Bài giảng lập kế hoạch dự án TS GVC lưu trường văn

LẬP KẾ HOẠCH DỰ ÁN Trình bày: TS.GVC Lưu Trường Văn Khái niệm • Hoạch định dự án phần quản lý dự án mà liên quan đến việc sử dụng tiến độ để lập kế hoạch sau báo cáo tiến trình thực dự án cho bên tham gia dự án (Harold Kerzner (2003) Project Management: A Systems Approach to Planning, Scheduling, and Controlling (8th Ed ed.) Wiley ISBN 0471-22577-0) • Hoạch định dự án cơng việc chun nghiệp Các cá nhân có liên quan đến dự án nên tham gia vào q trình lập kế hoạch dự án Soạn & giảng: TS Lưu Trường Văn Định nghĩa • Lập kế hoạch dự án chi tiết hóa mục tiêu dự án thành cơng việc cụ thể hoạch định chương trình để thực cơng việc • Lập kế hoạch dự án cơng việc khó Tại sao? Lập kế hoạch dự án quy trình thực dự án Soạn & giảng: TS Lưu Trường Văn Trình tự lập kế hoạch dự án Xác lập mục tiêu: Ai làm gì? Khi Phát triển kế hoạch: Lập WBS Xây dựng sơ đồ kế hoạch: Quan hệ cơng việc Lập tiến độ: Bắt đầu? Kết thúc? Các mốc quan trọng (milestone) Dự tốn chi phí, phân bổ nguồn lực: Cần tiền? Báo cáo Nội dung kế hoạch dự án A Tổng quan chung dự án B Các mục tiêu dự án C Vấn đề kỹ thuật quản trị D Tiến độ dự án E Nguồn lực ngân sách dự án F Nhân dự án G Vấn đề hợp đồng dự án H Phương pháp kiểm tra đánh giá dự án WBS Xác định WBS dự án • Cơ cấu phân chia công việc công cụ dạng đồ thò nhánh hay biểu đề mục nhằm tổ chức, xác lập, thể công tác cần thực • Cơ cấu phân chia công việc hệ thống thứ bậc mà phần tử lớn phân chia thành phần tử nhỏ • Đơn vị nhỏ WBS gói cơng việc (Work Package • Quan niệm: – Để quản lý toàn dự án phải quản lý phần dự án Soạn & giảng: TS Lưu Trường Văn Ví dụ WBS (English) Biên soạn vá giảng: TS Lưu Trường Văn WBS dự án phần mềm Luu Truong Van, Ph.D (PKNU) 10 Ví dụ WBS dự án eLearning Luu Truong Van, Ph.D (PKNU) 12 KẾ HOẠCH HỘI NGHỊ CHƯƠNG TRÌNH CHỦ ĐỀ TÀI LIỆU NHẬN ĐƯC CÁC TÀI LIỆU NGƯỜI THUYẾT TRÌNH VỊ TRÍ NGÀY TIẾP THỊ Nơi CÁC THIẾT BỊ CẦN THIẾT DANH SÁCH BROCHURE THIẾT KẾ BROCHURE Đăng ký DANH MỤC THƯ TÍN LIÊN LẠC WBS CỦA DỰ ÁN HỘI NGHỊ Luu Truong Van, Ph.D (PKNU) 13 WBS dự án xây dựng Luu Truong Van, Ph.D (PKNU) 14 Soạn & giảng: TS Lưu Trường Văn 15 WBS – dạng biểu đề mục 1.0.0 Nhà A 1.1.0 Kết cấu 1.1.1 Khung 1.1.2 Móng ` 1.2.0 Hệ thống điện 1.2.1 Đường dây 1.2.2 Thiết bò 1.3.0 Hệ thống nước 1.3.1 Hệ thống cấp nước 1.3.2 Hệ thống thoát nước Soạn & giảng: TS Lưu Trường Văn 16 WBS – mục đích sử dụng • WBS cơng cụ để xác định cơng việc trình tự thực cơng việc dự án • Xác đònh công việc cần thực hiện, đònh rõ chuyên môn cần thiết, hỗ trợ cho việc lựa chọn thành viên dự án, thiết lập sở để lập tiến độ • Là phương tiện liên kết công việc lại với cách hiệu quả, đảm bảo không bỏ sót hay trùng lắp Soạn & giảng: TS Lưu Trường Văn 17 QUY MÔ CỦA WP Mỗi gói công việc nên : Có thể quản lý – Quyền lực cụ thể trách nhiệm cụ thể phân công Độc lập – Với tối thiểu chung phụ thuộc với phần tử khác Có thể đo lường – Có thể đo lường tiến trình Biên soạn & giảng: TS Lưu Trường Văn 18 Lập WBS • Để có WBS cho dự án, có thể: – Dùng WBS dự án tương tự duyệt lại để phù hợp với dự án Đây cách phổ biến hiệu mà người làm QLDA thường