Quản trị Dự án - Bài 3: Lập kế hoạch Dự án pptx

Đại học Khoa học Huế Khoa Môi Trường QUẢN TRỊ DỰ ÁN (Bài 3: Lập kế hoạch Dự án) Giảng viên: Ths. Hoàng Thanh Hùng NỘI DUNG 1. Khái niệm, định nghĩa về lập kế hoạch 2. Phân loại kế hoạch 3. Các công cụ lập kế hoạch 4. Các khái niệm, thuật ngữ dùng trong giám sát và đánh giá 5. Lập kế hoạch Dự án theo Khung Logic (Logframe) 6. Lập kế hoạch ngân sách Dự án 1. Khái niệm lập kế hoạch -Lập KH là chức năng cơ bản của QL Dự án -Lập KH là một hoạt động quan trọng của quản lý dự án -Lập KH là chiếc cầu nối từ vị trí hiện nay của ta đến vị trí ta muốn tới -Lập KH lá quá trình cụ thể hóa hành động để đạt được ý định, mục tiêu đã đề ra Định nghĩa 1. Lập KH là quá trình quyết định trước xem phải làm gì, làm như thế nào, khi nào làm và ai làm 2. Lập KH là tiến trình đề ra những mục tiêu và hoạt động cụ thể để đạt được những mục tiêu đó thông qua sự phân công, sắp xếp và phân bổ các nguồn lực một cách hiệu quả trong phạm vi ngân sách và thời gian nhất định Các bước lập kế hoạch 1. Xác định mục tiêu dự án cần đạt được 2. Đề ra các hoạt động dự án để đạt được các mục tiêu đề ra 3. Xác định nguồn lực và thời gian cần thiết để đạt được mục tiêu 4. Vạch ra các bước thực hiện các hoạt động và xác định nguồn lực, thời gian, địa điểm, đối tượng thụ hưởng/ảnh hưởng, đối tác, người chịu trách nhiệm Một số lưu ý trong quá trình lập kế hoạch -Dự toán nguồn lực và thời gian không chính xác (thừa hoặc thiếu) sẽ gặp khó khăn trong quá trình thực hiện và quản lý dự án -Cần huy động sự tham gia của tất cả những người liên quan vào quá trình lập kế hoạch -Cần có sự phối hợp với các bộ phận/hệ thống quản lý dự án như hành chính, nhân sự, tài chính và kỹ thuật. -Kế hoạch được lập chi tiết sẽ giúp quá trình quản lý dự án dễ dàng hơn. Mục đích của Lập kế hoạch  Tập trung sự chú ý vào mục tiêu  Ứng phó với sự bất định và thay đổi  Tạo khả năng tác nghiệp chuyên nghiệp và hiệu quả kinh tế  Giúp kịp thời phát hiện, giải quyết vấn đề và quản lý, ứng phó hiệu quả với các rủi ro có thể xảy ra  Tạo thuận lợi dễ dàng cho công tác kiểm tra, giám sát và đánh giá  Tăng cường hiệu quả thông tin trao đổi giữa các bên liên quan 2. Phân loại kế hoạch 1. Phân theo thời gian -Kế hoạch toàn thời gian dự án (hai năm, ba năm, bốn năm vv) -Kế hoạch hàng năm (annual plan) -Kế hoạch quý, tháng, tuần (quarterly, monthly, weekly plan) 2. Phân theo cấp độ chuyên môn -Kế hoạch chiến lược (strategic plan) -Kế hoạch hành động (action plan ) -Kế hoạch tác nghiệp (operational plan) 3. Phân theo nội dung - Kế hoạch thời gian thực hiện (timelines/work plan) - Kế hoạch tài chính (financial plan) - Kế hoạch giám sát và đánh giá (monitoring & evaluation plan) hay M&E plan - Kế hoạch tuyển dụng, quản lý và phát triển nhân sự (plan for recruitment, management and development of human resources) 3. Các công cụ lập kế hoạch (planning tools) 1. Work Breakdown Structure 2. P.E.R.T Network 3. Gantt Chart 1. Work Breakdown Structure (Cơ cấu phân chia công việc) D ánự H p ph n 1ợ ầ H p ph n 2ợ ầ H p ph n ợ ầ 3 Ho t đ ng 1.1ạ ộ Ho t đ ng 1. 2ạ ộ Ho t đ ng 1.2.1ạ ộ Ho t đ ng 1.2.2ạ ộ Ho t đ ng 1.2.3ạ ộ Ho t d ng 1.1.1ạ ộ Ho t đ ng 1.1.2ạ ộ Ho t đ ng 1.1.3ạ ộ Ho t đ ng 1.1.4ạ ộ Ho t đ ng 3.1ạ ộ Ho t đ ng 3.2ạ ộ Ho t đ ng 3.2.1ạ ộ Ho t đ ng 3.2.2ạ ộ Ho t đ ng 3.2.3ạ ộ [...]... kiện bắt buộc phải có nếu dự án muốn thành công, nhưng không nằm trong phạm vi kiểm soát trực tiếp của dự án 5 Lập kế hoạch Dự án theo Khung Logic (Logframe) Các khái niệm  Lập kế hoạch dự án theo Khung Logic (LogFrame) là bước cơ bản đầu tiên cho tiến trình thực hiện, giám sát và đánh giá dự án sau này  Khung Logic là bảng tóm tắt tất cả yếu tố cần thiết được thiết kế cho dự án được trình bày theo... 3 Làm thế nào để dự án đạt được kết quả đó  4 Những cái nào là những nhân tố bên ngoài quyết định sự thành công của DA  5 Làm thế nào để chúng ta có thể đánh giá được sự thành công của dự án  6 Ở đâu chúng ta sẽ tìm