các hệ thống thông tin phục vụ quản lý doanh nghiệp nguyễn văn hồng các hệ thống thông tin phục vụ quản lý doanh nghiệp nguyễn văn hồng các hệ thống thông tin phục vụ quản lý doanh nghiệp nguyễn văn hồng các hệ thống thông tin phục vụ quản lý doanh nghiệp nguyễn văn hồng các hệ thống thông tin phục vụ quản lý doanh nghiệp nguyễn văn hồng các hệ thống thông tin phục vụ quản lý doanh nghiệp nguyễn văn hồng các hệ thống thông tin phục vụ quản lý doanh nghiệp nguyễn văn hồng các hệ thống thông tin phục vụ quản lý doanh nghiệp nguyễn văn hồng các hệ thống thông tin phục vụ quản lý doanh nghiệp nguyễn văn hồng các hệ thống thông tin phục vụ quản lý doanh nghiệp nguyễn văn hồng các hệ thống thông tin phục vụ quản lý doanh nghiệp nguyễn văn hồng các hệ thống thông tin phục vụ quản lý doanh nghiệp nguyễn văn hồng các hệ thống thông tin phục vụ quản lý doanh nghiệp nguyễn văn hồng các hệ thống thông tin phục vụ quản lý doanh nghiệp nguyễn văn hồng các hệ thống thông tin phục vụ quản lý doanh nghiệp nguyễn văn hồng các hệ thống thông tin phục vụ quản lý doanh nghiệp nguyễn văn hồng các hệ thống thông tin phục vụ quản lý doanh nghiệp nguyễn văn hồng các hệ thống thông tin phục vụ quản lý doanh nghiệp nguyễn văn hồng các hệ thống thông tin phục vụ quản lý doanh nghiệp nguyễn văn hồng các hệ thống thông tin phục vụ quản lý doanh nghiệp nguyễn văn hồng các hệ thống thông tin phục vụ quản lý doanh nghiệp nguyễn văn hồng các hệ thống thông tin phục vụ quản lý doanh nghiệp nguyễn văn hồng các hệ thống thông tin phục vụ quản lý doanh nghiệp nguyễn văn hồng các hệ thống thông tin phục vụ quản lý doanh nghiệp nguyễn văn hồng các hệ thống thông tin phục vụ quản lý doanh nghiệp nguyễn văn hồng các hệ thống thông tin phục vụ quản lý doanh nghiệp nguyễn văn hồng các hệ thống thông tin phục vụ quản lý doanh nghiệp nguyễn văn hồng các hệ thống thông tin phục vụ quản lý doanh nghiệp nguyễn văn hồng các hệ thống thông tin phục vụ quản lý doanh nghiệp nguyễn văn hồng các hệ thống thông tin phục vụ quản lý doanh nghiệp nguyễn văn hồng các hệ thống thông tin phục vụ quản lý doanh nghiệp nguyễn văn hồng các hệ thống thông tin phục vụ quản lý doanh nghiệp nguyễn văn hồng
ĐẠI HỌC KINH TÉ QUỐC DÂN CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN PHỤC VỤ • • • QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP NGUYỄN VĂN HỒNG HÀ NỘI - 2008 CẤC Ht THỐNG THÔNG TIM PHUC vu * * * QUẢM LÝ DOANH NGHIỆP * * * Hf THỐNG THƠNG TIN TÀI CHÍNH §1 Khái qt vế thơng tín tài Các hệ thống thơng tin tài hệ thống thơng tin cần thiết cho tổ chức doanh nghiệp Cũng hệ thống thông tin khác, hệ thống thơng tin tài xếp thành ba mức: tác nghiệp, chiến lược sách lược HTTT mức sử dụng liệu có phần khác chất, nguyên tắc hệ thống thông tin nhân viên mức khác doanh nghiệp sử dụng chúng hỗ trợ định mức khác Thực chất khơng có tách biệt tuyệt đối ba mức hệ thống thơng tin tài chính, mà chúng hợp thành chuỗi liên hồn, mơ tả q trình liên tục hoạt động xảy doanh nghiệp Có nhiều phần mềm hệ thống thơng tin tài xây dựng để hỗ trợ cơng tác quản trị tài doanh nghiệp Trong số có phần mềm sử dụng cho nhiều lĩnh vực chức khác như: •Phần mềm bảng tính •Phần mềm thống kê •Phần mềm quản trị sở liệu Bên cạnh phần mềm chuyên dùng cho chức quản trị tài như: •Phần mềm quản lý ngân quỹ • Phần mềm quản lý vốn • Phần mềm phân tích báo cáo tài • Phần mềm quản trị đầu tư • Phần mềm mơ hình hóa • Phần mềm tự Một quản trị viên tài chính, dù tổ chức quốc tế lớn phòng ban nhỏ tổ chức doang nghiệp, có chức định tài Đó định liên quan đến vấn đề sau: - Nên mua thiết bị hay nên thuê thiết bị cho chu kì ba năm? -Sẽ chi ngân quỹ cho khoản mục điện thoại thay chi phí lại? - Có tiền nhàn rỗi thời điểm khác năm? Số tiền dã dầu tư có hiệu chưa? - Lượng tiền có tháng có đủ để trang trải chi phí tiền dự trù tháng khơng? - Liệu có nên đầu tư tiền để mua sắm thiết bị máy tính hay nên để kinh doanh? - Có cho phép khách hàng định mua chịu khoản tiền lớn khơng? Để định tài kiểu hoạc tương tự, người quản trị cần có hiểu biết hệ thống