Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán 2: Chương 6 ThS. Vũ Quốc Thông

2/9/2014 TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ TP.HCM KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TỐN Hệ Thống Thơng Tin Kế Tốn CHƢƠNG 06 TỔ CHỨC HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN GV ThS Vũ Quốc Thông Chân thành cám ơn góp ý đồng nghiệp cho chuyên đề này… • Cơ Nguyễn Bích Liên, GV TS Bộ mơn HTTTKT, Khoa KT-KT, ĐH Kinh Tế Tp.HCM • Thầy Nguyễn Vinh Phát, GV ThS Bộ môn HTTTKT, Khoa KT-KT, ĐH Kinh Tế Tài Chính (UEF) Tp.HCM • Anh Vũ Thành, Chun viên quản trị HTTTKT, Cty TNHH Indochina Land Vietnam • Anh Phạm Hoàng Anh, Chuyên viên tƣ vấn triển khai HTTTKT, Cty TNHH TRG International Vietnam 2/9/2014 Mục tiêu nội dung • Trình bày cơng việc phân tích, thiết kế hệ thống kế tốn điều kiện tin học hóa • Giải thích cơng việc triển khai vận hành hệ thống kế toán điều kiện tin học hóa • Phân tích hệ thống • Thiết kế hệ thống • Triển khai hệ thống • Vận hành bảo trì hệ thống Organizing AIS… Phân tích tính khả thi Vận hành bảo trì H/T Tìm hiểu yêu cầu H/T Thiết kế H/T Kiểm nghiệm H/T Triển khai H/T 2/9/2014 Vòng đời HTTTKT Phân tích HTTTKT • Mục tiêu phân tích H/T • Khảo sát sơ • Đánh giá tính khả thi • Báo cáo kết phân tích 2/9/2014 Vì phải phân tích hệ thống? Expense reports Financial Sales reports reports Mục tiêu phân tích hệ thống - Đạt đƣợc hiểu biết hệ thống - Nhận dạng vấn đề hệ thống cần giải - Nhận dạng thông tin tổ chức cần thiết - Đƣa yêu cầu cho hệ thống - Thiết lập mối quan hệ với ngƣời sử dụng 2/9/2014 Khảo sát sơ Phƣơng thức để nhận dạng vấn đề cần giải (Problem identification) Nội dung tìm hiểu: - Dịng liệu - Các kiểm soát nội hành - Đánh giá mức độ hữu hiệu hiệu H/T - Đề xuất giải pháp Khảo sát sơ Các cơng việc: - Tìm hiểu đánh giá chung: đặc điểm hoạt động kinh doanh, yêu cầu quản lý, yêu cầu thông tin định hƣớng phát triển tổ chức - Khảo sát hệ thống kế toán - Đề xuất giải pháp… 10 2/9/2014 Khảo sát hệ thống kế toán - Hạch toán ban đầu - Xử lý liệu - Cung cấp thơng tin kế tốn - Hệ thống máy tính thiết bị tin học hỗ trợ - Phần mềm kế toán phần mềm hỗ trợ - Khảo sát máy kế toán 11 Khảo sát hệ thống kế toán Hạch toán ban đầu - Đối tƣợng kế toán – đối tƣợng quản lý chi tiết - Hệ thống chứng từ kế tốn – quy trình lập ln chuyển chứng từ - Khai báo ban đầu: liệu danh mục số dƣ - Nhập liệu phần mềm hành (nếu có) 12 2/9/2014 Khảo sát hệ thống kế tốn Xử lý liệu Mục đích: đánh giá khả xử lý xác, kịp thời liệu kế tốn Nội dung cần tìm hiểu: - Phƣơng pháp kế toán áp dụng - Khả xử lý phần mềm (nếu có) - Quy trình xử lý / nhập liệu hệ thống - Kiểm soát xử lý / nhập liệu hệ thống 13 Khảo sát hệ thống kế tốn Cung cấp thơng tin kế tốn Mục đích: đánh giá hệ thống báo cáo kế tốn có đánh ứng đƣợc nhu cầu thơng tin kế tốn tổ chức hay khơng Nội dung cần tìm hiểu: - Khảo sát hệ thống báo cáo tài - Khảo sát hệ thống báo cáo quản trị - Khảo sát báo cáo nội khác 14 2/9/2014 Khảo sát hệ thống kế tốn Hệ thống máy tính thiết bị tin học hỗ trợ - Đánh giá lực, công suất, hữu hiệu hiệu hệ thống máy tính thiết bị tin học hỗ trợ - Đánh giá an ninh hệ thống máy tính - Đánh giá khả nâng cấp thiết bị phần cứng 15 Khảo sát hệ thống kế toán Phần mềm kế toán phần mềm hỗ trợ - Đánh giá mức độ đánh ứng yêu cầu ngƣời dùng (end-users’ satisfaction) - Đánh giá tính kiểm soát - Lƣu ý đề xuất thay đổi từ ngƣời sử dụng 16 2/9/2014 Khảo sát hệ thống kế toán Khảo sát máy kế toán - Cơ cấu máy kế toán - Phân quyền, phân chia trách nhiệm - Trình độ, lực nhân viên - Các kiến thức kỹ hệ thống / CNTT - Chính sách nhân tổ chức 17 Khảo sát sơ Cách tiếp cận: - Theo phần hành (phân hệ) kế toán - Theo quy trình kinh doanh Cơng cụ: - Phỏng vấn - Bảng câu hỏi - Thu thập tài liệu hành - Tài liệu hóa H/T hành -… 18 2/9/2014 Khảo sát sơ Các đề xuất cho H/T mới… - Thu thập, tổ chức quản lý liệu kế tốn - Quy trình xử lý kiểm sốt H/T: I-P-O - Form/mẫu chứng từ, báo cáo liên quan - Các giới hạn hệ thống -… 19 Đánh giá tính khả thi H/T khơng thể thành công giải pháp đề không khả thi - Khả thi công nghệ - Khả thi thời gian thực - Khả thi tổ chức vận hành H/T - Khả thi chi phí 20 10 2/9/2014 Bài tập thảo luận • Doanh nghiệp có u cầu: cần quản lý chặt chẽ cơng nợ phải thu • Báo cáo cần đƣợc thiết kế: báo cáo nợ phải thu theo tuổi nợ Thiết kế ? POLDebtor_POLRPT.xls 31 Thiết kế chi tiết forms/mẫu nhập liệu - Nơi gửi, nơi nhận, nơi lƣu trữ cần đƣợc quy định rõ - Truy cập kiểm soát: ngƣời lập, ngƣời duyệt, ngƣời truy cập, số liên lƣu chuyển, in ấn… - Các nội dung chi tiết forms / mẫu phải đầy đủ, rõ ràng, dễ nhập liệu, truy xuất dễ kiểm tra 32 16 2/9/2014 Thiết kế chi tiết forms/mẫu nhập liệu 33 Thiết kế chi tiết forms/mẫu nhập liệu 34 17 2/9/2014 Thiết kế chi tiết q trình xử lý - Mơ tả trình bày phương pháp, sách kế tốn khởi tạo ban đầu - Xây dựng hệ thống tài khoản - Kiểm sốt q trình nhập liệu - Xây dựng danh mục đối tượng cần quản lý chi tiết VD 35 Bài tập thực hành Trên PMKT, thiết lập liệu kế tốn THUCHANH_CTYXYZ Mơ tả? 36 18 2/9/2014 Bài tập thảo luận • Hệ thống tài khoản kế toán – Thiết kế hệ thống tài khoản phục vụ cho mục đích báo cáo cấp địa phƣơng cấp tập đoàn - HTTK Cty Polysius Vietnam (www.thyssenkrupp.com) - HTTK Cty PPF Vietnam (http://ppf.vn/ppf_vietnam.php) 37 Kiểm soát hình nhập liệu 38 19 2/9/2014 Xây dựng hệ thống mã hóa • Hệ thống mã hóa – Mã hóa: cách thức để thực việc phân loại, xếp lớp đối tƣợng cần quản lý, đƣợc sử dụng tất hệ thống, đặc