Bài giảng phân tích và thiết kế tổ chức chương VI ths phan anh hồng

hongtcns@yahoo.com Chương VI THIẾT KẾ HOÀN THIỆN TỔ CHỨC hongtcns@yahoo.com Chương VI Quan niệm thiết kế lại tổ chức Quy trình thiết kế lại tổ chức hongtcns@yahoo.com Quan niệm thiết kế lại tổ chức • Thiết kế lại tổ chức thực chất q trình làm thay đổi tổ chức • Thực chất vấn đề thiết kế lại tổ chức việc cấu lại tổ chức tất phương diện bao gồm việc thay ñổi cấu tổ chức hành cấu thích ứng hơn; thay đổi cách bố trí nhân sự; mối quan hệ hongtcns@yahoo.com Quan niệm thiết kế lại tổ chức • Tất hoạt động “lại” nhằm làm cho tổ chức hoạt động tốt hơn; thích ứng với thay đổi mơi trường bên bên ngồi tổ chức quan trọng đáp ứng địi hỏi khách hàng ñạt mục tiêu tổ chức hongtcns@yahoo.com Địi hỏi thiết kế lại tổ chức xem xét từ nhóm yếu tố • Khía cạnh tài – Sự địi hỏi kết cao hơn; – Địi hỏi phải cắt giảm chi phí khơng cắt giảm viên chức; • Khía cạnh chiến lược phát triển tổ chức – Sự tăng trưởng mong muốn; – Sự ñổi yếu tố; – Dịch vụ khách hàng thay ñổi; – Các hoạt ñộng sản xuất kinh doanh đời; – Những loại cơng nghệ áp dụng; – Địi hỏi nhanh hơn, nhiều hơn, rẻ => Địi hỏi phải thay đổi mơ hình tổ chức hongtcns@yahoo.com • Khía cạnh trị: Đó phân bổ lại quyền lực tổ chức quyền lực tổ chức môi trường hongtcns@yahoo.com Triết lý thiết kế lại tổ chức Địi hỏi lực Thay đổi mơi trường sản xuất, kinh doanh, hoạt ñộng cung cấp dịch vụ Chiến lược sản xuất kinh doanh, cung cấp dịch vụ (chiến lược phát triển tổ chức) Thiết kế lại tổ chức Những hạn chế mơ hình hongtcns@yahoo.com Các yếu tố tác ñộng ñến thay ñổi tổ chức ñòi hỏi thiết kế lại tổ chức • • • • • • • • • • • • • Chu kỳ sống tổ chức; Tồn cầu hóa; Thay đổi cơng nghệ xử lý thơng tin; Địi hỏi thay đổi quy trình tổ chức; Xu hướng xuất cấu tổ chức mới; Trách nhiệm; Chức năng; Cách thức tăng trưởng, phát triển; Mức độ biến động; Đào tạo phát triển; Tun ngơn nhiệm vụ, sứ mệnh; Sự thay ñổi; Ưu tiên; hongtcns@yahoo.com Dấu hiệu địi hỏi phải thiết kế lại tổ chức • Thiết kế lại tổ chức địi hỏi tất yếu: – Môi trường tổ chức vận động phát triển; – Một tổ chức thực ln tồn nhiều vấn ñề; – Về nguyên tắc tổ chức thiết kế ban đầu nhằm đáp ứng địi hỏi người sáng lập tổ chức Qua q trình hoạt động, tổ chức khơng ngừng vận động, phát triển – Các yếu tố bên ngày trở nên phức tạp hongtcns@yahoo.com Một số dấu hiệu cần ý • Năng suất kết có dấu hiệu suy giảm; • Dịng cơng việc khơng hiệu quả, có nhiều cơng đoạn khơng làm gia tăng giá trị; • Nhiều nỗ lực tiêu phí sức lực, thời gian khơng có thời gian, nguồn nhân lực cho hoạt động khác; • Chia việc thành nhóm lại thiếu liên kết, hướng ñến mục tiêu chung (các tổ chức thường không mang tính hệ thống, mạnh chạy) • Thiếu tập trung vào khách hàng Triết lý “khách hàng số 1; khách hàng thượng đế” ý 10 hongtcns@yahoo.com Một số dấu hiệu cần ý • Thiếu chế chịu trách nhiệm cho hoạt ñộng yếu phận (VD: chế chịu trách nhiệm khu vực công, lại thiếu sở để xử lý) • Nhiều khả mâu thuẫn xảy ra; • Thiếu quyền hạn thơng tin ñể giải vấn ñề phát sinh; • Bỏ qua hay đổ lỗi giải quyết; • Chậm trễ định; • Lãng phí thời gian (họp khơng có mục tiêu, kết quả) 11 hongtcns@yahoo.com Một số dấu hiệu cần ý • Tính hệ thống thiếu chặt chẽ; • Thiếu tin tưởng lẫn quản lý với nhân viên; • Mâu thuẫn phận; • Thời gian để đời dịch vụ mới, sản phẩm q lâu; • Vấn đề chất lượng (mức độ hài lịng khách hàng) • Khơng kết quả; 12 hongtcns@yahoo.com Một số dấu hiệu cần ý • Khơng đủ lực để đáp ứng địi hỏi khách hàng; • Đạo đức hạn chế; • Khơng ñủ khả ñiền ñầy mục tiêu; • Mục tiêu dừng lại nhà quản lý cấp cao, không lan truyền 13 hongtcns@yahoo.com Lợi ích việc thiết kế lại tổ chức • Nhân viên, cấp nhà lãnh đạo - quản lý hài lịng với mơ hình tổ chức sau