Tạo động lực trong tổ chức

Nhân sự là yếu tố hàng đầu quyết định thành công hay thất bại của doanh nghiệp. sản phẩm, dịch vụ, ý tưởng, đổi mới,…điều bắt nguồn từ con người. Trong quản trị doanh nghiệp, con người cũng là yếu tố quan trọng hàng đầu, được chú ý xem xét kỹ lưỡng. Muốn sử dụng con người hiệu quả trong sản xuất lao động điều quan trọng và có ý nghĩa quyết định là phải phát huy sức mạnh con người, khai thác năng lực tiềm ẩn. Bởi vậy, đối với mỗi doanh nghiệp, vấn đề con người luôn là trọng tâm, kéo theo là yêu cầu tạo động lực thúc đẩy, khuyến khích nhân viên. Mỗi người chúng ta đều cần có động lực để làm việc. Và động lực chính là sự kết hợp giữa lòng khát khao và một năng lượng bền bỉ để đạt được mục tiêu đã đề ra. Tạo động lực cho người khác có nghĩa là tìm cách để họ tham gia vào công việc mà chúng ta biết rằng chúng phải được hoàn thành.Đối với hầu hết các nhân viên, thỏa mãn với công việc có ý nghĩa rất quan trọng. Nó giúp tạo ra thái độ làm việc tích cực, hăng say, cho ra kết quả cao trong công việc. Bạn muốn nhân viên của mình vui vẻ, năng động, và làm việc hiệu quả? Câu hỏi đặt ra là làm thế nào để tạo động lực làm việc cho nhân viên hiệu quả nhất?Bài này sẽ giúp bạn giải quyết những vấn đề trên. Hiểu được động lực của chính mình và tạo động lực để thúc đẩy người khác làm việc là điều cần thiết. Bố cục của bài gồm 4 phần đi kèm với những ví dụ thực tế hy vọng sẽ mang lại cho bạn nhiều lợi ích từ việc tạo động lực:1. Động lực cá nhân trong tổ chức2. Nội dung tạo động lực3. Các thuyết tạo động lực4. ứng dụng thực tế

Danh sách nhóm

Lời Mở Đầu

1

Nhân sự là yếu tố hàng đầu quyết định thành công hay thất bại của doanh nghiệp sản phẩm, dịch vụ, ý tưởng, đổi mới,…điều bắt nguồn từ con người Trong quản trị doanh nghiệp, con người cũng là yếu tố quan trọng hàng đầu, được chú ý xem xét kỹ lưỡng Muốn sử dụng con người hiệu quả trong sản xuất lao động điều quan trọng và có ý nghĩa quyết định là phải phát huy sức mạnh con người, khai thác năng lực tiềm ẩn

Bởi vậy, đối với mỗi doanh nghiệp, vấn đề con người luôn là trọng tâm, kéo theo là yêu cầu tạo động lực thúc đẩy, khuyến khích nhân viên Mỗi người chúng ta đều cần có động lực để làm việc Và động lực chính là sự kết hợp giữa lòng khát khao và một năng lượng bền bỉ để đạt được mục tiêu đã đề ra Tạo động lực cho người khác có nghĩa là tìm cách để họ tham gia vào công việc mà chúng ta biết rằng chúng phải được hoàn thành.Đối với hầu hết các nhân viên, thỏa mãn với công việc có ý nghĩa rất quan trọng Nó giúp tạo ra thái độ làm việc tích cực, hăng say, cho ra kết quả cao trong công việc Bạn muốn nhân viên của mình vui vẻ, năng động, và làm việc hiệu quả? Câu hỏi đặt ra là làm thế nào để tạo động lực làm việc cho nhân viên hiệu quả nhất?

Bài này sẽ giúp bạn giải quyết những vấn đề trên Hiểu được động lực của chính mình và tạo động lực để thúc đẩy người khác làm việc là điều cần thiết Bố cục của bài gồm 4 phần đi kèm với những ví dụ thực tế hy vọng sẽ mang lại cho bạn nhiều lợi ích từ việc tạo động lực:

1 Động lực cá nhân trong tổ chức

2 Nội dung tạo động lực

3 Các thuyết tạo động lực

4 ứng dụng thực tế

1. Động lực cá nhân trong tổ chức

1.1. Khái niệm động lực và tạo động lực.

2

- Động lực của người lao động là những những nhân tố bên trong kích thích con người

nổ lực làm việc trong điều kiện cho phép tạo ra năng suất, hiệu quả cao Động lực là tất cả những gì nhằm thôi thúc, khuyến khích động viên con người thực hiện những hành vi theo mục tiêu.

