TIỂU LUẬN MÔN QUẢN TRỊ CHUỖI CUNG ỨNG VÀ LOGISTICS ĐỀ TÀI PACIFIC PRODUCTION CO.,LTD

Chuẩn bị hàng xuất Đàm phán giá vận chuyển nội địa: Chọn nhà vận chuyển quốc tế, đàm phán ký hợp đồng và làm thủ tục hải quan và chuẩn bị một số chứng từ gửi nhà nhập khẩu Kiểm tra tài

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HỒ CHÍ MINH KHOA THƯƠNG MẠI –DU LỊCH –MARKETING

MÔN: QUẢN TRỊ CHUỖI CUNG ỨNG

VÀ LOGISTICS

ĐỀ TÀI:

GIẢNG VIÊN:TS TẠ THỊ MỸ LINH

LỚP LIÊN THÔNG NGOẠI THƯƠNG KHÓA 18

GIỚI THIỆU SƠ LƯỢC VỀ CÔNG TY

I TÊN CÔNG TY: PACIFIC PRODUCTION CO ,LTD

II SẢN PHẨM: HẠT ĐIỀU NHÂN

Nguồn nguyên liệu:

 Trong nước: Bình Phước, Đồng Nai

 Ngoài nước: Africa, Châu Phi

Phân phối thành phẩm:

 Trong nước: siêu thị, nhà bán lẻ

 Ngoài nước: nhà máy, buôn lái, siêu thị

Hai nhà máy của công ty :

 Bình Phước

 Đồng Nai

III. DANH SÁCH ĐỘI NGŨ QUẢN LÝ VÀ NHÂN VIÊN CỦA CÔNG TY HIỆN CÓ:25 NGƯỜI

ST

8 35131020092 Nguyễn Thị Hoài Phương 28/05/1988 Quản lý thu mua

15 35131020093 Lương Thị Minh Ngọc 26/12/1987 Quản lý sản xuất

19 35131020122 Phạm Thị Kim Ngân 25/02/1988 Kế toán viên

20 35131020225 Phạm Thị Thu Vi 20/09/1984 Trưởng phòng marketing

21 35131020115 Vũ Thị Thảo Trang 10/08/1980 Phó phòng marketing

24 35131020123 Nguyễn Quang Vinh 21/06/1986 Nhân viên marketing

3 Vắng trong các cuộc họp công ty trên 06

4 Nộp báo cáo trễ hạn qui định 03 (ba) lần Trừ 10%

5 Nộp báo cáo trễ hạn qui định 05 (năm) lần Trừ 20%

6 Nộp báo cáo trễ hạn qui định trên 06 (sáu)

7 Thưởng Nhân viên tích cực đóng góp ý

kiến và ý kiến được tập thể tán thành Cộng 10%/ 1 lần họp

V SƠ ĐỒ CƠ CẤU CÔNG TY

VI QUI TRÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA PACIFIC

GIÁM ĐỐC

QUẢN LÝ SẢN XUẤT

TRƯỞNG PHÒNG XNK

KẾ TOÁN TRƯỞNG

Nhân viên IT

viên

Công nhân trực tiếp sản xuât

Công nhân bốc xếp

Nhân viên Sale

Phó phòng marketing

Giao nhận

Chứng từ

Phó phòng XNK

SẢN XUẤ T

Tìm nhà cung cấp

Vận tải ở nước xuất khẩu và thủ tục hải

quan ở nước xuất khẩu

vận tải quốc tế, mua bảo hiểm

thanh toán

Thủ tục hải quan nhập khẩu và thuế

Thuê phương tiện vận tải nội địa và

Tiêu nguyên liệu tươi nguyên liệu tươi

 Phơi khô

 Nhập kho

 Phân cỡ hạt (loại thô)

