3.3.1.1 Xây dựng Luật chứng thực và các văn bản hướng dẫn thi hành
Chúng ta có thể nhận thấy rằng trong khi hệ thống pháp luật Việt Nam đang ở tâm điểm của cuộc chuyển mình mạnh mẽ nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý nhà nƣớc bằng pháp luật thì hoạt động xây dựng pháp luật đối với một lĩnh vực quản lý Nhà nƣớc rộng lớn và quan trọng nhƣ chứng thực trong suốt 60 năm qua vẫn chƣa vƣợt ra khỏi khuôn khổ của việc ban hành văn bản dƣới luật. Bởi thực tế hiện nay có rất nhiều loại việc chứng thực khác nhau do chính quyền các cấp cũng nhƣ các cơ quan, tổ chức trong và ngoài nƣớc thực hiện nhƣng việc chứng thực những loại việc này phải tuân thủ theo trình tự, thủ tục nhƣ thế nào, giá trị pháp lý của những hành vi chứng thực này ra sao thì chƣa đƣợc khẳng định. Đặc biệt, nhiều văn bản chứng thực đƣợc thừa nhận theo yêu cầu tự phát mà không có sơ pháp lý rõ ràng, chƣa đƣợc điều chỉnh bằng pháp luật của Nhà nƣớc. Chính vì vậy xuất hiện tình trạng mỗi cơ quan thực chứng thực một cách khác nhau đối với cùng một loại việc. Do đó, việc "luật hóa” các quy định về chứng thực là hết sức cần thiết để tạo cơ sở pháp lý cao cho việc giải quyết những vƣớng mắc trên
Nhƣ vậy đã đến lúc phải xây dựng Luật Chứng thực để đáp ứng cải cách hành chính hội nhập quốc tế và phục vụ ngƣời dân đƣợc tốt hơn. Khi thực hiện xây dựng Luật Chứng thực chúng ta có thể thực hiện theo 02 phƣơng án:
Phương án 01: Ngoài các hành vi chứng thực theo pháp luật hiện hành thì
cần đƣa một số việc mà cơ quan nhà nƣớc vẫn thực hiện xác nhận theo yêu cầu của ngƣời dân nhƣ xác nhận hồ sơ vay vốn, sơ yếu lý lịch, lời khai sự kiện, kê khai thu nhập, có mặt tại nơi cƣ trú... vào đối tƣợng điều chỉnh của Luật Chứng thực; nghiên cứu mối quan hệ giữa pháp luật về chứng thực và pháp luật chứng thực chữ ký số, chứng thực lƣu trữ.
Phương án 02: Quy định cụ thể những hành vi đƣợc coi là chứng thực,
những trƣờng hợp nào cần chứng thực, những hành vi không đƣợc Luật quy định thì không đƣợc gọi là chứng thực và trình tự, thủ tục của từng loại việc.
Ngoài ra, Luật cũng sẽ quy định về mô hình quản lý và thẩm quyền thực hiện chứng thực, về ngƣời thực hiện chứng thực ở UBND cấp xã, về các trƣờng hợp chứng thực không hợp lệ, trình tự, thủ tục thực hiện chứng thực.
Khi xây dựng Luật Chứng thực cần tính tới đặc thù công tác của các cơ quan đại diện Việt Nam ở nƣớc ngoài. Cần tránh cả hai thái cực là quy định rập khuôn công tác chứng thực ở nƣớc ngoài với ở trong nƣớc hoặc hoàn toàn bỏ lửng công tác này.
Khi thực hiện xây dựng và ban hành Luật Chứng thực phải đảm bảo những yêu cầu sau:
- Tiếp tục thể chế hóa các chủ trƣơng, đƣờng lối, quan điểm đã đƣợc xác định trong các Nghị quyết, văn kiện của Đảng về ngành Tƣ pháp nói chung và hoạt động chứng thực nói riêng, đặc biệt là Nghị quyết số 48-NQ/TW, Nghị quyết số 49- NQ/TW ngày 02/6/2005, tạo điều kiện cho hoạt động chứng thực tiếp tục phát triển theo hƣớng chuyên nghiệp hóa, phát triển thành một dịch vụ hành chính công tiêu biểu; tập trung sửa đổi, bổ sung những vấn đề mang tính cấp bách, cần thiết nhất để tháo gỡ khó khăn, vƣớng mắc lớn về thể chế, tạo cơ sở pháp lý đồng bộ, thống nhất hoạt động chứng thực.
