ĐỀ CƯƠNG ÔN TẬP MÔN PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ TỔ CHỨC

Hướng cơ bản của sự điều chỉnh là Chính phủ, các bộ tập trung vào thực hiện chức năng quản lý nhà nước vĩ mô trong phạm vi cả nước đối với mọi lĩnh vực đời sống xã hội; dành nhiều thời g

ĐỀ CƯƠNG ÔN TẬP MÔN: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ TỔ CHỨC Câu 1: Có hàng loạt thuật ngữ liên quan đến việc thiết kế và phân tích tổ chức, anh (chị ) hãy nêu tên của 10 thuật ngữ đó.

Câu 2: Nêu vắn tắt 8 nội dung cụ thể cải cách tổ chức bộ máy hành chính nước ta trong giai đoạn 2001-2010 Theo anh (chị) nên bắt đầu với nội dung nào? Vì sao? Có thể lập lộ trình cải cách cho 8 nội dung trên?

Cải cách hành chính nhà nước là một bộ phận quan trọng trong đường lối đổi mới toàn diện của Ðảng và là một trong những giải pháp ưu tiên hàng đầu trong thực hiện chiến lược phát triển kinh tế - xã hội của Ðảng và Nhà nước ta Thực hiện Nghị quyết Ðại hội IX, tháng 9-2001, Chính phủ đã ban hành Chương trình tổng thể CCHC nhà nước giai đoạn 2001-2010 với hệ thống các giải pháp và bước

đi phù hợp thời kỳ chuyển sang nền kinh tế thị trường định hướng XHCN, xây dựng Nhà nước pháp quyền XHCN của dân, do dân, vì dân, yêu cầu của sự nghiệp CNH, HÐH đất nước Mục tiêu chung của Chương trình tổng thể CCHC nhà nước giai đoạn 2001-2010 là: Xây dựng một nền hành chính dân chủ, trong sạch, vững mạnh, chuyên nghiệp, hiện đại hóa, hoạt động có hiệu lực, hiệu quả theo nguyên tắc của Nhà nước pháp quyền XHCN dưới sự lãnh đạo của Ðảng; xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức có phẩm chất và năng lực đáp ứng yêu cầu của công cuộc xây dựng, phát triển đất nước

Trong đó, cải cách về tổ chức bộ máy hành chính nhà nước là một trong 4 nội dung quan trọng của Chương trình cải cách hành chính với 8 vấn đề cụ thể sau:

Thứ nhất, điều chỉnh chức năng, nhiệm vụ của Chính phủ, các Bộ, cơ quan

thuộc Chính phủ và chính quyền địa phương các cấp

Các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước, từ Chính phủ, các bộ, UBND các cấp được điều chỉnh về chức năng phù hợp việc chuyển sang cơ chế kinh tế thị trường định hướng XHCN Hướng cơ bản của sự điều chỉnh là Chính phủ, các bộ tập trung vào thực hiện chức năng quản lý nhà nước vĩ mô trong phạm

vi cả nước đối với mọi lĩnh vực đời sống xã hội; dành nhiều thời gian, nguồn lực vào việc xây dựng chiến lược, quy hoạch, kế hoạch; xây dựng và ban hành cơ chế chính sách; thanh tra, kiểm tra việc tổ chức thực hiện Ngày càng phân định rõ hơn chức năng của Chính phủ, các bộ, ngành T.Ư và của UBND mỗi cấp trên địa bàn

Thứ hai, từng bước điều chỉnh những công việc mà Chính phủ, các Bộ, cơ

quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và chính quyền địa phương đảm nhiệm

