Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán 2: Chương 4 ThS. Vũ Quốc Thông

2/27/2014 Hệ Thống Thơng Tin Kế Tốn CHƢƠNG 04 CÁC QUY TRÌNH LIÊN QUAN ĐẾN KẾ TỐN GV ThS Vũ Quốc Thơng Mục tiêu nội dung • Trình bày quy trình liên quan đến kế tốn - Quy trình bán hàng - Quy trình mua hàng • Đề xuất thủ tục kiểm soát giai đoạn quy trình • Các quy trình liên quan đến kế tốn • Thủ tục kiểm sốt giai đoạn quy trình 2/27/2014 Quy trình bán hàng Quy trình bán hàng • • • • Khái lƣợc quy trình bán hàng Các hoạt động quy trình Dữ liệu đầu vào thơng tin đầu u cầu kiểm sốt quy trình 2/27/2014 Khái lƣợc quy trình * QUY TRÌNH BÁN HÀNG Mơ hình hoạt động 2/27/2014 Quy trình doanh thu (bán hàng) Quy trình doanh thu (bán hàng): tập hợp hoạt động thƣơng mại thông tin đƣợc xử lý từ giao dịch bao gồm: • Cung cấp hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng • Thu tiền bán hàng hóa, dịch vụ từ khách hàng (M B Romney and P Steinbart, Accounitng Informaton Systems 12e.) HTTTKT - Quy trình bán hàng • Mục tiêu quy trình: theo dõi việc lập hóa đơn bán hàng, hồn tất việc giao hàng, xuất hóa đơn, ghi nhận doanh thu, quản lý cơng nợ khách hàng thu tiền khách hàng • Chức cụ thể: - Xuất hóa đơn, ghi nhận doanh thu khoản phải thu - Theo dõi danh sách khách hàng hữu: khả thu hồi khoản phải trả >> thiết kế mức độ mua chịu cho khách hàng; lập dự phòng nợ phải thu khó địi - Ghi nhận việc giao hàng kiểm sốt tồn kho - Phân tích đơn đặt hàng, điều khoản bán hàng, trình trả nợ khách hàng (chức hoạch định) 2/27/2014 Bài tập thảo luận • Nhóm A – Cty cung cấp văn phịng phẩm An Bình • Nhóm B – Cty Bình An đơn vị đặt mua thiết bị văn phòng phẩm tháng • Nhóm B – Tiếp cận nhóm A để đặt hàng? • Nhóm A – Xử lý yêu cầu mua hàng nhóm B? Các hoạt động quy trình  1.0 Lập đơn hàng cho khách hàng  2.0 Tiến hàng giao hàng  3.0 Xuất hóa đơn bán hàng  4.0 Thu tiền từ khách hàng 10 2/27/2014 1.0 Lập đơn hàng cho khách hàng • Lập đơn hàng cho khách hàng thƣờng đƣợc thực phận bán hàng (Sales) doanh nghiệp • Các bƣớc giai đoạn 1.0 bao gồm:     Nhận đơn hàng (1.1) Kiểm tra mức độ bán chịu cho khách hàng (1.2) Kiểm tra hàng tồn kho (1.3) Phản hồi thông tin truy vấn khách hàng đơn hàng (1.4) 11 1.0 Lập đơn hàng cho khách hàng Nhận Đơn hàng (1.1), tập tin điện tử hay giấy; bao gồm: • Thơng tin chung • Số đơn hàng (Sales Order number) • Thơng tin khách hàng • Điều khoản bán hàng • Thơng tin chi tiết • • • • Danh mục hàng hóa khách hàng đặt Số lƣợng cho mặt hàng Giá mặt hàng … 12 2/27/2014 1.0 Lập đơn hàng cho khách hàng 13 1.0 Lập đơn hàng cho khách hàng • Dữ liệu đặt hàng đƣợc nhận qua hình thức: • Tại cửa hàng, qua thƣ điện tử (email), qua điện thoại, qua trang web, hay