Bài giảng giới thiêu về dự án và quản lý dự án

Trung Tâm Viện Công Nghệ Châu Á Việt Nam (AITCV) Giới Thiệu Dự n Quản Lý Dự Án CHƯƠNG GIỚI THIỆU VỀ DỰ ÁN VÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN GIỚI THIỆU VỀ DỰ ÁN 1.1 Một số khái niệm dự án Dự án ? Là trình gồm công tác, nhiệm vụ có liên quan với nhau, thực nhằm đạt mục tiêu đề điều kiện ràng buộc thời gian, nguồn lực ngân sách Mỗi dự án gồm đặc điểm sau : a Mỗi dự án phải có mục tiêu rõ ràng Thông thường người ta cố gắng lượng hoá mục tiêu thành tiêu cụ thể Mỗi dự án trình tạo kết cụ thể Nếu có kết cuối mà kết kết tiến trình kết không gọi dự án b Mỗi dự án có thời hạn đònh (thường < 3năm), nghóa phải có thời điểm bắt đầu thời điểm kết thúc Dự án xem chuỗi hoạt động thời Tổ chức dự án mang tính chất tạm thời, tạo dựng lên thời hạn đònh để đạt mục tiêu đề ra, sau tổ chức giải tán hay thay đổi cấu tổ chức cho phù hợp với mục tiêu Nghóa dự án có chu kỳ hoạt động Chu kỳ hoạt động dự án gồm nhiều giai đoạn khác nhau: + Khởi đầu dự án + Triển khai dự án + Kết thúc dự án % hoàn thành dự án Chậm 100% Nhanh Chậm Thời gian Điểm bắt đầu Khởi đầu http://www.ebook.edu.vn Triển khai Kết thúc Điểm kết thúc G.V Cao Hào Thi Trung Tâm Viện Công Nghệ Châu Á Việt Nam (AITCV) Giới Thiệu Dự n Quản Lý Dự Án Giai đoạn khởi đầu (Initiation phase) + Khái niệm (Conception): + Đònh nghóa dự án ? (Definition) + Thiết kế (Design) + Thẩm đònh (Appraisal) + Lựa chọn (Selection) + Bắt đầu triển khai Triển khai (Implementation phase) + Hoạch đònh (Planning) + Lập tiến độ (Scheduling) + Tổ chức công việc (Organizing) + Giám sát (Monitoring) + Kiểm soát (Controlling) Kết thúc (Termination phase) + Chuyển giao (Handover) + Đánh giá (Evaluation) Chu kỳ hoạt động dự án xảy theo tiến trình chậm - nhanh – chậm Nỗ lực thực dự án giai đoạn khác Mức nỗ lực DA (Level of Effort) Khái niệm Đỉnh (Peak) Lựa chọn HĐ, lập tiến độ, giám sát, kiểm soát Đánh giá Thời gian Có dự án không tồn qua giai đoạn khái niệm đònh nghóa Có dự án gần kết thúc chuyển sang dự án nên nỗ lực dự án giai đoạn cuối không không http://www.ebook.edu.vn G.V Cao Hào Thi Trung Tâm Viện Công Nghệ Châu Á Việt Nam (AITCV) Giới Thiệu Dự n Quản Lý Dự Án Chi phí dự án (Cost of project) Chi phí DA Thời gian Ở giai đoạn khởi đầu -> chi phí thấp Ở giai đoạn triển khai -> chi phí tăng Càng sau chi phí tăng + Việc rút ngắn tiến độ làm chi phí tăng lên nhiều + Theo thời gian tính chất bất đònh chi phí tăng dần lên c Mỗi dự án sử dụng nguồn lực nguồn lực bò hạn chế Nguồn lực gồm: nhân lực, nguyên vật liệu, ngân sách Thế giới dự án giới mâu thuẫn Bất kỳ dự án tồn giới đầy mâu thuẫn (The World of Conflicts) Mâu thuẫn đâu ra? + Giữa phận dự án + Giữa dự án tổ chức mẹ + Giữa dự án khách hàng d Mỗi dự án mang tính độc đáo (Unique) mục tiêu việc phương thức thực dự án Không có lặp lại hoàn toàn dự án 1.2 Sự khác biệt chương trình, dự án nhiệm vụ Chương trình (Program) kế hoạch dài hạn bao gồm nhiều dự án Đôi mặt thuật ngữ, chương trình dùng đồng nghóa với dự án Dự án (Project) trình gồm công tác, nhiệm vụ có liên quan với nhau, thực nhằm đạt mục tiêu đề điều kiện ràng buộc thời gian, nguồn lực ngân sách Nhiệm vụ (Task) nỗ lực ngắn hạn vài tuần vài tháng thực tổ chức đó, đồng thời tổ chức kết hợp với nhiệm vụ khác để thực dự án http://www.ebook.edu.vn G.V Cao Hào Thi Trung Tâm Viện Công Nghệ Châu Á Việt Nam (AITCV) Hệ thống (System) Giới Thiệu Dự n Quản Lý Dự Án Chương trình Chương trình Dự án Dự án Nhiệm vụ Nhiệm vụ Chương trình i Dự án i Nhiệm vụ i Chương trình n (Program ) Dự án n (Project) Nhiệm vụ n (Task) 1.3 Sự khác biệt dự án phòng ban chức Dự án Có chu kỳ hoạt động rõ ràng Phòng ban chức Tồn lâu dài, từ năm sang năm khác Không có đặc điểm cụ thể liên quan đến ngày lòch (ngoại trừ ngân sách tài hàng năm) Tồn liên tục Thời điểm bắt đầu kết thúc theo ngày lòch Dự án kết thúc đột ngột không đạt mục tiêu Do tính độc đáo dự án, công việc không bò lặp lại Nỗ lực tổng hợp hoàn thành ràng buộc thời gian nguồn lực Việc dự báo thời gian hoàn thành chi phí gặp khó khăn Liên quan đến nhiều kỹ kỷ luật nhiều tổ chức thay đổi theo giai đoạn dự án Tỷ lệ loại chi phí thay đổi liên tục Bản chất động Thực công việc chức biết Công việc tối đa thực với ngân sách sàn / trần hàng năm (ceiling budget) Tương đối đơn giản Chỉ liên quan đến vài kỹ kỷ luật tổ chức Tương đối ổn đònh Bản chất ổn đònh 1.4 Các loại dự án a Dự án hợp đồng (Contractual project) - Sản xuất sản phẩm - Dòch vụ b Dự án nghiên cứu phát triển (R & D Project) c Dự án xây dựng (Contruction Project) d Dự án hệ thống thông tin (Information System Project) e Dự án đào tạo quản lý (Management & Trainning Project) f Dự án bảo dưỡng lớn (Major Maintenance Project) g Dự án viện trợ phát triển / phúc lợi công cộng (Public / Welfare / Development Project) http://www.ebook.edu.vn G.V Cao Hào Thi Trung Tâm Viện Công Nghệ Châu Á Việt Nam (AITCV) Giới Thiệu Dự n Quản Lý Dự Án GIỚI THIỆU VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN 2.1 Quản lý dự án (Project Management) Quản lý dự án trình hoạch đònh (Planning), tổ chức (Organizing), lãnh đạo (Leading/Directing) kiểm tra (Controlling) công việc nguồn lực để hoàn thành mục tiêu đònh 2.2 Các tiêu chuẩn đánh giá việc quản lý dự án Thành Yêu cầu thành Mục tiêu Chi phí Ngân sách cho phép Thời hạn quy đònh Thời gian Một dự án thành công có đặc điểm sau : - Hoàn thành thời hạn quy đònh (Within Time) - Hoàn thành chi phí cho phép (Within Cost) - Đạt thành mong muốn (Design Performance) - Sử dụng nguồn lực giao cách : + Hiệu (Effective) + Hữu hiệu (Efficiency) 2.3 Những trở lực quản lý dự án (Obstacles in Project Management) - Độ phức tạp dự án - Yêu cầu đặc biệt khách hàng - Cấu trúc lại tổ chức - Rủi ro dự án - Thay đổi công nghệ - Kế hoạch giá cố đònh http://www.ebook.edu.vn G.V Cao Hào Thi Trung Tâm Viện Công Nghệ Châu Á Việt Nam (AITCV) Giới Thiệu Dự n Quản Lý Dự Án 2.4 Các chức quản lý dự án a Chức hoạch đònh -> Xác đònh cần phải làm ? - Xác đònh mục tiêu - Đònh phương hướng chiến lược - Hình thành công cụ để đạt đến mục tiêu giới hạn nguồn lực phải phù hợp với môi trường hoạt động b Chức tổ chức -> Quyết đònh công việc tiến hành ? -> Là cách thức huy động xếp nguồn lực cách hợp lý để thực kế hoạch - Làm việc ? - Ai làm ? - Phối hợp công việc ? - Ai báo cáo cho ? - Chỗ cần đònh ? (Cụ thể hóa sơ đồ tổ chức) c Chức lãnh đạo - Động viên, hướng dẫn phối hợp nhân viên - Chọn lựa kênh thông tin hiệu - Xử lý mâu thuẫn tổ chức -> Nhằm đạt mục tiêu đề tổ chức d Chức kiểm soát Nhằm đảm bảo hoạt động