Hoàn thiện công tác tổ chức đấu thầu tại Công ty TNHH MTV Apatit Việt Nam

LỜI MỞ ĐẦU Đấu thầu là một trong những hoạt động của nền kinh tế thị trường, nó không còn mới với nền kinh tế thếb giớig nhưgng mới chỉ được áp dụng vào Việt Nam gần 20 năm trở lại đây. Thông qua các hoạt động đấu thầu, những người mua (bên mời thầu) có thể lựa chọn được những người bán (nhà thầu) phù hợp với mình, mang lại hiệu quả cao nhất có thể – xứng đáng với những gì mà người mua sẵn sàng chi trả. Đồng thời những người bán có nhiều cơ hội hơn để cạnh tranh nhằm đạt được các hợp đồng, có thể cung cấp các hàng hóa sản xuất ra, cung cấp các kiến thức mà mình có hoặc các dịch vụ mà mình có khả năng đáp ứng cho người mua nhằm tối đa hóa lợi nhuận của mình. Từ đó mà các hoạt động kinh tế đều được kích thích phát triển như các ngành sản xuất sản phẩm trực tiếp, các ngành công nghiệp phụ trợ, chế biến… Với việc nhiều nhà thầu đứng vai trò tổng thầu để kết hợp được các nhà chế tạo, nhà sản xuất, các chuyên gia tư vấn nhằm thực hiện các gói thầu quy mô lớn, tổng hợp nhiều lĩnh vực đã làm cho hoạt động kinh tế được diễn ra theo hướng chuyên môn hóa sâu và đa phương hóa rộng. Trong những năm gần đây, cùng với sự phát triển kinh tế - xã hội, nhu cầu về các sản phẩm nông nghiệp chất lượng tốt cũng càng ngày càng tăng. Chính vì vậy, sản phẩm quặng và phân bón, hóa chất của Công ty TNHH MTV Apatit Việt Nam ngày càng có vị trí quan trọng trong thị trường hóa chất và phân bón trong tỉnh Lào Cai và trong cả nước. Chính vì vây, công tác đầu tư xây dựng mới các công trường khai thác, cải tạo, đổi mới công nghệ các dây truyền sản xuất và chế biến quặng apatit được coi là nhiệm vụ trong tâm của Ban Quản lý các dự án (BQLCDA) – Công ty Apatit Việt Nam. Để thực hiện các dự án đạt hiệu quả cao nhất, BQLCDA đã lựa chọn phương thức đấu thầu làm phương thức chính cho Công ty để lựa chọn các đối tác phù hợp trong quá trình đầu tư phát triển của Công ty trong suốt thời gian qua và cả trong tương lai. BQLCDA đã đạt được những thành tựu đáng kể trong quản lý và vận hành nhiều công trình và dự án góp phần lớn cho sự phát triển của Công ty. Tuy nhiên, bên cạnh những thành tựu thì công tác đấu thầu vẫn còn một số hạn chế như làm chậm trễ về thời gian thực hiện dự án, tăng kinh phí đấu thầu,… Trong quá trình học tập và nghiên cứu trong nhà trường, kết hợp với quá trình thực tập tại BQLCDA – Công ty Apatit Việt Nam, em đã thấy và hiểu được phần nào tầm quan trọng to lớn của công tác đấu thầu và thấy được những hạn chế thực tế không tránh khỏi của công tác tổ chức đấu thầu tại BQLCDA – Công ty Apatit Việt Nam. Vì vậy, em quyết định lựa chọn đề tài cho Chuyên đề tốt nghiệp của mình là: “ Hoàn thiện công tác tổ chức đấu thầu tại Công ty TNHH MTV Apatit Việt Nam”.

Trong những năm gần đây, cùng với sự phát triển kinh tế - xã hội, nhu cầu vềcác sản phẩm nông nghiệp chất lượng tốt cũng càng ngày càng tăng Chính vì vậy,sản phẩm quặng và phân bón, hóa chất của Công ty TNHH MTV Apatit Việt Namngày càng có vị trí quan trọng trong thị trường hóa chất và phân bón trong tỉnh LàoCai và trong cả nước Chính vì vây, công tác đầu tư xây dựng mới các công trườngkhai thác, cải tạo, đổi mới công nghệ các dây truyền sản xuất và chế biến quặngapatit được coi là nhiệm vụ trong tâm của Ban Quản lý các dự án (BQLCDA) –Công ty Apatit Việt Nam Để thực hiện các dự án đạt hiệu quả cao nhất, BQLCDA

đã lựa chọn phương thức đấu thầu làm phương thức chính cho Công ty để lựa chọncác đối tác phù hợp trong quá trình đầu tư phát triển của Công ty trong suốt thờigian qua và cả trong tương lai BQLCDA đã đạt được những thành tựu đáng kểtrong quản lý và vận hành nhiều công trình và dự án góp phần lớn cho sự phát triểncủa Công ty Tuy nhiên, bên cạnh những thành tựu thì công tác đấu thầu vẫn cònmột số hạn chế như làm chậm trễ về thời gian thực hiện dự án, tăng kinh phí đấuthầu,…

Trong quá trình học tập và nghiên cứu trong nhà trường, kết hợp với quá trìnhthực tập tại BQLCDA – Công ty Apatit Việt Nam, em đã thấy và hiểu được phần

nào tầm quan trọng to lớn của công tác đấu thầu và thấy được những hạn chế thực

tế không tránh khỏi của công tác tổ chức đấu thầu tại BQLCDA – Công ty ApatitViệt Nam Vì vậy, em quyết định lựa chọn đề tài cho Chuyên đề tốt nghiệp của

mình là: “ Hoàn thiện công tác tổ chức đấu thầu tại Công ty TNHH MTV

Apatit Việt Nam”.

Ngoài phần mở đầu và kết luận, Chuyên đề gồm 2 chương:

Chương 1: Thực trạng công tác tổ chức đấu thầu tại BQLCDA – Công

ty Apatit Việt Nam.

Chương 2: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức đấu thầu tại BQLCDA – Công ty Apatit Việt Nam.

Bằng sự giúp đỡ và chỉ đạo tận tình của Giảng viên hướng dẫn TS Trần MaiHương cùng tập thể các Cán bộ của Ban Quản lý các dự án – Công ty Apatit ViệtNam, với nỗ lực của bản thân em mon rằng Chuyên đề tốt nghiệp của mình sẽ phảnánh một cách khái quát nhất và cũng góp phần nhỏ nào đó vào quá trình tổ chức đấuthầu tại BQLCDA

Mặc dù đã có sự cố gắng song trong điều kiện hạn chế về trình độ và thời giannghiên cứu nên bản Chuyên đề không thể tránh khỏi nhiều thiếu sót và chưa có độsâu về chuyên môn Em rất mong nhận được sự đóng góp và sửa chữa của thầy côgiáo và các bạn để có thể hoàn thiện bản Chuyên đề hơn

Em xin chân thành cám ơn!

Sinh viên thực hiện

Đặng Thu Thủy

CHƯƠNG 1: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC ĐẤU THẦU TẠI

BQLCDA – CÔNG TY APATIT VIỆT NAM.

1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển.

Công ty TNHH một thành hviên Apatit Việt hNam (Vietnam Apatite LimitedCompany.) được thành lập theo QĐ số: 116/ 2004/ QhhĐ- TTG, ngày 29/06/2004của Thủ tướng Chính phủ trhên h

Mỏ Apatit Lào Caih đã có bề dàgy truyền thống lịch sử gần 100 năm, được pháthiện từ năm 1924 của thế kỷ XX, mỏ Apatit được phôi thai trong lòng chế độ thựcdân phong kiến và giai cấp cgông nhân Mỏ đã hình thành trong cuộc khai thácthuộc địa của tư bản hPháp

Ngày 07- 05h-1954, chhiến dịch Điện Biên h vụ trọng tâm trong xây dựng đấtnước là củng cố miề n Bắc Cùng với việc h,m vụ khôi phục, phát triển kinh tế.Trong chủ trươhng k hôi phhc cô nghiệp, cùng với àng chụch nhà máy và xínghiệp khác, Mỏ Apatit Lhào Cai cũng là một trọng điểm

Tháng h05- 1955, Mỏ Apatit Lào Cai chính thức được Chính phủ, Bộ Côngthương chính thức cho khảo sát thăm dò Cũng trong thời gian này, Chính phủ ViệtNam và Chính phủ Liên X ô đã ký kết Hiệp địhnh hợp táhc Theo đó, Chính phủLiên Xô đã cử đoà n chuyênh gia nhhều kinh nghiệm sahg h quặng apatit/năm Ngày 23- 09- 1958, Bác Hồ về thăm Mỏ Apatit Lào Cai Xác định vai trò vị trícủa Mỏ trong chiếhn lược phát triểhn đất nước, Bác Hồ đã căn dặn những người conđất mỏ hãy ra sức thi đua trong lhao động sản xuất, khắhc phục mọi khó khăn đểhoành thànhh tốt mọi hnhiệm vhụ được giao, đưa Mỏ vào hoạt động nhằm cung cấpnguồn “ vàng nâu” cho sản xuất các shản phẩm phhân bón, phục vụ công nghiệp,phát triển nông thôn hĐể nhớ ngày hBác về thăm đất mỏ, cán bộ công nhân viên(CB CNV) Công ty quyết định lhấy ngày 23 tháng 9 hằng năm là Ngày truyềnthống của Công ty.hh

Trải qua bao hghèo, Mỏ apatit Lào Cahmà hiệnh nay là Chông ty TNHH MTVApatit Việt Nam với bản chất và truyền thống cách mạng của mình đã vượt qua khókhăn, gian khổ, thách thức, từng bước đổi mới, trưởng thành

Hiện nayh, địa bàn hoạt động của công ty thuộc tỉnh Lào Cai (phía Tây BắcLào Cai) Nơi đây có cửa khẩu Quốc tế Lào Cai – Hà Khẩu ( Vân Nam – TrungQuốc).h thấy Công ty h – sản phẩm của công ty cung cấp đến các vùng trọng điểmtrong khu vực phía Bắc, đồng thời là việc xuất khẩu sang nước bạn Trung Quốc,

góp phần không nhỏ nâng cao hiệu quả h các sản phẩm chính của Công ty.

