MÔ HÌNH HOẠCH ĐỊNH CHIẾN LƯỢC NGUỒN VỐN NHÂN LỰC

MÔ HÌNH HOẠCH ĐỊNH CHIẾN LƯỢC NGUỒN VỐN NHÂN LỰC MÔ HÌNH HOẠCH ĐỊNH CHIẾN LƯỢC NGUỒN VỐN NHÂN LỰC MÔ HÌNH HOẠCH ĐỊNH CHIẾN LƯỢC NGUỒN VỐN NHÂN LỰC MÔ HÌNH HOẠCH ĐỊNH CHIẾN LƯỢC NGUỒN VỐN NHÂN LỰC MÔ HÌNH HOẠCH ĐỊNH CHIẾN LƯỢC NGUỒN VỐN NHÂN LỰC MÔ HÌNH HOẠCH ĐỊNH CHIẾN LƯỢC NGUỒN VỐN NHÂN LỰC MÔ HÌNH HOẠCH ĐỊNH CHIẾN LƯỢC NGUỒN VỐN NHÂN LỰC MÔ HÌNH HOẠCH ĐỊNH CHIẾN LƯỢC NGUỒN VỐN NHÂN LỰC MÔ HÌNH HOẠCH ĐỊNH CHIẾN LƯỢC NGUỒN VỐN NHÂN LỰC MÔ HÌNH HOẠCH ĐỊNH CHIẾN LƯỢC NGUỒN VỐN NHÂN LỰC MÔ HÌNH HOẠCH ĐỊNH CHIẾN LƯỢC NGUỒN VỐN NHÂN LỰC MÔ HÌNH HOẠCH ĐỊNH CHIẾN LƯỢC NGUỒN VỐN NHÂN LỰC MÔ HÌNH HOẠCH ĐỊNH CHIẾN LƯỢC NGUỒN VỐN NHÂN LỰC MÔ HÌNH HOẠCH ĐỊNH CHIẾN LƯỢC NGUỒN VỐN NHÂN LỰC MÔ HÌNH HOẠCH ĐỊNH CHIẾN LƯỢC NGUỒN VỐN NHÂN LỰC MÔ HÌNH HOẠCH ĐỊNH CHIẾN LƯỢC NGUỒN VỐN NHÂN LỰC MÔ HÌNH HOẠCH ĐỊNH CHIẾN LƯỢC NGUỒN VỐN NHÂN LỰC MÔ HÌNH HOẠCH ĐỊNH CHIẾN LƯỢC NGUỒN VỐN NHÂN LỰC MÔ HÌNH HOẠCH ĐỊNH CHIẾN LƯỢC NGUỒN VỐN NHÂN LỰC MÔ HÌNH HOẠCH ĐỊNH CHIẾN LƯỢC NGUỒN VỐN NHÂN LỰC MÔ HÌNH HOẠCH ĐỊNH CHIẾN LƯỢC NGUỒN VỐN NHÂN LỰC MÔ HÌNH HOẠCH ĐỊNH CHIẾN LƯỢC NGUỒN VỐN NHÂN LỰC MÔ HÌNH HOẠCH ĐỊNH CHIẾN LƯỢC NGUỒN VỐN NHÂN LỰC MÔ HÌNH HOẠCH ĐỊNH CHIẾN LƯỢC NGUỒN VỐN NHÂN LỰC MÔ HÌNH HOẠCH ĐỊNH CHIẾN LƯỢC NGUỒN VỐN NHÂN LỰC MÔ HÌNH HOẠCH ĐỊNH CHIẾN LƯỢC NGUỒN VỐN NHÂN LỰC MÔ HÌNH HOẠCH ĐỊNH CHIẾN LƯỢC NGUỒN VỐN NHÂN LỰC MÔ HÌNH HOẠCH ĐỊNH CHIẾN LƯỢC NGUỒN VỐN NHÂN LỰC MÔ HÌNH HOẠCH ĐỊNH CHIẾN LƯỢC NGUỒN VỐN NHÂN LỰC MÔ HÌNH HOẠCH ĐỊNH CHIẾN LƯỢC NGUỒN VỐN NHÂN LỰC MÔ HÌNH HOẠCH ĐỊNH CHIẾN LƯỢC NGUỒN VỐN NHÂN LỰC MÔ HÌNH HOẠCH ĐỊNH CHIẾN LƯỢC NGUỒN VỐN NHÂN LỰC

