HOÀN THIỆN HỆ THỐNG DỰ TOÁN NGÂN SÁCH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT GIA DỤNG PHONG PHÚ LUẬN VĂN THẠC SĨ.PDF

Lập dự toán ngân sách còn giúp doanh nghiệp hoạt động tốt hơn trong tương lai vì nó giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí và định hướng được hoạt động sản xuất kinh doanh của mình t

TRẦN THỊ KIỀU QUYÊN

HOÀN THIỆN HỆ THỐNG DỰ TOÁN NGÂN SÁCH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN

DỆT GIA DỤNG PHONG PHÚ

LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ

TP Hồ Chí Minh, năm 2013

TRẦN THỊ KIỀU QUYÊN

HOÀN THIỆN HỆ THỐNG DỰ TOÁN NGÂN SÁCH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN

DỆT GIA DỤNG PHONG PHÚ

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của bản thân dưới sự hướng dẫn của TS Lê Đình Trực Nguồn số liệu và kết quả thực nghiệm cũng như các trích dẫn được thực hiện là hoàn toàn trung thực, chưa được công bố trong các nghiên cứu nào và các thông tin trích dẫn trong luận văn đã được chỉ rõ nguồn gốc

Tác giả

Trần Thị Kiều Quyên

MỤC LỤC

Trang phụ bìa

Lời cam đoan

Mục lục

Danh mục các ký hiệu, chữ viết tắt

Danh mục các bảng

Danh mục các sơ đồ

Lời mở đầu

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ DỰ TOÁN NGÂN SÁCH 1

1.1Tìm hiểu chung về dự toán ngân sách 1

1.1.1 Khái niệm, đặc điểm, phân loại dự toán ngân sách 1

1.1.1.1 Khái niệm dự toán ngân sách 1

1.1.1.2 Đặc điểm của dự toán ngân sách 1

1.1.1.3 Phân loại dự toán ngân sách 2

1.1.2 Mục đích, tác dụng của dự toán ngân sách 2

1.1.2.1 Mục đích của dự toán ngân sách 2

1.1.2.2 Tác dụng của dự toán ngân sách 3

1.1.3 Các mô hình lập dự toán ngân sách 3

1.1.4 Quy trình lập dự toán ngân sách 6

1.2 Dự toán ngân sách tổng thể (Master budget) 9

1.2.1 Khái niệm, phân loại dự toán ngân sách tổng thể 9

1.2.2 Ý nghĩa của dự toán tổng thể doanh nghiệp 9

1.2.3 Dự báo tiêu thụ của doanh nghiệp 10

1.2.3.1 Khái niệm dự báo tiêu thụ 10

1.2.3.2 Các phương pháp dự báo tiêu thụ 10

1.2.4 Hệ thống dự toán ngân sách tổng thể của doanh nghiệp 12

1.3 Dự toán linh hoạt 19

1.3.1 Khái niệm, sự cần thiết của dự toán linh hoạt 19

1.3.2 Trình tự lập dự toán linh hoạt 19

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 20

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC DỰ TOÁN NGÂN SÁCH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT GIA DỤNG PHONG PHÚ 21

2.1 Giới thiệu khái quát về Công ty Cổ phần Dệt gia dụng Phong Phú 21

2.1.1 Khái quát về Công ty Cổ phần Dệt gia dụng Phong Phú 21

2.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty 22

2.1.3 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty 23

2.1.4 Sản phẩm và quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm 25

2.1.5 Mục tiêu họat động và định hướng phát triển 25

2.2 Tổ chức bộ máy kế tóan tại Công ty Cổ phần Dệt gia dụng Phong Phú 26

2.2.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty 26

2.2.2 Chức năng và nhiệm vụ của các thành viên Phòng Tài chính kế toán 27

2.2.3 Chế độ kế toán tại Công ty 30

2.3 Thực trạng hệ thống dự toán ngân sách tại Công ty Cổ phần Dệt gia dụng Phong Phú 30

2.3.1 Mô hình lập dự toán ngân sách tại Công ty 30

2.3.2 Quy trình lập dự toán ngân sách tại Công ty 31

2.3.3 Hệ thống dự toán ngân sách tại Công ty Cổ phần Dệt gia dụng Phong Phú 32

2.3.3.1 Các báo cáo Công ty gửi cho Công ty mẹ 32

2.3.3.2 Các báo cáo dự toán ngân sách tại Công ty Cổ phần Dệt gia dụng Phong Phú 34

2.3.3.2.1 Dự toán tiêu thụ 35

2.3.3.2.2 Dự toán sản xuất 36

2.3.3.2.3 Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 37

2.3.3.2.4 Dự toán chi phí nhân công trực tiếp 39

2.3.3.2.5 Dự toán chi phí sản xuất chung 39

2.3.3.2.6 Dự toán giá thành sản phẩm – Giá vốn hàng bán 41

2.3.3.2.7 Dự toán hàng tồn kho 42

2.3.3.2.8 Dự toán đầu tư và xây dựng 44

2.3.3.2.9 Dự toán chi phí bán hàng 44

2.3.3.2.10 Dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp 46

2.3.3.2.11 Dự toán chi phí tài chính và doanh thu tài chính 46

2.3.3.2.12 Dự toán báo cáo kết quả kinh doanh 47

2.3.3.2.13 Dự toán vốn bằng tiền 47

2.3.3.2.14 Dự toán bảng cân đối kế toán 48

2.3.4 Đánh giá thực trạng công tác dự toán ngân sách tại Công ty Cổ phần Dệt gia dụng Phong Phú 48

