Bài giảng phân tích và thiết kế tổ chức chương IV ths phan anh hồng

Thiết kế tổ chức một quá trình nhằm tạo ra một cơ cấu tổ chức và một hệ thống các quy trình thực thi công việc trong tổ chức.. Thiết kế tổ chức là một quá trình nhằm tạo cho người lao ñ

Ch ươ ng IV

Khái quát chung v ề

thi ế t k ế t ổ ch ứ c

I Khái ni ệ m thi ế t k ế t ổ ch ứ c

II C ơ s ở khoa h ọ c v ề thi ế t k ế t ổ ch ứ c

III Các quan ñ i ể m thi ế t k ế t ổ ch ứ c

IV Các nguyên t ắ c thi ế t k ế t ổ ch ứ c

V Các y ế u t ố ả nh h ưở ng ñế n vi ệ c thi ế t k ế

t ổ ch ứ c

VI Các hình th ứ c thi ế t k ế t ổ ch ứ c

I Khái niệm thiết kế tổ chức

1. Quan niệm về thiết kế tổ chức

2. Ý nghĩa của thiết kế tổ chức

Thiết kế tổ chức là gì?

Thiết kế tổ chức một quá trình nhằm

tạo ra một cơ cấu tổ chức và một hệ

thống các quy trình thực thi công việc trong tổ chức

Thiết kế tổ chức là một quá trình nhằm tạo cho người lao ñộng làm việc trong các tổ chức có thể làm việc một cách

hiệu quả hơn nhằm hướng tới mục tiêu

Thiết kế tổ chức gồm 2 phần:

Thiết kế tổ chức là lựa chọn một cơ cấu tổchức thích ứng với tổ chức;

Thiết kế tổ chức là thiết kế và lựa chọn

các quy trình hoạt ñộng nhằm tạo ra sản phẩm hàng hóa và dịch vụ của tổ chức

nhằm ñạt ñược các mục tiêu ñã ñề ra.

Thiết kế tổ chức là quá trình xây dựng mới

hoặc thay ñổi cơ cấu tổ chức ñể thích ứng với

ñiều kiện mới

Là sự phân chia các hoạt ñộng, hình thành các

bộ phận và xác ñịnh các mối quan hệ, cơ chế

phối hợp giữa các bộ phận ñó với nhau.

 Thi ế t k ế t ổ ch ứ c:

– Quá trình hoàn thiện khả năng ñem lại cho tổ

chức một cách hoạt t ññộng hiệu quả hơn thông

qua việc bố trí, sắp xếp cp cơơ c cấu, vị trí, và các quy trình thực thi công việc trong tổ chức

lực mang tính tập thể của những con ngng con ngưười

trong tổ chức c ññể ñạt t ñưñược mục tiêu tổ chức

Thiết kế tổ chức nhằm trả lời các câu hỏi cơ

Thiết kế tổ chức quan tâm ñến vấn ñề

Ba là thiết kế tổ chức không phải chỉ

làm một lần, có thể bao gồm cả nhiều lần thiết kế lại.

Thi ế t k ế t ổ ch ứ c nói chung c ầ n chú ý 5

Nội dung tổng quát TKTC

Ý ngh ĩ a c ủ a thi ế t k ế t ổ ch ứ c

• Xác ñị nh m ụ c tiêu th ự c s ự c ủ a t ổ ch ứ c;

• T ạ o ra t ầ m nhìn d ự a vào hi ệ n th ự c cho t ươ ng lai;

• T ậ p trung c ả vào khách hàng bên trong và bên ngoài t ổ

ch ứ c;

• C ụ th ể hóa m ụ c tiêu, m ụ c ñ ích ho ạ t ñộ ng;

• Th ự c hi ệ n dòng công vi ệ c d ự a trên thông tin;

• Th ự c hi ệ n c ơ c ấ u t ổ ch ứ c d ự a trên quy ế t ñị nh;

• Xây d ự ng nhóm thành viên d ự a trên cam k ế t;

• Chuy ể n m ụ c tiêu chi ế n l ượ c thành ñ òi h ỏ i c ụ th ể ;

• Liên k ế t trách nhi ệ m báo cáo v ớ i c ấ u hình chung;

• M ở r ộ ng s ả n xu ấ t có th ể c ắ t gi ả m chi phí;

• Gi ả m m ứ c ñộ ph ứ c t ạ p nh ư ng v ẫ n gi ữ ki ể m soát;

• Đạ t ñượ c n ă ng su ấ t cao.

