Phân tích hoạt động tồn trữ, cấp phát vị thuốc y học cổ truyền tại bệnh viện y học cổ truyền tỉnh yên bái năm 2014

BỘ Y TẾ TRƯỜNG ĐẠI HỌC DƯỢC HÀ NỘI HÀ MINH HÀO PHÂN TÍCH HOẠT ĐỘNG TỒN TRỮ, CẤP PHÁT VỊ THUỐC Y HỌC CỔ TRUYỀN TẠI BỆNH VIỆN Y HỌC CỔ TRUYỀN TỈNH YÊN BÁI NĂM 2014 LUẬN VĂN DƯỢC SĨ CHU

BỘ Y TẾ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC DƯỢC HÀ NỘI

HÀ MINH HÀO

PHÂN TÍCH HOẠT ĐỘNG TỒN TRỮ, CẤP PHÁT VỊ THUỐC Y HỌC CỔ TRUYỀN TẠI BỆNH VIỆN Y HỌC CỔ TRUYỀN

TỈNH YÊN BÁI NĂM 2014

LUẬN VĂN DƯỢC SĨ CHUYÊN KHOA CẤP I

HÀ NỘI - NĂM 2015

BỘ Y TẾ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC DƯỢC HÀ NỘI

HÀ MINH HÀO

PHÂN TÍCH HOẠT ĐỘNG TỒN TRỮ, CẤP PHÁT VỊ THUỐC Y HỌC CỔ TRUYỀN TẠI BỆNH VIỆN Y HỌC CỔ TRUYỀN

TỈNH YÊN BÁI NĂM 2014

LUẬN VĂN DƯỢC SĨ CHUYÊN KHOA CẤP I

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành luận văn này, tôi đã nhận được sự tận tình chỉ bảo của các thầy, các cô, sự nhiệt tình giúp đỡ của gia đình, bạn bè, đồng nghiệp

Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới:

TS Nguyễn Thị Thanh Hương – Phó trưởng Bộ môn Quản lý &

Kinh tế dược - Trường đại học Dược Hà Nội, người đã trực tiếp hướng dẫn

tận tình, chu đáo để tôi hoàn thành luận văn này

Tôi xin trân trọng cảm ơn:

Ban giám hiệu Trường đại học Dược Hà Nội, Phòng Sau đại học, Bộ môn Quản lý & Kinh tế dược, các thầy giáo, cô giáo, Trường đại học Dược

Hà Nội đã giảng dạy và cho tôi cơ hội được học tập nâng cao

Ban giám đốc, các khoa, phòng và cán bộ nhân viên Bệnh viện y học cổ truyền tỉnh Yên Bái đã tạo điều kiện cho tôi được triển khai thực hiện luận văn

Gia đình, các bạn đồng nghiệp đã giúp đỡ, động viên tôi trong suốt thời gian học tập./

Hà Nội, ngày tháng 5 năm 2015

Học viên: Hà Minh Hào

MỤC LỤC

ĐẶT VẤN ĐỀ……… 1

Chương 1: TỔNG QUAN……… 3

1.1 Thuốc y học cổ truyền và quản lý thuốc y học cổ truyền 3

1.1.1 Một số khái niệm liên quan đến vị thuốc y học cổ truyền: 3

1.1.2 Một số văn bản pháp quy về quản lý thuốc YHCT 4

1.2 Hoạt động tồn trữ thuốc 5

1.2.1 Xu hướng tồn trữ thuốc tại bệnh viện trên thế giới hiện nay 8

1.2.2 Vai trò và chức năng của kho 9

1.2.3 Các điều kiện về bảo quản vị thuốc y học cổ truyền 11

1.2.4 Quản lý dự trữ thuốc 13

1.3 Hoạt động cấp phát thuốc: 17

1.3.1 Hoạt động cấp phát vị thuốc y học cổ truyền: 18

1.4 Sơ lược về Bệnh viện Y học cổ truyền tỉnh Yên Bái 19

1.4.1 Quá trình hình thành và phát triển 19

1.4.2 Vị trí, chức năng 20

1.4.3 Kết quả thực hiện nhiệm vụ của bệnh viện năm 2014 20

1.4.4 Cơ cấu nhân lực và mô hình tổ chức của bệnh viện, khoa Dược bệnh viện YHCT tỉnh Yên Bái 22

1.4.5 Hoạt động khám bệnh, chữa bệnh tại bệnh viện trong năm 2014 24

Chương 2: ĐỐI TƯỢNG VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU………… 26

2.1 Đối tượng, địa điểm, thời gian nghiên cứu 26

2.1.1 Đối tượng nghiên cứu 26

2.1.2 Địa điểm nghiên cứu 26

2.2.2 Thời gian nghiên cứu 26

2.2 Phương pháp nghiên cứu 26

2.3 Nguồn dữ liệu nghiên cứu cần thu thập 26

2.3 Phương pháp phân tích và xử lý số liệu 26

2.3.1 Phương pháp phân tích 26

2.3.2 Phương pháp xử lý số liệu 26

2.3.3.Phương pháp trình bày kết quả nghiên cứu 27

2.3.4 Xác định các biến số nghiên cứu 27

Chương 3: KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU……… ……… 28

3.1 Phân tích hoạt động tồn trữ vị thuốc YHCT năm 2014 28

3.1.1 Hoạt động bảo quản vị thuốc YHCT: 28

3.1.2 Hoạt động dự trữ vị thuốc YHCT: 33

3.2 Hoạt động cấp phát vị thuốc y học cổ truyền 40

3.2.1 Quy trình xuất hàng tại kho chính 40

3.2.2 Cấp phát thuốc nội trú 41

3.2.3 Cấp phát thuốc ngoại trú 42

Chương 4: BÀN LUẬN……… 44

4.1 Hoạt động tồn trữ vị thuốc y học cổ truyền năm 2014 44

4.2 Hoạt động cấp phát vị thuốc y học cổ truyền của bệnh viện 46

4.3 Hạn chế của đề tài 47

KẾT LUẬN……….48

KIẾN NGHỊ……….49

TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC

DANH MỤC KÝ HIỆU, CHỮ VIẾT TẮT

DĐVN

GSP Thực hành tốt bảo quản thuốc (Good Storage Practice)