- Khai thác và chế biến khoáng sản các loại ( chủ yếu là khai thác và tuyểnquặng Apatit).hh

- Sản xuất P4, phân bón và hóa chất các loại

- Chế tạo các sản phẩm cơ khí, đúc thép, sửa chữa thiết bị máy móc, thiết bịvận tảhi đhường sh các công trìnhh kiến trúc, xây hdựng cơ bản kỹ thuật hạ tầng,công trình thủy lợi, đường giao thông, đường sắt, công trình đường dây tải điện vàtrạm biến áp 35 KV.hh

- Kinh doanh xăng dầu, chế biến các chất phụ gia cho sản xuất phân bón, hóachất cơ bảnhhh

- Đào tạo công nhân kĩ thuật

- Xuất nhập khẩu nhyên liệu vật tư thihết bị phục vụ sản xuất kinh doanh

- hKinh doanh dịch vụ: nhà khách, nhà nghỉh bị phụ tùng, hmáy móc nguyênvật liệu hóa chất, các loại phân bón, sửa chữa cơ điện, phương tiện vận tải

- Sản xuất kinh doanh vật liệu xây dựng

Sản phhẩm của công ty được sản xuấht và tiêu thụ chủ yếu tại thị trườngtrong nước và có tham gia xuất khẩu Các loại sản phẩm chính công ty đang sảnxuất và tiêu thụ:

-Quặng Apatit nguyên khai loại I - Quặng Cao lin

- Quặng Aphatit nguyên khai loại II - Phân hỗn hợp NPK

- Quặng Apatit tuyển - Phụ gia các loại

- Quặng Fenspat - Đá xây dựng các loại

1.1.2 Cơ cấu hổ chức của Chg ty

Công ty TNHH MTV Apatit Việt Nahm là Công ty có kết cấu tổ chức khá chặt chẽ

từ turên xuống dưới Đứng đầu là Hội đồng thành vittên, bao gồm những người cóuuy tín và nắt nhhững vị trí chủ chốt, họ sẽ cử ra một người có đầy đủ năng lực vàtrách nhiệm để đảm trách vị trí Tổng giám đốc Ngoài ra sẽ có một Ban kiểm soát

có nuhiệm vụ hgiám sát hoạt động của Hội đồng tuành viên và của Tổng giám đốc.Dưới Tổng giám đốc là các uPhó Tổng giám đốc phụ trách từng mảng lĩnh vực hoạtđộng của Công ty như: Cơ điện – tuyển khoánt đảm nhận chuyên môn sâu các

nhiệm vụ mà Phó Tổng giám đốc giao cho phụ trách Việc phân chia nhiệm vụ mộtcách kĩ lưỡng như vậy vừa đảm bảo chất lượng công việc được hoàn thành, vừa tạođiều kiện cho các cán bộ công nhân viênhvà người lao động có thể chủ động trongcông việc và phát huy đưhợc toàn diện năng lực của bản thân nhằm tạo ra hiệu quả

cao nhất

Sơ đồ 1.1: Cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty Apatit Việt Nam.

y

HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN

BAN KIỂM SOÁT

PHÒNG VẬT TƯ

PHÒNG BẢO VỆ

PHÒNG

Y TẾ

PHÒNG TKKT TC

PHÒNG KHTT

PHÒNG

KT- ĐĐ

SX

PHÒNG ĐCHẤT TRẮC ĐỊA

VĂN PHÒNG C.TY

VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN

PHÒNG TCLĐ

PHÒNG KCS

MT

CÁC BAN QUẢN

LÝ DỰ ÁN

XN XÂY DỰNG

XN PHÂN BÓN HÓA CHẤT

XN KHAI THÁC- D.VỤ P.THỌ

XN VẬN TẢI ĐƯỜNG SẮT

XN BỐC XÚC TIÊU THỤ

CÁC

XN

LH KHAI THÁC

TRG TRUNG CẤP NGHỀ

XN

CƠ ĐIỆN

PHÓ T.G.ĐỐC K.THUẬT- SẢN XUẤT

PHÓ T.G.ĐỐC ĐẦU TƯ- PHÁT TRIỂN

PHÓ T.G.ĐỐC KINH TẾ- ĐỜI SỐNG

1.1.3 Những kết quả mà Công ty đã đạt được trong những năm gần đây

Công ty đã và đang là đơn vị dẫn 5ập Đoàn Hóa Chất 6 sắc cho sự phát triểnkinh 4tế xã hội Dẫn chứng so sánh về thành tựu5 ty đã đạt được thật đáng trântreọngy và tự hày Sản lượng quặ5ng thành y thể thấy được griá trị sản lượnyg khaithác quặng và doanh thu từ hoạt động kinh doanh từ năm 2008- 2012y qua bảng sốliệu sau:

Bảng 1.1: Giá trị sản lượng khai thác quặng và doanh thu từ hoạt động kinh

Nguồn: Công ty Apatit Việt Nam.

Từ bảng số liệu tr7ên thì chúng ta có thể nhận thấy rõ được thành tựu của 5 nămtrở lại đây Giá trị sản lượng khai thác và chế biến quặng apatit tăng dần qua cácnăm, từ 1020 tỷ đồtng vào năm 2008 đãy tăng lên 2120 tỷ đồng, công ty đạt sảnlượng khai thác hơn 2 triệu tấn quặng vào năm 20y11 Đến năm 2012 theo số liệuchưa chính thức thì con số này còn 6lớn hơny nhưung giá trị cũng như doanh thukhông bằng năm 2011 do một số khó khăn trong việc tiêu thụ sản phẩm Tốc độtăng trưởng đạt t20%, doanhy thu các yành doanh nghiệp đầu tiên của tỉnh Lào Caitham gia vào “ Câu lạc bộ ngàn tỷ” Lợi nhuận ưyớc tính đạt được là khoảng 180 tỷđồng, nộp cho ngân sách khoảng 45 tỷ đồng Sang tới năm 2013, công ty phấn đấunằm thuộc top 1t00 trong 1000 doanh nghiệp nộp thuế cao nhất cả nước

Các sản phẩm của công ty được sản xuất ra có chất lượng tốt, đảm bảo các yêucầu về chất lượng và an toàn cao theo các tiêu chuẩn quy định của Nhà nước Cácsản phẩmt này có tính đa dạng về chủyng loại, iho hoạt độnig xuất khẩu

Với những thành tích xuất sắc đó, công ty Apatit Việt Nam đã được ghi nhận

và trao tặng danh hiệu cao quý “ Đơn vị Anh hùng Laoi động trong thời kì đổi mới”

vào năm 2009 từ Đảng và Nhà nước Ngoài ra, công ity còn đạt được Huân chươnglao độngihạng Nit, Nhì, Ba vào các năm i004, 1985, 2006…Các chứnginhận chấtlượng sản phẩim niư Huy chươngi Vàng cho một số chủng loại iphâni hỗn hợpNPK, Cúp Sien vàng cho hoạt độing sản xiuất của cônigity nămi 2i00i4, iiGiiảitihưởng chất lượng Việt im năm 2005 … là những iiviinihi quaing khôinig phải diễđạti được mà inó thể hiện rõ ràng nhất i những cố giắng, nỗ lực khônig ngừngi nghỉcủa tập ithể cán bộ công nihân viên chức công ty Họ là những người đã kế thừa,pihát huy sáng tạo nihiững thành quả của lớp lớip cha ông điể lại Đó là nhời hiiệuquiả của bộ máy lãnh đạo, ivận hành, sản xuất nhịpi dựa trên cơi chế quản lý sátthực với hoạt động sản xuất kinh doanh Nhữnig yếu tố này điã khơi idậy mọinguồn lực của tập thể cũng như khả năng đóng góp của từig vị lãnh đạo Công ty.Tất cải tạo niên một sức mạnh tổng hợp, đưa ciông ty đạt tới và vượt qua nhiững kỷlục mà giai đoạn trước chưa từng nghĩ tới.i

Nhiững ichỉ tiêu,i con siố tiăng trưởng này đã khẳng iđịnh hơn nữia thàinhi tựurất đáng tự hào của tập thể cônig ty Apatit Việt Nam, những ingười đã kiêiin cườngbền gian phấin điấu khônig iingừng nihỉ suốt hơn thập kiỷ điầu tiêni của thiế ikỷXXI với si kế thừa i55 inăm xây diựng và phát itriển rất đáng trân trọng

1.2 Thực trạng công tác tổ chứci đấu thầu tại Công ty Apatit Việt Nam.ii

Từ khi Luật Đấu thầu năm 2005 chính thức có hiệu liực đã tạo điều kiện chohoạt động đấu thầu được diễn ra công khai, minhi bạch, các quyền và nghĩa vụ củabên mời thầu, chủ đầu tư cũng như của cáic nhà thầu được iuyi định rõ ràng, đòi hỏi

cả nhà thầu và biên mời thầu đều phải nắm rõ luật và tuân thủ mọi quy định, nguyêntắc của Luiật đấu thầu khi tham gia đấu thầu Với tư cáchi là một doanh nghiệp Nhànước đượic thànhi lập từ inhiều năm, Công ty Apatit Việt Nam đã có kinh nghiệmhoạt động trong lĩnh ivực đầu tư nói chiung là tiổ chức đấu ithầu nói riêng, luôntuân thủ mọii nguyiên tắc cũngi như các quy định khi tham gia đấu thầu Phần lớntrong hoạt động đấu thầu, Công ty đều nắm icương vị là chủ đầu tư đing thời kiiêmchức danh là bên mời ihầu, điều này đòi hỏi ở các cán bộ làm công tác đấu thầu tạiBan Quản lý các dự án phiải có mộtitrình iộ chuyên môn ivà kinh nghiệm nhất định,mang tíinh ciuyên nghiệp khi tham gia vào công tác đấu thầu

1.2.1 Các gói thầu Công ty Apatit Việt Nam mời tham dự.

Với đặc điểm hoạt ;ng kinh doanh chính của tmu6utình là khai thác, chế biến

và chế biến sâu quặng apatit và tham gia vàto các qu;á trình tiêu thụ - xuất khẩuchính các sản phẩm của Công ty yrrnên vì vậy ;, có tính chất khyá phức tạp về kĩthuật, chính vì vậy việc phân chhia dự án ra làm các gói thầu nhỏ là rất cần thiết đểđảm bảo chất lượng và hiệu qfuả củai dự án Do đặc điểm chuyên phải làm cá;c dự

án lớn nên các gói thầu mà Công ty Apatit đã từng tổ; chức rất đa dạng, bao gồmcác loại gói thầu chính như sau:

- Gói thầu dịch vụ tyư vấn: đây là gói thầu tương đối phổ biến, mà dự án nào

của Công ty Apatit thực hiệny vviệc mà Công tty ttkhông có nhiều kinh nghiệm vàcác chuyên môn cần y – Công ytty tyt giá hồ sơ dự thầu cho các cuộc đấu thầukhác; giám sát việc t công trình xây dtựng, lắp đặt thiết bị và cung cấp các hàng hóakhác Trong giai đoạn vận hành kết t

Ví dụ: Trong dự án Đầu tư xây dựng công trình xây dựng công trình Nhà máy

tuyển quặng Apatit loại III khu Bắc Nhạc Sơn thì có tới 5 gói thầu đầu tiên là cácgói thầu dịch vụ tư vấn: Gói yty

- Gói thầu EPC: đối với một công trình xây dựng hoặc một hạng mục công

trình xây dựng, đểt đảm bảo títnh đồng bộ thì chủ đầu tư có thể yêu cầu, lựa chọnmột nhà thầu lớy để thực hiện tất cả các công việc trong gói thầu từ thiết kế đến xâyytdựng và cung cấpy lắp đặt máy mócy thiết bị tty bị, dyây chuyền công nghệ Đây

là một loại gói thầu khy;;;;uó, nó565 xuất hiện rất ít tại các cuộc tổ ctytyhức đấuthầu của Công ty Apatit Việt Nam yêu cầu ở thà nhà thầu nhtg kĩ nănytg chuyênmôn, kinh nghiệm tổng hợp ở nhiều lĩnh vực thì mới có thể làm tốt được t của dự án

