Các quy định pháp luật về chứng thực và đặc biệt là Nghị định số 79/2007/NĐ-CP đã tạo ra nhiều sự thông thoáng, thuận lợi cho ngƣời dân trong hoạt động này. Tuy nhiên, bên cạnh đó cũng có nhiều quy định đã và đang tạo bất cập cho những ngƣời thực hiện tại thực tiễn địa phƣơng:
Một là khó khăn trong quá trình thực hiện thủ tục hành chính theo cơ chế “Một cửa”
Hiện nay, theo Quyết định số 93/2007/QĐ –Ttg ngày 22/6/2007 của Thủ tƣớng Chính phủ về việc ban hành quy chế thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại cơ quan hành chính ở địa phƣơng, theo đó UBND cấp huyện, UBND cấp xã việc tiếp nhận, xử lý và thực hiện chứng thực đều đƣợc áp dụng theo cơ chế hành chính một cửa bởi bản thân hoạt động chứng thực đƣợc cấu thành các thủ tục hành chính thuộc lĩnh vực Tƣ pháp. Việc áp dụng cơ chế hành chính một cửa trong hoạt động chứng thực là tạo đƣợc môi trƣờng hành chính công khai, trật tự. Nhƣng, bên cạnh đó lại có điểm rất không thuận tiện trong việc thực hiện cơ chế này là vô tình biến thủ tục hành chính một cửa trong chứng thực theo quy định của Nghị định 79/2007/NĐ-CP thành thủ tục hành chính 2 cửa.
Bởi lẽ, Nghị định 79/2007/NĐ-CP quy định trong hoạt động chứng thực cán bộ Tƣ pháp phải trực tiếp tiếp dân hàng ngày, giải quyết và trả kết quả ngay cho công dân. Thế nhƣng, thực tiễn cho thấy rằng cán bộ Tƣ pháp không thể trực tiếp làm điều này bởi quy định của pháp luật thì cán bộ chuyên môn không đƣợc thực hiện tiếp nhận và giải quyết thủ tục hành chính. Theo đó, cán bộ tiếp nhận hồ sơ chứng thực là cán bộ Văn phòng – Thống kê đƣợc phân công trực và tiếp nhận hồ sơ hành chính.Ngƣời có yêu cầu chứng thực chỉ đƣợc nộp yêu cầu của mình tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính, sau đó cán bộ Văn phòng – thống kê chuyên trách hoạt động tiếp nhận và và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính lại chuyển hồ sơ chứng thực cho Cán bộ Tƣ pháp hoặc Phòng Tƣ pháp để phòng này thực hiện công việc chứng thực. Sau đó, cán bộ Tƣ
pháp hoặc Phòng Tƣ pháp lại chuyển kết quả cho bộ phận hành chính một cửa để trả lại cho ngƣời có yêu cầu chứng thực. Vô hình chung, quy trình này đã làm phức tạp hóa một cách không cần thiết đối với thủ tục chứng thực bản sao. Mặt khác, đã kéo dài thời gian thực hiện chứng thực, không đảm bảo thời hạn đã đƣợc quy định trong Nghị định 79/2007/NĐ-CP.
Hai là gây khó khăn cho cán bộ, công chức thực hiện hoạt động chứng thực
Theo quy định của Nghị định 79 NĐ – CP hồ sơ chứng thực phải đƣợc giải quyết ngay và trả cho công dân (trừ trƣờng hợp số lƣợng hồ sơ lớn thì đƣợc hẹn trả trong vòng 02 ngày, tuy nhiên các quy định pháp luật không quy định rõ thế nào là số lƣờng hồ sơ lớn). Tuy nhiên, UBND xã chỉ có 01 cán bộ Tƣ pháp – Hộ tịch, Phòng Tƣ pháp cũng chỉ có từ 01 đến 02 chuyên việc thực hiện hoạt động Chứng thực – Hộ tịch trong khi đó Thông tƣ số 01/2009/TTLT-TP-NV của Bộ Tƣ pháp và Bộ Nội vụ có quy định tƣ pháp phải tham mƣu, thực hiện thêm nhiều nhiệm vụ khác. Trong những nhiệm vụ này có nhiều việc cán bộ Tƣ pháp phải trực tiếp xuống cơ sở để giải quyết nhƣ phối hợp trong thi hành án dân dự, tuyên truyền pháp luật, hòa giải, xác minh một số việc về hộ tịch theo quy định của Nghị định 158/2005/NĐ-CP. Ngoài ra, cán bộ Tƣ pháp còn phải thực hiện những công việc khác của UBND phƣờng, Trƣởng Phòng Tƣ pháp chỉ đạo nhƣ tham mƣu, phối hợp giải quyết khiếu nại tố cáo, tham gia giải phóng mặt bằng..Nhƣ vậy, cán bộ Tƣ pháp không thể đáp ứng đƣợc yêu cầu giải quyết hồ sơ chứng thực theo đúng quy định của pháp luật.
