Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán 2: Chương 2 ThS. Vũ Quốc Thông

2/26/2014 Lập nhóm… Tìm hiểu thông tin PMKT Tình kinh doanh Phần I • Doanh nghiệp kinh doanh xe đạp điện POLYGONBIKE • Phần mềm Invoice.Click 2/26/2014 Tìm hiểu thông tin PMKT Phần II • Giới thiệu chung: khái quát, xuất xứ PMKT • So sánh tính phân hệ PMKT tổ chức thƣơng mại • Đánh giá quy mô, ứng dụng ví dụ triển khai Việt Nam Mô tả công việc Theo DanhSachPMKT_NghienCuu_V1.3DB.xls GV phân công cho nhóm SV Lịch trình làm việc nhóm - Buổi 08 >> Tất nhóm nộp cho GV (qua email in) - Buổi 09 >> Một số nhóm đƣợc GV định thuyết trình (mỗi nhóm trình bày ~ 10 phút) 2/26/2014 TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ TP.HCM KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN Hệ Thống Thông Tin Kế Toán CHƢƠNG 02 TÀI LIỆU HÓA HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN GV ThS Vũ Quốc Thông Mục tiêu nội dung • Giải thích tầm quan trọng tài liệu hóa hệ thống • Ứng dụng công cụ mô tả HTTTKT (AIS) • Tầm quan trọng tài liệu hóa thống • Các công cụ mô tả HTTTKT (AIS) 2/26/2014 Documenting AIS… Dẫn nhập … • Đối với hệ thống thông tin doanh nghiệp, bạn có quan tâm đến mô hình hoạt động kế toán bán hàng? • Dòng liệu luân chuyển phận (thực thể) tham gia hệ thống mua hàng? 2/26/2014 Tình cụ thể doanh nghiệp… 10 2/26/2014 PHIẾU BÁN HÀNG Họ & tên KH Địa KH Mặt hàng đặt mua (Mã hàng, số lượng, đơn giá) Họ bên nhân viên bán hàng 11 Hóa Đơn Giá Trị Gia Tăng Về mặt kế toán DN Nguyễn Kim: ghi nhận ? 12 2/26/2014 Về mặt kế toán, DN Nguyễn Kim: ghi nhận ? 13 Tầm quan trọng tài liệu hóa hệ thống • Tài liệu hóa phần quan trọng HTTTKT • Ngƣời kế toán sử dụng loại sơ đồ khác để theo dõi dòng liệu xuyên suốt hệ thống • Có nhiều phần mềm chuyên dụng hỗ trợ cho việc tài liệu hóa hệ thống Microsoft Word Microsoft Visio 14 2/26/2014 15 Công dụng tài liệu hóa hệ thống Vẽ hình hệ thống AIS để… • Mô tả tổng quan AIS • Đào tạo ngƣời sử dụng • Cải tiến thiết kế hệ thống • Kiểm soát trì hệ thống • Chuẩn hóa giao tiếp nói hệ thống • Kiểm toán AIS •… 16 2/26/2014 Tầm quan trọng tài liệu hóa hệ thống • Tùy theo công việc cụ thể, kiến thức tài liệu hóa hệ thống hỗ trợ mức độ khác nhau: • Đọc hiểu đƣợc tài liệu mô tả cách thức hoạt động HTTTKT • Đánh giá đƣợc trình kiểm soát thông tin hệ thống hành thông qua tài liệu mô tả • Phát triển đƣợc tài liệu, bạn thành viên đội phát triển hệ thống 17 Một số công cụ tài liệu hóa H/T • Sơ đồ dòng liệu (DFD) • Lƣu đồ tài liệu hệ thống (DFC) • Sơ đồ mô hình hóa hoạt động kế toán 18 2/26/2014 Sơ đồ dòng liệu Data Flow Diagram (DFD) 19 Sơ đồ dòng liệu - DFD Khái niệm Sơ đồ dòng liệu (DFD) hệ thống thông tin mô tả hình ảnh: • Các thành