Quản lý nhà nước về chứng thực qua thực tiễn thành phố hà nội

Tuy nhiên chúng ta có thể hiểu chung nhất về hoạt động chứng thực theo quy định của Nghị định này là việc cơ quan hành chính nhà nước xác nhận tính chính xác, tính có thực của các giấy t

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

KHOA LUẬT

NGUYỄN THÙY DUNG

QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CHỨNG THỰC

- QUA THỰC TIỄN THÀNH PHỐ HÀ NỘI

Chuyên ngành: Lý luận và lịch sử nhà nước và pháp luật

Mã số: 60 38 01 01

LUẬN VĂN THẠC SĨ LUẬT HỌC

Cán bộ hướng dẫn khoa học: PGS TS VŨ ĐỨC ĐÁN

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan Luận văn là công trình nghiên cứu của riêng tôi Các kết quả nêu trong Luận văn chưa được công bố trong bất kỳ công trình nào khác Các số liệu, ví dụ và trích dẫn trong Luận văn đảm bảo tính chính xác, tin cậy và trung thực Tôi đã hoàn thành tất cả các môn học và đã thanh toán tất cả các nghĩa vụ tài chính theo quy định của Khoa Luật Đại học Quốc gia Hà Nội

Vậy tôi viết Lời cam đoan này đề nghị Khoa Luật xem xét để tôi

có thể bảo vệ Luận văn

Tôi xin chân thành cảm ơn!

NGƯỜI CAM ĐOAN

Nguyễn Thùy Dung

MỤC LỤC

Trang phụ bìa

Lời cam đoan

Mục lục

Danh mục từ viết tắt

MỞ ĐẦU 1

Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CHỨNG THỰC 6

1.1 Những vấn đề cơ bản chung về chứng thực 6

1.1.1 Khái niệm và đặc điểm của chứng thực 6

1.1.2 Nội dung và chủ thể thực hiện chứng thực 11

1.1.3 Phân loại chứng thực 12

1.1.4 Yêu cầu của hoạt động chứng thực 13

1.1.5 Phân biệt hoạt động chứng thực và hoạt động công chứng 14

1.2 Quản lý nhà nước về chứng thực 15

1.2.1 Khái quát về hoạt động quản lý nhà nước 15

1.2.2 Khái niệm và đặc điểm quản lý nhà nước về chứng thực 18

1.2.3 Vai trò quản lý nhà nước về chứng thực 22

1.2.4 Nội dung quản lý nhà nước về chứng thực 24

1.2.5 Nguyên tắc quản lý nhà nước về chứng thực 27

1.2.6 Chủ thể quản lý nhà nước về chứng thực 28

1.2.7 Yêu cầu quản lý nhà nước về chứng thực 30

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 31

Chương 2: THỰC TRẠNG QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CHỨNG THỰC – QUA THỰC TIỄN THÀNH PHỐ HÀ NỘI 33

2.1 Thực trạng các quy định pháp luật về chứng thực ở Việt Nam 33

2.1.1 Các giai đoạn hình thành và phát triển của các quy định pháp luật về chứng thực 33

2.1.2 Những ưu điểm của các quy định pháp luật về chứng thực 36

2.1.3 Những hạn chế của các quy định pháp luật về chứng thực 42

2.2 Thực trạng quản lý nhà nước về chứng thực tại thành phố Hà Nội 45

2.2.1 Những yếu tố ảnh hướng đến hoạt động quản lý nhà nước về chứng thực tại Hà Nội 45

2.2.2 Hoạt động quản lý nhà nước về chứng thực tại thành phố Hà Nội hiện nay 48

2.3 Những tồn tại, hạn chế trong quản lý nhà nước về chứng thực 62

2.3.1 Tồn tại, hạn chế chung 62

2.3.2 Những tồn tại, hạn chế trong quản lý nhà nước về chứng thực tại địa bàn thành phố Hà Nội 64

2.4 Nguyên nhân của những tồn tại, hạn chế làm giảm hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước về chứng thực 70

2.4.1 Nguyên nhân chung 70

2.4.2 Nguyên nhân riêng tại thành phố Hà Nội 73

KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 75

Chương 3: YÊU CẦU, MỤC TIÊU VÀ GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CHỨNG THỰC 77

3.1 Yêu cầu tăng cường quản lý nhà nước về chứng thực 77

3.1.1 Đảm bảo sự lãnh đạo của Đảng 77

3.1.2 Đảm bảo pháp chế 78

3.1.3 Phát huy vai trò của các công cụ quản lý nhà nước khác 79

3.1.4 Hiện thực hóa quan điểm của Chương trình cải cách tổng thể nền hành chính nhà nước và Chương trình cải cách tư pháp 80

3.2 Mục tiêu của tăng cường quản lý nhà nước về chứng thực 81

3.2.1 Đáp ứng yêu cầu của nhiệm vụ chính trị hiện nay của hoạt động chứng thực 81

3.2.2 Đáp ứng yêu cầu phục vụ nền kinh tế thị trường định hướng XHCN 82

3.2.3 Đáp ứng yêu cầu xây dựng nhà nước pháp quyền XHCN 82

3.2.4 Đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính và cải cách tư pháp 83

3.2.5 Đáp ứng yêu cầu của hội nhập nền kinh tế quốc tế 86

3.3 Giải pháp tăng cường quản lý nhà nước về chứng thực tại Việt Nam hiện nay 87

3.3.1 Giải pháp chung 87

3.3.2 Giải pháp riêng đối với Hà Nội 91

KẾT LUẬN 100

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 103

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

CHXHCN: Cộng hòa xã hội chủ nghĩa

Hà Nội: Thành phố Hà Nội

UBND huyện: UBND quận (huyện, thị xã)

UBND tỉnh: UBND tỉnh (thành phố trực thuộc trung ương UBND xã: UBND xã (phường, thị trấn)

UBND: Ủy ban nhân dân

WTO Tổ chức thương mại thế giới

XHCN Xã hội chủ nghĩa

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu

Đảng ta đã xác định xây dựng nhà nước Việt Nam là “Nhà nước pháp quyền XHCN của nhân dân, do nhân dân, vì nhân dân” Tính ưu việt của mô hình nhà nước không chỉ xác định ở bản chất giai cấp tiên phong, cách mạng và khoa học của giai cấp công nhân Việt Nam mà còn phụ thuộc vào phương thức quản lý khoa học và hiện đại, được coi là biện pháp đảm bảo vững chắc lâu dài cho Nhà nước trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình Hiến pháp năm 1992 qui định: “Nhà nước quản lý xã hội bằng pháp luật, không ngừng tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa ”[46, Điều 12] Như vậy trong bất kỳ lĩnh vực xã hội cụ thể nào Nhà nước đều phải dùng pháp luật là công cụ phổ biến và hữu hiệu nhất để thực hiện chức năng quản lý của mình và hoạt động chứng thực cũng không năm ngoài qui luật đó

Xã hội càng phát triển thì nhu cầu về chứng thực của cá nhân tổ chức ngày càng cao Trước đây, hoạt động công chứng, chứng thực phần lớn được thực hiện tại các phòng công chứng công lập và cơ quan tư pháp các địa phương, dẫn đến tình trạng các cơ quan này thường xuyên quá tải Hiện nay, việc công chứng, chứng thực được mở rộng phạm vi hoạt động Theo đó, các Văn phòng công chứng, Phòng công chứng và UBND cấp huyện, UBND cấp xã cùng tham gia hoạt động trong lĩnh vực này Các quy định pháp luật cũng đã phân định thẩm quyền cho các Phòng công chứng, Văn phòng công chứng có thẩm quyền thực hiện các thủ tục về công chứng hợp đồng, giao dịch; còn hoạt động chứng thực

do UBND cấp huyện, UBND cấp xã thực hiện Như vậy với quy định trên cá nhân, tổ chức có thể tùy ý lựa chọn cơ quan nhà nước có thẩm quyền để thực hiện các thủ tục chứng thực mà không bị phụ thuộc vào sự phân chia địa giới hành chính như trước đây và giảm bớt được thời gian đi lại

Mốc quan trọng đánh dấu sự phân chia thẩm quyền và tách bạch về cơ sở pháp

lý cũng như nhận thức pháp luật của hoạt động công chứng và chứng thực là sự ra đời

của Nghị định 75/2000/CP về công chứng, chứng thực Tiếp sau đó là sự ra đời của Luật công chứng năm 2006 được coi là văn bản bước ngoặt trong quá trình hoàn thiện hệ thống công chứng ở Việt Nam và Nghị định 79/2007/NĐ – CP (được sửa đổi, bổ sung bằng Nghị định số 04/2012/NĐ-CP, về việc sửa đổi, bổ sung điều 5 của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18/5/2007 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính Theo đó hoạt động công chứng thuộc phạm vi điều chỉnh của Luật công chứng 2006, hoạt động chứng thực thuộc phạm vi điều chỉnh của Nghị định 79/2007/NĐ – CP và một phần của Nghị định 75/2000/NĐ – CP Như vậy chúng ta thấy Đảng, Nhà nước ta luôn quan tâm đến hoạt động công chứng, chứng thực đặc biệt trong quá trình thực hiện Chương trình cải cách tổng thể nền hành chính nhà nước giai đoạn 2011-2020 và Chương trình cải cách tư pháp đáp ứng yêu cầu xây dựng Nhà nước pháp quyền XHCN của Việt Nam hiện nay

Hà Nội là Thủ đô của nước CHXNCN Việt Nam, là một trong những trung tâm văn hoá, chính trị, kinh tế, xã hội lớn nhất của cả nước rong nền kinh tế thị trường, hội nhập kinh tế quốc tế với định hướng xây dựng Nhà nước pháp quyền thì quản lý nhà nước về hoạt động chứng thực luôn được quan tâm.Việc nghiên cứu quản lý nhà nước về chứng thực tại thành phố Hà Nội là một nội dung có ý nghĩa hết sức quan trọng cả về mặt khoa học và thực tiễn Với nhận thức sâu sắc tầm quan trọng của hoạt động chứng thực trong việc thúc đẩy nền kinh tế phát triển, đáp ứng được yêu cầu của Đảng, Nhà nước trong công cuộc cải cách hành chính và xây

dựng nhà nước pháp quyền XHCN Vậy nên tôi chọn đề tài “Quản lý nhà nước về

chứng thực - Qua thực tiễn Thành phố Hà Nội làm đề tài luận văn của mình

2 Tình hình nghiên cứu

Trong những năm gần đây nhận thức được vai trò của hoạt động Chứng thực, hoạt động nghiên cứu về chứng thực nói chung và quản lý nhà nước về chứng thực nói riêng rất được quan tâm Cụ thể đã có những công trình, luận văn, bài viết được công bố sau:

Trần Ngọc Nga (1996),“Quản lý nhà nước về công chứng, chứng thực; công

chứng nhà nước, những vấn đề lý luận và thực tiễn ở nước ta”, Luận văn Thạc sỹ;

Đặng Văn Khanh (2000), “Những vấn đề lý luận và thực tiễn trong việc xác

định phạm vi, nội dung hành vi công chứng, chứng thực và giá trị pháp lý của văn bản công chứng, chứng thực ở nước ta hiện nay”, Luận văn Tiến sỹ;