Thiết kế tổ chức có thể làm cho tổ chức tốt hơn, nhưng nếu không quan tâm

ñến kỹ năng của thiết kế tổ chức có thể phá hỏng tổ chức.

Thiết kế tổ chức là cách thức ñể trả lời:

Tổ chức phù hợp với sứ mệnh;

Tổ chức phù hợp với thị trường;

Cách thức ra quyết ñịnh và giao tiếp;

Lựa chọn mô hình lãnh ñạo;

Quan hệ giữa các cấp quản lý

II Cơ sở lý luận của thiết kế tổ chức

1. Lý thuyết quản trị khoa học

2. Lý thuyết các mối quan hệ con người

3. Lý thuyết tổ chức thư lại

4. Lý thuyết quyền lực và mâu thuẫn

5. Lý thuyết công nghệ

6. Lý thuyết hệ thống

7. Lý thuyết thể chế

III Các quan ñiểm thiết kế TC

1. Quan ñiểm chung

2. Quan ñiểm riêng ñối với các cơ quan

HCNN

Quan ñ i ể m chung

- Quan ñ i ể m ñ i t ừ t ổ ng th ể ñế n chi ti ế t Pre1.ppt

- Quan ñ i ể m ñ i t ừ chi ti ế t t ớ i t ổ ng th ể Pre2.ppt

- Cách ti ế p c ậ n k ế t h ợ p c ả 2 quan ñ i ể m

trên Pre3.ppt

Quan ñ i ể m riêng ñố i v ớ i các c ơ quan HCNN

• Để nh ậ n bi ế t ñố i t ượ ng thi ế t k ế thu ộ c lo ạ i nào c ầ n xác

– T ổ ch ứ c ñ ó có quy ề n ñ ình ch ỉ , bãi b ỏ văn bả n c ủ a t ổ ch ứ c nào?

V ă n b ả n c ủ a t ổ ch ứ c ñ ó ban hành b ị cơ quan n ào ñ ình ch ỉ , bãi

b ỏ , h ủ y b ỏ ?

– T ổ ch ứ c ñ ó ñượ c ban hành v ă n b ả n quy ph ạ m pháp lu ậ t có tên

g ọ i nh ư th ế nào? Hi ệ u l ự c pháp lý, th ờ i gian, không gian , ñố i

t ượ ng thi hành?

– T ổ ch ứ c ñ ó mang bi ể u t ượ ng nhà nướ c nh ư th ế nào?

– Ngu ồ n kinh phí cho ho ạ t ñộ ng c ủ a t ổ ch ứ c ñ ó l ấ y t ừ ñâu ?

– T ổ ch ứ c ñ ó có pháp nhân công quy ề n hay không?

• T ổ ch ứ c hành chính nhà nướ c ñượ c thành l ậ p nh ằ m th ự c hiên ch ứ c n ă ng qu ả n lý hành chính nhà nướ c

• Ho ạ t ñộ ng qu ả n lý hành chính nhà nướ c mang tính th ườ ng xuyên, liên t ụ c, ổ n ñị nh.

• Các c ơ quan hành chính nhà nướ c t ạ o l ậ p m ộ t h ệ th ố ng

th ố ng nh ấ t t ừ trung ương tớ i c ơ s ở ;

• Th ẩ m quy ề n c ủ a các c ơ quan hành chính nhà nướ c ñượ c

gi ớ i h ạ n trong ph ạ m vi th ự c thi quy ề n hành pháp;

• Các c ơ quan hành chính nhà nướ c ñề u tr ự c thu ộ c tr ự c ti ế p

ho ặ c gián ti ế p các c ơ quan dân c ử

• Nhân s ự c ủ a c ơ quan hành chính nhà nướ c ch ị u tác ñộ ng

c ủ a nhi ề u y ế u t ố , ñặ c bi ệ t các y ế u t ố mang tính chính tr ị

• M ụ c tiêu c ủ a các t ổ ch ứ c hành chính nhà nướ c nói riêng và các t ổ ch ứ c nhà nướ c nói chung th ườ ng khó c ụ th ể ; khó ño

l ườ ng

IV Nguyên t ắ c thi ế t k ế t ổ ch ứ c

1 Phân công lao ñộ ng

2 Phân chia các b ộ ph ậ n, chuyên môn

hóa

3 Th ố ng nh ấ t ch ỉ huy

4 Quy ề n h ạ n trách nhi ệ m

5 Ph ạ m vi ki ể m soát

Phân công lao ñộ ng

• Ai làm gì (cụ thể, chi tiết) Điều này cũng có

nghĩa là mỗi người trong tổ chức biết: mình làm gì? Đồng nghiệp làm gì? Điều gì chúng ta cùng

phải làm?

