Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán 2: Chương 4 ThS. Vũ Quốc Thông

• Kiểm duyệt tổng quát …• Kiểm duyệt cụ thể … Kiểm tra mức độ bán chịu cho khách hàng 1.2 phải được thực hiện trước khi đơn hàng tiếp tục được xử lý, bao gồm: • Sự hỗ trợ của hệ thống -

CÁC QUY TRÌNH LIÊN QUAN

ĐẾN KẾ TOÁN

GV ThS Vũ Quốc Thông

CHƯƠNG 04

Hệ Thống Thông Tin Kế Toán

Mục tiêu và nội dung

• Trình bày các quy trình liên quan đến kế

• Các quy trình liên quan đến kế toán

• Thủ tục kiểm soát ở các giai đoạn

của từng quy trình

Quy trình bán hàng

3

• Khái lƣợc quy trình bán hàng

• Các hoạt động cơ bản trong quy trình

• Dữ liệu đầu vào và thông tin đầu ra

• Yêu cầu về kiểm soát trong quy trình

Quy trình bán hàng

Khái lƣợc về quy trình

*

5

QUY TRÌNHBÁN HÀNG

Mô hình hoạt động

6

Quy trình doanh thu (bán hàng): tập hợp

các hoạt động thương mại và thông tin được

Quy trình doanh thu (bán hàng)

(M B Romney and P Steinbart, Accounitng Informaton Systems 12e.)

7

• Mục tiêu của quy trình: theo dõi việc lập hóa đơn bán

hàng, hoàn tất việc giao hàng, xuất hóa đơn, ghi nhận doanh

thu, quản lý công nợ khách hàng và thu tiền khách hàng

• Chức năng cụ thể:

- Xuất hóa đơn, ghi nhận doanh thu và các khoản phải thu

- Theo dõi danh sách khách hàng hiện hữu: khả năng thu

hồi các khoản phải trả >> thiết kế mức độ mua chịu cho

khách hàng; lập dự phòng nợ phải thu khó đòi

HTTTKT - Quy trình bán hàng

• Nhóm A –Cty cung cấp văn phòng phẩm An Bình

• Nhóm B – Cty Bình An là đơn vị đặt mua thiết bị

• Lập đơn hàng cho khách hàng thường được thực

hiện bởi bộ phận bán hàng (Sales) của doanh nghiệp

đơn hàng (1.4)

1.0 Lập đơn hàng cho khách hàng

11

• Thông tin chung

• Số đơn hàng (Sales Order number)

1.0 Lập đơn hàng cho khách hàng

13

• Dữ liệu đặt hàng có thể được nhận qua các hình thức:

• Tại cửa hàng, qua thư điện tử (email), qua điện thoại,

qua trang web, hay qua nhân viên bán hàng lưu động

• Dữ liệu bán hàng khi được lưu trữ trong hệ thống phải:

• Hợp lệ (Validity)

• Hoàn thành và trọn vẹn (Completeness)

• Để giảm thiểu sai sót nhập liệu, hệ thống bán hàng có xu

hướng thiết kế hỗ trợ khách hàng tự nhập đơn hàng:

• Nhập qua trang web (web order)

• Quét thông tin bằng công nghệ OCR

• Chọn danh mục thông qua bấm nút điện thoại

(telephone menu)

1.0 Lập đơn hàng cho khách hàng

14

• Kiểm duyệt tổng quát …

• Kiểm duyệt cụ thể …

Kiểm tra mức độ bán chịu cho khách hàng (1.2)

phải được thực hiện trước khi đơn hàng tiếp tục được

xử lý, bao gồm:

• Sự hỗ trợ của hệ thống - công nghệ thông tin:

 Tự động kiểm tra và nêu cảnh báo về mức độ bán chịu

 Email hay tin nhắn tự động đến trưởng bộ phận xét

duyệt bán chịu khi có trường hợp cần kiểm duyệt

• Số lượng hàng đang đặt thêm bên nhà cung cấp

Kiểm tra hàng tồn kho (1.3) là đảm bảo đủ hàng hóa

có sẵn để có thể thông báo cho khách ngày giao hàng.