2.3.4.1 Ưu điểm 48

2.3.4.2 Nhược điểm 49

2.3.4.2.1 Mô hình lập dự toán ngân sách tại công ty 49

2.3.4.2.2 Quy trình lập dự toán ngân sách tại công ty 49

2.3.4.2.3 Hệ thống dự toán ngân sách tại công ty 49

KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 51

CHƯƠNG 3: HOÀN THIỆN HỆ THỐNG DỰ TOÁN NGÂN SÁCHTẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT GIA DỤNG PHONG PHÚ 52

3.1 Sự cần thiết phải hoàn thiện hệ thống dự toán ngân sách 52

3.2 Quan điểm, mục tiêu và các nguyên tắc cần tuân thủ khi hoàn thiện hệ thống dự toán ngân sách 53

3.2.1 Quan điểm hoàn thiện hệ thống dự toán ngân sách 53

3.2.2 Mục tiêu hoàn thiện hệ thống dự toán ngân sách 53

3.2.3 Các nguyên tắc cần tuân thủ khi hoàn thiện hệ thống dự toán ngân sách 53

3.3 Các giải pháp hoàn thiện hệ thống dự toán ngân sách 55

3.3.1 Hoàn thiện mô hình lập dự toán ngân sách 55

3.3.2 Hoàn thiện quy trình lập dự toán ngân sách 57

3.3.2.1 Giai đoạn chuẩn bị 57

3.3.2.1 Giai đoạn soạn thảo 57

3.3.2.3 Giám sát hệ thống ngân sách 57

3.3.2.3.1 So sánh ngân sách và thực tế 58

3.3.2.3.2 Lập dự báo Forecast 58

3.3.2.3.3 Phân tích các chênh lệch 58

3.3.2.3.4 Kiểm soát biến động chi phí sản xuất 63

3.3.2.3.5 Đề xuất tham mưu cho Tổng giám đốc 64

3.3.3 Bổ sung thêm các báo cáo dự toán 63

3.3.3.1 Dự toán vay – Trả nợ – Lãi vay 63

3.3.3.2 Dự toán ngân sách đầu tư tài chính ngắn hạn- dài hạn 69

3.4 Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện hệ thống dự toán tại Công ty 74

KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 74

KẾT LUẬN 76 TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LỤC

DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU, CHỮ VIẾT TẮT

T1,T2,…T12 Tháng 1, Tháng 2,… Tháng 12

DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU

Bảng 3.1: Bảng so sánh kế hoạch – Thực tế, Forecast thực hiện tháng 3 60

Bảng 3.2: Dự toán vay – Trả nợ – Lãi vay 66

Bảng 3.3: Dự toán ngân sách đầu tư tài chính ngắn hạn 71

Bảng 3.4: Dự toán ngân sách đầu tư tài chính dài hạn 73

DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ

Sơ đồ 1.1: Mô hình thông tin 1 xuống 4

Sơ đồ1.2: Mô hình thông tin 2 xuống 1 lên 5

Sơ đồ 1.3: Mô hình thông tin 1 lên1 xuống 6

Sơ đồ 1.4 : Quá trình dự toán ngân sách 7

Sơ đồ 1.5: Mối liên hệ giữa các dự toán trong dự toán ngân sách tổng thể 14

Sơ đồ 2.1 : Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty 244

Sơ đồ 2.2: Quy trình sản xuất sản phẩm tại công ty 25

Sơ đồ 2.3: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại công ty 26

LỜI MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Trong quá trình đổi mới công tác quản lý, kế toán quản trị ngày càng được nhiều doanh nghiệp quan tâm và ứng dụng vào công tác quản lý, điều hành Trong đó, dự toán ngân sách là một nội dung rất quan trọng và không thể thiếu trong kế toán quản trị Lập dự toán ngân sách giúp cho doanh nghiệp hiểu rõ những nguồn lực hiện có và từ đó tìm cách sử dụng các nguồn lực này hiệu quả Lập dự toán ngân sách còn giúp doanh nghiệp hoạt động tốt hơn trong tương lai vì nó giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí và định hướng được hoạt động sản xuất kinh doanh của mình theo một chiến lược thống nhất Vì vậy, hoàn thiện hệ thống dự toán ngân sách luôn là việc làm cần thiết để công cụ này mang lại lợi ích nhiều hơn, khắc phục được các khuyết điểm để tạo ra được một hệ thống dự toán mới tốt hơn