 Hấp hơi nước

 Tách nhân

 Kiểm tra chất lượng sau khi tách

 Sấy

 Bóc vỏ lụa bằng máy

 Bóc vỏ lụa thu hồi nhân chín bằng gia công

 Kiểm tra chất lượng sau khi bóc



Phân loại nhân

 Kiểm tra sau khi phân loại



Sàng bằng máy kiểm tra chất lượng trước khi nhập kho

 Xông trùng

 Đóng gói

 Nhập kho

 Xuất hàng

Chuẩn bị hàng xuất

Đàm phán giá vận chuyển nội địa:

Chọn nhà vận chuyển quốc tế, đàm phán

ký hợp đồng và làm thủ tục hải quan và chuẩn bị một số chứng từ gửi nhà nhập

khẩu

Kiểm tra tài khoản về việc thanh toán

của khách hàng:

PHẦN 1: MUA NGUYÊN LIỆU NỘI ĐỊA

1 Xác định nhu cầu mua nguyên liệu:

- Mỗi tháng hai nhà máy của công ty sản xuất trung bình khoảng 10-12 container hạt điều nhân, nhà máy

Đồng Nai sản xuất 3-4container còn lại nhà máy Bình Phước sản xuất được từ 7-8, như vậy nguyên liệucần phải nhập kho là khoảng 800-1000 tấn hạt điều thô, hạt điều trong nước thu mua được chỉ đáp ứngkhoảng 50% , tức là khoảng 400-500 tấn/ tháng

- Bộ phận quản lý thu mua chịu trách nhiệm lập bảng dự trữ mua hàng, dự trữ mua hàng được lập căn cứvào nhu cầu sản xuất, sử dụng thực tế và tốc độ gia tăng về số lượng tiêu thụ

- Lập yêu cầu mua hàng :

+ Bộ phận bán hàng lập phiếu yêu cầu mua hàng đối với nguyên liệu chính dùng trong sản xuất

+ Bộ phận mua hàng lập yêu cầu mua vật tư

+ Điền đầy đủ phiếu yêu cầu mua hàng

+ Đảm bảo yêu cầu mua hàng được phê duyệt đúng lúc và kịp thời

- Nhà quản lý phê duyệt mua hàng: trưởng các bộ phận , giám đốc hoặc phó giám đốc được ủy quyềnphê duyệt yêu cầu mua hàng được đề xuất

2 Tìm nhà cung cấp mua nguyên liệu phù hợp:

- Bộ phận quản lý thu mua lên kế hoạch tìm nhà cung cấp để chọn nhà cung cấp có giá và chất lượng tốtnhất

Lựa chọn tối thiểu 3 nhà cung cấp bằng cách sử dụng các nguồn thông tin khác nhau:

+ Thông qua chương trình quảng cáo, giới thiệu của nhà cung cấp

+ Thông qua hội chợ triển lãm

+ Thông qua đơn thư chào hàng

+ Thông qua hội nghị khách hàng

Sau khi nghiên cứu tất cả các đại lý, chủ yếu các đại lý ở khu vực Bình Phước, Đồng Nai và TâyNguyên, Long An, Bà Rịa Vũng Tàu phòng quản lý thu mua đã tổng hợp giá, khả năng cung cấp và uytín về chất lượng sản phẩm, thời gian giao hàng của các đại lý như sau:

KHU VỰC CUNG CẤP GIÁ BÁN (VND/ KG)

KHẢ NĂNG CUNG CẤP (TẤN/ THÁNG)

ĐẠI LÝ AN ĐÔNG 28.770 70

KV TÂY NGUYÊN

- Lập phiếu so sánh các nhà cung cấp: So sánh mức giá của các đại lý cung cấp thì bộ phận mua hàngchọn mua 80 MT từ đại lý Mỹ Phụng, 60 MT từ đại lý Đông Phước, 50 MT từ đại lý Nguyên Thanh và

60 MT từ đại lý Sơn Thành Sau đó, trình quyết định chọn mua này cho Ban giám đốc thông qua

+ Điều khoản giá: theo mức giá các đại lý báo mà công ty đạt được thỏa thuận, thông thường dao độngtrong mức từ 28.000-29.000 VND/ KG