biệt HTTTKT VÌ SAO PHẢI MÃ HĨA? 39 Xây dựng hệ thống mã hóa • Vì phải mã hóa thơng tin? – Nhận diện khơng nhầm lẫn Ví dụ: khách hàng; tài khoản kế toán… – Sử dụng mã cho phép sử dụng kí tự ngắn để mơ tả thơng tin Vì sao? – Nhận diện nhanh chóng tập hợp đối tƣợng kế tốn mang thuộc tính chung Ví dụ: nhóm tài khoản Tiền TK11xxx; nhóm tài khoản Hàng Tồn Kho TK15xxx… 40 20 2/9/2014 Bài tập thảo luận Công ty XYZ sản xuất kinh doanh mặt hàng trang trí nội thất Khách hàng cơng ty cửa hàng bán lẻ Ngồi ra, nhiều cơng ty kinh doanh mặt hàng trang trí nội thất lớn khác mua sản phẩm trực tiếp từ công ty Thêm vào đó, cơng ty xây dựng cơng trình mua sản phẩm trực tiếp từ công ty để giảm giá Cơng ty cịn có nhiều đại lý bán lẻ sản phẩm công ty Công ty chia thị trường thành vùng: Hà Nội, Bắc trung bộ, Nam Trung Bộ, Tây nguyên, tỉnh miền Đông, tỉnh miền Tây khu vực Tp Hồ Chí Minh Mỗi vùng bao gồm từ 5-10 khu vực nhỏ với 100 khách hàng Công ty XYZ sản xuất loại thảm trải sàn nhà loại trần nhưa Thảm có 200 nhóm sản phẩm, nhóm sản phẩm bao gồm loại, với 15 loại màu sắc khác Các trần tương tự, có 180 nhóm khác nhau, nhóm có mẫu mã, mẫu mã có loại sản phẩm, loại sản phẩm có màu sắc khác Yêu cầu: 41 Hãy nêu phương án thiết kế mã số khách hàng mã sản phẩm Thiết kế chi tiết thủ tục kiểm sốt - Chính sách, quy định kiểm soát chung: liên hệ việc áp dụng sách, quy định kiểm sốt chung tính kiểm sốt chung phần mềm VD tạo tài khoản, phân quyền tiếp cận phân hệ / chức năng… - Chi tiết kiểm soát ứng dụng - Kỹ thuật hỗ trợ: kiểm soát CSDL, phần mềm chống virus, firewalls hệ thống nối mạng Internet 42 21 2/9/2014 Lựa chọn – đánh giá PMKT - Tiêu chí chung đánh giá phần mềm - Nội dung cần chuẩn bị từ phía công ty - trao đổi với nhà cung cấp phần mềm - Quy trình đánh giá phần mềm kế toán Lựa chọn – đánh giá PMKT: Một chủ đề với nhiều quan điểm chia sẻ… >> Một số đọc từ GV 43 Lựa chọn – đánh giá PMKT Một số lƣu ý xem xét PMKT: - Tính kiểm sốt - Tính linh hoạt - Tính phổ biến - Tính ổn định - Giá phí (CP triển khai CP trì) 44 22 2/9/2014 Lựa chọn – đánh giá PMKT Tiêu chí chung đánh giá PMKT 45 Lựa chọn – đánh giá PMKT Cung cấp liệu – yêu cầu NCC chuẩn bị demo: - Chuẩn bị liệu kế tốn hồn chỉnh cho nhiều kỳ kế toán >> Yêu cầu từ khâu nhập liệu, xử lý, kiểm soát kết xuất - Yêu cầu thiết lập số forms/mẫu, báo cáo kế toán đặc thù doanh nghiệp - Đánh giá tính kiểm sốt PMKT - Xem xét kết demo – trao đổi với NCC 46 23 2/9/2014 Báo cáo kết thiết kế H/T - Báo cáo giai đoạn thiết kế hệ thống - Trình bày kết thiết kế điều chỉnh nội dung thiết kế theo yêu cầu ban quản lý (nếu cần) 47 Triển khai HTTTKT • Mua sắm trang thiết bị • Viết mua, tùy chỉnh PMKT • Cài đặt PMKT • Huấn luyện ngƣời dùng • Kiểm tra • Chuyển đổi