thực theo kế hoạch hướng đến mục tiêu Kiểm soát = Giám sát + So sánh + Sửa sai http://www.ebook.edu.vn G.V Cao Hào Thi Trung Tâm Viện Công Nghệ Châu Á Việt Nam (AITCV) Giới Thiệu Dự n Quản Lý Dự Án GIỚI THIỆU VỀ NHÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN (PROJECT MANAGER - PM) PM : Là người chòu trách nhiệm việc QLDA 3.1 Vai trò trách nhiệm nhà QLDA (PM/s Role & Responsibility) a Vò trí nhà QLDA bối cảnh chung dự án Parent Organization (Tổ chức Mẹ) Project Team (Tổ Dự án) Client/Beneficiary (Người hưởng thụ từ DA) PM sống giới đầy mâu thuẫn: • Các dự án cạnh tranh nguồn lực • Mâu thuẫn thành viên dự án • Khách hàng muốn thay đổi yêu cầu • Các nhà quản lý tổ chức “Mẹ” muốn giảm chi phí -> Người quản lý giỏi phải giải nhiều mâu thuẫn b Vai trò nhà quản lý dự án • Quản lý mối quan hệ người người tổ chức DA • Phải trì cân chức : - Quản lý dự án - Kỹ thuật dự án • Đương đầu với rủi ro trình QLDA • Tồn với điều kiện ràng buộc dự án -> PM phải lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo kiểm tra Vai trò nhà quản lý chức (Functional Manager) • Làm để hoàn thành nhiệm vụ (How) • Nhiệm vụ hoàn thành đâu ? (Where) -> Nhà quản lý chức cung cấp đầy đủ nguồn lực để hoàn thành mục tiêu đề điều kiện giới hạn dự án http://www.ebook.edu.vn G.V Cao Hào Thi Trung Tâm Viện Công Nghệ Châu Á Việt Nam (AITCV) Giới Thiệu Dự n Quản Lý Dự Án c Trách nhiệm nhà QLDA Cost Relations Time Quality PM phải giải mối liên hệ yếu tố : Chi phí, Thời gian Chất lượng 3.2 Các kỹ phẩm chất PM a Các kỹ (Required Skills) Kỹ quản lý thời gian & lập tiến độ Kỹ kỹ thuật Kỹ lập ngân sách Kỹ lãnh đạo Kỹ tiếp thò ký hợp đồng với khách hàng Kỹ thương lượng Kỹ quan hệ người quản lý nguồn lực Kỹ truyền đạt b Phẩm chất nhà QLDA • • • • Thật trực (Honesty & Integrity) Khả đònh (Decision Making Ability) Hiểu biết vấn đề người (Understanding of Personal Problem) Tính chất linh hoạt, đa năng, nhiều tài (Versatility) http://www.ebook.edu.vn G.V Cao Hào Thi Trung Tâm Viện Công Nghệ Châu Á Việt Nam (AITCV) Giới Thiệu Dự n Quản Lý Dự Án c Chọn lựa PM : • Generalist > Specialist Biết tổng quát > chuyên sâu • Synthesizer > Analyst Mang đầu óc tổng hợp > mang đầu óc phân tích • Facilatator > Supervisor Người làm cho việc dễ dàng ( sẵn sàng hợp tác) > Giám sát Tùy theo quy mô dự án mà tính chất thay đổi Yêu cầu Kỹ quan hệ người Kỹ chuyên môn / kỹ thuật Quy mô dự án Câu hỏi: Ai người thích hợp với quản lý dự án ? -> Trả lời : By Training, Experience & Educational Background -> Loại người + Industrial Engineer + Engineering Manager http://www.ebook.edu.vn G.V Cao Hào Thi Trung Tâm Viện Công Nghệ Châu Á Việt Nam Kiểm Soát Dự Án CHƯƠNG KIỂM SOÁT DỰ ÁN CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN 1.1 Kiểm soát dự án a Đònh nghóa: Kiểm soát dự án trình gồm bước: - - Thu thập thông tin: + tiến độ + chi phí + thành (các yêu cầu kỹ thuật) So sánh thông tin với kế hoạch yêu cầu đề Thực biện pháp sửa đổi, hiệu chỉnh nhằm mục đích đạt yêu cầu đề (hay thành mong muốn) b Các dạng kiểm soát dự án Có thành phần kiểm soát dự án: thời gian (time), chi phí (cost) yêu cầu kỹ thuật (technical requirements) Ỉ có dạng kiểm soát tương ứng là: - kiểm soát thời gian - kiểm soát chi phí - kiểm soát yêu cầu chất lượng Nếu kiểm soát