MÔ HÌNH HOẠCH ĐỊNH CHIẾN LƯỢC NGUỒN VỐN NHÂN LỰC

Adam Smith là người đầu tiên đề cập đến vai trò của “nguồn vốn nhân lực”.Theo Adam Smith thì có bốn loại nguồn vốn:

1) Dụng cụ, máy móc hữu ích cho thương mại

2) Nhà máy, xí nghiệp, công xưởng phục vụ cho quá trình sản xuất

3) Đất đai

4) Nguồn vốn nhân lực

Theo dòng phát triển của lịch sử nhân loại, dựa trên ý tưởng của Adam Smith

đã có nhiều nhà nghiên cứu đã tiếp bước lý thuyết của Adam Smith Theo hai tác giảJeremy Hope & Tony Hope đã chia ra 3 loại nguồn vốn:

1) Nguồn vốn nhân lực: kinh nghiệm, kỹ năng và khả năng của con người.2) Nguồn vốn nội lực: nhãn hiệu hàng hóa, bản quyền trí tuệ, cấu trúc hệthống thông tin

3) Nguồn vốn ngoại lực tập trung vào vấn đề thị trường Nguồn vốn này đềcập đến lợi ích cho khách hàng và những điểm mạnh về thương hiệu…Như vậy theo hai nhà nghiên cứu này thì nguồn vốn này được đề cậpphần lớn sinh ra từ nguồn vốn trí tuệ

Theo Skaplan & David P.Norton cho rằng, nguồn vốn nhân lực là khả nănglàm thế nào để thực hiện công việc chuyên môn hoàn thiện Nguồn vốn nhân lực hainhà nghiên cứu còn đề cặp đến nguồn vốn thông tin và nguồn vốn tổ chức.Skaplan & David P.Norton cho rằng nguồn vốn nhân lực là yếu tố quan trọng và chiphối các nguồn vốn khác

Trong một nghiên cứu của Đinh Việt Hòa (2009), “Phát triển chiến lược nguồnnhân lực của những công ty”, cho rằng, ba yếu tố quan trọng nhất mà rất nhiều công tytập trung đó là: hiểu biết, kỹ năng và đạo đức làm việc (tập trung vào thái độ) của cán

1 Đinh Việt Hòa (2009), Phát triển nguồn vốn nhân lực-Chiến lược tối ưu của nhà lãnh đạo, Tạp chí KH

ĐHQGHN, Kinh tế và Kinh doanh 25, 150-158.

bộ nhân viên Những nhân tố này tạo nên nguồn vốn nhân lực, giúp họ có khả năng tham gia đóng góp tạo nên sự phát triển của công ty của họ.

Tóm lại, nguồn vốn nhận lực luôn được xem là một trong những yếu quan trọngtrong quá trình phát triển của một thực thể công ty/tổ chức/xã hội Trong xã hội cạnhtranh gay gắt hiện nay, việc quan tâm đến nguồn vốn nhân lực sẽ mang lại lợi thế cạnhtranh cho công ty cũng như sử dung có hiệu quả các nguồn vốn khác dựa trên nền tảngnhân lực có chất lượng

2 ĐỊNH NGHĨA NGUỒN VỐN NHÂN LỰC

Như đã trình bày ở phần 1 về lịch sử hình thành và phát triển qua thời gian củanguồn vốn nhân lực Trong phần này trình bày về các khái niệm/định nghĩa liên quanđến hoạch định chiến lược nguồn vốn nhân lực của công ty như: định nghĩa về nguồnvốn nhân lực; tầm nhìn-sứ mệnh và mối quan hệ giữa chúng

 Tầm nhìn: những câu chuyện sinh động, đáng nhớ, những bức tranh, những

hình ảnh, phép nhân hóa, các biểu ngữ, và những biểu tượng khác – mà các nhà lãnhđạo tạo ra nên có ảnh hưởng đến việc kết tinh một mục đích (Peter B.vaill & AllanR.Cohen, 2008)

 Sứ mệnh 2 : Sứ mệnh của công ty chính là bản tuyên ngôn của công ty đó đối

với xã hội, nó chứng minh tính hữu ích và các ý nghĩa trong sự tồn tại của công ty đốivới xã hội