Về hoạt động chứng thực chữ ký ngƣời dịch trong bản dịch: Phòng Tƣ pháp cấp huyện có thẩm quyền chứng thực chữ ký ngƣời dịch trong các bản dịch từ tiếng nƣớc ngoài sang tiếng Việt hoặc ngƣợc lại. Thế nhƣng, mặt các quy định pháp luật về chứng thực hiện hành không quy định rõ những loại giấy tờ gì không đƣợc phép chứng thực. Việc này đã gây ra rất nhiều khó khăn cho ngƣời thực hiện vì trên thực tế đã có nhiều trƣờng hợp mang những loại giấy tờ bằng tiếng nƣớc ngoài có đóng dấu nhƣng lại không có chữ ký hay các loại hóa đơn, biên lai...Khi tiếp nhận yêu cầu, cán bộ tiếp nhận cũng không thể biết nội dung đó có đƣợc phép dịch và chứng thực hay không.
Bên cạnh đó, Nghị định 79/2007/NĐ-CP quy định đối với hoạt động chứng thực chữ ký bản dịch, ngƣời dịch phải cam đoan và chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản dịch. Thế nhƣng, trong thực tế hiện nay, vì lý do quy định nói trên chƣa có những chế tài ràng buộc cũng nhƣ việc chứng thực chữ ký ngƣời dịch của cán bộ chứng thực cũng mới chỉ dừng lại ở khái niệm đơn thuần nhất, nên chất lƣợng bản dịch đã xảy ra nhiều vấn đề bất cập nhƣ bỏ sót nội dung, nội dung không rõ, sai về cấu trúc ngữ pháp... Thậm chí có trƣờng hợp nội dung bản dịch trái hẳn với bản gốc (thƣờng gặp ở trƣờng hợp giấy tờ liên quan đến học tập). Điều này khiến cho cán bộ chứng thực vừa chứng thực vừa không chắc chắn về mặt chuyên môn mặc dù họ chỉ chịu trách nhiệm chứng thực chữ ký của ngƣời dịch. Không những thế, những bất cập này còn gây ảnh hƣởng không nhỏ đến các cơ quan Nhà nƣớc liên quan, trong đó có hệ thống cơ quan liên quan đến lĩnh vực đại diện ngoại giao, lãnh sự, xuất nhập cảnh.
Ba là chưa quy định rõ ràng buộc pháp lý về hoạt động cộng tác dịch thuật
Do trong hoạt động chứng thực các văn bản bằng tiếng nƣớc ngoài hoặc chứng thực các bản dịch, trình độ cán bộ chƣa đáp ứng đƣợc yêu cầu đề ra nên các Phòng Tƣ pháp thƣờng liên kết với động ngũ công tác viên dịch thuật. Nhƣng đội ngũ cộng tác viên dịch thuật không phải là cán bộ, công chức thuộc quản lý của Phòng tƣ pháp nên khi có vấn đề sai phạm sảy ra cũng khó quy kết trách nhiệm. Mặc dù các Phòng Tƣ pháp đã nghĩ tới phƣơng án quản lý đội ngũ công tác viên dịch thuật nhƣ Phòng Công chứng đã từng làm trƣớc kia. Nhƣng lý do trƣớc hết là do Nghị định 79/2007/NĐ-CP không có quy định ràng buộc về pháp lý giữa Phòng Tƣ pháp và cộng tác viên dịch thuật. Hơn nữa, không phải công dân nào cũng nhờ đến cộng tác viên dịch thuật của Phòng Tƣ pháp mà họ có thể tự mình hoặc nhờ ngƣời “thông thạo tiếng nƣớc ngoài” theo quy định của luật. Mà về vấn đề “thông thạo tiếng nƣớc ngoài” Bộ Tƣ pháp mặc dù đã có hƣớng dẫn nhƣng việc thực hiện trong thực tế vẫn không tránh khỏi vƣớng mắc làm ảnh hƣởng tính xác thực của văn bản chứng thực.