kế tốn tài có phần lớn tổ chức kinh tế Các nhà quản trị cần hiểu rõ hệ thống thơng tin kế tốn, có chứa hệ thống kế tốn tài chính, có thểb trợ giúp họ trình định tài Chúc quản trị tái chỉnh 2.1 Các chúc quản trị tái chỉnh Chức quản trị tài doanh nghiệp bao gồm hàng loạt nhiệm vụ quan trọng sau: - Kiểm sốt phân tích điều kiện tài doanh nghiệp - Quản trị hệ thống kế toán, chuẩn bị kê báo cáo tài - Quản trị q trình lập ngân sách, dự tốn vốn - Quản trị cơng nợ khách hàng - Tính chi trả lương, quản lý quỹ lương, tài sản, thuế hàng hóa loại thuế khác - Quản trị bảo hiểm thích đáng cho cơng nhân viên tài sản doanh nghiệp - Hỗ trợ trình kiểm tốn nhằm đảm bảo xác thơng tin tài bảo vệ vốn đầu tư - Quản lý tài sản cố định, quỹ lương hưu khoản đầu tư khác - Đánh giá khoản đầu tư khả huy động vốn cho khoản đầu tư - Quản lý dịng tiền doanh nghiệp 2.2 Các hệ thống thông tin phục vụ quản trị tái chỉnh Quản lý tài đóng vai trị quan trọng đói với doanh nghiệp nhà quản trị tài cần đến nhwngx hệ thống thơng tin có khả cung cấp thơng tin xác, kịp thời phù hợp nhằm hỗ trợ họ hồn thành cơng việc chức Các hệ thống thơng tin tài bao gồm thơng tin tài tác nghiệp như: hệ thống tài sản cố định, hệ thống công nợ phải thu khách, hệ thống công nợ phải trả người bán, hệ thống xử lý đơn hàng, hệ thống mua hàng, hệ thống hàng tồn kho, hệ thống tốn lương Bên cạnh hệ thống thơng tin hỗ trợ cho trình định sách lược chiến lược như: hệ thống ngân sách, hệ thống quản lý vốn, hệ thống lập ngân sách vốn, hệ thống phân tích tình hình tài chính, hệ thống quản trị đầu tư hệ thống dự báo Hệ thống thông tin tái chỉnh tác nghiệp Thơng thường, hệ thống tự động hóa tổ chức doanh nghiệp hệ thống kế tốn mức tác nghiệp Các hệ thơngg thơng tin tài phục vụ quản lý mức sách lược chiến lược thường xây dựng, sau hệ thống thông tin mức tác nghiệp xây dựng vào hoạt động Mức quản lý Kế hoạch chiến lược Các hệ thống thơng tin tài - Hệ thống thơng tin phân tích tình hình tài - Hệ thống dự báo dài hạn - Hệ thống thông tin ngân quỹ Chiến thuật - Hệ thống thông tin quản lý vốn tiền - Hệ thống thơng tin dự tốn vốn - Hệ thống thơng tin quản lý đầu tư - Hệ thống sổ - Hệ thống tài sản cố định - Hệ thống xử lý lệnh bán hàng Tác nghiệp - Hệ thống phải thu khách - người mua - Hệ thống phải trả cho khách - người bán - Hệ thống xử lý đơn mua hàng - Hệ thống theo dõi hàng tồn kho - Hệ thống lương Ba mức hệ thống thơng tin tài Các hệ thống thơng tin tài mức tác nghiệp cung cấp thơng tin đầu có tính thủ tục, lặp lại cần cho doanh nghiệp Thơng tin đầu phiếu trả lương, séc toán với nhà cung cấp, hoá đơn bán hàng cho khách, đơn mua hàng, báo cáo hàng tồn kho mẫu biểu, báo cáo thông thường khác Các hệ thống thông tin tài mức tác nghiệp có đặc trưng hướng nghiệp vụ Chúng tập trung vào việc xử lý nghiệp vụ tài chính, nhằm cung cấp thơng tin tài cần thiết Vậy nên, hệ thống thơng tin tài mức tác nghiệp thường gọi hệ thống thông tin xử lý nghiệp vụ Phân hệ kế'’toán tổng hợp mối liên kết với phân hệ khác 3.1 Các hệ thống thông tin kê' tốn Có thể nói, hạt nhân hệ thống thơng tin tài tác nghiệp hệ thống kế tốn Một hệ thống kế toán tự động hoá bao gồm loạt mơ đun chương trình hay cịn gọi phân hệ kế toán, sử dụng cách độc lập theo kiểu tích hợp Đó phân hệ điển hình như: - Kế tốn vốn tiền - Kế tốn bán hàng cơng nợ phải thu - Kế tốn mua hàng cơng nợ phải trả - Kế toán hàng tồn kho - Kế tốn tài sản cố định - Kế tốn chi phí giá thành - Kế toán tổng hợp Khi phân kế tốn tự đơng hố tính hợp với phân nhận liêu đầu vào từ phân khác, thời phân thực hiên chức cung cấp thông tin đầu cho phân khác (xem hình vẽ trên) 3-H Các chu trinh nghiệp vụ hệ thống thơng tin kếtốn Các kiên kinh tế ĩ -I— Các giao dịch -ĩ ì Báo cáo tài — Nghiệp vụ kiên việc diễn hoạt đơng kinh doanh mà làm thay đổi tình hình tài số lời lãi thu Các nghiêp vụ ghi lại sổ nhật ký sau chuyển vào sổ Mơt chu trình nghiệp vụ hiểu chuỗi hoạt đông lặp lặp lại môt doanh nghiêp hoạt đông Mặc dù khơng có hai tổ chức doanh nghiêp giống hoàn toàn, đa phần tổ chức có hoạt đơng kinh tế