GLP Thực hành tốt phòng kiểm nghiệm (Good Laboratory Practice) HĐT&ĐT Hội đồng thuốc và điều trị

DANH MỤC BẢNG

Bả ạo nâng cao trình độ năm 2014.… … 21

Bả ự ỉnh Yên Bái năm 2014…22 Bảng 1.3 Cơ cấu nhân lực khoa Dược……… 24

Bảng 1.4 Số lượt người bệnh khám và điều trị năm 2014……… 25

Bảng 1.5 Kết quả hoạt động khám, chữa bệnh năm 2014……… 25

Bảng 2.6 Các biến số nghiên cứu……… 27

Bảng 3.7 Diện tích kho chính vị thuốc YHCT……… 29

Bảng 3.8 Diện tích kho cấp phát ngoại trú vị thuốc YHCT……… 29

Bảng 3.9 Diện tích kho cấp phát nội trú vị thuốc YHCT……… 30

Bảng 3.10 Trang thiết bị của kho thuốc y học cổ truyền năm 2014……… 32

Bảng 3.11 Hoạt động theo dõi nhiệt độ, độ ẩm tại kho chính………33

Bảng 3.12 Giá trị tồn kho vị thuốc y học cổ truyền năm 2014……….…… 34

Bảng 3.13 Giá trị xuất, nhập, dự trữ của nhóm thuốc bổ dương khí……… 35

Bảng 3.14 Tính thời gian đặt hàng của một số thuốc theo công thức của WHO………38

Bảng 3.15: Số đơn thuốc cấp phát ngoại trú trung bình trong ngày…………43

DANH MỤC HÌNH VẼ, ĐỒ THỊ

Hình 1.1 Quy trình quản lý tồn trữ thuốc 8

Hình 1.2 Vị trí của kho đối với sản xuất và lưu thông 9

Hình 1.3 Đồ thị biểu diễn quan hệ lượng hàng dự trữ theo thời gian khi có và không có tồn kho an toàn 15

Hình 1.4: Sơ đồ tổ chức bệnh viện YHCT tỉnh Yên Bái 23

Hình 1.5: Sơ đồ tổ chức khoa dược bệnh viện YHCT tỉnh Yên Bái 24

Hình 3.6 Sơ đồ Hoạt động bảo quản vị thuốc YHCT 28

Hình 3.7 Sơ đồ hệ thống kho thuốc tại Bệnh viện YHCT tỉnh Yên Bái 28

Hình 3.8 Sơ đồ kho thuốc tại Bệnh viện YHCT tỉnh Yên Bái 31

Hình 3.9 Sơ đồ Hoạt động dự trữ vị thuốc YHCT 33

Hình 3.10 Tỷ lệ vị thuốc YHCT có hư hao tại kho chính và kho lẻ 36

Hình 3.11 Tỷ lệ hư hao của các vị thuốc YHCT tại kho chính và kho lẻ 37

Hình 3.12 Sơ đồ mô tả hoạt động thực hiện nghiệp vụ kho 40

Hình 3.13 Sơ đồ mô tả quy trình xuất hàngtại kho chính 40

Hình 3.14 Sơ đồ cấp phát thuốc YHCT cho người bệnh điều trị nội trú 41

Hình 3.15 Sơ đồ cấp phát thuốc ngoại trú 43

ĐẶT VẤN ĐỀ

Ở nước ta cũng như nhiều nước khác trên thế giới, việc khám bệnh, chữa bệnh và chăm sóc sức khỏe người bệnh chủ yếu được tiến hành trong các bệnh viện Hoạt động thăm khám và điều trị cho bệnh nhân trong bệnh viện hầu hết các trường hợp đều phải sử dụng thuốc Ở Việt Nam, từ khi thực hiện công cuộc đổi mới nền kinh tế thì nguồn thuốc ngày càng phong phú kể cả thuốc tân dược và đông dược Thuốc tân dược với ưu thế tác dụng nhanh, mạnh, dễ sử dụng thì ngày càng bị lạm dụng, dẫn dến tình trạng kháng thuốc ngày càng nhiều

tiên tiến trên thế

truyền ở nước ta chưa phát huy đư

, có ý nghĩa to lớn t

y dược cổ truyền[21]

Những năm gần đây, nhu cầu sử dụng thuốc y học cổ truyền của người dân không ngừng tăng Tuy nhiên, bên cạnh những mặt tích cực, tình trạng lạm dụng thuốc, hay sử dụng dược liệu không đảm bảo chất lượng gây nguy hại cho sức khoẻ cũng tăng lên Việc đảm bảo chất lượng, đúng nguồn gốc và công tác tồn trữ, bảo quản vị thuốc y học cổ truyền tại các bệnh viện đang còn gặp rất nhiều khó khăn

Bệnh viện y học cổ truyền tỉnh Yên Bái là bệnh viện chuyên khoa về

y học cổ truyền trực thuộc Sở Y tế tỉnh Yên Bái Bệnh viện với nhiệm vụ trọng tâm là chăm sóc và điều trị người bệnh bằng các phương pháp y học

cổ truyền kết hợp với y học hiện đại Trong những năm qua bệnh viện luôn tiếp nhận lưu lượng bệnh nhân đến khám, điều trị ngày càng tăng, với mô

nên nhu cầu thuốc của bệnh viện rất lớn Tuy nhiên cơ sở vật chất của bệnh viện còn thiếu thốn, kho tàng còn chật hẹp, trang thiết bị cho công tác tồn trữ còn chưa đầy đủ, thời tiết tại Yên Bái thường hay mưa, có độ ẩm cao,

do vậy việc bảo quản thuốc, đặc biệt là các vị thuốc y học cổ truyền gặp nhiều khó khăn Vì vậy, việc nghiên cứu hoạt động tồn trữ, cấp phát vị thuốc y học cổ truyền, nhằm nâng cao chất lượng hoạt động khám, chữa bệnh của bệnh viện là hết sức cần thiết Tại Bệnh viện y học cổ truyền tỉnh