Từ việc nhận thức sự cần thiết của công tác lập dự toán và hoàn thiện hệ thống dự

toán, tác giả đã chọn đề tài “Hoàn thiện hệ thống dự toán ngân sách tại Công ty Cổ

phần Dệt gia dụng Phong Phú” làm luận văn tốt nghiệp nhằm nghiên cứu thực trạng

lập dự toán ngân sách tại Công ty, từ đó đề xuất một số ý kiến nhằm hoàn thiện hệ thống dự toán ngân sách để góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động và năng lực cạnh

tranh của Công ty

2 Tổng quan về các nghiên cứu trước đây

Trên thế giới đã có rất nhiều nghiên cứu về dự toán Ví dụ Tác giả Stephen Brookson đã nghiên cứu về quy trình dự toán ngân sách, được chia làm ba giai đoạn: Chuẩn bị, soạn thảo, giám sát Hệ thống lý luận về dự toán ngân sách cũng đã được các tác giả trong và ngoài nước viết khá chi tiết Tuy nhiên việc áp dụng dự toán trong thực

tế nước ta chỉ được áp dụng ở các công ty lớn, còn các công ty nhỏ cũng chỉ mới đưa vào khoảng tám năm gần đây Theo các luận văn của các tác giả đã nghiên cứu trước đây như: Tác giả Hồ Xuân Hữu với đề tài: “ Hoàn thiện dự toán ngân sách tại Công ty

cổ phần bánh kẹo Phạm Nguyên” năm 2009, Tác giả Võ Thị Liên Hương với đề tài:

“ Hoàn thiện hệ thống dự toán ngân sách tại Công ty xăng dầu khu vực II” năm 2010, Tác giả Nguyễn Thị Minh Đức với đề tài “Dự toán ngân sách tại Công ty Pepsico Việt Nam – Ngành Foods – Thực trạng và một số giải pháp hoàn thiện” năm 2010 cho thấy các Công ty này chưa chú trọng việc lập dự toán ngân sách, hệ thống dự toán chưa đầy đủ,… Từ đó các tác giả đã hoàn thiện công tác dự toán ngân sách bằng việc hoàn thiện quy trình lập chi tiết hơn, đề xuất một hệ thống báo cáo dự toán ngân sách mới Tuy nhiên, các nghiên cứu đó chưa đánh giá trách nhiệm của từng bộ phận trong lập ngân sách, cũng như kiểm tra, giám sát việc thực hiện ngân sách đó Đây cũng là một trong những nội dung cần hoàn thiện hệ thống ngân sách, đặc biệt là việc giám sát dự toán ngân sách đã được lập chưa được đề cập tới

2 Mục tiêu và phương pháp nghiên cứu

2.1 Mục tiêu nghiên cứu

- Hệ thống hóa những vấn đề lý luận về dự toán ngân sách và dự toán ngân sách tổng thể

- Đánh giá thực trạng về công tác dự toán ngân sách tại Công ty

- Đề ra các giải pháp hoàn thiện hệ thống dự toán ngân sách tại Công ty

2.2 Phương pháp nghiên cứu

Sử dụng phương pháp nghiên cứu kết hợp giữa phương pháp nghiên cứu định tính và nghiên cứu định lượng, cụ thể:

- Sử dụng phương pháp quan sát và phỏng vấn để tìm hiểu thực trạng hệ thống dự toán ngân sách tại Công ty

- Sử dụng phương pháp thống kê mô tả để tìm hiểu tổng quát và chi tiết về cơ sở lý luận dự toán ngân sách cũng như thực trạng hệ thống dự toán ngân sách tại Công ty

- Sử dụng phương pháp phân tích, so sánh, tổng hợp để tìm hiểu về hệ thống dự toán ngân sách, thực trạng hệ thống dự toáng ngân sách và đưa ra các giải pháp hoàn thiện hệ thống này tại Công ty Cổ phần Dệt gia dụng Phong Phú

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: Các vấn đề lý luận và thực tiễn của dự toán ngân sách

- Phạm vi nghiên cứu: Chỉ tập trung vào hệ thống dự toán ngân sách của Công ty

Cổ phần Dệt gia dụng Phong Phú

Nguồn số liệu: Các số liệu giả định sử dụng trong các báo cáo tài chính, các mẫu

biểu, các báo cáo dự toán ngân sách phản ánh thực tế tại Công ty trong hai năm

2012-2013 (Không bao gồm số liệu của nhà máy dệt Hải Vân) đã được sự chấp thuận của Phòng Kế toán tài chính của Công ty

4 Ý nghĩa thực tiễn của đề tài

- Về lý luận: Đề tài này hệ thống về lý luận dự toán ngân sách

- Về thực tiễn: Đề tài phản ánh thực tế, đánh giá những ưu điểm và nhược điểm thực trạng hệ thống dự toán ngân sách tại Công ty Cổ phần Dệt gia dụng Phong Phú Từ đó, đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống dự toán ngân sách tại Công ty

5 Kết cấu của luận văn

Bố cục của luận văn được tác giả trình bày như sau: Phần mở đầu, phần nội dung

và phần kết luận Trong phần nội dung gồm 3 chương:

Chương 1: Tổng quan về dự toán ngân sách

Chương 2: Thực trạng công tác dự toán ngân sách tại Công ty Cổ phần Dệt gia dụng

Phong Phú

Chương 3: Hoàn thiện hệ thống dự toán ngân sách tại Công ty Cổ phần Dệt gia dụng

Phong Phú

Ngoài ra, luận văn còn có thêm phần phụ lục trình bày các biểu mẫu, các báo cáo

dự toán nhằm minh họa cho phần nội dung trình bày trong luận văn

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ DỰ TOÁN NGÂN SÁCH 1.1Tìm hiểu chung về dự toán ngân sách

1.1.1 Khái niệm, đặc điểm, phân loại dự toán ngân sách

1.1.1.1 Khái niệm dự toán ngân sách

Theo nghĩa hẹp, dự toán là việc ước tính toàn bộ thu nhập, chi phí của doanh

nghiệp trong một thời kỳ để đạt được một mục tiêu nhất định

Theo nghĩa rộng, dự toán được hiểu là dự kiến các công việc, nguồn lực cần thiết

để thực hiện các mục tiêu trong một tổ chức

Như vậy, Dự toán ngân sách là một kế hoạch chi tiết (Detailed plan) cho việc

huy động và sử dụng nguồn lực tài chính và các nguồn lực khác trong một kỳ hoạt

động – thường là trong một năm tài chính (J.Blocher và cộng sự, 2009)

1.1.1.2 Đặc điểm của dự toán ngân sách

Một dự toán ngân sách có những đặc điểm sau:

- Dự toán ngân sách là một kế hoạch có tính đến sự tác động từ bên ngoài và sự tác động bên trong của doanh nghiệp

- Ngân sách chỉ là dự tính, dựa trên một loạt các giả thuyết và dữ liệu thu thập được

- Ngân sách có tính linh hoạt, có thể điều chỉnh Khi phạm vi dự toán thay đổi hoặc

có những yếu tố chi phí gia tăng thì ngân sách dự toán cũng thay đổi

- Khi lập dự toán ngân sách cần xác lập tiêu chuẩn hoàn thành cho từng công việc, đồng thời phải văn bản hóa tất cả các giả thiết khi lập dự toán

- Dự toán cho các hoạt động và nguồn lực: Các hoạt động thể hiện qua doanh thu

và chi phí nên dự toán phải định lượng được doanh thu và chi phí, dự toán các nguồn lực là dự toán các loại tài sản và nguồn hỗ trợ

- Dự toán giải thích được các đối tượng và chính sách theo đuổi để đạt được mục tiêu của tổ chức

- Dự toán liên quan đến một thời hạn cụ thể trong tương lai, được thể hiện về mặt định lượng, tiền tệ

1.1.1.3 Phân loại dự toán ngân sách

- Phân loại theo thời gian:

+ Dự toán ngân sách dài hạn: Là toàn bộ ngân sách dự tính cho các hoạt động của

tổ chức trong thời hạn dài (thường là vài năm) Dự toán dài hạn còn được gọi là dự toán vốn hoặc dự toán đầu tư (Capital budget), được lập liên quan đến việc đầu tư của doanh nghiệp

+ Dự toán ngân sách ngắn hạn: Là sự cụ thể hóa ngân sách dài hạn trong khoảng

thời gian ngắn hơn Ngân sách ngắn hạn được xây dựng gắn với các nhiệm vụ, các công việc phải hoàn thành trong từng thời kỳ

- Phân loại theo công dụng

+ Dự toán ngân sách kinh doanh: Dự toán tiêu thụ, dự toán sản xuất, dự toán mua

nguyên vật liệu, dự toán nhân công

+ Dự toán ngân sách tài chính: Dự toán thu chi tiền, dự toán kết quả hoạt động

kinh doanh…

+ Dự toán ngân sách quyết định đặc biệt: Dự toán hàng tồn kho, dự toán vốn…

- Phân loại theo mức độ hoạt động:

+ Dự toán ngân sách tĩnh (cố định): là dự toán được lập cho một mức độ hoạt động + Dự toán ngân sách linh hoạt (biến đổi): Là dự toán được lập cho nhiều mức độ

hoạt động khác nhau

1.1.2 Mục đích, tác dụng của dự toán ngân sách

1.1.2.1 Mục đích của dự toán ngân sách

Mục đích cơ bản của dự toán ngân sách là hoạch định và kiểm soát hoạt động kinh doanh Thông qua hai chức năng này mà người quản lý đạt được mục tiêu lợi

nhuận của mình (Đào Tất Thắng và cộng sự, 2004)

- Hoạch định: Dự toán ngân sách đòi hỏi các nhà quản lý phải dự tính về những gì

sảy ra trong tương lai, thấy được những gì cần phải làm để thay đổi các kết quả không mong muốn

- Kiểm tra: Là quá trình so sánh kết quả thực hiện kế hoạch và đánh giá việc thực

hiện đó Nếu không kiểm tra, dự toán ngân sách sẽ không phát huy hết tác dụng vốn có của nó