Nâng cao vị trí, vai trò của hoạt động chứng thực trong quá trình phát triển kinh tế - xã hội. Nâng cao giá trị pháp lý của văn bản chứng thực, bảo đảm văn bản chứng thực có hiệu lực thi hành trong thực tiễn, giảm thiểu “gánh nặng” cho cơ quan nhà nƣớc.
Tập trung nâng cao về chất lƣợng, tính chuyên nghiệp của đội ngũ cán bộ, công chức thực hiện hoạt động chứng thực. Xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức tinh thông nghiệp vụ, có đạo đức trong khi thực thi công vụ.
Nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nƣớc về chứng thực. Cơ quan quản lý nhà nƣớc ở Trung ƣơng tập trung thực hiện vai trò quản lý ở tầm vĩ mô, chính sách lớn, đồng thời có các quy định phân cấp hợp lý cho địa phƣơng để bảo đảm sự điều hành thống nhất trong toàn quốc.
Đồng thời với việc xây dựng và ban hành Luật Chứng thực là việc xây dựng và ban hành các văn bản quy phạm pháp luật hƣớng dẫn thực hiện Luật chứng thực để đảm bảo hoạt động chứng thực đƣợc duy trì ổn định.
3.3.1.2 Đổi mới quan niệm về chứng thực
Hiện nay ở Việt Nam, mặc dù đã có sự phân biệt rạch ròi về mặt pháp lý thuật ngữ “ chứng thực” và “công chứng” đƣợc điều chỉnh ở 02 văn bản quy phạm pháp luật khác nhau là Luật công chứng 2006 và Nghị định số 79/ NĐ – CP. Tuy nhiên về mặt nhận thức ngay trong các những cá nhân có trình độ hoặc cán bộ, công chức vẫn quan niệm chƣa đầy đủ hai khái niệm trên.
Nếu quan niệm "công chứng, chứng nhận giấy tờ" thì không chính xác, bởi vì, chứng nhận giấy tờ hoặc chứng thực bản sao giấy, chứng thực chữ ký chỉ là công việc đơn thuần do cơ quan hành chính các cấp và các cơ quan nhà nƣớc từ trƣớc tới nay vẫn thực hiện, có thể coi đây là việc thị thực hành chính, không phải công việc thuộc phạm vi công chứng nhƣ một số quốc gia trên thế giới quan niệm văn bản, giấy tờ do các cơ quan nhà nƣớc lập ra đƣợc ký tên, đóng dấu và đã có giá trị thực hiện thì không có gì để chứng nhận, chứng nhận của công chứng viên sẽ trở nên vô nghĩa khi mà văn bản không do mình lập ra, không đƣợc chứng kiến việc thỏa thuận hoặc ký tên của những ngƣời có tên trong văn bản. Rõ ràng từ những quan niệm đơn giản về công chứng, đồng nhất khái niệm công chứng với việc chứng thực của UBND các cấp có thẩm quyền đã dẫn đến việc xác định giá trị của văn bản công chứng, các việc công chứng không rõ ràng và không đầy đủ, do đó trong thực tế đã hạn chế tác dụng và hiệu quả của công chứng, lúng túng cho công chứng viên và những ngƣời có thẩm quyền thực hiện công chứng, chứng thực, gây
không ít phiền hà cho nhân dân. Bởi vậy, vấn đó cần phải thay đổi nhận thức về chứng thực là vấn đề quan trọng hàng đầu trong tăng cƣờng quản lý nhà nƣớc về chứng thực ở nƣớc ta hiện nay.
Về mặt nhận thức phải phân biệt rạch ròi không nên đồng nhất việc công chứng và chứng thực. Bởi lẽ, công chứng ở đây đƣợc hiểu là một tổ chức, chứng thực là thuật ngữ chỉ hành vi diễn ra trong thực tế, chứng thực không phải là một tổ chức và càng không đƣợc hiểu là một tổ chức, chứng thực chỉ là một công việc của bất kỳ cơ quan tổ chức, cá nhân nào có thẩm quyền thực hiện. Không nên đồng nhất giá trị pháp lý của văn bản công chứng và văn bản của chứng thực của UBND cấp huyện, cấp xã. Không nên quyền lực hóa văn bản chỉ mang giá trị bảo đảm tính xác thực. Mặt khác, cơ quan UBND không thể cùng một lúc vừa tham gia làm chứng lại vừa tham gia quyết định các vấn đề liên quan đến việc làm chứng. Hoạt động công chứng là hoạt động có tính chất công, song không thể quy định lẫn lộn giữa hoạt động hỗ trợ tƣ pháp với hoạt động hành chính của cơ quan nhà nƣớc các cấp.
