1. Thực hiện quảng cáo marketing trong nước
- Đưa đôi ngũ nhân viên tiếp thị đến siêu thị, nhà bán lẻ, bán buôn để giới thiệu sản phẩm - Tham gia các chương trình hội chợ triển lãm ngành nguyên liệu thực phẩm, thực phẩm chế
2. Chuyển hàng bằng xe tải của công ty đến khách hàng, đại lý
- Thuê xe tải trọng lượng từ 4-15tấn chuyển hàng đến khách hàng, đại lý
- Bộ phận quản lý thu mua lập phiếu Xuất kho thành phẩm sau đó vận chuyển hàng đến giao và làm thủ tục với khách hàng, đại lý.
3. Nhận đơn hàng của khách hàng cũ và tìm kiếm khách hàng mới, kiểm tra thông tin tàichính của khách hàng, thỏa thuận ký kết hợp đồng chính của khách hàng, thỏa thuận ký kết hợp đồng
- Nhận fax hoặc mail của khách hàng đặt hàng, bộ phận marketing sẽ tiến hành đàm phán soạn thảo hợp đồng giao cho khách hàng ký.
- Bộ phận kế toán ghi giấy tạm thu hoặc kiểm tra tài khoản ngân hàng về khoản khách hàng trả trước đối với một số khách hàng.
- Khi nhận được tín hiệu từ khách hàng mới bộ phận marketing sẽ tiến hành tìm hiểu sơ lược về công ty như địa chỉ, đặc điểm kinh doanh. Sau đó đưa mẫu cho khách hàng xem, khách hàng hàng chọn được mẫu thì sẽ tiến hành đàm phán ký hợp đồng.
4. Chuẩn bị giao hàng ( đóng gói ký mã hiệu như yêu cầu của khách hàng)
- Nếu khách hàng yêu cầu phải đóng gói theo mẫu của họ thì bộ phận marketing sẽ tìm kếm nhà cung cấp bao bì chon bao bì và in thông tin như mẫu của khách hàng. Sau đó chuyển mẫu bao bì đó cho khách hàng xác nhận lại và nếu khách hàng đồng ý thì sẽ ký vào mẫu, nếu không đồng ý thì khách hàng phải nêu lý do không đồng ý thì bộ phận marketing sẽ tiếp tục tìm kiếm theo mẫu.
- Sauckhi khách hàng ký xác nhận đồng ý với mẫu mà bộ phận marketing giao thì bộ phận marketing tiến hành đàm phán ký hợp đồng mua bao bì.
- Bao bì được nhà cung cấp vận chuển đến kho thì quản lý thu mua sẽ nhập kho bao bì và KCS sẽ tiến hành kiểm tra bao bì nếu bao bì chất lương như hợp đồng thì tiến hành xuất kho bao bì đóng gói thành phẩm, sau đó lưu trữ chờ vận chuyển. Nếu bao bì chất lượng không đạt thì sẽ xuất kho để trả cho nhà cung cấp bao bì và tiếp tục lại qui trình nhập kho.
5. Đàm phán giá vận chuyển
do ở khâu mua nguyên liệu nội địa công ty đã chọn nhà cung c ấp dịch vụ vận tải và đã ký hợp đồng lâu dài nên mỗi lần cần chỉ việc yêu cầu nàh vận chuyển báo giá và thông báo cho họ trước ( ít nhất 1 ngày)
6. Giao hàng:
- Bộ phận quản lý thu mua tiến hành lập phiếu xuất kho thành phẩm đã được chuẩn bị trước đó giao cho bên vận tải giao hàng để tiến hành giao như phiếu xuất kho.
- Vận chuyển hàng đến cho khách hàng
7. Xuất hóa đơn, lên công nợ khách hàng
- Căn cứ vào hợp đồng và phiếu xuất kho, bộ phận kế toán tiến hành xuất hóa đơn cho khách hàng
- Vào ngày 25 mỗi tháng sẽ chốt công nợ và bộ phận kế toán sẽ lên công nợ cho khách hàng căn cứ vào hóa đơn xuất từ ngày 26 tháng trước đến 25 tháng này. Sau khi lên bảng công nợ xong sẽ gửi cho khách hàng đối chiếu xác nhận.
8. Kiểm tra tài khoản về việc thanh toán của khách hàng
- Công nợ ký ok xong thì căn cứ vào thời hạn thanh toán trên hợp đồng bộ phận kế toán sẽ kiểm tra tài khoản về giao dịch trả tiền của khách hàng
9. Quyết toán công nợ, doanh thu bán hàng với nhà phân phối, đại lý, khấu trừ chi phíbán hàng bán hàng
- Vào 30 thì các nhà phân phối đại lý sẽ gửi bảng doanh thu bán hàng, chi phí bán hàng và bảng công nợ trong tháng cho bộ phận kế toán để kiểm tra, đối chiếu và tính trừ sổ sách. - Vào ngày 27 sẽ chốt hóa đơn đầu vào và công nợ ( hóa đơn do nhà cung cấp gửi cho công
ty) , nếu đối chiếu hóa đơn và công nợ khớp thì công ty sẽ tiến hành thanh toán vào ngày 25 tháng sau.
10. Báo cáo thuế
Bộ phận kết toán sẽ làm báo cáo và gửi cho cơ quan thuế như qui định. V. XUẤT THÀNH PHẨM NƯỚC NGOÀI
1. Tìm kiếm khách hàng, đàm phán ký hợp đồng
- Bộ phận marketing nghiên cứu các công ty tiềm năng ở thị trường mà công ty nhắm tới, Cách bán Xuất khẩu: post thông tin công ty, thông tin liên lạc, thông tin hàng hóa, hình ảnh,.. lên các trang b2b, tham gia hội chợ triển lãm trong và ngoài nước liên quan đến ngành nguyên liệu thực phâm để tìm kiếm khách hàng, chào giá, ký HĐ...
- sau đó gửi thư chào hàng nếu có tín hiệu từ các công ty này thì đội ngũ marketing tiến hành cho khách hàng xem mẫu.
- Nếu khách hàng chọn được sản phẩm thì bộ phận marketing tiến hành đàm phán hợp đồng do đây là hợp đồng xuất khẩu nên lưu ý các điều kiện trong hợp đồng.
- Thị trường xuất khẩu chủ yếu của công ty là: EU., Nga, Nhật, Mỹ, Trung Đông, Trung Quốc
2. Lấy thông tin xuất hàng từ bộ phận marketing
- Nhận hợp đồng : Bộ phận xuất nhập khẩu kiểm tra thông tin khách hàng, quy cách xuất hàng, phương thức thanh toán, chứng từ yêu cầu xuất trình khi thanh toán, thời gian giao hàng.
3. Chuẩn bị hàng xuất
Kiểm tra với các kho hàng tồn xem có đủ số lượng xuất như yêu cầu khách hàng.
- Gửi mail cho bộ phận kho kiểm tra xưởng Đồng nai và Bình phước có số lượng, chất lượng xuất như yêu cầu của khách hàng .
- Khi nhận đươc thông tin chọn kho Đồng nai tập kết đóng hàng xuất vì địa diểm gần cảng xuất Tp.HCM, chi phí vận chuyển thấp.
Tiến hành đóng gói sản phẩm trong thùng carton: Bộ phận thu mua theo số liệu đơn hàng tính toán và đặt hàng thùng giấy carton và tiến hành nhập kho, KCS kiểm tra thùng carton nếu không đạt yêu cầu thì xuất trả, nếu đạt thì xuất để đóng gói thành phẩm. 4. Đàm phán giá vận chuyển nội địa: do ở khâu mua nguyên liệu nội địa công ty đã chọn nhà
cung c ấp dịch vụ vận tải và đã ký hợp đồng lâu dài nên mỗi lần cần chỉ việc yêu cầu nhà vận chuyển báo giá và thông báo cho họ trước ( ít nhất 1 ngày) để tập kết hàng về Đồng nai.
5. Chọn nhà vận chuyển quốc tế, đàm phán ký hợp đồng và làm thủ tục hải quan và chuẩn bị một số chứng từ gửi nhà nhập khẩu: Bộ phận xuất nhập khẩu sẽ thực hiện khâu này
Đưa ra khoảng 5 công ty vận chuyển quốc tế nội dung: - Tên nhà vận chuyển lớn có uy tín, chi phí hợp lý. - Chi phí giao hàng với phương thức giao hàng DAP .
- Thời hạn thanh toán cước, phí khoảng 30 ngày kể từ ngày nhận được ký nhận của khách hàng .
Nhận booking note từ FWD hoặc hãng tàu .
- Kiểm tra booking note như: thông tin số lượng, chủng loại cont, nơi lấy container rỗng & hạ container chờ xuất, tình trạng container phải được ghi chú sạch, có lỗ thông gió vì đóng hàng thực phẩm.
Chuyển booking note cho nhà vận chuyển container, kho, xưởng sản xuất để biết lịch đóng hàng.
Kiểm tra theo dõi tiến trình đóng hàng tại kho, khi đóng hàng xong kho tiến hành bấm seal container. Báo số container/seal trên packinglist để làm thủ tục xuất.
