Bài giảng quản trị dự án chương 5 lập kế hoạch và ngân sách dự án

CHƯƠNG LẬP KẾ HOẠCH VÀ NGÂN SÁCH DỰ ÁN 5.1.Các vấn đề lập kế hoạch dự án    Hầu hết khó khăn mà dự án gặp phải thiếu kế hoạch kế hoạch không phù hợp Lập kế hoạch dự án chi tiết hóa mục tiêu dự án thành công việc cụ thể hoạch định chương trình để thực cơng việc Kế hoạch dự án xác định việc cần làm, xế chúng theo chương trình hợp lý, xác định nguồn lực thực thời gian làm cơng việc nhằm hồn thành mục tiêu dự án Ý nghĩa kế hoạch dự án       Là sở giúp đảm bảo mục tiêu dự án Là để xác định thời gian, chi phí yêu cầu chất lượng Là để dự toán ngân sách kiểm tra tài dự án Là sở để tuyển dụng, bố trí điều phối nhân lực cho dự án Là sở quản lý tiến độ dự án Giúp tránh giảm nhẹ bất trắc, rủi ro Phân loại kế hoạch dự án      Kế hoạch phạm vi Kế hoạch thời gian Kế hoạch chi phí Kế hoạch nhân lực Kế hoạch quản lý chất lượng 5.2.Trình tự lập kế hoạch dự án       (1) Xác lập mục tiêu (2) Phát triển kế hoạch (3) Xây dựng sơ đồ kế hoạch (4 ) Lập tiến độ (5) Dự tốn chi phí, phân bổ nguồn lực (6) Báo cáo, kết thúc Xác lập mục tiêu dự án       Mục tiêu phản ánh thời điểm bắt đầu hoàn thành dự án, chi phí dự trù, kết cần đạt Để xác định mục tiêu cần bước sau: - Tuyên bố mục tiêu dự án - Liệt kê mốc thời gian quan trọng khuôn khổ thời gian hoàn thành dự án - Bổ nhiệm cá nhân phận để thực mục tiêu Ấn định thời gian hoàn thành mục tiêu Phát triển kế hạch    Xác định nhiệm vụ để thực mục tiêu Thu thập thông tin đầy đủ, rõ ràng Lập danh mục, mã hóa cơng việc, xây dựng sơ đồ cấu phân chia công việc (WBS Work Breakdown Structure) (WBS     Xây dựng sơ đồ kế hoạch dự án: Sau xác định mối quan hệ, thứ tự, cần lập sơ đồ nhằm phản ánh quan hệ logic công việc Lập tiến độ dự án: công việc bắt đầu kết thúc, thời gian thực Dự toán chi phí nhân lực: Chuẩn bị báo cáo kết thúc: báo cáo tiến độ, thời gian, chi phí nhằm kiểm soát tốt kế hoạch thời gian, chi phí 5.3.Nội dung kế hoạch dự án       A Tổng quan chung dự án: -Mục tiêu cần đạt dự an` -Lý đời dự án Phạm vi dự án Cơ cấu tổ chức dự án Các mốc thời gian quan trọng thực 5.3.Nội dung kế hoạch dự án      B.Các mục tiêu dự án -Mức lợi nhuận dự án - giá trị mang lại cho tổ chức -Năng lực cạnh tranh dự án -Các mục tiêu kinh tế xã hội khác 5.3.Nội dung kế hoạch dự án        C.Vấn đề kỷ thuật quản trị D Tiến độ dự án E Nguồn lực ngân sách F.Nhân cho dự án G.Vấn đề hợp đồng dự án H.Kiểm tra đánh giá dự án I.Các rủi ro tiềm ẩn 5.4.Cơ cấu phân chia công việc biểu đồ trách nhiệm  Cơ cấu phân chia công việc (WBS) việc phân chia theo cấp bậc dự án thành nhóm nhiệm vụ công việc cụ thể Tác dụng WBS     Là sở để giao nhiệm vụ, xác định trách nhiệm cụ thể cho cá nhân, phận cơng việc, nhờ có WBS mà thành viên quan tâm hiểu yêu cầu dự án Là sở phát triển trình tự, quan hệ trước sau, sở để lập sơ đồ mạng Là sở xây dựng kế hoạch chi tiết điều chỉnh kế hoạch tiến độ thời gian, phân bổ nguồn lực, lập dự tốn ngân sách, Giúp tránh sai sót bỏ qn số cơng việc cấu trúc WBS thơng dụng cấu trúc có mức độ như sau: Mức độ Các mức độ quản lý Mô tả Toàn chương trình (total Dự án (project) Nhiệm vụ (task) Các mức độ kỹ thuật program) Nhiệm vụ phụ (subtask) Mãng công việc (work package) Mức độ cố gắng (level of effort) Cấu trúc công việc dự án 1.0 DỰ ÁN 3.0 2.0 Nhiệm vụ 2.1 4.0 Nhiệm vụ 3.1 Subtask 2.2 Nhiệm vụ Subtask Subtask Subtask Subtask Subtask Subtask 5.3 4.3 Subtask 3.4 Subtask 5.4 Subtask 3.5 Subtask 3.6 5.2 4.2 3.3 Nhiệm vụ 5.1 4.1 3.2 2.3 5.0 Các bước thực WBS        Bước 1: Thu thập thông tin từ thành viên  tách