hay sử dụng – Sử dụng ý kiến chun gia để phát triển WBS dự án – Dựa vào kiến thức chun mơn kinh nghiệm thành viên Ban Quản lý dự án – Dựa vào phán đốn, chun mơn, kinh nghiệm thân Biên soạn & giảng: TS Lưu Trường Văn 19 Khi lập WBS cần ghi nhớ nội dung sau • • • • Dùng kiểu phân chia hợp lý cho dự án WBS khơng thiết phải đối xứng Mỗi tổng kết bên Các có cấp độ thấp (khơng phân chia nữa) gọi gói cơng việc) • Ơ phải trình bày dự án hồn thành • Từng thành viên ban QLDA phải có liên quan đến WBS • Sau hồn thành, nên trình duyệt WBS lên chủ đầu tư/khách hàng Soạn & giảng: TS Lưu Trường Văn 20 Ngun lý 1: Định nghĩa cách rõ ràng mục đích dự án (project goal) • Bắt đầu kết thúc thực phân tích ngược để xác định quy mơ • Giám đốc dự án (GĐDA), thành viên Ban QLDA, người sử dụng tham gia định nghĩa quy mơ • Lập lập lại … Có phải bạn muốn này? TS Lưu Trường Văn, Đại học Mở TP.HCM 21 Ngun lý 2: Xác định mục tiêu dự án (project objectives) • Phân bổ mục tiêu dự án cho thành viên Ban QLDA • Th Thường ng xun nh nhắcc nh nhở ccố ggắng ng để hồn thành • Nên SMART: Specific, Measurable, Achievable, Realistic, Time-bound TS Lưu Trường Văn, Đại học Mở TP.HCM 22 Ngun lý 3: Thiết lập mốc kiểm tra, cơng tác, quan hệ & ước lượng thời gian • Phát triển kế hoạch thực (an action plan) • Hãy hỏi câu hỏi: “cái nếu…” & “cái sai lầm” • Đừng đánh tầm nhìn mục đích dự án • Thiết lập nguồn lực cần thiết – Thời gian, thơng tin, người TS Lưu Trường Văn, Đại học Mở TP.HCM 23 Ngun lý 4: Tạo tiến độ dự án dạng đồ họa • Tiến độ ngang (GANTT Chart) – Tiến độ ngang với cơng tác, bắt đầu/kết thúc, thời gian hồn thành, v.v… • Sơ đồ PERT (PERT Chart) – Sơ đồ khối mà trưng bày thứ tự quan hệ có liên quan TS Lưu Trường Văn, Đại học Mở TP.HCM 24 Ngun lý 5: Quan tâm khía cạnh người • Hiểu rõ triển vọng người khác • Cởi mở để học từ người • Bài học kinh nghiệm (Lessons learned) TS Lưu Trường Văn, Đại học Mở TP.HCM 25 CẢM ƠN SỰ THEO DÕI CỦA CÁC BẠN! 26 [...]... gia để phát triển 1 WBS của dự án hiện tại – Dựa vào kiến thức chun mơn cũng như kinh nghiệm của các thành viên Ban Quản lý dự án – Dựa vào sự phán đốn, chun mơn, kinh nghiệm của bản thân Biên soạn & giảng: TS Lưu Trường Văn 19 Khi lập WBS cần ghi nhớ các nội dung sau • • • • Dùng kiểu phân chia hợp lý cho dự án của chúng ta WBS khơng nhất thiết phải đối xứng Mỗi ơ là sự tổng kết của những ơ bên dưới... định nghĩa quy mơ • Lập đi lập lại … Có phải bạn muốn cái này? TS Lưu Trường Văn, Đại học Mở TP.HCM 21 Ngun lý 2: Xác định các mục tiêu dự án (project objectives) • Phân bổ các mục tiêu dự án cho các thành viên của Ban QLDA • Th Thường ng xun nh nhắcc nh nhở cái gì đang ccố ggắng ng để hồn thành • Nên là SMART: Specific, Measurable, Achievable, Realistic, Time-bound TS Lưu Trường Văn, Đại học Mở TP.HCM... lực cụ thể và trách nhiệm cụ thể có thể được phân công 2 Độc lập – Với sự tối thiểu của những cái chung hoặc sự phụ thuộc với các phần tử khác 3 Có thể đo lường – Có thể đo lường tiến trình Biên soạn & giảng: TS Lưu Trường Văn 18 Lập WBS • Để có WBS cho dự án, chúng ta có thể: – Dùng WBS của các dự án tương tự rồi duyệt lại để phù hợp với dự án