 Nguồn vốn nhân lực: là một tập hợp duy nhất các chuyên môn, kỹ năng và

kiến thức hàm chứa trong lực lượng lao động của một tổ chức (Paul Pietersma, 2011)

Khi thực hiện phân tích mô hình hoạch định chiến lược nguồn vốn nhân lựcchúng ta cần phải kết hợp với một số các mô hình/phương pháp có liên quan như môhình quản lý chiến lược nguồn nhân lực, sơ đồ hóa lộ trình, hoạch định kịch bản,… Đồng thời gắn kết giữa tầm nhìn – sứ mệnh với việc hoạch định chiến lược nguồn vốnnhân lực của tổ chức

Mô hình hoạch định nguồn vốn nhân lực (gọi tắt là mô hình nguồn vốn nhânlực) được sử dụng để phân tích những yếu tố quan trọng nhất trong việc hoạch địnhnguồn vốn nhân lực Từ đó, phát triển một kế hoạch hành động (sơ đồ lộ trình nguồnvốn nhân lực) nhằm quản lý nguồn vốn nhân lực hiện tại và tương lai (phân bổ nguồnvốn nhân lực phù hợp) Để ứng dụng mô hình này vào thực tế chúng ta cần quan tâmđến 3 yếu tố sau:

- Phân tích nguồn vốn nhân lực sẵn có

- Phân tích những phát triển nhân khẩu học khả thi của lực lượng lao động hiện tại

- Phát triển kịch bản cho những thay đổi có thể tiên liệu trong tổ chức, thị trường vàthị trường lao động

Thực hiện hoạch định chiến lược nguồn vốn nhân lực cần phải có một quy trình

cụ thể giúp cho nhà quản trị có được cái nhìn thấu đáo trong dài hạn Cùng với quytrình là phát thảo kịch bản về nhu cầu sử dụng nguồn vốn nhân lực của công ty, cáckịch bản cung cấp nhiều thông tin tốt, phương án có thể xảy ra trong tương lai sẽ giúpcho quá trình ra quyết định

Ngày nay, cạnh tranh đã mang tính toàn cầu hóa, vì vậy, các nhà quản trị phải

có tính thích ứng cao với sự thay đổi liên tục của thị trường Một sự chuẩn bị kỹ càng

có kế hoạch, chiến lược cụ thể sẽ giúp công ty cạnh tranh tốt hơn trên thị trường

Mô hình nguồn vốn nhân lực được sử dụng khi:

- Công ty xác định nguồn nhân lực của công ty là một lợi thế cạnh tranh sovới các đối thủ trong ngành/lĩnh vực kinh doanh

- Để phân bổ hiệu quả và sử dụng hợp lý nguồn vốn nhân lực trong công ty

- Lường trước những rủi ro/biến động của thị trường

Sơ đồ mô hình hoạch định nguồn vốn nhân lực:

v

Hình 4.1 Mô hình hoạch định chiến lược nguồn vốn nhân lực.

Giải thích các bước thực hiện của mô hình: các lý thuyết của từng bước dựatheo lý thuyết của Paul Pietersma (2011) Ví dụ dẫn chứng tình huống thực tiễn củaCông ty Cổ phần Vận tải Sài Gòn (2012)3

Mô hình gồm hai giai đoạn chính: Giai đoạn 1 gồm có 4 bước: (1) xác định hồ

sơ tổ chức hiện tại và tương lai; (2) xác định khả năng và năng lực nguồn vốn nhân lựchiện tại; (3) phân tích những phát triển phân khúc và thị trường lao động; (4) phát triểnkịch bản nguồn vốn nhân lực

Giai đoạn 2 gồm 3 bước: (5) thực hiện phân tích khoảng cách; (6) nhận diện các vấn

đề chính yếu; (7) phát triển kế hoạch hành động nguồn vốn nhân lực

Giai đoạn 1: Phân tích sơ đồ.

1) Thiết lập hồ sơ tổ chức hiện tại và tương lai.

