Đề xuất áp dụng 5S tại các Trường Đại học - Nghiên cứu tình huống tại Trường Đại học Kinh tế quốc dân

1.Tính cấp thiết của đề tàiPhương pháp 5S là một công cụ thực hành quản lý đã được áp dụng tại một số tổ chức nhằm cải tiến năng suất và chất lượng. Khái niệm 5S có nguồn gốc từ Nhật Bản và xuất phát từ triết lý “Quản lý tốt nơi làm việc sẽ mang lại hiệu suất việc cao hơn”. 5S là sự khởi đầu của một cuộc sống năng suất, tạo môi trường làm việc sạch sẽ, thoải mái và an toàn cho mọi người. Đồng thời, 5S sẽ giúp chúng ta tiết kiệm được nhiều không gian và thời gian lãng phí. Thực hành tốt 5S sẽ giúp các tổ chức xây dựng được nền văn hóa chất lượng thông qua một quá trình liên tục xác định, giảm thiểu và loại trừ các lãng phí trong hoạt động hành chính và sản xuất. Hiện nay, tại các trường Đại học nói chung và trường Đại học Kinh tế quốc dân nói riêng vẫn còn tồn tại một số hạn chế về công tác quản trị chất lượng tại các khu vực học tập và làm việc. Cải thiện môi trường làm việc cùng với việc xây dựng nền văn hóa chất lượng chính là nền tảng để nâng cao năng lực giảng dạy, học tập của cán bộ giảng viên và sinh viên trong nhà trường. Vì vậy, nhóm nghiên cứu quyết định chọn đề tài Đề xuất áp dụng 5S tại các Trường đại học Nghiên cứu tình huống tại Trường Đại học Kinh tế quốc dân với sự giúp đỡ tận tình của giáo viên hướng dẫn làm đề tài cho nghiên cứu khoa học của mình.

1.2.2.Các dịch vụ của trường đại học và cơ sở vật chất thực hiện dịch vụ

19

1.2.3.Sự cần thiết áp dụng 5S trong các trường đại học 20

CHƯƠNG 2: KINH NGHIỆM ÁP DỤNG 5S Ở CÁC TRƯỜNG ĐẠI HỌC VÀ DOANH

2.1.1 Áp dụng 5S tại trường Đại học Công nghiệp Hà Nội 22

2.1.2 Áp dụng 5S ở các trường Đại học khác 25

2.2 Kinh nghiệm áp dụng 5S của công ty thủy điện IALY 25

CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG VIỆC BỐ TRÍ, SẮP XẾP VÀ VỆ SINH TẠI TRƯỜNG ĐẠI

3.1 Đôi nét giới thiệu về trường Đại học Kinh tế Quốc dân 33 3.1.1.Giới thiệu chung về trường Đại học Kinh tế Quốc dân 33

3.1.2 Giới thiệu về các khu vực thuộc trường Đại học Kinh tế Quốc dân

35

3.2 Hoạt động bố trí, sắp xếp và vệ sinh tại các khu vực của trường Đại

3.3 Đánh giá chung về hoạt động bố trí, sắp xếp và vệ sinh tại trường Đại

CHƯƠNG 4: MỘT SỐ ĐỀ XUẤT ÁP DỤNG PHƯƠNG PHÁP 5S VÀ ÁP DỤNG 5S MỘT CÁCH HIỆU QUẢ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN 55

4.1 Định hướng của Trường đại học Kinh tế Quốc dân về môi trường sư

Hình 2.1: Sinh viên tình nguyện dọn vệ sinh tại sân trường 24

Hình 2.2: Chuyên gia Mori đang hướng dẫn sinh viên thực hiện 5S tại sân

Hình 2.3: Sinh viên trường Đại học Công nghiệp Hà Nội dọn vệ sinh sân

Hình 2.4: Sinh viên tình nguyện làm cỏ ở khu vực sân trường 24

Kinh nghiệm rút ra từ trường Đại học Công nghiệp Hà Nội 24

Hình 2.5: Tuyên truyền về 5S trên website của công ty 28

Hình 2.6: Poster đượce đặt ở những nơi dễ nhìn thấy trong công ty 29

Hình 2.7: Các file văn bản được sắp xếp và đính tên để thuận tiện trong việc

Hình 2.9: Đường xuống xưởng tubin được vệ sinh tốt 30

Hình 2.10: Các loại dụng cụ được sắp xếp ngăn nắp và có đánh dấu vị trí sắp

Hình 2.12: Kẻ chia các khu bên trong khu vực kho một cách rõ ràng 30

Hình 2.13: Bài trí, sắp xếp sạch sẽ bên trong phòng khách 31

Hình 2.14: Quy định được gắn ở những nơi dễ nhìn, dễ quan sát 31

Hình 2.16: Khu để xe được kẻ vạch phân chia chỗ để 31

Hình 3.1: Box nhận và trả giấy tờ của sinh viên trên văn phòng khoa và viện

40

Hình 3.3: Các loại giấy xác nhận bị nhàu nát trong quá trình sắp xếp 41

Hình 3.4: Hình ảnh của các bàn trong khu dịch vụ sau khi sinh viên đứng lên

42

Hình 3.6: Sắp xếp xe chưa hợp lý dẫn tới khó khăn trong việc lấy, gửi xe 44

Hình 3.7: Sắp xếp ô tô hợp lý ở khu vực văn phòng 44

Hình 3.9: Hình ảnh sắp xếp đồ trong một phòng ở khu nội trú 46

Hình 3.10: Các giá đựng sách phân theo chuyên ngành 48

Hình 3.12: Vẫn còn nhiều ngăn sách trống 49

Hình 3.18: Hiện tượng vứt rác bừa bãi tại phòng học 51

Hình 3.20: Biển cấm để xe, đá bóng tại khu vực giảng đường 51

Hình 3.21: Xe ô tô được để bên trong khu vực giảng đường 51

Hình 4.1: Cách bài trí, sắp xếp tại khu vực văn phòng trường Đại học Công

Hình 4.2: Các đầu sách được đánh dấu, sắp xếp hợp lý, gọn gàng 62

Hình 4.3: Có sự phân chia phòng đọc và phòng tự học trong khu vực thư viện

63

Hình 4.4: Sinh viên quét dọn phòng học sau mỗi ca học 67

LỜI MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Phương pháp 5S là một công cụ thực hành quản lý đã được áp dụng tại một

số tổ chức nhằm cải tiến năng suất và chất lượng Khái niệm 5S có nguồn gốc từNhật Bản và xuất phát từ triết lý “Quản lý tốt nơi làm việc sẽ mang lại hiệu suấtviệc cao hơn” 5S là sự khởi đầu của một cuộc sống năng suất, tạo môi trườnglàm việc sạch sẽ, thoải mái và an toàn cho mọi người Đồng thời, 5S sẽ giúpchúng ta tiết kiệm được nhiều không gian và thời gian lãng phí Thực hành tốt5S sẽ giúp các tổ chức xây dựng được nền văn hóa chất lượng thông qua mộtquá trình liên tục xác định, giảm thiểu và loại trừ các lãng phí trong hoạt độnghành chính và sản xuất

Hiện nay, tại các trường Đại học nói chung và trường Đại học Kinh tế quốcdân nói riêng vẫn còn tồn tại một số hạn chế về công tác quản trị chất lượng tạicác khu vực học tập và làm việc Cải thiện môi trường làm việc cùng với việcxây dựng nền văn hóa chất lượng chính là nền tảng để nâng cao năng lực giảngdạy, học tập của cán bộ giảng viên và sinh viên trong nhà trường Vì vậy, nhóm

nghiên cứu quyết định chọn đề tài " Đề xuất áp dụng 5S tại các Trường đại học - Nghiên cứu tình huống tại Trường Đại học Kinh tế quốc dân" với sự

giúp đỡ tận tình của giáo viên hướng dẫn làm đề tài cho nghiên cứu khoa họccủa mình

2 Mục tiêu nghiên cứu

 Hệ thống hóa cơ sở lý thuyết về phương pháp 5S và cách thức triển khaiphương pháp 5S tại các tổ chức

 Nghiên cứu kinh nghiệm áp dụng 5S tại một số trường đại học và các tổchức khác

 Thực trạng bố trí, sắp xếp và vệ sinh tại trường đại học Kinh tế Quốc dân

 Một số đề xuất áp dụng phương pháp 5S và áp dụng 5S một cách hiệu quảtại trường đại học Kinh tế quốc dân

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

 Đối tượng nghiên cứu: công tác bố trí, sắp xếp và vệ sinh qua đánh giácủa nhóm nghiên cứu, sinh viên và cán bộ nhân viên trong trường

 Phạm vi nghiên cứu bao gồm nghiên cứu thực trạng bố trí, sắp xếp, vệsinh tại sáu khu vực của trường Đại học Kinh tế quốc dân là: khu vực vănphòng, khu trung tâm dịch vụ, khu nhà để xe, khu nội trú, thư viện và khu giảngđường trong suốt 6 tháng từ 09/2012 đến 03/2013

