Tiểu luận môn quản trị dự án thiết kế và xây dựng dự án cafe ấm coffee

Tuy nhiên, xuất phát chính từ nhu cầu của những con người làm công việc văn phòng trong nhóm và bạn bè đồng nghiệp, mong muốn có một quán café- nơi mà khách hàng không chỉ đến để thưởng

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP HỒ CHÍ MINH

KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

BÀI TẬP NHÓM MÔN QUẢN TRỊ DỰ ÁN

Dự án:

THIẾT KẾ VÀ XÂY DỰNG DỰ ÁN CAFÉ “ẤM COFFEE”

GVHD: ThS Phan Thị Thu Hương Nhóm thực hiện: Nhóm 4

Lớp: VB16BQT01

TP.HCM, tháng 09 năm 2015

DANH SÁCH NHÓM

3 33131025298 Nguyễn Thị Hằng Thành viên

4 33131025365 Dương Trường Thịnh Thành viên

Mục Lục

PHẦN I: GIỚI THIỆU VỀ DỰ ÁN 4

PHẦN II: THIẾT KẾ XÂY DỰNG VÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN 5

1 Khởi sự dự án 5

1.1 Lý do chọn đề tài: 5

1.2 Bảng tuyên bố dự án 5

1.3 Các thành viên có liên quan 6

1.4 Lựa chọn trưởng dự án (Project Manager) 7

1.5 Các quy tắc chung: 9

2 Hoạch định dự án: 9

2.1.Xác định mục tiêu: (Sử dụng công cụ SMART) 9

2.2 Xác định công việc thực hiện – mô hình WBS ( Work Breakdown Structure) 10

2.2.1 Công việc thuộc bộ phận xây dựng 10

2.2.2 Chiến lược và kế hoạch Marketing 18

2.2.3 Kế hoạch quản lý 24

PH N I: GI I THI U V D ÁN ẦN I: GIỚI THIỆU VỀ DỰ ÁN ỚI THIỆU VỀ DỰ ÁN ỆU VỀ DỰ ÁN Ề DỰ ÁN Ự ÁN

Ngày nay, có lẽ không quá khó để bạn có thể tìm được 1 quán café ở bất kì nơi nào tại Thành phố năng động HCM, từ những quán café sang trọng ngự ở ngay mặt đường các con phố lớn, đến những quán nhỏ hơn nằm len lỏi trong những con hẻm Có

thể nói, những quán café với những thức uống đa dạng đã trở thành một điều gì đó không thể thiếu trong đời sống người mọi người

Tuy nhiên, xuất phát chính từ nhu cầu của những con người làm công việc văn phòng trong nhóm và bạn bè đồng nghiệp, mong muốn có một quán café- nơi mà khách hàng

không chỉ đến để thưởng thức hương vị đồ uống thơm ngon, chất lượng, mà còn có thể

tìm được giấc ngủ để lấy lại năng lượng sau những giờ làm việc, học tập mệt mỏi, sẵn

sàng cho công việc tiếp theo Nhóm sinh viên chúng tôi quyết định lập dự án “ẤM COFFEE” nhằm mang tới 1 không gian hoàn toàn mới cho đối tượng cán bộ văn phòng, học sinh, sinh viên cũng như bất kì ai có nhu cầu - nơi khách hàng có thể thưởng thức

thức uống thơm ngon và ngủ thoải mái, dễ chịu như chính tại ngôi nhà của mình

Bằng những kiến thức đã được truyền đạt từ Cô, những kinh nghiệm tìm hiểu trên báo chí, mạng Internet và trao đổi kinh nghiệm với những người đi trước, nhóm chúng tôi xin trình bày phân tích dự án quán “café Ấm” mà nhóm theo đuổi Tuy nhiên, do thời gian

nghiên cứu cũng như thời lượng bài tiểu luận có hạn nên dự án của chúng tôi không tránh khỏi những thiếu sót, rất mong nhận được sự đóng góp từ Cô và các bạn

PH N II: THI T K XÂY D NG VÀ QU N LÝ D ÁN ẦN I: GIỚI THIỆU VỀ DỰ ÁN ẾT KẾ XÂY DỰNG VÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN ẾT KẾ XÂY DỰNG VÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN Ự ÁN ẢN LÝ DỰ ÁN Ự ÁN

1 Khởi sự dự án

1.1 Lý do chọn đề tài:

Xuất phát chính từ nhu cầu của những con người làm công việc văn phòng trong nhóm

và bạn bè đồng nghiệp, mong muốn có một quán café- nơi mà khách hàng không chỉ đến