1.1.2.2 Tác dụng của dự toán ngân sách

Tác dụng của công việc lập dự toán ngân sách xuất phát từ sự cần thiết của nó với công tác điều hành và quản lý doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp có đối sách để khai thác tối đa nguồn thu, thực hiện có hiệu quả chính sách chi tiêu, đảm bảo việc thực hiện các mục tiêu đã đề ra Những ích lợi của việc lập dự toán ngân sách được cụ thể

như sau (Nguyễn Minh Phương và cộng sự, 2007):

- Lập dự toán ngân sách là tìm kiếm cho doanh nghiệp khả năng khai thác thu để thỏa mãn chi tiêu đem lại khoản lợi nhuận

- Kế hoạch thu, chi trong dự toán ngân sách là mục tiêu và mục đích cho hoạt động, là căn cứ điều hành, kiểm tra, đánh giá các hoạt động

- Kế hoạch ngân sách là một kế hoạch tổng thể, tạo điều kiện liên kết hoạt động của các bộ phận khác nhau vì mục tiêu chung của doanh nghiệp

- Lập kế hoạch ngân sách giúp doanh nghiệp khám phá khâu sản xuất đang tiềm

ẩn, khả năng để nâng cao hiệu quả cũng như lường trước những khó khăn tiềm ẩn để có phương án xử lý kịp thời và đúng đắn

1.1.3 Các mô hình lập dự toán ngân sách

Theo Huỳnh Lợi, việc lập dự toán ngân sách dựa trên mô hình thông tin như sau:

- Mô hình 1: Mô hình thông tin 1 xuống

Trên cơ sở chiến lược dài hạn, đồng thời dựa vào kinh nghiệm, yêu cầu nhiệm vụ, các nhà quản lý cấp cao của tổ chức hoạch định việc sử dụng ngân sách chung cho đơn vị Sau đó các thông số này được chuyển xuống cho các nhà quản lý cấp thấp hơn Các

nhà quản lý cấp thấp tiếp tục tính toán chi phí cho từng công việc cụ thể liên quan Quá trình được tiếp tục cho đến cấp quản lý thấp nhất

+ Ưu điểm: Ngân sách được dự toán khá phù hợp với tình hình chung của đơn vị vì

ngân sách này đã được xem xét trong mối quan hệ chung và khả năng tài chính

+ Nhược điểm: Từ ngân sách dài hạn chuyển thành ngân sách ngắn hạn đòi hỏi

phải có sự kết hợp giữa các bộ phận để đạt được một ngân sách hiệu quả Mô hình này còn mang tính áp đặt từ ban quản lý cấp trên xuống, đồi hỏi quản lý cấp cao phải có một tầm nhìn tổng quát, toàn diện, chi tiết về mọi mặt hoạt động của đơn vị

Mô hình này phù hợp với những đơn vị có quy mô nhỏ, ít có sự phân cấp về quản

lý, hoặc sử dụng trong những trường hợp đặc biệt cần phải tuân theo sự chỉ đạo của cấp quản lý cao hơn

Sơ đồ 1.1: Mô hình thông tin 1 xuống

- Mô hình 2: Mô hình thông tin 2 xuống 1 lên

Để làm theo mô hình này, đầu tiên cần xây dựng khung kế hoạch ngân sách cho năm tài chính Các chỉ tiêu ước tính này được phân bổ xuống các đơn vị, cấp quản lý thấp hơn Việc thực hiện dự toán được thực hiện ở các cấp Sau đó, quá trình tổng hợp ngân sách lại được bắt đầu từ đơn vị thấp nhất đến cấp cao hơn Bộ phận quản lý cấp cao tổng hợp lại thành ngân sách tổng thể của đơn vị Ngân sách tổng thể này được

QUẢN LÝ CẤP CAO NHẤT

QUẢN LÝ CẤP TRUNG GIAN

QUẢN LÝ CẤP TRUNG GIAN

QUẢN LÝ

CẤP CƠ SỞ

QUẢN LÝ CẤP CƠ SỞ

QUẢN LÝ CẤP CƠ SỞ

QUẢN LÝ CẤP CƠ SỞ

xem xét và hiệu chỉnh lại nếu thấy cần thiết Sau khi được duyệt sơ bộ, các nhà quản lý cấp trung gian tiếp tục điều chỉnh ngân sách của bộ phận mình cho đến khi đạt yêu cầu Khi dự toán ở các bộ phận được xét duyệt thông qua sẽ trở thành dự toán chính thức định hướng cho hoạt động kỳ kế hoạch

+ Ưu điểm: Dự toán ngân sách được hình thành với sự tham gia của nhiều cấp

quản lý, điều này đã tạo cơ hội cho các bộ phận phát huy tính sáng tạo, chủ động của mình

+ Nhược điểm: Quá trình lập dự toán ngân sách kéo dài và tốn khá nhiều thời gian

Nếu tổ chức quá trình lập dự toán không tốt, sẽ không cung cấp thông tin kịp thời cho

kỳ lập kế hoạch

Sơ đồ1.2: Mô hình thông tin 2 xuống 1 lên

- Mô hình 3: Mô hình thông tin 1 lên 1 xuống

Ngân sách được dự toán từ thấp đến cao Các bộ phận quản lý cấp thấp hơn căn

cứ vào điều kiện của mình, sử dụng dữ liệu đã có sẵn trên cơ sở định mức sử dụng và các khoản mục đã được duyệt trước đó Từ đó, tổng hợp các chỉ tiêu dự toán để trình lên cấp cao hơn Bộ phận quản lý cấp cao tổng hợp các chỉ tiêu các cấp trung gian, kết

