tiểu luận môn quản trị dự án quản trị dự án về việc triển khai chương trình erp tại công ty pnj

 100% các báo cáo theo yêu cầu của các cấp quản lý về phân hệ Kế toán, Kinh Doanh được truy suất trên chương trình phần mềm có số liệu chính xác, đúng thời gian quy định, chậm nhất tron

Trang 1

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HỒ CHÍ MINH



Bài Tiểu Luận:

QUẢN TRỊ DỰ ÁN VỀ VIỆC TRIỂN KHAI CHƯƠNG TRÌNH ERP TẠI CÔNG TY PNJ

. GVGD : Phan Thị Thu Hương

1 Lê Thị Phương Nhi 33101020609 100%

2 Nguyễn Thái Trần Nam 33101027865 90%

5 Nguyễn Xuân Soái 33101023345 100%

07 , tháng 01 năm 2012

Trang 2

tư, trang thiết bị, quản lý nhân sự đến việc quản lý sản xuất, kinh doanh của toàn bộdoanh nghiệp

Ứng dụng giải pháp ERP có ý nghĩa to lớn đối với doanh nghiệp trên nhiều lĩnhvực, đặc biệt đối với doanh nghiệp hoạt động trong những ngành nghề mang tínhnhạy cảm, chịu ảnh hưởng nhiều về sự biến động của thị trường như PNJ Trước tìnhhình giá vàng thường xuyên biến động mạnh như hiện nay, doanh nghiệp nói chung

và PNJ nói riêng cần phải có những quyết định nhanh chóng, chính xác để có thể tậndụng những thời cơ do thị trường mang lại đồng thời hạn chế được nhiều rủi ro

Ngoài ra, doanh nghiệp PNJ đang phát triển tốt, lợi nhuận cao, hệ thống sản xuấtkinh doanh rộng lớn, đồng thời Công ty đang có chiến lược mở rộng thị trường sangcác nước trong khu vực và đẩy mạnh hoạt động xuất khẩu

Trước những nhu cầu bức thiết đó, thực hiện dự án ERP là một trong những điềuquan trọng được ưu tiên tại công ty PNJ Do đó, trong năm 2011, Công ty đã tậptrung tìm kiếm đối tác triển khai dự án ERP cho doanh nghiệp mình, đến tháng10/2011, Công ty đã chọn được nhà cung cấp phần mềm và tiến hành triển khai dựán

II SƠ LƯỢC VỀ CÔNG TY PNJ

- Tên công ty: Công ty Cổ phần Vàng bạc Đá quý Phú Nhuận (PNJ)

- Địa chỉ: 170E Phan Đăng Lưu, P.3, Q.Phú Nhuận, TP.HCM

- Ngành nghề Kinh doanh: Sản xuất, kinh doanh nữ trang.

III MỤC TIÊU DỰ ÁN

Mục tiêu dự án ERP của Công ty PNJ:

 100% quy trình quản lý về Kinh doanh, Kế toán tài chính hiện đang thực hiện đều được đưa vào chương trình phần mềm vào ngày 27/12/2012

Trang 3

 100% các báo cáo theo yêu cầu của các cấp quản lý về phân hệ Kế toán, Kinh Doanh được truy suất trên chương trình phần mềm có số liệu chính xác, đúng thời gian quy định, chậm nhất trong vòng 01 giờ kể từ khi có yêu cầu.

Mục tiêu dự án ERP (giai đoạn 1), do nhóm 1 triển khai:

 100% quy trình quản lý về Kinh doanh, Kế toán tài chính hiện đang thực hiện đối với hàng món, bạc, Jabling, Jemma, đồng hồ, túi xách đều được đưa vào chương trình phần mềm, chậm nhất vào ngày 14/03/2012

 100% các báo cáo theo yêu cầu của các cấp quản lý về phân hệ Kế toán, Kinh Doanh đối với hàng món, bạc, Jabling, Jemma, đồng hồ, túi xách được truy suất trên chương trình phần mềm có số liệu chính xác, đúng thời gian quy định, chậm nhất trong vòng 01 giờ kể từ khi có yêu cầu