+ Điều khoản giao hàng: Giao hàng không được trễ hơn ngày 05 mỗi tháng, nếu giao hàng trễ thì cứ 01ngày giao trễ sẽ trừ 1% tổng giá trị hợp đồng

+ Điều khoản thanh toán: Thanh toán chuyển khoản trước 30% tồng giá trị hợp đồng, 70% còn lại sẽchuyển khoản ngay khi nhận đủ lượng hàng đã thỏa thuận

+ Điều khoản vận chuyển: Công ty sẽ chịu trách nhiệm vận chuyển tại kho của đại lý về kho của côngty

4 Thanh toán mua nguyên liệu:

-Thu thập tài liệu cần thiết cho việc thanh toán: thu thập hóa đơn, phiếu nhập kho, yêu cầu mua hàngđược phê duyệt, phiếu xác nhận chất lượng, đơn đặt hàng…

- Điền vào yêu cầu thanh toán: điền vào phiếu đề nghị thanh toán sau khi thu thập được tất cả tài liệucần thiết cho việc thanh toán, thu thập phiếu đề nghị thanh toán từ bộ phận kế toán, điền đầy đủ thôngtin vào và được ký duyệt bởi quản lý bộ phận

-Đệ trình sang phòng kế toán: trình phiếu đề nghị thanh toán có đính kèm các tài liệu cần thiết sangphòng kế toán để tiến hành thanh toán

- Kiểm tra yêu cầu thanh toán: kế toán thanh toán, kế toán trưởng kiểm tra yêu cầu thanh toán được đệtrình và các tài liệu cần thiết cho việc thanh toán, xác nhận trên hệ thống kế toán là nhà cung cấp vẫnchưa được thanh toán, kế toán trưởng ký xác nhận vào phiếu đề nghị thanh toán

- Giám đốc thông qua yêu cầu thanh toán: ký yêu cầu thanh toán đã được kế toán trưởng phê duyệt

- Tiến hành thanh toán: thủ quỹ thanh toán cho nhà cung cấp với số tiền tương ứng khi yêu cầu thanhtoán được giám đốc thông qua

- Kế toán tổng kết công nợ cuối tháng

5 Tìm nhà vận chuyển hàng trong nước phù hợp.

- Do điều kiện giao thông của các đại lý thu mua tại địa bàn Đồng Nai, Bình Phước và Tây Nguyện chủyếu là đường quốc lộ nhỏ nên sử dụng loại xe có tải trọng từ 4-10 tấn, tùy đặc điểm mỗi đợt lấy hàng màvận chuyển thành nhiều chuyến và sẽ chạy trực tiếp đến kho nhà máy tại Đồng nai và Bình Phước

- Bộ phận phụ trách thuê phương tiện vận tải tiến hành tìm đơn vị cung cấp vận tải qua internet, giớithiệu, đơn vị chuyên giao nhận Logistics đảm bảo yêu cầu vận chuyển của công ty Gồm có các công tysau

+ Hợp tác xã vận tải

+ Công ty vận tải miền Nam

+ Công ty Vận tải Trường An

+ Công ty Vận tải Vĩnh Hội

……

- Sau đó chọn lọc ra những đơn vị vận tải có uy tín là:

+ Công ty vận tải Miền Nam:

+ Công ty vận tải Trường An

+ Công ty vận tải Vĩnh Hội

Ba công ty này có uy tín trên thị trường về việc giao hàng đúng hẹn và có xe tải riêng, giá phải chăng

- Yêu cầu công ty vận tải báo giá và so sánh giá giữa các đơn vị cung cấp:

+ Công ty vận tải Miền Nam: VND 5,000,000/ xe 4 tấn và VND 9,000,000/ xe 10 tấn

+ Công ty vận tải Trường An: VND 5,500,000/ xe 4 tấn và VND 9,800,000/ xe 10 tấn

+ Công ty vận tải Vĩnh Hội: VND 5,800,000/ xe 4 tấn và VND 10,000,000/ xe 10 tấn

- Sau khi nhận được báo giá và so sánh giữa các đơn vị vận chuyển, chọn ra hai đơn vị đảm bảo uy tín

và có khả năng đáp ứng được yêu cầu của công ty, chủ động về phương tiện, có kinh nghiệm trong việcgiao nhận trong nước, đảm bảo tiến độ là công ty vận tải Miền Nam và công ty vận Tải Trường An Sau

đó, trình quyết định chọn nhà vận tải này cho Ban giám đốc thông qua

6 Đàm phán ký kết hợp đồng vận chuyển

- Khi đã được Giám đốc thông qua, tiến hành ký hợp đồng vận chuyển dài hạn với 2 đơn vị vận tải đểđảm bảo yêu cầu về phương tiện vận chuyển nội địa trong mùa cao điểm Hợp đồng vận chuyển baogồm các nội dung chính sau:

+ Điều khoản giá: theo mức giá đã báo Chỉ được phép tăng giá khi giá xăng dầu trong nước tăng hoặcmuốn thay đổi phải gửi thông báo trước 01 tháng cho công ty

+ Điều khoản giao nhận hàng: Hàng giao đến kho phải đảm bảo đủ số lượng và tình trạng hàng hóa như

đã nhận tại điểm lấy hàng, nếu làm mất mát hay hư hỏng thì sẽ tùy trường hợp mà có mức phạt hợpđồng tương ứng

+ Điều khoản thanh toán: thanh toán chuyển khoản 100% giá trị hợp đồng vào cuối tháng

7 Nhận hàng tại kho của đại lý thu mua và nhập kho nhà máy của công ty:

- Khi xe tải chở hàng đến kho của đại lý thu mua,nhằm ghi nhận số lượng thu mua đã nhận được trênmỗi chuyến xe làm căn cứ ghi thẻ kho, thanh toán tiền hàng, xác định trách nhiệm với người có liên

quan và ghi sổ kế toán, quản lý thu mua sẽ tiến hành lập biên bản giao nhận hàng hóa với đại lý thu mua

và giám sát việc giao nhận hàng Biên bản này bao gồm các nội dung cơ bản: số phiếu và ngày thángnăm lập phiếu, họ và tên người lập phiếu, số lượng hàng đã giao trên mỗi chuyến xe, biển số xe, họ vàtên của từng tài xế chở hàng, Biên bản này bên đại lý và công ty sẽ ký tên vào xác nhận, gồm 02 bản,mỗi bên giữ 01 bản

- Tại kho nhà máy: Quản lý thu mua sẽ tiếp tục lập biển bản giao nhận hàng hóa với đơn vị vận tải đểxác nhận lại việc đã nhận đủ hàng hóa, bao gồm các nội dung: ngày tháng năm lập phiếu, họ và tênngười lập phiếu, số lượng hàng đã nhận trên chuyến xe biển số là bao nhiêu, thời gian nhận hàng tại kho,đại điểm kho, họ và tên người giao hàng, Quản lý thu mua và người giao hàng ký xác nhận vào biênbản, mỗi bên giữ 01 bản

- Quản lý thu mua làm thủ tục nhập kho với đội ngũ quản lý kho, lập phiếu nhập kho gồm các nội dung

cơ bản: số phiếu và ngày tháng năm lập phiếu; họ tên người quản lý thu mua, nhập tại kho nào, địađiểm, số lượng thực đã giao, thời gian đã nhận tại kho, Quản lý thu mua và trưởng kho ký xác nhận vào

phiếu nhập kho Phiếu này lập thành 02 liên, mỗi người giữ 01 liên

8 Thanh toán vận chuyển

- Quản lý thu mua nộp hồ sơ yêu cầu kế toán chuyển tiền cho đơn vị vận tải Bộ hồ sơ bao gồm: Phiếuyêu cầu chuyển tiền, biên bản giao nhận hàng hóa, phiếu nhập kho