đầu tư nói chung thì Công tyt thường sử yđấu thầu một giai đoạn một túi hồ sơ Gói thầu số 28 (EPC): đo lường, t quặng apatit loại III khu Bắc Nhy Sơn là một gói

thầu EPC mà Công ty Apatit ViệttNam đã thực hiệnht

- Gói thầu xây lắp: barto gồm những công việc thuộc về xây dựng các công

trình, hạng mụh công trình và lắp đặt thiết bịygắn với các công trình, hạng mụccông trình này Đấu ththầu xây lhắp được thưhng được tsử dụng trong giai đoạnthực hiện dự án.t

- Gói thầu mua sắm hàng hóa và các dịch vụ khác: mua sắm hàng hóa là việc

cung cấp máy móc thiết by dây chuyền sản xuất, nguyên vật liệu, vật liệu, thànhphẩm, bán thành phyẩm, bản quyền sở hữu công nghiệhp, bản quyền sở hữu côngnghệ…Còn các dịch vụ khác là các dịch vụ ngoài những dịch vụ tư vấn đã nêu ở

trên, bao gồm dịch vdfdtụ vận chuyển, dịch vụ bảo hiểm, dịch vụ sửa chữa bảodưỡng, kiểm trtrta chất t động của Công ty 6 và chế biến, sản xuất các sản phẩm từquặng apatit nên các dự án và gói thầu của Công ty Aptatirtt Việt Nam đều tập trungvào việc xây dựng mtcác khai trtngy khai thác, nthà muyáy sản xuất, đầu tư cácthiết bị máy mtóc sản xuất dfđể phterục vụg cho quá trình hoạt eđộnuyg kinh doanhcủa mình Chính vì vậyuy mà các gói thầu thường được Công tyt Apatit Việt Nam

tổ chức nhiều là các gói thầufgf xây lắp và các tgói thầu ytmua sắm hàng hóa Cóthể lấy ví dụ như trong dự ánfdf Đầu tư xây dựhnfg cônfg trìnfh Nhà máy tuyểnquặng apatit loại III khi Bắc Nhạc Sơn, trong tổng số 31 gói thầu thì có tới 10 góithầu xây lắp và 14 gói thầu cung cấp thiết bị và mua sắm hàng hóa

Gói thầu xây lắp được thực hiyn tại Côtg ty Apatit Việt Nam thường là các góithầu xây lắp các nhà máy và các công trình phụyt trợ, các trạm biến áp, đường dẫnvào nhà máy và khai trfường, chỗ để ô tô,…

Còn đối với các gói thfgfầu mua sắm hàng y máy móc thiết bị, dây truyền sảnxuất, các loại xe ô tô – máy xúc – gáy ủi, các loại máy tính thiết bị văn phòng, máy

kĩ thuật phân tích cho phòng KCS… Gói thầu mua sắm hàng hóa được sử dụngnhiều hơn tại Công ty vì sản phm gh có hược từ ycác gói thầu này không chỉ phục

vụ chohquá trình sản xuất, khai thác quặng như các gói thầu xây hghghlắp mà nócòn phục vụ cho các hoạt động tổ chức, bán hàng, quản lý doanh nghiệp của Côngty

Bảng 1.2: Số lượng các gói thầu xây lắp và gói thầu mua sắm hàng hóa

giai đoạn 2008 – 2012.

Đơn vị tính: gói thầu.

Gói thầu mua sắm

Nguồn: Ban Quản lý các dự án- Công ty Apatit Việt Nam.

Qua bảng số liệu trên thì ta có thể thấy, qua 5 năm gần đây có sự biến độngtăng dần các gói thầu thực hiện bởi Công ty Apatit Việt Nam, năm 2008 số gói thầu

xây lắp và mua sắm hàng hóa là 13 gói thầu thì đến năm 2009 và 20010 con số này

đã là 20, 19 gói thầu Đây là hai năm kinh tế có hoạt động đấu thầu diễn ra mạnh mẽnhất do quá trình tạo lập cơ sở vật chất – hạ tầng mới phục vụ khai thác và sản xuấtdiễn ra nhiều Tuy nhiên, hai năm gần đây là 2011 và 2012 số lượng các gói thầuxây lắp và mua sắm hàng hóa hạn chế rất nhiều, mà chủ yếu chỉ là những gói thầunhỏ (năm 2011 là 8 gói yhhầu và đến năm 2012 là 5 gói thầu) Quan sát bả8ng thìtrong cả 5 năm trở lại đây, tỉ trọng các gói thầu mua sắm hàng hóa đều chiếm phầnlớn hơn so với các gói thầu xây lắp tuy là ya là 54% và gói thầu xây lắp là 46%.Năm 2009 tỉ trọng này là 60% và 40%, h của Công ty chủ yếu là khai thác và sảnxuất quặng, sản phẩm của các gói yyuyt dài Còbn đối với sản phẩm của các góithầu mua sắmy hàng hóa là mgáy móc thiết bị, dây truyền sản xuất,… chúng đều cógiới hạn thời gian cũng như cfất lượng sử dụng, và để phục vụ cho hoạt động khaithácggg và sản xuất, chế yu nhiều Chính vì vậy, để đáp ứng được nhu cầu đó cũngnhư phù hợp với hoạt động của Công ty thì đòi hỏi Công ty cần tổ chức các gói thầumua sắm hàng hóa nhiều hơn so với cág gói thầu xây lắp

1.2.2 Các hình thức đấu thầu.

Việc lựa chọn nhà thầu được Cônyg ty Apatit Viyệt Nam thực hitện theo tnhiều

hình thức khác nhau tùy thutộc vào đitềtu kiệu cụ tthể ctủa gói thầu Tại Công ty,các hình tyyức đấuy t rộyth rãi và chào t tranht hay được ytttsử dụng để bên mờithầu lựy chọn được ra nhà thầu pt sử ytụng tả hình thức chỉ định thầu và tự tghực

hiện.tợc sự rộhng myở chào đón với các đối tác, kể cả đối với các đối htác cũ vày

mới, y các công ty lớn và nhỏ nếu họ đáp ứng đủ các điều kiện tham gia vào cuộcđấu thầu chứ không có sự giới hạn, yêu cầu

- Chào hàng cạnh tranh là một hình thức đặc biệt của hình thức đấu

thầu cạnh tranh rộng rãi Hình thức này được Công ty Apatit Việt Nam lựa chọn sửdụng đối với những gói thầu cung cấp hàng hóa có tính chất kỹ thuật đơn giản vớigiá trị nhỏ Hình thức này sẽ được sử dụng thay thế hình thức cạnh tranh rộng rãi là

do quy trình thực hiện của hình thức này cũnytytytg đơn giản hơn rất nhiều so vớicạnh tranh rộng rãi, làm giảm chi phí của cuộc đấu thấu, tạo nên hiệu quả chung choCông ty

- Chỉ định thầu là hìnhyt thức mà chỉ có một nhà thầu được bên mời

thầu là Công ty Apatit Việt Nam lựya chọn tể thực hiện gói thầu ct việc mang tính

rủi ro cao, có thể nguy hyiểm đến tính mạng của người tiện nêntít có t rà phá bom

mìn, vật nổ trong dự án Đầu tư xâyydựng công trình Nhà máy tuyển quặng apatit

loại III khu Bắc yn cứu yt khoáng quặng mới Các gói thầu có quy mô rất nhỏ cũngthường áp dụng hình thức này…

- Tự thực ytym có khả năng sử dụng nhân công và phương tiện làm việc

của chính bản thân công ty mình một cách tyhông xác định được trước

• Công việc có giá trị nhỏ và có tính đặc thù nên không có nhàthầu quayn tâm.y

• Công vityệc có tính gián đoạn

• Công y phục ngayty sự cố

Hình thức đấu thầu này đem lại sự tiết kiệm chi phí dự án cho Công ty, đồngthời có thể tận dụng được y thiết tyt t dựng công trình Nhà máy tuyển quặng apatitloại III khu Bắc Nhạc Sơn thytsố gói thầu theo hình thức đấu thầu tự thực hiện là 5gói thầu

- Ngoài ra, trong một số trường hợp cụ thể thì kế hoạch đấu thầu được Công tyApatit Việt Nam lập ra ban đầu lại không dự tính hết được các khoản chi phí vàcông việc phát sinh67 thêm trong quá trìnt7 ty phải sử dụng đến hình thức Hợpđồng trực tiếp đối với nhà thầu đã kí kết một y với công việc tương tự trong vòng 6tháng gần nhất Tuy nhiên số lượng các trường hợp như vyy là rất hiếm và thườngkhông được khuyến khíct áp dụng trên tyhực tế

Bảng 1.3: Các hình thức lựa chọn nhà tthầu của Công ty Apatit Việt Nam trong

5

02 01Chào hàng cạnh

tranh

6

03 03

3

Nguồn: Ban Quản lý các dự án – Công ty Apatit Việt Nam

Từ bảng số liệuytytytytt trên, để có thể quan sát rõ hơn được sự biến động cũngnhư sự chênh lệch về số lượng các gói tyhầu giữa cácy hình thức đấu thầu của Công

ty Apatit Việt Nam trong tyn giai đoạn 5 năm từ yt , em thiết lập biểu đồ cột chồngthể hiện các thông số đã có

yt

Biểu đồ 1.1: Các hình thức lựa chọn nhà thầu của Công ty Apatit Việt nam trong

giai đoạn 2008 – 2012.

Đơn vị tính: gói thầu.

Từ bảng số li4ệu và biểu đồ 776867ừa thiết lập được ở trên ta thấy trong giaiđoạn 5 năm từ 2008 đến 2012yt, các gói thầu của Công ty chủ yếu được thực hiệntheo hình thức đấu thầu rộng ytrãi và chào hàng cạnh t2008, số gói thầu theo hìnhthức cạnh tranh rộ4g rãi và cthà5oyt hàng cạnh tranh là 13/18 gói thầu, chiếm tỷtrọng là 72,22%, hai hình rtrtrthức đầu t lại là chỉ định tytầu vày nhiều gói thầu nhất

và đây cũng là hai năm mà Công ty t gói thầu theo hai hình thức trên vẫt chiếm tỷtrọng rất cao, năm 2009 là 7t3,08%, năm 2010 là 61,54y thầu được tổ chytức tcũnggiảm đi đáng kể, hình thức đấu thầu tự thực hiện và yn tập trung vào các hình thứccạnh tranh rộng rãi và chào hàng ctạnhtttranh ( năm 2011 tỷ trọng của hai hình thứcnày là 72,73% và đến năm 2012 là 85,71%).yt

1.2.3 Phương thức đấu thầu.

Đối với các gói thầu có đặc điểm khác nhau thì Công ty Apatit Việt Nam sẽ cónhững yêu cầu và quy định khác nhau về prng thứtc thực hiệu đấu thầu Với đặcđiểm các gói thầu được tổ chức tại Công ty là các gói thầu không quá phức tạp vềmặt kĩ thuật, khi đáp ứng đủ các tiêu trt giai đoạn một túi hồ sơ Trong đó HSDTcủa mỗi nhà thầu bao gồm hai phần nội dung: nội dung về kĩ thuật (hay còn gọi là