QUẢN LÝ CẤP CAO NHẤT

QUẢN LÝ CẤP TRUNG GIAN

QUẢN LÝ CẤP TRUNG GIAN

QUẢN LÝ

CẤP CƠ SỞ

QUẢN LÝ CẤP CƠ SỞ

QUẢN LÝ CẤP CƠ SỞ

QUẢN LÝ CẤP CƠ SỞ

hợp với tầm nhìn tổng quát, sẽ xét duyệt thông qua cho các cấp trung gian Trên cơ sở đó, cấp quản lý trung gian xét duyệt thông qua cho các cấp cơ sở

+ Ưu điểm: Những người được giao lập ngân sách là người thường xuyên tiếp xúc

với các công việc, nên họ dự tính khá chính xác về nguồn lực và chi phí cần thiết Mô hình này cũng giúp cho các nhà quản lý cấp thấp hoàn thiện và nâng cao kỹ năng lập

dự toán ngân sách của mình

+ Nhược điểm: Các nhà quản lý cấp cao không có nhiều cơ hội kiểm soát quá trình

lập ngân sách của cấp dưới, nên cấp thấp thường có xu hướng xác lập các chỉ tiêu dự toán dưới mức khả năng, điều kiện của mình để dễ hoàn thành chỉ tiêu dự toán

Sơ đồ 1.3: Mô hình thông tin 1 lên1 xuống

1.1.4 Quy trình lập dự toán ngân sách

Theo Stephen Brookson, quy trình dự toán ngân sách được chi làm 3 giai đoạn:

chuẩn bị, soạn thảo, giám sát (Nguyễn Thị Phương Anh biên dịch, 2007)

QUẢN LÝ CẤP CAO NHẤT

QUẢN LÝ CẤP TRUNG GIAN

QUẢN LÝ CẤP TRUNG GIAN

QUẢN LÝ

CẤP CƠ SỞ

QUẢN LÝ CẤP CƠ SỞ

QUẢN LÝ CẤP CƠ SỞ

QUẢN LÝ CẤP CƠ SỞ

Sơ đồ 1.4 : Quá trình dự toán ngân sách

- Chuẩn bị dự toán ngân sách

+ Tầm quan trọng của việc “lên kế hoạch cho kế hoạch” là rất lớn Ngay từ đầu cần xác định thiết lập kiểu ngân sách như thế nào, chức năng nào là quan trọng nhất với bộ phận và tổ chức để xây dựng quá trình dự thảo ngân sách Nên lập ngân sách dựa trên chiến lược rõ ràng, khách quan Ngân sách nên dựa trên phương pháp tiếp cận 4 bước ( đánh giá kinh doanh -> Lập kế hoạch cho tương lai -> Quyết định mục tiêu -> Đặt mục tiêu tài chính) nhằm giúp đơn vị xác định rõ những mục tiêu kinh doanh

Giám sát sự chênh lệch

và phân tích lỗi; Kiểm tra những điều bất ngờ

Phân tích những khác biệt giữa hoạt động thực

tế và ngân sách

Đưa ra ngân sách tiền mặt để giám sát dòng tiền lãi và lỗ và bảng cân đối kế toán

Kiểm tra số liệu dự thảo ngân sách bằng cách thay đổi và phân tích lượng tiền

Đánh giá thủ tục dự thảo ngân sách và chuẩn bị

ngân sách tổng

Thu thập thông tin, chuẩn bị dự toán ngân sách ban đầu

+ Chuẩn bị dự toán ngân sách đòi hỏi phải có các thủ tục chuẩn hóa: nên sử dụng một mẫu dự thảo ngân sách tiêu chuẩn Mẫu chuẩn này sẽ giúp phối hợp nội dung các ngân sách, và cho phép so sánh và gắn kết chúng trong toàn tổ chức

+ Khi thực hiện xong tất cả mọi sự chuẩn bị cho ngân sách, trước khi lập ngân sách

và phác thảo số liệu, cần đánh giá lại hệ thống một lần nữa để đảm bảo ngân sách sẽ cung cấp thông tin chính xác và phù hợp

- Soạn thảo dự toán ngân sách

+ Thu thập thông tin: Bằng cách thu thập thông tin về tất cả những ảnh hưởng từ

bên trong và bên ngoài đối với ngân sách, chúng ta sẽ xác định được những gì có thể

và không thể đạt được, cả những nhân tố hạn chế có thể cản trở các hoạt động của tổ chức

+ Kiểm tra các khoản tiền trong ngân sách bằng cách kiểm tra hiệu lực của các số liệu

+ Lập ngân sách tiền mặt: Dòng tiền là sự vận động của tiền vào và ra Nếu không

đủ tiền mặt, hoạt động kinh doanh sẽ bị đe dọa Lập dự toán tiền mặt giúp dự toán dòng tiền theo thời gian, và theo dõi chi tiết về hoạt động kinh doanh