phần (thực thể) tham gia vào hệ thống • Dòng lƣu chuyển liệu thành phần • Điểm khởi đầu, điểm đến • Nơi lƣu trữ liệu (Romney M and SteinBart P AIS book 12th edn.) 20 10 2/26/2014 Bài tập thảo luận Danh sách Khách hàng Danh mục kho Ngân hàng Yêu cầu mua hàng 1.0 Lập đơn đặt hàng cho khách hàng Danh sách Đơn đặt hàng Copy đơn đặt hàng 2.0 Tiến hành giao hàng Thông báo nhận tiền (giấy báo Có) DFD luận lý cấp Công nợ khách hàng Copy phiếu Giao hàng Hàng hóa Khách hàng Hóa đơn bán hàng 3.0 Xuất hóa đơn bán hàng Tiền chuyển vào ngân hàng Copy hóa đơn bán hàng 4.0 Thu tiền từ khách hàng Danh sách hóa đơn bán hàng Thủ tục toán Dữ liệu bán hàng công nợ Hệ thống sổ báo cáo kế toán 37 Bài tập thảo luận Thảo luận quy trình kinh doanh liên quan đến hệ thống đặt mua sách online? 38 19 2/26/2014 Lưu đồ tài liệu hệ thống Document System-Flow Chart (DFC) 39 Dẫn nhập… • Doanh nghiệp sản xuất KenMing KenMing doanh nghiệp sản xuất nƣớc hoạt động Bình Dƣơng Doanh nghiệp sản xuất ống inox, phục vụ cho mục đích xây dựng trang thiết bị dân dụng 40 20 2/26/2014 Mô hình doanh nghiệp sản xuất • Bạn đóng vai trò chuyên viên tƣ vấn hệ thống, đƣợc KenMing mời tham quan xƣởng sản xuất trình bày quy trình hệ thống tổ chức • Yêu cầu: Bạn tài liệu hóa số quy trình đƣợc mô tả từ phía KenMing nhằm mục đích thiết kế triển khai hệ thống thông tin tích hợp 41 cho doanh nghiệp 42 21 2/26/2014 Nhà máy sản xuất ống inox • Dây chuyền sản xuất ống nhà máy gồm: dây chuyền sản xuất ống dây chuyền đánh bóng ống • Công suất đạt 500 tấn/tháng tƣơng đƣơng khoảng 6.000 tấn/ năm 43 Nhà máy sản xuất ống inox • Các kỹ sƣ nhà máy vận hành dây chuyền sản xuất 44 22 2/26/2014 Nhà máy sản xuất ống inox • Các dây chuyền sản xuất ống đƣợc trang bị đại 45 Nhà máy sản xuất ống inox • Dây chuyền đánh bóng ống 46 23 2/26/2014 Nhà máy sản xuất ống inox • Thành phẩm ống inox đƣợc đóng gói chuẩn bị vào kho chờ xuất bán • Nhà máy chuyên sản xuất size ống dùng lĩnh vực trang trí nhƣ sau: Ø8.0, Ø9.5, Ø12.7…với độ dày 0.3mm đến 2.0mm 47 Mô hình doanh nghiệp sản xuất • KenMing mô tả số quy trình doanh nghiệp, bạn đƣợc yêu cầu tham gia ghi nhận tài liệu hóa quy trình đƣợc mô tả 48 24 2/26/2014 Bài tập thảo luận Q/T bán hàng – xuất kho – ghi nhận phải thu • Phòng kinh doanh vào nhu cầu thị trƣờng để lập kế hoạch dự báo bán hàng (xây dựng đơn hàng tổng) gửi phận kế hoạch Phòng kinh doanh lập đơn hàng cụ thể vào thông tin mua hàng khách hàng thông qua đơn đặt hàng Yêu cầu xuất kho (lệnh soạn hàng) đƣợc gửi đến phòng kho vận Bộ phận kho thực kiểm tra, cắt hàng soạn hàng Thông thƣờng, khách hàng nhận hàng trực tiếp kho thông qua quy trình xuất kho nhận phiếu cân hàng Phòng kế toán đƣợc thông báo xuất hóa đơn