Yên Bái chưa có đề tài nào nghiên cứu về vấn đề này, vì vậy đề tài: “ Phân

tích hoạt động tồn trữ, cấp phát vị thuốc y học cổ truyền tại Bệnh viện

y học cổ truyền tỉnh Yên Bái năm 2014” được thực hiện với hai mục tiêu

sau:

1 Phân tích hoạt động tồn trữ vị thuốc y học cổ truyền tại Bệnh viện

y học cổ truyền tỉnh Yên Bái năm 2014

2 Phân tích hoạt động cấp phát vị thuốc y học cổ truyền tại Bệnh viện y học cổ truyền tỉnh Yên Bái năm 2014

Từ đó kiến nghị và đề xuất nhằm nâng cao chất lượng hoạt động tồn trữ, cấp phát vị thuốc y học cổ truyền tại Bệnh viện y học cổ truyền tỉnh Yên Bái

Chương 1: TỔNG QUAN

1.1 Thuốc y học cổ truyền và quản lý thuốc y học cổ truyền

1.1.1 Một số khái niệm liên quan đến vị thuốc y học cổ truyền:

Nó chứa đựng cả phần còn

Theo quyết định số 39/2008/QĐ-BYT ban hành “Phương pháp chung chế biến các vị thuố

[4]

Dược liệu thô là những dược liệu chưa qua chế biến theo phương pháp y học cổ truyền [4]

Vị thuốc y học cổ truyền (hay còn gọi là vị thuốc đông y) là dược

liệu được chế biến, bào chế theo lý luận của y học cổ truyền được sử dụng

để phòng bệnh và chữa bệnh [6]

Thuốc nam là dược liệu được trồng, thu hái, chế biến tại Việt Nam Thuốc bắc là dược liệu được trồng và thu hái ở nước ngoài (chủ yếu là Trung Quốc)

Chế biến các vị thuốc theo phương pháp cổ truyền là quá trình làm thay đổi về chất và lượng của dược liệu thô (raw materials) thành vị thuốc

đã được chế biến (processed herbal materials) theo các nguyên lý của y học

1.1.2 Một số văn bản pháp quy về quản lý thuốc YHCT

Ở nước ta, các văn bản quy phạm pháp luật điều chỉnh đối với thuốc

y học cổ truyền chưa nhiều Từ năm 2008, Bộ Y tế quyết định thành lập Vụ

Y dược cổ truyền (nay là Cục quản lý Y dược cổ truyền), đây là cơ quan chuyên ngành có chức năng giúp Bộ trưởng quản lý nhà nước về công tác

kế thừa, bảo tồn và phát triển y dược cổ truyền, kết hợp y học cổ truyền và

y học hiện đại trong phạm vi cả nước[7]

-y học cổ tru-yền

n, các trạm y tế có vườn thuốc nam, hộ gia đình có khóm thuốc nam vừa làm cây ăn quả vừa làm thuốc, vừa làm cây cảnh vừa làm thuốc, vừa làm rau vừa làm thuốc

quán trong nhiều năm nay là: Kế thừa, phát huy, phát triển y dược cổ

khoa học, dân tộc và đại chúng Tuy nhiên trong công tác phát triển y dược

cổ truyền vẫn chưa đáp ứng được nhu cầu trong tình hình mới [18]

Thuốc cổ truyền hầu hết được chế biến và sử dụng lâu đời theo phương pháp cổ truyền Các nhà quản lý đã gặp nh

Vì vậy, 15/12/2008, Bộ Y tế đã ban hành quyết định số BYT “Phương pháp chung chế biến các vị thuốc theo phương pháp cổ tru

39/2008/QĐ-dùng trong chế biến thuốc cổ truyền Chương II là phương pháp chế biến các vị thuốc cổ truyền gồm có 2 mục: mục I là cá

, mục II là giai đoạn sơ chế và mục III là giai đoạn phức chế [4]

Vì vậy, Bộ Y tế tiếp tục ban hành “Phương pháp chế biến bảo đảm chất lượng đối với 85 vị thuốc đông y” kèm theo quyết định số 3759/2010/QĐ-BYT ngày 8/10/2010[5]

hường xuyên sử dụng như: Thục địa, Bán hạ, Hà thủ ô…

Ngày 14/02/2014 Bộ Y tế ban hành Thông tư 05/2014/TT-BYT quy định việc sử dụng dược liệu, vị thuốc y học cổ truyền trong các cơ sở khám bệnh, chữa bệnh Thông tư này đã quy định một cách cơ bản về nhân lực, bảo quản và sử dụng dược liệu, vị thuốc y học cổ truyền trong các cơ sở khám bệnh, chữa bệnh[6]

1.2 Hoạt động tồn trữ thuốc

Theo tổ chức y tế thế giới (WHO) tồn trữ là sự dự trữ và

, vật tư dùng trong sản xuất,

, nhập hàng ngày Tồn trữ

ười tiêu dùng với số lư

trình sản xuất và phân phối thuốc[8]