- Kỹ năng lãnh đạo: tầm nhìn của nhà quản trị, khả năng truyền đạt thông tincho cấp dưới, ra quyết định, truyền cảm hứng cho nhân viên,…

- Chiến lược kinh doanh: đang theo đuổi

3 Phát triển các phân khúc/thị trường lạo động

5 Phân tích khoảng cách

5 Phân tích khoảng cách

7 Kế hoạch hành động nguồn vốn nhân lực

1.Phát triển tổ chức

2 AND vốn nhân lực hiện tại

2 AND vốn nhân lực hiện tại

4 Kịch bản nguồn vốn nhân lực

4 Kịch bản nguồn vốn nhân lực

- Cơ cấu tổ chức sự phân chia rõ ràng giữa các phòng/ban, có nhiều cấp trunggian hay ít cấp trung gian.

- Văn hóa công ty: lời hứa của công ty cho khách hàng, các mối quan hệ vàứng xử trong giao tiếp giữa cấp trên - cấp dưới; giữa nhân viên với nhau,…

- Quy trình và hệ thống làm việc: quy trình đơn giản, thông tin truyền đạt haichiều giữa từ trên xuống và từ dưới lên nhanh và không bị sai lệch

Ví dụ: Phân tích hồ sơ tổ chức của Công ty Cổ phần Vận tải Sài Gòn đánh giá

các yếu tố ảnh hưởng đến nguồn vốn nhân lực của công ty

Công ty CPVT Sài Gòn kinh doanh nhiều lĩnh vực như: vận tải hàng hóa đường

bộ, xuất nhập khẩu, hoạt động bưu chính,…

Tầm nhìn của VTSG: STC tạo dựng một nền tảng chắc chắn để phát triển bềnvững trong lĩnh vực vận tải hàng hóa, chuyển phát nhanh bưu chính

 Lãnh đạo công ty:

Điểm mạnh:

- Truyền được cảm hứng, khuyến kích cho nhân viên, tạo được lòng tin chonhân viên làm việc nhiệt tình

- Kiểm tra, kiểm soát chặt chẽ các công việc

Hạn chế: giao quyền tại công ty rất hạn chế, mọi quyết định phải thông qua

giám đốc, các phương pháp quản trị chưa được áp dụng vào công ty, khả năng sử dụngtin học, internet còn hạn chế

 Chiến lược kinh doanh của công ty: phát triển thị trường khu vực miềnTây, năm 2012 công ty có 8 chi nhánh dự định trong 5 năm tới sẽ phủ khắp các tỉnhmiền Tây, nâng cao chất lượng dịch vụ, quan tâm đến phát triển kỹ năng của nhânviên Nâng cao hình ảnh uy tín của công ty

 Cơ cấu tổ chức của công ty: công ty (2012) có 3 phòng và 8 chi nhánh

- Phòng kế toán: 6 nhân sự

- Phòng hành chính-nhân sự: 3 nhân sự

- Phòng kinh doanh: 5 nhân sự

- Chi nhánh: 4 nhân sự/chi nhánh

 Văn hóa công ty:

- Mối quan hệ giữa cấp trên/cấp dưới thân mật, gần gủi.

- Giữa phòng/ban kết hợp hỗ trợ nhau trong công việc

- Thái độ đối với công việc của nhân viên phụ thuộc rất nhiều vào chế độthưởng và sự động viên của lãnh đạo

- Công ty chưa thực hiện thấu đáo lời hứa đối với khách hàng

 Quy trình và hệ thống làm việc gọn nhẹ, giải quyết nhanh các khiếu nạicủa khách hàng, thông tin truyền đạt giữa các phòng, cấp trên/cấp dưới nhanh trongngày

Kết luận: hồ sơ hiện tại của công ty (2012) hiện tại nguồn vốn nhân lực đáp ứngđược nhu cầu hoạt động của công ty nhưng vẫn còn một số hạn chế và cần thay đổi đểphù hợp với tình hình phát triển trong tương lai

Như đã phân tích ở trên thì công ty theo đuổi chiến lược phát triển thị trường dovậy nhu cầu về nguồn nhân lực sẽ thay đổi Bên cạnh đó, thị trường ngành vận tải tốc

độ cạnh tranh ngày càng gay gắt Vì vậy, công ty cần có những con người có chấtlượng về trình độ chuyên môn, kỹ năng bán hàng chuyên nghiệp Phòng kinh doanh sẽcần có người chuyên marketing để đảm nhiệm công việc xây dựng thương hiệu, chămsóc khách hàng

Tiến trình chiến lược mở rộng thị trường và nhu cầu nguồn nhân lực của công

ty Vận tải Sài Gòn:

- 1 nhân viên nam giao hàng

- 1 nhân viên nam giao hàng

Đồng Tháp 2014 - 3 nhân viên nữ bán hàng.