- Tạo động lực: là những kích thích nhằm thôi thúc, khuyến khích, động viên con người thực hiện những hành vi theo mục tiêu

1.2. Các nhóm yếu tố ảnh hưởng đến tạo động lực.

a. Nhân tố thuộc về người lao động

- Mỗi con người sinh ra đều khác nhau, khi sinh ra mỗi người đều có cách nhìn nhận cuộc sống khác nhau cho nên động lực sống khác nhau Có người tự biết tạo cho mình động lực cao hơn người khác Họ biết cách tự điều chỉnh hành vi của mình sao cho tốt nhất, họ biết tự đặt mục tiêu thách thức đối với mình

- Nghiên cứu về đặc điểm cá nhân để ta thấy rằng cần phải bố trí người lao động như thế nào để họ có thể phát huy được hiệu quả làm việc cao nhất

b. Nhân tố thuộc về công việc

Về đặc điểm công việc chúng ta xem xét trên ba khía cạnh:

- Tính chất công việc: có tác động rất lớn đến cách thức tạo động lực cho người lao động Công việc ổn định hay công việc được yêu thích hoặc công việc phức tạp hay nhàn dỗi… là những yếu tố có ảnh hưởng không nhỏ đến động lực làm việc của người lao động.

- Vị trí công việc và khả năng phát triển nghề nghiệp: là vấn đề người lao động quan tâm hàng đầu Một công việc không được người khác coi trọng, không có khả năng phát triển thì chắc chắn không thể tạo động lực cho người lao động

- Cơ hội thăng tiến: Một công việc giúp họ có cơ hội thăng tiến tốt, rõ ràng sẽ có tác động mạnh mẽ đến động cơ làm việc của người lao động.

c. Nhân tố thuộc tổ chức

- Môi trường làm việc trong tổ

- Hệ thống chính sách trong tổ chức

- Những người trong bộ máy quản lý

1.3. Quá trình tạo động lực.

Xét trên quan điểm nhu cầu, quá trình tạo động lực gồm các bước sau:

3

Giảm căng thẳng

Nhu cầu được thỏa mãn

Hành

vi tìm kiếm

Các động cơ

Sự căng thẳng

Nhu

cầu

không

được

thỏa

Nhu cầu là cảm giác thiếu hụt không được thỏa mãn nó và mong được đáp ứng.Nhu cầu khộng được thỏa mãn tạo ra căng thẳng và căng thẳng thường tạo ra động cơ trong cá nhân Những động cơ này tạo ra một cuộc tìm kiếm nhằm có được các mục tiêu cụ thể mà nếu đạt được, sẽ thỏa mãn nhu cầu này và dẫn đến giảm căng thẳng.

1.4. Sự cần thiết phải tao động lực

- Cá nhân: con người rất cần có động lực sống Một người không có động lực sống sẽ không thể tồn tại

- Trong doanh nghiệp việc tạo động lực xuất phát từ mục tiêu tạo động lực Tạo động lực để người lao động làm việc chăm chỉ hơn, cống hiến hết mình vì công ty, gắn bó với công ty lâu dài

- Nhà nước: Trong kinh tế động lực có vai trò rất lớn, nhà nước muốn thu hút các nhà đầu tư nước ngoài bằng cách tạo môi trường đầu tư thông thoáng Đó cũng chính là một trong những động lực thu hút đầu tư nước ngoài.