thành phần đem lại hiệu tối đa cục chưa đem lại hiệu tối đa toàn phần Do thông thường hệ thống kiểm soát dự án tổ hợp thành phần nói Ỉ phương pháp tiêu chí hệ thống kiểm soát chi phí/tiến độ (Cost/Schedule Control System Criteria C/SCSC) Trong phương pháp người ta cố gắng kiểm soát chi phí tiến độ, yêu cầu kỹ thuật ưu tiên số Có loại kiểm soát: + kiểm soát bên (internal control) + kiểm soát bên (external control) Kiểm soát bên hệ thống quy trình giám sát phía thực dự án Kiểm soát bên quy trình tiêu chuẩn kiểm soát ấn đònh khách hàng Mô hình hệ thống kiểm soát: - Hệ thống đơn giản (simple system) - Hệ thống phức tạp, cao cấp (high level system) http://www.ebook.edu.vn G.V Cao Hào Thi Trung Tâm Viện Công Nghệ Châu Á Việt Nam (AITCV) Khởi Đầu Dự Án c MARR = 12% Ỉ không dự án đáng giá • Phương pháp điểm hòa vốn CÁC PHƯƠNG PHÁP ĐA MỤC TIÊU 3.1 Khái niệm chung - Việc đònh phụ thuộc vào yếu tố thái độ người đònh - Ra đònh đa mục tiêu (RQĐĐMT, Multi Objective Decision Making – MODM): trình đònh để lựa chọn phương án cho lúc thỏa mãn nhiều mục tiêu khác với mức độ cao tốt (Nếu ta thỏa mãn nhiều tiêu lúc nghóa ta đặt mục tiêu thấp) - MCDM : Multi Criteria Decision Making – Ra đòng đa tiêu chí - MADM : Multi Attribute Decision Making – Ra đònh đa thuộc tính 3.2 Quá trình đònh đa mục tiêu Bước 1: Xác đònh lời giải tối ưu cho mục tiêu (Individual Solution) + Biến đònh + Hàm mục tiêu Mô hình toán Lời giải tối ưu + Ràng buộc Bước 2: Phân tích đa mục tiêu: gồm bước 1) Phát phương án không bò trội (Non-dominate Alternatives) 2) Lựa chọn phương án MODM 3.3 Các phương pháp MODM thường dùng: - Phương pháp liệt kê cho điểm - Phương pháp đònh đa yếu tố (MFEP – Multi Factor Evaluation Process) - Phương pháp lợi ích chung (CU - Collective Utility) - Phương pháp hiệu – chi phí (Cost – Effective) - Phương pháp quy hoạch thỏa hiệp (Compromise programming) - Phương pháp lựa chọn (Electre) http://www.ebook.edu.vn G.V Cao Hào Thi Trung Tâm Viện Công Nghệ Châu Á Việt Nam (AITCV) Khởi Đầu Dự Án CÁC PHƯƠNG PHÁP RA QUYẾT ĐỊNH ĐA MỤC TIÊU 4.1 Mô hình phân cực Ỉ Đây thưòng mô hình trình lựa chọn Nhanh C Rẻ A Nhiều B Tốt Nhận xét: - B phương án bò trội Ỉ loại từ đầu - A C có điểm trội nên chưa thể kết luận chọn phương án Ỉ sử dụng phương pháp khác để lựa chọn phương án tốt - Phương pháp sử dụng thông tin ban đầu nên thường sử dụng việc nhận đònh sơ ban đầu 4.2 Phương pháp liệt kê cho điểm Điểm A B C MT1: Nhanh X X X Chỉ tiêu (Criteria) MT2: Nhiều MT3: Tốt 3 X X X X X X MT4: Rẻ X X X Tổng 10 Ỉ Chọn phương án A A có số điểm cao nhất, nhiên ta nhận thấy tất mục tiêu phương án A tốt http://www.ebook.edu.vn G.V Cao Hào Thi Trung Tâm Viện Công Nghệ Châu Á Việt Nam (AITCV) Khởi Đầu Dự Án 4.3 Phương pháp đònh đa yếu tố (Multi Factor Evaluation Program MFEP) Phỉång phạp MFEP: mäùi úu täú quan trng nh hỉåíng âãún quút âënh s âỉåüc gạn mäüt hãû säú nọi lãn táưm quan trng tỉång âäúi giỉỵa cạc úu täú våïi Sau âọ âạnh giạ phỉång ạn theo cạc hãû säú ny Cạc bỉåïc thỉûc hiãûn MFEP: Bỉåïc 1: Liãût kã táút c cạc úu täú v gạn cho úu täú thỉï i mäüt trng säú FWi, 0 10% Ỵ NPV < + Mô hình phân tích độ nhạy thuộc loại mô hình mô tả, kết mô hình cung cấp thêm thông tin có liên quan cho người đònh để lựa chọn phương án yêu cầu phải tổ chức thêm