- 1 nhân viên nam giao hàng

- 1 nhân viên nam giao hàng

Bảng 4.1 Tiến trình thâm nhập thị trường công ty Vận tải Sài Gòn

2) Xác định khả năng và năng lực nguồn vốn nhân lực hiện tại.

Xác định năng lực tương đối của lực lượng lao động về sự khác biệt giữa:

- Xác định năng lực dựa trên sự khác biệt trên công việc: sự khác nhau giữanhững con người làm ở các bộ phận khác nhau (ví dụ: bán hàng - kế toán)

- Xác định năng lực dựa trên sự khác biệt trên con người lao động: khác nhau

về trình độ, kinh nghiệm, khả năng tiếp nhận, khả năng giải quyết công việc,…

- Để xác định được năng lực làm việc của nguồn nhân lực trong công ty cầnphải có những phương pháp đánh giá (xếp hạng, so sánh, quan sát hành vi, phân tíchđịnh lượng,…) kết hợp với kinh nghiệm của bộ phận/người thực hiện công việc đánhgiá năng lực nhân viên

- Kết quả của bước này sẽ hình thành nên sơ đồ AND nguồn vốn nhân lực

Ví dụ: Chúng ta tiếp tục với tình huống của công ty Vận tải Sài Gòn.

Xác định năng lực/khả năng của nhân viên trong công ty (2012), phòng nhân sựđánh giá năng lực nhân viên công ty bằng phương pháp bảng điểm

3) Phân tích những phát triển phân khúc và thị trường lao động.

Phân tích thị trường hay phân khúc thích hợp sẽ giúp cho công ty xác định đượcnguồn vốn nhân lực cần từ thị trường lao động Xác định được các tiêu chuẩn/tiêu chícông ty cần và đưa vào kịch bản nguồn vốn nhân lực

- % thay đổi công việc của toàn thị trường

- % tham gia của lực lượng lao động mới từ sinh viên tốt nghiệp

- Thay đổi của luật

- Thay đổi về các chính sách khen thưởng của đối thủ, của thị trường.

Ví dụ: Chúng ta tiếp tục phân tích tình huống của công ty Vận tải Sài Gòn.

Trong bước này, công ty VTSG tiến hành phân tích thị trường lao động để tìmnhững nhân sự phù hợp với nhu cầu sử dụng của công ty trong giai đoạn tới (2012-2017) Tại thời điểm phân tích thị trường lao động đủ điều kiện cung ứng nguồn vốnnhân lực theo các tiêu chí công ty cần

Tiêu chí tuyển dụng nhân lực mới:

- Trình độ đại học, chuyên ngành quản trị kinh doanh, marketing

- Kinh nghiệm tối thiểu 3 năm

- Sức khỏe tốt, chịu áp lực công việc

- Kỹ năng giao tiếp/tin học/ra quyết định/sáng tạo

- …

4) Phát triển kịch bản nguồn vốn nhân lực.

Sau khi tiến hành phân tích từ bước 1-3, đến bước này chúng ta sẽ phát họa racác kịch bản về nguồn vốn nhân lực của công ty

Ví dụ: Chúng ta tiếp tục phân tích tình huống của công ty Vận tải Sài Gòn.

Bộ phận hoạch định chiến lược nguồn vốn nhân lực của công ty Vận tải SàiGòn xây dựng hai kịch bản về nguồn vốn nhân lực của công ty trong tương lại, cáckịch bản này gắn liền với chiến lược mở rộng thị trường (mở thêm 5 chi nhánh tạimiền Tây) và tầm nhìn chung của toàn công ty

Kịch bản thứ nhất (phương án 1): để nguồn vốn nhân sự đáp ứng được nhu cầuphát triển của công ty trong 5 năm tới và tình hình kinh doanh công ty thuận lợi pháttriển theo xu hướng tăng qua từng năm

Kịch bản thứ 2 (phương án 2): tình hình công ty kinh doanh gặp khó khăn, mụctiêu đề ra không đạt được theo đúng kỳ vọng của ban lãnh đạo, lợi thế cạnh tranh bịgiảm so với các đối thủ trong ngành

Qua phân tích các bước ở giai đoạn 1 sẽ giúp cho nhà quản trị xác định được vịtrí nguồn vốn nhân lực hiện tại và nhu cầu nguồn nhân lực trong tương lại Năng lựchiện tại và nhu cầu trong tương lai sẽ tạo nên khoảng cách này.

