Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán 2: Chương 3 (phần 1) ThS. Vũ Quốc Thông

1/18/2014 TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ TP.HCM KHOA KẾ TỐN – KIỂM TỐN Hệ Thống Thơng Tin Kế Tốn CHƢƠNG 03 – P.1 KIỂM SỐT HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN GV ThS Vũ Quốc Thơng Mục tiêu nội dung • Trình bày khái niệm kiểm sốt tổ chức • Giải thích cấu trúc hệ thống kiểm sốt nội • Khái niệm kiểm sốt nội (KSNB) • Các thành phần KSNB • Các hoạt động kiểm sốt • KSNB doanh nghiệp vừa nhỏ 1/18/2014 Vì phải kiểm sốt? Tình dẫn nhập • Tình Bạn đƣợc giao nhiệm vụ giữ tiền quỹ lớp Các thành viên lớp đóng tiền quỹ hàng tháng theo quy định chung Bạn đƣợc tồn quyền thực thu, chi khơng cần báo cáo Bạn minh bạch trung thực nguồn ngân quỹ này? 1/18/2014 Tình dẫn nhập • Tình Tập đồn Enron tập đồn lƣợng hùng mạnh giới với tổng trị giá tài sản năm 2000 sổ sách kế tốn lên đến 111 tỷ la Mỹ • Ngày 02.12.2001, Enron buộc phải nộp đơn xin phá sản khả tốn Enron thừa nhận khai khống lợi nhuận sau thuế liên tục suốt năm từ 1997-2000 lên đến số 508 triệu USD Hành vi sai phạm Enron đƣợc tiếp tay cơng ty kiểm tốn Arthur Andersen, năm cơng ty kiểm tốn lớn giới vào thời điểm • Vì Enron khơng khai báo trung thực? Gian lận tổ chức Oxygen Fuel Spark 1/18/2014 Gian lận tổ chức Vì gian lận xảy ra? Cơ hội Áp lực Thái độ cá tính Gian lận tổ chức • Gian lận nhân viên, thành viên tổ chức, thƣờng bao gồm: hành động biển thủ tiền tài sản khác tổ chức cho mục đích cá nhân • Gian lận cấp quản lý tổ chức bao gồm trình bày báo cáo tài khơng trung thực với mục đích có lợi cho cá nhân cƣơng vị lãnh đạo 1/18/2014 Tầm quan trọng kiểm sốt tổ chức! Khái niệm hệ thống KSNB • Kiểm sốt * Là phƣơng tiện nhằm giảm thiểu yếu tố gây tác động xấu tới hoạt động đối tƣợng • Nội Sự hữu hay định vị bên bề mặt Thuộc hay liên quan đến cấu tổ chức 10 1/18/2014 Khái niệm hệ thống KSNB COmmittee Sponsoring Organizations Of The Treadway Commission Theo báo cáo COSO (1992), Kiểm sốt nội q trình bị chi phối người quản lý, hội đồng quản trị nhân viên đơn vị, đƣợc thiết lập để cung cấp đảm bảo hợp lý nhằm đạt đƣợc mục tiêu sau đây: (1) Sự hữu hiệu hiệu hoạt động (2) Sự tin cậy báo cáo tài (3) Sự tn thủ luật lệ quy định 11 Khái niệm hệ thống KSNB Hội đồng quản trò Người quản lý CON NGƯỜI Các nhân viên Q TRÌNH Kiểm soát nội BẢO ĐẢM HỢP LÝ Hiệu lực, hiệu hoạt động Độ tin cậy thông tin Tuân thủ pháp luật quy đònh MỤC TIÊU 12 1/18/2014 Lịch sử phát triển KSNB kế tốn Bảo đảm số liệu kế tốn xác (1936) Bảo vệ Bảo vệ tài tiền (1900) sản (1929) Hiệu hoạt