để khắc phục dần sự chồng chéo chức năng, nhiệm vụ giữa các cơ quan cùng cấp theo nguyên tắc mỗi việc chỉ do một cơ quan phụ trách; làm rõ trách nhiệm của tổ chức và cá nhân người đứng đầu Trên cơ sở đó có chuyển đổi cách thức thực hiện chức năng quản lý nhà nước và điều chỉnh lại phạm vi, đối tượng quản lý giữa các

cơ quan hành chính nhà nước từ T.Ư đến địa phương Có nhiều tích cực trong việc chỉ đạo thực hiện tách quản lý hành chính nhà nước với quản lý sản xuất kinh doanh và quản lý hoạt động sự nghiệp dịch vụ công Qua đó, điều chỉnh lại chức năng của các cơ quan hành chính nhà nước với việc thực hiện cải cách doanh nghiệp và chuyển các tổ chức sự nghiệp dịch vụ công sang áp dụng cơ chế tự chủ,

tự chịu trách nhiệm, có hiệu quả cao

Thứ ba, cùng với điều chỉnh chức năng, đã từng bước thực hiện phân cấp

quản lý hành chính giữa T.Ư và địa phương, quy định rõ thẩm quyền cho từng cấp

Đến 2005, về cơ bản đã ban hành xong và áp dụng các quy định mới về phân cấp Trung ương, địa phương, các cấp chính quyền địa phương Gắn phân cấp với tài chính , tổ chức, cán bộ

Thứ tư, trên cơ sở định rõ chức năng để sắp xếp, điều chỉnh, thay đổi cơ cấu

tổ chức bộ máy của Chính phủ theo hướng hợp lý hơn trên nguyên tắc tổ chức bộ quản lý đa ngành, đa lĩnh vực trong phạm vi cả nước, nhưng có bước đi phù hợp năng lực, trình độ lãnh đạo, quản lý của cán bộ, công chức và phương tiện, điều kiện quản lý; đã bảo đảm yêu cầu thực hiện cải cách cơ cấu tổ chức bộ máy vừa có

sự thay đổi và tinh gọn đầu mối, vừa tránh xáo trộn không cần thiết để có kế thừa,

ổn định, phát triển và sự phù hợp khách quan tình hình thực tế Các cơ quan thuộc Chính phủ từ 25 cơ quan (năm 1994) nay còn 13 cơ quan (năm 2005), giảm 12 cơ quan

Thứ năm, tất cả các bộ được tổ chức lại theo mô hình quản lý đa ngành, đa

lĩnh vực trong những năm CCHC vừa qua đều phát huy được vai trò, tác dụng tích cực; thực hiện được các chức năng, nhiệm vụ quản lý nhà nước đối với các ngành, lĩnh vực được giao trong phạm vi cả nước, bao quát được các thành phần kinh tế hoạt động trong ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của bộ

Thứ sáu, cải cách tổ chức bộ máy chính quyền địa phương Trong kiện toàn

tổ chức của UBND các cấp, đã giảm bớt đáng kể số lượng đầu mối các cơ quan chuyên môn cấp tỉnh và cấp huyện so với trước thời kỳ thực hiện CCHC Ở cấp tỉnh, các sở và tương đương đã thu gọn từ gần 30 đầu mối xuống còn 20 - 22 đầu mối; cấp huyện từ 16 - 17 đầu mối giảm xuống còn 10 - 12 đầu mối Về cơ bản đã định hình được số cơ quan chuyên môn thuộc cơ cấu tổ chức "cứng" và một số cơ quan thuộc cơ cấu tổ chức "mềm" theo tiêu chí đặc thù của từng địa phương

Thứ bảy, cải tiến phương thức quản lý, lề lối làm việc của cơ quan hành

chính các cấp Ví dụ: việc cải tiến phương thức hoạt động của Chính phủ đã theo hướng thống nhất quản lý vĩ mô trong việc thực hiện các nhiệm vụ chính trị, kinh

tế, văn hóa, xã hội, quốc phòng, an ninh và đối ngoại trong cả nước bằng hệ thống pháp luật, chính sách, quy hoạch, kế hoạch và các công cụ quản lý vĩ mô khác một cách đồng bộ, đã đem lại kết quả, hiệu quả hơn trong điều kiện có nhiều diễn biến phức tạp, khó khăn, trở ngại mới phát sinh trong nước và quốc tế

Thứ tám, ……….