Các hoạt đông làm phát sinh nghiêp vụ chúng xếp vào bốn nhóm chu trình nghiêp vụ điển hình hoạt đơng sản xuất kinh doanh sau: - Chu trình tiêu thụ: Gồm kiện liên quan đến hoạt động bán hàng hoá dịch vụ tới tổ chức đối tượng khác, vận chuyển hàng, khoản phải thu khoản thu - Chu trình cung cấp: Gồm kiện liên quan đến hoạt động mua hàng hoá, dịch vụ từ tổ chức đối tượng khác, khoản phải trả toán - Chu trình sản xuất: Gồm kiện liên quan đến việc biến đổi nguồn lực thành hàng hố, dịch vụ dự trữ kho - Chu trình tài chính: Gồm kiện liên quan đến việc huy động quản lý nguồn vốn quỹ dự trữ kho Mỗi chu trình nghiệp vụ lại gồm nhiều hệ thống ứng dụng Một hệ thống ứng dụng xử lý nhiều nghiệp vụ có quan hệ logic với A - Chu trình tiêu thụ Chức Chu trìng tiêu thụ ghi chép kiện phát sinh liên quan đến việc tạo doanh thu Các sù kiên kinh tê' - Nhận đơn đặt hàng khách hàng - Giao hàng hoá dịch vụ cho khách hàng - Yêu cầu khách hàng toán tiền hàng - Nhận tiền toán Các thong ứng dung - Hệ thống ghi nhận đơn đặt hàng - Hệ thống giao hàng hoá dịch vụ - Hệ thống lập hoá đơn bán hàng - Hệ thống thu quỹ Các chứng từ - Lệnh bán hàng (do phận ghi nhận đặt hàng lập) - Phiếu gửi hàng (do phận gửi hàng lập) - Hoá đơn bán hàng (do phận lập hoá đơn lập) - Phiếu thu tiền (đối với bán hàng thu tiền ngay) - Giấy báo trả tiền khách hàng gửi tới (đối với bán chịu), xác định số tiền toán cho khoản nợ - Chứng từ ghi nhận hàng bán bị trả lại giảm giá hàng bán (do phận lập hoá đơn bán hàng lập) - Bảng phân tích nợ theo thời gian - phân tích nợ khơng thu hồi (do phận bán chịu lập) chứng từ ghi sổ - ghi việc xoá nợ khó địi sổ chi tiết khách hàng tài khoản liên quan sổ (do phận kế toán lập) Các báo cáo - Báo cáo khách hàng: lập định kỳ hàng tháng gửi cho khách hàng, liệt kê tất nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo khách hàng tháng - Báo cáo phân tích nợ theo thời gian: lập hàng tháng, phântích nợ cuả khách hàng theo số ngày nợ theo giới hạn nợ vớinhững giới hạn 30, 60 90 ngày - Báo cáo nhận tiền: liệt kê toàn tiền séc nhận ngày - Ba nhật ký đặc biệt: nhật ký bán hàng, nhật ký giảm giá hàng bán hàng bán bị trả lại nhật ký thu tiền - Một sổ chi tiết phải thu khách hàng: theo dõi chi tiết cho khách hàng B - Chu trình cung cấp Chức Chu trình cung cấp ghi chép kiện phát sinh liên quan đến mua hàng hay dịch vụ Các sù kiên kinh tê' - Yêu cầu đặt hàng hay dịch vụ cần thiết - Nhận hàng hay dịch vụ - Xác định nghĩa vụ toán với nhà cung cấp - Đơn vị tiến hành toán theo hoá đơn Các thống ứng dung - Hệ thống mua hàng - Hệ thống nhận hàng - Hệ thống toán theo hoá đơn - Hệ thống chi tiền Các chứng từ - Yêu cầu mua hàng (do phận doanh nghiệp lập có nhu cầu gửi đến phận mua hàng) - Đơn đặt hàng (do phận mua hàng lập) - Báo cáo nhận hàng (do phận nhận hànglập) - Chứng từ toán (do phận kế toán phải trả lập sở chứng từ đặt hàng, báo cáo nhận hàng hoá đơn nhà cung cấp, làm sở cho phận tài vụ phát hành séc chi trả) - Séc (do phận tài vụ phát hành) - Yêu cầu trả lại hàng (do người mua lập gửi kèm theo hàng trả lại) Các báo cáo - Báo cáo hoá đơn chưa xử lý: liệt kê hoá đơn chưa tốn tổng số theo khách hàng - Báo cáo chứng từ toán: tóm tắt chứng từ phải tốn theo thời hạn toán - Báo cáo yêu cầu tiền: liệt kê chứng từ tốn theo ngày phải § Bản chất văn phòng 2.1 Văn phòng địa điểm làm việc Nhiều nhà quản trị xem văn phịng mơt nơi làm việc, mơt vị trí xác định tồ nhà Cơng việc nhân viên văn phịng hồn thành đây, nơi có bàn ghế, điện thoại tiện nghi làm việc khác 2.2 Văn phòng chức Với phát triển cơng nghệ viễn thơng máy tính xách tay, rõ ràng văn phịng đâu, nhà, sân bay, tàu hoả xe nơi người tiến hành cơng việc, trách nhiệm văn phịng xem mơt chức khơng phải môt chỗ làm việc Cách làm làm cho người quan tâm tới công cụ thông tin cần thiết để tiến hành công việc họ không quan tâm đến vấn đề văn phịng đóng đâu có người Với phát triển cơng nghệ máy tính cơng nghệ viễn thơng, văn phịng mạng trở thành thực Đó q trình nhân viên văn phịng nhà lãnh đạo làm việc mơt phần hay tồn bơ nhà kết nối với