Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty TNHH thương mại khánh tân

Để có thể vận hành hoạt động của công ty một cách hợp lý sao cho lợi nhuận thu được tối đa, điều đó phụ thuộc rất nhiều vào các chính sách kinh tế của nhà nước, đặc điểm của thị trường c

LỜI MỞ ĐẦU

Trong xu thế phát triển của thế giới, khi mà nền kinh tế chuyển đổi hoàn toàn sang nền kinh tế mở, thì việc sản xuất kinh doanh càng trở nên khó khăn Để các doanh nghiệp

có thể tồn tại và phát triển được thì yêu cầu đặt ra cho các doanh nghiệp là phải cạnh tranh với nhau và cuộc cạnh tranh này càng trở nên gay gắt và khốc liệt khi nền kinh tế càng phát triển Để có thể vận hành hoạt động của công ty một cách hợp lý sao cho lợi nhuận thu được tối đa, điều đó phụ thuộc rất nhiều vào các chính sách kinh tế của nhà nước, đặc điểm của thị trường cạnh tranh, mối liên kết giữa các bộ phận trong hệ thống công ty, cũng như chất lượng lao động của toàn doanh nghiệp… Từ đó, các nhà quản trị

có thể nắm bắt thị trường, tận dụng tối đa hiệu quả sử dụng đồng vốn sao cho doanh thu luôn được ổn định và ngày một gia tăng góp phần đưa công ty lên một tầm cao mới, ngày càng phát triển và đứng vững trên thị trường, nâng cao chất lượng sống cho người lao động Để đạt được mục tiêu lợi nhuận: Đạt lợi nhuận cao và an toàn công ty phải tiến hành đồng bộ các biện pháp quản lý như tiến hành quản lý các hoạt động kinh tế, kiểm tra việc sử dụng quản lý tài sản nhằm đảm bảo tính năng động, sáng tạo và tự chủ trong hoạt động của công ty, tính toán và xác định hiệu quả của từng hoạt động làm cơ sở vạch ra chiến lược kinh doanh cho Công ty trong từng giai đoạn cũng như về lâu dài Trên cơ sở

đó, qua quá trình thực tập tại Công ty TNHH Thương mại Khánh Tân, em đã tiến hành tìm hiểu về lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp cũng như các yếu tố về vốn, lao động, thị trường cạnh tranh… để từ đó có thể có cái nhìn chung nhất về toàn bộ hoạt động của công ty Báo cáo của em xin được chia thành các phần như sau:

• Phần 1 : Khái quát về lịch sử hình thành và phát triển của công ty Công ty TNHH Thương mại Khánh Tân

• Phần 2 : Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH Thương mại Khánh Tân

• Phần 3 : Đánh giá chung và các đề xuất về lựa chọn chuyên đề, đề tài tốt nghiệp

Do thời gian thực tập ngắn, kiến thức và kinh nghiệm thực tế còn hạn chế nên bài viết của em không tránh khỏi nhiều thiếu sót Vì vậy, em rất mong muốn và xin chân thành tiếp thu ý kiến chỉ bảo, đóng góp quí báu của Thầy Nguyễn Phương Tú cùng các CBCNV trong Công ty TNHH Thương mại Khánh Tân để bài viết được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 23 tháng 2 năm 2014

Người viết bài

Hoàng Thị Chinh

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 1

PHẦN 1: GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI KHÁNH TÂN 4

1.1Tên và địa chỉ của công ty 4

1.2 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty 4

1.2.1 Lịch sử hình thành và quá trình phát triển của công ty 4

1.2.2.Quy mô hiện tại của công ty 5

1.2.3 Cơ sở vật chất kỹ thuật 5

1.2.4 Nguồn nhân lực 5

1.2.5 Vốn của công ty 6

2.1.Nhiệm vụ chính và nhiệm vụ khác của doanh nghiệp 7

2.1.1Nhiệm vụ 7

2.2.Cơ cấu bộ máy tổ chức quản lý doanh nghiệp 7

2.2.1Mô hình tổ chức bộ máy của công ty 7

2.2.2 Sơ đồ khối về bộ máy tổ chức quản lý: 7

2.2.3 Chức năng, quyền hạn, nhiệm vụ của từng bộ phận: 8

2.3 Tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty 11

2.3.1 Các bộ phận kinh doanh và mối quan hệ 11

5.2: Quy trình sản xuất: 12

5.2.1 Các nhóm sản phẩm chính của công ty 12

PHẦN 3: Đánh giá chung và các đề xuất về lựa chọn chuyên đề, đề tài tốt nghiệp 12

