 Phụ trách thống kê PHẦN XÁC NHẬN ĐÃ KIỂM SOÁT (Ký, họ tên) PHẦN XÁC NHẬN ĐÃ XUẤT KHO Người nhận Thủ kho
CTY CỔ PHẦN FRIT HUẾ
Lô 1A, Khu công nghiệp Phú Bài, Hương Thủy, tỉnh TT.Huế Mã số thuế: 3300363627
PHIẾU XUẤT KHO số : PX 11
Ngày 02 tháng 10 năm 2013 Nợ: 621 (Liên 1) Có : 1521 - Họ tên người nhận hàng : Nguyễn Thúc Chiến
- Địa chỉ: bộ phận sản xuất
- Lý do xuất kho : Xuất vật tư phục vụ SC