đồng thời ghi nhận công nợ khách hàng Phòng kinh doanh phòng kế toán đối chiếu toán công nợ hàng kì, in báo cáo đặt hàng, bán hàng công nợ tổng hợp Phòng kho vận in báo cáo giao hàng cuối kì 49 Bài tập thảo luận (tt.) Q/T xuất kho bán hàng • Phòng kinh doanh theo đơn đặt hàng khách hàng gửi phòng kho vận lệnh soạn hàng Bộ phận giám sát kho cân hàng, kí xác nhận xuất phiếu cân hàng (03 liên: kho, khách hàng nhận hàng kho kế toán) Phòng kho vận tiến hành in phiếu xuất kho (04 liên: kho, khách hàng, kinh doanh kế toán) giao hàng trực tiếp cho khách hàng Khách hàng nhận phiếu cân hàng phiếu xuất kho 50 25 2/26/2014 Bài tập thảo luận 5: Q/T sản xuất • Phòng kinh doanh lập kế hoạch dự báo bán hàng (tháng, quý năm) có yêu cầu thời gian hoàn thành sản xuất, gửi phòng kế hoạch Phòng kế hoạch thực đối chiếu lực sản xuất bao gồm lên kế hoạch bảo trì máy móc, kế hoạch đăng kí ca làm việc quy trình sản xuất Phòng kế hoạch làm việc với phận hỗ trợ sản xuất lên kế hoạch sản xuất theo tuần gửi giám đốc nhà máy duyệt Sau kế hoạch sản xuất đƣợc điều chỉnh (nếu có) kí duyệt, phòng kế hoạch phận hỗ trợ sản xuất phối hợp để khởi tạo lệnh sản xuất theo máy dây chuyền sản xuất (chốt vào khoảng 3h chiều ngày)… 51 Bài tập thảo luận (tt.) • … Bộ phận sản xuất tiếp nhận lệnh sản xuất để lĩnh cuộn NVL inox, thông tin lý lịch cuộn hàng từ phận kho khu vực sản xuất (vào 5h chiều ngày) để triển khai sản xuất vào ngày hôm sau Bộ phận thống kê xƣởng sản xuất ghi nhận kết thực sản xuất, ghi nhận tiêu hao nguyên vật liệu, ghi nhận định mức: điện, nƣớc, công nhân khoản mục phí khác trình sản xuất Bộ phận thống kê chuyển kết ghi nhận phòng kế toán Bộ phận sản xuất tiến hành bàn giao thành phẩm cho phận kho vận vào cuối ngày làm việc 52 26 2/26/2014 Bài tập thảo luận 6: Q/T mua hàng nhập • Phòng quản trị giao dịch lên kế hoạch mua lựa chọn nhà cung ứng hồ sơ đánh giá nhà cung ứng xem xét nhu cầu, tình hình tồn kho khả dụng Kế hoạch mua hàng đƣợc trình phó tổng giám đốc kí duyệt Dựa kế hoạch mua hàng đƣợc duyệt, phòng quản trị giao dịch lên đơn đặt hàng kế hoạch với thông tin mặt hàng đặt mua, quy cách, giá (tham khảo giá mua thực hiện) Từ đơn đặt hàng gửi nhà cung ứng, phòng quản trị giao dịch nhận đƣợc hợp đồng để tiến hành xem xét: hàng hóa đặt mua, quy cách, giá cả, ngày xuống tàu, ngày cảng, bao bì, cách thức giao nhận, điều khoản toán với yêu cầu hồ sơ chứng từ toán… 53 Bài tập thảo luận (tt.) • … Hợp đồng mua hàng (đơn mua hàng) đƣợc kí kết đại diện KenMing nhà cung ứng với thỏa thuận xem xét bàn thảo Phòng quản trị giao dịch phối hợp với phòng kế toán thực thủ tục toán: phòng quản trị giao dịch làm đề nghị mở L/C kèm hóa đơn nhập gửi phòng kế toán Phòng kế toán làm