Quản trị Dự án - Bài 3: Lập kế hoạch Dự án pptx

Một số lưu ý trong quá trình lập kế hoạch-Dự toán nguồn lực và thời gian không chính xác thừa hoặc thiếu sẽ gặp khó khăn trong quá trình thực hiện và quản lý dự án -Cần huy động sự th

Đại học Khoa học Huế

Khoa Môi Trường

QUẢN TRỊ DỰ ÁN

(Bài 3: Lập kế hoạch Dự án)

Giảng viên: Ths Hoàng Thanh Hùng

NỘI DUNG

1. Khái niệm, định nghĩa về lập kế hoạch

2. Phân loại kế hoạch

1 Khái niệm lập kế hoạch

-Lập KH là chức năng cơ bản của QL Dự án -Lập KH là một hoạt động quan trọng của

Định nghĩa

1. Lập KH là quá trình quyết định trước xem

phải làm gì, làm như thế nào, khi nào làm và

4. Vạch ra các bước thực hiện các hoạt động

và xác định nguồn lực, thời gian, địa điểm, đối tượng thụ hưởng/ảnh hưởng, đối tác,

người chịu trách nhiệm

Một số lưu ý trong quá trình lập kế hoạch

-Dự toán nguồn lực và thời gian không chính

xác (thừa hoặc thiếu) sẽ gặp khó khăn trong quá trình thực hiện và quản lý dự án

-Cần huy động sự tham gia của tất cả những

người liên quan vào quá trình lập kế hoạch-Cần có sự phối hợp với các bộ phận/hệ thống

quản lý dự án như hành chính, nhân sự, tài chính và kỹ thuật

-Kế hoạch được lập chi tiết sẽ giúp quá trình

quản lý dự án dễ dàng hơn

Mục đích của Lập kế hoạch

 Tập trung sự chú ý vào mục tiêu

 Ứng phó với sự bất định và thay đổi

 Tạo khả năng tác nghiệp chuyên nghiệp và hiệu quả kinh tế

 Giúp kịp thời phát hiện, giải quyết vấn đề và quản lý, ứng phó hiệu quả với các rủi ro có thể xảy ra

 Tạo thuận lợi dễ dàng cho công tác kiểm tra, giám sát và đánh giá

 Tăng cường hiệu quả thông tin trao đổi giữa các

bên liên quan

2 Phân loại kế hoạch

1 Phân theo thời gian

-Kế hoạch toàn thời gian dự án (hai năm, ba năm, bốn năm vv)

-Kế hoạch hàng năm (annual plan)

-Kế hoạch quý, tháng, tuần (quarterly, monthly, weekly plan)

2 Phân theo cấp độ chuyên môn

-Kế hoạch chiến lược (strategic plan)

-Kế hoạch hành động (action plan )

-Kế hoạch tác nghiệp (operational plan)

3 Phân theo nội dung

- Kế hoạch thời gian thực hiện (timelines/work plan)

- Kế hoạch tài chính (financial plan)

- Kế hoạch giám sát và đánh giá (monitoring & evaluation plan) hay M&E plan

- Kế hoạch tuyển dụng, quản lý và phát triển nhân sự

(plan for recruitment, management and development of human

resources)

3 Các công cụ lập kế hoạch (planning tools)

3. Gantt Chart

1 Work Breakdown Structure (Cơ cấu phân chia công việc)

Dự án

Hoạt động 1.1 Hoạt động 1 2

Hoạt động 1.2.1 Hoạt động 1.2.2 Hoạt động 1.2.3

Hoạt dộng 1.1.1 Hoạt động 1.1.2 Hoạt động 1.1.3

Hoạt động 1.1.4

Hoạt động 3.1 Hoạt động 3.2

Hoạt động 3.2.1 Hoạt động 3.2.2 Hoạt động 3.2.3

3 Biểu đồ Gantt

(Henry Laurence Gantt, 1917)