Quản lý tồn trữ là điểm trọng yếu của hệ thống cung ứng thuốc, tồn trữ bao gồm cả quá trình xuất, nhập hàng hóa vì vậy nó yêu cầu phải có hệ thống sổ sách phù hợp để ghi chép, đặc biệt là sổ sách ghi chép việc xuất nhập hàng hóa từng ngày Tồn trữ không chỉ là việc cất giữ hàng hóa trong kho mà nó còn là cả một quá trình xuất, nhập kho hợp lý, quá trình kiểm tra, kiểm kê, dự trữ Công tác tồn trữ là một trong những mắt xích quan trọng của việc đảm bảo kho cung cấp thuốc cho người tiêu dùng với số lượng đủ nhất và chất lượng tốt nhất, giảm tối đa tỷ lệ hư hao Ở nước ta, khí hậu nhiệt đới ẩm là những điều kiện không thuận lợi cho công tác tồn trữ Thuốc là một loại hàng hóa đặc biệt, có những đặc thù riêng, không những ảnh hưởng đến lợi ích, chi phí của đơn vị kinh doanh, cung ứng thuốc mà còn ảnh hưởng đến tính mạng và sức khỏe con người Do đó, việc tồn trữ thuốc yêu cầu những điều kiện đặc biệt cần phải tuân thủ nghiêm ngặt Ngày 29/6/2001, Bộ Y tế đã có quyết định số 2701/2001/QĐ-BYT về việc triển khai áp dụng nguyên tắt “ Thực hành tốt bảo quản thuốc ” ở tất cả các đơn vị sản xuất, kinh doanh, xuất nhập khẩu, buôn bán, tồn trữ thuốc, kinh doanh dịch vụ kho bảo quản thuốc, khoa dược bệnh viện, viện nghiên cứu và trung tâm y tế [1] Vì vậy, việc chuẩn bị nhân sự, cơ sở vật chất, trang thiết bị cũng như các tài liệu cần thiết để thực hiện GSP tại bệnh viện

là một nhiệm vụ cấp thiết của khoa dược bệnh viện, nhằm thực hiện 2 mục tiêu chính của bệnh viện:

- Cung ứng thuốc đảm bảo chất lượng đáp ứng nhu cầu điều trị

- Sử dụng thuốc hợp lý, an toàn, kinh tế trong điều trị

Quản lý tồn trữ thuốc phải bao gồm tất cả các khâu từ thu mua, bảo quản đến xuất hàng theo đúng quy trình quy định

Sau khi có kết quả đấu thầu, khoa Dược sẽ tiến hành mua thuốc đáp ứng nhu cầu sử dụng thuốc trong bệnh viện Các công ty cung ứng thuốc giao hàng đến tận kho thuốc của khoa Dược bệnh viện Khi giao nhận thuốc phải có đối chiếu hóa đơn, phiếu báo lô, tên thuốc, số lượng hàm lượng, qui cách đóng gói, nơi sản xuất, sổ kiểm soát, hạn dùng Thuốc được bảo quản ở điều kiện theo đúng yêu cầu kỹ thuật kể cả trong lúc vận chuyển, và phải có biên bản kiểm nhập theo đúng quy cách

Trong khâu nhập hàng, một mặt hàng phải quản lý chặt chẽ số lượng, chất lượng, quy cách phẩm chất, chủng loại, giá mua, chi phí mua, cung ứng phù hợp với kế hoạch kinh doanh, cung ứng của doanh nghiệp hay bệnh viện Mặt khác, phải theo dõi nắm bắt được thông tin về tình hình thị trường, khả năng cung ứng của các nhà cung cấp, các chính sách cạnh tranh tiếp thị được các nhà cung cấp áp dụng, tính ổn định của nguồn hàng

Trong khâu bảo quản dự trữ phải tổ chức tốt kho tàng, thực hiện đúng chế độ bảo quản, xác định được mức dự trữ tối đa, tối thiểu cho từng loại hàng tồn kho để giảm hư hỏng, hao hụt, mất mát, đảm bảo an toàn, giữ được chất lượng của hàng tồn kho

Trong khâu xuất hàng, phải đảm bảo xuất hàng theo đúng quy trình quy định, kiểm tra kiểm soát chặt chẽ chất lượng, hạn sử dụng, số lượng của thuốc đảm bảo không có thuốc kém chất lượng do khâu tồn trữ đi vào khâu lưu thông đến tay người bệnh

Hình 1.1 Quy trình quản lý tồn trữ thuốc[16]

1.2.1 Xu hướng tồn trữ thuốc tại bệnh viện trên thế giới hiện nay

Việc tồn trữ thuốc tại các bệnh viện phải đảm bảo các yếu tố:

Luôn có đủ thuốc (số lượng, chủng loại, dạng bào chế) và đảm bảo chất lượng thuốc cho nhu cầu điều trị của bệnh viện

Chi phí cho công việc đảm bảo thuốc phải thấp ở mức độ tối ưu, phù hợp với khả năng của ngân sách, của cán bộ điều trị và của người bệnh, với hiệu quả kinh tế tốt nhất có thể [8]

1.2.2.1 Xu hướng tồn trữ thuốc tại các nước phát triển

Tại các nước phát triển, hệ thống cung ứng thuốc tương đối hoàn chỉnh vì:

+ Hệ thống thông tin liên lạc thuận lợi, hệ thống điều hành trung tâm

để xử lý yêu cầu và ra các mệnh lệnh thực hiện rất hoàn chỉnh, tự động hóa

+ Hệ thống giao thông vận tải rất thuận tiện, có nhiều loại hình và phương tiện vận tải phù hợp với từng loại nhu cầu

Nhập hàng

Đảm bảo nhiệt độ, độ ẩm

+ Hệ thống kho tồn trữ của hệ thống cung ứng được phân bố rộng khắp đảm bảo việc cung ứng theo yêu cầu nhanh nhất và đạt hiệu quả tối ưu

+ Đội ngũ làm công tác cung ứng có trình độ thực hành cao, được đào tạo công phu [8]

1.2.2.2 Xu hướng tồn trữ thuốc tại các nước đang phát triển

Tại các nước đang phát triển, không có hệ thống các yếu tố để có phương thức tồn trữ thuốc tại bệnh viện như các nước phát triển, do vậy nhiệm vụ đảm bảo luôn đủ thuốc (số lượng, chủng loại, dạng bào chế) có chất lượng cho nhu cầu điều trị của bệnh viện là ưu tiên hàng đầu Chi phí cho công việc đảm bảo thuốc phải thấp ở mức tối ưu, phù hợp với khả năng của ngân sách, của cán bộ điều trị và của người bệnh, với hiệu quả kinh tế cao [8]

