Thảo luận môn Quản lý chức năng hoạt động của tổ chức: Hội nhập trong công ty

Hội nhập trong công ty Tóm tắt • Địa điểm: Công ty vận tải – cơ cấu phức tạp • Vấn đề hiện tại: có 2 nhân viên nghỉ việc nên phải tuyển dụng nhân sự - phòng Tổ chức thực hiện • Phòng tổ chức áp dụng thủ tục tuyển dụng và tuyển 2 nhân viên: Hùng (Phòng kế toán) và Mai (phòng Thuê bao ) • Hùng: +Trưởng phòng tổ chức đón tiếp và giai thích về các điều khoản của hợp đồng, quyền nghĩa vụ, giờ giấc lao động, đường tới căng-tin. Và được dẫn tới phòng làm việc + được trưởng phòng Kế toán đich thân đón tiếp. Ông tỏ ý sẵn sang giúp đỡ, giới thiệu tới mọi người, cung cấp các đồ dùng cần thiết. Được hướng dẫn sự dụng điện thoại và có có nhân viên được giao nhiệm vụ cung cấp thông tin cho anh • Mai: • Phòng Tổ chức vội vàng đưa hồ sơ và chỉ cho cô phòng làm việc. • Bắt đầu ngay vào công việc và được một đồng nghiệp giải thích sơ qua về công việc • Cô phải cắt ngang công việc của đồng nghiệp khi giải quyết chồng hồ sơ xin đặt vé vì ko muốn mắc sai lầm. • không biết vị trí của căng-tin, nhà vệ sinh và không được cung cấp các công cụ cần thiết • Buổi chiều: Hùng hài lòng, Mai chán nản và ko biết có nên trở lại làm việc không ?  Câu hỏi: 1. Bạn nghĩ gì về cách đón tiếp của phòng Tổ chức và của hai phòng có liên quan? 2. Sự chán nản của Mai dẫn tới hậu quả gì? Trả lời: 1. Sau quá trình tuyển chọn, công ty cần tổ chức hội nhập cho nhân viên mới. Quy trình hội nhập nhằm mục đích:  Người lao động mới hiểu rõ về tổ chức doanh nghiệp.  Cung cấp những thông tin liên quan đến công việc.  Giảm nỗi lo lắng cho nhân viên mới.  Giảm bớt sự sai sót có thể xảy ra, nhanh chóng làm quen với quy trình làm việc.  Thích nghi với phương pháp làm việc, thiết lập mối quan hệ với đồng nghiệp, văn hóa tổ chức mới.  Công ty thực hiện theo ba bước: hội nhập tổng quát, hội nhập chuyên môn, theo dõi và đánh giá. Quá trình hội nhập: BƯỚC 1: Hội nhập tổng quát. Phòng tổ chức đảm nhận. Hùng Mai Giống nhau -Cung cấp thông tin tổng quát về tổ chức -Cung cấp thông tin về quy định chính sách -Cung cấp thông tin về lương thưởng phúc lợi trợ cấp Khác nhau -Thông tin về an toàn lao động, kỉ luật lao động: +các tiện nghi trong phòng:bàn ghế, văn phòng phẩm, danh bạ điện thoại +thông tin vệ sinh, ăn uống +có nhân viện trực tiếp cung cấp thông tin khi cần thiết -Được trưởng phòng tổ chức đưa tới nơi làm việc và đích thân trưởng phòng kế toán đón tiếp -Đón tiếp vội vã bởi nhân viên phòng tổ chức và chỉ cho cô phòng làm việc -Không được cung cấp đầy đủ thông tin về tiện nghi trong phòng, vệ sinh, ăn uống. Nhận xét Phòng tổ chức thực hiện tốt quy trình hội nhập tổng quát, giúp Hùng có những thông tin cơ bản nhất về tổ chức, tạo sự thoải mái, giảm nỗi lo lắng cho nhân viên mới, đồng thời tạo ấn tượng tốt cho nhân viên về công ty. Phòng tổ chức thực hiện không tốt quy trình, khiến cho Mai lúng túng trong công việc, chưa có cái nhìn tổng quát về công ty cũng như các thông tin trực tiếp liên quan đến công việc. Qua đó gây lo lắng, bối rối cho Mai . BƯỚC 2: Hội nhập chuyên môn. Là giai đoạn mà cấp quản lý trực tiếp của nhân viên mới đảm nhận Hùng-Phòng kế toán Mai-Phòng thuê bao Hoạt động -Được đích thân trưởng phòng đón tiếp tỏ ý sẵn sàng giúp đỡ khi có nhu cầu -Được hướng dẫn tham quan, giới thiệu đồng nghiệp trong phòng, -Được cung cấp trang thiết bị hỗ trợ công việc cần thiết - Có nhân viên chịu trách nhiệm cung cấp thông tin và hỗ trợ trong quá trình làm việc -Không được trưởng phòng đón tiếp mà chỉ được một nhân viên khác giới thiệu sơ qua về công việc -Không được cung cấp trang thiết bị cần thiết cho công việc, cô phải mượn đồ dùng của người khác. - Giao quá nhiều công việc trong ngày đầu làm việc Nhận xét - Thực hiện quá trình đón tiếp tại bộ phận, quá trình hội nhập chuyên môn cho nhân viên mới tốt . Giúp cho Hùng biết thông tin về chức năng của bộ phận phòng ban, nhiệm