4 Phương pháp nghiên cứu

 Phương pháp thu thập dữ liệu

Dữ liệu sơ cấp: Nhóm nghiên cứu thu thập dữ liệu sơ cấp thông qua việc xâydựng bảng hỏi gồm 33 câu và tiến hành khảo sát 227 sinh viên ở các viện, khoatrong nhà trường và thu lại được 200 phiếu hợp lệ Đồng thời trong 2 tuần từ21/1/2013 đến 4/2/2013 đi phỏng vấn cán bộ văn thư tại một số khoa,viện; nhânviên quản lí giảng đường; nhân viên tại căng-tin; cán bộ thủ thư tại thư viện;nhân viên trông giữ xe… để có một cái nhìn thực tế, rõ nét hơn về thực trạng bốtrí, sắp xếp và vệ sinh tại các khu vực

Dữ liệu thứ cấp được thu thập từ giáo trình, sách tham khảo, một số website

về phương pháp 5S và việc áp dụng phương pháp 5S tại một số tổ chức

 Phương pháp xử lý dữ liệu: Nghiên cứu sử dụng phương pháp tổng hợp,phân tích, so sánh, sử dụng các phần mềm văn phòng (offices) để xử lý dữ liệuthu thập được

5 Tổng quan các công trình nghiên cứu:

 Đề tài “Áp dụng 5S tại phòng kế toán của công ty TNHH Hòa Bình” củasinh viên Nguyễn Thị Hà – lớp QTCL K46, dưới sự hướng dẫn của ThS PhạmThị Hồng Vinh Đề tài đã đi sâu tìm hiểu về công ty TNHH Hòa Bình và đặcbiệt là thực trạng quản trị chất lượng tại phòng kế toán Dựa trên mục tiêu vàphương hướng phát triển của công ty đề tài đã đề xuất xây dựng một hệ thống

chất lượng toàn diện cho công ty và khởi đầu bằng việc đưa ra chương trìnhtriển khai áp dụng 5S ở phòng kế toán

 Đề tài “Nghiên cứu áp dụng 5S tạo môi trường làm việc hiệu quả tại cácphòng ban chức năng của công ty cổ phần dịch vụ du lịch đường sắt Hà Nội”của sinh viên Trần Thúy Giang – lớp QTCL K45, với sự hướng dẫn của giảngviên là PGS.TS Trương Đoàn Thể Từ việc tiến hành tìm hiểu thực trạng môitrường làm việc, đề tài đã đề xuất áp dụng và áp dụng hiểu quả 5S cho cácphòng ban chức năng của công ty

 Đề tài “Triển khai toàn diện dự án 5S tại công ty TNHH Dịch vụ tin họcFPT” của sinh viên Phạm Thị Thúy Ngần – lớp QTCL K46, dưới sự hướng dẫncủa PGS.TS Trương Đoàn Thể Đứng trên phương diện 5S, đề tài đã tìm hiểuthực trạng, cách thức hoạt động và quản lý của công ty, và tiến tới đề xuất ápdụng 5S cho toàn công ty Đề tài hướng tới xây dựng ý thức cải tiến cho mọingười ở nơi làm việc, xây dựng tinh thần đồng đội, phát triển vai trò lãnh đạocủa cán bộ quản lý và xây dựng cơ sở để đưa vào các kĩ thuật cải tiến

Qua quá trình nghiên cứu xét thấy không chỉ có các tổ chức, doanh nghiệpmới cần áp dụng 5S trong quá trình quản lý chất lượng mà còn nhiều tổ chứckhác như các trường học cũng cần được triển khai 5S Nhưng theo sự tìm hiểucủa nhóm chúng tôi thì hiện tại chưa có đề tài nào nghiên cứu, đề xuất triển khai

áp dụng mô hình 5S cho các trường đại học tính đến thời điểm này

6 Kết cấu của công trình nghiên cứu khoa học

Ngoài phần mở đầu, kết luận, mục lục, danh mục bảng biểu, danh mục tàiliệu tham khảo, phụ lục thì nội dung của đề tài nghiên cứu khoa học gồm 4chương:

 Chương 1: Tổng quan về phương pháp 5S và áp dụng 5S trong các trườngđại học

 Chương 2: Kinh nghiệm áp dụng 5S ở các trường đại học và doanhnghiệp

 Chương 3: Thực trạng việc bố trí, sắp xếp và vệ sinh tại trường Đại học

Kinh tế quốc dân

 Chương 4: Một số đề xuất áp dụng phương pháp 5S và áp dụng 5S mộtcách hiệu quả tại trường Đại học Kinh tế quốc dân

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ PHƯƠNG PHÁP 5S VÀ ÁP DỤNG 5S TRONG CÁC TRƯỜNG ĐẠI HỌC

1.1 Tổng quan về 5S

1.1.1 Nguồn gốc về 5S

5S là viết tắt của năm từ tiếng Nhật bắt đầu là chữ S sau khi phiên âm sang

hệ chữ Latinh gồm: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu và Shitsuke.

Trong tiếng Việt, để dễ nhớ và giữ nguyên 5 chữ S đầu tiên, chúng ta có thể

sử dụng các từ tương đương như: SÀNG LỌC, SẮP XẾP, SẠCH SẼ, SĂN SÓC

Có nhiều cách bố trí các vật dụng để sử dụng thuận tiện Bạn có thể dựa theotần suất sử dụng để quyết định xem chúng nên đặt gần hay xa nơi làm việc và cócùng chủng loại, tính chất không? Dựa vào những đặc điểm chung đó, bạn cóthể xem chúng liệu có nên sử dụng hay không? Và nên để như thế nào cho hợplý?

1.1.1.3 Seiso

Trong tiếng Nhật, Seiso có nghĩa là làm vệ sinh

Trong hoạt động 5S, Seiso là bước công việc thứ ba sau Seiton và Seiri và

có nghĩa là làm vệ sinh nơi làm việc của mình, giúp cho mọi thư trở nên sạch sẽ.Seiso đòi hỏi chúng ta phải duy trì môi trường sạch sẽ trước, trong và saukhi làm việc Môi trường làm việc bao gồm:

 Bàn , ghế, tủ

 Công cụ làm việc

 Thiết bị máy móc

 Khu vực lưu trữ, kho tàng

 Phương tiện di chuyển

 Sàn nhà, trần nhà, hành lang

1.1.1.4 Seiketsu

Trong hoạt động 5S, Seiketsu là bước công việc thứ tư Nội dung chính của

nó là duy trì thường xuyên những hoạt động của Seiri, Seiton, Seiso Khi thựchiện Seiketsu thì nơi làm việc mọi lúc, mọi nơi sẽ gọn gàng, không còn vết bẩn

và trở nên sạch sẽ

Vậy câu hỏi đặt ra là làm thế nào để duy trì được các hoạt động 5S để chúngkhông chỉ là phong trào nhất thời mà phải là một phần văn hóa tổ chức? Thựchiện Seiketsu có nghĩa là bạn đang tiêu chuẩn hóa, quy trình hóa việc thực hiện5S Bạn có thể đưa ra những quy trình, quy định, nội quy, kế hoạch….để có thểkiểm soát, duy trì việc thực hiện 5S

trình độ quản lý tốt Trong việc thực hiện 5S cũng vậy Nếu như hôm nay bạnduy trì tốt hoạt động 5S thì ngày mai bạn có thể thực hiện tốt hơn hôm nay Khithực hiện được như thế là bạn đã thực hiện được chữ “S” cuối cùng của 5S.Vậy Shitsuke có thể hiểu là đào tạo mọi người tuân thủ thói quen làm việctốt và giám sát nghiêm ngặt các nội quy tại nơi làm việc Điều này chỉ có thểlàm được thông qua việc đào tạo và thực hành thường xuyên Cấp quản lý phải

là những người tiên phong đối với nhân viên của họ Để làm được điều này, họcần đi đầu trong việc hiểu đúng triết lý của 5S, tham gia tự nguyện vào 5S và làtấm gương tốt cho cấp dưới Nhiệm vụ của họ là giáo dục cho cấp dưới về 5S,xây dựng mục tiêu, hướng dẫn cách thực hiện 5s, quản lý chương trình và đánggiá kết quả

1.1.2 Các bước triển khai 5S

Để triển khai chương trình 5S,chúng ta cần có một kế hoạch cụ thể Cũnggiống như các hệ thống quản lý khác, chúng ta cần tuân thủ theo chu trình Plan-Do-Check-Action(PDCA) và thực hiện từng bước một 5S không phải là mộtchương trình ngắn hạn,càng không phải là một phong trào, do vậy chúng takhông thể thực hiện nó trong một thời gian ngắn mà muốn thấy ngay kết quả.Việc thực hiện chương trình 5S có thể tiến hành thông qua 3 giai đoạn bao gồmsáu bước Giai đoạn thứ nhất là giai đoạn chuẩn bị,giai đoạn thứ hai là giai đoạntriển khai áp dụng và giai đoạn thứ ba là giai đoạn kiểm tra đánh giá