Cõu 3: Trỡnh bày khỏi quỏt cỏc đối tượng và căn cứ thiết kế tổ chức

*Đối tợng thiết kế tổ chức:

-Phạm vi thiết kế: toàn bộ cơ quan hành chính nhà nớc thực hiện quyền hành pháp Bao gồm: Chính phủ, các cơ quan bộ, ngang bộ, cơ quan thuộc chính phủ, các cơ quan thuộc chính quyền địa phơng

Để nhận biết đối tợng thiết kế thuộc loại cơ quan nào cần xác định địa vị pháp lý của nó: Cơ quan thuộc cấp nào-trung ơng hay địa phơng; chức năng cơ quan đó-lập pháp, hành pháp, t pháp; cơ quan đợc thành lập nh thế ? phải báo cáo, chịu trách nhiệm trớc cơ quan nào?; cơ quan đó có quyền đình chỉ, bãi bỏ văn bản của cơ quan nào? văn bản của cơ quan đó ban hành bị cơ quan nào đình chỉ, bãi bỏ, hủy bỏ?p; cơ quan mang biểu tợng nhà nớc nh thế nào?; nguồn kinh phí cho hoạt

động của cơ quan?; cơ quan có pháp nhân công quyền hay không?

Việc xác định địa vị pháp lý của cơ quan hành chính nhà nớc là xác định vị trí trong hệ thống bộ máy nhà nớc thống nhất dựa trên cơ sở quy định của pháp luật cũng nh mối quan hệ của nó với các tổ chức, cơ quan khác và với công dân

Cơ quan hành chính nhà nớc có đặc điểm: đợc thành lập nhằm thực hiện chức năng quản lý nhà nớc; hoạt động của nó mang tính ổn định, thờng xuyên, liên tục, hàng ngày, tơng đối ổn định; các cơ quan này tạo lập một hệ thống thống nhất

từ trung ơng đến cơ sơ, chịu sự chỉ đạo, điều hành của cơ quan hành chính nhà nớc cao nhất; thẩm quyền của các cơ quan này đợc giới hạn trong phạm vi hoạt động chấp hành và điều hành; các cơ quan hành chính nhà nớc đều trực thuộc một cơ quan quyền lực nhà nớc nhất định

Tiêu chí phân loại cơ quan hành chính nhà nớc: căn cứ pháp lý thành lập cơ quan; căn cứ vào trình tự thành lập cơ quanp; căn cứ vào vị trí trong hệ thống hành chính; căn cứ theo tính chất, thẩm quyền; căn cứ vào hình thức tổ chức và chế độ giải quyết công việc

-Nội dung tổng quát thiết kế: Xác định mục tiêu tổ chức; thẩm quyền tổ chức; cơ cấu tổ chức; định biên tổ chức; mối quan hệ lề lối làm việc của tổ chức; hình thành bản sắc, tâm lý, văn hóa tổ chức

*Căn cứ thiết kế tổ chức:

-Căn cứ vào văn bản pháp lý: Hiến pháp nớc CH XHCNVN năm 1992 sửa đổi; luật

tổ chức chính phủ nớc CH XHCNVN năm 1992; Luật tổ chức HĐND và UBND sửa đổi năm 1994; NĐ số 15-CP ngày 2/3/1993 của chính phủ về nhiệm vụ quyền hạn và trách nhiệm quản lý nhà nớc của bộ, cơ quan ngang bộ; các NĐ của chính phủ quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc chính phủ; pháp lệnh về nhiệm, quyền hạn cụ thể của HĐND và UBND mỗi cấp, ngày 25/6/1996; NĐ số 174-CP ngày 29/9/1994 về quy

định cơ cấu thành viên UBND và số phó chủ tịch UBND các cấp; NĐ số 13-CP ngày 1/12/1992, quyết định số 162-TTg ngày 12/12/1992, chỉ thị số 218-TTg ngày 7/4/1997, quyết định số 280-TTg ngày 29/4/1997, Nghị quyết số 05-CP ngày 10/1/1996 về ban hành và thực hiện quy chế làm việc chính phủ và UBND các cấp -Căn cứ vào định hớng đối với tổ chức các cơ quan hành chính nhà nớc:

+Thừa kế và phát huy thành tựu 10 năm đổi mới tổ chức các cơ quan hành chính nhà nớc (1986-1995): thu gọn các bộ ngành từ 28 bộ, cơ quan ngang bộ do quốc hội khóa VIII thông qua xuống còn 22 bộ, cơ quan ngang bộ do quốc hội khóa IX thông qua Giảm số lợng thủ tớng và phó thủ tớng xuống từ 8-9 ngời còn 4 ngời Chuyển từ bộ quản lý chuyên ngành sang bộ quản lý đa ngành, đa lĩnh vực

Nguyên nhân sự đổi mới đó là do CP đã tập trung vào việc thể chế hóa hành chính và việc thực hiện các quyền tự do và dân chủ của công dân

Thể chế hành chính đợc dựa trên một nền tảng mới: chuyển từ thể chế hành chính tập trung quan liêu bao cấp sang thể chế quản lý nhà nớc phù hợp với kinh tế thị trờng định hớng XHCN; đạt đợc những tựu trong việc xây dựng và thực hiện thể chế dân chủ, quản lý xã hội bằng pháp luật và tham gia hội nhập quốc tế; tháo gỡ những cấm đoán, ràng buộc không phù hợp của cơ chế cũ, bớc đầu giải phóng các nguồn lực tiềm năng ở trong nớc và từ bên ngoài, khơi dậy động lực thúc đẩy sự

phát triển, góp phần rất quan trọng vào những thành tựu về kinh tế-xã hội; Điều chỉnh tổ chức giảm mạnh đầu mối hành chính qua hợp nhất bộ và sở quản lý chuyên ngành thành một số bộ và sở quản lý chuyên ngành rộng; điều chỉnh cơ cấu

tổ chức bên trong của một số bộ chức năng

Hình thành và phát triển những cơ quan hành chính nhà nớc mới mà trớc đây cha có.Mà đáng lu ý là việc thành lập cơ quan kiểm toán nhà nớc

Điều chỉnh địa giới hành chính một số tỉnh Hình thành thêm một số tỉnh, thành phố mới thuộc Trung ơng

+Định hớng đổi mới tổ chức cơ quan hành chính nhà nớc trong những năm tiếp theo:

Thiết kế bộ máy các cơ quan hành chính nhà nớc góp phần khắc phục những yếu kém của bộ máy nhà nớc

Thiết kế bộ máy các cơ quan hành chính nhà nớc góp phần thực hiện công cuộc cải cách hành chính nhà nớc

+Căn cứ vào các thành tựu mới của khoa học tổ chức và khoa học hành chính:

Khoa học tổ chức, khoa học hành chính là những khoa học ứng dụng liên ngành đợc hình thành ở thế kỷ 18 và phát triển mạnh mẽ ở thế kỷ 20

Cùng với nhiều công trình nghiên cứu về khoa học tổ chức, khoa học hành chính, khoa học quản lý tổ chức công cho phép chúng ta có thể tách biệt đến một mức độ nào đó lý thuyết tổ chức, lý thuyết hành chính để hình thành một lĩnh vực chuyên sâu của khoa học quản lý tổ chức công nh: (1)triết lý, tuyên ngôn, mục tiêu

tổ chức; (2)chiến lợc, chiến thuật tổ chức; (3)chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức; (4)nguyên tắc tổ chức; (5)danh mục hóa của các công việc, các hoạt động tổ chức; (6)tập quyền, phân quyền, ủy quyền, phân chia các bộ phận theo hớng chuyên môn hóa, hiệp tác hóa trong tổ chức; (7)kỹ năng, công nghệ tổ chức; (8)cơ cấu tổ chức hình thức và không hình thức; (9)các loại hình tổ chức; (10)hạn định hợp lý số lợng các bộ phận trong cơ cấu tổ chức; (11)sắp xếp, định biên nguồn nhân lực tổ chức; (12)động cơ các thành viên của tổ chức; (13)động lực các nhóm của tổ chức; (14)môi trờng vi mô, vĩ mô của nhà nớc; (15)sự ổn định và đổi mới tổ chức; (16)quản lý sự thay đổi tổ chức; (17)chính trị tổ chức xử lý xung đột trong tổ chức; (18)văn hóa tổ chức; (19)kiểm tra, kiểm soát tổ chức; (20)năng suất, hiệu lực, hiệu quả tổ chức