Chức năng hàng tồn kho thường hỗ trợ kiểm tra:

1.0 Lập đơn hàng cho khách hàng

• Nếu có đủ hàng để giao cho đơn hàng:

 Hoàn thành đơn đặt hàng (sales order)

 Cập nhật tình trạng hàng hóa có trong hệ thống

 Báo cho bộ phận giao hàng / kho và bộ phận xuất HĐ

 Thông báo cho khách hàng biết về thông tin giao hàng

dự kiến

• Nếu không có đủ hàng, thực hiện:(khởi tạo back order)

 Đối với công ty sản xuất, gửi “yêu cầu sản xuất” cho

Phản hồi thông tin truy vấn của khách hàng (1.4)

diễn ra trong giai đoạn lập đơn đặt hàng cho khách

hàng, có thể trước hay sau khi đơn hàng được đặt

là quan trọng, và có thể quyết định sự thành công của

• Tiến hành giao hàng thường được thực hiện bởi

bộ phận giao hàng kho (Shipping/delivery

-warehouse) của doanh nghiệp

• Các bước trong giai đoạn 2.0 bao gồm:

 Lấy hàng và đóng gói (2.1)

 Chuyển hàng đến khách hàng (2.2)

2.0 Tiến hành giao hàng

• Chứng từ lấy hàng (picking ticket) được in ra từ

đơn đặt hàng; khởi tạo bước lấy hàng và đóng

gói (2.1)

• Chứng từ lấy hàng (picking ticket) nhận biết:

• Lấy mặt hàng nào? Số lượng bao nhiêu?

• Số lượng lượng lấy ra được nhân viên kho ghi

system) là kĩ thuật barcode và kĩ thuật RFID trong

Đối với các doanh nghiệp quản lý số lượng hàng trong kho lớn, (ví dụ: Hệ thống siêu thị WalMart, Hoa Kì) Kĩ thuật RFID hỗ trợ:

Quản lý hàng trong kho; cho phép theodõi sự di chuyển của hàng hóa trong khohiệu quả >> làm giảm chi phí quản lýkho cho doanh nghiệp

2.0 Tiến hành giao hàng

22

• Chứng từ trong bước chuyển hàng đến khách

hàng (2.2) bao gồm:

• Phiếu giao hàng đính kèm (packing slip)

• HĐ vận tải ~ hợp đồng vận chuyển (bill of

• Xuất hóa đơn bán hàng được tiến hành

bởi bộ phận lập hóa đơn / kế toán

• Các bước trong giai đoạn 3.0 bao gồm:

Xuất hóa đơn (3.1)

Cập nhật công nợ phải thu KH (3.2)

3.0 Xuất hóa đơn bán hàng

25

Xuất hóa đơn (3.1), yêu cầu chính xác và kịp lúc!

xử lý thông tin từ quá trình lập đơn đặt hàng đến tiến

hành giao hàng Do đó, việc xuất hóa đơn đòi hỏi

thông tin về số lượng, giá bán, điều khoản mua hàng

trên đơn đặt hàng và thông tin về số lượng thực

chuyển trong phiếu giao hàng

invoice)* nhằm thông báo đến khách hàng:

 Số tiền phải trả (có diễn giải chi tiết)

 Hình thức thanh toán và thời hạn thanh toán

3.0 Xuất hóa đơn bán hàng

26

Môi trường kinh doanh VN,

- NĐ 51/2010/NĐ-CP

- TT 64/2013/TT-BTC

Cập nhật công nợ phải thu khách hàng (3.2)

• Tài khoản (TK) công nợ phải thu, được sử dụng:

công nợ:

 Dựa trên theo dõi chi tiết từng hóa đơn(invoice

method): kiểm soát tình trạng thanh toán qua từng hóa đơn

Bài tập thảo luận 1

• Từ những hiểu biết về các phương pháp

cập nhật và kiểm soát công nợ, Anh

(/Chị) hãy trình bày ưu và nhược điểm

của từng phương pháp? Nêu nhận xét?