• Đúng người ñúng việc Mỗi một người sẽ làm tốt

nhất một việc và do ñó cần lựa chọn ñúng ñiều này

• Đúng thời ñiểm tổ chức cần loại người ñó

• Đúng quyền hạn ñược làm

• Đủ nguồn lực ñể làm

ñ ó

• Nguyên t ắ c duy nh ấ t là m ỗ i ng ườ i ch ỉ

ngh ẹ l ệ nh ch ỉ huy t ừ m ộ t ng ườ i v ề m ộ t

vi ệ c c ụ th ể

Quy ề n h ạ n và trách nhi ệ m

• Đó là quyền của những người ở từng vị trí trong

tổ chức ñược quyền làm (ñưa ra các quy ñịnh)

và những người khác phải tuân thủ Trong khi

• Quy ề n h ạ n

– Quyền hạn chính là những gì một nhà quản lý

ở một vị trí nhất ñịnh trong tổ chức có quyền yêu cầu người khác phải làm và mong muốn

họ làm ñiều ñó

– Nếu không phân ñịnh rõ quyền hạn cho từng

vị trí quản lý, sẽ không ñảm bảo cho công

việc của họ và những cấp dưới của họ có thể

thực hiện;

– Quyền hạn luôn gắn với trách nhiệm

• T ươ ng tác, trao ñổ i c ủ a c ấ p d ướ i v ớ i nhau;

• Không gian ho ạ t ñộ ng c ủ a c ấ p d ướ i;

• Tính ph ứ c t ạ p c ủ a môi tr ườ ng làm vi ệ c;

• Nh ữ ng nhóm giám sát khác v ớ i c ấ p d ướ i;

• H ỗ tr ợ nhân s ự

Các nguyên t ắ c c c c ơ ơ b b ả n thi ế t k ế cơ cấ u

t ổ ch ứ c c c c ơ ơ quan h quan h ành chính nhà nướ c

Các nguyên t ắ c c c c ơ ơ b b ả n thi ế t k ế cơ cấ u

t ổ ch ứ c c c c ơ ơ quan h quan h ành chính nhà nướ c

 Thi ế t k ế t ổ ch ứ c là m ộ t quá trình ph ứ c t ạ p bao g ồ m vi ệ c xác c ñ ñ ị nh:

- Chi ế n l n l ư ược của tổ chức;

- Công ngh ệ ñượ c s ử d ụ ng trong t ổ ch ứ c;

- Quan h ệ gi ữ a các nhân viên theo tr ụ c d ọ c và ngang;

- T ầ m ki ể m soát so v ớ i kh ả năng quả n lý;

- C C ơ ơ ch chế thông tin: trên xuống, dd ưưới lên;

- C C ơ ơ ch ch ế ph ả n h ồ i;

- T ầ m c ỡ t ổ ch ứ c;

Nguyên tắc quan trọng khi thiết kế tổ chức nói chung và tổ chức hành chính nhà nước nói riêng là nguyên tắc "việc tìm người".

• Các ti ế n trình hay hành vi xã h ộ i hi ệ n

hành có c ầ n can thi ệ p không ?

• C ầ n ph ả i làm gì ñể can thi ệ p ?

• Ai/ch ủ th ể nào can thi ệ p là t ố t nh ấ t ?

• N ế u can thi ệ p thì ph ạ m vi, t ầ m c ỡ c ủ a

ch ủ th ể như thế nào ?

• C ầ n các ki ế n th ứ c, kinh nghi ệ m th ự c t ế

và k ỹ năng g ì ñể th ự c hi ệ n các công vi ệ c

ñ ó ?

C¬ cÊu tæ chøc (bao nhiÒu ®Çu mèi)

Mèi quan hÖ gi÷a c¸c c¬

quan chuyªn m«n cÊp d−íi

vµ cÊp trªn

h ưở ng c ủ a môi tr ườ ng.