qua nhân viên bán hàng lƣu động • Dữ liệu bán hàng đƣợc lƣu trữ hệ thống phải: • Hợp lệ (Validity) • Hồn thành trọn vẹn (Completeness) • Để giảm thiểu sai sót nhập liệu, hệ thống bán hàng có xu hƣớng thiết kế hỗ trợ khách hàng tự nhập đơn hàng: • Nhập qua trang web (web order) • Quét thông tin công nghệ OCR • Chọn danh mục thông qua bấm nút điện thoại 14 (telephone menu) 2/27/2014 1.0 Lập đơn hàng cho khách hàng Kiểm tra mức độ bán chịu cho khách hàng (1.2) phải đƣợc thực trƣớc đơn hàng tiếp tục đƣợc xử lý, bao gồm: • Kiểm duyệt tổng quát … • Kiểm duyệt cụ thể … • Sự hỗ trợ hệ thống - công nghệ thông tin:   Tự động kiểm tra nêu cảnh báo mức độ bán chịu Email hay tin nhắn tự động đến trƣởng phận xét duyệt bán chịu có trƣờng hợp cần kiểm duyệt 15 1.0 Lập đơn hàng cho khách hàng Kiểm tra hàng tồn kho (1.3) đảm bảo đủ hàng hóa có sẵn để thông báo cho khách ngày giao hàng Chức hàng tồn kho thƣờng hỗ trợ kiểm tra: • Số lƣợng hàng tồn • Số lƣợng hàng bị chiếm giữ mục đích khác (ví dụ cho đơn hàng khác) • Số lƣợng hàng đặt thêm bên nhà cung cấp Kiểm tra hàng tồn 16 2/27/2014 1.0 Lập đơn hàng cho khách hàng • Nếu có đủ hàng để giao cho đơn hàng:     Hoàn thành đơn đặt hàng (sales order) Cập nhật tình trạng hàng hóa có hệ thống Báo cho phận giao hàng / kho phận xuất HĐ Thông báo cho khách hàng biết thông tin giao hàng dự kiến • Nếu khơng có đủ hàng, thực hiện: (khởi tạo back order)   Đối với công ty sản xuất, gửi “yêu cầu sản xuất” cho phận phụ trách sản xuất Đối với công ty thƣơng mại, gửi “yêu cầu mua hàng” cho phận mua hàng 17 1.0 Lập đơn hàng cho khách hàng Phản hồi thông tin truy vấn khách hàng (1.4) diễn giai đoạn lập đơn đặt hàng cho khách hàng, trƣớc hay sau đơn hàng đƣợc đặt • Chất lƣợng dịch vụ truy vấn thông tin cho khách hàng quan trọng, định thành cơng việc bán hàng • Nhiều cơng ty sử dụng hệ thống CRM – hệ thống quản lý khách hàng tổ chức liệu khách hàng để hỗ trợ dịch vụ truy vấn cụ thể Ví dụ: tình trạng đơn đặt hàng 18 2/27/2014 Các hoạt động quy trình  1.0 Lập đơn hàng cho khách hàng  2.0 Tiến hàng giao hàng  3.0 Xuất hóa đơn bán hàng  4.0 Thu tiền từ khách hàng 19 2.0 Tiến hành giao hàng • Tiến hành giao hàng thƣờng đƣợc thực phận giao hàng - kho (Shipping/delivery warehouse) doanh nghiệp • Các bƣớc giai đoạn 2.0 bao gồm:  Lấy hàng đóng gói (2.1)  Chuyển hàng đến khách hàng (2.2) 20 10 2/27/2014 HTTTKT - Quy trình mua hàng • Mục tiêu quy trình: theo dõi việc mua hàng hóa dịch vụ từ nhà cung cấp, hoàn tất việc nhận hàng, theo dõi khoản phải trả toán cho nhà cung cấp • Chức cụ thể: - Lập đơn đặt hàng, thực nhận hàng hóa, ghi nhận chi phí mua hàng khoản phải trả nhà cung cấp - Theo dõi danh sách nhà cung cấp: tình