của chúng ta Đây là cách phổ biến và hiệu quả mà những người... Ngun lý 3: Thiết lập mốc kiểm tra, các cơng tác, các quan hệ & các ước lượng thời gian • Phát triển một kế hoạch thực hiện (an action plan) • Hãy hỏi các câu hỏi: “cái gì nếu…” & “cái gì có thể sai lầm” • Đừng đánh mất tầm nhìn của mục đích dự án • Thiết lập những nguồn lực cần thiết – Thời gian, thơng tin, con người TS Lưu Trường Văn, Đại học Mở TP.HCM 23 Ngun lý 4: Tạo ra tiến độ dự án dạng đồ họa... NGHỊ Luu Truong Van, Ph.D (PKNU) 13 WBS của 1 dự án xây dựng Luu Truong Van, Ph.D (PKNU) 14 Soạn & giảng: TS Lưu Trường Văn 15 WBS – dạng biểu đề mục 1.0.0 Nhà A 1.1.0 Kết cấu 1.1.1 Khung 1.1.2 Móng ` 1.2.0 Hệ thống điện 1.2.1 Đường dây 1.2.2 Thiết bò 1.3.0 Hệ thống nước 1.3.1 Hệ thống cấp nước 1.3.2 Hệ thống thoát nước Soạn & giảng: TS Lưu Trường Văn 16 WBS – mục đích sử dụng • WBS là cơng cụ cơ bản... Ơ trên cùng nhất phải trình bày dự án hồn thành • Từng thành viên ban QLDA phải có liên quan đến WBS • Sau khi hồn thành, chúng ta nên trình duyệt WBS lên chủ đầu tư/khách hàng Soạn & giảng: TS Lưu Trường Văn 20 Ngun lý 1: Định nghĩa một cách rõ ràng mục đích của dự án (project goal) • Bắt đầu tại kết thúc và thực hiện phân tích ngược để xác định quy mơ • Giám đốc dự án (GĐDA), các thành viên Ban QLDA,... định các cơng việc và trình tự thực hiện các cơng việc của dự án • Xác đònh các công việc cần thực hiện, đònh rõ những chuyên môn cần thiết, hỗ trợ cho việc lựa chọn thành viên dự án, thiết lập cơ sở để lập tiến độ • Là phương tiện liên kết các công việc lại với nhau một cách hiệu quả, đảm bảo không bỏ sót hay trùng lắp Soạn & giảng: TS Lưu Trường Văn 17 QUY MÔ CỦA WP Mỗi gói công việc nên là : 1 Có thể... của 1 dự án di chuyển văn phòng Luu Truong Van, Ph.D (PKNU) 11 Ví dụ về WBS của dự án eLearning Luu Truong Van, Ph.D (PKNU) 12 KẾ HOẠCH HỘI NGHỊ CHƯƠNG TRÌNH CHỦ ĐỀ TÀI LIỆU NHẬN ĐƯC CÁC TÀI LIỆU NGƯỜI THUYẾT TRÌNH VỊ TRÍ NGÀY TIẾP THỊ Nơi CÁC THIẾT BỊ CẦN THIẾT DANH SÁCH BROCHURE THIẾT KẾ BROCHURE Đăng ký DANH MỤC THƯ TÍN LIÊN LẠC WBS CỦA DỰ ÁN HỘI NGHỊ Luu Truong Van, Ph.D (PKNU) 13 WBS của 1 dự án. .. Tiến độ ngang với các cơng tác, bắt đầu/kết thúc, thời gian hồn thành, v.v… • Sơ đồ PERT (PERT Chart) – Sơ đồ khối mà trưng bày thứ tự và quan hệ có liên quan TS Lưu Trường Văn, Đại học Mở TP.HCM 24 Ngun lý 5: Quan tâm khía cạnh con người • Hiểu rõ triển vọng của những người khác • Cởi mở để học từ mọi người • Bài học kinh nghiệm (Lessons learned) TS Lưu Trường Văn, Đại học Mở TP.HCM 25 CẢM ƠN SỰ THEO ... 0471-22577-0) • Hoạch định dự án cơng việc chun nghiệp Các cá nhân có liên quan đến dự án nên tham gia vào q trình lập kế hoạch dự án Soạn & giảng: TS Lưu Trường Văn Định nghĩa • Lập kế hoạch dự án chi... tiêu dự án thành cơng việc cụ thể hoạch định chương trình để thực cơng việc • Lập kế hoạch dự án cơng việc khó Tại sao? Lập kế hoạch dự án quy trình thực dự án Soạn & giảng: TS Lưu Trường Văn. .. dự án phải quản lý phần dự án Soạn & giảng: TS Lưu Trường Văn Ví dụ WBS (English) Biên soạn vá giảng: TS Lưu Trường Văn WBS dự án phần mềm Luu Truong Van, Ph.D (PKNU) 10 WBS dự án di chuyển văn