Chu Thị Tuyết Lan,“Quản lý nhà nước về chứng thực, thực trạng và phương

hướng đổi mới”, Luận văn Thạc sỹ;

Nguyễn Văn Hợi (2006),“Xây dựng nội dung cơ quản quản lý nhà nước

đối với hoạt động công chứng, chứng thực từ thực tiễn tỉnh Bình Phước”, Luận

văn Thạc sỹ

Ths Đặng Văn Trường (2010),“Quản lý nhà nước về công chứng, chứng thực ở

nước ta hiện nay và những vấn đề đặt ra”, Tạp chí Quản lý Nhà nước, 2010, Số 168;

Ngô Sỹ Trung (2010),“Nghị định 79/2007/NĐ-CP - Một bước tiến trong cải

cách hoạt động chứng thực nước ta”, Tạp chí Tổ chức Nhà nước, 2010, Số 3;

Ngoài ra, còn một số bài nghiên cứu được đăng trên Tạp chí Dân chủ và pháp luật, Tạp chí tổ chức Nhà nước, Tạp chí Thanh tra

Các công trình nghiên cứu, luận văn, bài viết trên đã đưa ra một cách đầy đủ nhất về cơ sở lý luận về hoạt động chứng thực cũng như hoạt động quản lý nhà nước về chứng thực Tuy nhiên chưa có công trình nghiên cứu, luận văn, bài viết nào đã công bố về quản lý nhà nước về chứng thực thông qua thực tiễn thành phố

Hà Nội trong bối cảnh nước ta đang thực hiện Chương trình cải cách tổng thể nên hành chính nhà nước giai đoạn 2011 – 2020, Chương trình cải cách tư pháp,

Chương trình 08/Ctr của Thành ủy Hà Nội ngày 18/10/2011 về “Đẩy mạnh cải cách

hành chính, nâng cao trách nhiệm và chất lượng phục vụ của đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức giai đoạn 2011 – 2015.”

Với đề tài “ Quản lý nhà nước về chứng thực – Qua thực tiễn thành phố Hà

Nội” được coi là công trình đầu tiên nghiên cứu về thực trạng quản lý nhà nước về

chứng thực tại địa bàn thành phố Hà Nội trong bối cảnh mới Trên cơ sở nghiên cứu thực trạng, đề tài đưa ra những giải pháp tăng cường quản lý nhà nước về chứng thực phù hợp với yêu cẩu của thực tiễn Hà Nội hiện nay

3 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu

Mục tiêu nghiên cứu của luận văn là làm sáng tỏ một cách có hệ thống những vấn đề lý luận và thực trạng quản lý nhà nước về chứng thực thông qua thực tiễn Thành phố Hà Nội Luận văn nghiên cứu các hệ thống văn bản qui phạm pháp luật nói chung và của UBND thành phố Hà Nội nói riêng điều chỉnh hoạt động chứng thực trên quan điểm đổi mới, phù hợp với tình hình của thực tiễn.Thông qua đó luận văn đưa ra những thành tựu, hạn chế trong quản lý nhà nước về chứng thực của Việt Nam nói chung và của thành phố Hà Nội nói riêng và đưa ra các giải pháp nhằm khắc phục những hạn chế đó

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Nghiên cứu tổng quát hoạt động quản lý nhà nước trong lĩnh vực chứng thực tại Việt Nam nói chung và tại địa bàn thành phố Hà Nội nói riêng trên các mặt xây dựng, hoàn thiện hệ thống pháp luật, thực hiện pháp luật và bảo vệ pháp luật từ năm

2007 đến nay

5 Nội dung và phương pháp nghiên cứu

Nội dung nghiên cứu

Luận văn được nghiên cứu dựa trên lý luận của chủ nghĩa Mác – Lênin, tư tưởng Hồ Chí Minh về Nhà nước và pháp luật, bám sát chủ trương đường lối của Đảng

về tăng cường quản lý nhà nước bằng pháp luật, về cải cách hành chính, cải cách tư pháp đáp ứng yêu cầu xây dựng Nhà nước pháp quyền XHCN

Trên cơ sở đó, luận văn sử dụng các phương pháp nghiên cứu cụ thể như phương pháp thống kê, phân tích, tổng hợp, so sánh để nêu bật tình hình từ đó đưa

ra giải pháp phù hợp

Phương pháp nghiên cứu

Luận văn được nghiên cứu dựa trên lý luận của chủ nghĩa Mác – Lênin, tư tưởng Hồ Chí Minh về Nhà nước và pháp luật, bám sát chủ trương đường lối của Đảng

về tăng cường quản lý nhà nước bằng pháp luật, về cải cách hành chính, cải cách tư pháp đáp ứng yêu cầu xây dựng Nhà nước pháp quyền XHCN

Trên cơ sở đó, luận văn sử dụng các phương pháp nghiên cứu cụ thể như

phương pháp thống kê, phân tích, tổng hợp, so sánh để nêu bật tình hình từ đó đưa

ra giải pháp phù hợp

6 Những đóng góp mới của đề tài

Luận văn có ý nghĩa về lý luận và thực tiễn Trước hết, đây là một công trình chuyên khảo trong khoa học pháp lý nghiên cứu một cách đầy đủ, toàn diện và có hệ thống về quản lý nhà nước về chứng thực thông qua thực tiễn Thành phố Hà Nội

Xây dựng khái niệm, đặc điểm quản lý nhà nước bằng pháp luật trong lĩnh vực chứng thực ở Việt Nam hiện nay

Trên cơ sở thống kê một cách có hệ thống tình hình chứng thực và đánh giá một cách tương đối toàn diện tình hình quản lý nhà nước trong lĩnh vực chứng thực

ở Việt Nam nói chung và ở địa bàn thành phố Hà Nội nói riêng từ năm 2007 đến nay Đồng thời đề xuất những giải pháp cơ bản, toàn diện nhàm tăng cường quản lý nhà nước về chứng thực

7 Bố cục

Ngoài phần mục lục, mở đầu và danh mục tài liệu tham khảo, luận văn được chia làm 3 chương cụ thể như sau:

Chương 1: Cơ sở lý luận của quản lý nhà nước về chứng thực

Chương 2: Thực trạng quản lý nhà nước về chứng thực - qua thực tiễn tại Hà Nội Chương 3: Giải pháp tăng cường quản lý nhà nước về chứng thực

Chương 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CHỨNG THỰC

1.1 Những vấn đề cơ bản chung về chứng thực

1.1.1 Khái niệm và đặc điểm của chứng thực

Thuật ngữ “công chứng”, “chứng thực” xuất phát từ thuật ngữ Notariat (tiếng Pháp, Đức, ) hay Notary (tiếng Anh), đều có gốc Latinh là Notarius có nghĩa là ghi chép Trong thời cổ đại người ta chỉ sử dụng thuật ngữ “công chứng” mà chưa có sự tách bạch Phải đến thời hiện đại thuật ngữ “chứng thực” mới được hình thành và tách bạch với thuật ngữ “công chứng Tại Việt Nam đến năm 2000 với việc ban hành Nghị định số 75/2000/NĐ – CP ngày 08/12/2000 về công chứng, chứng thực

(sau đây gọi tắt là Nghị định số 75/2000 NĐ - CP) thì mới có sự phân biệt giữa 2 thuật ngữ “công chứng” và “chứng thực” Theo đó “chứng thực là việc Ủy ban

nhân dân cấp huyện, cấp xã xác nhận sao y giấy tờ, hợp đồng, giao dịch và chữ ký của cá nhân trong các giấy tờ phục vụ cho việc thực hiện các giao dịch của họ theo quy định.”[22, Điều 2]

Như vậy theo quy định của Nghị định số 75/2000/ NĐ – CP, hoạt động chứng thực gồm:

- Xác nhận sao y giấy tờ

- Xác nhận hợp đồng, giao dịch

- Xác nhận chữ ký

Tuy nhiên, đến thời thời điểm năm 2006 với sự ra đời của Luật công chứng

2006 điều chỉnh hoạt động công chứng và Nghị định số 79/ NĐ – CP ngày 18/5/2007 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thức bản sao từ bản chính

(sau đây gọi tắt là Nghị định số 79/NĐ - CP) điều chỉnh hoạt động chứng thực sao y

bản chính, cấp bản sao từ sổ gốc và chứng thực chữ ký Như vây hoạt động công chứng thuộc phạm vi điều chỉnh của Luật công chứng 2006, hoạt động chứng thực thuộc phạm vi điều chỉnh của Nghị định số 79/NĐ – CP Tại Nghị định số 79/2007/NĐ – CP không đưa ra khái niệm “chứng thực” mà giải thích cụ thể các

hoạt động chứng thực Tuy nhiên chúng ta có thể hiểu chung nhất về hoạt động

chứng thực theo quy định của Nghị định này là việc cơ quan hành chính nhà nước xác nhận tính chính xác, tính có thực của các giấy tờ, văn bản được chứng thực so với bản chính; xác nhận tính chính xác, tính có thực của chữ ký được chứng thực là chữ ký của một cá nhân cụ thể, là cơ sở phục vụ cho việc thực hiện các giao dịch của các cá nhân, tổ chức trong xã hội được dễ dàng, thuận tiện

Nếu chỉ căn cứ vào Nghị định số 79/2007/NĐ – CP thì khái niệm chứng thực được thu hẹp không gồm hoạt động xác nhận hợp đồng, giao dịch bởi theo phạm vi điều chỉnh của Nghị định 75/200/NĐ – CP mà chỉ điều chỉnh hoạt động chứng thực gồm 3 vấn đề:

- Cấp bản sao từ sổ gốc;

- Chứng thực bản sao từ bản chính;

- Chứng thực chữ ký cá nhân (bao gồm chứng thực chữ ký của người dịch trong các bản dịch từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt hoặc từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài và chứng thực chữ ký của cá nhân trong các giấy tờ phục vụ cho các giao dịch dân sự)

Nghị định 79/2007/NĐ – CP không điều chỉnh hoạt động chứng thực các hợp đồng, giao dịch Hoạt động chứng thực hợp đồng giao dịch được quy định theo Luật Đất đai 2003 và các văn bản hướng dẫn; Luật Nhà ở năm 2005 và các văn bản hướng dẫn; Nghị định số 88/2009/NĐ-CP của Chính phủ ngày 19/10/2009 về cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với

đất (sau đây gọi tắt là Nghị định số 88/2009/NĐ - CP) quy định cụ thể các loại hợp