3.3.1.3 Tăng cường hiệu quả Chương trình tổng thể cải cách hành chính và cải cách tư pháp
Cải cách tƣ pháp, cải cách hành chính là một bộ phận quan trọng của cải cách chính trị và cải cách tổ chức, hoạt động của Nhà nƣớc, có sự tác động, tƣơng hỗ lẫn nhau. Nhằm bảo đảm các quyền, lợi ích hợp pháp của công dân, góp phần giữ vững sự ổn định chính trị; tăng cƣờng hiệu lực, hiệu quả hoạt động của bộ máy nhà nƣớc; thúc đẩy kinh tế - xã hội phát triển lành mạnh. Những năm qua Chính phủ đã xây dựng Chƣơng trình tổng thể cách cách hành chính nhà nƣớc giai đoạn 2001 – 2010, giai đoạn 2011 – 2020 và các chƣơng trình cải cách tƣ pháp trong đó có hoạt động chứng thực. chƣơng trình trọng tâm công tác cải cách tƣ pháp giai đoạn 2011 - 2016. Công tác cải cách tƣ pháp giai đoạn 2011 - 2016 đƣợc xác định cần quán triệt, thực hiện đúng đắn các chủ trƣơng, đƣờng lối nêu trong các văn kiện Đại hội lần XI của Đảng; định hƣớng của Ban chấp hành TW và các mục tiêu, quan điểm, phƣơng hƣớng, nhiệm vụ nêu trong Nghị quyết số 49/NQ/TW Bộ Chính trị Trƣớc mắt, tập trung nghiên cứu thể chế hoá các chủ trƣơng cải cách tƣ pháp
của Đảng đã đề ra. Hoàn thiện chính sách, pháp luật hình sự và dân sự phù hợp với nền kinh tế thị trƣờng định hƣớng xã hội chủ nghĩa; tiếp tục hoàn thiện các thủ tục tố tụng tƣ pháp, bảo đảm tính đồng bộ, dân chủ, công khai, minh bạch, tôn trọng và bảo vệ quyền con ngƣời, tạo hành lang, môi trƣờng pháp lý thuận lợi cho quá trình đổi mới tổ chức và hoạt động của các cơ quan tƣ pháp.
Kết hợp các giải pháp trƣớc mắt và lâu dài trong việc đổi mới tổ chức và hoạt động các cơ quan tƣ pháp một cách đồng bộ, phù hợp với điều kiện phát triển kinh tế, xã hội và hoàn thiện bộ máy nhà nƣớc. Giải pháp lâu dài tạo ra định hƣớng cải cách tƣ pháp mang tính chiến lƣợc cơ bản, trên cơ sở đó xác định các mục tiêu, nhiệm vụ và giải pháp đổi mới cụ thể cho từng giai đoạn trong tổng thể định hƣớng chiến lƣợc.
Tổ chức đánh giá sơ kết việc thực hiện Nghị quyết 49-NQ/TƢ của Bộ Chính trị, việc thực hiện Chƣơng trình cải cách tổng thể hành chính nhà nƣớc gia đoạn 2011 – 2020 để nhằm phát huy những thành tựu đã đạt đƣợc, chia sẻ kinh nghiệm thực tiễn tại các địa phƣơng, đƣa ra những mặt hạn chế tìm ra nguyên nhân và giải pháp. Đồng thời các cơ quan nhà nƣớc có thẩm quyền cần tăng cƣờng sự kiểm tra, giám sát, nắm tình hình triển khai thực hiện các nhiệm vụ cải cách tƣ pháp, cải cách hành chính tại các ngành, địa phƣơng.
Tại Hà Nội cần phát huy hơn nữa hiểu quả của hoạt động triển khai Chƣơng trình cải cách hành chính, chƣơng trình cải cách tƣ pháp do. Đồng thời tiếp tục phát huy có hiệu quả Chƣơng trình số 08-CTr/TU ngày 18/10/2011 của Thành ủy về đẩy mạnh cải cách hành chính, Chỉ thị 01/CT-UBND về “Năm kỷ cƣơng hành chính” tại các địa phƣơng thuộc thành phố Hà Nội.Để thực hiện đƣợc mục tiêu của chƣơng trình cải cách hành chính, chƣơng trình cải cách tƣ pháp, UBND thành phố Hà Nội cần chỉ đạo Sở Tƣ pháp, Sở Nội vụ, UBND các cấp phải tăng cƣờng công tác thanh tra, kiểm tra theo định kỳ và đột xuất và có các biện pháp hƣớng dẫn, hỗ trợ các địa phƣơng.