1.2.2 Vai trò và chức năng của kho

Kho hàng hóa có vị trí quan trọng đối với sản xuất và lưu thông Một mặt, kho gắn chặt với sản xuất và lưu thông, là một bộ phận của doanh nghiệp sản xuất hoặc lưu thông; mặt khác, nó lại có vị trí độc lập nhất định đối với sản xuất và lưu thông [16]

Hình 1.2 Vị trí của kho đối với sản xuất và lưu thông [16]

Chức năng của kho dược:

Bảo quản

Dự trữ

Kiểm tra, kiểm soát

Cân đối nhu cầu

Kho Dược được xây dựng theo đúng yêu cầu chuyên môn và an toàn Nhà kho được thiết kế, trang bị, sửa chữa, duy tu một cách có hệ thống sao cho

có thể bảo vệ thuốc, nguyên liệu tránh được các ảnh hưởng bất lợi có thể có như: sự thay đổi nhiệt độ và độ ẩm, chất thải và mùi, các động vật, sâu bọ, côn trùng, đảm bảo thuốc có chất lượng ổn định

1.2.2.1 Quy định về diện tích kho thuốc

Kho dược phải có diện tích đủ rộng để có thể phân chia thành các khu vực hoặc phòng riêng biệt Với những kho lớn, diện tích toàn bộ của khu vực kho phải bao gồm diện tích của các bộ phận:

+ Diện tích nghiệp vụ: là diện tích để xếp hàng và bảo quản hàng hóa, diện tích sử dụng cho công tác xuất, nhập hàng hóa

+ Diện tích phụ: là diện tích dùng làm đường đi lại, diện tích dùng để thực hiện các công việc phụ cho các nghiệp vụ kho

+ Diện tích hành chính, sinh hoạt

* Tính diện tích hữu ích của kho dược:

S1 = x β

Trong đó: S1: diện tích hữu ích của kho (m2)

T: Lượng hàng chứa trong kho (tấn) P: Sức chứa tiêu chuẩn của 1m2

diện tích đối với từng loại hàng (tấn/m2

) β: Hệ số sử dụng

T

P

Nếu hàng hóa xếp trên giá: β = 0,42 đến 0,47

Nếu hàng hóa xếp trên bục: β = 0,65 đến 0,70

Nếu hàng hóa xếp thành khối đứng: β = 0,68 đến 0,75

Một cách khác, theo hướng dẫn của WHO cho những nước đang phát triển thì diện tích của một kho dược (với các kho nhỏ) được tính toán dựa trên số dân tiêu thụ thuốc mà doanh nghiệp dược phục vụ [16]

1.2.2.2 Yêu cầu về vị trí, thiết kế khu vực tồn trữ vị thuốc YHCT

+ Khu vực bảo quản dược liệu phải đủ rộng, phù hợp với quy mô bệnh viện

+ Khu vực bảo quản phải phòng chống được sự xâm nhập của côn trùng, các loài động vật gặm nhấm và các động vật khác, phải có biện pháp ngăn ngừa khả năng lan truyền các vi sinh vật vào cùng dược liệu thô; chú

ý bố trí khu vực kiểm nhập hoặc có biện pháp quản lý kiểm soát tình trạng dược liệu (tình trạng biệt trữ chờ kiểm nhận) và bảo quản cách ly đối với dược liệu hư hỏng để tránh nhầm lẫn và nhiễm chéo

+ Khu vực bảo quản phải đảm bảo điều kiện vệ sinh, khô ráo, thông thoáng, tránh được ẩm mốc, có đủ ánh sáng và duy trì độ ẩm, nhiệt độ phù hợp với đối tượng bảo quản [6]

1.2.3 Các điều kiện về bảo quản vị thuốc y học cổ truyền

1.2.3.1 Điều kiện về cơ sở:

- Hệ thống kho bảo quản thuốc

Kho bảo quản dược liệu, vị thuốc y học cổ truyền phải bảo đảm các điều kiện sau đây:

+ Đủ diện tích, thông thoáng, an toàn, thuận tiện cho việc xuất, nhập

và vận chuyển

+ Trần, tường, mái nhà kho phải được thiết kế xây dựng bảo đảm vệ sinh, thông thoáng, khô ráo, có đủ ánh sáng, nền kho phải đủ cao, phẳng, nhẵn

+ Phòng chống được sự xâm nhập của côn trùng, các loài động vật gặm nhấm và các loài động vật xâm hại khác; ngăn ngừa được sự phát triển của nấm mốc, mối mọt

+ Bố trí các khu vực hợp lý cho các công việc như: khu vực tiếp nhận, khu vực bảo quản, khu vực biệt trữ, khu vực xuất dược liệu, vị thuốc

y học cổ truyền Các dược liệu, vị thuốc y học cổ truyền có chứa tinh dầu phải được bảo quản trong bao bì kín để tránh hấp thụ vào các mặt hàng khác

- Trang thiết bị

+ Có giá, kệ để xếp dược liệu, vị thuốc y học cổ truyền, không được

để dược liệu, vị thuốc y học cổ truyền tiếp xúc trực tiếp với mặt đất; giữa các giá, kệ phải có khoảng cách để thuận tiện cho vệ sinh và xếp dỡ

+ Có phương tiện phù hợp cho vận chuyển hàng;

+ Kho có đủ trang thiết bị để bảo quản dược liệu, vị thuốc y học cổ truyền như quạt thông gió, điều hòa nhiệt độ, máy hút ẩm, nhiệt kế, ẩm kế

+ Các thiết bị dùng để theo dõi điều kiện bảo quản phải được hiệu chuẩn định kỳ

+ Kiểm soát độ ẩm tương đối không quá 70%;

+ Có đủ trang thiết bị cho phòng cháy, chữa cháy theo quy định của pháp luật [6]