Căn cứ hợp đồng, hóa đơn thương mai, packing list tiến hành khai hải quan điện tử . - Điền đầy đủ thông tin trên phần mềm khai hải quan Vnaccs.
- Truyền dữ liệu và nhận thông tin phản hồi từ phần mềm khai hải quan Vnaccs.
- Nếu là luồng xanh ( không điều kiện) thì hệ thống tự động chấp nhận thông quan, nhân viên chỉ cần in tờ khai ra làm thủ tục thanh lý hai quan hàng xuất .
- Nếu là luồng vàng thì doanh nghiệp trình chứng từ giấy bao gồm packing list, 1 bản tờ khai chính, hợp đồng sao y, giấy giới thiệu để kiểm tra, nếu không có gì sai sót cán bộ hải quan sẽ in ra tờ khai thông quan từ hệ thống Vnaccs và đóng dấu công chức vào tờ khai và chuyển tờ khai sang bộ phận trả tờ khai.
- -Nếu là luồng đỏ thì doanh nghiệp trình bộ hồ sơ giấy và hàng hóa để kiểm tra hồ sơ giấy và kiểm tra thực tế hàng hóa. Sau khi kiểm tra xong chứng từ giấy cán bộ mở tờ khai sẽ chuyển tờ khai qua bộ phận kiểm tra thực tế hàng hóa, nhân viên giao nhận sẽ
liên lạc với cán bộ kiểm hóa để kiểm tra thực tế hàng hóa xem có đúng như khai báo của doanh nghiệp hay không, sau khi kiểm tra thực tế hàng hóa xong cán bộ hải quan sẽ thông quan và in tờ khai hải quan đóng dấu kí tên lên tờ khai hải quan, Sau đó chuyển tờ khai tới bộ phận trả tờ khai hải quan.
- Đăng kí kiểm dịch hàng thực vật : điền vào phiếu đăng kí và nộp tại cơ quan kiểm dịch thưc vật.
- Kiểm tra container hạ bãi chờ xuất , thanh lý hàng xuất tại cửa khẩu xuất. Đồng thời thông báo cho VFC hun trùng .
- Làm chi tiết bill xuất gửi FWD hoặc hãng tàu.
Làm vận đơn
Sau khi có được thông tin về chi tiết như packing list, booking note, tờ khai hải quan , làm chi tiết vận đơn gửi cho FWD hoặc hãng tàu yêu cầu họ làm vận đơn nháp.
Nội dung của bản chi tiết vận đơn gồm :
Tên người bán Tên người mua .
• Số lệnh cấp container rỗng. • Cảng dỡ hàng.
• Cảng bốc hàng. • Tên tàu, số chuyến. • Số công, số seal. • Mô tả hàng hóa. • Trọng lượng cả bì. • Trọng lượng tịnh. • Thể tích.
• Ngày tàu chạy.
• Yêu cầu lấy vận đơn gốc hay Surrender. • Cách thức trả cước( Prepaid/Collect).
Prepaid: Tiền cước sẽ được trả tại Việt Nam.
Khi vận đơn nháp đã được soạn thảo xong, hãng tàu sẽ fax trở lại cho công ty vận đơn nháp và tiến hành kiểm tra nếu đúng theo yêu cầu tiến hành làm bill . Nhận bill làm giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật, C/O, Fumi, CWQ, ....bộ chứng từ sẽ hoàn tất trong khoảng 3-4 ngày. Sau đó Liên hệ với FWD kiểm tra hàng đến khách hàng (có thể theo dõi trên các website của hãng tàu), tiến hành Gửi bill copy cho khách hàng để dễ theo dõi hàng đến.
- Thông báo và chuyển chứng từ cho khách hàng làm thủ tục nhập và FWD liên hệ giao hàng tới kho người mua.(tùy vào điều kiện thanh toán và thời hạn thanh toán), Nhận kí nhận hàng của khách hàng từ FWD.
- Chuyển bộ chứng từ cho phòng kế toán theo dõi thanh toán, lưu chứng từ. - Theo dõi sau khi nhận hàng, hỏi thăm khách hàng sau khi nhận hàng - Giải quyết rắc rối phát sinh và khiếu nại (nếu có) .
6. Kiểm tra tài khoản về việc thanh toán của khách hàng:
Dựa vào điều khoản thanh toán trong hợp đồng và chứng từ do phòng xuất nhạp khẩu gửi thì bộ phận kế toán kiểm tra tài khoản về giao dịch trả tiền của khách hàng.