2. Nội dung tạo động lực

2.1. Tạo động lực thông qua khuyến khích vật chất

2.1.1. Tạo động lực thông qua tiền lương, tiền công

- Khi nào tiền công, tiền lương trở thành công cụ tạo động lực:

+ Đảm bảo nguyên tắc trả lương ngang nhau cho những lao động như nhau

+ Đảm bảo nguyên tắc tốc độ tăng NSLĐ nhanh hơn tốc độ tăng tiền lương

+ Đảm bảo mối quan hệ hợp lý về tiền lương giữa các người lao động khác nhau trong nền kinh tế

2.1.2. Tạo động lực thông qua tiền thưởng

2.1.3. Tạo động lực thông qua phụ cấp, phúc lợi và dịch vụ

2.2. Tạo động lực thông qua khuyến khích tinh thần

2.2.1. Tạo động lực thông qua phân tích công việc, đánh giá thực hiện công việc

chính xác

2.2.2. Tạo động lực thông qua bố trí, sử lý hợp lao động và cải thiện điều kiện

làm việc

2.2.3. Tạo động lực thông qua đào tạo và thăng tiến

2.2.4. Tạo động lực thông qua bầu không khí làm việc

3. Các thuyết tạo động lực

4

3.1. Thuyết X và Thuyết Y của Douglas Mc Gregor

- Lý thuyết X:

+ Con người vốn không ưa thích công việc và sẽ né tránh nó bất cứ khi nào có thể

+ Con người phải bị cưỡng chế, kiểm soát, chỉ đạo, hoặc đe dọa trừng phạt để khiến họ hoàn thành các mục tiêu của tổ chức

+ Con người thích được hướng dẫn, không muốn chịu trách nhiệm, có ít hoặc không có tham vọng

+ Trên tất cả, con người tìm kiếm sự an toàn Trong một tổ chức được giả định với lý thuyết X, nhiệm vụ của việc quản lý là ép buộc và kiểm soát nhân viên

 Ứng dụng: Đặc biệt ứng dụng vào các ngành sản xuất, dịch vụ Tuy nhiên, trên thực tế dường như không có kết quả đúng 100% về Thuyết X, song thuyết này luôn là một thuyết kinh điển, không thể bỏ qua để đào tạo, huấn luyện về quản trị nhân sự trong tất cả các trường lớp Thuyết cũng giúp nhiều nhà quản lý nhìn nhận lại bản thân để chỉnh sửa hành vi cho phù hợp

- Lý thuyết Y:

+ Công việc là điều hiển nhiên như vui chơi và nghỉ ngơi

+ Mọi người sẽ tự điều chỉnh bản thân nếu họ cam kết với các mục tiêu

+ Cam kết với mục tiêu tạo ra lợi ích và thành tựu cho họ

+ Mọi người học cách chấp nhận và tìm kiếm trách nhiệm

+ Mỗi người đều sở hữu sự sáng tạo, tính khéo léo và trí tưởng tượng Con người

có khả năng vận dụng những năng lực trên để giải quyết vấn đề của tổ chức

+ Con người luôn ẩn chứa tiềm năng

 Ứng dụng: Các công ty sử dụng người lao động có trình độ cao và làm công việc

có nhiều tính sáng tạo như: Apple, Microsoft, Google đều theo thuyết này và cố gắng tạo ra những môi trường làm việc tự do và lý tưởng nhất trong mức có thể

- Lý thuyết X là quan điểm quản lý truyền thống đã được áp dụng đối với lực lượng lao động xưa cũ Ngày nay, hầu hết các tổ chức đều đang vận hành theo quan điểm sáng suốt của lý thuyết Y (cho dù họ có thể chưa áp dụng một cách tốt nhất) Một ông chủ có thể đang áp dụng lý thuyết X, nhưng một nhà lãnh đạo thực sự lại vận dụng linh hoạt lý thuyết Y vào tổ chức của mình

3.2. Học thuyết 2 yếu tố của Herzberg

Ông chia các yếu tố tác động đến người lao động thành hai nhóm, nhóm yếu tố có tác dụng tạo động lực cho người lao động và nhóm các yếu tố duy trì ( thuộc về môi trường tổ chức )

- Nhóm 1 : Các yếu tố then chốt để tạo động lực và sự thoả mãn trong công việc như:

+ Sự thành đạt

5

+ Sự thừa nhận thành tích

+ Bản chất bên trong công việc

+ Trách nhiệm lao động

+ Sự thăng tiến

- Nhóm 2 : Các yếu tố thuộc về môi trường tổ chức như:

+ Các chính sách và chế độ quản trị của công ty

+ Sự giám sát công việc

+ Tiền lương

+ Các quan hệ con người

+ Các điều kiện làm việc

Trên thực tế không phải yếu tố nào tác động đến người lao động đều tác động đến động lực lao động và sự thoả mãn công việc ( nhóm 1) hay duy trì động lực và sự thoả mãn ( nhóm 2) Mặc dù vậy qua học thuyết này của Herzberg đã giúp các nhà quản lý nhận ra được vai trò của việc tạo động lực cho người lao động.