đồng, giao dịch mà UBND cấp xã, phường, thị trấn được chứng thực

Như vậy nếu quy định thẩm quyền chứng thực của UBND các cấp bao gồm

cả hoạt động chứng thực giao dịch, hợp đồng thì vô hình chung đã chồng chéo với hoạt động công chứng thuộc thẩm quyền của Phòng công chứng và Văn phòng công chứng Bởi bản chất của hoạt động công chứng là xác thực tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch, thẩm quyền này được trao cho các phòng công chứng Nhận thức được sự chồng chéo đó nên Nghị định số 88/2009/NĐ-CP quy định UBND

cấp tỉnh có trách nhiệm thực hiện các biện pháp phát triển tổ chức hành nghề công chứng ở địa phương để đáp ứng yêu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch về quyền

sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và các tài sản khác gắn liền với đất; xem xét, quyết định chuyển giao việc chứng thực các hợp đồng, giao dịch mà UBND cấp huyện, cấp xã đang thực hiện sang tổ chức hành nghề công chứng ở địa bàn cấp huyện mà tổ chức hành nghề công chứng đáp ứng được yêu cầu công chứng Ở những địa bàn cấp huyện mà tổ chức hành nghề công chứng đáp ứng được yêu cầu công chứng và có quyết định của UBND cấp tỉnh về việc chuyển giao việc chứng thực các hợp đồng, giao dịch mà UBND huyện, cấp xã đang thực hiện sang tổ chức hành nghề công chứng thì UBND huyện, cấp xã nơi đó không thực hiện chứng thực các hợp đồng, giao dịch

Tại Thông tư số 03/2008/ TT – BTP ngày 25/8/2008 về Hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18 tháng 5 năm 2007 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký (sau đây gọi tắt là Thông tư số 03/2008/TT - BTP) quy định Luật công chứng và Nghị định số 79 đã phân biệt rõ hai loại hoạt động công chứng và chứng thực, theo đó công chứng là việc công chứng viên chứng nhận tính xác thực, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch; còn Phòng Tư pháp cấp huyện, UBND xã có thẩm quyền chứng thực bản sao giấy tờ từ bản chính, chứng thực chữ

ký Để tạo điều kiện cho Phòng Tư pháp cấp huyện, UBND cấp xã tập trung thực hiện tốt công tác chứng thực bản sao, chữ ký theo quy định của Nghị định số 79, đồng thời từng bước chuyển giao các hợp đồng, giao dịch cho các tổ chức hành nghề công chứng thực hiện theo đúng tinh thần của Luật công chứng, góp phần bảo đảm an toàn pháp lý cho các hợp đồng, giao dịch của cá nhân, tổ chức, Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh cần thực hiện các biện pháp phát triển tổ chức hành nghề công chứng ở địa phương; căn cứ vào tình hình phát triển của tổ chức hành nghề công chứng để quyết định giao các hợp đồng, giao dịch cho các tổ chức hành nghề công chứng thực hiện; trong trường hợp trên địa bàn huyện chưa có tổ chức hành nghề công chứng thì người tham gia hợp đồng, giao dịch được lựa chọn công chứng của

tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn khác hoặc chứng thực của UBND cấp

xã theo quy định của pháp luật

Hiện nay, chủ trương chuyển giao thẩm quyền chứng thực hợp đồng, giao dịch sang phòng công chứng được thực hiện tại 64/64 tỉnh thành của cả nước với hệ thống các Văn phòng công chứng và Phòng công chứng trải rộng đặc biệt là tại Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh nhằm đáp ứng yêu cầu công chứng của nhân dân

Qua những phân tích trên ta có thể hiểu chung nhất về khái niệm thuật ngữ

“chứng thực” dưới hai góc độ nghĩa hẹp và nghĩa rộng như sau:

Theo nghĩa rộng: Chứng thực là hoạt động mang tính chất hành chính của cơ

quan công quyền, do cơ quan nhà nước có thẩm quyền chứng thực sao y bản chính, sao từ sổ gốc, chứng thực chữ ký, chứng thực giao dịch,hợp đồng và chịu trách

nhiệm về tính xác thực của văn bản theo quy định của pháp luật

Theo nghĩa hẹp: Chứng thực là hoạt động mang tính chất hành chính do cơ

quan nhà nước có thẩm quyền chứng thực và chịu trách nhiệm về tính xác thực của việc sao y từ bản chính, sao y từ sổ gốc và chứng thực chữ ký trong các giấy tờ liên quan đến bản thân người yêu cầu chứng thực Trong phạm vi đề tài này chỉ xem xét thuật ngữ chứng thực ở phạm vi hẹp Bởi hiện nay tại địa bàn Hà Nội với số lượng Phòng công chứng và Văn phòng công chứng nhiều nhất cả nước đã phân bổ ở rộng khắp các đơn vị hành chính Hoạt động chứng thực hợp đồng, giao dịch tại UBND cấp xã tại thành phố Hà Nội rất hiếm khi được thực hiện

Đặc điểm của hoạt động chứng thực là:

Một là hoạt động mang tính chất hành chính do cơ quan nhà nước có thẩm quyền thực hiện

Hoạt động chứng thực phải do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền thực hiện là UBND cấp huyện, UBND cấp xã các cơ quan đại diện của Việt Nam ở nước ngoài thực hiện mà không thể ủy quyền cho bất cứ cơ quan nào khác Không giống như hoạt động công chứng có thể ủy quyền cho một cơ quan khác không mang tính quyền lực nhà nước thực hiện là các Văn phòng công chứng hoạt động chứng thực phải do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền thực hiện

Hai là xác thực giá trị pháp lý của văn bản theo quy định của pháp luật

Bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính có giá trị pháp lý sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch Chữ ký được chứng thực có giá trị chứng minh người yêu cầu chứng thực đã ký chữ ký đó, là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký về nội dung của giấy tờ, văn bản

Trước đây, các cơ quan, tổ chức khi tiếp nhận hồ sơ giấy tờ thường đặt ra các quy định tuỳ tiện, rất phiền hà cho người nộp hồ sơ Mặc dù, đã yêu cầu giấy tờ phải có công chứng, chứng thực nhưng vẫn bắt người nộp phải xuất trình bản chính

để đối chiếu, kiểm tra Khắc phục tình trạng này, Nghị định số 79/2007/NĐ-CP quy

định trách nhiệm của cơ quan, tổ chức tiếp nhận bản sao từ sổ gốc, bản sao được

chứng thực từ bản chính không được yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu Trường hợp có dấu hiệu nghi ngờ bản sao là giả mạo thì có quyền xác minh Cơ quan, tổ chức tiếp nhận bản sao không có chứng thực có quyền yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu Người đối chiếu phải ký xác nhận vào bản sao và chịu trách

nhiệm về tính chính xác của bản sao so với bản chính

Ba là cơ quan nhà nước có thầm quyền phải chịu trách nhiệm về tính xác thực của văn bản

Văn bản đã được chứng thực của UBND các cấp có giá trị pháp lý mà người tiếp nhận không được yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu, trong trường hợp

có dấu hiệu nghi ngờ có sự giả mạo thì có quyền xác minh Cơ quan nhà nước có thẩm quyền phải thực hiện thủ tục chứng thực văn bảo theo đúng quy định của nhà nước, trong trường hợp có sai phạm sẽ phải chịu trách nhiệm trước pháp luật Trong khi thi hành nhiệm vụ, quyền hạn về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, người thực hiện nhiệm vụ do thiếu tinh thần trách nhiệm hoặc cố ý làm trái các quy định của Nghị định số 79/2007/NĐ - CP và các văn bản quy phạm pháp luật khác thì tuỳ theo mức độ vi phạm có thể bị xử lý kỷ luật hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự; nếu gây thiệt hại thì phải bồi thường theo quy định của pháp luật

1.1.2 Nội dung và chủ thể thực hiện chứng thực

Về nội dung: Chứng thực là hoạt động mang tính chất hành chính của cơ quan

công quyền, do cơ quan nhà nước có thẩm quyền chứng thực sao y bản chính, sao từ

sổ gốc, chứng thực chữ ký và chịu trách nhiệm về tính xác thực của văn bản theo quy định của pháp luật Về bản chất cơ quan chịu trách nhiệm chứng thực chỉ chứng thực đúng bản sao từ bản chính, bản sao từ sổ gốc, chứng thực chữ ký của công dân theo quy định của pháp luật mà không chịu trách nhiệm về nội dung của văn bản

Chủ thể thực hiện: Phòng Tư pháp cấp huyện, cấp xã và cơ quan đại diện của

Việt Nam tại nước ngoài là chủ thể thực hiện chứng thực theo quy định của pháp luật Trong phạm vi, quyền hạn của mình chủ thể thực hiện chứng thực bố trí nhân

sự có đủ trình độ, kỹ năng và kiến thức pháp luật để tiếp nhận yêu cầu chứng thực

và giúp việc cho Trưởng phòng Tư pháp, Phó phòng tư pháp; Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND Người đứng đầu cơ quan đại diện ngoại giao của Việt Nam ở nước ngoài trong công tác chứng thực Khi chứng thực, người thực hiện chứng thực phải đảm bảo một số nguyên tắc cơ bản sau:

- Thực hiện việc chứng thực theo đúng thẩm quyền

- Từ chối chứng thực theo quy định của pháp luật.Trong trường hợp từ chối chứng thực, người thực hiện chứng thực phải giải thích rõ lý do cho người yêu cầu chứng thực Nếu việc chứng thực không thuộc thẩm quyền của cơ quan mình thì hướng dẫn họ đến cơ quan khác có thẩm quyền

- Yêu cầu người chứng thực xuất trình đủ các giấy tờ cần thiết cho việc thực hiện chứng thực Tiếp nhận, kiểm tra các giấy tờ do người yêu cầu chứng thực xuất trình

- Cung cấp phiếu hẹn khi hồ sơ đầy đủ (đối với trường hợp không giải quyết

hồ sơ trong ngày) Hướng dẫn cho người yêu cầu chứng thực về thủ tục, thành phần

hồ sơ và ghi phiếu yêu cầu bổ sung hồ sơ đối với trường hợp hồ sơ không đầy đủ

- Giải thích rõ ràng, khách quan, chính xác cho người có yêu cầu chứng thực các quyền và nghĩa vụ của họ liên quan đến văn bản, giấy tờ yêu cầu chứng thực

- Phải thật sự trung thực, khách quan, chính xác, chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc chứng thực

- Giữ bí mật về nội dung chứng thực và những thông tin có liên quan đến việc chứng thực, trừ trường hợp cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu bằng văn bản

- Đề nghị cơ quan Nhà nước, tổ chức có liên quan cung cấp thông tin cần thiết cho việc thực hiện chứng thực; yêu cầu cơ quan chuyên môn giám định hoặc tư vấn khi thấy cần thiết

- Lập biên bản tạm giữ giấy tờ, văn bản có dấu hiệu giả mạo; Ra quyết định

xử phạt vi phạm hành chính theo thẩm quyền hoặc chuyển cơ quan có thẩm quyền

xử phạt theo quy định tại Nghị định 76/2006/NĐ-CP ngày 02 tháng 08 năm 2006 của Chính phủ quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực tư pháp

1.1.3 Phân loại chứng thực

Về phân loại có 02 cách phân loại hoạt động chứng thực:

Cách thứ nhất: Nếu căn cứ theo thẩm quyền thực hiện thì hoạt động chứng

thực bao gồm:

- Chứng thực thực hiện tại UBND cấp huyện gồm: chứng thực bản sao từ bản

chính các giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài; chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt hoặc từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài; chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài

- Chứng thực thực hiện tại UBND cấp xã:có thẩm quyền chứng thực bản sao

từ bản chính các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt, chứng thực chữ ký trong các giấy

tờ, văn bản bằng tiếng Việt

- Chứng thực được thực hiện tại cơ quan đại diện của Việt Nam tại nước

ngoài: có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản bằng

tiếng Việt và tiếng nước ngoài; chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt hoặc tiếng nước ngoài; chữ ký người dịch trong các bản dịch từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt hoặc từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài

Cách thứ hai: Căn cứ theo nội dung có thể phân chia hoạt động chứng thực gồm:

- Chứng thực sao y bản chính: là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền căn

cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính

- Chứng thực chữ ký: là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền chứng thực

chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người đã yêu cầu chứng thực

- Cấp bản sao từ sổ gốc (hoặc được gọi là chứng thực bản sao từ sổ gốc): là

việc cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc, căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao Bản sao từ sổ gốc phải có nội dung đúng với nội dung ghi trong sổ gốc

1.1.4 Yêu cầu của hoạt động chứng thực

Một là yêu cầu về tính kịp thời

Mọi yêu cầu chứng thực của cá nhân, tổ chức phải được cán bộ Tư pháp thực hiện kịp thời nhằm đảm bảo lợi ích của cá nhân, tổ chức và thực hiện đúng các quy định của pháp luật về quy trình, thời gian, thẩm quyền giải quyết Bởi tính kịp thời của hoạt động chứng thực ảnh hưởng rất lớn đến các giao dịch dân sự, thủ tục hành chính… của cá nhân, tổ chức Không đảm bảo về tình kịp thời có thể gây ảnh hưởng lớn về kinh tế, gây mất ổn định xã hội và tâm lý của người dân.Tuy nhiên, tính kịp thời của công tác quản lý chứng thực chỉ có thể đạt được khi người dân có ý thức tự giác trong việc thực hiện quyền và nghĩa vụ trong quá trình thực hiện hoạt động chứng thực đồng thời cán bộ Tư pháp phải có ý thức trách nhiệm trong việc chủ động theo dõi, nắm vững các quy định của pháp luật về chứng thực để đảm bảo hoạt động chứng thực được diễn ra thuận lợi và đúng quy định

Hai là yêu cầu về tính chính xác, khách quan

Hoạt động chứng thực phải thực hiện đúng thẩm quyền, thủ tục, trình tự theo quy định tại các văn bản pháp luật về chứng thực và thủ tục hành chính hiện hành Cán bộ Tư pháp phải nắm vững và vận dụng chính xác các quy định pháp luật đối với hoạt động chứng thực Nghiêm cấm hành vi làm sai các quy định của pháp luật

Trước đây, do nhận thức chưa đầy đủ về ý nghĩa quan trọng của việc đảm bảo tính chính xác, khách quan trong hoạt động chứng thực nên có tình trạng người dân vì muốn cho con đi học sớm nên tìm mọi cách để cấp bản sao Giấy khai sinh có thông tin về năm sinh sai lệch so với bản chính, hoặc sử dụng bằng cấp giả để thực hiện chứng thực sao y bản chứng Hoặc có hiện tượng Chủ tịch (Phó chủ tịch) UBND xã tự ý ký và cấp bản sao giấy khai sinh mà không thông qua việc tra cứu sổ

hộ tịch của cán bộ Tư pháp hộ tịch Những hiện tượng vi phạm tính chính xác, khách quan trong hoạt động chứng thực nêu trên có thể dẫn tới những hệ quả phức tạp về sau nếu các giấy tờ như học bạ, hộ khẩu của cá nhân có những thông tin sai lệch so với giấy khai sinh hoặc vô hình chung tạo điều kiện cho hoạt động hợp thức hóa các giấy tờ, hồ sơ không hợp pháp

1.1.5 Phân biệt hoạt động chứng thực và hoạt động công chứng

Ở Việt Nam quan niệm về chứng thực được hình thành rất muộn mặc dù đã

có sự phân biệt giữa hoạt động công chứng và hoạt động chứng thực nhưng trong nhận thức về lý luận cũng như trong quy định của pháp luật còn có sự chồng chéo giữa hoạt động công chứng của Văn phòng công chứng, Phòng công chứng với hoạt động chứng thực của cơ quan hành chính Dựa trên quy định của Luật công chứng năm 2006 và Nghị định 79/2007/NĐ – CP chúng ta có thể phân biệt hoạt động chứng thực và hoạt động công chứng dưới các góc độ như sau:

Một là về khái niệm:

“Công chứng là việc công chứng viên chứng nhận tính xác thực, tính hợp

pháp của hợp đồng, giao dịch khác (sau đây gọi là hợp đồng, giao dịch) bằng văn bản mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng”.[47, Điều 2]

“Chứng thực” là việc cơ quan Nhà nước có thẩm quyền căn cứ vào bản chính

để chứng thực bản sao là đúng với bản chính, chứng thực bản sao đúng với sổ gốc hoặc chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản

Hai là về thẩm quyền, nội dung thực hiện:

Công chứng do cơ quan bổ trợ Tư pháp thực hiện (Phòng công chứng, Văn phòng công chứng); chứng thực do cơ quan hành chính Nhà nước, cụ thể là UBND cấp xã, huyện thực hiện

Chứng thực là chứng nhận sự việc trong khi công chứng bảo đảm nội dung của một hợp đồng, một giao dịch, công chứng viên chịu trách nhiệm về tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch đó và qua việc bảo đảm tính hợp pháp để giảm thiểu rủi ro Hoạt động công chứng mang tính pháp lý cao hơn hoạt động chứng thực

Ba là về giá trị pháp lý của văn bản:

Về giá trị pháp lý của văn bản công chứng: Có hiệu lực thi hành đối với các bên liên quan; trong trường hợp bên có nghĩa vụ không thực hiện nghĩa vụ của mình thì bên kia có quyền yêu cầu Tòa án giải quyết theo quy định của pháp luật, trừ trường hợp các bên tham gia hợp đồng, giao dịch có thỏa thuận khác; có giá trị chứng cứ; những tình tiết, sự kiện trong văn bản công chứng không phải chứng minh, trừ trường hợp bị Tòa án tuyên bố là vô hiệu” [47, Điều 6]

Về giá trị pháp lý của văn bản được chứng thực: Bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính có giá trị pháp lý sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch; Chữ ký được chứng thực có giá trị chứng minh người yêu cầu chứng thực đã ký chữ ký đó, là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký về nội dung của giấy tờ, văn bản”.[26, Điều 3]

Tóm lại, hoạt động công chứng và hoạt động chứng thực là hai lĩnh vực hoàn toàn khác nhau, khác về thẩm quyền, khác về đối tượng, tính chất công việc và khác nhau về tính chất pháp lý Đây là cơ sở để đổi mới về nhận thức lý luận về hoạt

động chứng thực ở Việt Nam hiện nay

1.2 Quản lý nhà nước về chứng thực

1.2.1 Khái quát về hoạt động quản lý nhà nước

Hiện nay, trên thế giới có rất nhiều quan điểm về hoạt động quản lý nhà nước Nhưng quan điểm chung nhất về quản lý do các nhà điều khiển học đưa ra là

“quản lý là sự tác động định hướng lên bất kỳ một hệ thống nào đó nhằm trật tự

hóa nó và hướng nó phát triển phù hợp với những qui luật nhất định”.[66, tr.83]

Chúng ta có thể hiểu quản lý là sự tác động liên tục có tổ chức, có định hướng, có mục đích, có kế hoạch của chủ thể quản lý đến đối tượng quản lý để chỉ huy, điều khiển, liên kết các yếu tố tham gia vào các hoạt động thành một chỉnh thể thống nhất, điều hoà hoạt động của các khâu một cách hợp quy luật nhằm đạt đến các mục tiêu xác định trong điều kiện biến động của môi trường.[66, tr.83]

Chủ thể quản lý xã hội là con người hoặc tổ chức Đối tượng của quản lý xã hội là các quan hệ xã hội mà chủ thể quản lý tác động tới.Suy cho cùng đối tượng của

quản lý xã hội là quản lý con người Khách thể của quản lý xã hội, nói một cách ngăn gọn đó là trật tự xã hội Bởi mục đích cần đạt được của chủ thể quản lý xã hội là làm sao cho hành vi hoạt động và hành vi không hoạt động của đối tượng bị quản lý phải thực hiện theo ý chí của chủ thể quản lý Mối quan hệ giữa chủ thể quản lý và đối tượng bị quản lý được thể hiện thông qua mối quan hệ “quyền uy – phục tùng”

Như vậy theo nghĩa rộng chúng ta có thể hiểu quản lý nhà nước là hoạt động

tổ chức, điều hành của bộ máy nhà nước, là sự tác động, tổ chức của quyền lực nhà nước trên phương diện lập pháp, tư pháp và hành pháp.[66, tr.83]

Theo nghĩa hẹp quản lý nhà nước được hiểu chủ yếu là quá trình tổ chức,

điều hành của hệ thống cơ quan hành chính nhà nước đối với các quá trình xã hội

và hành vi hoạt động của con người theo mục tiêu nhất định nhằm đạt được mục tiêu theo yêu cầu của quản lý nhà nước [66, tr.83] Đồng thời các cơ quan nhà nước

nói chung còn thực hiện các hoạt động có tính chất chấp hành, điều hành, tính chất hành chính nhà nước nhằm xây dựng tổ chức bộ máy và củng cố chế độ công tác nội bộ Quản lý nhà nước theo nghĩa hẹp đồng nghĩa với khái niệm quản lý hành chính nhà nước

Quán triệt sâu sắc tư tưởng Hồ Chí Minh về Nhà nước và pháp luật, tại Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ VI của Đảng đã khẳng định phải quản lý đất nước bằng pháp luật chứ không phải bằng đạo lý Và tiếp theo đó đến Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ VII của Đảng tiếp tục khẳng định phải thực hiện quản lý xã hội bằng pháp luật dưới sự lãnh đạo của Đảng Tại Hội nghị giữa nhiệm kỳ Ban chấp hành Trung ương Đảng khóa VII tiếp tục quán triệt mục tiêu xây dựng và từng bước hoàn thiện Nhà nước pháp quyền Việt Nam của nhân dân, do nhân dân, vì nhân dân, quản lý mọi mặt của đời sống

xã hội bằng pháp luật Để quản lý nhà nước bằng pháp luật được hiệu quả ngoài pháp luật thì còn cần bổ sung các yếu tố khác mà tại Đại hội Đại biểu toàn quốc lần thứ VIII của Đảng đã đưa ra là phải kết hợp quản lý xã hội bằng pháp luật và coi trọng việc giáo dục, nâng cao đạo đức Giáo dục nâng cao với đạo đức phải song hành với quản lý nhà nước bằng pháp luật thì mới đảm bảo được mục tiêu xây dựng Nhà nước pháp quyền XNCN của dân, do dân và vì dân

Tiếp tục kế thừa phát huy tinh thần của các kỳ đại hội trước Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ IX của Đảng vẫn khẳng định “Nhà nước quản lý xã hội bằng pháp luật Mọi cơ quan, tổ chức, cán bộ công chức, mọi côn dân có nghĩa