động (1949) Kiểm tốn Báo cáo COSO (1992) Khuyến khích tn thủ sách (1949) KSNB quản lý 13 Cơ cấu tổ chức COSO Treadway Commission COSO The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission AICPA American Institute of CPA AAA American Accounting Association The National Commission on Fraudulent Financial Reporting IIA FEI IMA Institute of Financial Executives Institute of Management 14 Internal Auditors Institute Accountants 1/18/2014 Cấu trúc hệ thống kiểm sốt nội (KSNB) Khn mẫu KSNB theo COSO 15 Mục tiêu Mục tiêu Mục tiêu Báo cáo Tn thủ Hoạt động Hoạt Hoạt độn tài độn Bộ g2 Giám sát Bộ phậg phậ n B Thơng tin truyền thơng nA Hoạt động kiểm sốt Đánh giá rủi ro Mơi trường kiểm sốt (Cấu trúc KSNB theo báo cáo COSO 1992) 16 1/18/2014 Phần Mơi trƣờng kiểm sốt • Mơi trường kiểm sốt tảng ý thức, văn hóa tổ chức tác động đến ý thức kiểm sốt tồn thành viên tổ chức • Mơi trƣờng kiểm sốt tảng cho bốn phận (hay thành phần) lại hệ thống KSNB • Nó thể thơng qua tính kỷ luật, cấu tổ chức, giá trị đạo đức, triết lý quản lý, 17 phong cách điều hành… Phần Đánh giá rủi ro • Nhận diện mục tiêu • Xác định phân tích rủi ro • Kiểm sốt rủi ro Đánh giá rủi ro 18 1/18/2014 Phần Ví dụ mục tiêu – rủi ro • Hệ thống thơng tin kế tốn (HTTTKT): xử lý cung cấp thơng tin tài cho tổ chức • Mục tiêu kiểm sốt việc xử lý HTTTKT – Tính có thực nghiệp vụ – Đảm bảo phê chuẩn đắn nghiệp vụ –… • Rủi ro mục tiêu kiểm sốt việc xử lý nêu gì? Cho ví dụ 19 Phần Ví dụ mục tiêu – rủi ro • Hệ thống ghi nhận xử lý hoạt động bán hàng • Mục tiêu kiểm sốt hệ thống bán hàng – Thu đƣợc tiền sau bán chịu – Đảm bảo xét duyệt đắn cơng nợ phải thu khách hàng –… • Rủi ro mục tiêu kiểm sốt hệ thống nêu gì? Cho ví dụ 20 10 1/18/2014 Phần Hoạt động kiểm sốt Xác định mục tiêu hệ thống Nhận diện rủi ro Nhận diện hậu tiềm tàng Mức độ chấp nhận nhà quản lý rủi ro Khơng có biện pháp Có Chấp nhận rủi ro khơng 21 Phần Hoạt động kiểm sốt Hoạt động kiểm sốt quy trình, thủ tục, biện pháp đƣợc thực để kiểm sốt rủi ro; nhằm giúp tổ chức ngƣời quản lý đạt đƣợc mục tiêu kiểm sốt 22 11 1/18/2014 Cân đối rủi ro kiểm sốt • Cân đối chi phí lợi ích • Cân đối hoạt động kiểm sốt với rủi ro phát sinh • Nếu biện pháp kiểm sốt q nhiều, gây tốn kém, cần thay đổi cấu kiểm sốt ngƣợc lại 23 Hoạt động kiểm sốt cao Kiểm sốt tối cần thiết Xác xuất RR Thấp Kiểm sốt cần thiết Kiểm sốt khơng cần thiết Thấp Hậu RR cao 24 12 1/18/2014 Phần Thơng tin truyền thơng Thơng tin tin tức cần thiết giúp cá nhân, phận thực trách nhiệm Các loại thơng tin bao gồm: thơng tin tài chính, thơng tin hoạt động thơng