3.3. Các học thuyết về nhu cầu

3.3.1. Học thuyết nhu cầu của Maslow

Theo Maslow: Về nguyên tắc, khi mỗi nhu cầu trong số các nhu cầu được thoả mãn thì nhu cầu tiếp theo sẽ trở nên quan trọng nhất Sự thoả mãn nhu cầu của các cá nhân bắt đầu từ nhu cầu thấp nhất, các nhu cầu dưới được thoả mãn thì nhu cầu trên mới xuất hiện Sự thoả mãn nhu cầu đi theo thứ tự từ thấp đến cao

3.3.2. Học thuyết 3 nhu cầu của MC Clelland

6

David Mc Clelland cho rằng con người có ba nhu cầu cơ bản: nhu cầu thành tựu, nhu cầu liên minh, và nhu cầu quyền lực

- Nhu cầu thành tựu:

- Nhu cầu liên minh

VD: trong 1 công ty, mọi người ở phòng kế toán thường có quan hệ tốt hơn so với những đồng nghiệp ở các phòng ban khác.

- Nhu cầu quyền lực:

VD: Nói đến những nguời lãnh đạo(cá nhân) trong một tổ chức: trưởng nhóm, trưởng

bộ phận, trưởng phòng ban Họ thường dẫn dắt các thành viên trong một nhóm để thực hiện nhiệm vụ trong tương lai Chính vì họ là người lãnh đạo, vì thế mà họ lúc nào cũng luôn nổ lực để hoàn thành xuất sắc mọi việc, luôn sẵn sang chịu trách nhiệm khi xãy ra sai xót điều gì(ở nước ngoài, các bộ trưởng, tổng thống sẵn sang làm đơn từ chức khi lãnh đạo không còn tốt.

 Ý nghĩa của học thuyết này: Tùy theo mỗi loại nhân viên và nhu cầu của họ mà nhà quản trị cần áp dụng những chương trình thúc đẩy phù hợp nhằm đem lại cho

họ sựu thỏa mãn và nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

3.4. Học thuyết về kỳ vọng của Victor Vroom

Thuyết kỳ vọng cho rằng một cá nhân sẽ hành động theo một cách nhất định dựa trên những mong đợi về một kết quả nào đó hay sự hấp dẫn của kết quả đó với cá nhân Thuyết kỳ vọng của V Vroom được xây dựng theo công thức:

Hấp lực x Mong đợi x Phương tiện = Sự động viên

• Hấp lực (phần thưởng) : sức hấp dẫn cho một mục tiêu nào đó (Phần thưởng cho tôi

là gì?)

• Mong đợi (thực hiện công việc) : niềm tin của nhân viên rằng nếu nỗ lực làm việc thì nhiệm vụ sẽ được hoàn thành (Tôi phải làm việc khó khăn, vất vả như thế nào để đạt mục tiêu?)

• Phương tiện (niềm tin) : niềm tin của nhân viên rằng họ sẽ nhận được đền đáp khi hoàn thành nhiệm vụ (Liệu người ta có biết đến và đánh giá những nỗ lực của tôi?)

 Ý nghĩa của học thuyết này: Học thuyết chỉ ra rằng để tạo động lực cho người lao động, người quản lý nên có các biện pháp để tạo nên sự kỳ vọng của họ đối với các kết quả và phần thưởng, tạo nên sự hấp dẫn của chính các kết quả và phần thưởng cũng như giúp cho người lao động hiểu được mối quan hệ trực tiếp giữa họ

3.5. Học thuyết công bằng của J Stacy Adams

7

- Nội dung thuyết công bằng: Trong công việc thương có sự so sánh các yếu tố đầu vào

và các kết quả (yếu tố đấu ra) giữa các cá nhân với nhau để xem xét sự công bằng

- Các khả năng có thể sảy ra khi nhân viên nhận thấy có sự không công bằng:

+ Điều chỉnh các yếu tố đầu vào (ví dụ: không dại gì phải bỏ ra nhiều công sức)

+ Điều chỉnh các yếu tố đầu ra (ví dụ: với người trả lương theo sản phẩm, tăng số lượng sản phẩm chất lượng kém)

+ Làm méo mó nhận thức về chính mình (ví dụ: tôi cứ tưởng mình làm việc tương đối nhưng bây giờ tôi thấy rằng tôi làm việc nhiều hơn ai hết)

+ Làm méo mó nhận thức về người khác (ví dụ: công việc của người kia không được như mong muốn như bấy lâu tôi thường nghĩ)

+ Chọn một quy chiếu khác (ví dụ: tuy không làm được như em rể của tôi nhưng

so với Ba tôi lúc trạc tuổi tôi, thì tôi làm tốt hơn Ba tôi nhiều)

+ Bỏ việc

3.6. Học thuyết tăng cường tích cực của B.F Skinner

- Học thuyết của Skinner cho rằng con người sẽ có xu hướng lặp lại những hành vi mà

họ nhận được những đánh giá tích cực (khen thưởng) còn những hành vi không được thưởng hoặc bị phạt sẽ có xu hướng không được lặp lại

3.7. Học thuyết đặt mục tiêu của Edwin Locke

- Nội dung của thuyết thiết lập mục tiêu: Theo lý thuyết này những mục tiêu khó khăn, nhưng rõ ràng, cụ thể và có phản hồi thông tin thì sẽ dẫn đến kết quả công việc cao hơn

- Ví dụ: Động viên chung chung kiểu “Cố lên” hay “Cố hết sức đi” sẽ ít hiệu quả hơn khuyến khích người khác bằng một mục tiêu cụ thể như “Cố gắng làm đúng ít nhất 80% nhé” hoặc “Tập trung sử dụng thời gian thật tốt đi”

- 5 nguyên tắc để thiết lập mục tiêu:

a. Rõ ràng

ví dụ như “Giảm tỷ lệ nghỉ việc dưới 15%” hoặc “Trả lời đề nghị của nhân viên trong vòng 48 giờ”.

b. Thách thức

Khi thiết lập mục tiêu, hãy biến mỗi mục tiêu trở thành một thách thức bởi nếu mục tiêu quá dễ dàng, bạn và đồng nghiệp sẽ không mong đợi thu lượm được thành tựu đáng kể thì cũng sẽ không nỗ lực để làm việc đó.

c. Cam kết

Mục tiêu muốn hiệu quả phải được mọi người hiểu rõ và thông qua vì nhân viên chỉ thấy hứng thú với một mục tiêu nếu họ có tham gia tạo ra mục tiêu đó.

d. Phản hồi

8

Để thiết lập một mục tiêu hiệu quả, ngoài việc chọn đúng mục tiêu thì phải sử dụng thêm thông tin phản hồi để làm rõ kỳ vọng, điều chỉnh độ khó của mục tiêu và và nhận được sự đồng thuận Đó cũng là thông tin quan trọng giúp đánh giá cơ hội và mục tiêu để mỗi cá nhân có thể xác định cách làm cho riêng mình.

e. Độ phức tạp của nhiệm vụ

- Những ai đang gánh vác những nhiệm vụ phức tạp thường đã có sẵn động cơ làm việc rất cao Tuy nhiên, có thể họ sẽ ép mình quá sức nếu không tính thêm yếu tố

“đo lường” vào kỳ vọng mục tiêu nhằm tính toán độ phức tạp của nhiệm vụ Do

đó cần thực hiện những bước sau:

+ Cho người này thêm thời gian để đáp ứng mục tiêu hoặc cải thiện hiệu suất làm việc.

+ Cho người này thêm thời gian để thực hành hay học hỏi thêm

4. ứng dụng thực tế

4.1 nhận diện các kiểu nhân viên và cách tạo động lực

Nếu hiểu về các loại tính cách và trí tuệ độc đáo của nhân viên, chúng ta sẽ giúp

họ luôn giữ được hứng thú trong công việc Bạn sẽ thấy những kết quả tuyệt vời.