Những luận đề mới vể lý thuyết tổ chức có vai trò lớn trong quá trình thay

đổi t duy, thái độ, tiếp thu kiến thức và kỹ năng tổ chức không chỉ cho những ngời

đứng đầu tổ chức mà cả đối với các thành viên trong tổ chức

Kinh nghiệm lãnh đạo quản lý của Lênin đã rút ra: lĩnh vực trọng yếu nhất

và khó khăn nhất của cách mạng XHCN là nhiệm vụ tổ chức Nhà lãnh đạo, quản

lý, các chuyên gia khi thiết kế tổ chức các cơ quan hành chính nhà nớc chắc chắn phải nghiên cứu, vận dụng phù hợp với hoàn cảnh thực tiễn những thành tựu mới của khoa học tổ chức

Cõu 4: Định nghĩa cơ cấu tổ chức và những nhõn tố chủ yếu tỏc động đến cơ cấu tổ chức

Cú nhiều cỏch tiếp cận khỏc nhau về khỏi niệm tổ chức Cú hai khỏi niệm được nhiều người, nhiều trường phỏi khoa học tỏn thành:

 Tổ chức là sự liờn kết con người, cựng nhau thực hiện mục tiờu nào đú dựa trờn nguyờn tắc nhất định

 Tổ chức là một cấu trỳc xó hội được hỡnh thành nhằm điều phối một cỏch

cú ý thức, cú phạm vi, lĩnh vực và cú chức năng hoạt động rừ ràng nhằm đạt được một hay nhiều mục tiờu đề ra

Có nhiều định nghĩa khác nhau về cơ cấu tổ chức (còn gọi là cấu trúc tổ chức) Có các định nghĩa sau đây:

ĐN 1: Cơ cấu tổ chức là các bộ phận cấu thành của tổ chức Thông qua cơ

cấu đó, phản ánh chức năng, nhiệm vụ, trách nhiệm và thẩm quyền của tổ chức

ĐN 2: Cơ cấu tổ chức là sự phản ánh các hình thức sắp xếp các bộ phận,

các cá nhân trong một tổ chức nhất định Thông qua đó, mỗi bộ phận, mỗi các nhân biết làm việc gì, ai là người lãnh đạo, quản lý, điều hành, chỉ huy trực tiếp, cần báo cáo xin ý kiến, chỉ thị của ai

ĐN 3: Cơ cấu tổ chức là việc tập hợp tất cả những việc cần làm trong một tổ

chức và sự phân chia chúng thành các công việc cụ thể theo từng nhóm nhất định

Như vậy, cho dù định nghĩa như thế nào về cơ cấu tổ chức thì khi đề cập đến

cơ cấu tổ chức luôn luôn bao gồm 5 vấn đề có liên quan sau:

Thứ nhất, đặt tên là chức danh cho các bộ phận, phòng ban, vị trí công việc Thứ hai, Qui định về ngân sách chi tiêu, tức là nói đến vai trò, trách nhiệm,

quyền hạn về tài chính của các vị trí trong tổ chức

Thứ ba, cụ thể hoá các công việc bằng các bản mô tả và phân tích công việc Thứ tư, đặt chức danh cho các vị trí công việc riêng biệt

Thứ năm, mô tả chi tiết các mối quan hệ qua lại giữa từng bộ phận và từng

chức danh, đảm bảo tổ chức vận hành thông suốt

Từ các định nghĩa trên, cho chúng ta nhận biết những nhân tố tác động trực tiếp và gián tiếp đến cơ cấu tổ chức