văn phịng thơng qua máy tính có nối mạng họ Trong chức xử lý liệu văn phịng bao gổm hoạt đơng tác nghiệp liên quan đến việc tạo, xử lý trì ghi liệu tài chức hỗ trợ quản trị lại bao gổm hàng loạt hoạt đông hỗ trợ cho nhà quản trị lập lịch trì lịch hẹn cho nhân viên quản trị, xử lý thư tín, xếp chuyến công tác cuôc họp cho nhà quản trị, cho phép nhà quản trị tập trung vào công việc định Quét (hình ảnh, số, nhận diện ký tự quang học), đọc từ đĩa, Fax, bàn phím, nhận biết giọng nói Hiệu chỉnh, trộn, định dạng lại, phóng toũ Đĩa, băng, COM (Computer Output Microfilm) Máy in, Fax, COM, đĩa, băng từ, tổng hợp giọng nói, chép điện tửũ In, chép, COMŨ Fax, hệ thống thư điện thoại, thư điện tử, LAN, WAN Chu trình xử lý tài liệu Chức xử lý tài liệu hay gọi xử lý văn bao gồm việc tạo, lưu trữ, sửa chữa, phân phối chụp tài liệu Chức xử lý tài liệu khác chức xử lý liệu chỗ đối tượng xử lý văn bản, từ ngữ Tài liệu thư, báo cáo, tối hậu thư hay đề nghị Xử lý tài liệu bao gồm nhiều bước xử lý liệu, bước tuân thủ chu tình xác định: nhập tài liệu, xử lý tài liệu, lưu giữ đưa tài liệu ra, có phần phức tạp - Nhập tài liệu: Tài liệu nhập vào nhiều phương tiện khác bàn phím, máy quétũ - Xử lý tài liệu: Quá trình gồm thao tác chép lại tài liệu, hiệu chỉnh tài liệu có trộn ảnh vào văn - Lưu trữ tài liệu: Lưu trữ số dạng chép sử dụng sau Có thể lên đĩa từ, lên vi phimũ - Đưa tài liệu ra: Là trình tạo tài liệu dạng dùng Kết đưa mơt thư, mơt bảng hình máy tính hay tài liệu lưu lên từ đĩa - Nhân tài liệu: Tài liệu phân phối tới đích cần thiết, gửi tài liệu qua bưu điện, truyền tệp tài liệu qua mạng viễn thông gửi tài liệu qua hệ thống thư tín liên văn phịng Đặc điểm cơng việc văn phòng phần lớn mức tác nghiệp, khơng có định hướng nguổn lực mức chiến thuật hay hướng mục tiêu mức chiến lược 2.3 Văn phịng hệ thống tích hợp Với phát triển cơng nghệ văn phịngvà đặc biệt cơng nghệ viễn thông làm thay đổi đáng kể quan niệm văn phịng Văn phịng nhìn nhận môt hệ thống môt chỗ việc hay môt loạt chức rời rạc Quan niệm văn phịng mơt hệ thống kiếm tìm khả tự đơng hố nhiều tốt chức văn phịng, thơng qua cơng nghệ tự đơng hố văn phịng tích hợp chức tự đơng hố dựa công nghệ truyền thông mạng LAN, WAN Cũng theo quan điểm này, bước chu trình xử lý tài liệu cần tự đơng hố tích hợp với bước khác vậy, bước chu trình khơng tự đơng hố mơt mắt xích yếu chuỗi kiện cần thiết để tạo tài liệu Vậy nên chẳng có ý nghĩa có tay thiết bị phần mềm xử lý văn đào tạo nhân viên soạn thảo văn mà khơng ý đến bước khác nhập, xuất, lưu trữ phân phối tài liệu soạn thảo viên soạn 2.4 Một số phương pháp tổ chức văn phịng Vấn đề yếu cơng tác văn phịng tổ chức cơng việc nhân viên văn phịng Có nhiều cách tổ chức văn phòng khác Việc lựa chọn phương pháp tuỳ thuôc vào quy mô đặc điểm doanh nhiệp Phương pháp tập trung hoá Phương pháp tập trung hố dịch vụ văn phịng có nhiều ưu điểm Nó cho phép: - Mua thiết bị phần cứng cỡ lớn, nhanh đủ tiện ích cho dịch vụ trung tâm mua sắm thiết bị nhỏ, chậmvà giới hạn tiện ích để sử dụng nhiều văn phịng nhỏ - Chun mơn hoá nhân viên - Chuẩn hoá thiết bị văn phòng - Mua thiết bị văn phòng phẩm theo khối lượng lớn, tiết kiệm tài nhờ chiết khấu hàng bán Theo cách này, dịch vụ văn phịng tổ chức tập trung theo nhóm dịch vụ chép, dịch vụ thư tín, dịch vụ xử lý văn dịch vụ in ấn Mặc dù vậy, tập trung hố có nhược điểm định như: Công việc không liên tục, chi phí truyền thơng vận chun tăng, tăng thời gian chờ đợi công việc cần thực hiệnũ Phương pháp phi tập trung Phi tập trung hoạt động có ưu, nhược điểm định Nó cho phép tập trung vào cơng việc quản tri viên, đảm bảo mức độ liên tục cơng việc, tăng độ tin cậy, chi phí truyền giao nhậ tài liệu Phương pháp tổ chức theo chức Có thể tổ chức dịch vụ văn phòng theo tuyến chức năng, theo kiểu tập trung Nghĩa nhân viên chụp huấn luyện trung tâm dịch vụ văn phòng, làm việc cho phận chức định quản trị Marketing, hay quản trị sản xuất Cách tổ chức kết hợp ưu điểm hai hình thức: tập trung phi tập trung, đồng thời giảm vấn đề liên quan đến tính liên