4 Khái niệm, thuật ngữ sử dụng

 Mục đích (Purpose): Là ước muốn, là động cơ lâu dài, là hy vọng muốn đạt tới Đối với tổ

chức, mục đích quyết định lý do ra đời và tồn tại của nó

 Mục đích có thể chỉ là ở dạng định tính chưa

đo đếm, định lượng được

 Tuy mới ở dạng định tính nhưng mục đích

cũng phải được nêu lên một cách rõ ràng để làm kim chỉ nam cho các hoạt động quản lý

Các loại mục tiêu trong dự án

 Mục tiêu tổng quát (Goal)

 Mục tiêu chiến lược (Strategic objective)

 Mục tiêu trung gian (Intermediate objective)

 Mục tiêu cụ thể (Specific objective)

Mục tiêu tổng quát (Goal)

 Mục tiêu tổng quát nêu lên các kết quả mong muốn cao nhất đối với vấn đề mà chương

trình/dự án nỗ lực ngăn chặn, xoá bỏ hoặc cải thiện

 Mục tiêu tổng quát không phải đo lường hay đạt được sau khi thực hiện chương trình dự

án

 Mục tiêu tổng quát chỉ đưa ra định hướng cho chương trình/dự án mà thôi Nói chung mục tiêu tổng thể thể hiện mục đích mà dự án

mong muốn thực hiện

Mục tiêu (Objective)

Mục tiêu thường là những chỉ tiêu đo đếm được: thu nhập quốc dân theo đầu người, doanh số Thường là những mốc cụ thể, linh động phát triển từng bước để đạt được mục đích cơ bản, lâu dài

Mục tiêu (Objective)

 Mục tiêu (Objective): Tác động hoặc thay đổi mà dự án định đạt

được một cách cụ thể Có hai loại mục tiêu cụ thể: Mục tiêu kết quả và mục tiêu tiến độ

1 Mục tiêu kết quả (Outcome objective): Mục tiêu kết quả nêu rõ

tác động cụ thể mà chương/dự án mong muốn có thông qua các hoạt động can thiệp

Mục tiêu kết quả có 2 cấp độ:

-Mục tiêu chiến lược (strategic objective) hay còn gọi là mục tiêu kết quả cuối cùng (Final outcome objective)

-Mục tiêu kết quả trung gian (intermediate outcome objective)

2 Mục tiêu tiến độ (Process objective): Mục tiêu tiến độ nêu rõ

phương tiện/biện pháp/cách thức cần thiết để đạt được kết quả mong muốn của chương trình/dự án.

Phân loại mục tiêu

1.Theo nội dung

-Mục tiêu kinh tế

-Mục tiêu xã hội

-Mục tiêu chính trị

-Mục tiêu tư tưởng

-Mục tiêu khoa học kỹ thuật

2 Theo cấp quản lý

-Mục tiêu quốc gia, địa phương

-Mục tiêu quản lý cấp cao, cấp giữa, cấp cơ sở

3 Theo thời gian

-Dài hạn

-Trung hạn

-Ngắn hạn

Các nguyên tắc cơ bản xác định mục tiêu

 Có mục tiêu rõ ràng

 Có khung thời gian

 Xác định đối tượng đích của sự thay đổi/cải thiện

Nguyên tắc xác định mục tiêu SMART

Mục tiêu tổng quát

Tăng cường cứu sống bà mẹ và trẻ sơ

sinh

Mục tiêu chiến lược

Cải thiện thực hành & sử dụng dịch vụ bảo vệ chăm sóc SK BM

TSS

Mục tiêu trung

gian

Nâng cao nhận thức hiểu biết của cộng đồng về thực hành đúng CSBM và TSS

Một số thuật ngữ trong GSĐG Dự án

 Kết quả mong đợi (Expected results)

 Chỉ số (Index): một thước đo để đánh giá việc thực

hiện mục tiêu

 Chỉ báo (indication): phạm vi/lĩnh vực của chỉ số/chi

tiêu

 Chỉ tiêu (indicator): là định lượng cụ thể của một chỉ số,

là tiêu chuẩn cần phấn đấu để đạt được

 Đầu vào (Inputs): các nguồn lực để thực hiện hoạt

động

 Hoạt động (Activities): hành động để đạt được mục tiêu

 Đầu ra (Outputs): kết quả, sản phẩm của dự án

 Kết quả (Outcomes): những thay đổi tích cực nhờ

vào các can thiệp của dự án Cần phải có một thời gian nhất định để đo lường Thường có thể đo lường vào cuối dự án

 Tác động (Impacts): những thay đổi tích cực có tính lâu dài do dự án mang lại

 Giả định (Assumptions): tình huống có thể xảy ra ảnh hưởng đến kết quả dự án

 Điều kiện tiên quyết (Prerequisite/Preconditions):

 Đối tượng đích: Đối tượng nào? Cái gì?