Từ những quan điểm trên, chúng ta có thể hiểu quản lý nhà nước là quản

lý xã hội do nhà nước tiến hành bằng công cụ pháp luật thông qua các hoạt động xây dựng pháp luật, tổ chức thực hiện, xử lý vi phạm pháp luật để tác động lên các quá trình xã hội nhằm thiết lập, duy trì trật tự xã hội theo ý chí Nhà nước, nhằm phát triển kinh tế xã hội theo định hướng XHCN Nhà nước có thể

dùng nhiều phương tiện để thực hiện quản lý nhà nước nhưng trong phạm vi đề tài này chỉ xem xét vấn đề quản lý nhà nước bằng phương tiện pháp luật.Trong phạm vi đề tài này đề cập đến quản lý nhà nước có nghĩa là đề cập quản lý nhà nước bằng pháp luật

Ở Việt Nam hiện nay, để đảm bảo quản lý nhà nước có hiệu quả thì cần quán triệt thực hiện các nguyên tắc sau:

Một là, nguyên tắc đảm bảo sự lãnh đạo của Đảng trong quản lý nhà nước

Nguyên tắc này được thể chế trong điều 4 Hiến pháp Việt Nam năm 1992 Đảng lãnh đạo bằng việc đưa ra các chủ trương, chính sách, đường lối phát triển của mình về các lĩnh vực khác nhau của quản lý nhà nước Các Nghị quyết của các cấp ủy Đảng là cơ sở quan trọng để các chủ thể quản lý nhà nước có thẩm quyền thể chế hóa thành pháp luật thực thi trong quản lý nhà nước Đảng lãnh đạo thông

qua công tác đào tạo, lựa chọn, giới thiệu cán bộ - người có thẩm quyền quản lý nhà nước cho cơ quan quản lý nhà nước Và để đảm bảo tính lãnh đạo của Đảng trong quản lý nhà nước Đảng thường xuyên kiểm tra việc thực hiện đường lối, chính sách, chủ trương của Đảng tại các cơ quan quản lý nhà nước

Hai là nguyên tắc tập trung dân chủ trong quản lý nhà nước:

Điều này được thể chế hóa tại Hiến pháp Việt Nam năm 1992: “Quốc

hội, Hội đồng nhân dân và các cơ quan khác của Nhà nước đều tổ chức và hoạt động theo nguyên tắc tập trung dân chủ”.[46, Điều 6] Tập trung là thâu tóm

toàn bộ quyền lực vào tay chủ thể quản lý để điều hành, chỉ đạo việc thực hiện pháp luật, dân chủ là việc mở rộng quyền cho đối tượng quản lý nhằm phát huy trí tuệ tập thể trong hoạt động quản lý Biểu hiện nguyên tắc này thể hiện ở sự phụ thuộc của cơ quan quản lý nhà nước (cơ quan hành chính nhà nước) vào cơ quan quyền lực nhà nước cùng cấp, trong sự phục tùng của cấp dưới với cấp trên, địa phương đối với trung ương, trong sự phân cấp quản lý, trong sự phụ thuộc hai chiều của cơ quan quản lý nhà nước ở địa phương và sự hướng về cơ

sở của cơ quan quản lý nhà nước

Ba là nguyên tắc pháp chế XHCN trong quản lý nhà nước:

Nguyên tắc này được thể chế, thừa nhận tại điều 12 Hiến pháp năm 1992 Nguyên tắc này đòi hỏi Nhà nước với tư cách là chủ thể quản lý phải không ngừng xây dựng và hoàn thiện hệ thống pháp luật Pháp luật là cơ sở, căn cứ tổ chức và hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước trong việc thực hiện chức năng quản

lý của mình.Các cơ quan quản lý Nhà nước chỉ được làm những gì pháp luật cho phép còn mọi công dân được làm tất cả những gì mà pháp luật không cấm

1.2.2 Khái niệm và đặc điểm quản lý nhà nước về chứng thực

Để thực hiện chức năng quản lý nhà nước, tổ chức bộ máy hành chính nhà nước được tổ chức từ trung ương đến địa phương thực hiện quản lý theo ngành và lãnh thổ Chính phủ chịu trách nhiệm quản lý nhà nước chung, UBND các cấp thực hiện quản lý nhà nước tại địa phương Đối với UBND cấp quận, cấp xã bên cạnh chức năng thực hiện quản lý nhà nước tại địa phương, các cơ quan hành chính nhà

nước phải thực hiện chức năng cung cấp các dịch vụ công Chứng thực theo yêu cầu của công dân là một trong những dịch vụ hành chính công mà UBND cấp huyện, xã phải thực hiện mà không thể ủy quyền cho bất cứ cơ quan nào khác bởi hoạt động này luôn gắn với thẩm quyền hành chính nhà nước và chỉ có hiệu lực khi cơ quan hành chính nhà nước thực hiện

Các quy định pháp luật về chứng thực là tập hợp tất cả những qui phạm pháp luật do các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành liên quan đến chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, chủ thể thực hiện hoạt động chứng thực và các chủ thể liên quan trong hoạt động chứng thực Như vậy để đảm bảo sự quản lý của Nhà nước trong hoạt động chứng thực thì không thể không sử dụng đến hệ thống các quy định pháp luật về chứng thực Dưới

sự tác động, điều chỉnh của những qui phạm pháp luật chứng thực thì các quan hệ

xã hội phát sinh trong lĩnh vực chứng thực được đặt vào khung pháp lý theo ý chí của nhà nước.Từ đó, nhà nước mới kiểm tra, kiểm soát một cách chặt chẽ các hoạt động chứng thực diễn ra trên qui mô toàn quốc, từng địa bàn, từng khu vực

Từ nhận thức trên, ta có thể hiểu quản lý nhà nước về chứng thực là việc Nhà nước thông qua các hoạt động xây dựng, hoàn thiện pháp luật về chứng thực, tổ chức thực hiện pháp luật về chứng thực, xử lý vi phạm pháp luật về chứng thực thực hiện sự tác động mang tính quyền lực nhà nước lên các quan hệ xã hội phát sinh trong lĩnh vực chứng thực nhằm định hướng cho xử sự của các chủ thể tham gia quan hệ pháp luật trong lĩnh vực chứng thực phù hợp với yêu cầu của pháp luật

Quản lý nhà nước về chứng thực có những đặc điểm của quản lý nhà nước nói chung, song cũng có những đặc điểm riêng, do tính chất đặc thù của lĩnh vực chứng thực quy định Đó là những đặc điểm sau:

Một là chủ thể thực hiện quản lý nhà nước về chứng thực

Chủ thể quản lý nhà nước về chứng thực là các cơ quan nhà nước, tổ chức, công dân được pháp luật quy định có thẩm quyền quản lý hoặc tham gia quản lý nhà nước về chứng thực, cụ thể là: Chính phủ có chức năng quản lý chung, UBND các cấp thực hiện quản lý theo địa giới hành chính; các cơ quan quản lý ngành là Bộ Tư

pháp, Sở Tư pháp, Phòng Tư pháp; và các cơ quan khác theo quy định của pháp luật Các cơ quan thực hiện chức năng quản lý nhà nước về chứng thực được tổ chức thành một hệ thống từ Trung ương đến địa phương Toàn bộ hệ thống các cơ quan quản lý nhà nước về chứng thực được tổ chức và hoạt động theo nguyên tắc tập trung, thống nhất chỉ đạo, điều hành quản lý từ Trung ương xuống địa phương

Hai là về công cụ quản lý nhà nước về chứng thực:

Quản lý nhà nước về chứng thực sử dụng công cụ các quy định pháp luật về chứng thực là chủ yếu Các quy định của pháp luật về chứng thực tồn tại dưới hình thức một hệ thống được hình thành từ nhiều cấp, nhiều ngành, về nhiều lĩnh vực, bao gồm các “các quy định luật thủ tục” và “các quy định luật nội dung” với hai bộ phận cơ bản là hệ thống văn bản quy phạm pháp luật điều chỉnh trực tiếp các hoạt động chứng thực (các quy định luật thủ tục) và hệ thống quy phạm pháp luật liên quan trực tiếp đến hoạt động chứng thực, do các cơ quan nhà nước hữu quan ban hành(các quy định luật nội dung)

- Về các quy định luật thủ tục: Các quy định pháp luật thủ tục về chứng thực

là hệ thống các quy phạm pháp luật quy định thủ tục, trình tự tổ chức triển khai, thực hiện các hoạt động chứng thực Về nội dung, luật thủ tục gồm các quy định về trình tự tiến hành các công việc, biện pháp nghiệp vụ làm thủ tục chứng thực, kiểm tra, giám sát, kiểm soát hoạt động chứng thực; về quyền, nghĩa vụ, trách nhiệm của các chủ thể, đối tượng quản lý trong hoạt động chứng thực; về nguyên tắc, hệ thống,

tổ chức, bộ máy hoạt động cơ quan Tư pháp; về mối quan hệ phối hợp giữa các cơ quan nhà nước liên quan trong hoạt động tư pháp; về chế độ, thủ tục thanh tra, kiểm tra trong quản lý nhà nước về chứng thực; về quyền, nghĩa vụ, trách nhiệm của cá nhân tổ chức khi tham gia hoạt động chứng thực; về các loại chứng thực; về thẩm quyền xử lý, các hành vi vi phạm các quy định pháp luật về chứng thực, trình tự, thủ tục xử lý, khiếu nại, tố cáo và giải quyết khiếu nại tố cáo vi phạm các quy định pháp luật về chứng thực…

- Về các quy định luật nội dung: Các quy định này là hệ thống các văn bản

quy phạm pháp luật quy định về chế độ, chính sách; phí lệ phí trong hoạt động chứng thực;

Ba là về đối tượng quản lý nhà nước về chứng thực

Đối tượng quản lý của quản lý nhà nước về chứng thực, gồm cơ quan nhà nước có thẩm quyền, cá nhân, tổ chức liên quan đến hoạt động chứng thực

Cán bộ tư pháp, cơ quan tư pháp cấp dưới là đối tượng quản lý của cơ quan nhà nước cấp trên là cơ quan quản lý theo chuyên ngành dọc Ở những lĩnh vực quản lý chuyên ngành liên quan, phải chịu sự quản lý, kiểm tra, giám sát của các cơ quan quyền lực ở Trung ương và địa phương Những đối tượng bị quản lý phải định

kỳ hoặc đột xuất báo cáo tình hình hoạt động của ngành với Bộ Tư pháp, UBND cùng cấp,báo cáo công tác tư pháp trong đó có hoạt động chứng thực trước HĐND địa phương, chịu sự giám sát của đại biểu Quốc hội, đại biểu HĐND, Mặt trận và đoàn thể ở địa phương…

UBND cấp dưới là đối tượng quản lý của cơ quan nhà nước cấp trên UBND cấp Tỉnh chịu trách nhiệm trước Chính phủ về quản lý nhà nước trong đó có hoạt động chứng thực tại địa phương do mình quản lý

Các cơ quan khác của Nhà nước là đối tượng quản lý nhà nước về chứng thực gồm: Bộ Tài chính, Cục kiểm soát thủ tục hành chính, Bộ ngoại giao,… là đối tượng quản lý khi thực hiện chức năng phối hợp hoạt động, phải chịu sự quản lý, kiểm tra, giám sát của các chủ thể quản lý có thẩm quyền