tin tn thủ Truyền thơng việc trao đổi truyền đạt thơng tin cần thiết tới bên có liên quan lẫn ngồi doanh nghiệp Truyền thơng giúp cho mỡi cá nhân hiểu rõ vai trò trách nhiệm liên quan đến các nhân khác nhƣ sách thủ tục kiểm sốt 25 Phần Sự giám sát Mục đích: Nhằm đánh giá chất lƣợng hệ thống KSNB điều chỉnh choKiểm sốt cơng ty có thật phù hợp hữu hiệu chưa ? Có hai loại giám sát: - Giám sát thƣờng xun - Giám sát định kỳ Thực hiện: - Kiểm tốn nội bộ, kiểm tốn độc lập - Hệ thống kế tốn trách nhiệm 26 13 1/18/2014 Các hoạt động kiểm sốt 27 Các hoạt động kiểm sốt Hoạt động kiểm sốt sách, thủ tục nhằm đảm bảo kiểm sốt đƣợc rủi ro Các hoạt động kiểm sốt Phân chia trách nhiệm Kiểm sốt q trình xử lý nghiệp vụ Bảo vệ tài sản thơng tin Kiểm tra độc lập Phân tích rà sốt 28 14 1/18/2014 Phân chia trách nhiệm Ngun tắc bất kiêm nhiệm - Khơng để cá nhân nắm tất chức nghiệp vụ: ủy quyền, bảo quản tài sản ghi chép, giữ sổ sách kế tốn - Khơng cho phép kiêm nhiệm số bƣớc cơng việc (khâu cơng việc) chức năng: - Các bƣớc khác liên quan đến thực nghiệp vụ nên đƣợc phân chia cho cá nhân hay phận khác VD hoạt động mua hàng - Phân chia phận xử lý liệu điện tử 29 (EDP) phận sử dụng, khai thác liệu Phân chia trách nhiệm Ngăn điều chỉnh sổ, che giấu lấy cắp tài sản Ghi chép: - Lập chứng từ gốc - Giữ, ghi sổ tập tin - Lập điều chỉnh - Lập báo cáo Bảo quản tài sản: - Giữ vật - Viết Check - Nhận Check Ngăn việc phê chuẩn nghiệp vụ khơng có thực để che giấu việc lấy cắp tài sản Thực hiện, Xét duyệt Ngăn điều chỉnh sổ để che giấu nghiệp vụ khơng có thực đƣợc phê chuẩn đƣợc thực 30 15 1/18/2014 Kiểm sốt q trình xử lý nghiệp vụ 2.1 ỦY QUYỀN XÉT DUYỆT - Ủy quyền việc trao quyền cho cá nhân phận thực nghiệp vụ, đƣa định - Ủy quyền sách Đƣa sách chung bao gồm điều kiện cho phép thực nghiệp vụ - Xét duyệt cụ thể (Ủy quyền trƣờng hợp cụ thể) Xét duyệt trƣờng hợp cụ thể, khơng có sách chung Việc Ủy quyền, xét duyệt nên quy định văn 31 Kiểm sốt q trình xử lý nghiệp vụ 2.2 KIỂM SỐT CHỨNG TỪ - Chức chứng từ: ghi nhận hoạt động – nội dung nghiệp vụ; truyền thơng; kiểm sốt - Chứng từ ghi nhận hoạt động: đảm bảo tính xác - Mọi nghiệp vụ phải lập chứng từ - Lập chứng từ thời điểm phát sinh nghiệp vụ - (Form) mẫu chứng từ đƣợc thiết kế đầy đủ, đơn giản rõ ràng - Chứng từ phải đƣợc đánh số liên tục - Chứng từ phải đủ chữ kí ủy quyền, xét duyệt - Chứng từ phải có số tiền ghi chữ …… - Ln chuyển chứng từ (liên chứng từ) 32 - Lƣu trữ chứng từ 16 1/18/2014 Kiểm sốt q trình xử lý nghiệp vụ 2.3 KIỂM SỐT SỔ SÁCH VÀ BÁO CÁO - Chức sổ sách: ghi nhận hoạt động sở chứng từ - Sổ sách ghi nhận hoạt động: đảm bảo tính xác, đầy đủ - Ghi chép dựa chứng từ - Thiết kế (form) mẫu đầy đủ - Để lại dấu vết chỉnh sửa (nếu có) cho kiểm tốn - Kiểm tra, đối chiếu sổ - Quy trình ghi chép sổ sách (tùy theo hình thức kế tốn) - Lƣu trữ, bảo quản sổ sách - Kết xuất Báo cáo: tổng hợp số liệu từ sổ sách 33 - Dấu vết kiểm tốn Kiểm sốt q trình xử lý nghiệp vụ 2.4 KIỂM SỐT Q TRÌNH XỬ LÝ TRÊN H/T - Trƣờng hợp xử lý tay: Kiểm sốt tồn quy trình ghi chép từ chứng từ - sổ sách – báo cáo - Trƣờng hợp xử lý máy: - Kiểm sốt chứng từ, tập tin giống xử lý tay - Kiểm sốt việc nhập liệu vào hệ thống - Kiểm sốt q trình tính tốn, tổng hợp số liệu - Kiểm sốt q trình truyền thơng kết xử lý - Kiểm sốt q trình lƣu trữ liệu - …… 34 17 1/18/2014 Bảo vệ tài sản thơng tin - Phân chia trách nhiệm đầy đủ theo ngun tắc bất kiêm nhiệm - Hạn chế tiếp cận tài sản - Kiểm kê tài sản - Kiểm sốt tiếp cận liệu: thiết bị lƣu trữ, thiết bị xử lý truy cập liệu - Sử dụng thiết bị quan sát, tính tiền POS, ghi nhận tài sản sử dụng (Barcode, RFID) 35 Kiểm tra độc lập - Hoạt động kiểm tra phải đƣợc thực ngƣời khơng thực nghiệp vụ để nâng cao tính khách quan - Kiểm tra trƣớc nghiệp vụ diễn - Kiểm tra sau nghiệp vụ diễn - Phƣơng pháp: - Đối chiếu 02 nguồn ghi chép độc lập - Đối chiếu thực tế sổ sách (VD kiểm kê HTK) - Kiểm tra tồn chứng từ liên quan q trình xử lý - Dùng liệu kiện trƣớc kiểm sốt kiện sau 36 18 1/18/2014 Phân tích rà sốt - Mục đích: - Phát biến động bất thƣờng - Xác định ngun nhân, xử lý kịp thời - Phƣơng pháp: - Đối chiếu định kỳ tổng hợp chi tiết, thực tế kế hoạch, kỳ kỳ trƣớc cách sử dụng số 37 Ví dụ - phân tích rà sốt 38 19 1/18/2014 Mối quan hệ thành phần hệ thống KSNB Giám sát Hoạt động kiểm soát Đánh giá rủi ro Môi trường kiểm soát 39 Phân loại hoạt động kiểm sốt 40 20 1/18/2014 Phân loại hoạt động kiểm sốt Cách theo mục tiêu kiểm sốt - Kiểm sốt ngăn ngừa (Preventive controls): ngăn khơng cho sai sót, gian lận xảy Ví dụ: … - Kiểm sốt phát (Detective controls): nhận biết sai sót, gian lận xảy Ví dụ: … - Kiểm sốt sửa chữa (Corrective controls): sửa chữa sai sót, gian lận xảy Ví dụ: … 41 Phân loại hoạt động kiểm sốt Cách theo mối quan hệ sách chung cụ thể - Kiểm sốt chung (General controls): Đảm bảo mơi trƣờng kiểm sốt Ví dụ: sách an ninh hệ thống; sở hạ tầng cơng nghệ thơng tin; kiểm sốt việc lựa chọn, phát triển trì phần mềm… - Kiểm sốt ứng dụng (Application controls): Đảm bảo kiểm sốt xử lý cấp độ nghiệp vụ Ví dụ: tính hợp lệ, đầy đủ liệu đƣợc nhập vào hệ thống… 42 21 1/18/2014 KIỂM SỐT NỘI BỘ TRONG * DOANH NGHIỆP VỪA VÀ NHỎ Một số điểm cần lưu ý: - Tạo lập mơi trƣờng kiểm sốt giá trị đạo đức tồn doanh nghiệp - Ngƣời quản lý trực tiếp nhận dạng, phân tích đánh giá rủi ro - Ngƣời quản lý trực tiếp thực hoạt động kiểm sốt; tăng cƣờng thủ tục kiểm tra, đối chiếu phân tích rà sốt - Chú ý thủ tục kiểm sốt trực tiếp với tài sản vật chất - Sử dụng lợi máy tính - Ứng dụng tốn qua ngân hàng 43 Sau học xong chƣơng này, bạn có thể: • Trình bày khái niệm kiểm sốt tổ chức • Giải thích cấu trúc hệ thống kiểm sốt nội Bài tập: - BT_KSHTTTKT_DTDB P1.pdf Bài đọc: - Các tài liệu tham khảo GV gợi ý 44 22 [...]... cấu kiểm sốt và ngƣợc lại 23 Hoạt động kiểm sốt cao Kiểm sốt tối cần thiết Xác xuất RR Thấp Kiểm sốt cần thiết Kiểm sốt khơng cần thiết Thấp Hậu quả của RR cao 24 12 1/18/2014 Phần 4 Thơng tin và truyền thơng Thơng tin là những tin tức cần thiết giúp từng cá nhân, bộ phận thực hiện trách nhiệm Các loại thơng tin bao gồm: thơng tin về tài chính, thơng tin hoạt động và thơng tin tn thủ Truyền thơng là... hình thức kế tốn) - Lƣu trữ, bảo quản sổ sách - Kết xuất Báo cáo: tổng hợp số liệu từ sổ sách 33 - Dấu vết kiểm tốn 2 Kiểm sốt q trình xử lý nghiệp vụ 2.4 KIỂM SỐT Q TRÌNH XỬ LÝ TRÊN H/T - Trƣờng hợp xử lý bằng tay: Kiểm sốt tồn bộ quy trình ghi chép từ chứng từ - sổ sách – báo cáo - Trƣờng hợp xử lý bằng máy: - Kiểm sốt chứng từ, tập tin giống xử lý bằng tay - Kiểm sốt việc nhập liệu vào hệ thống -... sự kiện trƣớc kiểm sốt sự kiện sau 36 18 1/18/2014 5 Phân tích rà sốt - Mục đích: - Phát hiện các biến động bất thƣờng - Xác định ngun nhân, xử lý kịp thời - Phƣơng pháp: - Đối chiếu định kỳ tổng hợp và chi tiết, thực tế và kế hoạch, kỳ này và kỳ trƣớc bằng cách sử dụng các chỉ số 37 5 Ví dụ - phân tích rà sốt 38 19 1/18/2014 Mối quan hệ giữa các thành phần của hệ thống KSNB Giám sát Hoạt động kiểm... theo mối quan hệ giữa chính sách chung và cụ thể - Kiểm sốt chung (General controls): Đảm bảo mơi trƣờng kiểm sốt Ví dụ: các chính sách về an ninh hệ thống; cơ sở hạ tầng về cơng nghệ thơng tin; kiểm sốt việc lựa chọn, phát triển và duy trì phần mềm… - Kiểm sốt ứng dụng (Application controls): Đảm bảo kiểm sốt xử lý ở cấp độ nghiệp vụ Ví dụ: tính hợp lệ, đầy đủ của dữ liệu đƣợc nhập vào hệ thống 42 21... định kỳ Thực hiện: - Kiểm tốn nội bộ, kiểm tốn độc lập - Hệ thống kế tốn trách nhiệm 26 13 1/18/2014 Các hoạt động kiểm sốt 27 Các hoạt động kiểm sốt Hoạt động kiểm sốt là những chính sách, những thủ tục nhằm đảm bảo kiểm sốt đƣợc các rủi ro Các hoạt động kiểm sốt 1 Phân chia trách nhiệm 2 Kiểm sốt q trình xử lý nghiệp vụ 3 Bảo vệ tài sản và thơng