số tham số kinh tế Trong phân tích độ nhạy cần đánh giá biến số quan trọng, biến số có ảnh hưởng nhiều đến kết thay đổi biến số có nhiều tác động đến kết http://www.ebook.edu.vn 12 G.V Cao Hào Thi Trung Tâm Viện Công Nghệ Châu Á Việt Nam (AITCV) Khởi Đầu Dự Án Nhược điểm phân tích độ nhạy: • Chỉ xem xét tham số kết lại chòu tac động nhiều tham số lúc • Không trình bày xác suất xuất tham số xác suất xảy kết Ghi chú: Có thể thực phân tích độ nhạy theo tham số EXCEL cách sử dụng bảng phân tích chiều với lệnh DATA Ỉ TABLE 5.2 Phân tích độ nhạy theo nhiều tham số (Scenario Analysis) - Còn gọi phân tích tình (Scenario Analysis) Để xem xét khả có thay đổi tương tác thay đổi tham số kinh tế, cần phải phân tích độ nhạy nhiều tham số Phương pháp tổng quát trường hợp tạo thành vùng chấp nhận vùng bác bỏ PW (chi) PW = Vùng chấp nhận Max Vùng bác bỏ Min Min Trong VD bán hàng - trường hợp tốt : - trường hợp xấu là: Max PW (chi) + giá bán cao + giá mua thấp + giá bán thấp + giá mua cao Nếu trường hợp xấu mà TIỀN LỜI > nên thực PA Ghi chú: Có thể thực phân tích độ nhạy theo hai tham số EXCEL cách sử dụng bảng phân tích hai chiều với lệnh DATA Ỉ TABLE http://www.ebook.edu.vn 13 G.V Cao Hào Thi Trung Tâm Viện Công Nghệ Châu Á Việt Nam (AITCV) Khởi Đầu Dự Án 5.3 Phân tích rủi ro (Risk Analysis) a Phân tích rủi ro theo phương pháp giải tích Phân tích rủi ro phân tích mô tả ảnh hưởng độ đo hiệu kinh tế phương án đầu tư điều kiện rủi ro Mô hình tổng quát toán phân tích rủi ro Giả sử ta có m phương án Ai (i = 1,m) mang tính loại trừ lẫn có n trạng thái Sj (j = 1,n) Nếu ta chọn phương án Ai trạng thái xảy Sj ta có kết Rij Trong phân tích rủi ro, biết xác suất trạng thái Sj xảy Pj ; điều kiện bất đònh không xác đònh Pj Mô hình tổng quát toán phân tích rủi ro Trạng thái Sj Phương án Ai A1 A2 … Ai … Am Xác suất trạng thái Pj S1 S2 … Sj … Sn R11 R21 … Ri1 … Rm1 P1 R12 … … … … … P2 … … … … … … … R1j … … Rij … … … … … … … … R1n … … Rin … Rmn Pn Pj b Phân tích rủi ro theo phương pháp mô MONTE - CARLO Mô MONTE – CARLO, gọi phương pháp thử nghiệm thống kê (Method of Statistics) phương pháp phân tích mô tả tượng có chứa yếu tố ngẫu nhiên (như rủi ro dự án) nhằm tìm lời giải gần Mô sử dụng phân tích rủi ro việc tính toán cách giải tích phức tạp, chí không thực – chẳng hạn: chuỗi CF tổ hợp phức tạp nhiều tham số có tính chất ngẫu nhiên phải ước tính qua dự báo như: số lượng bán, giá bán, tuổi thọ, chi phí vận hành, … Vì việc ước lượng phân phối xác suất chuỗi dòng tiền tệ khó khăn, biến ngẫu nhiên lại tương quan với Trong trường hợp này, sử dụng phương pháp mô đơn giản nhiều http://www.ebook.edu.vn 14 G.V Cao Hào Thi Trung Tâm Viện Công Nghệ Châu Á Việt Nam (AITCV) Khởi Đầu Dự Án Thực chất mô MONTE CARLO lấy cách ngẫu nhiên giá trò có biến ngẫu nhiên đầu vào tính kết thực nghiệm đại lượng cần phân tích Quá trình lặp lại nhiều lần để có tập hợp đủ lớn kết thử nghiệm Tính toán thống kê kết để có đặc trưng thống kê cần thiết kết cần phân tích (E, Cv) http://www.ebook.edu.vn 15 G.V Cao Hào Thi Trung Tâm Viện Công Nghệ Châu Á Việt Nam (AITCV) Kết thúc Dự n CHƯƠNG KẾT THÚC DỰ ÁN (Project Termination / Project Closure) GIỚI THIỆU - Việc kết thúc dự án có vai trò quan thành công dự án việc khởi đầu, tổ chức, hoạch đònh, thực giám sát dự án - Tâm lý tổ dự án (Project Team) + Tìm kiếm thử thách dự án + Tâm lý quay công việc cũ (có thể người chiến thắng hay người thất bại) - Tâm lý khách hàng (Client) + Lo âu sản phẩm dự án: chất lượng, việc sử dụng, chi phí, thời gian - Tâm lý nhà quản lý dự án (Project Manager) + Lo quyền lực Ỉ Hiệu suất làm việc không cao mâu thuẫn giai đoạn lớn - Thông thường việc kết thúc dự án khó khăn giai đoạn khởi đầu dự án + Các vấn đề giai đoạn kết thúc dự án + Làm để quản lý giải vấn đề cách hiệu nhằm góp phần tạo thành công chung toàn dự án CÁC VẤN ĐỀ KẾT THÚC DỰ ÁN - Đối với trình thay đổi vào giai đoạn cuối người ta cần quan tâm đến vấn đề sau: + Con người (People) + Truyền thông (Communication) + Thông tin (Information) + Quyền lực (Power) - Trong giai đoạn cuối dự án, nhà quản lý cần quan tâm đến vấn đề sau: + Đối với tổ dự án (Project team) • Lo lắng tương lai • Giảm quan tâm dự án • Giảm động làm việc • Không gắn bó với dự án lúc ban đầu + Đốivới khách hàng (Client) • Giảm quan tâm mức độ tổng thể, bao quát • Gia tăng quan tâm theo mức độ nhân viên vận hành dự án • Gia tăng quan tân chi tiết, kết dự án • Thường tham gia họp dự án http://www.ebook.edu.vn G.V Cao Hào Thi Trung Tâm Viện Công Nghệ Châu Á Việt Nam (AITCV) Kết thúc Dự n + Đối với dự án: • Cần phải xác đònh hoàn tất kết tồn đọng • Kết thúc hợp đồng yêu cầu công việc • Thanh lý tài sản • Đối chiếu so sánh việc làm với liệu đề khứ • Thực đảm bảo cam kết + Đối với nhà quản lý dự án • Tất vấn đề nhiệm vụ thực môi trường mới: • Quyền hạn nhà quản lý bò giảm (nguồn lực, thời gian, chi phí bò giảm đi) • Sự đồng ý, chấp thuận khách hàng bò giảm • Số nhân viên dự án bắt đầu giảm QUẢN LÝ VỀ NHÂN SỰ (Managing the People) Đặc điểm chung nhân giai đoạn quan tâm đến mục tiêu dự án, họ bắt đầu nghó đến mục tiêu dài hạn nhiều - Tổ dự án: Các câu hỏi đặt ra: + Dự án có bò giải tán hay không? + Dự án dự án kế tiếp? + Khi dời khỏi dự án? + Việc trở công việc cũ nào? - Khách hàng + Khi vận hành dự án + Dự án làm việc có yêu cầu mong muốn hay không? + Dự án dự án + Những việc cần làm để dự án kết thúc - Những chuyên gia chủ chốt hai phía khách hàng thực dự án + Được chuyển đến dự án khác cần đến họ - Như vậy, bối cảnh nhà quản lý dự án cần phải: + Động viên trì để người gắn bó với dự án + Làm để khuyến khích người tự quản lý để hoàn thành nhiệm vụ + Phải cung cấp đầy đủ thông tin nguồn lực để hoàn thành nhiệm vụ lại dự án QUẢN LÝ TRUYỀN THÔNG (Managing Communication) - Truyền thông hai chiều cách hiệu thành phần chủ yếu đẫn đến thành công dự án, “effective two way communication” Trong giai đoạn kết thúc, nhà quản lý dự án cần phải đảm bảo luồng thông tin nhà quản lý dự án với tổ dự án với khách hàng http://www.ebook.edu.vn G.V Cao Hào Thi Trung Tâm Viện Công Nghệ Châu Á Việt Nam (AITCV) Nhà quản lý dự án Mục tiêu, yêu cầu Kết thúc Dự n Tổ dự án, khách hàng Phản hồi quy trình, kết - Cần: + Tổ chức nhiều họp để so sánh, đánh giá, rút kinh nghiệm – đóng gói dự án (wrapped up) + Mở rộng thành phần tham gia • tất tổ dự án (càng lúc dần) • mời nhân phía khách hàng + Các họp cho phép xem xét vấn đề chi tiết hơn, vấn đề chưa đề cập trước + Phải có họp riêng nhà quản lý dự án tổ dự án QUẢN LÝ THÔNG TIN (Managing Information) Vấn đề