Ba là về mục đích quản lý nhà nước về chứng thực

Mục đích tổng quát của quản lý nhà nước về chứng thực là nhằm thể chế hoá đường lối xây dựng nền kinh tế thị trường hướng xã hội chủ nghĩa, thực hiện chủ động hội nhập; tham gia tích cực và quá trình toàn cầu hoá; xây dựng nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa nhằm thúc đẩy sự phát triển kinh tế- xã hội, thúc đẩy công cuộc cải cách nền hành chính quốc gia, tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động chứng thực, đẩy mạnh công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước…

Mục đích riêng của quản lý nhà nước về chứng thực là đảm bảo hoạt động chứng thực được thực hiện theo đúng các quy định của pháp luật, đảm bảo quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức liên quan đến hoạt động chứng thực, đảm bảo giá trị về mặt pháp lý của hoạt động chứng thực

1.2.3 Vai trò quản lý nhà nước về chứng thực

Thứ nhất triển khai, thực hiện chủ trương, đường lối của Đảng trong quản lý nhà nước đối với hoạt động chứng thực

Quản lý nhà nước luôn là phương tiện triển khai thực hiện chủ trương, đường lối của Đảng trong quản lý nhà nước không chỉ riêng trong lĩnh vực chứng thực mà trong tất cả các lĩnh vực Tương ứng với từng thời kỳ phát triển kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội của đất nước Đảng ta có những chủ trương, đường lối quản lý nhà nước về chứng thực Sau khi những chủ trương, đường lối ra đời, các văn bản pháp luật của Nhà nước sẽ thể chế và ghi nhận vào các chế định, qui định của pháp luật Khi các chủ trương, chính sách của Đảng được thể chế vào pháp luật, một mặt các

cơ quan nhà nước có thẩm quyền tổ chức thực hiện chúng trong thực tế bằng các hoạt động chuyên môn, mặt khác các cơ quan nhà nước có thẩm quyền bảo vệ các qui định của pháp luật đó bằng hoạt động thanh tra, kiểm tra, khiếu nại tố cáo các hành vi vi phạm pháp luật trong hoạt động chứng thực

Khi chủ trương, đường lối của Đảng thay đổi, thì hoạt động quản lý nhà nước bằng pháp luật thay đổi từ khâu sửa đổi, bổ sung các văn bản qui phạm pháp luật liên quan, sau đó các hoạt động quản lý nhà nước khác mới tiếp tục thay đổi

Hai là đảm bảo các hoạt động chứng thực đúng qui định của pháp luật

Văn bản chứng thực là công cụ pháp lý hỗ trợ tích cực cho công dân, tổ chức trong khi thực hiện các thủ tục hành chính, các giao dịch dân sự… Bằng việc qui định chặt chẽ về trình tự, thủ tục trong quá trình tạo lập văn bản chứng thực và sự quản lý của cơ quan nhà nước có thẩm quyền tạo hành lang pháp lý cho các chủ thể khi tham gia hoạt động chứng thực phải thực hiện theo đúng các quy định của pháp luật

Ba là bảo đảm an toàn pháp lý cho các giao dịch dân sự, kinh tế, bảo vệ quyền lợi ích hợp pháp của công dân tiến tới ổn định xã hội

Văn bản chứng thực là có giá trị pháp lý đáng tin cậy hơn bất kỳ loại giấy tờ nào khác, bởi khi cá nhân xuất trình văn bản chứng thực thì các cá nhân, tổ chức khác không có quyền được yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu hoặc phủ nhận tính xác thực của văn bản Bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ

bản chính có giá trị pháp lý sử dụng thay thế cho bản chính trong các giao dịch Chữ

ký được chứng thực có giá trị chứng minh người yêu cầu chứng thực đã ký chữ ký

đó, là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký về nội dung của giấy tờ, văn bản Những chứng cứ này giúp cho người dân bảo vệ được quyền lợi của mình khi xảy ra tranh chấp trong giao lưu dân sự, kinh tế thương mại Nó là căn cứ, là cơ sở pháp lý khi vụ việc được đưa ra xét xử để bác bỏ lập luận của đối phương

Có thể nói hoạt động chứng thực đã và đang tác động mạnh mẽ tới đời sống nhân dân, bảo vệ quyền và lợi ích của cá nhân, tổ chức Tạo hành lang pháp lý an toàn cho các giao dịch làm hạn chế rủi ro đến với người dân trong các giao dịch dân

sự, kinh tế, thương mại, trong khi thực hiện các thủ tục hành chính Cũng qua việc chứng thực làm giảm giấy tờ giả mạo nhằm lẩn tránh pháp luật giúp nhân dân yên tâm hơn trong các giao dịch của mình Khi xã hội càng phát triển nhu cầu giao dịch càng gia tăng nhất là ở các khu đô thị và thành phố Kéo theo là nhu cầu công chúng phát triển vì thế cần thiết phải tăng cường hệ thống pháp luật công chứng, chứng thực để bảo đảm an toàn pháp lý khi công dân thực hiện các thủ tục công chứng hợp đồng, giao dịch

Ngoài việc bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của các chủ thể khi tham gia hoạt động chứng thực thì việc quản lý nhà nước bằng pháp luật về chứng thực còn góp phần nâng cao dân trí về mặt pháp lý của công dân, mở rộng dân chủ, để cao

tinh thần trách nhiệm công dân đối với nhà nước và xã hội

Bốn là góp phần thúc đẩy nền kinh tế - xã hội phá triển, tăng cường hội nhập kinh tế quốc tế

Quản lý nhà nước về chứng thực đạt hiệu quả tốt sẽ tạo hành lanh pháp lý bảo

vệ quyền và lợi ích hợp pháp cho công dân cũng như khuyến khích công dân, tổ chức thực hiện cách giao dịch, hợp đồng, các thủ tục hành chính theo đúng qui định của pháp luật Các giao dịch, hợp đồng, các thủ tục hành chính phát triển và có sự đảm bảo từ Nhà nước sẽ thúc đẩy nền kinh tế - xã hội của đất nước phát triển

Trong thời đại hội nhập kinh tế quốc tế hiện nay, chủ trương của Đảng ta là đối mới và phát triển nên kinh tế đất nước gắn chặt với hợp tác và hội nhập.Sự quản

lý nhà nước về chứng thực có hiệu quả là tiền đề cho sự giao lưu dân sự, kinh tế và thương mại giữa Việt Nam và các nước trên thế giới, cho sự phát triển của các hợp đồng, giao dịch dân sự, kinh tế, thương mại với các tổ chức, cá nhân nước ngoài.Hoà mình vào xu thế phát triển và theo nhu cầu phát triển mới của đất nước việc cải cách chứng thực sao cho thuận tiện nhanh chóng không phiền hà phát huy được vai trò tác dụng của hoạt động công chứng trong việc phục vụ đắc lực các hoạt động kinh tế, xã hội phù hợp với điều kiện Việt Nam là nhu cầu bức thiết

1.2.4 Nội dung quản lý nhà nước về chứng thực

Pháp luật là công cụ quan trọng để nhà nước tổ chức quản lý xã hội nhất là khi xây dựng một chế độ xã hội mới Cho nên, nhà nước cần phải thực hiện các hoạt động xây dựng và hoàn thiện pháp luật, tổ chức thực hiện pháp luật, xử lý vi phạm pháp luật Đây là ba khâu quan trọng của qui trình quản lý nhà nước bằng pháp luật, hoạt động quản lý nhà nước sẽ không thực hiện được nếu thiếu một trong ba khâu đó.Cho nên, giữa ba khâu tồn tại một mối quan hệ khăng khít, không thể tách rời cấu thành nội dung của quản lý nhà nước bằng pháp luật Quản lý nhà nước về chứng thực cũng vậy, nội dung của nó được cấu thành từ ba khâu là xây dựng và hoàn thiện các qui định của pháp luật về chứng thực, tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật về chứng thực, bảo vệ các quy định của pháp luật về chứng thực

Một là xây dựng và hoàn thiện các quy định pháp luật về chứng thực: Đây là

nội dung cơ bản của quản lý nhà nước về chứng thực vì các văn bản pháp luật là cơ sở đầu tiên và quan trọng để quản lý nhà nước có hiệu quả

Hoạt động ban hành các quy định của pháp luật về chứng thực là hoạt động phức hợp gồm nhiều giai đoạn kế tiếp nhau, do nhiều chủ thể có vị trí, chức năng, quyền hạn khác nhau tiến hành, bắt đầu từ giai đoạn hình thành sang kiến xây dựng pháp luật đến việc công bố văn bản pháp luật.Trong tất cả các giai đoạn của hoạt động xây dựng các quy định pháp luật về chứng thực đều đòi hỏi các cơ quan nhà nước có thẩm quyền phải tuân theo những nguyên tắc cơ bản của quá trình xây dựng các quy định pháp luật về chứng thực Đó là các nguyên tắc như: Nâng cao sự lãnh đạo của Đảng, nguyên tắc khách quan, nguyên tắc pháp chế XHCN… hay các nguyên tắc kỹ

thuật trong soạn thảo như: tính xác định của cách thức diễn đạt, đảm bảo rõ rang và dễ hiệu của ngôn ngữ, điều chỉnh đầy đủ quan hệ xã hội trong lĩnh vực chứng thực

Trong hoạt động ban hành các văn bản pháp luật và hoàn thiện các quy định pháp luật về chứng thực của các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền ở Việt Nam hiện nay trước hết phải kể đến hoạt động ban hành Luật về tổ chức và hoạt động chứng thực của Ủy ban thường vụ Quốc hội Tiếp theo là hoạt động ban hành luật của Chính phủ, Bộ và cơ quan ngành Bộ liên quan đến hoạt động chứng thực UBND các cấp trong phạm vi thẩm quyền của mình ban hành các văn bản điều chỉnh hoạt động chứng thực

Trong xây dựng và hoàn thiện các quy định pháp luật về chứng thực, công tác rà soát, hệ thống văn bản qui phạm pháp luật về chứng thực có tầm quan trọng đặc biệt nhằm khắc phục kịp thời những hạn chế của pháp luật chứng thực, nâng cao chất lượng của pháp luật chứng thực, tính pháp điển và đặc biệt là tạo điều kiện cho công tác quản lý văn bản, cho việc sử dụng, áp dụng văn bản qui phạm pháp luật về chứng thực

Thứ hai là tổ chức thực hiện các quy định pháp luật về chứng thực:

Xây dựng một hệ thống pháp luật thống nhất, đồng bộ và phù hợp với yêu cầu của cuộc sống xã hội là việc khó, nhưng việc đảm bảo để pháp luật được thực

thi nghiêm chỉnh trong xã hội còn khó khăn, phức tạp hơn Thực tế đã chứng minh

rằng pháp luật được ban hành tự thân nó không thể đi vào đời sống mà phải thông qua việc tổ chức thực hiện trên thực tế Tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật

về chứng thực nhằm đưa các qui phạm pháp luật về chứng thực vào điều chỉnh các quan hệ chứng thực, được tiến hành trên hai bình diện chủ yếu là triển khai thực hiện

và áp dụng pháp luật

Về triển khai thực hiện các quy định pháp luật về chứng thực: Trong phạm

vi thẩm quyền, Chỉnh phủ, Bộ Tư pháp, UBND các Tỉnh, Bộ ngoại giao tổ chức triển khai các qui định trong các văn bản pháp luật chứng thực bằng việc tập huấn, hướng dẫn nghiệp vụ thực hiện tại các cơ quan, đơn vị cơ sở, tuyên truyền, phổ biến giáo dục cho các đối tượng do mình quản lý bằng nhiều hình thức, biện pháp

phù hợp Trong tổ chức thực hiện các quy định pháp luật về chứng thực, các cấp, các ngành ở Trung ương cũng như các địa phương phải có sự phối hợp một cách đồng bộ, nhịp nhàng thì mới thực hiện các quy định pháp luật về chứng thực một cách có hiệu quả cao