trạng khoản nợ phải tốn, lịch sử cung cấp hàng hóa/dịch vụ từ lập mức độ ƣu tiên đặt hàng (đối với nhà cung cấp) cho loại mặt hàng - Ghi nhận việc nhận hàng kiểm sốt tồn kho - Phân tích mức độ tồn kho kết hợp khả cung ứng nhà cung cấp từ xác định mức độ đặt hàng (chức 47 hoạch định) Bài tập thảo luận • Đã tham khảo qua đọc: PurchasingProcess_HTTTKT.pdf Theo hiểu hiểu biết tổng quan, Anh (/Chị) điền vào sơ đồ A? Nhập yêu cầu mua hàng vào hệ thống Kiểm tra ngân sách Xét duyệt mua hàng B? Lập đơn đặt hàng , gửi cho nhà cung cấp đƣợc chọn C? Nhận hóa đơn từ nhà cung cấp xét duyệt toán 48 23 2/27/2014 Các hoạt động quy trình  1.0 Lập đơn mua hàng hóa/dịch vụ đến nhà cung cấp  2.0 Tiến hành nhận hàng  3.0 Thực toán 49 1.0 Lập đơn mua hàng hóa/dịch vụ * đến nhà cung cấp • Lập đơn mua hàng thƣờng đƣợc thực phận mua hàng (Purchasing) doanh nghiệp • Các bƣớc giai đoạn 1.0 bao gồm: Xử lý yêu cầu mua hàng hóa/dịch vụ (1.1)  Khởi tạo đơn mua hàng (1.2)  50 24 2/27/2014 1.0 Lập đơn mua hàng hóa/dịch vụ đến nhà cung cấp Yêu cầu mua hàng phát sinh (Purchase Request – PR) đƣợc tiếp nhận xử lý phận mua hàng (1.1) Chứng từ mua hàng (PR), bƣớc thƣờng chứa liệu bản: - Bộ phận yêu cầu mua hàng ? - Hàng hóa mua nhận địa điểm ? - Khi hàng hóa cần đƣợc giao ? - Mô tả mặt hàng cần mua ? - Gợi ý đặt từ nhà cung cấp ? Những thông tin mặt hàng; nhà cung cấp thƣờng đƣợc truy vấn từ tập tin (tham chiếu) hệ 51 thống thơng tin 1.0 Lập đơn mua hàng hóa/dịch vụ đến nhà cung cấp Quyết định bƣớc xử lý yêu cầu mua hàng hóa/dịch vụ lựa chọn nhà cung cấp Các yếu tố để cân nhắc lựa chọn: - Giá mua - Chất lƣợng hàng hóa / dịch vụ - Độ tin cậy nhà cung cấp (ví dụ: khả giao hàng…) Khi nhà cung cấp đƣợc lựa chọn cho mặt hàng cụ thể, thông tin nhà cung cấp nên đƣợc lƣu giữ tập tin (tham chiếu hệ thống), để thuận tiện cho việc đặt hàng lần Tham khảo: SupplierSelection_ISO9000QMS.pdf 52 25 2/27/2014 1.0 Lập đơn mua hàng hóa/dịch vụ * đến nhà cung cấp Đơn đặt hàng đến nhà cung cấp (Purchase Order PO) chứng từ gửi đến nhà cung cấp, yêu cầu bán hàng giao hàng sản phẩm cụ thể với mức giá đƣợc thông báo từ nhà cung cấp (1.2) Chứng từ đơn đặt hàng (PO) thƣờng bao gồm: - Chi tiết nhà cung cấp - Ngày đặt hàng ngày yêu cầu giao hàng - Địa điểm giao hàng đến - Phƣơng cách vận chuyển hàng - Chi tiết mặt hàng đặt mua 53 Đơn đặt hàng (PO) 54 26 2/27/2014 1.0 Lập đơn mua hàng hóa/dịch vụ đến nhà cung cấp • Kĩ thuật hỗ trợ cho việc đặt hàng Kĩ thuật EDI (Electronic Data Inter-exchange) để gửi đơn hàng đến nhà cung cấp Tham khảo: thuongmaidientu_EDI.pdf Kĩ thuật VMI (Vendor-managed Inventory) Doanh nghiệp nhà cung cấp chịu trách nhiệm việc xác định đặt hàng đặt Doanh nghiệp cấp