2 Y ế u t ố th ứ hai là s ự thay ñổ i ngay b ả n thân ng ườ i làm

vi ệ c trong t ổ ch ứ c.

• H ọ mong mu ố n nhi ề u h ơ n v ề v ị th ế c ủ a h ọ

• H ọ không ch ỉ làm vi ệ c mà còn ñòi hỏ i ph ả i ñượ c th ừ a nh ậ n;

• H ọ mu ố n ñượ c chia s ẻ nhi ề u h ơ n các v ấ n ñề c ủ a t ổ ch ứ c;

• H ọ ñòi hỏ i có ti ế ng nói nhi ề u h ơ n;

• H ọ ñòi hỏ i các nhà qu ả n lý ph ả i thay ñổ i mô hình, phong cách

qu ả n lý.

5 T ươ ng lai phát tri ể n c ủ a t ổ ch ứ c ph ả i

ñượ c nhìn nh ậ n theo m ộ t tri ế t lý ñộ ng;

6 T ừ tư duy chiế n l ượ c là cái c ố ñị nh,

chuy ể n sang t ư duy chi ế n l ượ c mang tính

“th ự c nghi ệ m” hơn Ngày nay, chi ế n l ượ c

l ạ i là y ế u t ố d ễ b ị thay ñổ i nh ấ t trong t ổ

ch ứ c

• Chiến lược có thể dễ dàng thay ñổi trong

vòng 6 tháng Điều này ñòi hỏi các nhà quản

lý phải xem xét ñể thích nghi với sự thay ñổi

• Mô hình tổ chức phải hỗ trợ cho sự chấp

nhận thay ñổi

– Sự gia tăng mức ñộ hiểu và cam kết ñòi hỏi

sự tham gia của nhiều người;

– Nhà lãnh ñạo, quản lý không quan tâm ñến

khía cạnh dân chủ này của thiết kế tổ chức,

thực hiện công việc tổ chức sẽ kém hiệu

quả

8 Thiết kế tổ chức gắn liền với quá trình thiết kế

lại tổ chức Do sự thay ñổi nhanh của môi

trường nên cơ cấu tổ chức cũng như mối liên

kết giữa các bộ phận cũng thay ñổi

• Thi ế t k ế t ổ ch ứ c là công c ụ mang tính ñ òn b ẩ y ñể

liên k ế t t ổ ch ứ c v ớ i t ầ m nhìn chi ế n l ượ c và m ụ c tiêu.

• C ầ n xác ñị nh rõ m ụ c tiêu c ủ a thi ế t k ế t ổ ch ứ c Càng

rõ mong mu ố n, càng d ễ thi ế t k ế và l ự a ch ọ n

ph ươ ng án thi ế t k ế

• C ơ c ấ u t ổ ch ứ c và mô hình thi ế t k ế ph ả n ánh quan

h ệ quy ề n l ự c và ki ể m soát trong t ổ ch ứ c Khi ph ả i thay ñổ i và thi ế t k ế l ạ i, ñòi hỏ i c ũ ng ph ả i thay ñổ i phong cách lãnh ñạ o trong t ổ ch ứ c và ngượ c l ạ i.

VI Các hình th ứ c thi ế t k ế TC

1 Hình th ứ c thi ế t k ế m ớ i TC

2 Hình th ứ c thi ế t k ế hoàn thi ệ n TC

3 Thi ế t k ế h ợ p nh ấ t, sáp nh ậ p hai hay

nhi ề u t ổ ch ứ c thành m ộ t t ổ ch ứ c

4 Thi ế t k ế chia, tách t ổ ch ứ c

nh ữ ng hành vi mà h ọ yêu c ầ u t ừ ngườ i dân;

• Không hi ể u r ằ ng c ấ p d ướ i, khách hàng, ng ườ i dân ti ế n hóa theo th ờ i gian và không cho ngườ i dân th ờ i gian ñể

phát tri ể n thành các ph ươ ng pháp m ớ i ñ i ề u hành;

• Quên t ầ m nhìn c ủ a b ạ n có cho tương lai ;

• Thi ế t k ế l ạ i là b ị l ỗ i – các y ế u t ố ñang không ở trong s ự

liên k ế t;

• Nhóm thành viên ñượ c thay ñổ i ho ặ c xoay tr ướ c khi tr ở

hongtcns@yahoo.com