để thưởng thức hương vị đồ uống thơm ngon, chất lượng, mà còn có thể tìm được giấc ngủ để lấy lại năng lượng sau những giờ làm việc, học tập mệt mỏi, sẵn sàng cho công việc tiếp theo Vì vậy, “ẤM COFFEE” là dự án giải đáp ứng nhu cầu đó của mọi đối tượng từ nhân viên văn phòng đến sinh viên, học sinh…

1.2 Bảng tuyên bố dự án

BẢNG TUYÊN BỐ DỰ ÁN

Triển khai xây dựng dự án: “ ẤM COFFEE” – Tổ hợp cafe

Ngày thực hiện: 1/1/2016 và ngày dự kiến hoàn thành việc xây dựng 10/2/2016 và ngày 25/2/2016 đi vào hoạt động

Chủ đầu tư: nhóm 4 sẽ đứng trên danh nghĩa chủ đầu tư và trực tiếp thi công, lựa chọn nhà thầu xây dựng, trang trí cũng như trực tiếp điều hành quán café

Người chịu trách nhiệm tư cách pháp nhân: Lê Tuấn Khiêm

Lĩnh vực kinh doanh: dịch vụ cung cấp thức uống

Địa điểm: Đường Trần Quốc Thảo Quận 3

Tổng vốn đầu tư ban đầu: ước tính tối thiểu 640 triệu đồng (bao gồm chí phí đầu tư dự

án, chi phí dự phòng 3 tháng marketing, trả lương) Vốn vay: 50 %, lãi suất vay 8 %/năm , trả gốc lãi đều trong 1.5 năm Vốn cổ phần 320 triệu đồng

Khu vực dành cho khách hàng gồm 2 khu:

Khu dành cho khách hàng là nhân viên văn phòng đến làm việc, giải lao và nghỉ

trưa Bao gồm 2 khu được tách biệt nhau:

Khu gồm các ghế niệm phục vụ việc nghỉ trưa

Khu gồm các bàn tròn sắp xếp gọn gàng cho việc trao đổi khách hàng

Khu Dành cho các bạn trẻ các ghế cây lót sofa ngồi bệt đất, mỗi bàn được trang trí đèn cấp đủ ánh sáng cho đọc sách với công tác riêng khách có thể tách để nghỉ ngơi Mục tiêu dự án:

Tạo ra một tổ hợp café hướng vào đối tượng là cán bộ nhân viên văn phòng và các bạn sinh viên học sinh Giúp mọi người có nơi trao đổi cho công việc và học tập đồng thời có chỗ nghỉ ngơi thoải mái nhất

Ban đầu là chỉ phục vụ thức uống cho các đối tượng, sau đó có thể mở rộng ra phục vụ thức ăn trưa và thức nhẹ cho khách

Mang lại việc làm thêm cho một số bạn sinh viên trẻ

Các tiêu chí đánh giá chấp nhận:

Xây dựng quán café với kiến trúc và không gian phù hợp với bản vẽ thiết kế theo yêu cầu của chủ đầu tư

Trang trí, màu sắc đúng yêu cầu ký kết hợp đồng

Bắt đầu kinh doanh sinh lời tháng thứ 3, và hoàn vốn trong vòng 2 năm

TPHCM, ngày 29 tháng 9 năm 2015 Trưởng dự án

(Đã ký)

1.3 Các thành viên có liên quan

Sơ đồ cấu trúc:

1.4 Lựa chọn trưởng dự án (Project Manager)

Sử dụng mô hình trọng số Weighted Scoring Model (WSM) để lựa chọn lãnh đạo cho

nhóm Sau đây là bảng đánh giá:

BẢNG TIÊU CHÍ LỰA CHỌN TRƯỞNG DỰ ÁN Người lập: Lê Tuấn Khiêm

Biểu đồ kết quả đánh giá:

Bảng trách nhiệm các thành viên có liên quan

1 Lê Tuấn Khiêm Trưởng dự án

- Chịu trách nhiệm hoàn thành dự án

- Lập tiến độ thực hiện công việc

- Báo cáo cho Trưởng dự án về tiến độ công việc

- Liên kết với các phòng ban khác có liên quan

- Trực tiếp thực hiện giám sát thực hiện tốt dự

3 Dương Trường Thịnh Tổ trưởng tổ thi công

- Báo cáo cho phụ trách xây dựng trang trí về tiến độ công việc theo yêu cầu

- Liên kết với các phòng ban khác có liên quan

- Trực tiếp thực hiện chỉ đạo nhân viên cấp dưới thực hiện tốt dự án ( không trễ tiến độ)

- Lên danh sách vật liệu, thiết bị cần cung ứng

để thực hiện dự án và báo cáo cho phụ trách xây dựng

- Liên kết, giám sát nhà thầu phụ đảm bảo công việc đạt yêu cầu về chất lượng và tiến độ

4 Võ Thành Đạt Hành Chính – Phụ trách

Nhân Sự- kho

- Tính toán chi phí toàn dự án

- Theo dõi dự án, giải quyết các yêu cầu từ bộ phận liên quan về cung ứng vật tư, thiết bị

- Trả lương cho cán bộ CNV

- Báo cáo cho Trưởng dự án khi có yêu cầu

- Tuyển dụng nhân viên bán hàng

5 Nguyễn Thị Hằng Bộ phận bán hàng,

marketing

- Đào tạo nhân viên bán hàng

- Thực hiện các hoạt động marketing phát triển thương hiệu, thu hút khách hàng

- Đề ra chiến lược và thay đổi chiến lược kinh doanh cho hoạt động của dự án

1.5 Các quy tắc chung:

Với tư cách là một nhóm dự án làm việc, chúng ta sẽ:

 Làm việc một cách chủ động: cố gắng nhận định trước các vấn đề và khó khăn có thể xảy ra và nỗ lực ngăn ngừa chúng xảy ra

 Khi có vấn đề xảy ra sẽ cùng nhau bàn luận và đề ra giải pháp tối ưu để giải quyết

 Giúp các thành viên khác có thể nắm bắt đầy đủ và chính xác các thông tin cần thiết

và có liên quan đến dự án

 Tập trung vào mục đích chung cho cả nhóm và cho toàn dự án

 Có trách nhiệm với công việc

Tham gia dự án: trong quá trình làm dự án, chúng ta sẽ:

 Trung thực và công khai trong tất cả các hoạt động của dự án

 Khuyến khích sự đa dạng và linh động trong cách làm việc nhóm

 Tất cả các thành viên đều binh đẳng như nhau

 Luôn khuyến khích và tiếp nhận những ý kiến và ý tưởng mới

 Tích cực và tôn trọng các thành viên khác trong các cuộc thảo luận của nhóm

 Thông báo cho nhóm (trưởng nhóm hay một thành viên khác) biết khi không thể có mặt trong các cuộc họp nhóm cùng với lời giải thích hợp lý

 Khi cảm thấy không thể hoàn thành phần việc được giao phải thông báo cho trưởng nhóm biết ít nhất 1 ngày trước deadline để đảm bảo tiến độ chung Có thể nêu những khó khăn vướng mắc để nhóm cùng thảo luận và giải quyết

2 Hoạch định dự án:

2.1.Xác định mục tiêu: (Sử dụng công cụ SMART)

Mục tiêu tổng thể dự án: Xây dựng quán café “ẤM COFFEE” đúng theo yêu cầu ký

kết hợp đồng và đúng theo thời gian tiến độ quy định

Mục tiêu cụ thể:

Xây dựng, sửa chữa mặt bằng theo yêu cầu trong vòng 40 ngày (từ ngày

1/1/2016-10/2/2016) Trang trí 10 ngày, mua thiết bị dụng cụ, lắp đặt phục vụ kinh doanh 3 ngày

Chuẩn bị khai trương 10 ngày

Ngày khai trương 10/10/2015

Công việc được phân công ở mục 2.2 bên dưới

Phạm vi dự án:

Dự án thực hiện từ khâu xây dựng, sửa chữa mặt bằng hiện tại thành mặt bằng phù

hợp với yêu cầu dự án đến khâu trang trí, và kinh doanh dự án “ ẤM COFFEE”

2.2 Xác định công việc thực hiện – mô hình WBS ( Work Breakdown Structure)

Cấu trúc phân việc là công cụ quản lý dự án quan trọng, là cơ sở cho các bước lập kế

hoạch và kiểm soát Xác định có hệ thống công việc của một dự án thành các công việc

nhỏ dần, tách dựa án thành các công việc với mức độ chi tiết, cụ thể hơn nhằm xác định

tất cả các công việc cần thiết và phân chia trách nhiệm hợp lý

WBS các công việc dự án quán café như sau:

2.2.1 Công việc thuộc bộ phận xây dựng

a Xây dựng cấu trúc WBS

Bảng: Cấu trúc và mã hóa WBS

1.1.Thiết kế:

1.1.1 Lên ý tưởng, bản vẽ sơ bộ

1.1.2 Tìm, liên hệ và chọn nhà thiết kế phù hợp

1.1.3 Nhận,duyệt, hoàn chỉnh bản vẽ thô

1.1.4 Nhận,duyệt hoàn chỉnh bản vẽ điện nước

1.1.5 Nhận duyệt hoàn chỉnh bản vẽ nội thất

1.1.6 Liên hệ, tham vấn những thiết kế gỗ

1.1.7 Liên hệ, tham vấn việc chọn và trang trí cây xanh

1.2.Xây dựng:

1.2.1 Đấu thầu xâydựng

1.2.2 Thi công nền móng

1.2.3 Thi công tường,vách, điện nước, mái hiên, bờ rào, cây xanh to …

1.2.4 Hoàn thiện: dán tường, sơn, thạch cao …

1.2.5 Nghiệm thu và sửa chữa hoàn thiện

1.1.1 Lên ý tưởng, bản vẽ sơ bộ Trưởng dự án

1.1.2 Tìm, liên hệ vàchọn nhà thiết kế phù hợp Trưởng dự án

1.1.3 Nhận,duyệt, hoàn chỉnh bản vẽ thô Trưởng dự án

1.1.5 Nhận duyệt hoàn chỉnh bản vẽ nội thất Trưởng dự án

1.1.6 Liên hệ, tham vấn những thiết kếgỗ Phụ trách xây dựng Trưởng dự án

án 1.2.2 Kiểm tra thi công nền móng Phụ trách xây dựng Trưởng dự án

1.2.3 Kiểm tra thi công tường,vách, điện nước,

Trưởng dự

án 1.2.4 Kiểm tra việc hoàn thiện: dán tường, sơn,

Trưởng dự

án 1.2.5 Nghiệm thu và sửa chữa hoàn thiện Phụ trách xây dựng Trưởng dự án

1.3.1 Mua và lắp đặt kệ sách, bàn ghế Phụ trách trang trí Phụ trách xây dựng Hỗ trợ 1.3.2 Mua dụng và lắp đặt dụng cụ nhà bếp( ly

Chi phí xây dựng cho từng gói công việc cụ thể bao gồm chi phí lao động,

nguyên vật liệu và thiết bị

Dựa vào cấu trúc phân việc dự án này có 4 gói công việc thiết kế, xây dựng,

trang trí nội thất Chi phí trực tiếp cho 3 gói còn lại được phân bổ như sau:

Bảng: Phân bổ chi phí trực tiếp

Tỷ lệ (so với tổng chi phí

trực tiếp) Thành tiền(Triệu đồng) Chi phí xây dựng

Chi phí trực tiếp (triệu đồng)

% Thành tiền % Thành tiền % Thành tiền

Chi phí cho bản vẽ kiến

Chi phí cho bản vẽ điện nước 20% 10

Chi phí thiết kế nội thất 20% 10

Chi phí thiết kế bố trí cây xanh 20% 10

Xây dựng:

Trangtrí nội thất

d Thông tin sơ đồ mạng dự án:

Bảng: Ràng buộc của các công tác và thời gian thực hiện

trước

Công việc trước

Thời gian thực hiệndự

án 1.1 Thiết kế:

1.1.2 Tìm, liên hệ và chọn nhà thiết kế phù

1.1.4 Nhận, duyệt hoàn chỉnh bản vẽ điện

nước

1.1.5 Nhận duyệt hoàn chỉnh bản vẽ nội

1.1.7 Liên hệ,tham vấn việc chọn và trang

1.2 Xây dựng:

1.2.3 Thi công tường,vách, điện nước,mái

1.2.4 Hoàn thiện:dán tường, sơn, thạch cao

e Điều hòa nguồn lực:

Dựa vào sơ đồ mạng dự án và ma trận trách nhiệm, ta có bảng phâncông nguồn lực cho nhóm quản lý dự án như sau:

Bảng: Bảng mô tả nguồn lực

Công việc Công việc

Công việc trước

Thời gian thực hiện

dự án Công/ ngày 1.1 Thiết kế:

1.1.7 Liên hệ, tham vấn việc chọn

1.2 Xây dựng:

1.2.3 Thi công tường,vách, điện

nước, mái hiên, bờ rào, cây xanh

Bảng tiến độ yêu cầu thực hiện các công việc

 Thiết kế

Lên ý tưởng

Tìm nhà thiết kế

Nhận,duyệt, hoàn chỉnh bản vẽ thô

Nhận,duyệt hoàn chỉnh bản vẽ điện nước

Nhận duyệt hoàn chỉnh bản vẽ nội thất

Liên hệ, tham vấn những thiết kế gỗ

Liên hệ, tham vấn việc chọn và trang trí cây xanh

Ngày 1 2 3 4 5 6 7 8 9  Xây dựng: Công việc xây dựng bắt đầu sau khi hoàn thành xong thiết kế Công việc xây dựng Ngày Thực hiện Đấu thầu xâydựng

Thi công nền móng vị trí cần

Thi công tường,vách, điện nước, mái hiên, bờ rào, cây xanh to…

Hoàn thiện: dán tường, sơn, thạch cao …

Nghiệm thu và sửa chữa hoàn thiện Ngày 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20

 Trang trí nội thất: Công việc bắt đầu sau khi phần xây dựng và sửa chữa hoàn

thành

Công việc Trang trí Ngày Thực hiện

Mua và lắp đặt kệ sách,bàn ghế

Mua và lắp đặt dụng cụ nhà bếp (lytách)

Mua và bố trí câyxanh

Mua và sắp xếp sách,vật dụng trang trí

- Công việc xây dựng được hoàn thành theo yêu cầu khoản 40 ngày

- Gói công việc xây dựng được tổ chức đấu thầu các đơn vị bên ngoài tham gia Nhà thầu phải có trách nhiệm thực hiện các yêu cầu trong bản hợp đồng được ký kết

Việc tổ chức đấu thầu và lựa chọn nhà thầu được người phụ trách quản lý quyết định và trưởng dự án thông qua cuối cùng

Nhóm phụ trách phải có trách nhiệm trong việc giám sát đảm bảo yêu cầu công việc

và yêu cầu tiến độ đề ra

- Gói công việc trang trí nội thất:

+ Công việc bao gồm: mua các vật dụng phục vụ kinh doanh, đặt hàng và hỗ trợ lắp đặt theo bản vẽ thiết kế

+ Nhóm xây dựng có nhiệm vụ hỗ trợ kịp thời cho công việc và nhân viên trang trí phải báo cáo tiến độ định kỳ cho phụ trách xây dựng

+ Phụ trách mua hàng phải giao hàng đúng theo yêu cầu các bộ phận khác để tiến độ

dự án đạt yêu cầu

Nhóm th c hi n: Nhóm 4 ực hiện: Nhóm 4 ện: Nhóm 4

Bảng: Bảng phân công lao động nhóm dự án và đơn vị thi công

Công việc

Thời gian thực hiện

dự án

Giám sát nhóm dự

án

Giám sát/ Đại diện đơn vị nhà thầu

1.2 Xây dựng:

1.2.3 Thi công tường,vách, điện nước, mái hiên,

2.2.2 Chiến lược và kế hoạch Marketing

a Chiến lược marketing

Quán sẽ thưc hiện chiến lược “ hớt váng” từ từ nghĩa là sản phẩm ở mức giá trung bình và khuyến mãi thấp Với chiến lược này kỳ vọng rằng quán sẽ thu hút được một lượng khách hàng đông và từ đó được nhiều lợi nhuận Do khách hàng của quán chủ yếu là giới trẻ ở độ tuổi từ 18-40 có khả năng chi trả với các mức giá phong phú, nên rất phù hợp với chiến lược này

Khách hàng mục tiêu là công nhân viên,học sinh, sinh viên,doanh nhân đây là những tầng lớp có nhu cầu tìm không gian để nghỉ ngơi, giải trí và trao đổi thông tin, công việc

b Chính sách marketing

Quán sẽ áp dụng các phương tiện marketing ít tốn kém nhưng đạt kết quả cao Xây dựng thông điệp marketing:“Good coffe is a good friend

Chương trình Marketing chia thành những giai đoạn khác nhau:

Giai đoạn 1: Khuyến mãi giảm giá thức uống trong tuần đầu khai trương, phát

tờ rơi, băng rôn, lẵng hoa trong ngày khai trương Dự tính chi phí quảng cáo giai đoạn đầu khoảng 5 triệu đồng

Giai đoạn 2: Marketing online Đẩy mạnh hoạt động fan page, đưa thông tin và review lên các trang foody.vn Bán voucher các thức uống, Tạo không gian cho thuê tổ chức các sự kiện nhỏ…khẳng định quán trong lòng khách hàng là quán có

cà phê ngon, thái độ phục vụ tốt, không gian đẹp và phù hợp vời nhiều đối tượng

c Kế hoạch hoạt động marketing