• Khách hàng có thể thanh toán trực tiếp với

doanh nghiệp bằng tiền mặt

• Khách hàng có thể thanh toán cho doanh

nghiệp qua phương thức chuyển khoản

(bank transfer, EFT, credit card…)

Thu tiền - giải trừ công nợ cho KH

>> Báo cáo công nợ

4.0 Thu tiền từ khách hàng

31

Dữ liệu đầu vào và thông tin đầu ra

Dữ liệu đầu vào (chứng từ)

• Đơn đặt hàng (sales order), hồ sơ khách hàng,

thông báo chuyển/giao hàng (picking ticket,

packing slip, bill of lading), hóa đơn bán hàng

(sales invoice), phiếu thu tiền (cash receipt), giấy

báo có từ ngân hàng…

Thông tin đầu ra (báo cáo)

• Báo cáo phân tích bán hàng theo kì (sales analysis

Yêu cầu về kiểm soát trong quy trình

• Trong quy trình, yêu cầu các thủ tục kiểm soát ở

Bài tập thảo luận 3

• Thiết kế quy trình bán lẻ tại cửa hàng của

Công ty TNHH Tin Học Quận 10

Tham khảo: Baitap_QuytrinhBanHang.pdf

37

Bài tập thảo luận 4

• Giới thiệu về AMIS – ứng dụng phần

mềm quản trị DN hợp nhất của Cty CP

Bài tập thảo luận 4 (tt.)

• SV sử dụng Internet, thao tác qua 02

đường link:

https://demo.amis.vn/

http://help.amis.vn/

• Yêu cầu SV vẽ lại và trình bày mô hình

tương tác dòng dữ liệu giữa ứng dụng

bán hàng và kế toán trên hệ thống AMIS

39

Quy trình mua hàng

• Khái lƣợc quy trình mua hàng

• Các hoạt động cơ bản trong quy trình

• Dữ liệu đầu vào và thông tin đầu ra

• Yêu cầu về kiểm soát trong quy trình

Mô hình hoạt động

45

Quy trình mua hàng: tập hợp các hoạt động

thương mại và thông tin được xử lý từ các

• Mục tiêu của quy trình: theo dõi việc mua hàng hóa dịch

vụ từ nhà cung cấp, hoàn tất việc nhận hàng, theo dõi các

khoản phải trả và thanh toán cho nhà cung cấp

• Chức năng cụ thể:

- Lập đơn đặt hàng, thực hiện nhận hàng hóa, ghi nhận chi

phí mua hàng và các khoản phải trả nhà cung cấp

- Theo dõi danh sách nhà cung cấp: tình trạng các khoản

nợ phải thanh toán, lịch sử cung cấp hàng hóa/dịch vụ từ

đó lập mức độ ƣu tiên đặt hàng (đối với nhà cung cấp) cho

từng loại mặt hàng

- Ghi nhận việc nhận hàng và kiểm soát tồn kho

- Phân tích mức độ tồn kho kết hợp khả năng cung ứng của

Xét duyệt mua hàng B ?

Lập đơn đặt hàng , gửi cho nhà cung cấp đƣợc chọn

Nhận hóa đơn từ nhà cung cấp và xét

A ?

C ?

 1.0 Lập đơn mua hàng hóa/dịch vụ đến

nhà cung cấp

 2.0 Tiến hành nhận hàng

 3.0 Thực hiện thanh toán

Các hoạt động cơ bản trong quy trình

49

• Lập đơn mua hàng thường được thực hiện

bởi bộ phận mua hàng (Purchasing) của

doanh nghiệp

• Các bước trong giai đoạn 1.0 bao gồm:

 Xử lý yêu cầu mua hàng hóa/dịch vụ (1.1)

 Khởi tạo đơn mua hàng (1.2)

*

1.0 Lập đơn mua hàng hóa/dịch vụ

đến nhà cung cấp

Yêu cầu mua hàng phát sinh (Purchase Request – PR)

sẽ được tiếp nhận và xử lý bởi bộ phận mua hàng (1.1)

Chứng từ mua hàng (PR), ở bước này thường chứa các dữ

liệu cơ bản:

- Bộ phận nào yêu cầu mua hàng ?

- Hàng hóa mua về sẽ nhận tại địa điểm nào ?

- Khi nào thì hàng hóa cần được giao ?

- Mô tả của các mặt hàng cần mua ?

- Gợi ý đặt từ nhà cung cấp nào ?