1.2.3.2 Hoạt động bảo quản

+ Bao, thùng hàng phải có nhãn mác và để đúng chủng loại, phải được sắp xếp hợp lý bảo đảm thông thoáng

+ Bảo đảm công tác vệ sinh kho

+ Có hệ thống sổ sách đầy đủ cho việc ghi chép theo dõi việc xuất nhập, công tác chế biến, tiêu chuẩn cơ sở của dược liệu, vị thuốc y học cổ truyền theo mẫu quy định

+ Theo dõi chất lượng, hạn dùng, dược liệu và các vị thuốc y học cổ truyền thường xuyên; khi phát hiện có dấu hiệu không bảo đảm chất lượng, phải để ở khu vực biệt trữ [6]

1.2.4 Quản lý dự trữ thuốc

Quản lý tồn trữ thuốc phải bao gồm tất cả các khâu từ thu mua, bảo quản đến xuất hàng theo đúng quy định Trong khâu nhập hàng, một mặt phải quản lý chặt chẽ số lượng, chất lượng, quy cách phẩm chất, chủng loại, giá mua, chi phí mua và tiến độ thu mua, cung ứng phù hợp với kế hoạch kinh doanh, cung ứng của doanh nghiệp hay bệnh viện Mặt khác phải theo dõi nắm bắt được thông tin về tình hình thị trường, khả năng cung ứng của nhà cung cấp, các chính sách cạnh tranh tiếp thị được các nhà cung cấp áp dụng, tính ổn định của nguồn hàng

Trong khâu bảo quản dự trữ phải tổ chức tốt kho tàng bến bãi, thực hiện đúng chế độ bảo quản, xác định được mức bảo quản tối đa, tối thiểu cho từng loại hàng tồn kho để giảm mức hư hỏng, hao hụt, mất mát, đảm bảo an toàn, giữ được chất lượng của hàng tồn kho

Trong khâu xuất hàng, phải đảm bảo xuất hàng theo đúng quy trình, kiểm tra kiểm soát chặt chẽ chất lượng, hạn sử dụng, số lượng của thuốc, đảm bảo không có thuốc kém chất lượng do khâu tồn trữ đi vào khâu lưu thông đến tay người tiêu dùng

Một việc quan trọng trong công tác tồn trữ là xây dựng cơ số tồn kho các loại thuốc phù hợp với điều kiện thực tế của mỗi bệnh viện, xuất phát

từ nhu cầu điều trị, khả năng tài chính, điều kiện cung ứng, lưu thông thuốc tại cơ sở Các nhà quản lý cần xây dựng cơ số tồn kho hợp lý, đảm bảo tính kinh tế, không để tồn đọng thuốc lâu, nhiều gây ảnh hưởng đến công tác bảo quản và tồn đọng một lượng tiền lớn trong điều kiện kinh phí điều trị

có hạn Theo hướng dẫn của Bộ Y tế, số lượng thuốc tồn kho hợp lý là số

1.2.4.1 Sự cần thiết phải dự trữ thuốc

Chúng ta cần phải dự trữ thuốc vì những lý do sau đây:

- Đảm bảo tính sẵn có: Tồn kho là lượng dự trữ cho sự dao động của cung và cầu, giảm nguy cơ hết hàng

- Duy trì niềm tin trong hệ thống: Nếu tình trạng hết hàng xảy ra thường xuyên, bệnh nhân sẽ mất lòng tin vào khả năng phòng và chữa bệnh của hệ thống cung ứng dịch vụ chăm sóc sức khỏe

- Giảm giá thành của một đơn vị sản phẩm: Đặt hàng với số lượng lớn sẽ được chiết khấu và giảm chi phí vận chuyển từ các nhà cung cấp

- Tránh tình trạng thiếu kinh phí: Nếu không có tồn kho hoặc tồn kho không đủ sẽ dẫn đến tình trạng thiếu hàng, lúc đó đặt hàng khẩn cấp sẽ gặp phải sự tăng giá của các nhà cung cấp hoặc mức giá sẽ cao hơn mức giá khi đặt hàng thường xuyên, dẫn đến thiếu hụt vốn

- Đáp ứng sự thay đổi của nhu cầu thị trường: Những thay đổi trong nhu cầu về loại thuốc chuyên khoa không thể dự đoán trước được

Do đó, lượng tồn kho thích hợp sẽ giúp hệ thống đối phó với sự thay

nguyên tắc thực hành tốt bảo quản thuốc như: về cơ sở vật chất, nhân lực, trang thiết bị và một số các quy định về nhiệt độ, độ ẩm[1]

1.2.4.2 Xác định lượng tồn kho an toàn

Mục tiêu đầu tiên của quốc gia về thuốc là đảm bảo cung ứng đủ, kịp thời thuốc, vật tư tiêu hao có chất lượng, giá thành hợp lý cho công tác phòng bệnh và chữa bệnh cho cộng đồng Muốn thực hiện mục tiêu này, ngành dược luôn luôn phải dự trữ một lượng thuốc, vật tư tiêu hao nhất định Lượng thuốc, vật tư tiêu hao trong kho nhằm mục tiêu:

- Thực hiện các nhiệm vụ của kho đáp ứng các nhu cầu ngoài dự kiến khi có dịch bệnh xảy ra, thiên tai, lũ lụt…

- Duy trì các hoạt động của kho phải được tiến hành bình thường khi

thuốc về kho chậm do thời gian vận chuyển thuốc chậm, quá trình sản xuất bị gián đoạn

- Các kho có mức dự trữ thuốc tối đa với số lƣợng vừa đủ thấp nhằm tránh tình trạng dƣ thừa gây lãng phí, và mức dự trữ thuốc tối thiểu đủ cao

để tránh đƣợc tình trạng thiếu hụt, cho nhu cầu của bệnh có tăng cao và việc nhận hàng xảy ra chậm

- Mức tồn kho an toàn là tồn kho để phòng những trở ngại trong vận chuyển, phân phối, thiếu hụt thuốc, vật tƣ tiêu hao,