được những dữ liệu cần thiết để đánh giá thành công của dự án  7 Cái gì Sẽ phải cần thiết cho dự án (nguồn lực của dự án) Khung Logic Dự án Mục tiêu tổng quát của Dự án Các giả đinh... đánh giá dự án  Khung Logic là công cụ mô tả toàn bộ dự án  Khung Logic là phương pháp so sánh mục tiêu tổng thể/chiến lược với mục tiêu thực hiện  Khung Logic giúp xác định các mục tiêu có thể đạt được  Khung Logic giúp xác định các giả thiết quan trọng 5 Lập kế hoạch Dự án theo Khung Logic (Logframe) Khung Logic giúp trả lời các câu hỏi sau  1 Tại sao tiến hành một dự án  2 Điều gì mà dự án. .. thức cần thiết để đạt được kết quả mong muốn của chương trình /dự án  Phân loại mục tiêu 1.Theo nội dung -Mục tiêu kinh tế -Mục tiêu xã hội -Mục tiêu chính trị -Mục tiêu tư tưởng -Mục tiêu khoa học kỹ thuật 2 Theo cấp quản lý -Mục tiêu quốc gia, địa phương -Mục tiêu quản lý cấp cao, cấp giữa, cấp cơ sở 3 Theo thời gian -Dài hạn -Trung hạn -Ngắn hạn Các nguyên tắc... tiêu Đầu ra (Outputs): kết quả, sản phẩm của dự án     Kết quả (Outcomes): những thay đổi tích cực nhờ vào các can thiệp của dự án Cần phải có một thời gian nhất định để đo lường Thường có thể đo lường vào cuối dự án Tác động (Impacts): những thay đổi tích cực có tính lâu dài do dự án mang lại Giả định (Assumptions): tình huống có thể xảy ra ảnh hưởng đến kết quả dự án Điều kiện tiên quyết... mà dự án định đạt được một cách cụ thể Có hai loại mục tiêu cụ thể: Mục tiêu kết quả và mục tiêu tiến độ 1 Mục tiêu kết quả (Outcome objective): Mục tiêu kết quả nêu rõ tác động cụ thể mà chương /dự án mong muốn có thông qua các hoạt động can thiệp Mục tiêu kết quả có 2 cấp độ: -Mục tiêu chiến lược (strategic objective) hay còn gọi là mục tiêu kết quả cuối cùng (Final outcome objective) -Mục tiêu kết... Giả sử điều kiện KT-XH hay thời tiết để đạt được mục tiêu tổng quát Các mục tiêu của dự án Chỉ báo (chỉ tiêu) sẽ đạt được mục tiêu của dự án Dữ liệu chứng minh dự án sẽ đạt được Giả sử điều kiện để đạt được mục tiêu tổng quát Các kết quả/đầu ra Chỉ báo (chỉ tiêu) thể hiện kết quả/đầu ra đạt được Dữ liệu chứng minh kết quả/đầu ra đạt được Giả sử điều kiện để đạt được mục tiêu dự án Các hoạt động Đầu... 200kg/người/năm hiện nay tăng lên 300kg Bước 3: Xác định chất lượng Mà chất lượng vẫn đáp ứng được tập quán sử dụng Bước 4: Xác định cơ cấu thời gian Đến cuối năm 2008 Bước 5: Chọn vị trí Trong toàn vùng dự án Kết hợp: Đến cuối năm 2008, trong toàn vùng dự án, thu nhập lương thực bình quân đầu người/năm từ 200kg hiện nay sẽ tăng lên 300kg mà chất lượng vẫn đáp ứng được tập quán sử dụng của cư dân địa phương Ví... 200kg/người/năm hiện nay tăng lên 300kg Bước 3: Xác định chất lượng Mà chất lượng vẫn đáp ứng được tập quán sử dụng Bước 4: Xác định cơ cấu thời gian Đến cuối năm 2008 Bước 5: Chọn vị trí Trong toàn vùng dự án Kết hợp: Đến cuối năm 2008, trong toàn vùng dự án, thu nhập lương thực bình quân đầu người/năm từ 200kg hiện nay sẽ tăng lên 300kg mà chất lượng vẫn đáp ứng được tập quán sử dụng của cư dân địa phương CƠ... đạt được mục tiêu dự án Các hoạt động Đầu vào cụ thể/chi phí cho mỗi hoạt động Giả sử điều kiện để đạt được kết quả và đầu ra LẬP KẾ HOẠCH NGÂN SÁCH DỰ ÁN Stt A Các Hạng mục Ngân sách Lương và phụ cấp 1 2 3 B Hành chính 1 2 3 C Trang thiết bị (nếu có) 1 2 D Đi lại, ăn ở 1 2 E 1 2 Hoạt động Dự án Đơn vị Đơn giá (Đồng) Số lượng Tổng 5’ BREAK START 1…2…3 . giám sát và đánh giá 5. Lập kế hoạch Dự án theo Khung Logic (Logframe) 6. Lập kế hoạch ngân sách Dự án 1. Khái niệm lập kế hoạch -Lập KH là chức năng cơ bản của QL Dự án -Lập KH là một hoạt. Môi Trường QUẢN TRỊ DỰ ÁN (Bài 3: Lập kế hoạch Dự án) Giảng viên: Ths. Hoàng Thanh Hùng NỘI DUNG 1. Khái niệm, định nghĩa về lập kế hoạch 2. Phân loại kế hoạch 3. Các công cụ lập kế hoạch 4 trình lập kế hoạch -Cần có sự phối hợp với các bộ phận/hệ thống quản lý dự án như hành chính, nhân sự, tài chính và kỹ thuật. -Kế hoạch được lập chi tiết sẽ giúp quá trình quản lý dự án dễ