- Mục tiêu tổ chức: bao gồm mục tiêu ngắn hạn, dài hạn, trước mắt, lâu

dài, mục tiêu định tính, mục tiêu định lượng Tùy theo từng giai đoạn phát triển của tổ chức, mục tiêu của tổ chức sẽ có những nội dung cũng như tính chất phức tạp khác nhau Cũng chính vì thế, nếu chiến lược phát triển của tổ chức thay đổi điều đòi hỏi cần thay đổi hay điều chỉnh là cơ cấu tổ chức nhằm thích ứng và hỗ trợ cho sự thay đổi của tổ chức Tuy nhiên việc xác định cơ cấu của một tổ chức không chỉ dựa vào chiến lược hay mục tiêu mà còn phải xem xét đến hoàn cảnh và các yếu tố khách quan và chủ quan khác

- Tính chất phức tạp của chức năng: nhiệm vụ, thẩm quyền, trách nhiệm.

Trên góc độ này, con người là nhân tố quan trọng nhất, cũng là điểm ưu tiên hàng đầu khi tái cơ cấu tổ chức

- Quy mô tổ chức: Rõ ràng, quy mô tổ chức càng lớn càng cần nhiều công

chức (Dân số, diện tích), đồng thời cũng đòi hỏi về vốn, tài chính Quy mô của một

tổ chức là một biến số rất phức tạp với các yếu tổ cấu thành như số lượng nhân viên, số lượng các cấp, các bộ phận, cơ sở vật chất, trang thiết bị… Nhiều nghiên cứu cho thấy các tổ chức càng lớn càng có xu hướng có cơ cấu phức tạp hơn những

tổ chức nhỏ với số lượng các cấp, các bộ phận và công việc nhiều hơn Nhưng cũng có quan điểm cho rằng quy mô của một một tổ chức giảm đi một điểm thì tính phức tạp lại tăng ở một mức độ nào đó Có nghiên cứu cho thấy những tổ chức càng lớn thì chi phí về hành chính lại giảm đi Nhưng nghiên cứu chỉ dừng lại ở một góc độ nào đó và chỉ đúng với một số tổ chức nhất định Trên thực tế cho thấy khi quy mô của tổ chức tăng thường kéo theo sự phân công lao động tăng và kết quả là tăng cường tính phức tạp của tổ chức cả về chiều dọc và chiều ngang

- Trình độ trang thiết bị kỹ thuật và hệ thống thông tin và việc áp dụng

công nghệ thông tin hiện đại

- Quyền và sự kiểm soát quyền lực:

Những nhân tố cụ thể chi phối cơ cấu tổ chức có thể mô tả theo sơ đồ sau: Mức độ chuyên môn

hoá công việc

Chia các nhiệm vụ thành những đầu việc riêng rẽ

Tổ chức các bộ phận

chức năng

Nhóm các công việc gần nhau,

có quan hệ với nhau

Hệ thống điều khiển,

Tầm hạn kiểm soát

Số người, số bộ phận mà nhà quản lý kiểm soát

có hiệu quả

Hình thức, Nghi thức

việc

Điều lệ, quy tắc, quy chế, nội quy

Cân nhắc sự tập

trung và phân quyền

Mức độ phân bổ quyền lực trong tổ chức

Câu 5: Vẽ sơ đồ các loại hình cơ cấu tổ chức (5 sơ đồ) Trình bày đặc trưng,

ưu điểm, nhược điểm và điều kiện áp dụng 1 loại hình cơ cấu tổ chức nào đó.