IV PHẠM VI DỰ ÁN

ERP là phần mềm quản lý hệ thống tổng thể doanh nghiệp, nó quản lý toàn bộ hoạt động của Doanh nghiệp như: mua hàng, bán hàng, tài chính, kế toán, sản xuất, kinh doanh, nhân sự…Tuy nhiên, để triển khai thực hiện dự án ERP một cách tổng thể cho Doanh nghiệp trong thời buổi kinh tế hiện nay thì sẽ gặp phải rất nhiều khó khăn, ảnh hưởng lớn đến hoạt động, văn hóa của doanh nghiệp

Do đó, để không làm ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, PNJ đã thu hẹp phạm vi triển khai dự án ERP trong giai đoạn đầu (năm 2011 – 2012), tập trung chủ yếu vào hai phân hệ chính: Kế toán tài chính và Kinh doanh

Vì thời gian có hạn, do đó, nhóm nhóm chúng tôi tiến hành phân tích quản lý dự án giai đoạn 1: Triển khai chương trình hàng món, hàng hóa bạc, Yabling, Jemma, túi xách,đồng hồ Trong thời gian 107 ngày, bắt đầu từ ngày 10/10/2011 đến 14/03/2012 với nguồn lực nội bộ 03 người, đối tác bên ngoài 02 người

V TIÊU CHUẨN ĐÁNH GIÁ VÀ KẾT QUẢ CHUYỂN GIAO

1 Tiêu chuẩn đánh giá từng giai đoạn của dự án:

Dự án ERP (nhóm 1): Triển khai Ch ươ ng trình hàng món, hàng hóa bạc, Yabling, Jemma, túi xách, đồng hồ.

Stt Tên công việc Tiêu chuẩn đánh giá đạt

1. Tinh chỉnh chương

trình hàng món, hànghóa bạc, Yabling,Jemma, túi xách, đồnghồ…theo yêu cầuPNJ

 100% các yêu cầu của PNJ về phân hệ Kếtoán, Kinh doanh trong các buổi khảo sát đềuđược thể hiện trên chương trình phần mềm thôngqua các chức năng

2 Test chương trình

hàng món và hàng hóa  Doanh, Kế toán đều được đối tác phần mềm chỉnh80% các lỗi phần mềm về phân hệ Kinh

Trang 4

Stt Tên công việc Tiêu chuẩn đánh giá đạt

bạc, Jabling, Jemma,đồng hồ, túi xách

sửa đúng thời hạn

 20% các yêu cầu về tiện ích phát sinh thêmtrong quá trình thực hiện test có thể thực hiệntrong giai đoạn triển khai thử nghiệm

3 Đào tạo triển khai cho

hệ thống CH, CN  bạc, Jabling, Jemma, đồng hồ, túi xách đều được100% các CH, CN có bán hàng món, hàng

đào tạo

 80% các CH, CN trên đều có thể thao tácthực hiện nhập, xuất, làm báo cáo trên phần mềm

 Chi phí đào tạo trong phạm vi cho phép

4 Triển khai thử nghiệm

chương trình hàngmón cho một số cửahàng đại diện:

 100% các CH được chọn thực hiện triểnkhai chương trình hàng món theo kế hoạch

 100% đơn vị triển khai nộp báo cáo chínhxác, đúng thời hạn

 Chi phí triển khai nằm trong phạm vi chophép

hàng hóa bạc cho hệthống của hàngchuyên bạc:

hàng hóa Yabling,Jemma, túi xách, đồnghồ

7 Triển khai chính thức

chương trình hàngmón, hàng hóa bạc,Yabling, Jemma, đồng

2 Kết quả chuyển giao của dự án:

Sau khi kết thúc dự án, nhóm triển khai phải chuyển giao cho các đơn vị liênquan những nội dung như sau:

 Bộ tài liệu hướng dẫn sử dụng các chức năng phần mềm của cácphân hệ triển khai (phân hệ Kinh doanh, phân hệ Kế toán tài chính) về mãnghàng món, bạc, Yabling, Jemma, đồng hồ, túi xách

 Bộ tài liệu kỹ thuật về phần mềm đối với hai phân hệ triển khai

 Hướng dẫn cách thức sử dụng các chức năng của phần mềm cho cácđơn vị - > Biên bản nghiệm thu của bộ phận nghiệp vụ

Trang 5

 Hướng dẫn bộ phận CNTT về cách tiếp nhận, phát triển các báo cáotrên phần mềm trong tương lai -> Biên bản nghiệm thu của bộ phận CNTT.