tục, mức độ tin tưởng, chi phí truyền giao nhận tài liệu Phương pháp tổ chức nhóm làm việc Mơt số văn phịng lại tổ chức dịch vụ theo nhóm làm việc Đó cấu trúc phòng ban hay uỷ ban tương đối ổn định hoặcnhững nhóm làm việc tạm thời hinhgf thành để hồn thành dự án cơng việc đơt xuất Các nhóm làm việc thường có nhu cầu: - Chia sẻ tệp, báo cáo, tài liệu liệu khác - Chia sẻ lịch làm việc Ảnh hưởng cơng nghệ máy tính tới tổ chức văn phịng Trên thực tế, cơng nghệ máy tính ngày làm thay đôỉ cách tổ chức làm phân bố truyền thống chức văn phịng, hệ thống máy tính làm thay đổi cách thức làm việc nhà quản trị nhân viên văn phịng Các nhà quản trị có thể: - Truy vấn tin trực tiếp từ sở liệu, thay cơng việc lục tìm hổ sơ thư ký Sử dụng bảng tính để lập ngân sách Ghi nhớ thông tin cần thiết máy tính riêng họ hay mơt máy tính sách tay , thay phải đọc cho thư ký viết - Soạn thảo báo cáo trực tiếp máy tính mà khơng cần viết để thư ký đánh máy lại sau - Đặt vé máy bay cho thơng qua dịch vụ du lịch trực tuyến - Lập lịch cho chức lập lịch trực tuyến hệ thống máy tính - Làm việc nhà cách sử dụng môt thiết bị đầu cuối hay mơt máy tính cá nhân với mơt modem nối mạng § Cơng nghệ văn phịng Các cơng nghệ văn phịng chủ yếu sử dụng để tự đơng hố cơng việc văn phịng gổm sử lý văn bản, chụp, xử lý ảnh, thư điện tử thư nói, nghị điện tử, vi đổ hoạ 3.1 Các hệ thống xử lý văn (Word Processing) Ngày nay, nói đến xử lý văn nói đến phần mềm soạn thảo văn Chúng thiết kế để chạy máy tính phục vụ mục tiêu chung để sử dụng loạt thiết bị khác Tuy nhiên phần mềm xử lý văn máy tính, phần mềm thực hiện, yếu tố cấu thành nên hệ thống xử lý tài liệu mà Các nhà thiết kế hệ thống phải quan tâm đến vấn đề nhập tài liệu, lưu trữ tài liệu cung cấp xử lý văn bản, nhân vấn đề phân phối tài liệu Các chương trình soạn thảo ngày có tính mạnh như: tạo ghi trú, lập dàn bài, vẽ, đồ hoạ, trộn thư tín, hỗ trợ truyền thơng, thư điện tử chí chương trình cho phép chuyển đổi tài liệu soạn thảo hệ soạn thảo khác Đối với hệ thống thông tin văn phịng, vấn đề quan trọng khơng tự động hố q trình mà cịn vấn đề truyền thơng q trình đó.vậy nên việc chuẩn hố tương thích phần mềm soạn thảo văn phần cứng máy tính quan trọng tổ chức doanh nghiệp, nhằm đản bảo vấn đề truyền thông chúng Gần phần mềm soạn thảo văn cao cấp - gọi phần mềm chế điện tử - kết hợp với cac máy in chất lượng cao Laser, hình máy tính có độ phân giải cao, máy quét quang học nhằm tạo hệ thống xử lý tài liệu cho phép nhập, đọc, trộn văn bản, vẽ biểu đồ, hình hoạ trang tài liệu, cách sử dụng máy vi tính Máy qt cho phép số hố văn bản, hình ảnh, sơ đồ, hình vẽ chèn chúng vào tài tiệu, cịn hình máy in voi độ phân giả caođảm bảo tài liệuco chất lượng cao Hệ thống chế' điện tử Những người dùng thấy hình in Với khả WYSIWYG (What - You - See - Is - What - You - Get) này, không cần phải in thử tài liệu để kiểm tra, trước in khối lượng lớn Sau tài liệu xử lý xong, đưpực photo lại đem in opset tài liệu in số lượng lớn máy in Laser nối với máy tính, chạy phần mềm chế điện tử Nhiều công ty phần mềm soạn thảo văn tìm cách đưa chức chế điện tử vào sản phẩm nhằm trì vị trí cạnh tranh thị trường, soạn thảo văn đồ hoạ Chế điện tử trở thfnh công cụ chuẩn mực giành cho việc tạo xử lý tài liệu văn văn phòng 3.2 Các hệ thống chụp (Reprographies) Sao chụp nhu cầu thiếu công tác văn phịng Đó q trình tạo nhiều tài liệu, kể tài liệu đầu trình soạn thảo văn hay trình xử lý số liệu Nó bao gồm nhiều thiết bị tiến trình, từ giấy than máy in Laser Có nhiều phương pháp sử dụng chụp tài liệu Có thể dùng máy in để in tài liệu trực tiếp máy in Laser, trường hộp số cần in không nhiều trường hợp cần tạo thư hàng loạt, thư có nội dung gần giống nhau, khác số thông liên quan đến số liệu cá nhân Khi này, người ta sử dụng tính trộn thư tín hệ soạn thảo văn để trộn mẫu thue với sở liệu cá nhân kết l;à tạo hàng loạt loạt thư tín cho cá nhân liên quan Trong trường hợp số lượng in nhiều tốc độ vấn đề cần quan tâm chọn phương pháp chép hay in ấn Chọn công nghệ tuỳ thuộc vàonhiều yếu tố như: tốc độ, chất lượng số lượng in, số lượng trang in tài liệu, chi phí đặc điểm tài liệu cần in ra( kích cỡ, màu sắc ) Thiết bị chụp tỏ ưu việt máy chụp thông minh Các máy chụp thiết bị điều khiển máy tính, có khả truyền thơng với máy tính khác hay máy chụp thơng minh khác Chúng lưu giữ chuyển giao theo kiểu điện tử tài liệu để tạo in Mơt ứng dụng điển hình máy chụp thông minh trôn môt mẫu biểu nghiệp vụ, lưu giữ bơ nhớ nó, với giữ liệu nhận từ môt hệ thống máy tính khác, sau cung cấp theo thức điện tử theo mẫu biểu hoàn chỉnh cho hệ thống máy tính khác 3.3 Các hệ thống hình ảnh đồ hoạ (Imaging) Có hai loại hệ thống hình ảnh: hệ thống số hố hình ảnh hệ thống nhận dạng quang học Các thiết bị số hoá chuyển đổi ảnh, sơ đổ hình ảnh khác thành môt chuỗi điểm chuyển điểm dạng từ lên đĩa hay bơ nhớ Ngược lại với thiết bị nhận diện quang học, thiết bị số hố khơng hiểu qt Nó thực việc số hố hình ảnh lưu trữ kết dạng chữ số Môt dạng từ, phần mềm đổ thị cho phép người dùng phóng to, thu nhỏ, cắt sửa thực thao tác khác hình ảnh Các thiết bị quét - mơt dạng hệ thống số hố hình ảnh - hay sử dụng chế điện tử để qt hình ảnh vào máy nên thực trơn hình ảnh vào văn Fax mơt dạng thiết bị số hố sử dụng từ lâu Đó mơt thiết bị qt quang học, có tác dụng "biến đổi " vaen hình ảnh đổ hoạ giấy thành xung điện, truyền tải tới thiết bị fax tương thích thơng qua đường điện thoại mơt mạng khác Về bản, hệ thống fax môt hệ thống cung cấp tài liệu điện tử, môt hệ thống kết hợp công nghệ quét với công nghệ modem Các thiết bị fax thiết bị số tương tự Thiết bị quét tương tự phải quét chuyền tồn bơ tài liệu, kể phần khơng dùngdesn phần trắng tài liệu Để fax môt môt trang thiết bị quét tương tự, cần từ đến phút Thiết bị quét số hố có khả nén tài liệu cần chuyển nên tốc độ nhanh nhiều Các máy fax tốc độ cao truyền trang 20 giây Để tăng hiệu văn phòng, máy fax trang bị trọn tự động nạp giấy tự động nên thực việc nhận gửi fax cách tự động Các thiết bị fax sử dụng hỗn hợp với hệ thống hội nghị viễn thông để thực chia sẻ tài liệu in Các chụp bảng viết,các tài liệu co thể gửi nhanh tới địa điểm tham gia hội nghị, chí có mầu Tuy cần ý rằng, hệ thông fax cung cấp tài liệu hình ảnh - chuỗi chấm đen trang trắng, số chữ cái,mà hình ảnh văn tì không thẻ xử lý xử lý văn bản,trừ chúng chuyển đổi trở lại thành số ký tự Đây chức hệ thống nhận dạng ký tự quang học Các hệ thống nhận dạng quang hoạc gồm thiết bị & phần mềm nhận dạng ký tự quang học (OCR - Optical Character Recognition) thiết bị & phần mềm nhận dạng ký hiệu Thiết bị OCR không quét liệu văn mà cịn "hiểu" quét Nó quét văn giấy, chuyển đổi avnr thành thông tin số thực lưu trữ chúng đĩa dạng số ký tự Và thông tin lưu đĩa, dùng xử lý liệu văn để hiệu chỉnh tiến hành thao tác khác Thiết bị OCR sử dụng để chuyển đổi từ hệ thống xử lý văn thủ công sang hệ thống điện tử từ hệ thống điện tử sang hệ thống khác Đối với tổ chức phải xử lý lượng lớn giấy tờ sổ sách đánh máy in máy quét quang học tỏ kinh tế Các thiết bị OCR ngày trở nên bé kích cỡ: Có loại để bàn (máy quét ảnh), có loại cầm tay (quét giá hàng hoá dạng mã số mã vạch siêu thị) Có loại bé, đủ qt dịng tài liệu lưu thông tin quét lên đĩa từ để xử lý sử lý văn máy vi tính Thiết bị quét quang học thường dùng trường hợp sau: - Quét liệu kiểu số: Bảng tính hay tài liệu in chứa số khác (cần cho phân tích tài chính, kế tốn viên hay thư ký) - Quét tài liệu in đánh máy trước vào máy tính cá nhân: Cần cho nhà nghiên cứu, thư ký hay nhân viên xử lý văn - Quét ảnh đồ hoạ: Ví dụ qt biểu tượng cơng ty vào máy tính cá nhân thực hiệu chỉnh ảnh quét phần mềm tương ứng (cần cho hoạ sỹ, kỹ sư thiết kế, kiến trúc sư hay nhà tạo mẫu) - Quét tài liệu in trước chế điện tử (bao gồm văn đồ hoạ): Sau quét tài liệu kiểu này, tiến hành hiệu chỉnh thơng tin qt phần mềm tương ứng (cần cho hoạ sỹ, nhà nghiên cứu) - Chuyển Fax: Với card mơ đem, tài liệu giấy quét sau truyền điện tử tới mơ đem máy tính cá nhân khác hay máy Fax khác (phục vụ ứng dụng truyền thông) 3.4 Các thiết bị đa Thiết bị đa chức thiết bị văn