 Chất lượng: Như thế nào?

 Thời gian: Đến bao giờ? Chừng nào?

 Địa điểm/vùng: Ở đâu?

Các chỉ tiêu cần tập trung vào các quan điểm trọng tâm của mục tiêu cần đạt tới

Chúng cung cấp cơ sở cho việc theo dõi, giám sát quản lý và đánh giá dự án.

 Mà chất lượng vẫn đáp ứng được tập quán sử dụng

 Bước 4: Xác định cơ cấu thời gian

 Mà chất lượng vẫn đáp ứng được tập quán sử dụng

 Bước 4: Xác định cơ cấu thời gian

CƠ SỞ DỮ LIỆU, CĂN CỨ ĐỂ XÁC MINH CÁC CHỈ SỐ/CHỈ TIÊU

 Căn cứ vào đâu (nguồn dữ liệu) nào? Nơi nào? Bằng cách nào để chúng ta có thể có được bằng chứng để xác minh các chỉ tiêu/chỉ báo

minh một cách khách quan các chỉ số, chỉ báo đã nêu ra thì cần xem lại và có thể thay đổi chỉ số/chỉ báo khác.

5 Lập kế hoạch Dự án theo Khung Logic

(Logframe)

Các khái niệm

 Lập kế hoạch dự án theo Khung Logic (LogFrame) là bước cơ bản đầu tiên cho tiến trình thực hiện, giám sát và đánh giá dự án sau này.

 Khung Logic là bảng tóm tắt tất cả yếu tố cần thiết được thiết kế cho dự án được trình bày theo một trình tự logic nhằm phục vụ cho công tác thực hiện, giám sát và đánh giá dự án.

 Khung Logic là công cụ mô tả toàn bộ dự án

 Khung Logic là phương pháp so sánh mục tiêu tổng thể/chiến lược với mục tiêu thực hiện

 Khung Logic giúp xác định các mục tiêu có thể đạt được

 Khung Logic giúp xác định các giả thiết quan trọng

5 Lập kế hoạch Dự án theo Khung Logic

(Logframe)

Khung Logic giúp trả lời các câu hỏi sau

 1 Tại sao tiến hành một dự án

 2 Điều gì mà dự án muốn đạt được

 3 Làm thế nào để dự án đạt được kết quả đó

 4 Những cái nào là những nhân tố bên ngoài

quyết định sự thành công của DA

Khung Logic Dự án

Mục tiêu tổng quát

Các mục tiêu của

Các kết quả/đầu ra Các giả đinh

Cấu trúc Khung Logic Dự án

Nguồn xác minh các chỉ báo (chỉ tiêu)

(Means/sources of verification)

Giả thiết quan trọng

(Important assumptions)

Mục tiêu tổng quát của

Dự án Chỉ báo (chỉ tiêu) sẽ đạt được mục tiêu TT Dữ liệu nào chứng tỏ mục đích đạt được Giả sử điều kiện KT-XH hay thời tiết để đạt được

mục tiêu tổng quát

Các mục tiêu của dự án Chỉ báo (chỉ tiêu) sẽ đạt

được mục tiêu của dự án

Dữ liệu chứng minh dự

án sẽ đạt được Giả sử điều kiện để đạt được mục tiêu tổng quát

Các kết quả/đầu ra Chỉ báo (chỉ tiêu) thể

hiện kết quả/đầu ra đạt được

Dữ liệu chứng minh kết quả/đầu ra đạt được Giả sử điều kiện để đạt được mục tiêu dự án

Các hoạt động Đầu vào cụ thể/chi phí

cho mỗi hoạt động Giả sử điều kiện để đạt được kết quả và đầu ra

5’ BREAK

START 1…2…3