- Mức tồn kho tối thiểu là số tồn kho an toàn cộng với lƣợng thuốc,vật

tƣ hao cần phân phối trong thời gian từ khi đặt mua đến khi nhận,

- Mức tồn kho tối đa là tồn kho tối thiểu cộng với lƣợng hàng cần phân phối giữa 2 lần nhận hàng định kỳ liên tiếp

Hình 1.3 Đồ thị biểu diễn quan hệ lƣợng hàng dự trữ theo thời gian

khi có và không có tồn kho an toàn

(Lead time)

- CA: Lượng tiêu thụ trung bình hàng tháng (Average consumption) Tuy nhiên lượng tiêu thụ hàng tháng không phải là không đổi và thời gian chờ nhận hàng từ các nhà cung cấp cũng luôn thay đổi Do đó, hầu hết các hệ thống cung ứng thuốc đều tăng lượng tồn kho an toàn, ít nhất là cho các mặt hàng thiết yếu để đối phó với sự tăng giảm của lượng tiêu thụ cũng như thời gian nhận hàng Để giải quyết vấn đề này có thể nhân lượng tồn kho an toàn với một hệ số thích hợp Nếu thời gian chuyển thuốc dài, nhu

cầu sử dụng thuốc lớn thì lượng hàng dự trữ sẽ cao hơn

1.2.4.3 Lượng tồn kho tối đa và lượng tồn kho tối thiểu

Người ta tính lượng tồn kho tối đa và tối thiểu dựa vào những thông

số tiêu chuẩn sau:

- Lượng tiêu thụ trung bình hàng tháng CA

- Thời gian chờ từ lúc đặt hàng đến lúc đặt hàng đến lúc nhận được hàng LT

- Khoảng thời gian giữa 2 lần đặt hàng PP

1.3 Hoạt động cấp phát thuốc:

,

ược khi cấp phát thuốc:

+ Khoa Dược tổ chức cấp phát thuốc bảo đảm chất lượng và hướng dẫn sử dụng thuốc

ược sĩ khoa Dược phải được người ký phiếu lĩnh (hoặc kê đơn thuốc) ký xác nhận bên cạnh

+ Thông báo những thông tin về thuốc: tên thuốc, thành phần, tác dụng dược lý, tác dụng không mong muốn, liều dùng, áp dụng điều trị, giá tiền, lượng tồn trữ

+ Khoa Dư

[10]

1.3.1 Hoạt động cấp phát vị thuốc y học cổ truyền:

Cũng giống như đối với các thuốc tân dược, các vị thuốc y học cổ truyền cũng phải tuân thủ các quy định trong cấp phát thuốc của Bộ Y tế

Tuy nhiên với đặc thù riêng vị thuốc y học cổ truyền được cấp phát mỗi một đơn thuốc thường có nhiều vị thuốc khác nhau, khối lượng đa dạng (tính bằng đồng cân như đơn cổ phương, tính bằng gam) do đó chiếm nhiều thời gian cấp phát và thống kê thanh toán

Đối với cấp phát nội trú sau khi cấp phát thuốc ra khỏi kho, thang thuốc lại được chuyển giao cho bộ phận sắc thuốc rồi mới giao thuốc sắc cho người bệnh uống Vì vậy quá trình cấp phát phải qua nhiều giai đoạn khác nhau đòi hỏi phải có sự ghi chép, giao nhận, kiểm tra chính xác giữa các khâu để tránh nhầm lẫn

1.3.1.1 Tổ chức sắc thuốc và cấp phát thuốc sắc

+ Chống nhầm lẫn khi tiến hành sắc thuốc: đánh số vào thang thuốc, phiếu, ấm sắc thuốc, bình đựng thuốc trước và sau khi sắc thuốc; phải có tủ giá sắp xếp phân biệt thuốc chưa sắc, thuốc đang sắc dở, thuốc đã sắc xong

+ Tổ chức phát thuốc hằng ngày và thuốc bổ sung theo y lệnh Phát thuốc kịp thời để bảo đảm người bệnh được dùng thuốc

+ Người chịu trách nhiệm về thuốc sắc phải có trình độ chuyên môn

về y dược cổ truyền từ trung cấp trở lên, được cập nhật liên tục kiến thức

về dược liệu, vị thuốc y học cổ truyền

+ Có sổ xuất nhập hằng ngày để ghi chép số thang thuốc đã nhận, đã giao và số còn lại trong ngày theo mẫu quy định

+ Nơi sắc thuốc phải bảo đảm sạch sẽ, ngăn nắp

+ Cách sắc thuốc thực hiện theo quy định tại Quyết định 26/2008/QĐ-BYT ngày 22 tháng 7 năm 2008 về việc ban hành quy trình kỹ thuật y học cổ truyền [3]

+ Thuốc sắc xong phải lọc để bỏ bã và cặn thô

+ Đối với những bài thuốc có chứa dược liệu, vị thuốc y học cổ truyền có độc tính: sau khi đã sắc xong, bã thuốc phải lưu riêng từng bệnh nhân ít nhất 24 giờ kể từ khi cấp phát thuốc cho người bệnh để hồi cứu khi cần thiết [6]

1.3.1.2 Kiểm soát quá trình cấp phát, sắc thuốc

+ Người phụ trách việc sắc thuốc phải ký nhận với người giao thuốc những thuốc cần sắc và chịu trách nhiệm về số lượng thang thuốc cũng như chất lượng thuốc đã nhận sắc

+ Thủ trưởng đơn vị tổ chức kiểm tra đột xuất hoặc định kỳ việc cấp phát, sắc thuốc trong cơ sở khám bệnh, chữa bệnh [6]