1.1.2.1 Chuẩn bị

Công tác chuẩn bị là rất quan trong khi triển khai 5S cũng như các hệ thốngquản lý khác

Quy trình chuẩn bị gồm các nội dung sau:

 Cán bộ quản lý phải hiểu rõ nguyên lý và lợi ích của 5S

 Tìm hiểu kinh nghiệm áp dụng hoạt động 5S

 Cam kết thực hiện 5S

 Thành lập ban chỉ đạo thực hiện 5S

 Chỉ định người có trách nhiệm chính về hoạt động 5S

 Đào tạo người có trách nhiệm chính và các thành viên hướng dẫn thựchiện

 Chuẩn bị kế hoạch thực hiện 5S

Nội dung chủ đạo trong giai đoạn chuẩn bị là bộ máy thực hiện 5S và lập kếhoạch Bộ máy thực hiện 5S có sự tham gia của lãnh đạo và đại diện của bộphận có liên quan Một trong những yếu tố quan trọng để tạo nên một dự ánthành công là sự cam kết của lãnh đạo Việc này sẽ giúp cho dự án có thể đảmbảo được nguồn lực trong quá trình thực hiện 5S Để dễ dàng hơn trong việcthực hiện 5S, ngoài việc đào tạo cán bộ chủ chốt thì việc đưa cán bộ chủ chốttrong công ty đi tham quan một đơn vị áp dụng tốt 5S cũng giúp mọi người dễtiếp cận hơn Thông qua việc tổ chức tham quan cho cán bộ chủ chốt đến cácđơn vị khác sẽ giúp họ thấy ngay được lợi ích với cách thức thực hiện 5S Tiếptheo đó là việc lập kế hoạch thực hiện 5S như kế hoạch thực hiện một dự án.Một trong những chu trình nổi tiếng trong lập kế hoạch là PDCA (P: Plan, D:

Do, C: Check, A: Action) Bạn có thể cho nhiều yếu tố vào trong một kế hoạchnhưng ba yếu tố nhất thiết phải có trong một bản kế hoạch đó là thời gian thựchiện, nội dung công việc và trách nhiệm người thực hiện Nội dung công việccàng chi tiết thì việc quản lý và giám sát công việc của bạn càng dễ dàng Thôngthường kế hoạch thực hiện 5S thường diễn ra trong khoảng 1 đến 2 năm Tuynhiên với đặc thù của Việt Nam nếu những doanh nghiệp vừa và nhỏ, 5S thì thờigian có thể rút ngắn nhưng phải đảm bảo khi dự án kết thúc kế hoạch thì mọingười trong tổ chức phải thấu hiểu 5S Sau khi tổ chức của bạn có được lộ trìnhthực hiện dự án thì công việc tiếp theo thuộc về phòng ban chỉ đạo 5S và bổnhiệm điều phối viên 5S Điều phối viên dự án sẽ giúp ban 5S giám sát và điềuphối chương trình 5S

1.1.2.2 Thông báo chính thức của lãnh đạo

Thông báo là một hoạt động chính thức khởi động chương trình 5S,thôngbáo của lãnh đạo phải bao gồm các nội dung sau:

 Thông báo chính thức về chương trình thực hiện 5S

 Trình bày mục tiêu của chương trình 5S

 Công bố thành lập ban chỉ đạo thực hiện, phương hướng triển khai, phâncông nhóm hay cá nhân chịu trách nhiệm đối với từng khu vực cụ thể

 Lập ra các công cụ tuyên truyền, quảng bá như biểu ngữ, áp phích, bảntin…

 Tổ chức đào tạo về các nội dung cơ bản của 5S cho mọi người

Ban 5S sẽ phải hệ thống hóa lại sơ đồ tổ chức và các quy định của ban.Thông thường thì sơ đồ tổ chức ban 5S sẽ gần giống với sơ đồ của tổ chức vìmỗi một phòng ban, bộ phận của tố chức sẽ có một người phụ trách việc thựchiện 5S Việc hệ thống hóa sơ đồ ban 5S sẽ giúp tổ chức có một cái nhìn trựcquan về trách nhiệm thực hiện và giám sát việc triển khai 5S ở các bộ phận,phòng ban Ngoài ra việc đưa ra các quyết định cũng rất quan trọng trong quátrình thực hiện 5S Để có cái nhìn rõ hơn về tầm quan trong của các quy định thìhãy nhìn vào nội quy của một công ty Trong văn bản này sẽ quy định những gìngười công nhân cần tuân theo khi vào trong khu vực công ty Vậy để kiểm soátviệc thực hiện 5S cũng cần có những quy định, nội quy… điều này sẽ giúp nhàquản lý hướng dẫn người công nhân thực hiện chương trình 5S Những quy địnhnày có thể thực hiện bằng văn bản hoặc hình ảnh Khi thiết lập các quy định 5S,nếu có thể bạn nên chuyển thành những hình ảnh vì như thế sẽ khiến người laođộng dễ nhơ hơn do hình ảnh luôn trực quan và dễ nhơ hơn so với những quyđịnh được viết bằng văn bản

Khi mọi người đã hiểu được mục tiêu của việc áp dụng 5S và hiểu được cấutrúc của ban 5S thì tổ chức sẽ tiến hành truyền thông cho người lao động Thôngqua việc đào tạo 5S, có thể lồng ghép vào những quy định, nội quy, thực hiện5S của công ty cho người lao động Có thể thông qua nhiều hình thức khác nhau

để truyền thông tới người lao động; một trong những hình thức mà các doanhnghiệp áp dụng 5S hay dùng nhất là khẩu hiệu, biểu ngữ, poster……

1.1.2.3 Toàn bộ nhân viên thực hiện tổng vệ sinh

Đây là một nội dung tương đối phổ biến ở Việt Nam Thông thường hoạtđộng này diễn ra ngay sau khi lãnh đạo cao nhất tuyên bố về việc thực hiện 5S

và các nội dung liên quan

Nội dung chính của bước này là:

 Tổ chức “ngày tổng vệ sinh” ngay sau khi lãnh đạo thông báo thực hiện5S

 Chia vùng, phân công nhóm phụ trách

 Cung cấp đầy đủ dụng cụ và các thiết bị cần thiết

 Thực hiện ngày tổng vệ sinh toàn công ty

 Sàng lọc mọi thứ không cần thiết

 Duy trì ít nhất 2 cuộc tổng vệ sinh hàng năm

Việc tổng vệ sinh ngoài ý nghĩa là một buổi phát động phong trào thì đâycũng là dịp mọi người gần gũi nhau hơn, tăng tinh thần đoàn kết trong công ty.Một trong những yêu cầu khi thực hiện cuộc tổng vệ sinh là tất cả mọi ngườiđều phải tham gia, có nghĩa là cấp lãnh đạo cũng cùng tham gia với mọi người.Việc tham gia của lãnh đạo sẽ giúp mọi người nhìn nhận được tầm quan trọngcủa việc triển khai 5S, tăng tính thân thiện giữa các cấp quản lý ngoai ra đó cũng

là điều kiện để cấp quản lý hiểu người lao động hơn, nắm bắt được tâm tưnguyện vọng của người lao động… Những điều này sẽ giúp cấp quản lý cónhững điều chỉnh cần thiết đối với môi trường làm việc cũng như quản lý hiệuquả hơn

1.1.2.4 Thực hiện Seiri (sàng lọc)

Để thực hiện 5S, việc loại bỏ các đồ vật không cần thiết trong Seiri chính làtiền đề cho các bước công việc tiếp theo Đây là biện pháp nhằm tránh tái xuấthiện các đồ vật không cần thiết cần phải được thực hiện Việc này cần được thựchiện quá trình Seiri bằng cách xác định nguyên nhân Một trong những chủ đềquan trọng của seiri là phân loại nơi làm việc Mục tiêu là nâng cao hệ số sử

dụng và hiệu quả của không gian công việc (do vậy đóng góp vào cải tiến năngsuất)

Nội dung:

 Lập tiêu chuẩn loại bỏ những thứ không cần thiết

 Sàng lọc sơ bộ để loại bỏ những thứ không cần thiết sau ngày tổng vệ sinh

 Mọi người tập trung xác định và phân loại những thú không cần thiết vàloại bỏ chúng

 Những thứ không dùng nữa nhưng vẫn có giá trị cần được đánh giá lạitrước khi có quyết định xử lý để tránh lãng phí

 Làm công tác sàng lọc thường xuyên tại vị trí làm việc và sàng lọc tổngthể toàn công ty tổ chức ít nhất 2 lần/năm

Những thứ không cần thiết được sàng lọc thường do:

 Thay đổi kế hoạch sản xuất kinh doanh

 Đặt số lượng nguyên vật liệu

 Tích trữ nguyên vật liệu quá lâu

 Không kiểm soát số lượng đầy đủ

 Không kiểm soát chất lượng đầy đủ

 Vị trí lưu kho không thích hợp khiến cho lưu kho không hiệu quả

Việc sàng lọc nên được thực hiện vào lúc nào và làm ở đâu? Vào ngày tổng

vệ sinh, mọi người nên bỏ những thứ không cần thiết Mỗi năm hai lần thực hiệnmột Seiri và tập trung loại bỏ những thứ không cần thiết Những ngày thực hiệnhoạt đông Seiri, Seition và Seiso, cố gắng loại bỏ những thứ không cần thiết vàtránh lãng phí do tích lũy những thứ không cần thiết

Lãnh đạo và chuyên gia đánh giá 5S cần đi xem xét nhanh chỗ làm việc vàđưa ra những lời chỉ dẫn khi đã xác định được những thứ không cần thiết để loại

bỏ chúng Đồng thời, cũng cần phải tìm ra các yếu tố gây ra sự xuất hiện củachúng để từ đó có những biện pháp ngăn ngừa sự tái diễn Số lượng vật khôngcần thiết (những thứ không được sử dụng để tạo ra sản phẩm) đồng nghĩa với sựlãng phí Việc sàng lọc những thứ này góp phần đáng kể vào việc cải tiến côngviệc Cần phải nhận thức được những điều này để tránh gia tăng những thứkhông cần thiết nhằm thực hiện tốt công việc sàng lọc

1.1.2.5 Thực hiện Seiri, Seiton và Seiso hằng ngày

Thường xuyên loại bỏ những thứ không cần thiết giúp tận dụng chỗ làm việchiệu quả hơn Luôn tìm cách thực hiện cải tiến địa điểm và phương pháp lưugiữ, tiết kiệm thời gian tìm kiếm và lấy ra Lập thời khóa biểu thực hiện vệ sinhhàng ngày để tạo ra một môi trường thoải mái, đảm bảo cho sức khỏe Huy độngmọi sáng kiến cải tiến chỗ làm việc Seiton giúp cho việc sắp xếp bố trí những

đồ vật cần thiết một cách gọn gàng, dễ lấy

 Thực hiện Seiton

Các nguyên tắc về Seiton như sau:

 Tuân thủ nguyên tắc vào trước, ra trước để lưu kho các đồ vật

 Mỗi đồ vật được bố trí một chỗ riêng

 Tất cả các đồ vật và vị trí của chúng nên được thể hiện bằng cách ghinhãn có hệ thống

 Đặt các đồ vật dễ nhìn, dễ thấy để giảm thiểu thời gian tìm kiếm

 Đặt các đồ vật sao cho chúng có thể được xử lý và vận chuyển dễ dàng

 Phương pháp vào trước ra trước(FIFO) thích hợp cho việc lưu kho nguyênvật liệu, hàng hóa thành phẩm và bán thành phẩm Đây là cách làm thuận tiện đểlấy đồ vật ra khỏi kho theo thứ tự chúng được đưa vào kho

Phương pháp ra vào tự do thích hợp cho việc lưu kho công cụ, phụ tùng vănphòng phẩm và các mẫu vật, ngoài ra cần có tính sáng tạo và sự khéo léo để xây

dựng cách thức xếp đặt và đánh mã hiệu các đồ vật sao cho chúng có thể đượclấy ra và thay thế dễ dàng.

 Thực hiện Seiso

Seiso là vệ sinh nơi làm việc của mình hoặc dọn dẹp cho không còn bụibặm, rác rưởi trên sàn nhà, công cụ, thiết bị Khi thực hiện tốt Seiso sẽ làm chonơi làm việc gọn gàng, sạch sẽ, tạo sự thoải mái cũng như an toàn,giúp môitrường khách quan tốt hơn Qua đó nâng cao hình ảnh công ty, nâng cao chấtlượng sản phẩm và năng suất của tổ chức

Thực hiện Seiso sẽ giúp ích rất lớn trong quá trình quản lý trực quan cũngnhư quá trình kiểm tra Người công nhân khi vận hành máy sẽ có thể phát hiện

ra những bất thường của máy khi lau chùi, bảo dưỡng cũng như vận hànhmáy.Nếu như máy móc không sạch sẽ thì rất khó để nhận ra trục trặc của máy.Với lợi ích như thế, Seiso giúp cho công nhân có hành động kịp thời khi máy cónhững biến cố, sự cố và khắc phục nó trước khi xảy ra

Để triển khai hiệu quả Seiso, chúng ta cần quan tâm đến một số điểm lưu ýsau:

 Xác định đối tượng của Seiso (vệ sinh cái gì?)

 Trách nhiệm thuộc về ai?

 Các trang thiết bị cần thiết cho việc vệ sinh là gì?

 Chính sách, mục tiêu và kế hoạch thực hiện 5S

 Sơ đồ tổ chức theo 5S

 Các quy định về Seiri, Seiso và Seiton

 Tài liệu đào tạo

 Tài liệu quảng bá về 5S

 Bảng tin, bản tin 5S

 Cơ chế khen thưởng việc thực hiện tốt 5S

 Quy định về đánh giá việc thực hiện 5S

 Thực hiện Shitsuke

Shitsuke có nghĩa là tạo cho mọi người thói quen tuân thủ các quy định tạinơi họ làm việc cũng như tính tự giác cao khi tham gia vào hoạt động 5S Khimọi người cùng nhau thực hiện thường xuyên Seiri, Seiton, Seiso và Seiketsu họ

sẽ dần hình thành thói quen và dần dần nó sẽ trở thành một phần không thể thiếutrong công việc thường ngày của họ Khi đạt đươc S thứ 5 này có nghĩa là công

ty chúng ta đang hình thành được “văn hóa 5S” Và một cá nhân nào đó khôngthực hiện được 5S thì sẽ cảm thấy mình lạc lõng và phải đưa ra lựa chọn hoặc làcùng thực hiện như mọi người hoặc là tách mình ra khỏi tập thể

 Gặp gỡ mọi người với nụ cười thân thiện

 Giữ nơi làm việc luôn sạch sẽ và ngăn nắp

 Tuân thủ nghiêm ngặt quy định an toàn

1.1.2.6 Đánh giá định kì 5S

Các hoạt động 5S cần được duy trì thường xuyên, tự giác cao Để khuyếnkhích duy trì và nâng cao các hoạt động 5S cần có các hoạt động đánh giá Nộidung công tác đánh giá bao gồm:

 Lập kế hoạch đánh giá và khích lệ hoạt động

 Cán bộ đánh giá thường xuyên đánh giá hoạt động

 Phát động phong trào thi đua giữa các phòng,ban thực hiện 5S

 Khen thưởng định kì cho nhóm và các cá nhân thực hiện tốt 5S

 Tham quan tìm hiểu việc thực hiện 5S ở các đơn vị khác

 Tổ chức các phong trào thi đua 5S giữa các công ty để tạo sự thân thiệnhơn

Trong quá trình đánh giá, việc lập phiếu kiểm tra (checklist) là không thểthiếu Dựa trên phiếu này mà chuyên gia đánh giá 5S có thể đánh giá được toàn

bộ việc thực hiện 5S Tùy vào đặc thù của từng doanh nghiệp và bộ phận banphụ trách mà bạn có thể thiết lập các checklist kiểm tra 5S Và thang điểm đượcxác định dựa vào mục tiêu mà doanh nghiệp bạn muốn áp dụng Bạn có thể sửdụng nhãn dán để xác định vị trí cần thực hiện 5S

Với một số đơn vị khi thực hiện tốt một “S” nào đó ta có thể sử dụng nhữngthẻ tốt để mọi người hưởng ứng và áp dụng tại nơi mình làm việc

Thực tế cho thấy phát động phong trào thì không khó nhưng duy trì thựchiện 5S là vấn đề vấn đề rất khó khăn vì nó thể hiện cả văn hóa công ty Nhất làđối với các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay, kỉ luật lao động không được chútrọng thì việc kiểm tra, giám sát lại càng cần hơn nữa Tùy theo mức độ quy môcủa công ty cũng như tính tuân thủ kỉ luật của người lao động mà ban 5S thiếtlập các kế hoạch đánh giá Thông thường thì chúng ta nên có những cuộc đánhgiá hai lần trong một năm Giữa các cuộc đánh giá đó, công ty nên có nhữngcuộc đánh giá nhỏ hơn ở mức quy mô phòng/ban chẳng hạn Sau một thờigian,khi mọi người quen dần với việc áp dụng 5S, thì có thể giảm tần suất đánhgiá nhưng phải đảm bảo công ty luôn giám sát được việc áp dụng 5S

Song song với việc đánh giá, công ty nên có những hình thức khen thưởngcác đơn vị thực hành tốt 5S Đây cũng là một hình thức khích lệ rất tốt trong quátrình thực hiện 5S, đôi khi chỉ cần một phần thưởng nhỏ nhưng nó cũng tạo ra sựhưng phấn cho người được nhận thưởng Ngoài ra công ty cũng nên có nhữngchuyến tham quan đến các đơn vị đã áp dụng 5S để học hỏi thêm cũng như chia

sẻ kinh nghiệm áp dụng 5S Qúa trình giao lưu trao đổi này sẽ thúc đẩy sự phấnđấu trong việc áp dụng 5S tại các công ty, vô hình chung sẽ làm chương trình 5Stại công ty ngày càng trở nên hiệu quả hơn