Những thông tin về mặt hàng; nhà cung cấp thường

được truy vấn từ tập tin chính (tham chiếu) trong hệ

thống thông tin

1.0 Lập đơn mua hàng hóa/dịch vụ

đến nhà cung cấp

51

Quyết định chính trong bước xử lý yêu cầu mua

hàng hóa/dịch vụ là lựa chọn nhà cung cấp

Các yếu tố để cân nhắc khi lựa chọn:

- Giá mua

- Chất lượng hàng hóa / dịch vụ

- Độ tin cậy của nhà cung cấp(ví dụ: khả năng giao hàng…)

Khi nhà cung cấp được lựa chọn cho mặt hàng cụ thể,

thông tin của nhà cung cấp nên được lưu giữ trong tập

tin chính (tham chiếu của hệ thống), để thuận tiện cho

việc đặt hàng những lần tiếp theo

Tham khảo: SupplierSelection_ISO9000QMS.pdf

1.0 Lập đơn mua hàng hóa/dịch vụ

đến nhà cung cấp

52

Đơn đặt hàng đến nhà cung cấp (Purchase Order

-PO) là chứng từ gửi đến nhà cung cấp, yêu cầu bán

hàng và giao hàng đối với những sản phẩm cụ thể với

mức giá được thông báo từ nhà cung cấp (1.2)

Chứng từ đơn đặt hàng (PO) thường bao gồm:

- Chi tiết nhà cung cấp

- Ngày đặt hàng và ngày yêu cầu giao hàng

- Địa điểm giao hàng đến

- Phương cách vận chuyển hàng

- Chi tiết của các mặt hàng đặt mua

1.0 Lập đơn mua hàng hóa/dịch vụ

53

Đơn đặt hàng (PO)

• Kĩ thuật hỗ trợ cho việc đặt hàng

Kĩ thuật EDI (Electronic Data Inter-exchange) để

gửi đơn hàng đến nhà cung cấp

Kĩ thuật VMI (Vendor-managed Inventory)

Doanh nghiệp để cho các nhà cung cấp chịu trách

nhiệm về việc xác định khi nào đặt hàng và đặt bao

nhiêu Doanh nghiệp cấp thông tin điểm bán hàng,

 3.0 Thực hiện thanh toán

Các hoạt động cơ bản trong quy trình

56

Khi hàng hóa được giao đến nhân viên nhận hàng

(nhân viên kho) sẽ so sánh đơn đặt hàng (PO number)

và phiếu giao hàng từ nhà cung cấp (supplier’s delivery

note):

- Đếm số hàng hóa được giao

- Kiểm tra chất lượng hàng, xác định xem có bị phá hủy,

hư hỏng không, trước khi chuyển hàng vào kho chứa

Khả năng có thể xảy ra trong bước kiểm tra hàng

nhận (2.1):

Hàng chính thức được chuyển vào kho (2.2) sẽ phát

sinh ra phiếu nhận hàng (Goods Receipt Notes – GRN),

ghi nhận:

- Ngày hàng hóa được nhận, do ai chuyển, từ nhà

cung cấp nào, trên đơn đặt hàng số bao nhiêu ?

- Chi tiết của mặt hàng, mã hàng, đơn vị tính, và số

lượng thực nhận mỗi mặt hàng

- Có chữ kí của người giao hàng, người nhận hàng,

xác nhận của người kiểm tra và người thủ kho trực

tiếp tiếp nhận hàng vào kho

* Nhận dịch vụ, sẽ phải có xác nhận trực tiếp của thủ

trưởng, người nhận dịch vụ và người cung cấp dịch vụ

2.0 Tiến hành nhận hàng

59

kho là kĩ thuật barcode và kĩ thuật RFID trong quản

lý kho (RFID in Inventory Management)

Đối với các doanh nghiệp quản lý sốlượng hàng trong kho lớn, (ví dụ: Hệthống siêu thị WalMart, Hoa Kì) Kĩthuật RFID hộ trợ quản lý hàng trongkho; cho phép theo dõi sự di chuyển củahàng hóa trong kho hiệu quả >> làmgiảm chi phí quản lý kho cho doanhnghiệp