thủ tục toán quốc tế: gửi thông báo mở L/C toán cho nhà cung ứng nƣớc Phòng quản trị giao dịch theo dõi hợp đồng mua từ nhà cung ứng, tu chỉnh thay đổi hợp đồng: số lƣợng, giá cả, quy cách, phƣơng thức thời hạn vận chuyển… nhằm cập nhật hồ sơ đánh giá nhà cung cấp… 54 27 2/26/2014 Bài tập thảo luận (tt.) • … Khi hàng cảng, phòng quản trị giao dịch nhận đƣợc chứng từ nhập với thông số quan trọng: ngày hoàn thành chứng từ, ngày hàng kho, ngày toán cho việc nhập hàng … Phòng quản trị giao dịch thuê công ty giao nhận thực hồ sơ thông quan bao gồm hợp đồng, hóa đơn nhập khẩu, packing-list tờ khai hải quan… Phòng kế toán, công ty giao nhận phòng quản trị giao dịch phối hợp thực khai hải quan (bộ chứng từ hải quan, giấy ủy quyền cho công ty giao nhận…) nhận hàng (chuyển hàng kho công ty quy định) Khi hàng đến kho, phận kho vận bảo vệ nội làm thủ tục nhập kho (thủ tục kiểm nhập: số lƣợng, chất lƣợng, phiếu nhập kho ghi nhận thẻ kho)… 55 Bài tập thảo luận (tt.) • … Phòng kế toán tiến hành ghi nhận hóa đơn chi phí thu mua Bộ phận quản trị giao dịch, phận kho phận kế toán lƣu giữ công văn chứng từ: lý hợp đồng bao gồm số lƣợng, giá trị công nợ toán Hằng kì, phòng quản trị giao dịch lập báo cáo tình hình mua hàng, báo cáo toán cho hợp đồng trình lên phó tổng giám đốc 56 28 2/26/2014 Ký hiệu lƣu đồ tài liệu hệ thống (DFC) 57 Từ lưu đồ đến ứng dụng hệ thống thông tin Phân hệ nào? Chức nào? ? ? ? 58 29 2/26/2014 59 Sơ đồ mô hình hóa hoạt động kế toán Sơ đồ dùng để mô tả quy trình hoạt động phần hành kế toán 60 30 2/26/2014 Sơ đồ mô hình hóa hoạt động kế toán Kí hiệu quy ước 61 Sơ đồ mô hình hóa hoạt động kế toán Kí hiệu quy ước 62 31 2/26/2014 Sơ đồ mô hình hóa hoạt động kế toán Ví dụ: mô tả hoạt động chi tiền mặt ? 63 Ví dụ: mô tả hoạt động chi tiền mặt ? Bước n - Bước 1: Khi phát sinh nhu cầu mua hàng hóa, vật tƣ, TSCĐ toán tiền công tác phí cho cán công nhân viên, ngƣời có nhu cầu lập Giấy đề nghị tạm ứng, toán, sau chuyển cho Kế toán toán - Bước 2: Kế toán toán sau nhận đƣợc Giấy đề nghị tạm ứng, toán tiến hành lập Phiếu chi, sau chuyển cho Kế toán trƣởng - Bước 3: Sau nhận đƣợc Phiếu chi kế toán trƣởng thực ký duyệt chi + Trƣờng hợp 1: Nếu kế toán trƣởng đồng ý duyệt chi, chứng từ đƣợc chuyển cho Giám đốc => chuyển sang bƣớc + Trƣờng hợp 2: Nếu kế toán trƣởng không đồng ý duyệt chi => trả cho Kế toán toán - Bước 4: Sau nhận đƣợc Phiếu chi từ kế toán trƣởng, Giám đốc ký Phiếu chi chuyển lại cho Kế toán toán - Bước 5: Kế toán toán nhận lại Phiếu chi chuyển Phiếu chi lại cho Thủ quỹ - Bước 6: Thủ quỹ nhận Phiếu chi - Bước 7: Thủ quỹ Xuất tiền, sau chuyển tiền Phiếu chi cho ngƣời đề nghị chi - Bước 8: Ngƣời đề nghị nhận tiền ký vào Phiếu chi, sau chuyển Phiếu chi lại cho Thủ quỹ - Bước 9: Thủ quỹ nhận lại Phiếu chi tiến hành ghi Sổ quỹ, sau chuyển Phiếu chi lại cho Kế toán toán 64 - Bước 10: Kế toán toán nhận Phiếu chi tiến hành ghi sổ kế toán tiền mặt 32 2/26/2014 Bài tập thảo luận * Mô tả hoạt động mua hàng tổ chức ? 