Bài giảng các bước hoach định dự án

Mục đích và mục tiêu của dự án• Mục đích: – Những mô tả chung nhất của một dự án.. – Nó là cách thể hiện chi tiết, cụ thể của mục đích – Phụ họa, nhất quán cho mục đích – Khi tất cả các

Cụ thể

Đo đượcPhân công đượcThực tiển

Hạn chế thời gian

Xác định mục tiêu(2/3)

Bí quyết thiết lập mục tiêu:

Suy nghĩ THÔNG MINH – SMART S: Specific Specific

M: Measurable Measurable

A: Action-oriented Attainable

R: Realistic Relevant

T: Time-bound Trackable

Xác định mục tiêu(3/3)

Bí quyết thiết lập mục tiêu:

Suy nghĩ THÔNG MINH – SMART S: Specific

M: Measurable

A: Action-oriented; Attainable; Assignable R: Realistic; Relevant

T: Time-bound; Trackable

(Nguồn: Software project survival guide –

Steve McConnell- Page 8)

Mục đích và mục tiêu của dự án

• Mục đích:

– Những mô tả chung nhất của một dự án

– Không thể đo được

• Mục tiêu:

– Là các tập hợp con của mục đích

– Nó là cách thể hiện chi tiết, cụ thể của mục đích

– Phụ họa, nhất quán cho mục đích

– Khi tất cả các mục tiêu đạt được có nghĩa là mục đích đã đạt được

Mục tiêu: cần đo được (1/2)

Dự án: Tái sắp xếp các hoạt động dịch vụ khách hàng của công ty

Mục tiêu: cần đo được (2/2)

Kết quả:

• Cắt giảm 1/3 thời gian đáp ứng đơn hàng

• 90% khách hàng được giải quyết vấn đề với 1 lần điện thoại

• Cắt giảm 12% chi phí

Ý kiến BGĐ: Mong chờ các cải cách tổ chức

có ảnh hưởng sâu rông hơn và tiết kiệm

nhiều hơn!

(Sao không nói ngay từ đầu!)

Ví dụ 1: Dự án xây cầu (1/2)

• Mục đích:

– Xây một cây cầu hiện đại bắc qua sống Hồng trong một khoảng thời gian và ngân sách cho phép

• Các mục tiêu:

– Cho phép xe tải trọng tối đa 15 tấn

– Trọng lượng cây cầu nhẹ hơn 20% so với các cây cầu hiện nay có cùng chiều dài

Ví dụ 1: Dự án xây cầu (2/2)

• Mục đích: Xây một cây cầu …

• Các mục tiêu:

– …

– Tuổi thọ trên 50 năm

– 4 làn xe ô tô, 2 làn xe máy và 2 làn người đi bộ

– Kinh phí tối đa 50 triệu USD

– Cầu phải xây xong trướng 2/9/2010

Ví dụ 2: Dự án xây bệnh viện

tỉnh(1/2)

• Mục đích:

– Xây dựng một bệnh viện đa khoa hiện đại

phục vụ cho việc chữa bệnh và chăm sóc sức khỏe cho nhân dân trong tỉnh

• Mục tiêu:

– Bệnh viện có khuôn viên 20.000 m2

– 20 phòng nội trú với 300 giường bệnh

– Kinh phí dự kiến 4 triệu USD

– Xây trong vòng 2 năm

Ví dụ 3: Đề án tin học hóa quản lý hành chánh Nhà nước giai đoạn

2001-2005 (1/2)

• Mục đích:

– Xây dựng và đưa vào hoạt động hệ thống

thông tin điện tử của Đảng và Chính phủ

nhằm nâng cao hiệu lực, hiệu quả điều hành của Chính phủ, Thủ tướng chính phủ, lãnh đạo các bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan

thuộc Chính phủ và chính quyền địa phương các cấp

• Mục tiêu:

Ví dụ 3: Đề án tin học hóa quản lý hành chánh Nhà nước giai đoạn

2001-2005(2/2)

• Mục đích:

– Xây dựng và đưa vào hoạt động hệ thống

thông tin điện tử…

Bảng tuyên bố nội dung hoạt động:

có 8 yếu tố

1 Tên nhà tài trợ của dự án

2 Mối liên hệ giữa mục tiêu của dự án và mục

tiêu của tổ chức

3 Những lợi ích của dự án đối với tổ chức

4 Kế hoạch thời gian dự kiến cho công việc

5 Mô tả ngắn gọn về kết quả hay mục tiêu của

Xác định phạm vi dự án (1/7)

Dự án: Giảm chi phí tồn kho của công ty sản xuất giá

treo Amalgamated

Vấn đề: Chi phí tồn kho quá cao và cùng tăng với doanh số

- Trưởng phòng tồn kho: Dùng bộ linh kiện riêng để sản

xuất 1 mẫu giá treo (có 20 mẫu)

 Có 300 loại linh kiện khác nhau phải theo dõi, bảo quản

Có loại tồn kho hàng năm trời!

- Trưởng phòng cung ứng: Mua từng loại linh kiện với số lượng nhỏ làm tăng chi phí hành chánh, không được

chiết khấu nhờ mua nhiều.

Nhóm dự án 6 người: hợp cùng Giám đốc và 3 nhà cung

ứng linh kiện.

Dự án: Giảm chi phí tồn kho (2/7)

1 Xác định khoản tiết kiệm chi phí nhờ

giảm 25% tổng số linh kiện.

Nhận xét: Giảm linh kiện sẽ giảm chi phí

bảo quản, kiểm tra phức tạp Cần biết

tiết kiệm được bao nhiêu.

Y/N?

Dự án: Giảm chi phí tồn kho(3/7)

2 Tạo điểm chuẩn (bench marking) cho chi phí tồn kho dựa trên các công ty khác

trong ngành.

Nhận xét: Mất nhiều thời gian Dù không

biết hành động của đối thủ, vẫn phải cố gắng giảm chi phí.

Y/N?

Dự án: Giảm chi phí tồn kho(4/7)

3 Triển khai thiết kế các linh kiện phức tạp cho tương lai.

Nhận xét: Ý hay, nhưng nên có 1 dự án

riêng cho bộ phận phát triển sản phẩm.

Y/N?

Dự án: Giảm chi phí tồn kho(5/7)

4 Phát triển danh sách linh kiện được chấp nhận

“có thể loại bỏ khi cần” để bộ phận phát triển

sản phẩm lựa chọn Ước tính chi phí tiết kiệm được

Nhận xét: Phần lớn khách hàng không nhận

thấy giá trị máy móc của chúng ta Không nên

cứ phải thiết kế các sản phẩm mới với nhiều loại linh kiện.

Y/N?

Dự án: Giảm chi phí tồn kho(6/7)

5 Sắp xếp quy trình thiết kế sản phẩm mới

Nhận xét: Ý hay, nhưng dành cho 1 dự án

riêng.

Y/N?

Dự án: Giảm chi phí tồn kho(7/7)

6 Phát triển một kế hoạch giao nhận linh

kiện đúng lúc.

Nhận xét: Sẽ tiết kiệm không gian kho bãi

và chi phí tồn kho.

Y/N?

Cân đối: mục tiêu và biện pháp

thực hiện

Richard Hackman

Hỗn loạn Công việc tự quản

lý, định hướng theo mục tiêu

Đi chệch hướng (tệ nhất)

Nguồn nhân lực bị lãng phí