Bài giảng phân tích và thiết kế tổ chức chương v ths phan anh hồng

hongtcns@yahoo.com Chương V THIẾT KẾ MỚI TỔ CHỨC hongtcns@yahoo.com Chương V I Quan niệm thiết kế II Khái niệm thiết kế tổ chức Một số mô hình thiết kế tổ chức áp dụng cho thiết kế tổ chức Quy trình thiết kế tổ chức hongtcns@yahoo.com khái niệm thiết kế tổ chức • Thiết kế tổ chức trình tạo cấu tổ chức hệ thống quy trình thực thi công việc cho tổ chức hongtcns@yahoo.com • Thiết kế tổ chức tức phải trả lời ñược câu hỏi tổ chức ñược sinh ñể làm gì? – Kết hợp tất nguồn lực lại với nhằm ñạt ñược mục tiêu kết mong muốn; – Tạo sản phẩm hàng hóa dịch vụ cách hiệu hơn; – Khuyến khích ñổi mới; – Sử dụng tốt công nghệ thông tin sản xuất; – Thích ứng nhanh với môi trường thay ñổi ảnh hưởng môi trường; – Tạo giá trị cho nhiều người có liên quan (chủ thể, khách hàng ) – Thích ứng với thách thức ña dạng, ñạo ñức, ñổi hongtcns@yahoo.com Thiết kế tổ chức cần nghiên cứu kỹ hiểu rõ chất mục ñích ñời tổ chức • • • • • Tổ chức ñời ñể làm gì; Tại cần phải có; Những yếu tố nào; Đích mà tổ chức mong muốn ñạt ñược; khác hongtcns@yahoo.com Một vài khía cạnh hiểu mục ñích ñời tổ chức Đó là: • Một khác biệt tổ chức với tổ chức khác về: sản phẩm, chất lượng ; • Kết quả: ñưa ñược loại sản phẩm có nét ñặc trưng cao so với hành; • Nhận ñược thị phần ñịnh; • Đối tượng ý tổ chức nhóm, phận khách hàng mang tính cạnh tranh hongtcns@yahoo.com Một số mô hình thiết kế tổ chức áp dụng cho thiết kế tổ chức • Quy trình bước thiết kế tổ chức • Quy trình thiết kế tổ chức Nadler • Thiết kế tổ chức theo quy trình bước nhóm “Advanced Strategies” • Thiết kế tổ chức theo quy trình hoạt ñộng tổ chức • Thiết kế tổ chức theo giai ñoạn thông qua ñánh giá yếu tố môi trường tác ñộng • Thiết kế tổ chức thiết kế quy trình theo mô hình Kaiser hongtcns@yahoo.com Quy trình bước thiết kế tổ chức • Mô hình thiết kế tổ chức dựa nguyên tắc có tư vấn chủ thể tham gia vào trình thiết kế tổ chức – Bước 1: Hợp ñồng ñể thiết kế tổ chức; – Bước 2: Đánh giá môi trường tổ chức; – Bước 3: Xây dựng quan niệm thiết kế tổ chức lựa chọn; – Bước 4: Thực thiết kế chi tiết; – Bước 5: Gắn liền với hệ thống tổ chức; – Bước 6: Thực thiết kế; – Bước 7: Đổi chấp nhận hongtcns@yahoo.com Quy trình thiết kế tổ chức Nadler Phân tích yêu cầu Phân tích quy trình công việc Phân tích hệ thống xã hội Thiết kế tổ chức Xây dựng kế hoạch xác lập cấu tổ chức Thực mô hình tổ chức Đánh giá, xem xét hoàn thiện (nếu có) hongtcns@yahoo.com Thiết kế tổ chức theo quy trình bước nhóm “Advanced Strategies” Tầm nhìn mang tính chiến lược tổ chức Các hoạt ñộng can thiệp Các giá trị theo ñuổi Các công cụ thực thi Thị trường Các yếu tố môi trường (trong ngoài) 10 hongtcns@yahoo.com Thiết kế tổ chức theo quy trình hoạt ñộng tổ chức Chiến lược Cơ cấu Đầu vào: Con người Các trình Đầu ra: Vật liệu; Vốn; Tri thức -Sản phẩm cuối cùng; Các quy trình cốt lõi - Dịch vụ v.v .v.v Công nghệ Quản lý Chính sách Thủ tục 12 hongtcns@yahoo.com Thiết kế tổ chức theo giai ñoạn thông qua ñánh giá yếu tố môi trường tác ñộng • Giai ñoạn khởi ñộng: xác ñịnh mục tiêu chiến lược tổ chức; giá trị, tầm nhìn; xác ñịnh ñòi hỏi công dân, khách hàng; thành lập nhóm thiết kế tổ chức; tìm kiếm kinh nghiệm tốt thiết kế tổ chức tương tự • Giai ñoạn thu thập, xử lý thông tin Giai ñoạn cần: – Quan tâm ñến thực trạng tại; – Những vấn ñề khó khăn; – Mức ñộ sẵn sàng tổ chức 13 hongtcns@yahoo.com • Giai ñoan thiết kế tổ chức: – Xây dựng mục tiêu; – Xác ñịnh nhu cầu, ñòi hỏi; – Xây dựng mô hình cấu tổ chức; – Đánh giá • Giai ñoạn thực thi ñánh giá 14 hongtcns@yahoo.com Thiết kế tổ chức thiết kế quy trình theo mô hình Kaiser • Nhận biết tổ chức phân tích hẫng hụt; • Xây dựng mô hình lực; • Thiết kế cấu trách nhiệm báo cáo báo cáo; • Xây dựng kế hoạch chuyển ñổi hỗ trợ; • Thực kế hoạch hỗ trợ; • Quản lý thay ñổi 15 hongtcns@yahoo.com II Quy trình Thiết kế tổ chức - Bước Luận chứng cần thiết khách quan hình thành tổ chức - Bước Xác ñịnh tính hợp pháp tổ chức - Bước Điều tra, khảo sát, xác ñịnh mục tiêu thẩm quyền tổ chức - Bước Xác ñịnh cấu tổ chức - Bước Dự thảo ñề án tổ chức cấu tổ chức - Bước Tổ chức lấy ý kiến quan có liên quan - Bước Chỉnh lý , trình dự án, bảo vệ dự án ñịnh thành lập - Bước Xây dựng ñiều lệ tổ chức hoạt ñộng - Bước Triển khai ñịnh thành lập ñịnh ban hành ñiều lệ tổ chức 16 hongtcns@yahoo.com Bước 1.Lập Luận chứng - Đây bước quan trọng chứng minh ñược hợp lý việc hình thành tổ chức Cần trả lời câu hỏi như: - Xã hội có nhu cầu thực không ? - Tổ chức ñời ñể giải vấn ñề xúc ? - Hiện ñã có tổ chức có chức năng, nhiệm vụ gần có liên quan tới vấn ñề cần giải chưa? 17 hongtcns@yahoo.com Bước Xác ñịnh tính hợp pháp tổ chức - - Cần trả lời câu hỏi sau : Tổ chức ñời có hợp pháp không ? Những ñịnh hướng trị Nhà nước loại hình tổ chức, ngành, lĩnh vực hoạt ñộng tổ chức? Những văn quy phạm pháp luật có liên quan ñến lĩnh vực họat ñộng tổ chức, ñến chế ñộ sách cho việc thành lập tổ chức ? Thể chế tổ chức ? 18 Bước Điều tra, khảo sát, xác ñịnh mục tiêu thẩm quyền tổ chức - Đây bước quan trọng ñể lựa chọn cấu tổ chức 19 Bước Xác ñịnh cấu tổ chức - Trên sở phân tích trên, việc xác ñịnh cấu tổ chức phù hợp ñể ñạt ñược mục tiêu tổ chức quan trọng 20 Bước Dự thảo ñề án tổ chức cấu tổ chức * Mục ñích, ý nghĩa thành lập tổ chức * Điều kiện thành lập ( nhu cầu khách quan, chủ quan) * Tên gọi, ñịa ñiểm quan * Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm * Địa vị pháp lý * Cơ cấu tổ chức, chức danh, ñịnh biên * Cơ sở vật chất, kỹ thuật, trang thiết bị * Tổ chức, bố trí nơi làm việc * Dự báo hiệu trị kinh tế, xã hội văn hóa * Dự báo thuận lợi, khó khăn triển khai thực * Kiến nghị quan có thẩm quyền 21 Bước Tổ chức