thông tin điểm bán hàng, mức hàng hóa, ngƣỡng thấp để nhập kho 55 Các hoạt động quy trình  1.0 Lập đơn mua hàng hóa/dịch vụ đến nhà cung cấp  2.0 Tiến hành nhận hàng  3.0 Thực tốn 56 27 2/27/2014 2.0 Tiến hành nhận hàng • Bộ phận nhận hàng (kho) tiếp nhận hàng từ nhà cung cấp • Các bƣớc giai đoạn 2.0 bao gồm: Kiểm tra hàng nhận (2.1)  Chuyển hàng vào kho (2.2)  57 2.0 Tiến hành nhận hàng * Khi hàng hóa đƣợc giao đến nhân viên nhận hàng (nhân viên kho) so sánh đơn đặt hàng (PO number) phiếu giao hàng từ nhà cung cấp (supplier’s delivery note): - Đếm số hàng hóa đƣợc giao - Kiểm tra chất lƣợng hàng, xác định xem có bị phá hủy, hƣ hỏng không, trƣớc chuyển hàng vào kho chứa Khả xảy bƣớc kiểm tra hàng nhận (2.1): Xử lý? - Số lƣợng hàng nhận khác với số lƣợng đơn đặt hàng - Hàng nhận bị hƣ hỏng (một phần hay toàn bộ) - Hàng nhận bị chất lƣợng (một phần hay toàn bộ) 58 28 2/27/2014 2.0 Tiến hành nhận hàng Hàng thức đƣợc chuyển vào kho (2.2) phát sinh phiếu nhận hàng (Goods Receipt Notes – GRN), ghi nhận: - Ngày hàng hóa đƣợc nhận, chuyển, từ nhà cung cấp nào, đơn đặt hàng số ? - Chi tiết mặt hàng, mã hàng, đơn vị tính, số lƣợng thực nhận mặt hàng - Có chữ kí ngƣời giao hàng, ngƣời nhận hàng, xác nhận ngƣời kiểm tra ngƣời thủ kho trực tiếp tiếp nhận hàng vào kho * Nhận dịch vụ, phải có xác nhận trực tiếp thủ 59 trƣởng, ngƣời nhận dịch vụ ngƣời cung cấp dịch vụ 2.0 Tiến hành nhận hàng • Các kĩ thuật hỗ trợ cho việc nhận hàng quản lý kho kĩ thuật barcode kĩ thuật RFID quản lý kho (RFID in Inventory Management) Đối với doanh nghiệp quản lý số lƣợng hàng kho lớn, (ví dụ: Hệ thống siêu thị WalMart, Hoa Kì) Kĩ thuật RFID hộ trợ quản lý hàng kho; cho phép theo dõi di chuyển hàng hóa kho hiệu >> làm giảm chi phí quản lý kho cho doanh 60 nghiệp 29 2/27/2014 Các hoạt động quy trình  1.0 Lập đơn mua hàng hóa/dịch vụ đến nhà cung cấp  2.0 Tiến hành nhận hàng  3.0 Thực toán 61 3.0 Thực tốn • Bộ phận kế tốn tiếp hóa đơn (Purchase Invoice – PI) từ nhà cung cấp tiến hành thủ tục tốn • Các bƣớc giai đoạn 3.0 bao gồm: Xét duyệt hóa đơn từ nhà cung cấp (3.1)  Chi trả cho hóa đơn (3.2)  62 30 2/27/2014 Lƣu đồ lƣu chuyển chứng từ ? 63 3.0 Thực tốn Xét duyệt hóa đơn từ nhà cung cấp (3.1) thƣờng đƣợc thực phận kế tốn cơng nợ sau thu thập hết hồ sơ: - Đơn đặt hàng (PO) - Phiếu nhận hàng (GRN) - Hóa đơn từ nhà cung cấp (Purchase Invoice from Supplier) - Giấy đề nghị toán từ phận mua hàng >> Bộ hồ sơ xét duyệt tốn Kế tốn cơng nợ kiểm tra, xét duyệt ghi nhận công nợ cho nhà cung cấp sau so khớp hết chứng từ * Thực số thao tác điều chỉnh (nếu có) quy trình mua 64 hàng (trƣờng hợp hàng mua bị trả lại cho nhà cung cấp giảm giá) 31 2/27/2014 3.0 Thực tốn • 02 