đề xuất kĩ thuật) và nội dung về tài chính (đề xuất tài chính bao gồm giá cả cụ thể

và phương thức thanh toán) trong cùng một túi hồ sơ

 Từ những phân ttích trên thì chúng ta có thể thấy ưu điểm của phươngthức đấu thầu này là tạo điều kiện cho các nhà thầu có khả năng cạnh tranh nhau vềgiá, ngoài ra có thể giúp Công ty biết đưtợc giá dự thầu của tất cả các nhà thầu thamgia, so sánh được với giá gór thầu để thấy được tính chính xác của giá gói thầu.Phương thức một giai đoạn một túi rhồ sơ là trhương thức được áp dụng phổ biếnnhất trong công tác tổ chức đấu thầu tại Công ty Apatit Việt Nam

Ngoài ra, Công ty cyn sử dụng phtyơng thức một giai đoạn hai túi hồ sơ Khi

đó các nhà thầu nộp các ytty gói thầu dịch vụ tư vấn Và nó có thể khắc phục đượcnhững hạn chế của phương thức một giai đoạn một túi hồ sơ Cụ thể, đối với Công

ty Apatit Việt Nam thì phương thức hai túi hồ sơ khuyến khích các nhà thầu đưa ranhững đề xuất kỹ thuật có chất lượng tốt Không bị thông tin về giá dự thầu của cácgói thầu làm ảnh hưởng, nên việc đánh giá đề xuất kỹ thuật khách quan hơn phươngthức một túi hồ sơ Còn đối với các nhà thầu thì phương thức hai túi hồ sơ sẽ giúpgiữ bí mật về đề xuất tài chính của mình trong quá trình Công ty Apatit Việt Namđánh giá đề xuất kỹ thuật

1.2.4 Quy trình tổ chức đấu thầu.

Quy trình tổ chức đấu thầu tại Công ty Apatit Việt Nam thực hiện bao gồm

trình tự các công việc mà các thành viên trong tổ chuyên gia đấu thầu thường phải

thực hiện khi tiến hành tổ chức đấu thầu một gói thầu bất kì Tùy hình thức của gói

thầu, độ phức tạp của gói thầu mà sẽ có sự điều chỉnh quy trình tổ chức sao cho phù

hợp và tiết kiệm chi phí nhất mà vẫn đem lại hiệu quả cao

Sơ đồ 1.2: Quy trình tổ chức đấu thầu ở Công ty Apatit Việt Nam.

tyt

Trên đây là quy trình đấu thầu nói chung ở Công ty Apatit Việt Nam, sau khi

dự án được phê duyệt, Tổ chuyên gia đấu thầu trực thuộc BQLCDA – Công ty

Apatit Việt Nam sẽ chịu trách;; nhiệm lập HSMT HSMT được lập theo mẫu chung

do Chính phủ quy định và bao gồm các nội dung: Các thông tin chung về gói thầu

như: tên gói thầu, hình thức đấu thầu, Chủ đầu tư là Công ty Apatit Việt Nam,

nguồn vốn sử dụng, thời gian thực hiện hợp đồng…

- Yêu cầu vt mặt kỹ thuật:; sẽ có các hồ sơ, tài liệu kĩ thuật, bản thiết kế có

liên quan, vật tư phụ tùng kèm theo…

Lập và thẩm định

dự án

Phê duyệt dự án

phê duyệt HSMT

TGĐ ra quyết định

Phát hành HSMT

Tiếp nhận HSDT

Thông báo kết quả đấu thầu

Thương thảo và ký kết

hợp đồng

Đối với gói yầu dịch vụ tư vấn, bao gồm các yêu cầu về kiến thức và kinhnghiệm chuyên môn đối với chuyyên gia (điều khoản tham chiếu).

Đối với gói thầu mua sắm hàng hóa, bao gồm yêu cầu về phạm vi cung cấp,

số lượng, chất lượng hàng hóy chuẩn sản xuất, thời gian bảo hành, yêu cầu về môitrường và các yêu cầu cần thiết khác.y yêu cầu ;;;;;;;;;;;;;;;;;; thiết khác

- Yêu cầu về mặt tài chính, thươ;g mại, bao gồm các chi phí để thực hiện góithầu, giá chào và biểu giá c;;;;;;;;;;hi tiết, điều kiện giao hàng, phương thức và điềukiện thanh toán, nguồn tài chính, đồng tiền dự thầu và các điều khoản nêu trongđiều kiện chung và điều kiện cụ thể của ;;;;;;;hợp đồng

- Tiêu chuẩn đánh giá, yêu cầu quan trọng, điều kiện ưu đãi (nếu có), thuế,bảo hiểm và các yêu cầu khác.t;

HSMT sẽ được phát hytành sau khi được x;;;;;;;;em xét và phê duyệt HSMTđược phát hành cho các nhà thầu tham gia đấ;;;;;;;;;u thầu rộng rãi, cho các nhà thầutheo danh sách được mời tham gia đấu thầu hạn chế hoặc cho các nhà thầu đã vượtqua bước sơ tuyển

Việc mở thầu sẽ được tiến hành công khai ngay sau thời điểm đóng thầu đốivới các HSDT được nộp theo yêu cầu của HSMlT Thông tin chính nêu trongHSDT của từng nhà thầu là giá chào thầu sẽ được công bố trong buổi mở thầu, đượcghi lại trong biên bản mở thầu có chữ ký xác nhận của đại diện Công ty Apatit ViệtNam mà cụ thể ở đây là BQLCDA , đại d;ện của các nhà thầu nộp HSDT và đạidiện cơ quan địa phương có liên quan tham dự

Sau khi mở thầu, bên mời thầu – đại diện Công ty Apatit Việt Nam sẽ ký xácnhận vào từng trang bản gốc của tất cả HSDT và quản lý theo chế độ quản lý hồ sơ

“mật” Việc đánh giá HSDT được tiến hành theo bản chụp

Việc đánh giá HSDT tiến hành theo tiêu chuẩn đánh giá HSDT và các yêucầu khác nêu trong HSMT, theo nguyên tắc đánh giá quy định tại Điều 28 của LuậtĐấu Thầu và theo trình tự đánh giá như sau:

Sơ đồ 1.3 Quy trình Đánh giá HSDT:

Việc đánh giá HSDT diễn ra theo ba bước chính được các cán bộ thuộc Tổchuyên gia Đấu thầu (là các cán bộ chuyên trách chính ở BQLCDA và một sốphòng ban có liên quan đến nội dung gói thầu) Bước đánh giá sơ bộ là bước đánhgiá một cách chung nhất về việc đảm bảo các yêu cầu đbbược đặt ra trong HSMTcủa các HSDT cũng như việc đánh g;;;;;;;iá về năng lực và kinh nghiệm của các nhàthầu Từ việc sử dụng hai tiêu chí đánh giá chính này, Tổ chuyên gia sẽ lập nênbảng kết quả đánh giá đối với các nhà thầu tham gia? Bước đánh giá sơ bộ phải đảmbảo các nhà thầu phải đb;;;;;;;;;;p ứng cả hai tiêu chí trên thì mới được đi tiếp đếnbước đánh giá chi tiết, thông qua bước này thì Tổ chuyên gia sẽ loại bỏ được nhữngnhà thầu không có đủ năng lực Bước đánh giá c;;;;;;;;;;;;hi tiết được thực hiện thôngqua hai bước nhỏ là đánh giá kĩ thuật và xác định giá đánh giá để so sánh giá dựthầu giữa các nhà thầu Bước đánhv giá kĩ thuật sử dụng phương pháp chấm điểmhoặc sử dụng tiêu chí “đạt”, “không đạt”, và cuối cùng HSDT sẽ được Tổ chuyêngia xếp hạng theo giá đánh giá để dễ so sánh HSDT có giá đánh giá thấp nhất sẽđược xếp thứ nhất.

Kết quả đấu thầu sẽ được Ban Quản lý các dự án thẩm định sau đó trình lênBan Giám Đốc để xem xét và phê duyệt Ngay sau khi nhận được quyết định phêduyệt kết quả đấu thầu, bên mời thầu – Công ty Apatit Việt Nam sẽ gửi văn bảnthông báo kết quả đấu thầu cho các ;;;;;;;;;;;;;;;;;nhà thầu tham dự, riêng đối với nhàthầu trúng thầu còn phải gửi kế hoạch thương thảo, hoàn thiện hợp đồng

Theo lịch biểu đã được thống nhất, hai bên sẽ tiến hành thương thảo hoànthiện hợp đồng để tiến tới ký hợp đồng chính thức

Ta xét quy trình đấu thầu cụ th;;;;;;;;ể cho từng hình thức đấu thầu màCông ty Apatit Việt Nam đã áp dụng: Đấu thầu rộng rãi, Chỉ định thầu và Chào hàngcạnh tranh để thấy được sự giống;;;;;;; và khác nhau giữa quy trình đấu thầu chung vớiquy trình đấu thầu của các hình thức đấu thầu, khi sử dụng các hình thức đấu thầu đóthì Công ty có thể không cần thực hiện các bước gì, từ đó tiết kiệm được chi phí các dựán

Đánh giá

sơ bộ

Đánh giáchi tiết

Xếp hạng hồ

sơ dự thầu

Quy trình Đấu thầu rộng rãi:

Sơ đồ 1.4 Quy trình của hình thức Đấu thầu rộng rãi mà Công ty Apatit

- Thông báo mời thầu: Cuộc đấu thầu sẽ được thông báo trên các phươngtiện thông tin đại chúng để mời các nhà thầu muốn thực hiện gói thầu đến tham

dự và không hạn chế số lượng nhà thầu Thông báo mời thầu được đăng tải ítnhất là 3 kỳ liên tiếp trên tờ báo về đấu thầu, trang thông tin điện tử về đấu thầu

Mở thầu

Đánh giá

hồ sơ dự thầu

Lập báo cáo đánh giá HSDT, trình phê duyệt kết quả đấu thầu

Phát hành

hồ sơ mời thầu

Tiếp nhận, quản lý hồ

sơ dự thầu

và các phương tiện thông tin đại chúng khác với thời gian tối thiểu là 10 ngàytrước khi phát hành HSMT.