Về áp dụng các quy định pháp luật về chứng thực: Đây là việc các cơ quan

nhà nước có thẩm quyền trong lĩnh vực chứng thực bằng các hoạt động nghiệp vụ, với trình độ chuyên môn cao của cán bộ, công chức có thẩm quyền trong lĩnh vực chứng thực tổ chức cho các chủ thể có tham gia hoạt động chứng thực thực hiện những qui định của các quy định pháp luật về chứng thực

Với nội dung trên hoạt động áp dụng các quy định pháp luật về chứng thực là

sự tác động quản lý bằng quyền lực nhà nước của các cơ quan có thẩm quyền trong lĩnh vực chứng thực và một số cơ quan khác của nhà nước được ủy quyền để thi hành các qui định pháp luật về chứng thực Đây là yếu tố quyết định sự tuân thủ nghiêm chỉnh các qui phạm pháp luật về chứng thực, tăng cường nâng cao hiệu lực, hiệu quả thực tế của quản lý nhà nước trong lĩnh vực chứng thực

Ba là bảo vệ các quy định pháp luật về chứng thực:

Bảo vệ pháp luật nói chung, là hoạt động của các cơ quan nhà nước: Viện kiểm sát nhân dân, Tòa án, Thanh tra các cấp, cơ quan công an…Hoạt động của các

cơ quan này nhằm đấu tranh, ngăn ngừa, loại trừ các hành vi vi phạm pháp luật, bảo

vệ lợi ích của xã hội, quyền và lợi ích hợp pháp của công dân

Trong quản lý nhà nước bằng pháp luật về chứng thực hoạt động bảo vệ pháp luật chứng thực được hiểu theo hai nghĩa:

Theo nghĩa rộng: Là hoạt động phát hiện, đấu tranh, phòng ngừa, chống các

hành vi vi phạm pháp luật chứng thực của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền

Theo nghĩa hẹp: Là hoạt động thanh tra, kiểm tra hoạt động chứng thực,

thanh tra, kiểm tra việc thi hành các quy định pháp luật về chứng thực, giải quyết tranh chấp, khiếu nại, tố cáo và xử lý các hành vi vi phạm các quy định pháp luật về chứng thực do các cơ quan quản lý hành chính trong lĩnh vực chứng thực tiến hành

Để đảm bảo chức năng bảo vệ pháp luật trong quản lý nhà nước về chứng

thực, các hoạt động thanh tra, kiểm tra và xử lý các vi phạm về chứng thực cần được tiến hành thường xuyên, liên tục làm sáng tỏ và xử lý nghiêm minh, kịp thời các hành vi vi phạm pháp luật đó

Như vậy, thanh tra, kiểm tra hoạt động chứng thực, giải quyết tranh chấp, khiếu nại, tố cáo các vi phạm các quy định pháp luật về chứng thực là hoạt động củng cố, tăng cường hiệu lực, hiệu quả của xây dựng, tổ chức thực hiện các quy định pháp luật về chứng thực Đó là một nội dung của quản lý nhà nước về chứng thực ở nước ta hiện nay

1.2.5 Nguyên tắc quản lý nhà nước về chứng thực

Một là nguyên tắc đảm bảo tính quyền lực nhà nước trong hoạt động chứng thực

Tính quyền lực trong hoạt động quản lý nhà nước về chứng thực thể hiện ở chỗ chủ thể tiến hành quản lý là các cơ quan quyền lực nhà nước như Chính phủ, UBND cấp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, Bộ ngoại giao các cơ quan nhà nước có thẩm khác quyền căn cứ vào qui định của pháp luật về chứng thực đề ra các quyết định, các văn bản quy phạm pháp luật có tính bắt buộc chung cho đối tượng quản lý nhằm đảm bảo hoạt động chứng thực được tuân thủ theo qui định của pháp luật Bởi hoạt động chứng thực là một trong các hoạt động chính của UBND cấp huyện, UBND cấp xã có ảnh hưởng lớn đến đời sống cũng như quyền và nghĩa vụ hợp pháp của người dân

Hai là nguyên tắc kết hợp quản lý theo ngành và quản lý theo lãnh thổ

Quản lý nhà nước theo ngành và quản lý nhà nước theo lãnh thổ là hai mặt không tách rời nhau mà phải được kết hợp chặt chẽ với nhau.Các cơ quan Tư pháp đều tổ chức và hoạt động theo nguyên tắc song trùng trực thuộc chịu sự quản lý theo Ngành là cơ quan Tư pháp cấp trên mà cao nhất là Bộ Tư pháp Mặc khác, các

cơ quan Tư pháp được nằm trong cơ cấu và tổ chức của UBND các cấp chịu sự quản lý theo địa giới hành chính.Bộ Tư pháp phải chịu trách nhiệm trước Chính phủ

về quản lý ngành của mình

Hoạt động quản lý theo ngành của cơ quan nhà nước nhằm đề ra các chủ trương, chính sách phát triển toàn ngành Tư pháp trong đó có hoạt động chứng thực,

tạo môi trường thuận lợi cho hoạt động chứng thực được pháp triển và bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của cá nhân tổ chức

Hoạt động quản lý theo lãnh thổ đối với hoạt động Tư pháp nói chung và hoạt động chứng thực nói riêng nhằm tổ chức sự điều hòa, phối hợp các hoạt động của ngành Tư pháp trên phạm vi cả nước cũng nhưng trên từng đơn vị hành chính lãnh thổ với mục tiêu đảm bảo pháp chế XHCN, tôn trọng quyền làm chủ của nhân dân, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức trong hoạt động chứng thực

Ba là đảm bảo tính xác thực, tính hợp pháp và giá trị pháp lý của văn bản chứng thực

Hoạt động chứng thực là một trong những thủ tục hành chính, một thể chế không thể thiếu được của Nhà nước pháp quyền để đảm bảo giá trị pháp lý, sự an toàn của các giao dịch, hợp đồng cũng như bảo đảm việc thực hiện quyền và nghĩa

vụ của các chủ thể khi tham gia hoạt động chứng thực Văn bản chứng thực có giá trị xác thực, giá trị pháp lý và độ tin cậy hơn hẳn các loại giấy tờ không có chứng nhận xác thực Bằng việc quản lý nhà nước sẽ đảm bảo trật tự, kỷ cương, ổn định trong việc quản lý hoạt động chứng thực; từ đó cũng góp phần làm giảm đáng kể việc giải quyết tranh chấp luôn là gánh nặng của các cơ quan chức năng và giúp các

cơ quan chức năng quản lý tốt hơn xã hội

Trên đây là ba nguyên tắc cơ bản trong quản lý nhà nước về chứng thực

mà chúng ta cần quan tâm.Ngoài ra, để đảm bảo quản lý có hiệu quả các cơ quan quản lý nhà nước về chứng thực còn phải tuân thủ các nguyên tắc quản lý nhà nước nói chung như: nguyên tắc Đảng lãnh đạo, nguyên tắc tập trung dân chủ, nguyên tắc pháp chế XHCN mà luận văn đã trình bày ở phần trên

1.2.6 Chủ thể quản lý nhà nước về chứng thực

Việc tổ chức các cơ quan nhà nước về chứng thực được tổ chức theo mô hình thống nhất quản lý từ Trung ương đến địa phương và kết hợp giữa quản lý ngành, lĩnh vực với quản lý theo lãnh thổ Theo đó Chính phủ thống nhất quản lý nhà nước

về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký Bộ

Tư pháp chịu trách nhiệm trước Chính phủ trong việc thực hiện quản lý nhà nước về

cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký Bộ Tư pháp là Bộ quản lý ngành trực thuộc Chính phủ, tổ chức và hoạt động theo nguyên tắc tập trung dân chủ Trong khi đó, Bộ Tư pháp lại tổ chức và hoạt động theo nguyên tắc tập trung và thống nhất Đây là điểm hết sức đặc thù trong tổ chức bộ máy Chính phủ, cho thấy dù về tổ chức có sự thay đổi, song vị trí, chức năng, nguyên tắc tổ chức và hoạt động của ngành Tư pháp trong đó có hoạt động chứng thực vẫn được khẳng định

Bộ Ngoại giao có trách nhiệm phối hợp với Bộ Tư pháp trong việc hướng dẫn, kiểm tra, thanh tra, tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký của cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài

và viên chức lãnh sự, viên chức ngoại giao được giao thực hiện nhiệm vụ

Bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình có trách nhiệm phối hợp với Bộ Tư pháp trong việc thực hiện quản lý nhà nước về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký

UBND các cấp thực hiện việc quản lý nhà nước về cấp bản sao từ sổ gốc,

chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký tại địa phương

Ngoài các cơ quan có thẩm quyền quản lý nhà nước về chứng thực còn có các cơ quan thực hiện quyền giám sát đối với hoạt động quản lý đó Đây là những chủ thể được pháp luật trao quyền kiểm tra, giám sát các hoạt động quản lý nhà nước ở tất cả các lĩnh vực nói chung và lĩnh vực chứng thực nói riêng đó là Quốc hội, đại biểu Quốc hội, HĐND các cấp, trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình giám sát việc thi hành các quy định pháp luật về chứng thực; Mặt trận

Tổ quốc Việt Nam, các tổ chức thành viên của Mặt trận động viên nhân dân nghiêm chỉnh thi hành các quy định pháp luật về chứng thực; giám sát việc thi hành các quy định pháp luật về chứng thực theo quy định của pháp luật; nhân dân, chủ thể thực hiện giám sát đối với các hoạt động của các cơ quan quản lý nhà nước về chứng thực Nhân dân thực hiện giám sát thông qua các đại biểu của mình ở các cơ quan quyền lực Trung ương hoặc địa phương, hoặc thực hiện các quyền khiếu nại, tố cáo

các cơ quan, cán bộ, công chức đã vi phạm hoặc cho là đã vi phạm các quy định pháp luật về chứng thực Việc xác định nhân dân là chủ thể quản lý nhà nước về chứng thực trong hoạt động giám sát, cho thấy bản chất dân chủ trong quản lý nhà nước về chứng thực ở nước ta

1.2.7 Yêu cầu quản lý nhà nước về chứng thực

Một là yêu cầu kết hợp giữa quản lý ngành và quản lý theo lãnh thổ

Yêu cầu kết hợp quản lý theo ngành và theo lãnh thổ đòi hỏi phải có sự phối hợp chặt chẽ giữa quản lý theo ngành và quản lý theo lãnh thổ đối với hoạt động chứng thực Cả hai chiều quản lý đều phải có trách nhiệm chung trong việc thực hiện mục tiêu của ngành cũng như của lãnh thổ Sự kết hợp này sẽ tránh được tư tưởng bản vị của bộ, ngành, trung ương và tư tưởng cục bộ địa phương của chính quyền địa phương