Để hiểu được bước này chúng ta phân tích tiếp tình huống của công ty VTSGkhi xác định vị trí nguồn vốn nhân lực giữa hiện tại và tương lai

Qua đánh giá hồ sơ nguồn vốn nhân lực hiện tại và xác định vị trí của công tytrên thị trường trong 5 năm tới là bao phủ toàn miền Tây, với chất lượng dịch vụ tốthơn đối thủ cạnh tranh

Nguồn lực hiện tại vẫn chưa đảm bảo được về mặt chất lượng đó là kỹ năng

bán hàng, kỹ năng chăm sóc khách hàng, khả năng ứng xử của nhân viên, bộ phậnkinh doanh còn thụ động với thị trường, xây dựng nguồn lực kế thừa chưa được cấplãnh đạo quan tâm

Trong 5 năm tới công ty cần những nhân viên có chất lượng chuyên môn về kỹ

năng phục vụ khách hàng, nhân viên có kinh nghiệm về marketing để xây dựng hìnhảnh thương hiệu công ty, nhân viên kiểm soát chất lượng dịch vụ Và xây dựng vănhóa công ty “tất cả vì khách hàng phục vụ” Rào cản lớn nhất là thay đổi nhận thức củanhân viên toàn công ty về ý thức phục vụ khách hàng

Kết luận, khoảng cách giữa nguồn vốn nhân lực hiện tại và nhu cầu đáp ứngtrong tương lai là khá lớn, một trong những điểm khó rút ngắn nhất đó là thay đổi nhậnthức của nhân viên (những người hiện hữu), đòi hỏi lãnh đạo là người gương mẫucũng như truyền cảm hứng cho nhân viên

6) Nhận diện các vấn đề chính yếu

Từ phân tích ở bước 1, 2, 3 & 5 sẽ cho nhà quản trị/hoạch định biết được nhữngvấn đề chủ yếu của công ty đang gặp phải, ví dụ như: thay đổi văn hóa công ty, thayđổi chiến lược kinh doanh, năng lực nhân viên phát triển,…

Với tình huống của công ty VTSG thì bộ phận hoạch định đã xác định vấn đềcủa công ty là nâng cao chất lượng những con người hiện hữu, thay đổi văn hóa công

ty chuyên nghiệp trong quá trình cung ứng dịch vụ cho khách hàng từ tiếp nhận đếngiao phát

7) Phát triển kế hoạch hành động nguồn vốn nhân lực.

Đến bước này, giải quyết các vấn đề nguồn vốn nhân lực công ty nhà quảntrị/hoạch định có thể sử dụng các công cụ sau:

- Tham gia thị trường lao động tìm kiếm nhân lực phù hợp với yêu cầu sửdụng của công ty

- Tổ chức và quy trình: xây dựng một quy trình chuẩn từ đó xác định đượcnguồn nhân lực cho từng vị trí

- Trình độ chuyên môn: đào tạo, huấn luyện và tuyển mới

- Cơ cấu: sự luân chuyển, tạo nguồn cho các vị trí quản trị cấp trung, cấp cao

6 TÀI LIỆU THAM KHẢO

Trần Kim Dung (2008), Quản trị nguồn nhân lực, NXB Thống Kê

Peter B vaill & Allan R Cohen (2008), MBA Trong Tầm Tay Chủ đề Quản trị Kinh

doanh: Lãnh đạo tầm nhìn, NXB Thống Kê, 25-58

Charles J Fornbrun (2008), MBA Trong Tầm Tay Chủ đề Quản trị Kinh doanh:

Thách thức trong quản trị nguồn nhân lực một cách chiến lược, NXB Thống Kê,

Đức Minh (2008), Những điều hay trong quản trị hiện đại, NXB Từ Điển Bách Khoa,

or Set in Order – Sắp xếp, Sweeping – Sạch Sẽ, Standardising – Săn Sóc,Sustaining – Sẵn Sàng), đây là tên của một phương pháp luận nổi tiếng của các nhàquản lý Nhật Bản, một phương pháp được đưa ra để tổ chức một nơi làm việc, một nơi

có nhiều người tham gia làm việc cùng một thời điểm, như: nhà xưởng, văn phòng Mục đích chính của 5-S là tạo tinh thần và hiệu quả làm việc Bên cạnh mô hình 5-S,còn có một mô hình có ý nghĩa bao trùm hơn, ý nghĩa hơn và được nhiều nhà quản lý