VI CƠ CẤU TỔ CHỨC DỰ ÁN VÀ XÁC ĐỊNH CÁC VAI TRÒ TRONG

Trưởng nhóm 1 Trưởng nhóm 2 Trưởng nhóm 3

Các thành

viên

Các thành viên

Các thành viên Các thành

viên

Các thành viên Các thành

- Báo cáo tiến độ dự án cho Tổng giám đốc

- Chỉ đạo các phương hướng, chủ trương, quan điểm thực hiện dự án

- Quyết định các giải pháp, quy trình nghiệp vụ kế toán, kinh doanh, quản lý bảomật thông tin

- Phê duyệt tất cả tài liệu chính thức của dự án

Các trưởng nhóm:

Là các thành viên đang làm việc tại PNJ, có nhiều năm kinh nghiệp về các lĩnhvực Kế toán tài chính và Kinh doanh Chịu trách nhiệm điều hành trực tiếp mỗinhóm theo sự phân công của Giám đốc dự án để đảm bảo kế hoạch được hoàn thànhtheo yêu cầu, với những nhiệm vụ chính như sau:

Trang 6

- Soát xét toàn bộ tài liệu quy trình nghiệp vụ của dự án có yếu tố liên quan đếnphân hệ kế toán tài chính, Kinh Doanh của Công ty PNJ.

- Soát xét toàn bộ dữ liệu chạy thử cũng như dữ liệu toàn quy trình dự án

- Quản lý điều hành nguồn lực của phân hệ phụ trách phục vụ cho dự án

- Đề xuất các giải pháp liên quan đến phân hệ Kế toán, Kinh doanh

- Trực tiếp báo cáo và kiến nghị lên Giám đốc dự án khi có vấn đề không thỏađáng

- Thực hiện các chỉ đạo khác của Giám đốc dự án

Các thành viên đội dự án:

Là các thành viên được chọn ra từ những người xuất sắc của các phòng ban chứcnăng có liên quan đến dự án như: Phòng Tin Học, Phòng Kế toán, Phòng KinhDoanh, Phòng Quản Trị Chất Lượng, đại diện các CH, CN

Các thành viên đội dự án được chia làm 3 nhóm, tùy theo tính chất từng giaiđoạn Trong đó, nhóm 1, chịu trách nhiệm triển khai giai đoạn 1, với nhiệm vụ là:Triển khai chương trình hàng món, hàng hóa bạc, Yabling, Jemma, túi xách, đồng

hồ Trong thời gian 107 ngày, bắt đầu từ ngày 10/10/2011 đến 14/03/2012 với nguồnlực nội bộ 03 người, đối tác bên ngoài 02 người

Nhà bảo trợ:

Dự án ERP đã được BTGĐ Công ty và Hội Đồng Quản Trị của PNJ thông qua

Do đó, nhà bảo trợ tài chính cho dự án này là BTGĐ Công ty và Hội Đồng Quản Trị

Khách hàng của Dự án:

Mục tiêu dự án là tin học hóa quản lý phân hệ Kế toán, Kinh Doanh trên chươngtrình phần mềm Do đó, người hưởng lợi do những thay đổi của Dự án một cách trựctiếp là Phòng Kế toán, Phòng Kinh Doanh, Phòng Tin Học và khối các Cửa hàng, chinhánh

Ngoài ra, Khách hàng (người mua sản phẩm của Công ty), nhà cung cấp (ngườibán sản phẩm cho Công ty) cũng được hưởng lợi một cách gián tiếp từ việc thay đổinày, các thủ tục theo dõi được thực hiện một cách nhanh chóng, chính xác và chuyênnghiệp hơn

VII MỘT SỐ GIẢ THUYẾT CHO DỰ ÁN

Các giả định được đưa ra dựa trên các nguyên tắc quản lý dự án để tạo điều kiệngiảm bớt một phần rủi ro và dự án được thực hiện tốt nhất Việc triển khai dự ánERP, giai đoạn 1, triển khai chương trình hàng món, hàng hóa bạc, Yabling, Jemma,túi xách, đồng hồ gồm các giả định sau:

1 Giả thuyết về rủi ro:

- Không có sự cố bất thường xảy ra do thiên tai, hỏa hoạn

Trang 7

- Công ty không rơi vào tình trạng khủng hoảng tài chính trầm trọng, không bịthiếu hụt về ngân sách, BTGĐ không thay đổi mục tiêu và phạm vi triển khai Dựán.