-Kiểm tra yêu cầu thanh toán: kế toán thanh toán, kế toán trưởng kiểm tra yêu cầu thanh toán được đệtrình và các tài liệu cần thiết cho việc thanh toán, xác nhận trên hệ thống kế toán là đơn vị vận chuyểnvẫn chưa được thanh toán, kế toán trưởng ký xác nhận vào phiếu đề nghị thanh toán

- Giám đốc thông qua yêu cầu thanh toán: ký yêu cầu thanh toán đã được kế toán trưởng phê duyệt

- Tiến hành thanh toán: thủ quỹ thanh toán chuyển khoản cho đơn vị vận chuyển với số tiền tương ứngkhi yêu cầu thanh toán được giám đốc thông qua

- Kế toán tổng kết công nợ cuối tháng

II NHẬP NGUYÊN LIỆU NƯỚC NGOÀI

1 Tìm Nhà cung cấp đàm phán và ký hợp đồng

- Bộ phận marketing thu thập thông tin về các nhà cung cấp từ internet thông qua các trang B2B,tạp chí chuyên ngành, , thư chào hàng của nhà cung cấp,…Thường thì công ty nhập từ Africa,châu phi.

- Trên cơ sở các chào hàng từ nhà cung cấp, lựa chọn nhà cung cấp phù hợp với điều kiện củacông ty

- Đàm phán và ký kết hợp đồng nhập khẩu

- Thực hiện hợp đồng nhập khẩu

- Sau khi nhà cung cấp giao hàng, đánh giá lại nhà cung cấp và tái ký kết hợp đồng

2 Vận tải ở nước xuất khẩu và thủ tục hải quan ở nước xuất khẩu

- Thu thập thông tin các nhà vận tải ở nước xuất khẩu từ hồ sơ lưu trữ của công ty, Internet, chàohàng của công ty vận tải

- Dựa trên các tiêu chí do công ty đạt ra, lựa chọn nhà cung cấp vận tải phù hợp để tiến hành giaodịch

- Yêu cầu chào cước vận tải và lựa chọn nhà cung cấp chính thức

- Đàm phán hợp đồng vận tải

- Ký kết hợp đồng vận tải

- Chuẩn bị chứng từ xuất khẩu

- Khai báo hải quan xuất khẩu, đóng thuế nếu có

- Giao hàng cho công ty vận chuyển tại địa điểm giao hàng đã thỏa thuận

- Thông báo người mua về việc giao hàng

- Thanh toán cước phí vận tải

- Đánh giá dịch vụ của công ty vận tải để tái ký kết hợp đồng cho lô hàng tiếp theo

3 Vận tải quốc tế

- Tìm kiếm công ty vận tải biển bằng container từ các công ty đang giao dịch, chào hàng của công

ty vận tải nội địa

- Chọn lựa công ty vận tải có chào hàng phù hợp

- Yêu cầu chào cước vận tải biển bằng containers 20’, số lượng: 22MT/cont

- Thương lượng các điều kiện hợp đồng dịch vụ vận tải

- Ký kết hợp đồng dịch vụ vận tải

- Thông báo thông tin đại lý vận chuyển và thời gian bốc xếp, lịch trình tàu, v.v

- Theo dõi tình hình vận chuyển cho đến khi nhận được thông báo hàng đến

- Thanh toán cước phí vận chuyển.