Hoạt động chứng thực phải được thực hiện quản lý đồng thời cả hai chiều vừa phải chịu sự quản lý của ngành (Bộ) đồng thời nó cũng phải chịu sự quản lý theo lãnh thổ của chính quyền địa phương Có sự phân công quản lý rành mạch cho các cơ quan quản lý theo ngành và theo lãnh thổ, không trùng lặp, không bỏ sót về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Các cơ quan quản lý nhà nước về chứng thực theo mỗi chiều thực hiện chức năng, nhiệm vụ quản lý theo thẩm quyền của mình trên cơ

sở đồng quản hiệp quản, tham quản với cơ quan nhà nước thuộc chiều kia, theo quy định cụ thể của Nhà nước Đồng quản là cùng có quyền và cùng nhau ra quyết định quản lý theo thể thức liên tịch Hiệp quản là cùng nhau ra quyết định quản lý theo thẩm quyền, theo vấn đề thuộc tuyến của mình nhưng có sự thương lượng, trao đổi, bàn bạc để hai loại quyết định của mỗi bên tương đắc với nhau Tham quản là việc quản lý, ra quyết định của mỗi bên phải trên cơ sở được lấy ý kiến của bên kia

Hai là yêu cầu đảm bảo tính nhanh chóng và kịp thời

Hoạt động quản lý nhà nước nói chung và hoạt động quả lý nhà nước về chứng thực nói riêng là hoạt động mang tính nhanh chóng và kịp thời xuất phát từ yêu cầu của hoạt động chứng thực Các cơ quan có thẩm quyền phải luôn luôn dự tính những công việc của tương lai phù hợp với sự vận động, phát triển của thực tế

khách quan, nhưng trên thực tế người quản lý chỉ dự tính được những đường hướng

cơ bản, những vấn đề có tính tất yếu, tính quy luật, không thể dự tính hết được những sự kiện không bình thường, những cái ngẫu nhiên trong quá trình phát triển - những sự kiện không bình thường trong hoạt động chứng thực nhằm đảm bảo quản

lý nhà nước có hiệu quả cũng như xử lý kịp thời những yêu cầu của thực tiễn

Ba là yêu cầu về cải cách hành chính, cải cách tư pháp

Yêu cầu về cải cách hành chính, cải cách tư pháp được thể hiện trước hết và tập trung trong việc xây dựng các quy định pháp luật về chứng thực; kiện toàn bộ máy các cơ quan quản lý nhà nước về chứng thực; nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ; Đồng thời đáp ứng yêu cầu về cải cách hành chính, cải cách tư pháp trong hoạt động chứng thực cũng đòi hỏi cán bộ có trách nhiệm phải tạo điều kiện thuận lợi cho người dân có thể dễ dàng thuận lợi trong hoạt động chứng thực, tuyệt đối không được yêu cầu người dân phải nộp hoặc xuất trình các loại giấy tờ không có trong quy định của pháp luật như tình trạng xảy ra tại một số đơn vị hành chính cấp xã trong thời gian qua

Yêu cầu về cải cách hành chính, cải cách tư pháp đồng thời cũng đòi hỏi cán

bộ Tư pháp phải rèn luyện, nâng cao ý thức trách nhiệm, năng lực chuyên môn nghiệp vụ theo hướng chuyên nghiệp hoá

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1

Trong chương 1, với đề tài “Quản lý nhà nước về chứng thực – qua thực

tiễn Thành phố Hà Nội”, luận văn đã làm rõ một số vấn đề lý luận quản lý nhà

nước về chứng thực đã đưa ra được khái niệm, đặc điểm thuật ngữ “chứng thực”, phân loại hoạt động chứng thực; đưa ra được khái niệm, đặc điểm, nguyên tắc của quản lý nhà nước; đưa ra được khái niệm, đặc điểm, nguyên tắc, nội dung quản lý nhà nước về chứng thực; nêu ra vai trò của quản lý nhà nước về chứng thực

Nội dung quan trọng của Chương 1 là đã phân tích đặc điểm, nội dung, nguyên tắc của quản lý nhà nước về chứng thực

Các quy định pháp luật về chứng thực là công cụ và là cơ sở để tạo ra chuẩn

mực quản lý nhà nước về chứng thực do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành và đòi hỏi phải có sự phối hợp đồng bộ, chặt chẽ Chính phủ là cơ quan quản

lý thống nhất về chứng thực có vai trò đặc biệt quan trọng trong xây dựng các quy định pháp luật về chứng thực

Thực hiện các quy định pháp luật về chứng thực được tiến hành trên hai bình diện: triển khai thực hiện pháp luật và áp dụng pháp luật Trong đó, áp dụng các quy định pháp luật là yếu tố quyết định sự tuân thủ nghiêm minh các quy định pháp luật

về chứng thực, tăng cường và nâng cao hiệu lực, hiệu quả thực tế quản lý nhà nước trong các hoạt động chứng thực

Tổ chức bảo vệ các quy định pháp luật về chứng thực được tiến hành bằng các hoạt động thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo, xử lý vi phạm các quy định pháp luật về chứng thực Trong đó, thanh tra, kiểm tra nhằm phát hiện những sơ hở, khiếm khuyết, vi phạm pháp luật để có biện pháp xử lý, khắc phục kịp thời; vi phạm pháp luật hải quan tuỳ theo mức độ, hình thức vi phạm mà bị áp dụng xử lý chế tài hành chính hoặc hình sự Hoạt động giải quyết khiếu nại, tố cáo trước hết nhằm bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của pháp nhân, công dân, đồng thời, phát huy dân chủ và vai trò giám sát của nhân dân đối với hoạt động quản lý nhà nước về chứng thực

Chương 2 THỰC TRẠNG QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CHỨNG THỰC –

QUA THỰC TIỄN THÀNH PHỐ HÀ NỘI

2.1 Thực trạng các quy định pháp luật về chứng thực ở Việt Nam

2.1.1 Các giai đoạn hình thành và phát triển của các quy định pháp luật về chứng thực

Giai đoạn từ năm 1945 đến năm 1990

Ở Việt Nam, sau khi Cách mạng tháng Tám thành công, ngày 15/11/1945 Nhà nước ta đã ban hành sắc lệnh số 59/SL quy định về "Thể lệ thị thực các giấy tờ" Tiếp đó, ngày 29/02/1952 Sắc lệnh số 85/SL về "Thể lệ trước bạ về việc mua, bán, cho, đổi nhà cửa, ruộng đất" được ban hành Theo hai Sắc lệnh này, một số việc chứng nhận các giấy tờ giao cho Uỷ ban kháng chiến hành chính (nay là UBND) các cấp thực hiện

Sau mấy chục năm không tổ chức hoạt động chứng thực, ngày 10/10/1987 Bộ

Tư pháp đã ra Thông tư số 574/QLTPK về công chứng nhà nước, nhằm đáp ứng yêu cầu của công cuộc đổi mới toàn diện của đất nước Công tác chứng thực của UBND các địa phương được cải tiến và nâng cao một bước về chất lượng; đồng thời Phòng Công chứng nhà nước tại Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh được thành lập

Giai đoạn 1991 đến năm 2005

Ngày 27/02/1991, Hội đồng bộ trưởng (nay là Chính phủ) đã ban hành Nghị định 45/HĐBT về tổ chức và hoạt động Công chứng nhà nước Đây là văn bản đầu tiên quy định toàn diện về tổ chức và hoạt động công chứng trong bối cảnh một số quy định liên quan đến công chứng trong các văn bản quy phạm pháp luật có giá trị cao hơn đã được ban hành, như: Pháp lệnh thừa kế (30/8/1990), Pháp lệnh nhà ở và Pháp lệnh hợp đồng kinh tế được ban hành gần như cùng thời điểm (26/3/1991 và 29/4/1991) Nghị định số 45/HĐBT ngày 27/2/1991 đã hình thành quan niệm về Công chứng Nhà nước là việc chứng nhận tính xác thực các hợp đồng và giấy tờ theo quy định của pháp luật nhằm bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của công dân và

cơ quan nhà nước, tổ chức kinh tế tổ chức xã hội góp phần phòng ngừa vi phạm pháp luật tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa Nghị định này cũng định nghĩa Công chứng viên chứng nhận bản sao giấy tờ, tài liệu từ bản chính Các huyện, thị

xã nơi chưa có phòng công chứng Nhà nước UBND huyện, thị xã được quyền thực hiện các việc công chứng, cụ thể là: Chứng nhận hợp đồng dân sự; chứng nhận giấy

ủy quyền; chứng nhận di chúc; chứng nhận bản sao giấy tờ, tài liệu tiếng Việt

Tuy nhiên, tình hình phát triển kinh tế, xã hội của nước ta sau 5 năm đã có những biến đổi lớn, những quy định của pháp luật nói chung và pháp luật về công chứng nói riêng phải được hoàn thiện một bước cho phù hợp Nhất là sau khi Luật đất đai năm 1993 và Bộ luật dân sự năm 1995 có hiệu lực thi hành Ngày 18/5/1996 Chính phủ đã ban hành Nghị định 31/CP về tổ chức và hoạt động công chứng thay thế cho Nghị đinh 45/HĐBT ngày 27/02/1991 Nghị định này đã cụ thể hoá một phần các quy định của BLDS, đổi mới một bước và tạo cơ sở pháp lý cho việc tiếp tục phát triển hoạt động công chứng ở nước ta Nghị định số 31/CP ngày 18/5/1996 cũng định nghĩa về công chứng như Nghị định 45/HĐBT và quy định UBND quận, huyện, thị xã thuộc tỉnh có thẩm quyền chứng thực một số việc và chứng thực bản sao giấy tờ từ bản chính UBND xã chứng thực việc từ chối nhận di sản, chứng thực

di chúc và các việc khác do pháp luật quy định Cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp bản chính giấy tờ như giấy khai sinh, giấy chứng nhận kết hôn, văn bằng, chứng chỉ và các giấy tờ khác có quyền cấp bản sao các giấy tờ đó cho đương sự

Sau hơn 4 năm triển khai thực hiện, nhiều quy định của Nghị định 31/CP đã

tỏ ra bất cập, không còn phù hợp với thực tế Do vậy, ngày 08/12/2000 Chính phủ

đã ban hành Nghị định số 75/2000/NĐ-CP thay thế cho Nghị định 31/CP Đồng thời ban hành Chỉ thị số 01/2001/CT – TTG ngày 05/3/2001 của Thủ tướng Chính Phủ

về triển khai thi hành nghị định 75/2000/NĐ - CP

Quy định của Nghị định 75/2000/NĐ-CP bước đầu có sự tách bạch giữa công chứng và chứng thực, tức là đã có sự phân biệt giữa hoạt động của cơ quan chuyên trách thực hiện công chứng là phòng công chứng và cơ quan kiêm nhiệm thực hiện nhiệm vụ này là UBND cấp huyện, cấp xã