65 Sau học xong chƣơng này, bạn có thể: • Giải thích tầm quan trọng tài liệu hóa hệ thống • Ứng dụng công cụ mô tả HTTTKT (AIS) • Sơ đồ dòng liệu (DFD) • Lƣu đồ tài liệu hệ thống (DFC) • Sơ đồ mô hình hóa hoạt động kế toán Bài đọc: - Các tài liệu tham khảo GV gợi ý 66 33 [...]... tài liệu hệ thống (DFC) 57 Từ lưu đồ đến ứng dụng hệ thống thông tin Phân hệ nào? Chức năng nào? ? ? ? 58 29 2/ 26 /20 14 59 Sơ đồ mô hình hóa hoạt động kế toán Sơ đồ dùng để mô tả quy trình hoạt động của các phần hành kế toán 60 30 2/ 26 /20 14 Sơ đồ mô hình hóa hoạt động kế toán Kí hiệu quy ước 61 Sơ đồ mô hình hóa hoạt động kế toán Kí hiệu quy ước 62 31 2/ 26 /20 14 Sơ đồ mô hình hóa hoạt động kế toán Ví... cung cấp giao hàng và gửi hóa đơn đến cho hệ thống mua hàng của công ty Hệ thống mua hàng tiến hành nhận hàng vào kho, thông báo đến các phòng ban và thanh toán cho nhà cung cấp Mọi dữ liệu từ hệ thống mua hàng sẽ đƣợc cập nhật vào hệ thống sổ cái và báo cáo kế toán 26 13 2/ 26 /20 14 Bài tập thảo luận 1 (tt.) Bước 1: Mô tả hệ thống bằng đoạn văn (narratives) Bước 2: Lập bảng thực thể và các hoạt động liên... ra thông báo đã nhận tiền (giấy báo có) Mọi dữ liệu từ hệ thống bán hàng sẽ đƣợc cập nhật vào hệ thống sổ cái và báo cáo kế toán 35 Bài tập thảo luận 2 DFD khái quát Yêu cầu mua hàng Ngân hàng Khách hàng Hàng hóa Thông báo nhận tiền (giấy báo Có) Hệ thống bán hàng Tiền chuyển vào ngân hàng Hóa đơn bán hàng Thủ tục thanh toán Dữ liệu bán hàng và công nợ Hệ thống sổ cái và báo cáo kế toán 36 18 2/ 26 /20 14... lý của hệ thống (*) - Hệ thống: Hệ thống mua hàng - Thực thể bên ngoài: các phòng ban, nhà cung cấp, hệ thống sổ cái và báo cáo kế toán - Hoạt động xử lý của hệ thống: lập đơn mua hàng; nhận hàng vào kho; thanh toán cho nhà cung cấp 28 14 2/ 26 /20 14 Bài tập thảo luận 1 (tt.) Bước 4: Vẽ DFD khái quát • Hình chữ nhật thể hiện các thực thể bên ngoài • Hình tròn lớn thể hiện nội dung chính của hệ thống •... bị dân dụng 40 20 2/ 26 /20 14 Mô hình doanh nghiệp sản xuất • Bạn đóng vai trò là chuyên viên tƣ vấn hệ thống, đƣợc KenMing mời tham quan xƣởng sản xuất và trình bày về quy trình hệ thống hiện tại của tổ chức • Yêu cầu: Bạn sẽ tài liệu hóa một số quy trình cơ bản đƣợc mô tả từ phía KenMing nhằm mục đích thiết kế và triển khai hệ thống thông tin tích hợp 41 cho doanh nghiệp 42 21 2/ 26 /20 14 Nhà máy sản... Các phòng ban Yêu cầu mua hàng Hệ thống mua hàng Lập đơn mua hàng