2 Giả thuyết về năng suất lao động:

- Đội ngũ quản lý dự án có đủ kiến thức, năng lực chuyên môn để theo dõi xuyênsuốt tiến trình thực hiện dự án

- Năng lực chuyên môn của nhà thầu đáp ứng đúng mục tiêu dự kiến, đảm bảokhông xảy ra tình trạng hủy hợp đồng, bồi thường hợp đồng do không thể đápứng nhu cầu PNJ đưa ra

- Năng suất lao động thực tế bằng năng suất lao động theo kế hoạch

3 Giả thuyết về việc tác động của thị trường:

- Không có sự thay đổi lớn về quy mô mục tiêu của dự án

- Các kênh truyền thông hoạt động nhanh chóng, hiệu quả, chất lượng đườngtruyền tốt

- Các chi phí dành cho hoạt động dự án (mua máy móc, thiết bị…) không thay đổinhiều trong quá trình triển khai dự án

PHẦN II:

Trang 8

HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN

I KẾ HOẠCH TRIỂN KHAI DỰ ÁN TỔNG THỂ

1 Sơ đồ Gant Kế hoạch tổng thể

Trang 10

2 Trách nhiệm của nhóm triển khai 1 trong kế hoạch tổng thể

Nhóm 1 gồm các thành viên sau:

Các thành viên nội bộ, thuộc công ty PNJ:

1) Lê Thị Phương Nhi (Nhóm trưởng 1)

2) Nguyễn Thái Trần Nam (thành viên)

3) Lê Hồng Thái (thành viên)

Các thành viên đối tác bên ngoài (Công ty phần mềm)

1) Bùi Văn Tuấn (thành viên)

2) Nguyễn Xuân Soái (thành viên)

Nhóm có nhiệm vụ thực hiện phần việc “Triển khai Chương trình hàng món,hàng hóa bạc, Yabling, Jemma, túi xách” trong dự án Enterprise resource planing” –ERP của Công ty PNJ và chịu trách nhiệm trước Ban Tổng Giám Đốc dự án về tiến

độ, chất lượng phần việc này

II KẾ HOẠCH TRIỂN KHAI DỰ ÁN CHI TIẾT

1 Sơ đồ Gant Kế hoạch chi tiết

Trang 12

2 Cấu trúc phân việc – WBS:

Triển khai Chương trình hàng món, hàng hóa bạc, Yabling, Jemma, túi xách, đồng hồ

