Bài giảng các bước hoach định dự án

Các bước hoach định dự án Xác định mục tiêu Xác định công việc Tổ chức Kế hoạch nguồn lực tài Lập tiến độ Kế hoạch kiểm soát Xác định mục tiêu(1/3) Bí thiết lập mục tiêu: SMART S: M: A: R: T: Specific Measurable Assignable Realistic Time-bound Cụ thể Đo Phân công Thực tiển Hạn chế thời gian Xác định mục tiêu(2/3) Bí thiết lập mục tiêu: Suy nghĩ THÔNG MINH – SMART S: Specific Specific M: Measurable Measurable A: Action-oriented Attainable R: Realistic Relevant T: Time-bound Trackable Xác định mục tiêu(3/3) Bí thiết lập mục tiêu: Suy nghĩ THÔNG MINH – SMART S: Specific M: Measurable A: Action-oriented; Attainable; Assignable R: Realistic; Relevant T: Time-bound; Trackable Bảng Tuyên ngôn Nhóm Dự án Tôi có quyền: • Biết mục tiêu dự án độ ưu tiên chúng • Biết sản phẩm phải làm làm rõ định nghĩa sản phẩm chưa rõ ràng (Nguồn: Software project survival guide – Steve McConnell- Page 8) Mục đích mục tiêu dự án • Mục đích: – Những mô tả chung dự án – Không thể đo • Mục tiêu: – Là tập hợp mục đích – Nó cách thể chi tiết, cụ thể mục đích – Phụ họa, quán cho mục đích – Khi tất mục tiêu đạt có nghĩa mục đích đạt Quan hệ mục đích mục tiêu Mục đích #1 Mục tiêu #1 Mục tiêu #2 Mục đích #2 Mục tiêu #3 Mục tiêu: cần đo (1/2) Dự án: Tái xếp hoạt động dịch vụ khách hàng công ty Vấn đề: • Thời gian đáp ứng đơn hàng chậm • Khả phục vụ khách hàng • Chi phí phận dịch vụ cao cần cải tiến: Mục tiêu: cần đo (2/2) Kết quả: • Cắt giảm 1/3 thời gian đáp ứng đơn hàng • 90% khách hàng giải vấn đề với lần điện thoại • Cắt giảm 12% chi phí Ý kiến BGĐ: Mong chờ cải cách tổ chức có ảnh hưởng sâu rông tiết kiệm nhiều hơn! (Sao không nói từ đầu!) Ví dụ 1: Dự án xây cầu (1/2) • Mục đích: – Xây cầu đại bắc qua sống Hồng khoảng thời gian ngân sách cho phép • Các mục tiêu: – Cho phép xe tải trọng tối đa 15 – Trọng lượng cầu nhẹ 20% so với cầu có chiều dài Ví dụ 2: Dự án xây bệnh viện tỉnh(1/2) • Mục đích: – Xây dựng bệnh viện đa khoa đại phục vụ cho việc chữa bệnh chăm sóc sức khỏe cho nhân dân tỉnh • Mục tiêu: – Bệnh viện có khuôn viên 20.000 m2 – 20 phòng nội trú với 300 giường bệnh Ví dụ 2: Dự án xây bệnh viện tỉnh(2/2) • Mục đích: – Xây dựng bệnh viện … • Mục tiêu: –… – Các khoa Nội, Ngoại, Tim Mạch, Xương,… – Bệnh viện có khoản 50 bác sỹ, 100 y tá, 200 hộ lý làm việc – Kinh phí dự kiến triệu USD – Xây vòng năm Ví dụ 3: Đề án tin học hóa quản lý hành chánh Nhà nước giai đoạn 2001-2005 (1/2) • Mục đích: – Xây dựng đưa vào hoạt động hệ thống thông tin điện tử Đảng Chính phủ nhằm nâng cao hiệu lực, hiệu điều hành Chính phủ, Thủ tướng phủ, lãnh đạo bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ quyền địa phương cấp • Mục tiêu: Ví dụ 3: Đề án tin học hóa quản lý hành chánh Nhà nước giai đoạn 2001-2005(2/2) • Mục đích: – Xây dựng đưa vào hoạt động hệ thống thông tin điện tử… • Mục tiêu: – Trang tin điện tử Sở vào hoạt động – CSDL chuyên ngành – Phần mềm tổng hợp báo cáo – Phần mềm tryền liệu, báo cáo, tài liệu từ đơn vị cấp Các bước hoach định dự án Xác định mục tiêu Xác định công việc Tổ chức Kế hoạch nguồn lực tài Lập tiến độ Kế hoạch kiểm soát