3.1: Đánh giá chung: 12

3.1.1: Trong tiêu thụ sản phẩm 12

3.1.2: Phân tích hiệu quả sử dụng lao động 13

3.1.3: Phân tích tình hình sử dụng vốn trong công ty 14

3.1.4 Công tác quản lý Vật liệu dụng cụ - Tài sản cố định 15

3.2 Những thuận lợi và khó khăn của công ty 16

3.2.1 Những thuận lợi: 16

3.3 Đề xuất lựa chọn chuyên đề, đề tài tốt nghiệp 17

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

PHẦN 1: GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH

THƯƠNG MẠI KHÁNH TÂN

1.1Tên và địa chỉ của công ty

Tên đầy đủ: Công Ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Thương Mại Khánh Tân

Tổng giám đốc: Đỗ Văn Pha

Địa chỉ: Công ty TNHH Thương mại Khánh Tân

Địa Chỉ Hà Nội: 62 Thợ Nhuộm - Hoàn Kiếm - Hà Nội

Điện thoại:04 3636 9456 / 0912 719 311

CN Thành Phố Hồ Chí Minh: Coopmart Rạch Miễu - 48 Hoa Sứ - P.7 -Q.Phú

Nhuận(Đ.Phan Xích Long)

Điện thoại: 0977 807 499

CN Miền Trung : Coopmart Thanh Hóa

Điện thoại: 0987 168 499

CN Miền Tây Nam Bộ : Coopmart Cần Thơ, Cà Mau

Điện thoại: 0918 059 720

CN Thái Bình : 22 Trần Hưng Đạo - TP Thái Bình

Điện thoại: 0989 630 779

Hòm thư: khanhtan88@yahoo.com

Website: samhanquoc.net / khanhtan.com

Gmail: khanhtan88@gmail.com

1.2 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty

1.2.1 Lịch sử hình thành và quá trình phát triển của công ty.

• Lịch sử hình thành:

- Công ty TNHH thương mại Khánh Tân được thành lập năm 1988 Tiền thân là công ty TNHH Khánh Tân chuyên kinh doanh mặt hàng sâm- linh chi- đông trùng hạ thảo của hàn quốc

- Đến năm 1993 danh nghiệp được cấp phép hoạt động trên cả lĩnh vực thương mại, nhập khẩu trực tiếp hàng hóa( sâm- linh chi- đông trùng hạ thảo) nên đổi tên công ty thành công ty TNHH Thương Mại Khánh Tân

• Quá trình phát triển:

- Ngay từ những ngày đầu khi mới thành lập công ty đã gặp không ít khó khăn

do sự chuyển đổi cơ chế và tính cạnh trạnh khốc liệt của thị trường Mặt khác, công ty vừa mới thành lập, vốn đầu tư ít, phạm vi kinh doanh hẹp nên khó khăn càng chồng khó khăn Nhưng bằng sự lãnh đạo sáng suốt của ban giám đốc và tinh thần làm việc hết mình của đội ngũ cán bộ công nhân viên, công ty

đã dần bắt kịp trình độ phát triển của đất nước, từng bước khẳng định vị thế của mình trên thị trường Doanh thu và lợi nhuận không ngừng tăng lên, đời sống cán bộ, công nhân viên ngày càng được cải thiện

- Sau gần 2 thập kỷ xây dựng và trưởng thành, đến năm 2013 đã trở thành doanh nghiệp đứng đầu trong lĩnh vực mở rộng mặt hàng sâm vào thị trường Việt Nam

- Là một trong những doanh nghiệp đi đầu trong ngành công nghiệp sâm của Việt Nam

- Để phù hợp với sự phát triển không ngừng, công ty đã cho hoạt động theo mô hình công ty mẹ- con với 5 thành viên hoạt động trên lĩnh vực bán hàng

chuyên nghiệp để tiêu thụ những sản phẩm đầu ra cho công ty

1.2.2.Quy mô hiện tại của công ty

- Vốn điều lệ 20 tỷ VND

- Mở tài khoản tại: ngân hàng Vietcombank Số tài khoản: 0011004112192 Danh sách cán bộ chủ chốt:

Bảng 1.1 Danh sách cán bộ chủ chốt

1.2.3 Cơ sở vật chất kỹ thuật

Cơ sở vật chất kỹ thuật có vai trò rất quan trọng, nó là cơ sở doanh nghiệp tiến hàng kinh doanh Công ty TNHH Thương Mại Khánh Tân là một doanh nghiệp tư nhân nên vốn đầu tư về cơ sở vật chất chưa được nhiều

Trụ sở chính của công ty đặt tại 62 Thợ Nhuộm - Hoàn Kiếm - Hà Nội Đây là địa điểm lý tưởng, khi được đầu tư thỏa đáng nó sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho công ty tiếp xúc trực tiếp với khách hàng, nâng cao khả năng thu hút khách hàng, thâm nhập và chiếm lĩnh thị trường, thúc đẩy hoạt động kinh doanh phát triển, tăng doanh thu và lợi nhuận cho công ty

1.2.4 Nguồn nhân lực

Lao động là yếu tố quan trọng hàng đầu phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh của công ty Công ty không thể kinh doanh hiệu quả nếu đội ngũ lao động trong công ty không được đào tạo, bố trí hợp lý và phù hợp với chức năng vị trí kinh doanh Công ty TNHH Thương Mại Khánh Tân là một doanh nghiệp có quy mô vừa với 200 người lao động làm việc trong lĩnh vực khác nhau và được bố trí sắp xếp hợp lý, đồng thời với việc tinh giản bộ máy quản lý là việc đào tạo và phát triển cán bộ quản lý, nâng cao trình độ nghiệp vụ

Năm 2013 công ty sử dụng 200 lao động, trong đó có 70 người trình độ đại học chiếm 35%, 60 người co trình độ cao đẳng chiếm 30%, 20 người có trình độ trung cấp và

sơ cấp chiếm 10%, còn lại là chưa qua đào tạo

1.2.5 Vốn của công ty.

Công ty TNHH Thương Mại Khánh Tân là một doanh nghiệp tư nhân nên do đó nguồn vốn chủ yếu của công ty là vốn chủ sở hữu và là một phần vốn vay của các tổ chức tín dụng

Bảng 1.2 Cơ cấu nguồn vố của công ty

Đơn vị tính:triệu đồng: Năm Tổng số

vốn Vốn cố địnhTrị giá Tỉ trọng(%) Vốn lưu độngTrị giá Tỉ trọng(%)

( Nguồn số liệu do công ty TNHH thương mại Khánh Tân cung cấp).

Qua bảng trên ta thấy tổng số vốn của công ty tăng dần qua các năm Trong cơ cấu nguồn vốn thì vốn lưu động chiếm tỷ trọng cao và mức tỷ trọng này có xu hướng tăng dần Tỉ trọng vốn lưu động tăng thể hiện được vai trò thực sự của một doanh nghiệp thương mại trong nền kinh tế thị trường, là chú trọng vào việc mở rộng lĩnh vực kinh doanh và mặt hàng kinh doanh

PHẦN 2: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH

Thương mại Khánh Tân

2.1.Nhiệm vụ chính và nhiệm vụ khác của doanh nghiệp

2.1.1Nhiệm vụ

Công ty được thành lập để huy động và sử dụng vốn có hiệu quả trong việc sản xuất

và kinh doanh và kinh doanh các loại sản phẩm theo chức năng và ngành nghề theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh Đồng thời nhằm nâng cao hiệu quả và đạt được mục tiêu thu tối đa các khoản lợi nhuận hợp lý, tạo công ăn việc làm và thu nhập ổn định cho người lao động, tăng lợi tức cho các cổ đông, đáp ứng yêu cầu cung ứng dịch vụ của thị trường, đóng góp cho ngân sách Nhà nước và không ngừng phát triển Công ty ngày càng lớn mạnh

Nếu bất kỳ mục tiêu nào trong số những mục tiêu này cần phải có sự chấp thuận của

cơ quan quản lý thì Công ty chỉ có thể thực hiện mục tiêu đó sau khi được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt

• Nhiệm vụ của công ty:

- Xây dụng chiến lược phát triển ngành hàng, lập kế hoạch, định hướng phát triển dài hạn, trung hạn, ngắn hạn của công ty

- Tổ chức các hoạt động kinh doanh và đầu tư phát triển theo kế hoạch nhằm đạt được mục tiêu chiến lược của công ty

- Thực hiện phương án đầu tư chiều sâu các cơ sở kinh doanh của công ty nhằm đem lại hiệu quả kinh tế trong kinh doanh

- Kinh doanh theo nghành ngề đã đăng ký đúng mục đích thành lập doanh nghiệp Thực hiên những nhiệm vụ được nhà nước giao

Đào tạo bồi dưỡng và thực hiện đầy đủ các chế độ, chính sách của nhà nước đối với công nhân viên chức

2.2.Cơ cấu bộ máy tổ chức quản lý doanh nghiệp.