lấy ý kiến quan có liên quan : - Hội thảo, tọa ñàm, trưng cầu ý kiến chuyên gia 22 Bước Chỉnh lý, trình dự án, bảo vệ dự án ñịnh thành lập - Do quan có thẩm quyền ñịnh thành lập 23 Bước Xây dựng ñiều lệ tổ chức hoạt ñộng ñể trình quan có thẩm quyền phê duyệt Tuỳ theo ñịa vị pháp lý tổ chức, sau có văn ñịnh thành lập, phải tiến hành xây dựng ñiều lệ tổ chức hoạt ñộng ñể quan có thẩm quyền cấp ñịnh ban hành Khoảng cách thời gian nghị ñịnh thành lập ñịnh ban hành ñiều lệ tổ chức, có kéo dài hàng năm 24 Bước Triển khai ñịnh thành lập ñịnh ban hành ñiều lệ tổ chức - Quyết ñịnh nhân sự; ñăng ký dấu; mở tài khoản; ñăng ký chữ ký lãnh ñạo; - thông báo thành lập ñến quan liên quan; - xây dựng chương trình công tác; - lập dự toán kinh phí; - xây dựng sở vật chất, mua sắm trang thiết bị; - bố trí chức danh, - tuyển chọn, ñào tạo nhân sự; - xây dựng quy chế, nội quy hoạt ñộng cho lĩnh vực, phận; - thiết lập mối quan hệ công tác 25 hongtcns@yahoo.com 26 [...]...hongtcns@yahoo.com Thiết kế tổ chức theo quy trình 5 bước của nhóm “Advanced Strategies” 1 Xác ñịnh cụ thể chiến lược phát triển tổ chức “Vision”; 2 Xác ñịnh khối lượng công việc cần ñể ñạt ñược tầm nhìn; 3 Thiết lập công việc thành vai trò của tổ chức; 4 Hoàn thành thiết kế tổ chức; 5 Lập kế hoạch chuyển giao 11 hongtcns@yahoo.com Thiết kế tổ chức theo các quy trình hoạt ñộng của tổ chức Chiến lược Cơ cấu Đầu v o:... kế tổ chức v thiết kế quy trình theo mô hình của Kaiser • Nhận biết tổ chức v phân tích hẫng hụt; • Xây dựng mô hình năng lực; • Thiết kế cơ cấu trách nhiệm báo cáo v báo cáo; • Xây dựng kế hoạch chuyển ñổi v hỗ trợ; • Thực hiện kế hoạch v hỗ trợ; • Quản lý sự thay ñổi 15 hongtcns@yahoo.com II Quy trình Thiết kế tổ chức mới - Bước 1 Luận chứng sự cần thiết khách quan sự hình thành tổ chức mới -... hợp pháp của tổ chức - Bước 3 Điều tra, khảo sát, xác ñịnh mục tiêu v thẩm quyền của tổ chức mới - Bước 4 Xác ñịnh cơ cấu tổ chức - Bước 5 Dự thảo ñề án tổ chức một cơ cấu tổ chức - Bước 6 Tổ chức lấy ý kiến các cơ quan có liên quan - Bước 7 Chỉnh lý , trình dự án, bảo v dự án v quyết ñịnh thành lập - Bước 8 Xây dựng ñiều lệ tổ chức v hoạt ñộng - Bước 9 Triển khai quyết ñịnh thành lập v quyết ñịnh... pháp của tổ chức - - Cần trả lời những câu hỏi sau : Tổ chức ra ñời có hợp pháp không ? Những ñịnh hướng chính trị của Nhà nước v loại hình tổ chức, ngành, lĩnh v c hoạt ñộng của tổ chức? Những v n bản quy phạm pháp luật có liên quan ñến lĩnh v c họat ñộng của tổ chức, ñến chế ñộ chính sách cho việc thành lập tổ chức mới là gì ? Thể chế tổ chức ? 