1.1.3 Lợi ích áp dụng 5S

5S là chương trình cải tiến năng suất rất phổ biến tại Nhật Bản và đang dầntrở nên phổ biến tại nhiều quốc gia khác Khi thực hiện thành công trong mộtcông ty, 5S đem lại những thay đổi đáng ngạc nhiên Những thứ không cần thiếtđược loại bỏ khỏi nơi làm việc, những thứ cần thiết được sắp xếp một cách khoahọc sao cho dễ lấy và dễ dàng để lại đúng chỗ Máy móc trở nên sạch sẽ hơn, tạođiều kiện cho người công nhân phát hiện những sự bất thường của thiết bị để tudưỡng và sửa chữa Các hoạt động 5S sẽ nâng cao tính tập thể, khuyến khích sựhòa đồng của mọi người khi làm việc và qua đó nâng cao tính hợp tác, tráchnhiệm cũng như ý thức của người lao động đối với công việc

Một điều quan trọng nữa là phương pháp 5S có thể được áp dụng ở mọingành, mọi loại hình doanh nghiệp Vì vây, 5S được thực hiện ở rất nhiều công

ty trên thế giới với sự hỗ trợ của các chuyên gia Nhật Bản Và thông qua việcgiới thiệu những hiệu quả to lớn của 5S trong việc cải tiến năng suất, 5S đượcthực hiện như những hoạt động rất phổ biến ở Nhật Bản trong rất nhiều nămqua

Động lực đối với chương trình 5S đó là con người Sau khi áp dụng tốt 5S

để làm nền tảng, công ty sẽ thuận lợi hơn rất nhiều khi xây dựng hoặc triển khaicác hệ thống quản lí khác

Bắt đầu một chương trình Kaizen/5S thường không quá phức tạp và khókhăn So với các công cụ cũng như các hệ thống quản lí khác để cải tiến năng

suất, thì phương pháp 5S dường như dễ thực hiện nhất Với đầu tư ban đầukhông lớn lắm và phương pháp luận đơn giản sát với thực tế, nhà quản lí có thể

dễ dàng truyền đạt cho người lao động hiểu được nội dung của 5S Ngoài ra,người quản lí có thể sử dụng những công cụ hỗ trợ như áp phích hay đào tạotrực quan

Việc áp dụng 5S đem lại những lợi ích to lớn, chúng ta sẽ không chỉ thấyđược sự thay đổi ở hình ảnh công ty mà còn cả ở hình ảnh người lao động 5Sđược thực hiện dựa trên những quy định, quy chế, nội quy và khi người côngnhân thực hiện tốt có nghĩa là họ sẽ tuân thủ tốt những gì ban lãnh đạo đề ra.Điều này sẽ thuận lợi hơn đối với công ty khi muốn triển khai một chương trìnhcải tiến trong tương lai

 Việc sắp xếp gọn gàng và đúng quy định giúp tạo ra các không gian trống

Áp dụng tốt 5S, bạn có thể giảm được khả năng tìm kiếm cũng như tạo ra rấtnhiều không gian có ích khác cho công ty của mình

 Quá trình bảo dưỡng trở nên thuận tiện hơn, tuổi thọ của máy móc và thiết

bị sẽ dài hơn

 Cải thiện hình ảnh của tổ chức, khách hàng sẽ có ấn tượng rất tốt về tổchức

Môi trường làm việc sạch sẽ, ngăn nắp sẽ tạo cho chúng ta sự thoải mái và

an toàn trong qua trình làm việc Bạn sẽ dễ dàng nhận ra nhiều điểm bất hợp lí

và cải tiến lại sao cho tốt hơn

1.2 Áp dụng 5S trong các trường đại học

1.2.1 Giới thiệu các trường đại học

Trường đại học là cơ sở giáo dục bậc cao tiếp theo bậc trung học, dành chonhững sinh viên có khả năng và nguyện vọng học tiếp lên trên Trường đại họccung cấp cho sinh viên học vấn cao và cấp bằng cấp khoa học trong nhiều cáclĩnh vực ngành nghề Các trường đại học có thể cung cấp các chương trình bậcđại học và sau đại học

Quy mô của một trường đại học khá lớn, đòi hỏi cao về cơ sở vật chất Cơ

sở vật chất và thiết bị giáo dục là tất cả các phương tiện vật chất được huy động

vào việc giảng dạy, học tập và các hoạt động mang tính giáo dục khác để đạtđược mục đích giáo dục.

Hệ thống cơ sở vật chất và thiết bị giáo dục là một hệ thống đa dạng vềchủng loại và có một số bộ phận tương đối phức tạp về mặt kĩ thuật, bao gồm:Trường học, Sách và thư viện trường học, thiết bị giáo dục

 Trường học là công trình văn hóa giáo dục có mức đầu tư lớn và sử dụnglâu dài, là nơi thực hiện việc giáo dục, đảm bảo tốt quá trình cơ bản ở nhàtrường là dạy và học cùng các mặt hoạt động và sinh hoạt khác

 Sách và thư viện trường học

 Giáo trình và sách tham khảo là thành phần chính của thư viện, được BộGiáo dục và Đào tạo cho phép sử dụng trong trường học, là loại cơ sở vật chấttrọng yếu, là phương tiện cần thiết phục vụ cho việc học tập và giảng dạy củanhà trường

 Thư viện được xây dựng và quản lí các loại sách, báo, tạp chí khoa học cótính chất nghiệp vụ, giáo trình , sách tham khảo, sử dụng cho giảng viên vàhọc sinh – sinh viên nhằm phục vụ có hiểu quả cho hoạt động dạy và học ở nhàtrường

 Thiết bị giáo dục

Bao gồm:

 Các thiết bị dùng chung

 Các thiết bị trực quan, thực nghiệm

 Các thiết bị kĩ thuật (các phương tiện nghe – nhìn)

 Với các đặc điểm là:

 Được sử dụng thường xuyên, trực tiếp tham gia vào quá trình giảng dạy

và học tập

 Gắn liền với nội dung và phương pháp trong từng tiết học

 Là bộ phận quan trọng góp phần đổi mới về nội dung và phương pháp dạyhọc

 Là bộ phận thiết bị giáo dục có tính hiện đại và khả năng sư phạm to lớn,thường được sử dụng chung trên lớp

1.2.2 Các dịch vụ của trường đại học và cơ sở vật chất thực hiện dịch vụ

Dịch vụ là một khái niệm phổ biến nên có rất nhiều cách định nghĩa về dịch

vụ Theo Zeithaml & Britner (2000), dịch vụ là những hành vi, quá trình, cáchthức thực hiện một công việc nào đó nhằm tạo giá trị sử dụng cho khách hànglàm thỏa mãn nhu cầu và mong đợi của khách hàng

Theo Kotler & Armstrong (2004), dịch vụ là những hoạt động hay lợi ích

mà doanh nghiệp có thể cống hiến cho khách hàng nhằm thiết lập, củng cố và

mở rộng những quan hệ và hợp tác lâu dài với khách hàng

Dịch vụ là một sản phẩm đặc biệt, có nhiều đặc tính khác với các loại hànghoá khác như tính vô hình, tính không đồng nhất, tính không thể tách rời và tínhkhông thể cất trữ Chính những đặc điểm này làm cho dịch vụ trở nên khó địnhlượng và không thể nhận dạng bằng mắt thường được

Dịch vụ của trường đại học là những dịch vụ mà các trường đại học cungcấp nhằm đáp ứng các nhu cầu của sinh viên như dịch vụ đào tạo, dịch vụ nhà ở(kí túc xá), dịch vụ trông giữ xe, dịch vụ ăn uống (canteen, nhà ăn), dịch vụthông tin thư viện

 Dịch vụ đào tạo

Dịch vụ đào tạo là dịch vụ trọng tâm của các trường đại học Bằng việc sửdụng nguồn nhân lực chất lượng cao và các thiết bị giáo dục tiên tiến, hiện đạithì chất lượng của dịch vụ đào tạo đại học ngày càng được cải thiện và nâng cao.Dịch vụ này không chỉ hướng đến phục vụ cho các sinh viên chính quy mà cònphục vụ cho cả các sinh viên liên thông và sinh viên đào tạo sau đại học

 Dịch vụ nhà ở

Ký túc xá thường được xây dựng trong một khuôn viên tương đối độc lập vàthiết kế theo dạng nhà ở tập thể với nhiều phòng và nhiều giường trong mộtphòng hoặc giường tầng, cùng với hệ thống nhà vệ sinh công cộng, z hoặc cáccông trình tập thể khác Khu vực này chủ yếu là chỉ phục vụ cho các sinh viênchính quy của trường