+ Chuẩn bị xong ngân sách tổng thể: Khi chuẩn bị xong, ngân sách này sẽ được trình lên ủy ban dự thảo ngân sách để soạn thảo ngân sách chính Sau khi ngân sách đã được tổng hợp, ủy ban ngân sách sẽ sẵn sàng hoàn thiện ngân sách tổng

- Giám sát ngân sách

+ Phân tích những chênh lệch khi so sánh những kết quả thực tế với ngân sách đã

lập, từ đó xác định mức ưu tiên cho các hành động sau đó

+ Nếu chuẩn bị soạn thảo ngân sách không kỹ lưỡng, sẽ sảy ra những sai sót Cần phải tìm hiểu sai sót để không tái phạm

+ Thực hiện điều chỉnh: Sau khi đánh giá, nên thay đổi ngân sách để đầy đủ thông tin hơn, và điều chỉnh lại dự toán ngân sách

1.2 Dự toán ngân sách tổng thể (Master budget)

1.2.1 Khái niệm, phân loại dự toán ngân sách tổng thể

- Dự toán tổng thể là dự toán thể hiện mục tiêu của tất cả các bộ phận trong doanh

nghiệp, như bán hàng, sản xuất, nghiên cứu, marketing, tài chính… cho giai đoạn sắp

tới, nó chuyển mục tiêu ngắn hạn thành các bước hành động (J.Blocher và cộng sự, 2009)

- Ngân sách tổng thể gồm ba loại: Ngân sách cố định, ngân sách liên tục, ngân

sách linh hoạt (Phạm Ngọc Thúy và cộng sự, 2009)

+ Ngân sách cố định (Static budget) là ngân sách tổng thể có các chỉ tiêu được thiết

lập tại một mức hoạt động cố định

+ Ngân sách liên tục (Continuous budget) là loại ngân sách luôn được doanh nghiệp

bổ sung số liệu kế hoạch của tháng cuối cùng vào lúc kết thúc của mỗi tháng hoạt động Việc lập ngân sách yêu cầu nhà quản lý phải nhìn trước 12 tháng hoạt động chứ không phải chờ sau 1 năm mới hoạch định tiếp

+ Ngân sách linh hoạt (Flexible budget) là ngân sách được thiết lập với các chỉ tiêu

hoạt động được hiệu chỉnh theo mức hoạt động thực tế Kết quả hoạt động thực tế ở mức nào sẽ đánh giá hiệu quả sử dụng chi phí của doanh nghiệp và phân tích chênh lệch giữa thực tế thực hiện và ngân sách ở mức hoạt động đó

1.2.2 Ý nghĩa của dự toán tổng thể doanh nghiệp

Dự toán tổng thể là dự toán thể hiện mục tiêu của tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp Nó định lượng kỳ vọng của nhà quản lý về thu nhập, các luồng tiền và vị trí tài chính trong tương lai Với những vai trò như vậy, dự toán tổng thể có ý nghĩa như sau :

- Dự toán là sự tiên liệu tương lai có hệ thống nhằm cung cấp cho nhà quản lý các mục tiêu hoạt động thực tiễn, trên cơ sở đó kết quả thực tế sẽ được so sánh và đánh giá Biện pháp này nâng cao vai trò kế toán trách nhiệm trong kế toán quản trị

- Dự toán là cơ sở để nhà quản lý tổ chức thực hiện nhiệm vụ của doanh nghiệp, là phương tiện để phối hợp các bộ phận trong doanh nghiệp và giúp các nhà quản lý

biết rõ cách thức các hoạt động trong doanh nghiệp đan kết với nhau

- Dự toán là phương thức truyền thông để các nhà quản lý trao đổi các vấn đề liên quan đến mục tiêu, quan điểm và kết quả đạt được Lập dự toán cho phép các nhà quản

lý xây dựng và phát triển nhận thức về sự đóng góp của mỗi hoạt động đến hoạt động chung của toàn doanh nghiệp

1.2.3 Dự báo tiêu thụ của doanh nghiệp

1.2.3.1 Khái niệm dự báo tiêu thụ

Dự báo tiêu thụ: Là dự báo bằng các kỹ thuật về khả năng tiêu thụ của doanh

nghiệp trong tương lai Những số liệu dự báo này sẽ được các nhà quản lý điều chỉnh, tính toán lại để có dự toán tiêu thụ Đây là khâu đầu tiên và là khâu then chốt trong quá trình xây dựng dự toán tổng thể

Để đảm bảo hoạt động tiêu thụ được dự báo chính xác, chúng ta thường quan tâm đến các nhân tố về mặt xã hội và hướng tiếp cận Marketing Về mặt xã hội như: Tình hình tiêu thụ trong những năm trước; Điều kiện, tình hình chung của nền kinh tế và ngành; Mối quan hệ giữa tiêu thụ với một số chỉ tiêu kinh tế như GDP, thu nhập đầu người, việc làm, giá cả và sản xuất của ngành; Khả năng sinh lợi của sản phẩm; Chính sách giá cả; Khuynh hướng tiêu thụ các sản phẩm khác trong tương lai…Về hướng tiếp cận Marketing như: Quy mô, kích thước của thị trường; Sự tiến hoá và xu hướng của thị trường…