- Phát hành hồ sơ mời thầu: HSMT sẽ được bán cho các nhà thầu tại địađiểm và thời gian nêu trong thông báo mời thầu (địa điểm thường là Tổ chuyên giađấu thầu hoặc phòng Kế toán – BQLCDA, phường Pom Hán, tp Lào Cai, tỉnh LàoCai.) Trong trường hợp cần sửa ;;;;;;;;;;đổi, bổ sung HSMT sau khi phát hành thìphải gửi các sửa đổi, bổ sung này cho các nhà thầu đã mua HSMT ít nhất là 10 ngàytrước thời điểm đóng thầu để các nhà thầu có đủ thời gian chỉnh lý lại HSDT theocác sửa đổi, bổ sung này

- Tiếp nhận, quản lý HSDT: Việc tiếp nhận và quản lý HSDT phải thực hiệntheo chế độ quản lý hồ sơ “Mật”

- Việc mở thầu sẽ được tiến;;;;;;; hành công khai ngay sau thời điểm đóngthầu đối với các HSDT được nộp theo yêu cầu của HSMT

- Việc đánh giá HSDT tiến hành theo tiêu chuẩn đánh giá HSDT và các yêucầu khác nêu trong HSMT, theo nguyên tắc đánh giá quy định tại Điều 28 của LuậtĐấu Thầu

- Kết quả đấu thầu sẽ được BQLCDA thẩm định sau đó trình lên Ban GiámĐốc để xem xét và phê duyệt Ngay;;;;;;;;;;;; sau khi nhận được quyết định phêduyệt kết quả đấu thầu, bên mời thầu – Cô;;;;;;;;;ng ty Apatit Việt Nam sẽ gửi vănbản thông báo kết quả đ;;;;;;;;;;ấu thầu cho các nhà thầu tham dự, riêng đối với nhàthầu trúng thầu còn phải gửi kế hoạch thương thảo, hoàn thiện hợp đồng

- Theo lịch biểu đã được thống nhất, hai bên sẽ tiến hành thương thảo hoànthiện hợp đồng để tiến tới ký hợp đồng chin;;;;;;;;;h thức

Theo các sơ đồ quy trình đấu thầu trên, ta thấy riêng đối với hình thức chỉđịnh thầu, trong quy trình đấu thầu sẽ không có bước mở thầu, do hình thức chỉ địnhthầu chỉ có một nhà thầu được lựa chọn tham gia đấu thầu

Quy trình chỉ định thầu:

Sơ đồ 1.5 Quy trình chỉ định thầu đối với gói thầu

Hồ sơ yêu cầu do Tổ chuy;;;;;;;;;;;;ên gia đấu thầu lập, trong đó căn cứ quy mô,tính chất của từng gói thầu mà đưa ra các yêu cầu cụ thể và phải đảm bảo có các nộidung sau:

- Đối với gói thầu dịch vụ tư vấn: yêu cầu về tiêu chuẩn năng lực, số lượngchuyên gia, kinh nghiệm của n;;;;;;;;;hà thầu; yêu cầu về nội dung, phạm vi và chấtlượng công việc; yêu cầu về thời gian và địa điểm t;;;;;;;;hực hiện; yêu cầu đề xuất

về giá; yêu cầu về thời gian chuẩn bị và nộp hồ sơ đề xuất, thời hạn hiệu lực hồ sơ

đề xuất và các nội dung cần thiết khác.;;;;;;;;;;

- Đối với gói thầu mua sắm hàng hóa, xây lắp, gói thầu lựa chọn tổng thầu(trừ tổng thầu thiết kế): yêu cầu về kinh nghiệm, năng lực; yêu cầu về mặt kỹ thuậtnhư số lượng hàng hóa, phạm vi, khối lượng công việc, tiêu chuẩn và giải pháp kỹthuật, chất lượng công việc, thờ;;;;;;;;;;;i gian thực hiện; yêu cầu đề xuất về giá; yêucầu về thời gian chuẩn bị và nộp hồ sơ đề xuất, thời gian hiệu lực của hồ sơ đề xuất

và các nội dung cần thiết khác; không nêu yêu cầu về bảo đảm dự thầu

Sau đó, BQLCDA và TG;;;;;;;;;;;;Đ Công ty Apatit Việt Nam sẽ phê duyệt hồ

sơ yêu cầu và xác định một nhà thầu có đủ năng lực và kinh nghiệm đáp ứng yêucầu của gói thầu được nhận hồ sơ yêu cầu

Nhà thầu được đề nghị trúng chỉ định thầu khi đáp ứng đầy đủ các điều kiệnsau:

sơ yêu cầu

Đánh giá hồ sơ

đề xuất và đàm phán các đề xuất

Trình, thẩm định và phê duyệt kết quả chỉ định thầu

Thương thảo,hoàn thiện và

ký kết hợp đồng

- Có đủ năng lực và kinh nghiệm theo hồ sơ yêu cầu;

- Có đề xuất kỹ thuật đượ;;;;;;;c đánh giá là đáp ứng yêu cầu của hồ sơ yêucầu căn cứ theo tiêu chuẩn đánh giá;

- Có giá đề nghị chỉ định thầu không vượt dự toán được duyệt cho gói thầu Công ty Apatit Việt Nam với vai trò vừa là chủ đầu tư vừa là bên mời thầu sẽcăn cứ vào các mục tiêu, phạm vi công việc và giá gói thầu được phê duyệt trong kếhoạch đấu thầu chuẩn bị và g;;;;;;;;;;;;;;;;ửi dự thảo hợp đồng cho một nhà thầu đượcCông ty xác định là có đủ năng lực và kinh nghiệm đáp ứng yêu cầu của gói thầu.Nội dung dự thảo hợp đồng bao gồm các yêu cầu về phạm vi, nội dung công việccần thực hiện, thời gian thực hiện, chất lượng công việc cần đạt được và giá trịtương ứng Cuối cùng, hai bên sẽ thương thảo, hoàn thiện và ký kết hợp đồng

Quy trình chào hàng cạnh tranh:

Sơ đồ 1.6: Quy trình chào hàng cạnh tranh trong mua sắm hàng hóa mà

Công ty Apatit Việt Nam sử dụng:

Sau khi Hồ sơ yêu cầu đư;;;;;;;;;;;ợc phê duyệt, Công ty Apatit Việt Nam sẽcho đăng tải thyytytytông tytghgh về y;kkhà thầu y khyác Sau đó sẽ phát hành hồ

sơ yêu cầu cho các nhà thầu có nhu cầu tham gia kể từ ngày đầu tiên đăng tải thôngbáo mời chào hàng

Trên đây là phần khái quát chung nhất về quy trình thực hiện một cuộc đấuthầu được tổ chức thực hiện tại Công ty Apatit Việt Nam Sau đây chúng ta sẽ đisâu vào tìm hiểu chi tiết từng bước cơ bản trong quy trình này

1.2.4.1 Lập kế hoạch đấu thầu:

Các công việc trong quá trình đấu thầu được gắn kết với nhau thành mộtchuỗi chặt chẽ và không thể thiếu đi ghđầu tư Công tác này do Tổ chuyên gia đấuthầu trực thuộc BQLCDA phụ trách thực hiện Lập kế hoạch đấu thầu là việc phânchia các nhu cầu mua sắm, xây lắp của dự án thành các gói thầu khác nhau với cácnội dung khác nhau Từ đó xáchđhnh đặc điểm của từng gói thầu như giá trị ướctính, hình thức lựa chọn nhà thầu, phương thức đấu thầu, tiến độ thực hiện, hình

Lập và phê duyệt

Hồ sơ yêu cầu

Tổ chức chào hàng

Đánh giá các hồ

sơ đề xuất

Phê duyệt kếtquả chào hàng

và ký kết hợpđồng

thức hợp đồng,…h các gói thầu một các hợp lý nhằm đáp ghghghghứng các yêu cầu

về chi phí, chất lượng cũng như tiến độ thực hiện dự án

Sơ đồ 1.7: Quy trình lập kế hoạch đấu thầu.

- Xác định các loại gói thầu trong dự án thường được gọi là xác định cácmảng công việc Dựa vào đặc điểm của dự án thì một dự án có thể có ba loại nhucầu mua sắm hay ba mảng công việc, đó là mảng công việc tư vấn, mảng côngviệc xây lắp và mảng công việc gắm hàng hóa Tương hứng với 3 mảng công việcnày thì dự án có thể gồm 4 loại gói thầu, đó là tư vấn, xây lắp, cung cấp hàng hóa vàEPC

- Xác định số lượng gói thầu trong từng loại gói thầu hay còn gọi là phânchia từng mảng công việc thành các gói t;;;;;;;;;;;;;;;;;;;hầu Mỗi mảng công việcgồm một hoặc nhiều nhu cầu mua sắm Tùy ;;theo đặc điểm cụ thể của từng nhu cầumua sắm mà bên mời thầu – C;;;;;;;;;;;;;;;ông ty Apatit Việt Nam - sẽ phân chiamảng công việc thành một hoặc nhiều gói thầu Các gói thầu được phân chia theonguyên tắc hợp lý về quy mô, về kỹ thuật và công nghệ của dự án; đảm bảo tiến độthực hiện dự án

- Xác định đặc điểm của từng gói thầu: với mỗi gói thầu đã được phân chia ởbước thứ hai, bên mời thầu – Công ty Apatit Việt Nam - sẽ tiến hành xác định giátrị ước tính, hình thức lựa chọn nhà thầu, phương thức đấu thầu, loại hợp đồng sẽđược áp dụng cũng như tiến độ thực hiện

Với đặc điểm là bước đầu tiên trong quá trình tổ chức đấu thầu, việc thựchiện tốt bước lập kế hoạch đấu thầu là vô cùng quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đếnchất lượng cũng như tiến độ thực hiện của các gói thầu nói riêng và của toàn dự ánnói chung Với đội ngũ cán bộ có chuyên môn và kinh nghiệm nhiều năm làm côngtác đấu thầu, Công ty Apatit Việt Nam mà cụ thể là BQLCDA đã thực hiện tốt việclập kế hoạch đấu thầu của các dự án thông qua việc phê duyệt của Tập Đoàn Hóachất cũng như của Ban Giám Đốc Công ty Tuy nhiên bên cạnh đó, cũng không

Xác định các

loại gói thầu

Xác định số lượng gói thầu

Xác định đặcđiểm từng góithầu

phải trong tất cả các dự án thực hiện thì bản kế hoạch đấu thầu của Tổ chuyên giaĐấu thầu đều mang lại hiệu q;;;;;;;;;;;;;;;;;uả cao nhất như đưa ra mức giá gói thầukhông sát với thực tế, thời gian thực hiện hợp đồng lại quá dài…gây ra những tổnthất, ảnh hưởng đến hiệu quả chung của Công ty.

Ví dụ: Kế hoạch đấu thầu của dự án cụ thể:

Bảng 1.4: Phần kế hoạch đấu thầu của dự án Đầu tư xây dựng công trình Nhà

máy tuyển quặng Apatit loại III khu Bắc Nhạc Sơn.