 Dịch vụ trông giữ xe

Có thể nói rằng dịch vụ trông giữ xe là một dịch vụ cơ bản không thể thiếutrong bất kỳ một cơ sở giáo dục nào

 Dịch vụ ăn uống

Trung tâm cung cấp dịch vụ ăn uống trong trường đại học là nơi mà các sinhviên tìm đến trong những giờ giải lao, là nơi gặp mặt của các bạn sinh viên

 Dịch vụ thông tin thư viện

Thư viện là nơi lưu trữ các thông tin một cách khoa học, hợp lý, nơi mọingười có thể tìm kiếm các thông tin cần và muốn một cách dễ dàng Để phục vụcho nhu cầu tìm kiếm thông tin của bạn đọc, thư viện phải luôn bổ sung các đầusách mới Thông tin là kho báu

1.2.3 Sự cần thiết áp dụng 5S trong các trường đại học

Từ trước đến nay, giáo dục là một trong số các lĩnh vực được nhà nước quantâm đầu tư phát triển, là nền tảng đưa nền kinh tế nước nhà phát triển trongtương lai Nhưng trong một nền kinh tế phát triển thì không chỉ yêu cầu nhữngngười lao động có trình độ chuyên môn tốt mà còn cần ở người lao động mộtthái độ làm việc chuyên nghiệp mà và có ý thức kỷ luật cao Trong khi đó, nêngiáo của chúng ta chủ yếu mới chỉ đào tạo ra những người có kiến thức chuyênmôn, nghiệp vụ Vì vậy, khi đi làm thì sinh viên có kiến thức chuyên môn tốtnhưng lại thiếu thái độ làm việc chuyên nghiệp và ý thức kỷ luật chưa cao Sinhviên thường hay đi làm muộn, chỗ làm việc lại không sạch sẽ, gọn gàng, ngănnắp Vậy làm thế nào để sinh viên khi ra trường không còn mắc những lỗi đó?Hiện nay, 5S là một trong số những mô hình quản trị chất lượng được cácdoanh nghiệp cũng như nhiều trường đại học trên thế giới áp dụng 5S tạo ra cho

tổ chức một môi trường sạch sẽ, tiện lợi cho tổ chức doanh nghiệp áp dụng Cáchoạt động của 5S sẽ làm nâng cao tinh thần tập thể, khuyến khích sự hòa đồngcủa mọi người, qua đó người làm việc sẽ có thái độ tích cực hơn, có trách nhiệm

và ý thức hơn với công việc Vậy thì sao các trường đại học của chúng ta lạikhông áp dụng 5S vào quá trình đào tạo

CHƯƠNG 2: KINH NGHIỆM ÁP DỤNG 5S Ở CÁC TRƯỜNG ĐẠI HỌC

VÀ DOANH NGHIỆP

2.1 Áp dụng 5S trong các trường đại học

2.1.1 Áp dụng 5S tại trường Đại học Công nghiệp Hà Nội

Phương pháp 5S là một phương pháp có nguồn gốc từ Nhật Bản, songkhông phải chỉ có người Nhật mới có thể áp phương pháp này Hiện nay,phương pháp 5S đã được phổ biến rộng rãi ở các nước, trong đó có Việt Nam và

đã đạt được nhiều thành công Việc áp dụng 5S sẽ đem lại một môi trường làmviệc gọn gàng, sạch sẽ, có tính kỷ luật và chuyên nghiệp cao Ở Việt Nam thìhiện tại đã có rất nhiều doanh nghiệp áp dụng phương pháp này, trong khối cáctrường Đại học thì hiện có trường Đại học Công nghiệp Hà Nội đang áp dụngphương pháp này (ngoài ra còn có khu ký túc xá trường Đại học Quốc Gia, thưviện Tạ Quang Bửu của trường Đại học Bách Khoa Hà Nội và một số khu vựccủa các trường đại học và cao đẳng khác)

Lý do trường Đại học Công nghiệp Hà Nội áp dụng mô hình 5S

Khi trả lời câu hỏi liên quan đến thái độ làm việc và khả năng ở nơi làm việc

và các kỹ năng của sinh viên,… thì rất nhiều doanh nghiệp đã trả lời : “Nhìnchung sinh viên và các kỹ thuật viên sau khi tốt nghiệp đều có tiềm năng tốt,nhưng thái độ làm việc chưa thực sự chuyên nghiệp, và có ý thức kỷ luật chưacao” Một số lỗi thường mắc là: sinh viên thường hay đến muộn, chưa có ý thứcgiữ nơi làm việc sạch sẽ, gọn gàng, nhận thức về an toàn lao động, phòng chốngcháy nổ và các kỹ năng ứng phó còn kém Nhận thấy được điều đó, lãnh đạotrường Đại học Công Nghiệp Hà Nội đã quyết định áp dụng 5S vào trườngnhằm cải thiện thói quen làm việc, học tập của cán bộ, giáo viên, sinh viên trongtrường Ths Hà Xuân Quang – Phó hiệu trưởng trường Đại học Công nghiệp HàNội cho biết rằng thực tế 5S không chỉ đơn thuần là “làm sạch” mà còn nhằmtăng năng suất lạo động thông qua việc loại trừ các hoạt động không cần thiết.Việc duy trì hoạt động 5S sẽ giúp tạo ra một môi trường học tập, làm việc được

sạch sẽ, gọn gàng, dần tạo tính kỷ luật và phong cách chuyên nghiệp cho cácsinh viên, và giúp họ dễ dàng thích ứng với môi trường làm việc sau này.

Công tác chuẩn bị và áp dụng 5S

 Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội còn thực hiện dự án HaUI-Jica vềphát triển nguồn nhân lực công nghiệp, với sự hỗ trợ kĩ thuật từ Cơ quan hợp tácquốc tế Nhật Bản (JICA) Dự án này bắt đầu thực hiện từ tháng 01 năm 2010 vàtiến hành trong 3 năm

 Ban Giám hiệu nhà trường, các cán bộ và giảng viên đã cam kết thực hiện5S tại nơi làm việc và nơi công cộng

 Tổ chức các buổi hướng dẫn và tập huấn cho các cán bộ, giảng viên củanhà trường

 Lập ra Ủy ban 5S và nhóm hành động 5S Ủy ban 5S bao gồm 19 thànhviên, dưới đó là nhóm hành động 5S ở các đơn vị Mỗi đơn vị sẽ cử ra 1 đến 4cán bộ phụ trách việc thực hiện 5S cụ thể theo hoạt động của nhà trường

 Nhà trường tổ chức ngày 5S (thường vào ngày 25 hàng tháng) và tuần 5S(2 tuần trong 1 tháng với sự tham gia của các doanh nghiệp, tổ chức và cơ sởđào tạo) Một số hoạt động tiêu biểu như: hoạt động 5S tháng 11/2011, hoạtđộng 5S tháng 02/2012, ngày 5S (ngày thứ sáu xanh), tuần 5S lần thứ 3 (tháng4/2012),… Cho đến nay, trường Đại học Công Nghiệp Hà Nội đã tổ chức thựchiện thành công 4 tuần 5S

Khó khăn trường Đại học Công nghiệp Hà Nội gặp phải khi áp dụng5S

 Việc thay đổi thói quen của cán bộ, giảng viên và đặc biệt là các sinh viênkhông phải dễ dàng mà thực hiện và thành công ngay được

 Vì 5S là một mô hình mới nên việc xây dựng chương trình hành động còngặp nhiều khó khăn

 Các điều kiện về cơ sở vật chất khó đáp ứng được việc thay đổi ngay lậptức thói quen của giảng viên

Sau quá trình triển khai áp dụng 5S tại trường Đại học Công nghiệp Hà Nội,lợi ích của 5S đã được thấy rất rõ, mặc dù trường mới bước đầu triển khai côngtác này Tại các nơi thực hiện thí điểm 5S như xưởng hàn ở trung tâm Việt -

Hàn, xưởng phay ở trung tâm Việt - Nhật, xưởng thực hành khoa Điện, Điện tử,chúng ta có thể cảm nhận thấy rất rõ sự thay đổi này Ở tất cả các xưởng thựchành, mọi dụng cụ đều được xếp đặt rất ngăn nắp, gọn gàng và có chủ đề Môitrường làm việc cho giảng viên và sinh viên thoải mái, an toàn và hiệu quả nhờviệc sắp xếp tài liệu hợp lý và khoa học Đồng thời, ý thức, tác phong làm việccủa cán bộ giảng viên và sinh viên được nâng cao Nhiều sinh viên trường Đạihọc Công nghiệp Hà Nội sau khi tham gia vào các hoạt động 5S như sắp xếp lại

đồ đạc, dụng cụ thực hành, quét dọn nhà xưởng,… thì đã thay đổi thói quen làmviệc, có thêm hứng khởi để tiếp tục thực hành và học tập Từ đó, Nhà trườngnâng cao được chất lượng đào tạo, thu hút được sự quan tâm của các doanhnghiệp, tổ chức, đoàn thể; giảm thiểu lãng phí tiền bạc, thời gian trong côngviệc, giảng dạy và học tập