2.0 Tiến hành nhận hàng

60

 1.0 Lập đơn mua hàng hóa/dịch vụ đến

nhà cung cấp

 2.0 Tiến hành nhận hàng

 3.0 Thực hiện thanh toán

Các hoạt động cơ bản trong quy trình

61

3.0 Thực hiện thanh toán

• Bộ phận kế toán sẽ tiếp hóa đơn (Purchase

Invoice – PI) từ nhà cung cấp và tiến hành

thủ tục thanh toán

• Các bước trong giai đoạn 3.0 bao gồm:

 Xét duyệt hóa đơn từ nhà cung cấp (3.1)

Lưu đồ lưu chuyển chứng từ

Xét duyệt hóa đơn từ nhà cung cấp (3.1) thường được thực

hiện bởi bộ phận kế toán công nợ sau khi đã thu thập hết các

hồ sơ:

- Đơn đặt hàng (PO)

- Phiếu nhận hàng (GRN)

- Hóa đơn từ nhà cung cấp (Purchase Invoice from Supplier)

- Giấy đề nghị thanh toán từ bộ phận mua hàng

>> Bộ hồ sơ xét duyệt thanh toán

Kế toán công nợ sẽ kiểm tra, xét duyệt và ghi nhận công nợ

cho nhà cung cấp sau khi đã so khớp hết các chứng từ trên

* Thực hiện một số thao tác điều chỉnh (nếu có) trong quy trình mua

hàng (trường hợp hàng mua bị trả lại cho nhà cung cấp và giảm giá)

3.0 Thực hiện thanh toán

64

• 02 cách tiếp cận để thực hiện xét duyệt HĐ từ

nhà cung cấp:

• Xét duyệt trên từng hóa đơn riêng lẻ

(Non-voucher system): xét duyệt từng hóa đơn; sau

khi chi trả cho hóa đơn, kế toán đánh dấu hóa

đơn đã chi trả

• Xét duyệt chi trả theo đợt (Voucher system):

nhóm các hóa đơn thuộc cùng nhà cung cấp,

thực hiện chi trả trên số tổng (dễ theo dõi và

cập nhật công nợ cho nhà cung cấp; thuận tiện

cho việc lập kế hoạch chi trả)

3.0 Thực hiện thanh toán

65

Chi trả hóa đơn (3.2) có thể đƣợc thực hiện bởi kế

toán tiền, sau khi nhận các chứng từ hóa đơn đã có

xác nhận chi trả.

Sau khi tiến hành chi trả, kế toán (?) sẽ thực hiện

giải trừ công nợ (Account Allocation) trên hệ thống

3.0 Thực hiện thanh toán

Dữ liệu đầu vào và thông tin đầu ra

Dữ liệu đầu vào (chứng từ)

• Đơn đặt hàng đến nhà cung cấp (purchase order),

hồ sơ nhà cung cấp, phiếu nhận hàng (GRN), hóa

đơn từ nhà cung cấp (purchase invoice), phiếu chi

tiền (cash payment), giấy báo nợ từ ngân hàng…

Thông tin đầu ra (báo cáo)

• Báo cáo chênh lệch nhập kho và đặt hàng, báo cáo

công nợ nhà cung cấp (aging report), báo cáo các

đơn đặt hàng chƣa nhận hàng…

67

Yêu cầu về kiểm soát trong quy trình

• Trong quy trình, yêu cầu các thủ tục kiểm soát ở

các giai đoạn:

68

Các giai đoạn Nhận dạng rủi ro Thủ tục kiểm soát

Bài tập thảo luận 5

• Mô tả bằng sơ đồ hệ thống mua hàng

hiện tại của công ty TYPFY

Tham khảo: Baitap_QuytrinhMuaHang.pdf

Bài tập mở rộng

71

Bài tập thảo luận 6

• Khảo sát quy trình kinh doanh: Nhận đơn đặt hàng từ KH

72

• Các ký hiệu sử dụng trên sơ đồ dòng dữ liệu DFD?

Bài tập thảo luận 6 (tt.)

Yêu cầu: đặt các nút kiểm soát thuộc 1 trong 2 loại: kiểm

soát ngăn ngừa (P.) hoặc kiểm soát phát hiện (D.) lên các

hoạt động xử lý của sơ đồ DFD.

73

Bài tập thảo luận 6 (tt.)

Yêu cầu: giải thích về các nút kiểm soát?

Sau khi học xong chương này,

• Đề xuất thủ tục kiểm soát ở các giai

đoạn của từng quy trình

75