1.4 Sơ lược về Bệnh viện Y học cổ truyền tỉnh Yên Bái

1.4.1 Quá trình hình thành và phát triển

Bệnh viện y học cổ truyền tỉnh Yên Bái tiền thân là Bệnh viện y học dân tộc tỉnh Hoàng Liên Sơn được thành lập năm 1989, theo quyết định số:105/QĐ-UB tháng 12/1989 của Uỷ ban nhân dân tỉnh Hoàng Liên Sơn với quy mô 50 giường bệnh và chính thức triển khai hoạt động vào ngày 01/4/1990 Đến năm 1999, được đổi tên thành Bệnh viện y học cổ truyền tỉnh Yên Bái theo Quyết định số: 168/QĐ-UB ngày 06/7/1999 của Ủy ban nhân dân tỉnh Yên Bái với quy mô giường bệnh là 60 giường, đến năm

2001 tăng lên 70 giường bệnh, năm 2005 tăng lên 90 giường bệnh, đến năm

2010 lên 100 giường bệnh và năm 2013 tăng lên 105 giường bệnh với 04 phòng chức năng và 06 khoa lâm sàng, cận lâm sàng

1.4.2 Vị trí, chức năng

Bệnh viện y học cổ truyền tỉnh Yên Bái là đơn vị sự nghiệp y tế công lập trực thuộc Sở Y tế tỉnh Yên Bái Có chức năng tiếp nhận, khám bệnh, chữa bệnh đa khoa và phục hồi chức năng bằng y học cổ truyền, kết hợp y học cổ truyền với y học hiện đại; nghiên cứu khoa học, bảo tồn và phát triển y, dược cổ truyền; đào tạo, chỉ đạo tuyến về chuyên môn kỹ thuật; là cơ sở thực hành về y, dược cổ truyền của các cơ sở đào tạo y, dược trong tỉnh

Bệnh viện y học cổ truyền tỉnh Yên Bái có tư cách pháp nhân, có con dấu và được mở tài khoản theo quy định của pháp luật; chịu sự chỉ đạo, quản lý trực tiếp, toàn diện của Sở Y tế tỉnh Yên Bái; chịu sự quản lý về chuyên môn, nghiệp vụ của Bộ Y tế và các Bệnh viện tuyến Trung ương về

y, dược cổ truyền; đồng thời chịu sự kiểm tra, giám sát về chuyên môn của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền

1.4.3 Kết quả thực hiện nhiệm vụ của bệnh viện năm 2014

* Khám chữa bệnh:

* Kế thừa và nghiên cứu khoa học:

1 đề tài cấp tỉnh, 5 đề tài cấp cơ sở và 1 sáng kiến cải tiến đã hoàn thành trong năm 2014 [13]

, đã cử cán

bộ đi học (bảng 1.1)

gia giảng dạy cho trường Cao đẳng y

* Quản lý kinh tế y tế

ư, từng bư

ưước, vật tưượng tham ô, lãng phí

1.4.4 Cơ cấu nhân lực và mô hình tổ chức của bệnh viện, khoa Dược bệnh viện YHCT tỉnh Yên Bái

ng

1.4.4.2.Mô hình tổ chức của bệnh viện

năng và 06 khoa lâm sàng, cận lâm sàng Mô hình tổ chức của bệnh viện được biểu diễn ở hình 1.4 dưới đây:

Hình 1.4: Sơ đồ tổ chức bệnh viện YHCT tỉnh Yên Bái

Khoa Dược là khoa chuyên môn chịu sự lãnh đạo của Giám đốc bệnh viện Khoa Dược có chức năng quản lý và tham mưu cho Giám đốc bệnh viện về toàn bộ công tác dược trong bệnh viện, nhằm đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời thuốc có chất lượng và tư vấn, giám sát việc sử dụng thuốc

an toàn, hợp lý Cơ cấu nhân lực khoa dược Bệnh viện y học cổ truyền tỉnh Yên Bái như sau (Bảng 1.3)

BAN GIÁM ĐỐC

Các hội đồng tư vấn

- Thuốc và điều trị

- Khoa học - Kỹ thuật

- Thi đua khen thưởng

Các khoa lâm sàng, cận lâm

sàng

Các phòng chức năng

+ Khoa Khám bệnh

+ Khoa Ngoại - Phụ

+ Khoa Nội - Nhi

+ Khoa Châm cứu

+ Khoa Phục hồi chức năng

+ Khoa Dược

+ Phòng Tổ chức – Hành chính + Phòng Kế hoạch – Tổng hợp + Phòng Điều dưỡng

+ Phòng Tài chính - Kế toán

Bảng 1.3 Cơ cấu nhân lực khoa Dƣợc

Hình 1.5: Sơ đồ tổ chức khoa dƣợc bệnh viện YHCT tỉnh Yên Bái

1.4.5 Hoạt động khám bệnh, chữa bệnh tại bệnh viện trong năm 2014

Hoạt động khám chữa bệnh của Bệnh viện YHCT tỉnh Yên Bái năm 2014 nhƣ sau (Bảng 1.4 và 1.5):

TỔ THỐNG

KÊ

TỔ BÀO CHẾ, SẮC THUỐC

TỔ THÔNG TIN THUỐC

Bảng 1.4 Số lượt người bệnh khám và điều trị năm 2014

Người bệnh đến khám và điều trị tại Bệnh viện YHCT tỉnh Yên Bái chủ yếu là các người bệnh tham gia BHYT (98,4%), số người bệnh không tham gia BHYT chiếm tỷ lệ rất thấp (1,6%) điều này có tác động tích cực đến hoạt động mua sắm thuốc của bệnh viện, do việc thanh toán chi trả viện phí chủ yếu là nguồn kinh phí từ cơ quan BHYT, không phụ thuộc vào kinh tế bệnh nhân

Bảng 1.5 Kết quả hoạt động khám, chữa bệnh năm 2014

Số lượng bệnh nhân đến khám và điều trị tại Bệnh viện YHCT tỉnh

Yên Bái đông trên 16 nghìn lượt người Công suất sử dụng giường bệnh cao (109,3 %), số ngày điều trị trung bình dài (19,4 ngày)