2.2.1Mô hình tổ chức bộ máy của công ty

- Chủ tich hội đồng quản trị kiêm giám đốc

- Thành viên hội đồng quản trị gồm: một phó giám đốc và 3 thành viên của hội đồng quản trị

2.2.2 Sơ đồ khối về bộ máy tổ chức quản lý:

Cơ cấu tổ chức quản lý điều hành Công ty TNHH Thương mại Khánh Tân được tổ chức theo luật Doanh nghiệp Nhà nước và điều lệ công ty do Bộ thương mại phê duyệt

Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý điều hành theo mô hình trực tuyến – chức năng – cơ cấu quản trị này đang được áp dụng phổ biến hiện nay

Hình 1.1 sơ đồ tổ chức hoạt động kinh doanh của công ty TNHH TM Khánh Tân

2.2.3 Chức năng, quyền hạn, nhiệm vụ của từng bộ phận:

Công ty sẽ ban hành một hệ thống quản lý mà theo đó bộ máy quản lý sẽ chịu trách nhiệm và nằm dưới sự lãnh đạo của Tổng giám đốc Công ty có Tổng giám đốc điều hành các Phó tổng giám đốc giúp việc cho Tổng giám đốc và Kế toán trưởng do Tổng giám đốc

bổ nhiệm Tổng giám đốc là người đại diện theo pháp luật của Công ty

• Các cấp quản lý bao gồm:

- Giám đốc điều hành: Trần Vân Anh

- Phó giám đốc: Nguyễn Văn Pha

• Các phòng ban trong công ty

- Phòng hành chính nhân sự

- Phòng kế toán

- Phòng hành chính

- Phòng tài chính

- Phòng marketing

2.2.3.1Các chức năng của các phòng ban.

• Ban giám đốc:

- Công ty có một giám đốc và 1 phó giám đốc, giám đốc làm nhiêm vụ quản lý Điều hành xây dựng chiến lược kinh doanh, định hướng phát triển thực hiện các mối liên hệ với đối tác, giao nhiệm vụ cho các bộ phận theo chức năng, kiểm tra phối hợp thống nhất sự hoạt động của các bộ phận trong công ty

- Phó giám đốc tham gia cùng giám đốc trong việc quản lý điều hành, giải quyết các vấn đề mà giám đốc giao phó, đồng thời cũng có quyền chỉ đạo, phân công nhiệm vụ cho các phòng ban, theo chức năng và nhiệm vụ giám đốc giao

- Các phòng ban tùy theo chức năng và nhiệm vụ của mình để giải quyết công việc một cách hiệu quả nhất theo sự chỉ đạo của giám đốc và phó giám đốc Để đảm bảo nâng cao hiệu quả, tiết kiệm thời gian và chi phí, các phòng ban cần phải tiến hành phối hợp một cách chặt chẽ, tương trợ nhau trong quá trình làm việc

- Ngoài ra, các phòng ban chuyên môn và các trung tâm có chức năng tham mưu cho Tổng giám đốc thực hiện nhiệm vụ quản lý theo đúng sự phân công của Tổng giám đốc

• Phòng hành chính nhân sự

- Thực hiện công tác tuyển dụng nhân sự theo yêu cầu chiến lược của công ty

- Tổ chức và phối hợp với các bộ phận khác thực hiện quản lý nhân sự đào tạo

và tái đào tạo

- Tổ chức việc quản lý nhân sự toàn công ty

- Chấp hành và tổ chức thực hiên các chủ trương quy định chỉ thị của ban giám đốc

- Hỗ trợ các bộ phận khác trong việc quản lý nhân sự và là cầu nối giữa ban giám đốc, người lao động , nhân viên trong công ty

• Phòng hành chính:

- Nghiên cứu, soạn thảo và trinh duyệt các quy định áp dụng trong công ty, xây dựng cơ cấu tổ chức của công ty- các bộ phận tổ chức và thực hiện

- Phục vụ công tác hành chính để ban giám đốc thuận tiện trong chỉ đạo- điều hành, phục vụ hành chính để các bộ phận khác có điều kiện hoạt động tốt