thiết kế lại; • Khách hàng, bạn hàng, đối tác hài lịng hoạt động cung cấp dịch vụ tốt hơn; • Sử dụng tài chính, ngân sách hiệu hạn chế nhiều “lãng phí”; • Lợi cạnh tranh tơ chức với hoạt động cung cấp dịch vụ, hàng hóa hay quản lý tốt hơn; • khác 14 hongtcns@yahoo.com Một số mơ hình thiết kế lại tổ chức • Thiết kế lại tổ chức theo mơ hình thay đổi bước John P.Kotter • Thiết kế lại tổ chức theo quy trình 10 bước “The Center for Organizational Design” • Thiết kế lại tổ chức theo quy trình “leadership – and – motivation.com” • Thiết kế lại tổ chức theo quan ñiểm Kellysears Consulting Group • v.v 15 hongtcns@yahoo.com Thiết kế lại tổ chức theo mơ hình thay đổi bước John P.Kotter • Bước 1: tạo nên cấp thiết, mong muốn • Bước 2: Hình thành liên minh mạnh (nhóm dẫn đường) • Bước 3: Tạo tầm nhìn cho thay đổi (phát triển tầm nhìn chiến lược) • Bước 4: Phổ biến tầm nhìn • Bước 5: Trao quyền cho cấp dưới, nhân viên triển khai • Bước 6: Tạo thắng lợi ngắn hạn • Bước 7: Xây dựng thay đổi • Bước 8: Gắn kết tạo với văn hóa tổ chức 16 hongtcns@yahoo.com Thiết kế lại tổ chức theo quy trình 10 bước “The Center for Organizational Design” • Bước 1: bước khởi đầu Phải nhận ñược cam kết lãnh ñạo cấp, bao gồm lãnh ñạo cao tổ chức cho việc thiết kế lại; • Bước 2: xây dựng ngun tắc chung (định hướng) cho q trình thiết kế lại; • Bước 3: thành lập ban đạo hay nhóm thiết kế lại tổ chức; • Bước 4: xây dựng kế hoạch truyền thông tổ chức thiết kế lại tổ chức; • Bước 5: Đánh giá cụ thể tất vấn ñề tổ chức – áp dụng mơ hình SWOT; 17 hongtcns@yahoo.com Thiết kế lại tổ chức theo quy trình 10 bước “The Center for Organizational Design” • Bước 6: Xây dựng nội dung thiết kế lại; • Bước 7: Thiết lập kế hoạch chuyển ñổi từ trạng thái đến “cơ cấu tổ chức mới” • Bước 8: thực thiết kế lại; • Bước 9: bố trí lại nhân hợp lý theo mơ hình mới; • Bước 10: Đánh giá kết tiếp tục vịng đổi 18 hongtcns@yahoo.com Thiết kế lại tổ chức theo quy trình “leadership – and – motivation.com” Kết thực thi hoạt động Mơi trường bên ngồi Văn hóa Tầm nhìn Sứ mệnh Thiết kế hệ thống cơng việc Lựa chọn kỹ thuật Lựa chọn cấu Đổi Lựa chọn trách nhiệm Lựa chọn nhân 19 hongtcns@yahoo.com Thiết kế lại tổ chức theo quan ñiểm Kellysears Consulting Group • Bước 1: Xác định tiêu chí cho thiết kế tổ chức • Bước 2: Xác định mơ hình hoạt động cung cấp dịch vụ tổ chức (quy trình hoạt động) • Bước 3: Xác định ñánh giá phương án cấu tổ chức • Bước 4: Xây dựng kế hoạch thực cấu tổ chức lựa chọn • Bước 5: Triển khai thực 20 hongtcns@yahoo.com II Quy trình thiết kế lại tổ chức Xác ñịnh lại chức nhiệm vụ Xác định tình hình tăng, giảm số lượng người làm việc tổ chức mức độ hồn thành cơng việc từ phát nhân tố tích cực tiêu cực quản lý người tổ chức Xác định trình độ, kỹ người làm việc tổ chức so với yêu cầu cơng việc 21 hongtcns@yahoo.com II Quy trình thiết kế lại tổ chức Xác ñịnh lại phân chia quyền hạn trách nhiệm, phân loại mức ñộ thực quyền hạn trách nhiệm nguyên nhân Quy trình làm việc Mối quan hệ Xác ñịnh lại cấu tổ chức Xác ñịnh phương tiện điều kiện làm việc Bố trí lại nhân 10 Mơ hình lãnh đạo 22 hongtcns@yahoo.com 23 ...hongtcns@yahoo.com Chương VI Quan niệm thiết kế lại tổ chức Quy trình thiết kế lại tổ chức hongtcns@yahoo.com Quan niệm thiết kế lại tổ chức • Thiết kế lại tổ chức thực chất q trình làm thay đổi tổ chức •... hỏi phải thiết kế lại tổ chức • Thiết kế lại tổ chức địi hỏi tất yếu: – Môi trường tổ chức vận động phát triển; – Một tổ chức thực ln tồn nhiều vấn ñề; – Về nguyên tắc tổ chức thiết kế ban đầu... lại tổ chức; • Bước 4: xây dựng kế hoạch truyền thông tổ chức thiết kế lại tổ chức; • Bước 5: Đánh giá cụ thể tất vấn ñề tổ chức – áp dụng mơ hình SWOT; 17 hongtcns@yahoo.com Thiết kế lại tổ chức