 Sơ đồ 1: Sơ đồ tổ chức trực tuyến

- Đặc trưng: Là loại hình cơ cấu tổ chức đơn giản nhất, tồn tại lâu dài

nhất Trong mô hình chỉ rõ cấp trên và cấp dưới trực tiếp Toàn bộ các hoạt động được điều hành theo tuyến thẳng đứng (chiều dọc) Tất cả các cá nhân ở một cấp nhất định là độc lập với những cá nhân khác cùng cấp Người thực thi chịu trách nhiệm trước người điều hành trực tiếp Mỗi nhà điều hành thực hiện quyền lực trực tuyến đối với những cá nhân thực thi thuộc cấp

- Ưu điểm:

+ Đơn giản, rõ ràng về quyền lực, trách nhiệm và hành vi

+ Tạo điều kiện thuận lợi việc ra quyết định trong phạm vi tổ chức

+ Dễ kiểm soát các cá nhân do rõ ràng về chuỗi mệnh lệnh

+ Giải quyết nhanh các mâu thuẫn nội bộ

- Nhược điểm:

+ Ngăn cách và thiếu sự phối hợp giữa các bộ phận, muốn phối hợp phải

đi đường vòng theo trật tự của tuyến

+ Dễ có nguy cơ tập trung hoá quyền lực, độc đoán, quan liêu

+ Thủ trưởng cơ quan phải có năng lực đa dạng, khó thực hiện chuyên môn hoá

- Điều kiện áp dụng: Tổ chức trực tuyến là loại hình cơ cấu tổ chức lý

tưởng với tổ chức quy mô nhỏ, hoạt động ổn định, môi trường kinh tế-xã hội ít biến động Nguồn tài chính không đủ sức chi trả cho bộ phận tham mưu

 Sơ đồ 2: Loại hình cơ cấu tổ chức trực tuyến-tham mưu

THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN

Người điều hành

trực tuyến Người điều hànhtrực tuyến Người điều hànhtrực tuyến

Người thực thi công vụ

THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN

Người điều hành

trực tuyến

Người điều hành trực tuyến

Người điều hành trực tuyến

Người thực thi công vụ

Người điều hành trực tuyến

Người thực thi công vụ

- Đặc trưng: Quyền quyết định vẫn thuộc về người lãnh đạo Xét về bản

chất mô hình này hoàn toàn không thay đổi so với mô hình 1 do đó nó có các đặc trưng của mô hình 1 Nhưng có điểm khác biệt, mô hình này có thêm một bộ phận tham mưu giúp việc cho Thủ trưởng có quan

Bản thân bộ phận tham mưu không có quyền quyết định hay đề xướng

Bộ phận tham mưu có chức năng nghiên cứu các luận cứ để giúp người lãnh đạo

có thể ra các quyết định đúng đắn hơn nhằm đặt được các mục tiêu do tổ chức đặt

ra được tốt nhất Tham mưu còn tạo ra sự đóng góp gián tiếp vào việc thực hiện mục tiêu chung của tổ chức

Ví trí tham mưu được thành lập hoàn toàn không tách người điều hành trực tuyến ra khỏi tổ chức mà đòi hỏi người điều hành trực tuyến có sự liên kết, hợp tác với người điều hành tham mưu Người điều hành tham mưu trong phạm vi bộ phận của mình cũng thực hiện quyền lực tuyệt đối với các nhân viên thuộc cấp Chức năng của người tham mưu và người điều hành trực tuyến được phân biệt rõ ràng:

Người điều hành tham mưu: là bộ phận tư duy, suy nghĩ, đưa ra các giải

pháp cho lãnh đạo cơ quan Ngoài ra, người điều hành tham mưu cũng có thể không lựa chọn quyền ra lệnh mà chọn chức năng tư vấn, thông tin, khuyến nghị đối với nhân viên thuộc cấp Do đó, người giữ chức năng tham mưu cần phải có phương pháp để hội nhập vào các cá nhân của tổ chức, tạo ra các mối quan hệ hiệu quả đối với các cá nhân điều hành trực tuyến

Người điều hành trực tuyến:đây là người thực hiện hành động Ở một

góc độ hẹp nào đó, người điều hành trực tuyến cũng thực hiện chức năng tham mưu khi quan hệ với các bộ phận khác trong tổ chức

- Ưu điểm:

+Duy trì tuyến quyền lực, trách nhiệm

+ Cung cấp cho những người điều hành trực tuyến sự hỗ trợ của những người điều hành tham mưu về kiến thức, năng lực chuyên môn trên những lĩnh vực chức năng