hệ thống 48 24 2/9/2014 Mua sắm cài đặt trang thiết bị Công việc… Một số lƣu ý… - Về phần cứng, thiết bị mạng - Về phần mềm - Hợp đồng mua phần mềm trọn gói - Cài đặt phần mềm: tự cài đặt nhà cung cấp hỗ trợ cài đặt 49 Huấn luyện ngƣời dùng - Huấn luyện sử dụng phần mềm - Huấn luyện vận hành, quản trị hệ thống - Lƣu ý … 50 25 2/9/2014 Kiểm tra hệ thống - Kiểm tra dung lƣợng khả xử lý - Kiểm tra tính tƣơng thích - Đánh giá kiểm soát hệ thống 51 Chuyển đổi hệ thống Chuyển đổi liệu (Data migration) - Khai báo thông tin chung, thơng số hệ thống, sách kế tốn - Khai báo liệu danh mục: danh mục TK, danh mục đối tƣợng chi tiết - Nhập số dƣ đầu - Kiểm tra liệu sau chuyển đổi 52 26 2/9/2014 Chuyển đổi hệ thống Phân quyền truy cập - Căn vào tổ chức máy kế tốn, phần hành kế tốn, bảng mơ tả công việc lực nhân viên - Thực phân quyền theo chức năng, theo đối tƣợng kết hợp - Chú ý: nguyên tắc bất kiêm nhiệm 53 Chuyển đổi hệ thống Thử nghiệm H/T (User-acceptance testing) - Thay đổi dần hệ thống làm việc - Chuyển đổi trực tiếp - Vận hành song song - Chuyển đổi giai đoạn - Thao tác H/T theo hƣớng quy trình - Chuẩn hóa tài liệu H/T - Nghiệm thu 54 27 2/9/2014 Vận hành HTTTKT • Xem xét đánh giá H/T • Sử dụng H/T • Bảo trì – cải thiện tái phát triển H/T 55 Xem xét đánh giá H/T Những yếu tố cần xem xét đánh giá - Mục tiêu đối tƣợng hệ thống - Sự hài lịng người sử dụng - Chi phí phát triển hệ thống - Tính hữu ích đáng tin cậy thơng tin - Khả kiểm sốt H/T - Tài liệu hệ thống 56 28 2/9/2014 Sử dụng H/T Những lƣu ý trình sử dụng H/T mới: - Ghi nhƣợc điểm, lỗi hệ thống - Ghi yêu cầu phát sinh - Huấn luyện nhân viên - Sắp xếp máy kế tốn q trình vận hành 57 Bảo trì – cải tiến tái phát triển Nguyên nhân: - Lỗi hệ thống - Thay đổi nhu cầu thông tin - Phiên phần mềm cần nâng cấp Lƣu ý: - Đánh giá tính cấp thiết - Đánh giá chi phí - Lựa chọn giải pháp thích hợp 58 29 2/9/2014 Sau học xong chƣơng này, bạn có thể: • Trình bày cơng việc phân tích, thiết kế hệ thống kế tốn điều kiện tin học hóa • Giải thích cơng việc triển khai vận hành hệ thống kế toán điều kiện tin học hóa Bài đọc: - Các tài liệu tham khảo GV gợi ý 59 30 ... thiết kế hệ thống kế tốn điều kiện tin học hóa • Giải thích cơng việc triển khai vận hành hệ thống kế toán điều kiện tin học hóa • Phân tích hệ thống • Thiết kế hệ thống • Triển khai hệ thống. .. thông tin định hƣớng phát triển tổ chức - Khảo sát hệ thống kế toán - Đề xuất giải pháp… 10 2/9/2014 Khảo sát hệ thống kế toán - Hạch toán ban đầu - Xử lý liệu - Cung cấp thơng tin kế tốn - Hệ. .. tin kế tốn - Hệ thống máy tính thiết bị tin học hỗ trợ - Phần mềm kế toán phần mềm hỗ trợ - Khảo sát máy kế toán 11 Khảo sát hệ thống kế toán Hạch toán ban đầu - Đối tƣợng kế toán – đối tƣợng