phòng co sử dụng tích hợp nhiều cơng nghệ khác truyền fax, chép in tài liệu Ví dụ Xerox DocuTech thiết bị đa chức cho phép quét kiểu số hoá, xủư lý ảnh, chép với tốc độ caovà khả in ấn hay Ricoh’s DS32OFX mmột thiết bị với hai chức nănảitong một:sao chép kiểu số hoá fax Laser Các hệ thống thư điện tử thư điện thoại Các hệ thống thư điện tử gồm hệ thống truyền tài liệu, thư điện tử Thư điện thoại truyền văn fax, máy chép thông minh hay thiết bị truyền văn điện tử mạng máy tính Với hệ thống thư điện tử dựa máy tính, người dùng truyền thư tín tới mơt hay tất người sử dụng mạng mà khơng cần đến thư giấy(ví dụ quản trị viên bán hàngcó thể thơng báo bảng giá tới mơt hay tất nhân viên bán hàng chùng môt lúc thư điện tử) người sử dụng thực truyền thư , xem, lưu hay chia sẻ, hiệu chỉnh xố thư hay thơng báo mà khơng cần đến máy in Các hệ thống thư điện tử cho phép truyền mà không cần đến hệ thống dịch vụ chuyển thư bưu điện Môt hệ thống thư điện tử cần phải có mơt mạng máy tính, mơt dung lượng đĩa định vá phần mềm quản trị kiểm sáot hệ thống thư Mỗi người sử dụng phải có thiết bị đầu cuối, môt thiết bị đầu cuối câm nối kết với máy tính mini hay máy tính lớn mơt máy tính cá nhân có hịa vào mơt mạng cục bô Mỗi người sử dụng phân môt phần dung lượng đĩa gán môt địa E-mail, giúp người sử dụng cá nhân khác định danh địa hơp thư người Nhiều hệ thống thư điện tử cho phép người dùng gắn kèm tệp tin vào thư điện tử nên người dùng sử dụng hệ thống để truyền tài liệu tệp tin kèm theo mơt nơi dung thư Nếu có máy qt kèm, tiến hành chuyển văn đổ họa qua hệ thống thư điện tử Với hệ thống thư điện tử tân tiến hơn, người ta cịn gắn kèm nơi dung âm điện tử vào thư điện tử để gửi đi, vậy, nhận thư điện tử người nhận nghe môt yêu cầu hay lời nhắc người gửi thư "Yêu cầu gửi báo cáo bán hàng tháng 1!" để trả lời thư điện tử người nhận cần nói mơt câu ngắn gọn "Tôi gửi báo cáo ngày hôm nay" mà khơng cần soạn nơi dung thư, câu trả lời gửi theo hình thức thư điện tử Mơt ưu điểm thư điện tử tránh tình hay gặp phải sử dụng điện thoại để liên lạc, gọi điện thoại mà máy bị bận hay người gọi khơng có mặt Vậy để đạt mục tiêu thông tin tới đối tượng liên quan mà khơng bị phụ thc vào tình trạng điện thoại, cách để lại thư điện tử hộp thư người tốt Một hệ thống khác có tác dụng giúp khắc phục tình trạng nghẽn điện thoại hệ thống thư điện thoại Các hệ thống thư điện thoại thường sử dụng phần mềm chạy thiết bị PBX - Private Branch Exchange, ví dụ phần mềm Audix AT&T hay phần mềm CINDI tổ hợp điện tử Genessis Hay Phone Mail tổ hợp Rolm Những hệ thống kiểu giống với hệ thống thư điện tử, khác điểm thay thơng báo dạng văn thông báo dạng âm PBX thực chất hệ thống máy tính với chức chuyển mạch tín hiệu điện thoại, kể âm lẫn liệu Có nhiều lý cho việc mua sắm sử dụng PBX, là: - Tính kinh tế việc mua sắm thiết bị PBX so với chi phí thuê dịch vụ điện thoại - PBX không dừng khả truyền âm thanh, cịn máy tính hoạt động theo chương trình, thiết kế dành riêng cho liên lạc điện thoại Máy điện thoại A Hệ thống thư điện thoại Máy điện thoại B Hệ thống thư điện thoại - PBX có hàng loạt chức bật mà hệ thống điện thoại thường khơng thể có được: Cho phép sử dụng bàn phím điện thoại thiết bị đầu cuối để nhập liệu (nhân viên bán hàng nhập hóa đơn, sinh viên đăng ký nhập hóa đơn, sinh viên đăng ký nhập học trực tiếp qua điện thoại), cung cấp dịch vụ thư điện thoại (người dùng nghe lại gọi trước số hóa lưu trữ hộp thư điện thoại khả truy nhập đến hộp thư điện thoại từ máy điện thoại nào), kết hợp hai hình thức truyền âm truyền liệu mạng điện thoại cách sử dụng PBX Ngồi PBX cịn sử dụng Gateway cho thiết bị Terminal máy vi tính việc liên lạc với máy chủ, máy tính xa hay sở liệu nghiệp vụ Các hệ thống thư điện thoại u cầu phải có máy tính, nhớ đĩa hộp thư hệ thống thư điện tử Thiết bị gửi nhận thông báo điện thoại Các gọi số hóa mở nghe lại, gửi cho một/một nhóm hay tất địa chỉ; lưu lại xóa đi, thư điện tử Người sử dụng truy nhập vào hộp thư cách quay số từ điện thoại sử dụng phím bấm điện thoại để nghe lại