1 Những người thuộc kiểu phân tích muốn biết rằng dự án có giá trị và rằng công việc của họ sẽ tạo ra sự khác biệt đối với thành công của dự án đó Họ thích một sự đền bù tương xứng với sự đóng góp của họ Nếu họ đã làm xong một khối lượng công việc lớn của chính họ, thì đừng mong đợi họ vui khi bạn thưởng cho cả nhóm.

2 Những người thuộc kiểu “thích xây dựng” bẩm sinh sẽ muốn biết công việc của họ

có thể hỗ trợ cho sự tiến bộ của công ty Họ thích được nhận bằng khen, giấy khen, thư khen một cách kịp thời và cụ thể vào từng nhiệm vụ Chia sẻ với họ một email khích lệ là rất thích hợp.

3 Những người trọng mối quan hệ giữa người và người muốn cảm thấy bản thân mình có giá trị, và những gì họ đang làm có ảnh hưởng tới một dự án cụ thể Họ sẵn sàng xả thân vì một người lãnh đạo tin cậy năng lực của họ Họ thích được thưởng riêng với cử chỉ thật chân thành, xuất phát từ trái tim người trao Nếu bạn có sở trường về viết lách, hãy gửi cho họ một lá thư viết tay cho nhân viên trọng mối quan

hệ giữa người và người.

4 Những nhân viên giàu sáng kiến sẽ thích một động cơ cụ thể Đối với họ, bức tranh lớn có giá trị hơn là cá nhân chịu trách nhiệm chính Họ thích được thưởng theo cách độc đáo và sáng tạo, và sẽ thấy sự coi trọng của bạn rất có ý nghĩa với họ.

5 Những nhân viên trầm lặng không thích sự khoa trương, nhưng họ rất cảm kích sự động viên riêng, giữa họ và sếp.

9

6 Những nhân viên thích bộc lộ cảm thấy có động lực hơn khi các nhiệm vụ được thảo luận cởi mở và công khai Họ thích được công chúng ghi nhận một cách long trọng và kiểu cách.

7 Những người thích hòa bình hi vọng mọi người cùng tiến về một hướng Họ sẽ không bao giờ đòi hỏi một phần thưởng hay ghi nhận, nên bạn trao thưởng cho họ theo cách nào là tùy bạn.

8 Những người khó bị chỉ đạo là những người có suy nghĩ độc lập Nếu họ đồng ý với bạn, động lực của họ sẽ lên rất cao Họ sẽ cho bạn biết họ thích một khoản thưởng công khai theo kiểu gì và việc trao thưởng phải được thực hiện ngay lập tức.

9 Những người có tinh thần đội nhóm phải có sự tin tưởng vào người lãnh đạo và vào dự án, nếu không động lực của họ sẽ dễ bị dao động Họ muốn biết trước họ có thể nhận được phần thưởng gì Hãy chắc chắn là bạn luôn nhớ rõ những điều mình

đã hứa hẹn với họ.

10 Những người linh hoạt sẽ sát cánh với tập thể chừng nào dự án không mâu thuẫn với niềm tin và đạo đức của họ Họ cũng vui vẻ với bất kỳ sự ghi nhận nào.

4.2 hoạt động cần thiết để huấn luyện đội ngũ nhân viên

4.2.1 xây dựng mối quan hệ tin tưởng lẫn nhau

4.2.2 tổ chức cuộc hợp chuẩn bị cho công tác huấn luyện

4.2.3 đạt thỏa thuận hoặc tìm ra bước đi mới

4.2.4 Đối phó với những lời viện cớ

4.2.5 ý kiến của nhà quản trị

Đúng lúc, tức là có ngay sau cuộc tiếp xúc với nhân viên hoặc ngay sau khi quan sát sự sửa đổi hành vi của từng người dưới quyền.

4.2.6 văn hóa chịu trách nhiệm

- Trao cho nhân viên sự độc lập trong việc tìm ra cách giải quyết vấn đề trong công việc

- Khuyến khích nhân viên đưa ra những quyết định của riêng họ

- Truyền cảm hứng và niềm tự hào cho công việc và cho tổ chức

- Khen ngợi những nhân viên dám vượt qua thất bại để trưởng thành

10