cách tiếp cận để thực xét duyệt HĐ từ nhà cung cấp: • Xét duyệt hóa đơn riêng lẻ (Nonvoucher system): xét duyệt hóa đơn; sau chi trả cho hóa đơn, kế tốn đánh dấu hóa đơn chi trả • Xét duyệt chi trả theo đợt (Voucher system): nhóm hóa đơn thuộc nhà cung cấp, thực chi trả số tổng (dễ theo dõi cập nhật công nợ cho nhà cung cấp; thuận tiện cho việc lập kế hoạch chi trả) 65 3.0 Thực tốn Chi trả hóa đơn (3.2) đƣợc thực kế toán tiền, sau nhận chứng từ hóa đơn có xác nhận chi trả Sau tiến hành chi trả, kế toán (?) thực giải trừ công nợ (Account Allocation) hệ thống cho nhà cung cấp để thực xóa/giảm cơng nợ nhà cung cấp (clearing/deducting supplier credit amount) 66 32 2/27/2014 Dữ liệu đầu vào thông tin đầu Dữ liệu đầu vào (chứng từ) • Đơn đặt hàng đến nhà cung cấp (purchase order), hồ sơ nhà cung cấp, phiếu nhận hàng (GRN), hóa đơn từ nhà cung cấp (purchase invoice), phiếu chi tiền (cash payment), giấy báo nợ từ ngân hàng… Thông tin đầu (báo cáo) • Báo cáo chênh lệch nhập kho đặt hàng, báo cáo công nợ nhà cung cấp (aging report), báo cáo đơn đặt hàng chƣa nhận hàng… 67 Yêu cầu kiểm sốt quy trình • Trong quy trình, u cầu thủ tục kiểm sốt giai đoạn: 68 33 2/27/2014 Bài tập thảo luận Các giai đoạn Nhận dạng rủi ro 1.0 Lập đơn mua hàng hóa /dịch vụ đến nhà cung cấp Rủi ro 01 ? 2.0 Tiến hành nhận hàng Rủi ro 01 ? 3.0 Thực toán Rủi ro 01 ? Thủ tục kiểm soát Rủi ro 02 ? Rủi ro 02 ? Rủi ro 02 ? Rủi ro 03 ? 69 Bài tập thảo luận • Mơ tả sơ đồ hệ thống mua hàng công ty TYPFY Tham khảo: Baitap_QuytrinhMuaHang.pdf 70 34 2/27/2014 Bài tập mở rộng 71 Bài tập thảo luận • Khảo sát quy trình kinh doanh: Nhận đơn đặt hàng từ KH • Các ký hiệu sử dụng sơ đồ dòng liệu DFD? 72 35 2/27/2014 Bài tập thảo luận (tt.) Yêu cầu: đặt nút kiểm soát thuộc loại: kiểm soát ngăn ngừa (P.) kiểm soát phát (D.) lên hoạt động xử lý sơ đồ DFD 73 Bài tập thảo luận (tt.) u cầu: giải thích nút kiểm sốt? 74 36 2/27/2014 Sau học xong chƣơng này, bạn có thể: • Trình bày quy trình liên quan đến kế tốn: Quy trình bán hàng Quy trình mua hàng • Đề xuất thủ tục kiểm sốt giai đoạn quy trình 75 37 ... dụng bán hàng kế toán hệ thống AMIS 39 Quy trình mua hàng 42 20 2/27/20 14 Quy trình mua hàng • • • • Khái lƣợc quy trình mua hàng Các hoạt động quy trình Dữ liệu đầu vào thông tin đầu Yêu cầu... kiểm sốt quy trình 43 Khái lƣợc quy trình * QUY TRÌNH MUA HÀNG 44 21 2/27/20 14 Mơ hình hoạt động 45 Quy trình mua hàng Quy trình mua hàng: tập hợp hoạt động thƣơng mại thông tin đƣợc xử lý từ... hàng cần mua ? - Gợi ý đặt từ nhà cung cấp ? Những thông tin mặt hàng; nhà cung cấp thƣờng đƣợc truy vấn từ tập tin (tham chiếu) hệ 51 thống thông tin 1.0 Lập đơn mua hàng hóa/dịch vụ đến nhà cung