tin 4 Kiểm tra độc lập 5 Phân tích rà sốt 28 14 1/18/2014... truyền thơng kết quả xử lý - Kiểm sốt q trình lƣu trữ dữ liệu - …… 34 17 1/18/2014 3 Bảo vệ tài sản và thơng tin - Phân chia trách nhiệm đầy đủ theo ngun tắc bất kiêm nhiệm - Hạn chế tiếp cận tài sản - Kiểm kê tài sản - Kiểm sốt tiếp cận dữ liệu: thiết bị lƣu trữ, thiết bị xử lý và truy cập dữ liệu - Sử dụng các thiết bị quan sát, tính tiền POS, ghi nhận tài sản khi sử dụng (Barcode, RFID) 35 4 Kiểm tra... thủ tục kiểm sốt trực tiếp với tài sản vật chất - Sử dụng lợi thế của máy tính - Ứng dụng thanh tốn qua ngân hàng 43 Sau khi học xong chƣơng này, bạn có thể: • Trình bày khái niệm kiểm sốt trong tổ chức • Giải thích cấu trúc hệ thống kiểm sốt nội bộ Bài tập: - BT_KSHTTTKT_DTDB P1.pdf Bài đọc: - Các tài liệu tham khảo do GV gợi ý 44 22 ...1/18/2014 Phần 3 Hoạt động kiểm sốt Xác định mục tiêu hệ thống Nhận diện rủi ro Nhận diện các hậu quả tiềm tàng Mức độ chấp nhận của nhà quản lý đối với rủi ro Khơng có biện pháp Có Chấp nhận rủi ro khơng 21 Phần 3 Hoạt động kiểm sốt Hoạt động kiểm sốt là các quy trình, thủ tục, biện pháp đƣợc thực hiện để kiểm sốt... có số tiền được ghi bằng chữ …… - Ln chuyển chứng từ (liên chứng từ) 32 - Lƣu trữ chứng từ 16 1/18/2014 2 Kiểm sốt q trình xử lý nghiệp vụ 2 .3 KIỂM SỐT SỔ SÁCH VÀ BÁO CÁO - Chức năng của sổ sách: ghi nhận hoạt động trên cơ sở chứng từ - Sổ sách ghi nhận hoạt động: đảm bảo tính chính xác, đầy đủ - Ghi chép dựa trên chứng từ - Thiết kế (form) mẫu đầy đủ - Để lại dấu vết chỉnh sửa (nếu có) cho kiểm tốn... thủ Truyền thơng là việc trao đổi và truyền đạt các thơng tin cần thiết tới các bên có liên quan cả trong lẫn ngồi doanh nghiệp Truyền thơng giúp cho mỡi cá nhân hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của mình liên quan đến các các nhân khác cũng nhƣ các chính sách và thủ tục kiểm sốt 25 Phần 5 Sự giám sát Mục đích: Nhằm đánh giá chất lƣợng của hệ thống KSNB và điều chỉnh choKiểm sốt trong cơng ty của chúng ... LÝ Hiệu lực, hiệu hoạt động Độ tin cậy thông tin Tuân thủ pháp luật quy đònh MỤC TIÊU 12 1/18/2014 Lịch sử phát triển KSNB kế tốn Bảo đảm số liệu kế tốn xác (1 936 ) Bảo vệ Bảo vệ tài tiền (1900)... trƣớc cách sử dụng số 37 Ví dụ - phân tích rà sốt 38 19 1/18/2014 Mối quan hệ thành phần hệ thống KSNB Giám sát Hoạt động kiểm soát Đánh giá rủi ro Môi trường kiểm soát 39 Phân loại hoạt động... rủi ro Đánh giá rủi ro 18 1/18/2014 Phần Ví dụ mục tiêu – rủi ro • Hệ thống thơng tin kế tốn (HTTTKT): xử lý cung cấp thơng tin tài cho tổ chức • Mục tiêu kiểm sốt việc xử lý HTTTKT – Tính có