Hình 2.1: Sinh viên tình nguyện

dọn vệ sinh tại sân trường

Hình 2.2: Chuyên gia Mori đang

hướng dẫn sinh viên thực hiện 5S tại

sân trường, khu vực trước tòa nhà A7

Hình 2.3: Sinh viên trường Đại học Công nghiệp Hà Nội dọn vệ sinh sân

Từ việc thực hiện và duy trì 5S tại trường Đại học Công nghiệp Hà Nộichúng ta cần chú ý một số việc trong việc triển khai 5S trong trường Đại học(Đặc biệt là trường Đại học Kinh tế Quốc dân)

Một là, cần có sự hưởng ứng tham gia từ phía nhà trường (cán bộ, giảng

viên, nhân viên,…), Đoàn trường, Hội sinh viên và từ toàn thể sinh viên củatrường Đầu tiên là quyết tâm thực hiện từ phía ban lãnh đạo của nhà trường, từ

đó phát động phong trào ra toàn trường

Hai là, thành lập một ban điều hành hay Ủy ban 5S và các nhóm hành động

5S ở các đơn vị Ủy ban 5S bao gồm những người thực sự có năng lực, nhiệthuyết (nên có sự tham gia của những chuyên gia về 5S)và cùng với đó là traocho họ những quyền hạn nhất định để họ thực hiện công việc của mình Banđiều hành sẽ có nhiệm vụ kiểm tra, phát động các phong trào 5S trong nhàtrường, qua đó duy trì và tạo thói quen trong việc thực hiện 5S tại trường

Ba là, chia khuôn viên của trường thành các khu vực khác nhau (như: giảng

đường, kí túc xá, nhà để xe, trung tâm dịch vụ, thư viện, văn phòng khoa,…) Ởmỗi khu vực thì ta sẽ lập ra một nhóm hành động, nhóm này sẽ có nhiệm vụphát động triển khai các hoạt động 5S đến từng khu vực của trường

Bốn là, tổ chức các buổi hướng dẫn, tập huấn hoạt động 5S cho các cán bộ

giảng viên và sinh viên, song song với đó là việc tuyên truyền, hướng dẫn thựchiện các bước của 5S

2.2 Kinh nghiệm áp dụng 5S của công ty thủy điện IALY

Với mục đích tạo môi trường làm việc ngăn nắp, khoa học và phát huy tínhsáng tạo của cán bộ công nhân viên, Lãnh đạo Công ty thủy điện Ialy đã lựachọn 5S làm công cụ quản lý điều tiết để áp dụng vào công ty của mình.

Quá trình áp dụng và chứng nhận 5S của công ty được kéo dài 7 tháng với sự tham gia tư vấn của Trung tâm Năng suất Việt Nam (VPC) và có thể tóm tắt thành 6 bước sau:

 Bước 1: Thực hiện công tác chuẩn bị

 Thời gian: 20 ngày

 Thành phần tham gia: Ban chỉ đạo 5S của công ty, cán bộ công nhân viên,các đơn vị trực thuộc công ty và tư vấn VPC Đà Nẵng

 Nội dung công việc: Tổ chức đào tạo nhận thức chung về 5S, bổ nhiệmnhân sự phụ trách, lập sơ đồ phân công phụ trách 5S, lập kế hoạch triển khai 5Strong 6 tháng

 Bước 2: Thông báo chính thức về 5S

 Thời gian: 30 ngày

 Thành phần tham gia: Giám đốc công ty, Ban chỉ đạo 5S, cán bộ tư vấnVPC, các đơn vị trong công ty

 Nội dung công việc: Biên soạn, trình duyệt, công bố các tài liệu; khảo sát,lắp đặt bản tin, biên soạn biểu ngữ, khẩu hiệu

 Bước 3: Tổ chức tổng vệ sinh

 Thời gian: 20 ngày

 Thành phần tham gia: Ban chỉ đạo 5S, Công đoàn công ty, Công đoàn các

bộ phận và toàn thể cán bộ công nhân viên đơn vị

 Nội dung công việc: Xây dựng tiêu chuẩn loại bỏ, chuẩn bị công cụ, dụng

cụ, lập kế hoạch và tổ chức hoạt động vệ sinh

 Bước 4: Sàng lọc ban đầu

 Thời gian: 30 ngày

 Thành phần tham gia: Cán bộ tư vấn, tất cả cán bộ cán bộ công nhân viêntrong công ty

 Nội dung công việc: Tiến hành sàng lọc ban đâu, tập trung những đồ vậtcòn giá trị, đồ vật cần loại bỏ

 Bước 5: Thực hiện sắp xếp, vệ sinh sạch sẽ hành động chuẩn hóa 3S

 Thời gian: 60 ngày

 Thành phần tham gia: Ban chỉ đạo, cán bộ tư vấn VPC, cán bộ công nhânviên công ty

 Nội dung công việc: Xác định và quy định vị trí sắp xếp, sàng lọc, thựchiện viện sơn, kẻ, vẽ, phân định ranh giới, xây dựng cơ chế khuyến khích thựchiện 5S

 Bước 6: Tiến hành đánh giá cải tiến và đánh giá chuyên sâu

 Thời gian: 50 ngày

 Thành phần tham gia: Ban chỉ đạo 5S, Tư vấn VPC, đánh giá viên

 Nội dung công việc: Đào tạo kỹ năng đánh giá, xây dựng tiêu chuẩn đánhgiá, thực hiện đánh giá cải tiến và đánh giá chuyên môn

Theo quan điểm của công ty thủy điện Ialy, hiệu quả mà Kaizen/5S mang lạichính là tạo ra một phương thức làm việc mới, đưa những gì đã có lên tầm: khoahọc, hệ thống và hoàn thiện hơn Cái hiện hữu và rõ ràng mà mọi người đều nhìnthấy chính là môi trường sống và làm việc trở nên gọn gàng, sạch sẽ, ngăn nắphơn Tài liệu, hồ sơ, vật dụng, trang thiết bị phục vụ cho công việc được sắp xếp

dễ thấy, dễ lấy, dễ tìm Điều kiện hỗ trợ luôn thuận tiện và sẵn sàng Điều nàyđồng nghĩa với tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức mà vốn dĩ trước đây vôtình bị đánh mất do chính những hoạt động không chuẩn tác của mình Kho vật

tư với diện mạo hoàn toàn khác trước: thông thoáng, hài hòa hơn Những phònglàm việc ngăn nắp, thẩm mỹ Khu vực xung quanh quang đãng và đẹp mắt Nơisản xuất được bài trí gọn gàng, khoa học và nhiều thứ nữa đã hình thành nênmột công nghệ môi trường tại Công ty

Một số khó khăn mà công ty thủy điện IALY đã gặp phải khi triển khai 5S:

Trong quá trình xây dựng và áp dụng 5S công ty thủy điện IALY đã gặpphải 2 khó khăn:

 Thay đổi nhận thức của nhân viên trong doanh nghiệp để họ hiểu rõ lợiích của 5S đồng thời hưởng ứng và tham gia một cách tích cực Thông thườngkhi tiếp cận một điều mới, buộc phải thay đổi thói quen thì phản ứng chung củamọi người là chống đối và né tránh Do vậy việc tuyên truyền, vận động để toànthể nhân viên nhận thức và làm theo là điều cần phải được nghiên cứu và thựchiện dưới nhiều hình thức

 Xây dựng các tài liệu hệ thống để định hướng quá trình thực hiện như:Quy trình đánh giá 5S; Tiêu chí thực hành tốt 5S; Tiêu chuẩn loại bỏ những đồvật không cần thiết… Do chưa có một tài liệu chính xác hướng dẫn về vấn đềnày nên doanh nghiệp phải tìm tòi và xây dựng trên cơ sở phù hợp với đặc thùcủa doanh nghiệp

Một số hình ảnh của việc áp dụng phương pháp 5S ở công ty thủy điện IALY

Hoạt động tuyên truyền 5S thông qua các poster và các bản tin trên trangweb của công ty

Hình 2.5: Tuyên truyền về 5S trên website của công ty

Hình 2.6: Poster đượce đặt ở những nơi dễ nhìn thấy trong công ty

 Khu vực văn phòng

Các file hồ sơ được sắp xếp khoa học và có danh mục tài liệu cho các ngăn

Hồ sơ trong từng file được liệt kê rõ ràng và đánh số trong danh mục

Hình 2.7: Các file văn bản được

sắp xếp và đính tên để thuận tiện trong

tubin được vệ sinh tốt

bên trong phòng khách những nơi dễ nhìn, dễ quan sát

 Khu vực xung quanh

Khu vực để xe được kẻ vạch quy định vị trí Khu vực sân sạch sẽ, rộng rãi

và nhiều cây xanh

Hình 2.15: Quang cảnh của khu

nhà máy

Hình 2.16: Khu để xe được kẻ vạch

phân chia chỗ để Thứ nhất: Phải có sự hưởng ứng và tham gia của tất cả mọi thành viên Để

làm được điều này thì người đứng đầu doanh nghiệp phải thực sự quan tâm đến5S, hiểu rõ lợi ích mà nó mang lại và theo đuổi quyết tâm thực hiện Từ đó tiếnhành việc phát động, tuyên truyền đến từng nhân viên để họ thấu hiểu và hưởngứng