+ Giải thoát cho người điều hành trực tuyến khỏi việc thực hiện các chức năng không quan hệ trực tiếp đến nhiệm vụ hiện tại

+ Tạo điều kiện thuận lợi cho việc tuyển dụng, đào tạo cán bộ, công chức cho tổ chức

- Nhược điểm:

+ Tạo nên một nguồn mâu thuẫn giữa người điều hành trực tuyến và tha mưu Sự tồn tạo của người điều hành tham mưu đã có không ít trường hợp gây ra nhiều vấn đề phức tạp trong tổ chức, là một mối đe doạ vị trí người điều hành trực tuyến

+ Sự ép buộc từ phía người điều hành tham mưu chứng minh tầm quan trọng về sự tư vấn của mình đối với những người điều hành trực tuyến, đối với tổ chức nhằm khẳng định thành tích chuyên môn, nhất là trong các lĩnh vực mà nhà điều hành trực tuyến còn bị hạn chế như: lĩnh vực dự toán ngân sách, quản lý nhân

sự, dự báo các xu hướng…

+ Tạo ra sự mẫu thuẫn quyền lực trong tổ chức, nếu quyền lực tham mưu không được xác định cẩn thận, tỷ mỷ

- Điều kiện áp dụng: với các tổ chức có quy mô lớn và phức tạp Trong tổ

chức đó điều hành trực tuyến hay tham mưu đều phụ thuộc vào quyền lực và chức

năng của tổ chức Theo lý thuyết, người quản lý trực tuyến là quyền yêu cầu thực hiện các mệnh lệnh và người điều hành tham mưu có quyền đề xuất các kiến nghị Như vậy, người điều hành tham mưu phục vụ người trực tuyến nhưng điều đó trên thực tế trong quá trình điều hành lại rất phức tạp Vì vậy, người thủ trưởng cơ quan có trách nhiệm và quyền phối hợp để kết hợp tốt hai bộ phận này để mục tiêu của tổ chức đạt được là lớn nhất

 Sơ đồ 3:Loại hình cơ cấu tổ chức chức năng

- Đặc trưng:

+ Là mô hình tổ chức áp dụng triệt để nguyên tắc phân công lao động theo chuyên môn hoá nên người quản lý có trình độ chuyên môn và nghiệp vụ rất cao

+ Là mô hình thích hợp cho một phân xưởng, một bộ phận sản xuất, cơ quan hành chính

- Ưu điểm:

+ Phân chia nhiệm vụ rõ ràng, cho phép mức độ chuyên môn hoá cao + Các nhân trong một bộ phận chuyên môn hoá sẽ gặp thuận lợi trong việc bồi dưỡng, đào tạo, giáo dục cũng như tiếp thu, thừa kế kinh nghiệm của các

cá nhân khác

+ Tạo ra được sự kiểm tra, giám sát chặt chẽ đối với công chức dưới quyền về sự thành thạo chức danh đảm trách tốt hơn so với thực hiện các chức năng ít giống nhau

- Nhược điểm

+ Cá nhân phải chịu nhiều sự quản lý của nhiều nhà quản lý chức năng Mỗi cá nhân có trên một người điều hành theo hệ thống điều hành dọc và hệ thống chuyên môn cấp quản lý cao hơn

+ Quyền lực và trách nhiệm nhiều lúc còn chồng chéo, dễ xảy ra nguy cơ chuyển trách nhiệm cho người khác

+ Khuynh hướng phát triển quá chuyên môn hóa và tạo cách nhìn quá hẹp đối với cán bộ chủ chốt

+ Hạn chế sự phát triển của người quản lý chung

+ Các hoạt động của những lĩnh vực chức năng khác nhau rất khó phối hợp, đặc biệt khi những điều kiện bên ngoài thay đổi đòi hỏi phải có sự hợp lực đồng bộ

THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN

Người điều hành chức năng

Người điều hành Chức năng

Người thực thi công vụ