đặt giai đoạn cần thông tin lại cần nó? - Ở giai đoạn này: + Hầu tất tiền bạc nguồn lực sử dụng hết + Đa số kết hình thành - Trả lời câu hỏi là: + Xác đònh công việc tồn + Ghi nhận lại chất thực kết + Tạo tài liệu dự án + Kiểm soát đạt so với đề Khi có thông tin giúp cho hoàn thành dự án đảm bảo cho khách hàng quản lý vận hành bảo trì cách hiệu thành dự án 1) Hoàn thành dự án (project completion) - Việc hoàn tất? - Việc chưa hoàn tất? Muốn trả lời câu hỏi phải dựa vào: - Đặc trưng dự án (project specs) - Hệ thống kiểm soát thay đổi dự án - Who, what, why thay đổi http://www.ebook.edu.vn G.V Cao Hào Thi Trung Tâm Viện Công Nghệ Châu Á Việt Nam (AITCV) Kết thúc Dự n Từ thông tin triển khai đánh giá thực so với kế hoạch đề 2) Kiểm đònh hậu dự án (post project audit) - Kiểm đònh + Tình trạng hành dự án + Kiểm đònh khả thất bại hay lầm lỗi dự án Ỉ liệu có cần phải thay đổi phương cách quản lý hay hoạch đònh dự án hay không - Khách hàng kiểm đònh: + Kết dự án có hoàn tất hạn hay không? + Chi phí có bò vượt hay không? + Những công việc cần phải tiến hành tiếp - Đối với nhà quản lý dự án + Chi phí họ thực có dự đònh hay không? + Phong cách quản lý dự án có thích hợp hay không? 3) Thẩm đònh hậu dự án (Post project appraisal) Một dự án trình thực có nhiều thay đổi so với hoạch đònh ban đầu, cần cần thẩm đònh hậu dự án nhằm đánh giá đáng giá dự án sau có thay đổi nói Đây việc làm quan trọng nhằm rút học kinh nghiệm tốt lẫn xấu cho dự án tương lai QUẢN LÝ SỰ CHUYỂN GIAO QUYỀN LỰC (Managing The Transfer Of Power) - Bản chất chuyển giao quyền lực người quản lý dự án sang người vận hành dự án Việc chuyển giao quyền lực phải chuyển giao buổi lễ thức http://www.ebook.edu.vn G.V Cao Hào Thi [...]... Soát Dự Án - Thái độ tự bảo vệ, tự biện hộ dẫn đến thành kiến hay thông tin thiên lệch - Các nhà quản lý có quan điểm khác nhau về vấn đề còn tranh cãi - Các cơ chế báo cáo thông tin và hạch toán không đúng 1.2 Đánh giá dự án (Project Evaluation) Đánh giá dự án là phân tích sự hiệu quả và sự hiện hữu (effects and efficiency) của dự án so với mục tiêu đã đề ra.nhằm để: - Đạt được mục tiêu của dự án -... đònh & Lập Tiến Độ Dự n CHƯƠNG 4 HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN & LẬP TIẾN ĐỘ DỰ ÁN (Project Planning and Scheduling) 1 GIỚI THIỆU 1.1 Hoạch đònh dự án Hoạch đònh dự án (HĐDA) là quá trình sắp xếp và quản lý các công tác/công việc nhằm hoàn thành mục tiêu của dự án Nghóa là giải quyết các vấn đề lập thời gian biểu cho các công tác và nguồn lực (con người, thiết bò, nguyên vật liệu, ) để thực hiện dự án Hơn nữa, nó cũng... các bài học kinh nghiệm - Lập kế hoạch và chính sách cho tương lai 1.3 Giám sát dự án (Project monitoring) Là quá trình kiểm tra thường xuyên về tiến trình của dự án trong suốt thời gian thực hiện dự án cũng như trong các giai đoạn vận hành của dự án với mục tiêu cung cấp thông tin làm cơ sở cho các quyết đònh quản lý như: - Giám sát là sự cần thiết đối với kiểm soát dự án - Giúp các thành viên của dự. .. các thành viên của dự án hiểu tốt hơn về các mục tiêu của dự án - Gia tăng mối quan hệ giữa cac nhóm công tác - Chuẩn bò cho các nhóm công tác thích nghi với mọi sự thay đổi trong dự án - Gia tăng tầm nhìn về dự án của các nhà quản lý cấo cao - Cải thiện mối