Thời gian lựa chọn nhà thầu

Hình thức HĐ

T/ gian thực hiện HĐ

1 Gói thầu số 1 - Khảo

sát phục vụ thiết kế

BVTC

1.576 Vốn

tự có của Chủ đầu tư

Đấu thầu rộngrãi trong nước

Đấu thầu 1 túi

3 tháng

2 Gói thầu số 2 – Thiết

kế BVTC xây dựng

công trình

7.787 Vốn

tự có của Chủ đầu tư

Đấu thầu rộngrãi trong nước

Đấu thầu 1 túi

8 tháng

3 Gói thầu số 3 – Giám

sát thi công san gạt

mặt bằng đắp đập hồ

thải

tự có của Chủ đầu tư

Đấu thầu rộngrãi trong nước

Đấu thầu 1 túi

hồ sơ (đang thựchiện)

QuíI/

Đấu thầu rộngrãi trong nước

Hai túi hồ sơ

QuíII/

2009 Trọn gói 18 tháng

5 Gói thầu số 5 – Kiểm

toán vốn đầu tư dự

tự có

Đấu thầu rộngrãi trong nước

Quí

án hoàn thành của

Chủ đầu tư

Đấu thầu 1 túi

2010

Trọn gói

3 tháng

6 Gói thầu số 6 – Thi

công rà phá bom

mình, vật nổ

2.218 Vay

NH + Vốn

tự có của Chủ đầu tư

Chỉ định thầu Quí

I/

2008

Trọn gói theo

DT được duyệt

6 tháng

7 Gói thầu số 7 – San

tự có của Chủ đầu tư

Tự thực hiện

(đang thực hiện)

12 tháng

8 Gói thầu số 8 – Xây

tự có của Chủ đầu tư

Đấu thầu rộngrãi trong nước

20 tháng

9 Gói thầu số 9 – Xây

lắp nhà nghiền phân

cấp

16.935 Vay

NH + Vốn

tự có của Chủ đầu tư

Đấu thầu rộngrãi trong nước

20 tháng

10 Gói thầu 10 – Xây

lắp nhà tuyển chính

55.021 Vay

NH + Vốn

tự có của Chủ đầu tư

Đấu thầu rộngrãi trong nước

11 Gói thầu số 11 – Xây

dựng bể cô đặc, xây

lắp trạm bơm bùn

29.103 Vay

ngân hàng

Đấu thầu rộngrãi trong nước

12 Gói thầu số 12 – Xây

tự có của Chủ đầu tư

Đấu thầu rộngrãi trong nước

Một túi hồ sơ

QuíII/

2009

Trọn gói

20 tháng

13 Gói thầu số 13 – Xây

20 tháng

14 Gói thầu số 14 – Xây

Đấu thầu rộngrãi trong nước

Một túi hồ sơ

Quí II/

tự có của Chủ đầu tư

20 tháng

16 Gói thầu số 16 – Xây

Đấu thầu rộngrãi trong nước

Một túi hồ sơ

QuíII/

2009

Trọn gói 20 tháng

Chỉ định thầu Quí

II/

2009

Trọn gói theo

DT được

3 tháng

Đấu thầu rộngrãi quốc tế

Một túi hồ sơ

QuíII/

Đấu thầu rộngrãi trong nước

Một túi hồ sơ

QuíII/

Đấu thầu rộngrãi trong nước

Một túi hồ sơ

QuíII/

Đấu thầu rộngrãi quốc tế

Một túi hồ sơ

QuíII/

Đấu thầu rộngrãi quốc tế

Một túi hồ sơ

QuíII/

Đấu thầu rộngrãi quốc tế

Một túi hồ sơ

QuíII/

6 tháng

Chào hàng cạnh tranh trong nước

Một túi hồ sơ

QuíII/

2009

Trọn gói

6 tháng

Chào hàng cạnh tranh trong nước

QuíIII/ Trọn 6

Một túi hồ sơ 2009 gói tháng

Đấu thầu rộngrãi trong nước

một túi hồ sơ

QuíII/

2009

Trọn gói

6 tháng

Đấu thầu rộngrãi quốc tế một giai đoạn

Một túi hồ sơ

QuíII/

Đầu thầu rộngrãi trong nước

Một túi hồ sơ

QuíII/

2009

Trọn gói

6 tháng

Đầu thầu rộngrãi trong nước

Một túi hồ sơ

QuíIII/

6 tháng

Tổng cộng 529.393 Nguồn: Ban quản lý các dự án- Công ty Apatit Việt Nam.

Bảng kế hoạch đấu thầu ở trên bao gồm đầy đủ các nội dung cần thiết cho mộtbản kế hoạch đấu thầu Trong bảng kế hoạch đấu thầu này ta có thể thấy rõ được, 6gói thầu đầu tiên là 6 gói thầu dịch vụ tư vấn, sau đó là 10 gói thầu xây lắp và phầncuối bảng là 15 gói thầu mua sắm cung cấp hàng hóa Các gói thầu được xếp theo trình

tự thực hiện một cách rất đầy đủ và hợp lý, phù hợp với với đặc điểm của dự án

1.2.4.2 Chuẩn bị đấu thầu.

Chuẩn bị đấu thầu là bước đầu tiên trong quy trình lựa chọn nhà thầu đối vớimỗi gói thầu Để có một khâu chuẩn bị đấu thầu tốt thì Bên mời thầu là Công tyApatit Việt Nam cần phải thực hiện các công việc sau:

- Chuẩn bị nhân sự tổ chức đấu thầu: nhân sự tham gia vào quá trình

đấu thầu có vai trọng rất quan trọng Họ là những người có kiến thức và hiểu biếtkhá rõ về lĩnh vực đấu thầu, hoặc là những người có chuyên môn có liên quan đếnnội dung kĩ thuật của từng gói thầu khác nhau Tại Công ty Apatit Việt Nam,BQLCDA là đơn vị phụ trách thành lập Tổ chuyên gia đấu thầu, bao gồm các cán

bộ trưởng phòng và cán bộ chuyên viên của BQLCDA với các chức năng nhiệm vụ

- Chuẩn bị HSMT: HSMT là tài liệu bao gồm tất cả các thông tin về

nhu cầu mua sắm và xây lắp của bên mời thầu – Công ty Apatit Việt Nam và nhữngyêu cầu mà các nhà thầu cần phải đáp ứng Trên cơ sở HSMT, các nhà thầu sẽchuẩn bị HSDT Và tiếp theo đó là trên cơ sở nội dung của các HSDT, Công ty sẽtiến hành lựa chọn nhà thầu… Tùy vào từng loại gói thầu mà nội dung của HSMT

sẽ khác nhau

Bảng 1.5: Nội dung của HSMT của các gói thầu khác nhau

- Thông báo mời thầu/

thư mời thầu

-Mẫu đơn dự thầu-Chỉ dẫn cho các nhà

- Thông báo mời thầu/ thư

mời thầu

-Mẫu đơn dự thầu-Chỉ dẫn cho các nhà thầu

-Điều khoản tham chiếu

-Hợp đồng dự thảo

-Các mẫu tài liệu khác

thầu

- HS thiết kế kĩ thuật kèm theo bản tiên lượng

và chỉ dẫn kỹ thuật

- Dự thảo hợp đồng

- Mẫu bảo đảm dự thầu

- Mẫu bảo đảm thực hiệnhợp đồng

- Bản dự thảo hợp đồng

- Các tài liệu liên quan khác

Nguồn: Ban quản lý các dự án- Công ty Apatit Việt Nam.

Sau khi HSMT được soạn thảo xong, Tổ chuyên gia sẽ trình lên TGĐ để được

xem xét, phê duyệt và ký xác nhận Sau khi đã có hiệu lực thi hành thì HSMT sẽ được phát hành cho các nhà thầu và quá trình tổ chức đấu thầu bắt đầu được tiến hành

Ví dụ: ta lại xem xét tiếp gói thầu số 27 ở ví dụ trên Mục lục HSMT của gói thầu

này bao gồm các nội dung chính như sau:

Phần I Yêu cầu về thủ tục đấu thầu

Chương I Chỉ dẫn đối với nhà thầu

Chương này gồm các chỉ dẫn mà Bên mời thầu yêu cầu cần có ở HSDT, hướng dẫncác nhà thầu từ Tổng quát đến chi tiết các phần nội dung thông tin như : Chuẩn bịHSDT, nộp HSDT, mở thầu và đánh giá HSDT, trúng thầu

Chương II Bảng dữ liệu đấu thầu

Chương III Tiêu chuẩn đánh giá và nội dung xác định giá đánh giá

Chương IV Biểu mẫu dự thầu

Nội dung chủ yếu của chương này là cung cấp, kê khai các biểu mẫu dự thầu màcác nhà thầu cần lập và cung cấp đầy đủ các biểu mẫu này cho Bên mời thầu chúng

là các giấy tờ mang các thông tin cần thiết nhằm cung cấp cho Bên mời thầu nắm rõhơn về năng lực và kinh nghiệm của nhà thầu tham gia, năng lực tài chính, các hợp

đồng nhà thầu đã từng thực hiện, bảo lãnh dự thầu,…Chính vì vậy mà đấy có thểcoi là phần nội dung quan trọng mà Tổ chuyên gia Đấu thầu của Công ty ApatitViệt Nam cần đưa ra đầy đủ các biểu mẫu cần thiết, tránh việc bỏ sót các thông tinquan trọng của các nhà thầu tham gia, ảnh hưởng đến bước đánh giá HSDT sau này.

Hệ thống các biểu mẫu dự thầu bao gồm:

Mẫu số 1: Đơn dự thầu;

Mẫu số 2: Giấy ủy quyền;

Mẫu số 3: Thỏa thuận liên danh;

Mẫu số 4: Biểu giá chào hàng cho hàng hóa;

Mẫu số 7: Kê khai các hợp đồng đang thực hiện của nhà thầu;

Mẫu số 8: Hợp đồng tương tự do nhà thầu thực hiện;

Mẫu số 9: Kê khai năng lực và kinh nghiệm của nhà thầu trong lĩnh vực sản xuấtkinh doanh;

Mẫu số 10: Kê khai năng lực tài chính của nhà thầu;

Mẫu số 11: Bảo lãnh dự thầu;

Mẫu số 12: Giấy phép bán hàng độc quyền của nhà sản xuất;

Mẫu số 14: Bảo lãnh thực hiện hợp đồng

Phần II Yêu cầu về cung cấp

Phần yêu cầu này, các cán bộ của Tổ chuyên gia Đấu thầu sẽ đưa ra các nội dungnhư: phạm vi cung cấp, tiến độ cung cấp và các yêu cầu về mặt kĩ thuật

Ngoài ra còn có các yêu cầu về Hợp đồng bao gồm: các yêu cầu chung và riêng củaHợp đồng, Biểu mẫu về Hợp đồng sử dụng

1.2.4.3 Tổ chức đấu thầu và lựa chọn nhà thầu:

a, Thông báo mời thầu và phát hành HSMT

Theo Luật Đấu thầu, Công ty Apatit Việt Nam sẽ đăng tải các thông tin liênquan đến khấu tổ chức đấu thầu cho một gói thầu cũng như nội dung khái quát củagói thầu này trên các phương tiện thông tin phù hợp với hhnh thức lựa chọn nhà thầuđược áp dụng Theo quy định, thông báo mời thầu sẽ được đăng tải trên trang Webđấu thầu và được đăng tải trên 3 số báo liên tiếp của báo Đấu thầu

BQLCDA sẽ đại diện cho công ty Apatit Việt Nam đăng ký Thông báo mờithầu đến Báo Đấu thầu – Bộ Kế hoạch và Đầu tư Trong thông báo này sẽ bao gồmhai phần là phần thông tin chung về BMT và phần nội dung thông báo mời thầu vềgói thầu Phần thông tin chung gồm các nội dung sau:

- Tên cơ quan/ đơn vị (địa chỉ, điện thoại, fax)

- Tên dự án

- Loại dự án (dự án loại gì? Dự án quan trọng quốc gia, dự án nhóm A, B,C,

dự án liên doanh, hợp đồng hợp tác kinh doanh)