áp dụng để tăng giá trị, tăng quy mô, tạo sự phát triển bền vững của đơn vị đó

Cuối những năm 70 của thế kỷ XX xuất hiện những tư duy quản lý, nó giải đáp

về nguyên nhân sự thành công của doanh nghiệp Hai chuyên gia tư vấn của McKiney

& Co là Tom Peters và Robert Waterman đã nghiên cứu một nhóm công ty hàng đầutại Mỹ như là: Kodak, HP, IBM, 3M… Năm 1982 họ xuất bản quyển sách với tiêu đề

“In Search of Excellence” bao gồm bảy yếu tố Do 7 yếu tố trong tiếng Anh được viếtbắt đầu từ chữ cái “S”

Mô hình 7S là 7 yếu tố về quản lý doanh nghiệp mà tác giả nhiều lần trình bàytrong cuốn sách Vì chữ cái đầu tiên của 7 danh từ tiếng Anh nói về các yếu tố đó đều

là chữ S nên nó được đặt tên là mô hình 7S (Strategy – Structure – System – Staff –Style – Skill – Shooting mark)

Hiện nay, với tính những ưu điểm của mô hình 7S các nhà kinh tế đã phát triểntrên cơ sở 7S thêm một số “S” khác Ví dụ, S thứ 8 là Social (Vũ Tuấn Anh, 2012), môhình 10 S Thiêm & Tom (2008) đã phát triển thêm 3S là Superodinate goals-Mục tiêuthiết yếu; Social responsibility and positioning-Địa vị và trách nhiệm xã hội; Stability-

Sự ổn định Mặc dù hiện nay mô hình 7S đã phát triển lên nhưng giá trị cốt lõi của 7Svẫn còn nguyên ý nghĩa

2 CÁC ĐỊNH NGHĨA

Cấu trúc 7S là mô hình chẩn đoán được sử dụng cho tổ chức có hiệu quả tổngthể Nó được được phát triển nhằm khuyến khích tư duy rộng hơn về cách thức tổ chứccông ty hiệu quả Mô hình gồm có 7 yếu tố chính

Nội dung của 7S đó là:

Chiến lược: Đó là việc chỉ đạo công ty phân phối nguồn lực hiện có để trải quamột thời gian nhất định đạt được kế hoạch đã đề ra hoặc phương hướng hành động đãquy định.

Cơ cấu: Đó là đặc trưng của sơ đồ tổ chức (tức là tổ chức theo chức năng hoặc

theo kiểu phân chia quyền lực)

Hệ thống: Đó là trình tự báo cáo và trình tự làm việc hàng ngày như hình thức

hội nghị…

Nhân sự: Đó là những người quan trọng trong công ty (ví dụ kỹ sư, nhà kinh

doanh, thạc sỹ quản lý công thương nghiệp…)

Phong cách: Đó là đặc điểm hành động của người phụ trách chính khi thực hiện

mục tiêu của tổ chức

Kỹ năng: Đó là tài năng đặc biệt của những người phụ trách chính hoặc toàn thể

công ty

Giá trị chia sẽ: Đó là nội dung tư tưởng chủ yếu hoặc phương pháp chỉ đạo mà

một tổ chức truyền thụ cho các thành viên của mình

Trong 7 yếu tố kể trên, 3 yếu tố đầu tiên (chiến lược, cơ cấu, hệ thống) được gọi

là 3 chữ S “cứng”, bởi vì đó là những cái rõ ràng, tồn tại trên thực tế Còn 4 yếu tố sau

là 4 chữ S “mềm”

Bảy yếu tố đó ảnh hưởng lẫn nhau, cùng phát huy tác dụng Nếu một phươngpháp quản lý thiếu một trong 7 yếu tố đó thì nó không thể phát huy đầy đủ tiềm lựcbên trong của xí nghiệp và không phải là một phương pháp quản lý hoàn thiện