nhỏ nhiệm vụ chi tiết hơ đến nhiệm vụ đư ợc hoạch định, lập tiến độ, ngân sách, điều khiển kiểm tra cách riêng lẻ Bước 2: Đối với nhiệm vụ: Xác định công việc &ø kết mong muốn đạt đư ợc Liệt kê danh sách cá nhân chịu trách nhiệm Xác định nguồn nhu cầu: cán bộ, thiết bị, vốn, vật tư Liệt kê nhân nhóm chịu trách nhiệm Xây dựng sơ sơ thời gian cần thiết để thực nhiệm vụ WBS Các bước thực WBS        Bước 3: Xem xét lại WBS, Ngân sách, thời gian đánh giá với thành viên chịu trách nhiệm thực cơng việc  kiểm tra mức độ xác WBS Bước 4: Các yêu cầu nguồn lực, tiến độ thực hiện, mối quan hệ nhiệm vụ đư ợc tổng hợp mức cao hơ hơ n WBS, tiếp tục theo thứ bậc WBS Bước 5: Ở mức độ cao WBS, tóm tắt ngân sách dự án hình thành gồm yếu tố: Ngân sách trực tiếp từ nhiệm vụ Chi phí gián tiếp dự án Chi phí tiếp thị Các chi phí khác Các bước thực WBS     Bước 6: Các thông tin hoạch định mốc thời gian đư ợc tổng hợp vào kế hoạch tổng thể (Project master schedule) Bước 7: So sách mức độ thực nhiệm vụ đầu WBS để xác định định vấn đề phát sinh sinh hiệu chỉnh Bước 8: Khi dự án thực bư bước, PM liên tục kiểm tra việc sử dụng nguồn lực có theo mức độ từ mảng cơng việc mức tồn dự án  PM xác định vấn đề, đánh giá chi phí cuối &ø thực hiệu chỉnh cần thiết Bước 9: So sánh tiến độ dự án như với ngân sách dự án Ma trận trách nhiệm Trưởng sản xuất Tổng GĐ GĐ Dự Án Kỷ sư trưởng Kế toán trưởng Trưởng kinh doanh PD GS TT YK YK YK Xác định WBS CĐ TT YK YK YK Ước tính chi phí GS CĐ TT YK YK Lập kế hoạch thị trường PD CĐ YK TT YK Lập tiến độ PD CĐ YK YK TT Công việc Lập kế hoạch dự án PD: phê duyệt cuối cùng; GS: giám sát chung; CĐ: đạo phê duyệt; TT: Trách nhiệm trực tiếp; YK: phải tham khảo ý kiến 5.5.Lập ngân sách dự án   Ngân sách dự án sở để đánh giá chi phí ước tính dự án trước dự án thực Ngân sách xác định chi phí cho cơng việc tổng chi phí dự tốn dự án Là sở đạo quản lý kế hoạch chi tiêu cho công việc dự án báo cáo tiến độ dự án Phương pháp lập ngân sách    Dự toán ngân sách từ xuống Dự toán ngân sách từ lên Dự toán ngân sách kết hợp 5.6.Ước lượng chi phí Vật liệu Chi phí Trực tiếp Nhân cơng Máy móc Chi phí Đầy đủ Chi phí Gián tiếp Lợi nhuận Định mức; Và thuế Ước tính chi phí trực tiếp    Chi phí vật liệu cơng việc = (chí phí vật liệu đơn vị x Số lượng đơn vị cơng việc) + Chênh lệch vật liệu (nếu có) Chi phí lao động cơng việc = (chí phí lao động đơn vị) x (Số lượng đơn vị công việc) x (1+hệ số điều chỉnh) (nếu có) Chi phí máy móc cơng việc = (chí phí máy móc đơn vị) x (Số lượng đơn vị công việc) x (1+hệ số điều chỉnh) (nếu có) Ước tính chi phí chung   Bao gồm: nhân viên quản lý, nhân viên phịng ban, văn phịng phẩm, chi phí liên lạc,… Nếu khơng tính cụ thể thường người ta ước tính tỷ lệ % chi phí trực tiếp: ví dụ 5% chi phí trực tiếp Lợi nhuận định mức thuế   Mỗi tổ chức xác định chi phí họ thường cộng vào ngồi chi phí trực tiếp, gián tiếp, cộng vào tỷ lệ lợi nhuận định mức mà tổ chức mong muốn Ngoài khoản thuế cộng vào ... kiến 5. 5 .Lập ngân sách dự án   Ngân sách dự án sở để đánh giá chi phí ước tính dự án trước dự án thực Ngân sách xác định chi phí cho cơng việc tổng chi phí dự tốn dự án Là sở đạo quản lý kế hoạch. .. cho dự án Là sở quản lý tiến độ dự án Giúp tránh giảm nhẹ bất trắc, rủi ro Phân loại kế hoạch dự án      Kế hoạch phạm vi Kế hoạch thời gian Kế hoạch chi phí Kế hoạch nhân lực Kế hoạch quản. .. hoạch chi tiêu cho công việc dự án báo cáo tiến độ dự án Phương pháp lập ngân sách    Dự toán ngân sách từ xuống Dự toán ngân sách từ lên Dự toán ngân sách kết hợp 5. 6.Ước lượng chi phí Vật liệu