gọi hộp thư điện thoại Hội thảo điện tử cho phép tiến hành hộinghị, mà thành viên tham dự không cần đến chuyến để gặp địa điểm hội nghị truyền thống Có ba kiểu hội nghị điện tử khác nhau: Cầu điện thoại, cầu truyền hình cầu máy tính Cầu điên thoai Sử dụng điện thoại để giao tiếp ba người hay nhiều hai địa điểm Tuy khókhăn số người tham gia đơng vào cầu điện thoại Cầu truyền hình Cho phép người tham gia gặp trực diện thơng qua cáp truyền hình đến địa điểm, loại trừ lãngphí thời gian cơng sức Hình thức hội thảo kết hợp âm hình ảnh vô tuyến, cho phép hội thảo hai chiều nhóm với Cầu máy tính Là trao đổi điệin tử tài liệu dạng viết dựa vào máy tính địa điểm khác để thảo luận môt vấn đề Hình thức tương tự thư điện tử, khác hệ thống thư điện tử cho phép trao đổi thành viên với môt/hay nhiều thành viên khác, cầu máy tính cho phép nhiều thành viên trao đổi, đối thoại với nhiều thành viên khác Nôi dung hôi thoại gõ vào bàn phím máy tính hiển thị hình Vi đồ họa Là trình thu nhỏ văn giấy tờ giấy thành môt khuôn nhỏ lưu chúng lên film Kĩ thuật vi đổ họa thường sử dụng để giảm không gian lưu trữ môt lượng lớn giấy tờ sổ sách có tỷ lệ tìm kiếm thấp § Tích hợp cơng nghệ văn phịng vào hệ thống thơng tin văn phịng Hiện tại, cơng nghệ chưa ứng dụng mơt cách tích hợp cơng tác văn phịng Việc tích hợp cơng nghệ văn phịng vào hệ thống thơng tin văn phịng hình thành nên khái niệm văn phịng tương lai, mơt dạng văn phịng khơng có có giấy tờ Các tài liệu nhận dạng điện tử, xử lý, lưu giữ, nhân phân phối dạng điện tử Người ta dự đốn rằng, văn phịng khơng giấy tờ sử dụng máy quét quang học, máy fax, bơ xử lý văn bản, máy tính, máy in, thiết bị nhớ cơng nghệ văn phịng khác với nhau, với máy chủ tổ chức với mạng diện rơngbên ngồi thơng qua cơng Trong hệ thống vậy, nhu cầu tạo săocngs khơng có, tài liệu hiển thị, hiệu chỉnh lưu giữ phương tiện từ tính truyền tải tới nơi hệ thống Hiện có mặt cơng nghệ cho phép thực hóa hình thức văn phịng khơng giấy tờ Mạng LAN, WAN mạng PBX, môt loại máy tính có mục đích đặc biệt dùng để chuyển mạch điện thoại, sử dụng để nối nhiều loại thiết bị văn phòng khác nhằm cung cấp đường điện tử cho tài liệu, thơng báo, thư tín, kể thơng báo lời Một tiền đề quan trọng cho việc phát triển dạng văn phòng tương lai xây dựng LAN WAN yếu tố thông thường văn phòng Một mạch LAN WAN trở thành bình thường liên kết quan trọng dành cho việc chuyển điện tử thơng tin thực Khi chưa có văn phịng khơng giấy tờ, việc tích hợp cơng nghệ văn phịng vào hệ thống thơng tin văn phịng quan trọng Sau đâylà số kiểu tích hợp cơng nghệ văn phịng - Khi máy quét số thiết bị đọc quang học sử dụng để nhập thơng tin vào máy tính có chạy phần mềm chế điện tử, sau thơng tin lại gửi tới máy in Laser để thực phân phối tài liệu nội gửi tới máy fax để thực phân phối khoảng cách xa - Khi đầu hệ thống chế điện tử tải lên máy chủ, để từ chúng phân phối đến nhân viên liên quan phận tổ chức thơng qua hình thức thư điện tử tới văn phịng giới thơng qua mạng giá trị gia tăng VAN (Value - Added - Network) - Khi hệ quản trị sở liệu lưu trữ hình ảnh liệu liệu đọc sử dụng hệ soạn thảo văn bản, trộn chúng vào tài liệu Nhìn chung, phát triển hàng loạt cơng nghệ văn phịng tạo điều kiện thuận lợi cho q trình tự động hóa văn phịng tích hợp như: Các mạng truyền thơng ứng dụng truyền thơng (thư điện tử, gói groupware tích hợp, hệ quản trị sở liệu khách - chủ cho phép chia xẻ liệu nguồn lực máy tính nội mạng) ... hệ thống thông tin ngân sách, hệ thống quản lý vốn tiền, hệ thống dự toán vốn hệ thống quản lý vốn đầu tư 4*1 Các hệ thống thơng tín ngân sách Hệ thống thơng tin ngân sách cho phép nhà quản lý. .. hệ thống thông tin tài - Hệ thống thơng tin phân tích tình hình tài - Hệ thống dự báo dài hạn - Hệ thống thông tin ngân quỹ Chiến thuật - Hệ thống thông tin quản lý vốn tiền - Hệ thống thơng tin. .. năng, hệ thống thông tin liên hệ với khách hàng, hệ thống bán hàng từ xa, hệ thống thong tin trực tiếp, hệ thống cung cấp sản phẩm hệ thống thông tin phân phối Nhiều hệ thống thông tin tài tác nghiệp