Gửi đơn hàng đến nhà cung cấp Nhà cung cấp Giao hàng Gửi hóa đơn đến hệ thống mua hàng Hệ thống mua hàng Nhận hàng vào kho Thông báo đến các phòng ban Thanh toán cho nhà cung cấp Hệ thống sổ cái và báo cáo kế toán Nhận đƣợc dữ liệu mua hàng và thanh toán 27 Bài tập thảo luận 1 (tt.) Bước 3: Xác định hệ thống và nhận biết các thực thể... hoặc thanh toán tiền công tác phí cho cán bộ công nhân viên, ngƣời có nhu cầu sẽ lập Giấy đề nghị tạm ứng, thanh toán, sau đó chuyển cho Kế toán thanh toán - Bước 2: Kế toán thanh toán sau khi nhận đƣợc Giấy đề nghị tạm ứng, thanh toán sẽ tiến hành lập Phiếu chi, sau đó chuyển cho Kế toán trƣởng - Bước 3: Sau khi nhận đƣợc Phiếu chi kế toán trƣởng thực hiện ký duyệt chi + Trƣờng hợp 1: Nếu kế toán trƣởng... Phiếu chi lại cho Kế toán thanh toán 64 - Bước 10: Kế toán thanh toán nhận Phiếu chi và tiến hành ghi sổ kế toán tiền mặt 32 2 /26 /20 14 Bài tập thảo luận 7 * Mô tả hoạt động mua hàng của một tổ chức ? 65 Sau khi học xong chƣơng này, bạn có thể: • Giải thích tầm quan trọng của tài liệu hóa hệ thống • Ứng dụng các công cụ mô tả HTTTKT (AIS) • Sơ đồ dòng dữ liệu (DFD) • Lƣu đồ tài liệu hệ thống (DFC) • Sơ... đồng ý duyệt chi, chứng từ sẽ đƣợc chuyển cho Giám đốc => chuyển sang bƣớc 4 + Trƣờng hợp 2: Nếu kế toán trƣởng không đồng ý duyệt chi => trả về cho Kế toán thanh toán - Bước 4: Sau khi nhận đƣợc Phiếu chi từ kế toán trƣởng, Giám đốc sẽ ký Phiếu chi và chuyển lại cho Kế toán thanh toán - Bước 5: Kế toán thanh toán nhận lại Phiếu chi và chuyển Phiếu chi lại cho Thủ quỹ - Bước 6: Thủ quỹ nhận Phiếu chi... cảnh): sơ đồ cấp cao nhất; mô tả một cách khái quát nội dung của hệ thống bởi một hình tròn và các hoạt động xung quanh đƣợc biểu diễn bởi dòng dữ liệu đi vào (inflow) và đi ra (outflow) giữa hệ thống và các thực thể bên ngoài hệ thống • DFD khái quát cho biết: • Hệ thống này là gì ? • Dòng dữ liệu bắt đầu từ đâu và kết thúc ở đâu 24 ? 12 2 /26 /20 14 Phân cấp sơ đồ dòng dữ liệu - DFD • Phân cấp DFD khái quát: ... trình bày ~ 10 phút) 2/ 26 /20 14 TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ TP.HCM KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN Hệ Thống Thông Tin Kế Toán CHƢƠNG 02 TÀI LIỆU HÓA HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN GV ThS Vũ Quốc Thông Mục tiêu nội dung... ứng dụng hệ thống thông tin Phân hệ nào? Chức nào? ? ? ? 58 29 2/ 26 /20 14 59 Sơ đồ mô hình hóa hoạt động kế toán Sơ đồ dùng để mô tả quy trình hoạt động phần hành kế toán 60 30 2/ 26 /20 14 Sơ đồ... vào kho, thông báo đến phòng ban toán cho nhà cung cấp Mọi liệu từ hệ thống mua hàng đƣợc cập nhật vào hệ thống sổ báo cáo kế toán 26 13 2/ 26 /20 14 Bài tập thảo luận (tt.) Bước 1: Mô tả hệ thống