Bảng tuyên bố nội dung hoạt động: có yếu tố Tên nhà tài trợ dự án Mối liên hệ mục tiêu dự án mục tiêu tổ chức Những lợi ích dự án tổ chức Kế hoạch thời gian dự kiến cho công việc Mô tả ngắn gọn kết hay mục tiêu dự án Ngân sách, khoản phân phối nguồn lực dành cho nhóm dự án Quyền hạn nhà quản lý dự án Chữ ký nhà tài trợ Xác định phạm vi dự án (1/7) Dự án: Giảm chi phí tồn kho công ty sản xuất giá treo Amalgamated Vấn đề: Chi phí tồn kho cao tăng với doanh số - Trưởng phòng tồn kho: Dùng linh kiện riêng để sản xuất mẫu giá treo (có 20 mẫu)  Có 300 loại linh kiện khác phải theo dõi, bảo quản Có loại tồn kho hàng năm trời! - Trưởng phòng cung ứng: Mua loại linh kiện với số lượng nhỏ làm tăng chi phí hành chánh, không chiết khấu nhờ mua nhiều Nhóm dự án người: hợp Giám đốc nhà cung ứng linh kiện Dự án: Giảm chi phí tồn kho (2/7) Xác định khoản tiết kiệm chi phí nhờ giảm 25% tổng số linh kiện Nhận xét: Giảm linh kiện giảm chi phí bảo quản, kiểm tra phức tạp Cần biết tiết kiệm Y/N? Dự án: Giảm chi phí tồn kho(3/7) Tạo điểm chuẩn (bench marking) cho chi phí tồn kho dựa công ty khác ngành Nhận xét: Mất nhiều thời gian Dù hành động đối thủ, phải cố gắng giảm chi phí Y/N? Dự án: Giảm chi phí tồn kho(4/7) Triển khai thiết kế linh kiện phức tạp cho tương lai Nhận xét: Ý hay, nên có dự án riêng cho phận phát triển sản phẩm Y/N? Dự án: Giảm chi phí tồn kho(5/7) Phát triển danh sách linh kiện chấp nhận “có thể loại bỏ cần” để phận phát triển sản phẩm lựa chọn Ước tính chi phí tiết kiệm Nhận xét: Phần lớn khách hàng không nhận thấy giá trị máy móc Không nên phải thiết kế sản phẩm với nhiều loại linh kiện Y/N? Dự án: Giảm chi phí tồn kho(6/7) Sắp xếp quy trình thiết kế sản phẩm Nhận xét: Ý hay, dành cho dự án riêng Y/N? Dự án: Giảm chi phí tồn kho(7/7) Phát triển kế hoạch giao nhận linh kiện lúc Nhận xét: Sẽ tiết kiệm không gian kho bãi chi phí tồn kho Y/N? Cân đối: mục tiêu biện pháp thực Richard Hackman Xác định rõ mục tiêu? Không Không Xác định rõ biện pháp? Có Hỗn loạn Có Công việc tự quản lý, định hướng theo mục tiêu Đi chệch hướng Nguồn nhân lực bị (tệ nhất) lãng phí [...]... liệu từ các đơn vị cấp dưới Các bước hoach định dự án 1 2 3 4 5 6 Xác định mục tiêu Xác định công việc Tổ chức Kế hoạch nguồn lực và tài chính Lập tiến độ Kế hoạch kiểm soát Bảng tuyên bố nội dung hoạt động: có 8 yếu tố 1 Tên nhà tài trợ của dự án 2 Mối liên hệ giữa mục tiêu của dự án và mục tiêu của tổ chức 3 Những lợi ích của dự án đối với tổ chức 4 Kế hoạch thời gian dự kiến cho công việc 5 Mô tả... lợi ích của dự án đối với tổ chức 4 Kế hoạch thời gian dự kiến cho công việc 5 Mô tả ngắn gọn về kết quả hay mục tiêu của dự án 6 Ngân sách, các khoản phân phối và nguồn lực dành cho nhóm dự án 7 Quyền hạn của nhà quản lý dự án 8 Chữ ký của nhà tài trợ Xác định phạm vi dự án (1/7) Dự án: Giảm chi phí tồn kho của công ty sản xuất giá treo Amalgamated Vấn đề: Chi phí tồn kho quá cao và cùng tăng với doanh... chuẩn (bench marking) cho chi phí tồn kho dựa trên các công ty khác trong ngành Nhận xét: Mất nhiều thời gian Dù không biết hành động của đối thủ, vẫn phải cố gắng giảm chi phí Y/N? Dự án: Giảm chi phí tồn kho(4/7) 3 Triển khai thiết kế các linh kiện phức tạp cho tương lai Nhận xét: Ý hay, nhưng nên có 1 dự án riêng cho bộ phận phát triển sản phẩm Y/N? Dự án: Giảm chi phí tồn kho(5/7) 4 Phát triển... với số lượng nhỏ làm tăng chi phí hành chánh, không được chiết khấu nhờ mua nhiều Nhóm dự án 6 người: hợp cùng Giám đốc và 3 nhà cung ứng linh kiện Dự án: Giảm chi phí tồn kho (2/7) 1 Xác định khoản tiết kiệm chi phí nhờ giảm 25% tổng số linh kiện Nhận xét: Giảm linh kiện sẽ giảm chi phí bảo quản, kiểm tra phức tạp Cần biết tiết kiệm được bao nhiêu Y/N? Dự án: Giảm chi phí tồn kho(3/7) 2 Tạo điểm... trú với 300 giường bệnh Ví dụ 2: Dự án xây bệnh viện tỉnh(2/2) • Mục đích: – Xây dựng một bệnh viện … • Mục tiêu: –… – Các khoa Nội, Ngoại, Tim Mạch, Xương,… – Bệnh viện có khoản 50 bác sỹ, 100 y tá, 200 hộ lý làm việc – Kinh phí dự kiến 4 triệu USD – Xây trong vòng 2 năm Ví dụ 3: Đề án tin học hóa quản lý hành chánh Nhà nước giai đoạn 2001-2005 (1/2) • Mục đích: – Xây dựng và đưa vào hoạt động hệ thống... thiết kế các sản phẩm mới với nhiều loại linh kiện Y/N? Dự án: Giảm chi phí tồn kho(6/7) 5 Sắp xếp quy trình thiết kế sản phẩm mới Nhận xét: Ý hay, nhưng dành cho 1 dự án riêng Y/N? Dự án: Giảm chi phí tồn kho(7/7) 6 Phát triển một kế hoạch giao nhận linh kiện đúng lúc Nhận xét: Sẽ tiết kiệm không gian kho bãi và chi phí tồn kho Y/N? Cân đối: mục tiêu và biện pháp thực hiện Richard Hackman Xác định rõ... đạo các bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và chính quyền địa phương các cấp • Mục tiêu: Ví dụ 3: Đề án tin học hóa quản lý hành chánh Nhà nước giai đoạn 2001-2005(2/2) • Mục đích: – Xây dựng và đưa vào hoạt động hệ thống thông tin điện tử… • Mục tiêu: – Trang tin điện tử của Sở đi vào hoạt động – CSDL chuyên ngành – Phần mềm tổng hợp báo cáo – Phần mềm tryền dữ liệu, báo cáo, tài liệu từ các. ..Ví dụ 1: Dự án xây cầu (2/2) • Mục đích: Xây một cây cầu … • Các mục tiêu: –… – Tuổi thọ trên 50 năm – 4 làn xe ô tô, 2 làn xe máy và 2 làn người đi bộ – Kinh phí tối đa 50 triệu USD – Cầu phải xây xong trướng 2/9/2010 Ví dụ 2: Dự án xây bệnh viện tỉnh(1/2) • Mục đích: – Xây dựng một bệnh viện đa khoa hiện đại phục vụ cho việc chữa bệnh và chăm... kiện đúng lúc Nhận xét: Sẽ tiết kiệm không gian kho bãi và chi phí tồn kho Y/N? Cân đối: mục tiêu và biện pháp thực hiện Richard Hackman Xác định rõ mục tiêu? Không Không Xác định rõ biện pháp? Có Hỗn loạn Có Công việc tự quản lý, định hướng theo mục tiêu Đi chệch hướng Nguồn nhân lực bị (tệ nhất) lãng phí ... Các bước hoach định dự án Xác định mục tiêu Xác định công việc Tổ chức Kế hoạch nguồn lực tài Lập tiến độ Kế hoạch kiểm soát Bảng tuyên bố nội dung hoạt động: có yếu tố Tên nhà tài trợ dự án. .. tiêu dự án mục tiêu tổ chức Những lợi ích dự án tổ chức Kế hoạch thời gian dự kiến cho công việc Mô tả ngắn gọn kết hay mục tiêu dự án Ngân sách, khoản phân phối nguồn lực dành cho nhóm dự án Quyền... khoản phân phối nguồn lực dành cho nhóm dự án Quyền hạn nhà quản lý dự án Chữ ký nhà tài trợ Xác định phạm vi dự án (1/7) Dự án: Giảm chi phí tồn kho công ty sản xuất giá treo Amalgamated Vấn