II- Nguồn kinh phí
2.2.2.4. Thực trạng hoạt động kiểm soát quá trình nhập mua NVL chính
Quy trình hoạt động kiểm soát việc nhập hàng được tóm tắt như sau:
Sau khi nhận được NVL chính cùng hóa đơn GTGT từ nhà cung cấp, phòng KH- KD sẽ cử nhân viên đặt mua lô hàng này đến bộ phận kho để tham gia kiểm hàng. Đồng thời, một nhân viên của phòng Kỹ thuật – công nghệ và một nhân viên kế toán cùng với đơn đặt hàng (liên 1) sẽ xuống bộ phận kho để kiểm tra chất lượng hàng hóa, chứng kiến kiểm hàng.
Xe tải chở nguyên vật liệu chính sẽ được đưa lên cân trong hai trường hợp có nguyên vật liệu và không có nguyên vật liệu, nhằm kiểm tra khối lượng thực nhập của lô hàng, lập phiếu cân xe trước sự chứng kiến của người giao hàng. Tiếp theo, nhân viên phòng Kỹ thuật – công nghệ kiểm tra chất lượng vật liệu.
Thủ kho tiến hành nhập kho và lập biên bản giao nhận (1 bản), Biên bản giao nhận chuyển cho kế toán vật tư làm cơ sở lập phiếu nhập kho.
Kế toán vật tư căn cứ vào biên bản giao nhận, hóa đơn GTGT, hóa đơn vận
chuyển, phiếu cân xe, chi phí khác... để nhập liệu, cập nhật tập tin HTK và in Phiếu nhập
kho 2 liên, liên 2 được chuyển cho thủ kho để làm căn cứ ghi vào thẻ kho, 1 liên còn lại lưu tại phòng kế toán. Phiếu nhập kho và các chứng từ này sẽ được lưu lại ở Kế toán vật tư, còn Hóa đơn GTGT thì chuyển sang cho kế toán thanh toán để thanh toán cho NCC.
Sau khi in phiếu nhập kho, kế toán vật tư giao bộ chứng từ mua hàng – nhập kho cho kế toán trưởng xem xét, đối chiếu giữa các liên của chứng từ rồi ký xác nhận trên PNK. Hóa đơn GTGT được gửi đến kế toán thanh toán để theo dõi tình hình thanh toán, những chứng từ còn lại được lưu tại phòng kế toán theo số thứ tự.
Cuối kỳ, phòng kế toán sẽ in Bảng tổng hợp nhập xuất tồn TK 1521, đối chiếu với bộ phận kho về số lượng vật tư tồn kho cuối kỳ.
Thực tế quy trình nhập kho quan sát được:
Đá vôi Thanh Hóa là một loại nguyên liệu chính của công ty để sản xuất men Frit, Từ đầu năm, nguyên liệu này đã được CTCP Frit Huế đặt mua, ký kết dài hạn với công ty trách nhiệm hữu hạn Thắng Cường, theo Hợp đồng mua bán số: 82-2013/FH-TC ngày 15/01/2013.
Ngày 7/10/ 2013, tại kho 1, nhận 30 tấn đá vôi mà công ty đặt mua từ ngày 20/09/2013. Phía đối tác – công ty TNHH Thắng Cường giao hóa đơn GTGT cùng với xe chở nguyên liệu.
Khi được tin thông báo xe của công ty Thắng Cường đến giao hàng, phòng KH- KD cử nhân viên đặt mua lô hàng này đến bộ phận kho để tham gia kiểm hàng. Đồng thời, một nhân viên của phòng Kỹ thuật – công nghệ và một nhân viên Kế toán cùng với đơn đặt hàng( ĐĐH số 09-2013/TC ngày 20/9/2013) xuống kho 1 nơi hàng được chở đến để kiểm tra chất lượng hàng hóa, chứng kiến kiểm hàng.
Tại kho 1, xe tải chở bột đá vôi, đã được chấp nhận qua cổng bảo vệ, được đưa lên cân, căn cứ kết quả cân, nhân viên cân xe lập phiếu cân xe: Phiếu cân xe số 000098, ngày
07/10/2013 trên đó ghi rõ biển số xe được cân 77C-00739, tên mặt hàng đá vôi, trọng
lượng xe có hàng: 42390 kg, xe không có hàng: 12440 kg, trọng lượng hàng 29950 kg (42390-12440=29950), thời điểm cân xe trước sự chứng kiến của bên giao và bên nhận hàng. Sau đó người giao hàng và người cân cùng ký lên phiếu cân xe. Đồng thời, nhân viên phòng Kỹ thuật – Công nghệ tiến hành kiểm tra chất lượng đá vôi.
Nhân viên kỹ thuật tiến hành tháo 1 bao đựng đá vôi bất kỳ, dùng tay đeo găng sờ nhẹ, kiểm tra độ mịn của nguyên liệu, so sánh màu sắc thực tế với bảng màu sau đó tiến hành lập lại thao tác trên 4 bao tải nữa. Thông thường, số lượng bao tải được tiến hành kiểm tra khoảng 5% số bao tải nguyên liệu nhập về. Trường hợp nguyên liệu thưc nhập có sự khác biệt về chất lượng, nhân viên kỹ thuật sẽ thông báo với thủ kho, nhân viên kế toán.
Sau quá trình kiểm tra chất lượng, khối lượng hàng hóa, nhân viên Kế toán kiểm tra số lượng hàng lần 2. Nếu kết quả của nhân viên kế toán và thủ kho trùng khớp thì thủ kho tiến hành nhập kho và lập biên bản giao nhận (1 bản), ngày giao nhận là 07/10/2013; và chuyển cho kế toán vật tư làm cơ sở lập phiếu nhập kho.
Kế toán vật tư căn cứ vào biên bản giao nhận, hóa đơn GTGT (số 0000448, ngày