Nhưng tầm quan trọng của 7 yếu tố đó không phải là ngang nhau Ba yếu tố đầu

là 3 yếu tố “cứng” và là những yếu tố tồn tại bên ngoài, dễ bị người khác học theo vànắm được một cách dễ dàng Còn bốn yếu tố sau phụ thuộc vào những nguyên nhânsâu sắc hơn, tức là những nhân tố xã hội (bao gồm lịch sử, tôn giáo, tố chất dân tộc vàcác nhân tố về văn hóa) Do đó, chúng không dễ bị người khác học theo, nắm được vàtrong những xã hội khác nhau, sự khác biệt về các mặt đó rất lớn

Việc các nhân tố về hệ thống, cơ cấu tổ chức và chiến lược trong quản lý pháthuy tác dụng như thế nào, hiệu quả của nó ra sao phụ thuộc một cách trực tiếp vào 4nhân tố “mềm” Sự khác nhau về trình độ quản lý giữa các công ty nhất là giữa các

công ty lớn đã thực hiện chế độ và phương pháp quản lý hiện đại, chính là chênh lệch

về 4 yếu tố “mềm” trong đó giá trị chia sẽ là yếu tố quan trọng nhất, bởi nó quyết định

bộ mặt tinh thần của công ty, quyết định mối quan hệ giữa chủ tịch hội đồng quản trị,giám đốc và công nhân viên, giữa người quản lý và người bị quản lý, giữa cán bộ quản

lý các cấp Do đó, nó là yếu tố có tính chất quyết định trong việc phát huy tác dụng của

6 yếu tố kia

3 MỤC ĐÍCH SỬ DỤNG

- Mô hình cấu trúc 7S có thể được sử dụng để phân tích tổ chức hiện tại hoặc

một tình huống trong tương lai, và giúp nhận diện sự khác biệt và mâu thuẫngiữa chúng

- Mô hình được sử dụng để đánh giá tính khả thi kế hoạch chiến lược từ triểnvọng về khả năng của tổ chức đến thành công với chiến lược đề xuất

4 CÁCH THỨC SỬ DỤNG

Cấu trúc 7S có thể được xem như một ma trận hoặc bảng biểu để đánh giá tácđộng của chiến lược đề xuất của tổ chức Xây dựng một ma trận trong đó liệt kê cácmâu thuẫn và giải pháp cùng những kết hợp khả thi của 7S Từ đó quyết định hoặcđiều chỉnh chiến lược như thế nào, hoặc thay đổi tổ chức cho phù hợp với chiến lược

Bước 1 Thu thập thông tin

Bảng câu hỏi 7S: Đây là bảng câu hỏi bạn cần khám phá để hiểu thêm về tìnhtrạng của tổ chức khi sử dụng mô hình 7S Bạn có thể sử dụng mô hình này để phântích vị trí hiện tại và vị trí tương lai

Chiến lược:

Chiến lược của công ty bạn là gì?

Làm sao để đạt được mục tiêu?

Làm sao đối phó với các áp lực cạnh tranh?

Làm sao để điều chỉnh chiến lược phù hợp với yếu tố môi trường

Quy trình ra quyết định và kiểm soát tập trung hay phân tán?

Đây là ngôn ngữ giao tiếp? Rõ ràng hay ẩn dụ?

Hệ thống:

Hệ thống chính nào đang vận hành trong tổ chức? Cân nhắc hệ thống tài chính

và nhân sự cũng như giao tiếp và lưu trữ tài liệu

Hệ thống quản lý công ty ở đâu? Làm sao theo dõi và đánh giá chúng?

Quy tắc và quy trình nội bộ nào được mọi người sử dụng để theo dõi?

Các giá trị được chia sẻ (giá trị cốt lõi):

Giá trị cốt lõi của công ty là gì?

Văn hóa của tổ chức/đội nhóm là gì?

Các giá trị đó mạnh mẽ ra sao?

Giá trị cơ bản nào xây dựng nên công ty/đội nhóm?

Phong cách:

Phong cách lãnh đạo của đội ngũ quản lý như thế nào?

Phong cách đó có hiệu quả ra sao?

Nhân viên/thành viên trong nhóm cạnh tranh hay hợp tác với nhau?

Các nhóm trong công ty hoạt động hiệu quả hay chỉ là hình thức?

Đội ngũ:

Trong nhóm đang có những chuyên gia và vị trí nào?

Vị trí nào cần được bổ sung?

Có sự lệch pha nào trong năng lực không?