Thứ hai: Phải thiết lập cơ chế khen thưởng và kỷ luật kịp thời để tạo hành

lang và chế định nhằm duy trì áp dụng Đây là công cụ rất quan trọng bởi nếu không

cá nhân tích cực và xử lý những trường hợp vi phạm thì sẽ phát sinh tình trạnglàm theo phong trào hoặc làm qua loa, đại khái và cuối cùng mọi thứ vẫn hoànnhư cũ

Thứ ba: Cần quan tâm đến việc trang bị công cụ, dụng cụ cho việc thực hiện

và duy trì 5S để có thể đảm bảo tính sẵn sàng cho mọi người (những chi phí nàythường không lớn về giá trị) như: các bảng hiệu, vị trí 5S, các vật dụng phục vụcho việc thu dọn, tiêu hủy rác, các dụng cụ sơn kẻ, vẽ…

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN

3.1 Đôi nét giới thiệu về trường Đại học Kinh tế Quốc dân

3.1.1 Giới thiệu chung về trường Đại học Kinh tế Quốc dân

Trường Đại học Kinh tế Quốc dân được thành lập theo Nghị định số TTg ngày 25 tháng 1 năm 1956 với tên gọi ban đầu là Trường Kinh tế tài chính.Lúc đó, Trường được đặt trong hệ thống Đại học nhân dân Việt Nam trực thuộcThủ tướng Chính phủ Sau một số lần đổi tên thì đến ngày 22 tháng 10 năm

678-1985, theo Quyết định số 1443/QĐ-KH của Bộ trưởng Bộ Đại học và Trung họcchuyên nghiệp (nay là Bộ Giáo dục và Đào tạo)đổi tên trường thành Trường Đạihọc Kinh tế Quốc dân

SƠ ĐỒ TỔ CHỨC TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN

Ban Giám Hiệu

* GS.TS.Nguyễn Văn Nam - Bí thư Đảng Uỷ, Hiệu Trưởng

Trường Đại học Kinh tế Quốc dân cũng là một trung tâm nghiên cứu khoahọc kinh tế phục vụ đào tạo, hoạch định chính sách kinh tế - xã hội của Đảng,Nhà nước, các ngành, các địa phương và chiến lược kinh doanh của các doanhnghiệp Trường còn là trung tâm tư vấn và chuyển giao công nghệ quản lý kinh

tế và quản trị kinh doanh

Trường Đại học Kinh tế Quốc dân có quan hệ trao đổi, hợp tác nghiên cứuvới nhiều trường đại học, viện nghiên cứu nổi tiếng và nhiều tổ chức quốc tế.Trong quá trình hình thành phát triển, Trường Đại học Kinh tế Quốc dân đãđạt được nhiều thành tích to lớn và đã được Đảng và Nhà nước trao tặng nhiềudanh hiệu cao quý, như:

 Huân chương Lao động Hạng Ba (1961-1972), Hạng Hai (1978), HạngNhất (1983)

 Huân chương Độc lập Hạng Ba (1986), Hạng Hai (1991), Hạng Nhất(1996)

 Danh hiệu Anh hùng Lao động (2000)

 Huân chương Hồ Chí Minh (2001)

Trường đại học Kinh tế Quốc dân phấn đấu đến năm 2020 trở thành mộttrường đại học hiện đại với trang thiết bị tiên tiến để đảm bảo chất lượng giảngdạy và học tập đạt tiêu chuẩn quốc tế Hiện nay, trường đang tiến hành nâng cấp

hệ thống phòng học, đổi mới trang thiết bị, soạn và xuất bản giáo trình, sáchtham khảo

3.1.2 Giới thiệu về các khu vực thuộc trường Đại học Kinh tế Quốc dân

Mỗi khoa đều có văn phòng của trưởng, phó khoa, là nơi làm việc của giảngviên, tiếp nhận và xử lý những thắc mắc của sinh viên trong trường

Khu Quản lý đào tạo tầng 1, Nhà 10 với chức năng tham mưu cho Hiệutrưởng về công tác quản lý, phát triển đào tạo các hệ đại học chính quy, chuyên

tu, văn bằng 2 và hoàn chỉnh kiến thức từ cao đẳng lên Đạo học Tổ chức thựchiện quản lý quá trình đào tạo hệ đại học chính quy, chuyên tu, văn bằng 2 vàhoàn chỉnh kiến thức từ cao đẳng lên Đại học

Ngoài ra còn có các phòng, ban khác của nhà trường như: Ban giám hiệu,Phòng tổng hợp (tầng 1, nhà 7), Phòng công tác chính trị, sinh viên (tầng 1, nhà7), Phòng tài chính – kế toán (tầng 1, nhà 7), Phòng quản trị thiết bị (nhà 7),…

 Khu vực trung tâm dịch vụ

Khu trung tâm dịch vụ được mở ra để đáp ứng nhiều nhu cầu của sinh viên

mà trong đó chủ yếu là vấn đề ăn uống, đồ tạp hóa, … Khu trung tâm dịch vụ

trong đó có 2 canteen ở khu giảng đường, 2 canteen ở khu nội trú, 2 nhà ăn ởkhu nội trú Các canteen chủ yếu đáp ứng nhu cầu ăn uống, nơi giao lưu, gặp gỡcủa sinh viên trước, sau các giờ học, còn các khu nhà ăn phục vụ chủ yếu chocác sinh viên ở trong khu nội trú Các khu vực này thường xuyên phục vụ mộtlượng lớn sinh viên trong và ngoài trường.

 Khu để xe ở Phương Nam 1 & 2

Nhìn chung, các khu để xe đã đáp ứng được nhu cầu gửi xe của cán bộ,giảng viên, sinh viên trong tất cả các ca học, tiết học Mỗi khu để xe đều có nhânviên trông, giữ xe theo quy định của nhà trường

 Khu nội trú

Khu nội trú trường Đại học Kinh tế Quốc Dân bao gồm 6 tòa nhà 400 phòngnội trú, được chia ra thành các nhà 1, Nhà 2, Nhà 3, Nhà 4, Nhà 11, khu nội trúcho sinh viên ngoại quốc Nhà 14

Giá khoảng 200 ngàn đồng/người.

Phòng chất lượng cao: Phòng được trang bị giường tầng, tủ cá nhân, ti vi,bình nóng lạnh, kích thước phòng dành cho khoảng 6-10 người, giá khoảng 400-

600 ngàn đồng/người Đặc biệt có một số phòng dành cho 2 người giá khoảng

700 ngàn đồng/người

Mỗi phòng nội trú bao gồm 6-8 sinh viên, được chia làm 2 loại Khu nội trú

là khu nhà do nhà trường xây dựng ưu tiên giành cho các sinh viên ở xa có thểthuê để có nơi ở tạm thời trong quá trình học tập tại trường Khu nội bao gồmnơi ở của sinh viên, khu dịch vụ, khu nhà để xe và các phòng quản lý của khunội trú Do đây là nơi ở của sinh viên nên trong khu nội trú có rất nhiều các hoạtđộng sinh hoạt của sinh viên trong trường, gồm cả các đội sinh viên, các hoạtđộng, sự kiện do hội sinh viên hay do các đội tổ chức Bên cạnh đó, trong khuônviên khu nội trú còn có các sân thể thao và được nhà trường kết hợp sử dụng làmnơi học giáo dục thể chất và thực hành quân sự cho sinh viên Tuy nhiên, do cáckhu vực khác đã được đề cập đến nên khu nội trú trong đề tài sẽ chỉ được giớihạn nghiên cứu ở khu vực nơi ở của sinh viên

 Khu vực thư viện

Thư viện đã trở thành trung tâm cung cấp thông tin hữu ích cho sinh viên,đặc biệt trong mỗi kì thi Thư viện được nhận sách tài trợ của Tập đoàn Viễnthông Quân đội Viettel kết hợp với Nhà Xuất bản trẻ

Trung tâm có hai loại dữ liệu cho bạn đọc mượn và tham khảo:

 Dữ liệu truyền thống in trên giấy

 Dữ liệu điện tử trên mạng, trên đĩa CD rom

Thư viện trường đại học kinh tế quốc dân bao gồm 3 tầng:

 Tầng 1 là khu vực dành cho phòng đọc tự chọn sách Việt-Ngoại văn,phòng mượn sách và các tủ đồ quản lí đồ dùng bạn đọc

 Phòng đọc tự chọn sách Việt- Ngoại văn phục vụ cho tất cả sinh viên cáckhoa, các hệ của trường tham khảo đọc tại chỗ với 30502 ấn phẩm sách khácnhau