- Tên chủ đầu tư

- Tên gói thầu đăng kí thông báo mời thầu

- Giá gói thầu được phê duyệt trược thuế GTGT

Phần nội dung của thông báo mời thầu là nội dung sẽ đăng tải trên báo Đấu thầubao gồm: tên gói thầu, nguồn vốn sử dụng tên BMT, hình thức đấu thầu, thời gian

và địa điểm bán HSMT, giá bán HSMT, địa điểm nhận HSDT và thời điểm đóngthầu, bảo đảm dự thầu Thông báo này chính là phương tiện liên lạc kết nối Công tyApatit Việt Nam với các nhà thầu quan tâm đến Công ty và dự án - gói thầu có liênquan Nó giúp cho các nhà thầu hiểu rõ hơn về gói thầu, xem xét và đánh giá khảnăng của bản thân có đáp ứng được các yêu cầu để tham gia cuộc đấu thầu haykhông? Trong bước thông báo mời thầu này, Công ty Apatit Việt Nam đã làm khátốt nhiệm vụ của mình, tạo tiền đề cho việc tìm kiếm các nhà thầu phù hợp thựchiện các gói thầu Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp, với các yêu cầu trong thôngbáo mời thầu quá khắt khe mà vô tình Công ty đã để vuột mất các nhà thầu mớinăng động và có nhiều đổi mới trong công nghệ kĩ thuật Đây là khiếm khuyết lớnnhất khiến cho hiệu quả của gói thầu - dự án bị giảm đi đáng kể Để khắc phục điểmyếu này mà trong thời gian tới, Công ty cần có những thay đổi trong quá trình lậpthông báo mời thầu, các yêu cầu cần gắn chặt với nội dung kĩ thuật của gói thầu đểhạn chế những sai sót có thể xảy ra

b, Mở thầu:

Việc mở thầu được tiến hành ngay sau thời điểm đóng thầu theo thời gian và địađiểm đã được quy định rõ trong HSMT trước sự chứng kiến của toàn thể các bêntham gia đó là: đại diện của Chủ đầu tư cũng là BMT ( Công ty Apatit Việt Nam) vàđại diện của các nhà thầu tham gia cuộc đấu thầu ( không ảnh hưởng khi có sự vắngmặt của một số nhà thầu được mời tham gia) BQLCDA có thể mời đại diện của các

cơ quan chính quyền có liên quan đến tham dự cuộc mở thầu để nhằm tăng tínhcông khai và khách quan.

Việc mở thầu được diễn ra bằng việc đại diện Công ty Apatit Việt Nam sẽ bóclần lượt các HSDT của tất cả các nhà thầu có trong danh sách dự thầu và các HSDT

mà Công ty nhận được cho tới thời điểm đóng thầu, trước sự chứng kiến của tất cả

cá nhân nêu trên Trình tự mở thầu được thực hiện như sau:

- Kiểm tra niêm phong HSDT

- Mở, đọc và ghi vào biên bản mở thầu những thông tin cần thiết chủ yếu như:

• Tên nhà thầu

• Số lượng bản gốc, bản chụp HSDT

• Giá dự thầu ghi trong đơn dự thầu và giảm giá (nếu có)

• Giá trị và thời hạn hiệu lực của bảo đảm dự thầu

• Văn bản đề nghị sửa đổi HSDT (nếu có)

• Các thông tin có liên quan cần thiết khác

Biên bản mở thầu cần được đại diện các bên như Công ty, đại diện các nhà thầu

và đại diện của các cơ quan liên quan cùng tham dự ký xác nhận Việc kí vào biênbản xác nhận này có tác dụng đảm bảo tính công bằng, công khai, khách quan vàminh bạch trước tất cả các bên có liên quan của bước mở thầu mà Công ty ApatitViệt nam thực hiện Bước mở thầu phải được diễn ra một cách nhanh chóng nhưngphải bao gồm đầy đủ các công việc, cung cấp thông tin một cách khái quát nhất chocác nhà thầu tham gia về giá tham gia dự thầu Thông qua đó thì các nhà thầu cũngphần nào tự đánh giá được khả năng thắng thầu của bản thân so với các đối thủ cạnhtranh khác trong cuộc đấu thầu

1.2.4.4 Đánh giá HSDT và phương pháp đánh giá:

Sau khi cuộc mở thầu được diễn ra thành công thì Tổ chuyên gia đấu thầu sẽ cómột khoảng thời gian nhất định để thực hiện việc đánh giá các HSDT tham gia,nhằm lựa chọn ra được nhà thầu xứng đáng phù hợp nhất Nó là việc xem xét đánhgiá các HSDT trên cơ sở so sánh với các yêu cầu đối với của gói thầu đã được nêu

ra trong HSMT Trong quá trình tiến hành đánh giá HSDT thì BMT có quyền yêucầu và các nhà thầu bắt buộc phải có trách nhiệm làm rõ những điểm theo yêu cầucủa BMT Các giấy tờ cần thiết mà BMT yêu cầu, nếu trong thời hạn nhất định màcác nhà thầu không thể cung cấp như Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, quyết

định thành lập, các chứng chỉ chuyên môn, các giấy tờ chứng minh năng lực tàichính,… thì nhà thầu đó có thể bị loại

Thời hạn đánh giá HSDT được tính từ thời điểm mở thầu đến khi trình kết quảđấu thầu lên cấp có thẩm quyền phê duyệt, tới đa là 60 ngày với đấu thầu trongnước và tối đa là 90 ngày đối với đấu thầu rộng rãi quốc tế Trên thực tế, tại Công tyApatit Việt Nam chưa áp dụng phương thức đấu thầu hai giai đoạn nên chúng takhông cần thiết quan tâm về thời gian đánh giá HSDT của phương thức này

Việc đánh giá HSDT gồm ba phần: đánh giá sơ bộ, đánh giá chi tiết và xếp hạngHSDT theo giá đánh giá

Phần đánh giá sơ bộ gồm các nội dung:

- Tiến hành kiểm tra tính hợp lệ của HSDT: kiểm tra tính hợp lệ của đơn dựthầu, tính hợp lệ của các thỏa thuận liên danh (nếu có), tính đầy đủ của các giấy tờyêu cầu phải có trong HSDT như Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, Giấy chứngnhận đầu tư, Giấy phép bán hàng, một số tài liệu kèm theo,…

- Loại bỏ các HSDT không đáp ứng các điều kiện tiên quyết quy định trongHSMT

- Đánh giá năng lực và kinh nghiệm của nhà thầu theo tiêu chuẩn đánh giá đãđược quy định nêu trong HSMT Tùy từng yêu cầu cũng như tính chất, đặc điểmcủa gói thầu tiến hành đấu thầu mà yêu cầu về năng lực tài chính và chuyên mônđối với các nhà thầu lại có sự điều chỉnh sao cho phù hợp, và tránh trường hợp bỏ lỡcác nhà thầu tiềm năng

Phần đánh giá chi tiết trong quá trình đánh giá HSDT bao gồm hai nội dungchính: đánh giá về mặt kỹ thuật và đánh giá về tài chính

- Khi đánh giá về mặt kỹ thuật thì phần lớn đối với các gói thầu thì Công tyApatit Việt Nam áp dụng phương thức chấm điểm theo thang điểm 100, và các nhàthầu cần phải đạt một mức điểm tối thiểu về mặt kỹ thuật thì mới đủ điều kiện vượtqua phần đánh giá kỹ thuật để đi tiếp đến phần đánh giá về tài chính, mức điểm tốithiểu này có thể là 70 hoặc 80/100 điểm

- Phần đánh giá về mặt tài chính nhằm xác định giá đánh giá của các nhà thầu

đã vượt qua phần đánh giá về mặt kỹ thuật để so sánh, lựa chọn ra nhà thầu phù hợpnhất Trong các cuộc đấu thầu, đặc biệt là đối với các gói thầu về mua sắm hàng hóathiết bị thì giá chào thầu của các nhà thầu không phải là cơ sở duy nhất để so sánh

và lựa chọn nhà thầu vì giá chào thầu của các nhà thầu thực hiện được trong cácđiều kiện không giống nhau Vì vậy việc xác định giá đánh giá chính là việc đưa giáchào thầu của các nhà thầu về cùng một mặt bằng so sánh thông qua các các yếu tốnhư: sửa lỗi, hiệu chỉnh sai lệch, giảm giá, hệ số suất sứ, lãi vay ngân hàng… Lúcnày Công ty sẽ tiến hành so sánh giá đánh giá giữa các nhà thầu sẽ có sự công bằnghơn, chính xác hơn để nhằm xác định nhà thầu có giá đánh giá thấp nhất, sẽ đượclựa chọn để hoàn thiện và ký kết hợp đồng.

1.2.4.5 Thẩm định, phê duyệt và thông báo kết quả đấu thầu:

Sau khi kết thúc công việc đánh giá HSDT, BMT có thể chọn được một hoặchơn một nhà thầu đáp ứng tốt nhất yêu cầu của HSMT ( trong trường hợp gói thấu

có thể chia nhỏ thành các phần công việc khác nhau) hoặc không có nhà thầu nàotrúng thầu ( nếu tất cả các nhà thầu tham gia đều không đáp ứng đủ các yêu cầu đãquy định trong HSMT) Kết quả đấu thầu phải được Tổ chuyên gia đấu thầu trìnhlên BQLCDA và cao hơn là Tổng giám đốc, những người có thẩm quyền quyết địnhthẩm định và phê duyệt kết quả đấu thầu Sau khi được phê duyệt thì BMT sẽ cóthông báo kết quả này bằng văn bản đến cho tất cả các nhà thầu tham gia đấu thầu Trong trường hợp không lựa chọn được nhà thầu nào phù hợp trong lần đấuthầu đầu tiên thì BMT có thể thay đổi một số nhân tố, ví dụ như thay đổi hình thứclựa chọn nhà thầu – phương thức đấu thầu, một số yêu cầu quy định trong HSMT,

… và tiến hành lại cuộc đấu thầu Tuy nhiên trên thực tế thì BQLDA tại Công tyApatit Việt Nam rất hạn chế để xảy ra trường hợp này vì nó vừa làm tổn thất về mặtthời gian thực hiện dự án và gói thầu, vừa gây thiệt hại làm ra tăng chi phí đấu thầu,ảnh hưởng đến hiệu quả chung của BQLCDA nói riêng và của Công ty Apatit ViệtNam nói chung

Tại Công ty Apatit Việt nam thì việc thẩm định kết quả đấu thầu sẽ doBQLCDA thực hiện và sau đó sẽ trình lên Tổng Giám Đốc xem xét và ký quyếtđịnh phe duyệt Sau khi được phê duyệt, BMT là BQLCDA sẽ đại diện thay mặtcho Công ty Apatit Việt nam sẽ gửi thông báo kết quả đấu thầu đến tất cả các nhàthầu đã tham gia vào cuộc đấu thầu mà BQLCDA đã tổ chức, đồng thời sẽ là thôngbáo trúng thầu đến nhà thầu trúng thầu Trong thông báo trúng thầu gửi đến nhàthầu trúng thầu, ngoài các nội dung cần thiết giống với thông báo kết quả đấu thầugửi đến các nhà thầu còn lại thì nó sẽ phải kèm theo nội dung nêu rõ đề nghị đối với

nhà thầu trúng thầu phải nộp đảm bảo thực hiện hợp đồng và cùng với Công tyApatit Việt Nam thương thảo để tiến đến ký kết hợp đồng.