3 Bảo hiểm hàng hóa

- Tìm kiếm thông tin về các công ty bảo hiểm từ dữ liệu công ty & internet (nếu cần)

- Yêu cầu công ty bảo hiểm báo giá và tư vấn điều kiện bảo hiểm phù hợp bằng mail, điện thoại, faxhoặc đơn yêu cầu báo giá

- So sánh các báo giá được chào và lựa chọn công ty bảo hiểm đạt yêu cầu

- Ký kết hợp đồng bảo hiểm

- Tiến hành mua bảo hiểm (gửi đơn yêu cầu mua bảo hiểm theo mẫu của công ty bảo hiểm)

- Đóng phí bảo hiểm và nhận đơn bảo hiểm/chứng thư bảo hiểm

-Yêu cầu chỉnh sửa hợp đồng bảo hiểm (nếu có)

- Nhận lại bảo hiểm bổ sung

4 Thanh toán ngân hàng

- Tìm kiếm thông tin về các ngân hàng từ dữ liệu công ty & internet (nếu cần)

- Liên hệ các ngân hàng để tìm hiểu về điều kiện vay, ký quỹ, phí thực hiện thanh toán, bằng điện thoại

or fax

- Chọn ngân hàng phù hợp với nhu cầu của công ty

- Ký quỹ với ngân hàng để mở L/C

- Làm đơn xin mua ngoại tệ

- Tiến hành làm Đơn xin mở L/C theo mẫu của Ngân hàng (dựa vào nội dung của hợp đồng ký kết)

- Gửi qua cho người bán kiểm tra trước, nếu người bán đồng ý thì nộp Đơn xin mở L/C cho Ngân hàng

- Nộp tiền cho Ngân hàng để tiến hành mua ngoại tệ

- Nhận L/C từ Ngân hàng

- Gửi L/C cho người bán để người bán gửi hàng và chuẩn bị bộ chứng từ thanh toán

- Khi chứng từ đến Ngân hàng mở, nhận thông báo từ Ngân hàng về bộ chứng từ xuất trình có hợp lệhay không

- Xác nhận với ngân hàng có chấp nhận hay không chấp nhận chứng từ, nếu chấp nhận thì thanh toántiền hàng với ngân hàng

- Ngân hàng ký hậu B/L và chuyển chứng từ thanh toán cho nhà nhập khẩu

5 Thủ tục hải quan hàng nhập khẩu và thuế

- Liên hệ công ty vận tải nhận lệnh giao hàng

- Khai thông tin hàng hóa nhập khẩu

- Đăng ký tờ khai nhập khẩu

- Theo hệ thống tự động phân luồng, đóng thuế, kiểm hóa, trả tờ khai v.v

- Làm thủ tục trả tờ khai hàng nhập khẩu và chuẩn bị lấy hàng về kho

6 Thuê phương tiện vận tải kéo containers 20’DC nội địa & vận tải nội địa

- Liên lạc nhà vận tải do công ty ký kết hợp đồng dài hạn

- Liên hệ nhà vận tải và yêu cầu nhà vận tải nhận hàng tại cảng

- Vận chuyển hàng hóa từ cảng cát lái về kho

- Kiểm tra hàng hóa và số lượng

III QUI TRÌNH SẢN XUẤT

2.1 Nguyên liệu thô:

Khi mua nguyên liệu cần chú ý đến một vài tiêu chuẩn sau:

2.1.1 Màu sắc:

Hạt điều khi nhập về phải đạt yêu cầu: màu xám trắng tự nhiên

2.1.2 Số cỡ hạt/kg:

- Loại lớn: từ 150÷180 hạt

- Loại trung bình: từ 180÷ 210 hạt.

- Không đạt yêu cầu: lớn hơn 240 hạt

2.1.3 Tỉ lệ khiếm khuyết:

- Không đạt yêu cầu: >40%.

2.2.4 Tỉ lệ phế hư:

- Loại I: từ 3÷5%

- Loại II: từ 5÷10%

- Loại III: từ 10÷15%

- Không đạt yêu cầu: >15%

2.3 Quá trình phân loại thô: (phân cỡ hạt)

Hạt điều thô sau khi phơi khô sẽ được chuyển qua công đoạn phân loại, ở khâu này hạt điều đượcphân ra làm 4 loại A, B, C, D theo kích thước từ lớn đến nhỏ bằng một loại máy phân cỡ