vụ trách nhiệm với công việc, thủ tục, chính sách luật lệ và quy định - Thái độ đón tiếp ân cần chu đáo tạo cho Hùng an tâm thoải mái không lạc lõng, tránh những sự kỳ thị. -Giúp cho Hùng làm việc hăng say, có năng suất hơn, thỏa mãn với công việc. -Không thực hiện tốt quy trình hội nhập chuyên môn cho nhân viên mới. . - Thái độ đón tiếp, quá trình đón tiếp chưa được chuẩn bị kỹ lưỡng, xuồng sã khiến cho Mai bị choáng ngợp bới công việc mới. . - Các nhân viên trong phòng chưa có sự hỗ trợ, cung cấp thông tin mà còn giao cho Mai quá nhiều công việc trong ngày đầu làm việc BƯỚC 3: ĐÁNH GIÁ VÀ THEO DÕI. Quá trình được thực hiện tại các phòng ban chuyên môn. • Khi nhân viên mới bắt đầu làm việc, thì hết ngày làm việc Trưởng phòng nên có bản đánh giá và theo dõi (hoặc một cuộc gọi điện, trao đổi trức tiếp từ trưởng phòng) nhằm động viên, giúp đỡ , để điều chỉnh và cải tiến kịp thời, dùng thông tin phản hồi từ nhân viên nhằm giúp nhân viên nhanh chóng hòa nhập vào tổ chức. • Trong trường hợp này, cả hai phòng Kế toán và phòng Thuê bao đều thiếu bước này nên không biết được suy nghĩ, mong muốn của từng nhân viên. Từ đó không có điều chỉnh phù hợp giúp hai nhân viên hòa nhập nhanh chóng vào tổ chức 2. Hậu quả từ sự chán nản của Mai. Sau khi nói chuyện với Hùng, Mai đã có thắc mắc là có nên trở lại làm việc vào ngày mai hay không???? Dù Mai quay lại làm việc hoặc không đều gây những ảnh hưởng không nhỏ tới bản thân Mai và công ty Trường hợp 1: Mai tiếp tục quay lại làm việc Đối tượng bị tác động Hậu quả Giải quyết Cá nhân Mai Thiếu đông lực trong công việc, tạo tâm lý chán nản Không bắt kịp được tiến độ công việc Cảm thấy lạc lõng -Mai phải trực tiếp trao đổi với trưởng phòng Thuê bao về những vấn đề của mình: +Không ôm đồm quá nhiều việc. +được tìm hiểu kĩ về công việc cũng như các trang thiết bị hỗ trợ. - Làm quen, gây thiện cảm với các đồng nghiệp trong phòng. Đồng nghiệp Gây ảnh hưởng công việc của các nhân viên khác, tạo cảm giác khó chịu -Nên có kiến nghị với trưởng phòng giao trách nhiệm trực tiếp cho một nhân viên trong phòng hướng dẫn đầy đủ chi tiết công việc cho Mai Khách hàng Thông tin được Mai cung cấp không đầy đủ, bị ngắt quãng, có thể dẫn đến sai lầm. Trường phòng giải quyết các ý kiến phản hồi liên quan đến Mai, nhằm giúp Mai hoàn thiện hơn trong chuyên môn Công ty Sai sót có mắc thể của Mai ảnh hưởng tới uy tín của công ty và giảm năng suất lao động, Giảm doanh thu của công ty khi khách hàng gặp khó khăn trong việc sử dụng cách dịch vụ của công ty Có bảng đánh giá, những khó khăn gặp phải của Mai trong quá trình làm việc, Lắng nghe các phản hồi từ khách hàng và chỉ đạo trực tiếp cho trưởng phòng Thuê bao giải quyết. [...]... giúp Mai quay lại làm việc và nhanh chóng hòa nhập với công ty Nếu Mai không quay trở lại sau khi giải quyết các vấn đề ở trên, phòng tổ chức nhanh chóng tiến hành tuyển dụng thêm nhân viện mới thay thế cho Mai (có thể nhận ứng viên tốt thứ 2 trong đợt tuyển dụng cùng với Mai vào làm) đồng thời tránh những sai lầm trong quá trình giúp nhân viên mới hội nhập CÁM ƠN CÔ GIÁO VÀ CÁC BẠN ĐÃ LẮNG NGHE ^^!...TRƯỜNG HỢP 2: Mai nghỉ việc Đối tượng bị ảnh hưởng Cá nhân Mai Công ty Hậu quả Nghỉ việc ảnh hưởng tới thu nhập, phá hợp đồng có thể ảnh hưởng tới pháp lý -Mất thời gian, kinh phí tuyển dụng thêm một nhân viên mới bù đắp vào vị trí của Mai -Trong thời gian chờ tuyển thêm nhân viên mới gây ùn tắc công việc, ảnh hưởng tới chất lượng làm và hiệu quả làm việc Giải quyết Tìm hiểu nguyên . trường hợp này, cả hai phòng Kế toán và phòng Thuê bao đều thiếu bước này nên không biết được suy nghĩ, mong muốn của từng nhân viên. Từ đó không có điều chỉnh phù hợp giúp hai nhân viên hòa. trở lại làm việc không ?  Câu hỏi: 1. Bạn nghĩ gì về cách đón tiếp của phòng Tổ chức và của hai phòng có liên quan? 2. Sự chán nản của Mai dẫn tới hậu quả gì? Trả lời: 1. Sau quá trình tuyển