1.2.4.6 Thương thảo và ký kết hợp đồng:

Sau khi Công ty Apatit Việt Nam gửi thông báo trúng thầu cho nhà thầu trúngthầu, có nghĩa là họ đã lựa chọn được nhà thầu phù hợp nhất để thực hiện gói thầu,thì họ sẽ tiến hành các thủ tục để cùng nhau hoàn thiện hợp đồng để ký kết Việcthương thảo, hoàn thiện hợp đồng để ký kết với nhà thầu trúng thầu phải dựa trênnhững cơ sở chính như sau:

- Kết quả đấu thầu được duyệt;

- Mẫu hợp đồng đã điền đủ các thông tin cần thiết về gói thầu;

- Các yêu cầu đã được nêu trong HSMT;

- Các nội dung cần được thương thảo, hoàn thiện hợp đồng giữa BMT và nhàtrúng thầu ( nếu có);

- Các nội dung cần được thương thảo, hoàn thiện hợp đồng giữa BMT và nhàthầu trúng thầu

Đây là bước cuối cùng trong quy trình tổ chức đấu thầu ở Công ty Apatit ViệtNam Với việc tìm ra được nhà thầu phù hợp, đáp ứng đầy đủ các yêu cầu, đượcđánh giá là có thể thực hiện tốt gói thầu của Công ty với giá thực hiện gói thầu thấpnhất, Công ty sẽ tiến hành ký kết hợp đồng với nhà thầu đó tại trụ sở của BQLCDAvới sự tham gia của đại diện hai bên tham gia ký hợp đồng cùng với đại diện của cơquan địa phương để chứng kiến lễ ký Buổi lễ diễn ra thành công thì nhiệm vụ tổchức đấu thầu gói thầu của Công ty Apatit Việt Nam cũng được coi là thành công,hoàn thành được nhiệm vụ đã đặt ra ban đầu, tiếp tục quá trình thực hiện đầu tư củagói thầu nói riêng và của dự án nói chung

Ví dụ minh họa: Công tác đấu thầu ở Công ty Apatit Việt Nam khi áp dụng vào một gói thầu cụ thể.

Tên gói thầu: Gói thầu số 30 “ Cung cấp 2 thiết bị máy xúc lật 3 m 3 và 10

ô tô Belaz tự đổ 42 – 45 tấn ”.

Thuộc dự án: “ Đầu tư xây dựng công trình Nhà máy tuyển quặng Apatit

loại III khu Bắc Nhạc Sơn ”.

Loại dự án: Dự án nhóm B

Chủ đầu tư (BMT): Công ty TNHH một thành viên Apatit Việt Nam

Giá trị gói thầu: 75.500 triệu đồng.

 Lập kế hoạch đấu thầu

Gói thầu số 30 là gói thầu mua sắm thiết bị, máy móc, là một trong những góithầu lớn của Dự án “ Đầu tư xây dựng công trình Nhà máy tuyển quặng Apatit loạiIII khu Bắc Nhạc Sơn ” Kế hoạch đấu thầu của gói thầu bao gồm các nội dungchính như sau:

Bảng 1.6: Bảng kế hoạch đấu thầu Gói thầu số 30.

1 Giá gói thầu ban đầu dự tính 18.113 triệu đồng

3 Hình thức lựa chọn nhà thầu

và phương thức đấu thầu

Đấu thầu rộng rãi trong nước không tiếnhành sơ tuyển, một túi hồ sơ

4 Thời gian lựa chọn nhà thầu Quý III/2009

6 Thời gian thực hiện hợp

đồng

6 tháng

7 Thời gian đóng thầu Vào 10h, ngày 30/11/2011

8 Thời gian công khai HSDT Lúc 10h10, ngày 30/11/2011

Nguồn: Ban Quản lý các dự án – Công ty Apatit Việt Nam.

Theo các nội dung trên, có thể thấy kế hoạch đấu thầu trên đã bao gồm đầy

đủ các yếu tố cơ bản trong các bước lập kế hoạch đấu thầu Thông qua bản kế hoạchđấu thầu này, chúng ta có thể nắm rõ được các thông tin chung cần nắm rõ về góithầu số 30

 Nhân sự tham gia tổ chức đấu thầu

Các thành viên trong tổ chuyên gia tham gia vào quá trình đấu thầu theo Quyếtđịnh thành lập số 258/ QĐ – TCLĐ ngày 05/09/2011 của Tổng giám đốc Công tyApatit Việt Nam:

Bảng 1.7: Các thành viên Tổ chuyên gia đấu thầu Gói thầu số 30

STT Tên cán bộ Chức vụ trong Ban Quản lý

các dự án (BQLCDA)

Chức vụ trong tổchuyên gia

1 Ông Đoàn Trường

Sơn

2 Ông Ng Xuân Chình T.P Cơ điện – Cty Apatit VN Tổ viên

5 Ông Trần Văn Tỉnh Cán bộ P Kế toán –

BQLCDA

Tổ viên

Lưỡng

Nguồn: Ban Quản lý các dự án- Công ty Apatit Việt Nam.

Trên đây là danh sánh các thành viên của tổ chuyên gia đấu thầu, họ đều làcác cán bộ có kinh nghiệm trong lĩnh vực đấu thầu của Công ty, ngoài ra còn có cáccán bộ phụ trách phần yêu cầu kĩ thuật của gói thầu số 30 này Việc thành lập tổchuyên gia giúp việc đấu thầu được tiến hành khá sớm so với kế hoạch và thời gian

mở thầu của gói thầu, tạo điều kiện cho các thành viên trong tổ có thời gian chuẩn

bị, giúp cho gói thầu được tiến hành hiệu quả

 Nội dung HSMT đã được phê duyệt và phát hành rộng rãi.

HSMT đã được tổ chuyên gia đấu thầu xem xét và soạn thảo bao gồm các nộidung chính như sau:

a, Tên gói thầu : Gói thầu số 30 “Cung cấp 2 thiết bị máy xúc lật 3 m3 và 10 ô tôBelaz tự đổ 42 – 45 tấn ”

b, Hình thức : Đấu thầu canh trạnh rông rãi trong nước không tiến hành sơ tuyển

c, Nội dung cung cấp chủ yếu:

Lô 1: 2 máy xúc lật 3m3

Lô 2: 10 ô tô Belaz tự đổ 42 – 45 tấn

(Yêu cầu về đặc tính kĩ thuật thực hiện, trong đó bao gồm: các loại thuế, chi phí lưukho bãi và bàn giao cho BMT tại Công ty Apatit Việt Nam)

- Kèm theo vật tư gồm: HS tài liệu kĩ thuật và phụ lục vật tư phụtùng kèm theo

- Thời gian thực hiện hợp đồng: Không quá 60 ngày

- Hình thức hợp đồng: Hợp đồng trọn gói

d, Nội dung HSMT

- Yêu cầu về thủ tục đấu thầu: Chỉ dẫn đối với nhà thầu, Bảng

dữ liệu đấu thầu, Tiêu chuẩn đánh giá ( bao gồm đánh giá sơ bộ, đánh giá chitiết và đánh giá về mặt tài chính) và nội dung xác định giá đánh giá, Biểumẫu dự thầu

- Yêu cầu về cung cấp: Phạm vi cung cấp, Tiến độ cung cấp,Yêu cầu về mặt kĩ thuật

- Yêu cầu về hợp đồng: Điều kiện chung của hợp đồng, Điềukiện cụ thể của Hợp đồng, Biểu mẫu về hợp đồng

e, Thời hạn hiệu lực của HSDT: 60 ngày (kể từ thời điểm đóng thầu)

f, Thời hạn của bảo lãnh dự thầu: 90 ngày (kể từ thời điểm đóng thầu)

HSMT được phát hành ra như một bài toán mà BMT (Công ty Apatit Việt Nam)đưa ra cho các nhà thầu tham gia giải đáp Nó là sự kết nối, các nhà thầu muốn có

cơ hội trúng thầu thì trước hết họ phải đáp ứng được đầy đủ các yêu cầu có nêutrong HSMT Chính vì vậy, việc soạn thảo và độ chính xác của HSMT là vô cùngquan trọng

 Thông báo mờ thầu.

Gói thầu đã được thông báo trên 3 số báo liên tiếp của Báo Đấu thầu số 132,

133, 134 (09,10,11/11/2011) với nội dung như sau:

Bên mời thầu: Công ty TNHH Một thành viên Apatit Việt Nam.

Tên gói: Gói thầu số 30 “Cung cấp 2 thiết bị máy xúc lật 3 m 3 và 10 ô tô Belaz tự đổ 42 – 45 tấn ”.

- Thuộc Dự án: Đầu tư xây dựng công trình Nhà máy tuyển

quặng Apatit loại III khu Bắc Nhạc Sơn

tiến hành sơ tuyển

10h ngày 30/11/2011 ( trong giờ hành chính)

Công ty TNHH MTV Apatit Việt Nam Phường Pom Hán, tp Lào Cai, tỉnhLào Cai

Điện thoại: 0202 211 301/ Fax: 0203 853 754

- Giá bán một bộ HSMT : 1 triệu đồng

- Địa chỉ nhận HSDT: phòng Kế toán – Ban quản lý các dự án,Công ty TNHH MTV Apatit Việt Nam Phường Pom Hán, tp Lào Cai, tỉnhLào Cai

- Thời gian đóng thầu: 10h, ngày 30/11/2011

- Bảo đảm dự thầu: 1 tỷ đồng

Thông báo mời thầu của Công ty Apatit Việt Nam đã tuân thủ theo đúng cácquy định của Luật đấu thầu khi đã có mặt trên Báo đấu thầu 3 số liên tiếp và trêntrang điện tử về đấu thầu nhằm cung cấp thông tin một cách rộng răi và phổ biếnnhất cho tất cả các nhà thầu có nhu cầu và khả năng được biết và sẽ có kế hoạchmua HSMT, lập HSDT để tham gia vào cuộc đấu thầu của Công ty

 Mở thầu.

Lễ mở thầu được bắt đầu vào hồi 10h30 tại trụ sở của Ban Quản lý các dự ánvới sự tham gia của đại diện: Tổng giám đốc Công ty TNHH MTV Apatit Việt NamBùi Văn Việt, Trưởng Ban Quản lý các dự án Lương Văn Na, Tổ Chuyên gia Đấuthầu và toàn bộ cán bộ nhân viên của Ban Quản lý các dự án cùng các nhà thầutham gia đấu thầu Kết quả của đấu thầu rông rãi trong nước là gói thầu đã có 10Công ty mua HSMT, đó là:

1 Công ty Cổ phần Công nghiệp Âu Việt

2 Công ty TNHH thiết bị phụ tùng Vimico

3 Công ty TNHH xuất nhập khẩu Hoa Thắng

4 Công ty TNHH tư vấn và phiên dịch thương mại Hoàng Hà

5 Công ty TNHH thương mại Lưỡng Hà

6 Công ty Cổ phần vật tư Mỏ - Địa chất

7 Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Than – Vinacomin Colimex