18 Bước 3 Điều tra, khảo sát, xác ñịnh mục tiêu v thẩm... tốt v thiết kế tổ chức tương tự • Giai ñoạn thu thập, xử lý thông tin Giai ñoạn này cần: – Quan tâm ñến thực trạng hiện tại; – Những v n ñề khó khăn; – Mức ñộ sẵn sàng của tổ chức 13 hongtcns@yahoo.com • Giai ñoan thiết kế tổ chức: – Xây dựng mục tiêu; – Xác ñịnh các nhu cầu, ñòi hỏi; – Xây dựng mô hình cơ cấu tổ chức; – Đánh giá • Giai ñoạn thực thi v ñánh giá 14 hongtcns@yahoo.com Thiết kế tổ chức. .. của tổ chức mới - Đây là bước quan trọng ñể lựa chọn cơ cấu tổ chức mới 19 Bước 4 Xác ñịnh cơ cấu tổ chức - Trên cơ sở những phân tích trên, việc xác ñịnh cơ cấu tổ chức phù hợp ñể ñạt ñược mục tiêu của tổ chức là quan trọng 20 Bước 5 Dự thảo ñề án tổ chức một cơ cấu tổ chức * Mục ñích, ý nghĩa thành lập tổ chức * Điều kiện thành lập ( nhu cầu khách quan, chủ quan) * Tên gọi, ñịa ñiểm cơ quan * Chức. .. Đầu ra: V t liệu; V n; Tri thức -Sản phẩm cuối cùng; Các quy trình cốt lõi - Dịch v v. v .v. v Công nghệ Quản lý Chính sách Thủ tục 12 hongtcns@yahoo.com Thiết kế tổ chức theo 4 giai ñoạn thông qua ñánh giá các yếu tố môi trường tác ñộng • Giai ñoạn khởi ñộng: xác ñịnh mục tiêu chiến lược của tổ chức; các giá trị, tầm nhìn; xác ñịnh ñòi hỏi của công dân, khách hàng; thành lập nhóm thiết kế tổ chức; tìm... Tên gọi, ñịa ñiểm cơ quan * Chức năng, nhiệm v , quyền hạn, trách nhiệm * Địa v pháp lý * Cơ cấu tổ chức, chức danh, ñịnh biên * Cơ sở v t chất, kỹ thuật, trang thiết bị * Tổ chức, bố trí nơi làm việc * Dự báo hiệu quả chính trị kinh tế, xã hội v v n hóa * Dự báo thuận lợi, khó khăn khi triển khai thực hiện * Kiến nghị cơ quan có thẩm quyền 21 Bước 6 Tổ chức lấy ý kiến các cơ quan có liên quan : -... ý kiến chuyên gia 22 Bước 7 Chỉnh lý, trình dự án, bảo v dự án v quyết ñịnh thành lập - Do cơ quan có thẩm quyền ra quyết ñịnh thành lập 23 Bước 8 Xây dựng ñiều lệ tổ chức v hoạt ñộng ñể trình cơ quan có thẩm quyền phê duyệt Tuỳ theo ñịa v pháp lý của tổ chức, sau khi có v n bản quyết ñịnh thành lập, phải tiến hành xây dựng ñiều lệ tổ chức v hoạt ñộng ñể cơ quan có thẩm quyền cấp trên ra quyết... v quyết ñịnh ban hành ñiều lệ tổ chức 16 hongtcns@yahoo.com Bước 1.Lập Luận chứng - Đây là bước quan trọng chứng minh ñược sự hợp lý của việc hình thành tổ chức mới Cần trả lời những câu hỏi như: - Xã hội có nhu cầu thực không ? - Tổ chức ra ñời là ñể giải quyết những v n ñề bức xúc nào ? - Hiện ñã có tổ chức nào có chức năng, nhiệm v gần hoặc có liên quan tới những v n ñề cần giải quyết chưa? 17 ...hongtcns@yahoo.com Chương V I Quan niệm thiết kế II Khái niệm thiết kế tổ chức Một số mô hình thiết kế tổ chức áp dụng cho thiết kế tổ chức Quy trình thiết kế tổ chức hongtcns@yahoo.com khái niệm thiết kế tổ chức. .. bước thiết kế tổ chức • Quy trình thiết kế tổ chức Nadler • Thiết kế tổ chức theo quy trình bước nhóm “Advanced Strategies” • Thiết kế tổ chức theo quy trình hoạt ñộng tổ chức • Thiết kế tổ chức. .. • Thiết kế tổ chức thiết kế quy trình theo mô hình Kaiser hongtcns@yahoo.com Quy trình bước thiết kế tổ chức • Mô hình thiết kế tổ chức dựa nguyên tắc có tư v n chủ thể tham gia v o trình thiết