- Quản lý việc sử dụng và bảo vệ tài sản của công ty, đảm bảo an ninh trật tự, an toàn lao động, vệ sinh lao động và phòng chống cháy nổ trong công ty

- Tham mưu và đề xuất cho ban lãnh đạo công ty về vấn đề hành chính trong công ty

• Phòng kế toán:

- Tham mưu cho lãnh đạo công ty trong lĩnh vục quản lý các hoạt động tài chính

- Kế toán trong đánh giá sủ dụng tiền vốn theo đúng chế độ quản lý tài chính của nhà nước

- Trên cơ sở các kế hoạch tài chính và kế hoạch sản xuất kinh doanh của các đơn

vị thành viên xây dựng kế hoạch tài chính của toàn công ty Tổ chức theo dõi và đôn đốc các đơn vị thực hiện các kế hoạch tài chính được giao

- Tổ chức quản lý kế toán( bao gồm đề xuất các bộ máy kế toán và hướng dẫn hạch toán kế toán) Kiểm tra việc hạch toán kế toán đúng theo chế độ kế toán nhà nước ban hành đối với kế toán các đơn vị thành viên nhất là các đơn vị hạch toán phụ thuộc

- Định kỳ tập hợp phản ánh cung cấp các thông tin cho ban lãnh đạo của công ty

về tình hình biến động của các nguồn vốn, vốn, hiệu quả sử dụng vật tư, tiền vốn của các đơn vị thành viên cũng như toàn công ty

- Tham mưu đề xuất việc khai thác, huy động các nguồn vốn phục vụ kịp thời cho hoạt động sản xuất kinh doanh đúng theo quy định của nhà nước

- Kiểm tra hoạt động kế toán tài chính của các đơn vị trong tổng công ty (tụ kiểm tra hoặc tự phối hợp tham gia với các cơ quan hữu quan kiểm tra)

- Tổ chức hạch toán kế toán trực tiếp hoạt động sản xuất kinh doanh của văn phòng công ty Tiếp nhận và phân phối các nguồn tài chính (trợ cước, trợ giá, hỗ trợ lãi xuất dự trữ lưu thông, cấp bổ sung vốn lưu động hoặc các nguồn hỗ trợ khác cảu nhà nước ….) đồng thời thanh toán, quyết toán với nhà nước, các cấp, các nhành về sử dụng nguồn hỗ trợ trên

- Phối hợp với các phòng ban chức năng trong công ty nhằm phục vụ tốt công tác quản lý kinh doanh của văn phòng cũng như công tác chỉ đạo quản lý của lãnh đạo công ty

- Lập kế hoạch phát triển, quản lý sử dụng vốn, tài sản, giá trị thương hiệu và các lợi thế thương mại, các tài sản ra vô hình khác thuộc quyền Công ty, quản lý chặt chẽ việc sử dụng vốn trong các hoạt động đầu tư ngoài Công ty

- Tổ chức hướng dẫn, xây dựng kế hoạch, chiến lược đầu tư dài hạn, xây dựng kế hoạch vốn đầu tư trung và dài hạn 5năm, 10năm của Công ty và các đơn vị trực thuộc

- Xây dựng, trình duyệt dự toán chi phí quản lý của Công ty

• Phòng tài chính:

- Quản lý nguồn vốn của công ty

- Tham mưu cho ban lãnh đạo sử dụng nguồn vốn hiệu quả nhất

- Sẵn sàng nguồn vốn cho công ty thực hiện kinh doanh sản xuất

• Phòng marketing:

- Tìm kiếm khách hàng cho công ty

- Tham mưu giúp việc cho giám đốc trong các lĩnh vực nghiên cứu thị trường, giá

cả hàng hóa dịch vụ, khả năng tiêu thụ sản phẩm nghiên cứu nguồn hàng

- Xây dựng chiến lược phát trển lâu dài và bền vững

- Phát trển thì trường cũ, tìm kiềm thị trường mới

- Chăm sóc khách hàng, hướng khách hàng tới sự bền vững lâu dài với công ty

- Xây dựng chiến lược quảng bá, tạo hành ảnh cho công ty đến với người tiêu dung

- Phối hợp cùng các ban khác xây dựng nên hệ thống công ty chặt chẽ

• Các trung tâm: bao gồm phòng kinh doanh với bán buôn và bán lẻ

- Các đơn vị bán buôn trực tiếp giao hàng cho các đại lý bán buôn cấp dưới và các đại lý bán lẻ trong cả nước để tiếp tục thực hiện quá trình lưu thông hàng hóa