quan hệ với khách hàng Hệ thống giám sát hữu hiệu khi: - Đầy đủ và có liên quan - Báo cáo đến mọi cấp quản lý - Thu thập và báo cáo dữ liệu kòp... phán têch WBS l nhàòm xạc âënh cạc cäng viãûc m nọ cọ thãø âỉåüc nháûn biãút thäng qua viãûc lãn kãú hoảch, dỉû tr ngán sạch, giạm sạt v kiãøm soạt Biểu đồ cấu trúc công việc tạo thuận lợi báo cáo kết quả cho ban quản lý dự án, cho các cấp quản lý theo chức năng chuyên môn và qua đó ta có thể nắm bắt được các thông tin cần thiết của dự án Cấu trúc phân việc cũng tạo điều kiện thuận lợi cho việc xây dựng... Nếu bất kỳ công tác găng nào bò kéo dài, thì tổng thời gian hoàn thành dự án cũng bò kéo dài 4 Các công tác không găng và thời gian dự trữ của chúng Điều này có nghóa là, nếu cần thiết nhà quản lý dự án có thể sử dụng tạm nguồn tài nguyên của chúng để xúc tiến toàn bộ dự án 5 Biết được tiến độ thực hiện chi tiết về thời gian bắt đầu và kết thúc của các công tác 4 ĐIỀU CHỈNH SƠ ĐỒ MẠNG THEO THỜI GIAN (Crashing... cơ sở để kiểm soát và đánh giá quá trình thực hiện dự án 1.2 Các bước trong hoạch đònh dự án: • • • • • • • • • Xác đònh mục tiêu và phạm vi của dự án Tìm kiếm thông tin Thiết lập cấu trúc phân việc Thiết lập bản báo cáo cho mỗi công tác Thiết lập sơ đồ trách nhiệm Ước tính thời gian, ngân sách, nguồn lực được đòi hỏi cho mỗi công tác Đánh giá - sửa đổi Chuẩn bò kế hoạch, ngân sách và thời gian biểu... chỉ đạo • Không thuận tiện khi phân tích đánh giá các chỉ tiêu kinh tế kỹ thuật của bản thân sơ đồ của dự án Vì vậy đối với dự án có qui mô lớn người ta thường sử dụng sơ đồ mạng • 2.4 Hoạch đònh dự án theo sơ đồ mạng Sơ đồ mạng là một đồ thò bao gồm toàn bộ khối lượng của một bài toán lập kế hoạch, nó ấn đònh một cách lô-gích trình tự kỹ thuật và mối quan hệ về tổ chức giữa các công tác sản xuất, PM4.doc... mạng ta có thể xác đònh được: • • • Thời gian tối thiểu để hoàn thành dự án Thời gian dự trữ của các công tác Đường găng và các công tác găng a/ Thời gian tối thiểu để hoàn thành dự án là thời điểm sớm nhất để sự kiện cuối cùng của dự án xảy ra Ví dụ : Thời gian tối thiểu để hoàn thành dự án ở ví dụ trên là 14 ngày b/ Thời gian dự trữ của các công tác F (Float) F là khoảng thời gian tối đa mà một công... ij Đặt Z= hay Z= D−S σ 2 ===> Z ∼ N(0, 1) D−S ∑σ 2 ij Bài toán 1: Cho D tìm xác suất để thời gian hoàn thành dự án ≤ D D ==> Z ==> p% Bài toán 2: Cho xác suất p% tìm D p% ==> Z ==> D Nhận xét: • Khi D = S ==> Z = 0 ==> p = 0.50 • Trên thực tế p = 0.25 - 0.50 (có nghóa là D hơi nhỏ hơn hoặc bằng S) Việc hoàn thành dự án được xem là bình thường và dự án hoàn thành trong khoảng thời gian tương ứng có thể ... Công Nghệ Châu Á Việt Nam (AITCV) Giới Thiệu Dự n Quản Lý Dự Án GIỚI THIỆU VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN 2.1 Quản lý dự án (Project Management) Quản lý dự án trình hoạch đònh (Planning), tổ chức (Organizing),... (AITCV) Hệ thống (System) Giới Thiệu Dự n Quản Lý Dự Án Chương trình Chương trình Dự án Dự án Nhiệm vụ Nhiệm vụ Chương trình i Dự án i Nhiệm vụ i Chương trình n (Program ) Dự án n (Project) Nhiệm... ra? + Giữa phận dự án + Giữa dự án tổ chức mẹ + Giữa dự án khách hàng d Mỗi dự án mang tính độc đáo (Unique) mục tiêu việc phương thức thực dự án Không có lặp lại hoàn toàn dự án 1.2 Sự khác biệt