2.1 Tinh chỉnh chương trình hàng món, hàng hóa bạc, Yabling, Jemma, túi xách, đồng hồ…theo yêu cầu PNJ:

2.1.1 Khảo sát hiện trạng và tiếp nhận các yêu cầu từ PNJ về chương trình hàng món

2.1.2 Tinh chỉnh chương trình hàng món

2.1.3 Khảo sát hiện trạng và tiếp nhận các yêu cầu từ PNJ về chương trình hàng hóa bạc

2.1.4 Tinh chỉnh chương trình hàng hóa bạc

2.1.5 Khảo sát hiện trạng và tiếp nhận các yêu cầu từ PNJ về chương trình hàng hóa Yabling, Jemma, túi xách, đồng hồ

2.1.6 Tinh chỉnh chương trình hàng hóa Yabling, Jemma, túi xách, đồng hồ

2.2 Test chương trình hàng món và hàng hóa bạc, Jabling, Jemma, đồng hồ, túi xách:

2.2.1 Test chương trình hàng món

2.2.2 Test chương trình hàng hóa bạc

2.2.3 Test chương trình hàng hóa Yabling, Jemma, đồng hồ, túi xách

2.3 Đào tạo triển khai cho hệ thống CH, CN

2.3.1 Báo cáo kết quả test và đề xuất triển khai

2.3.2 Chuẩn bị tài liệu đào tạo

2.3.3 Thông báo cho hệ thống cửa hàng, chi nhánh

2.3.4 Tiến hành đào tạo tập trung

2.4 Triển khai thử nghiệm chương trình hàng món cho một số cửa hàng đại diện:

2.4.1 Lập danh sách 5 đơn vị của hàng để triển khai và kế hoạch thực hiện

2.4.2 Thông báo cho cho 5 đơn vị được chọn

2.4.3 Chuyển số dư đầu kỳ cho các đơn vị

2.4.4 Theo dõi và hỗ trợ các đơn vị triển khai

2.4.5 Các đơn vị tiến hành báo cáo kết quả triển khai

2.4.6 Nhóm dự án tiến hành tổng hợp và đề xuất thời gian triển khai chính thức

2.5 Triển khai thử nghiệm hàng hóa bạc cho hệ thống của hàng chuyên bạc:

2.5.1 Lập danh sách các CH chuyên bạc để triển khai và kế hoạch thực hiện.2.5.2 Thông báo cho các CH được chọn

Trang 13

2.5.3 Chuyển số dư đầu kỳ cho các đơn vị.

2.6 Triển khai thử nghiệm hàng hóa Yabling, Jemma, túi xách, đồng hồ.

2.6.1 Lập danh sách các cửa hàng có bán hàng hóa Yabling, Jemma, túi xách, đồng hồ để triển khai và lập kế hoạch thực hiện

2.6.2 Thông báo cho các cửa hàng được chọn

2.6.3 Chuyển số dư đầu kỳ cho các đơn vị

2.7 Triển khai chính thức chương trình hàng món, bạc, Yabling, Jemma, túi xách, đồng hồ.

Trang 14

3) Tự điển WBS:

Người chịu trách nhiệm chính

Thời gian thực hiện (ngày)

Ngân sách (triệu)

Yếu tổ rủi ro

2.1

Tinh chỉnh chương trình hàng

món, hàng hóa bạc, Yabling,

Jemma, túi xách, đồng hồ…

theo yêu cầu PNJ

Các chức năng trên chương trình đều

2.1.1 Khảo sát hiện trạng và tiếp nhận các yêu cầu từ PNJ về chương

trình hàng món

Hiểu rõ các yêu cầu cần quản lý về

2.1.3 Khảo sát hiện trạng và tiếp nhận các yêu cầu từ PNJ về chương

trình hàng hóa bạc

Hiểu rõ các yêu cầu cần quản lý về

2.1.5

Khảo sát hiện trạng và tiếp nhận

các yêu cầu từ PNJ về chương

trình hàng hóa Yabling, Jemma,

túi xách, đồng hồ

Hiểu rõ các yêu cầu cần quản lý vềchương trình hàng hóa Yabling,

2.1.6 Tinh chỉnh chương trình hàng hóa Yabling, Jemma, túi xách,

Trang 15

WBS Công việc Kết quả kỳ vọng trách nhiệm Người chịu

chính

Thời gian thực hiện (ngày)

Ngân sách (triệu)

Yếu tổ rủi ro

2.2.2 Test chương trình hàng hóa bạc Đáp ứng các yêu cầu về hàng bạc đãđưa ra trong buổi khảo sát Nam 9 21

2.2.3

Test chương trình hàng hóa

Yabling, Jemma, đồng hồ, túi

xách

Đáp ứng các yêu cầu về hàng Yabling,Jemma, đồng hồ, túi xách đã đưa ra

2.3 Đào tạo triển khai cho hệ

thống CH, CN

Các Cửa hàng trưởng, Kế toán cửahàng, chi nhánh có thể thao tác thựchiện tốt trên chương trình

2.3.1 Báo cáo kết quả test và đề xuất triển khai Báo cáo đúng thời gian qui định Nhi 1 1

2.3.3 Thông báo cho hệ thống cửa hàng, chi nhánh Đảm bảo thông tin được cửa hàng vàchi nhánh tiếp nhận Nam 1 1

2.3.4 Tiến hành đào tạo tập trung Tất cả các cửa hàng trưởng và Kế toáncửa hàng đều được đào tạo. Thái 1 10

Lập danh sách 5 đơn vị của hàng

để triển khai và kế hoạch thực

hiện

Chọn được các đơn vị đáp ứng điều

2.4.2 Thông báo cho cho 5 đơn vị

được chọn

Đảm bảo thông tin được cửa hàng và

2.4.3 Chuyển số dư đầu kỳ cho các đơn vị Đảm bảo tất cả số dư đầu về chươngtrình hàng món từ chương trình cũ

được chuyển sang chương trình mới

Định dạng
Số trang	24
Dung lượng	0,9 MB