1.2.3.2 Các phương pháp dự báo tiêu thụ

Theo Trương Bá Thanh, (2011, trang 97-99), có nhiều phương pháp để dự báo

tiêu thụ, nhưng chung quy có thể phân thành hai phương pháp chính: Phương pháp định tính và phương pháp định lượng

 Phương pháp định tính

Theo phương pháp này, số liệu dự báo xây dựng trên cơ sở kinh nghiệm của các nhà quản lý doanh nghiệp và đội ngũ chuyên gia Ưu điểm của phương pháp này là việc dự báo luôn thích ứng nhanh với những chuyển đổi của môi trường Tuy nhiên,

phương pháp này có điểm hạn chế do số liệu dự báo không dựa vào phân tích định lượng và mang tính chủ quan

Phương pháp định tính thường bao gồm hai kỹ thuật: Kỹ thuật điều chỉnh (Judgment) và kỹ thuật Delphi (Delphi method)

 Phương pháp định lượng

Phương pháp này về thực chất áp dụng các kỹ thuật của thống kê toán để phân tích xu hướng, dự đoán chu kỳ sản phẩm và tương quan hồi qui để tiến hành dự báo Chẳng hạn, xác định sự tương quan giữa tiêu thụ với các chỉ tiêu kinh tế làm số liệu dự báo tiêu thụ đáng tin cậy hơn Trong thực tế, người ta thường kết hợp cả phân tích định tính và cả phân tích định lượng trong khi lập dự báo

Phương pháp này thường bao gồm các kỹ thuật sau:

 Phân tích hồi quy tương quan:

Phương pháp này cho phép nghiên cứu sự tiến hoá của sản phẩm, của thị trường có liên quan hay không đến các biến dự báo Theo phương pháp này, biến phụ thuộc

sẽ là khối lượng hoặc dự toán tiêu thụ trong mối liên hệ với các biến độc lập có ý nghĩa Phương trình về mối quan hệ này như sau :

 Phân tích chuỗi thời gian (Time series)

Chuỗi thời gian là một dãy số liên hệ kế tiếp nhau theo thời gian phản ảnh một sự kiện nào đó Một chuỗi thời gian thường phản ánh tính xu hướng, tính thời vụ, tính chu

kỳ và cả bộ phận bất thường nên dãy số thời gian thường được sử dụng để dự báo Có nhiều kỹ thuật sử dụng dãy số thời gian để dự báo, nhưng phổ biến là kỹ thuật bình quân trượt, dự báo thích nghi

Sử dụng phương pháp dự báo này dễ dẫn đến sai lầm khi xem xét xu hướng doanh thu của doanh nghiệp vì nó được dựa trên cơ sở điều kiện của doanh nghiệp không thay đổi

 Phương pháp mô phỏng:

Nhằm tái tạo các điều kiện tương lai thị trường cũng như những mối liên quan kinh tế trên cơ sở mô hình của doanh nghiệp, của môi trường Phương pháp này không phải phức tạp lắm nhưng rất có hiệu quả trong việc cung cấp thông tin ích lợi cho nhà

kế hoạch

 Phương pháp thống kê xác suất:

Nhằm xem xét mức ý nghĩa cũng như dự báo trong điều kiện tương lai không chắc chắn Các dự báo này được thành lập chỉ xác định khung cảnh có thể ảnh hưởng đến việc ra quyết định cho tương lai khi thiết lập các mục tiêu trước

1.2.4 Hệ thống dự toán ngân sách tổng thể của doanh nghiệp

Dự toán tổng thể là tổ hợp của nhiều dự toán của mọi hoạt động của doanh nghiệp, có liên hệ với nhau trong một thời kỳ nào đó Dự toán tổng thể có thể lập cho nhiều thời kỳ như tháng, quý, năm Hình thức và số lượng các dự toán thuộc dự toán tổng thể tùy thuộc vào từng loại hình doanh nghiệp

Tùy theo từng loại hình hoạt động của doanh nghiệp, mà nội dung chi tiết của nó thay đổi, tuy nhiên thường bao gồm hai phần chính: dự toán hoạt động và dự toán tài chính Dự toán hoạt động là dự toán phản ánh mức thu nhập và chi phí đòi hỏi để đạt mục tiêu lợi nhuận Dự toán tài chính là dự toán phản ánh tình hình tài chính theo dự kiến và cách thức tài trợ cần thiết cho các hoạt động đã lập dự toán Mỗi loại dự toán

trên lại bao gồm nhiều dự toán bộ phận có liên quan chặt chẽ với nhau (Trương Bá Thanh và cộng sự, 2011)

Trong một doanh nghiệp sản xuất, dự toán tổng thể thường bao gồm những nội dung sau :

- Dự toán hoạt động, bao gồm:

+ Dự toán bán hàng hoặc dự toán tiêu thụ

+ Dự toán sản xuất

+ Dự toán chi phí vật tư và cung ứng vật tư cho sản xuất

+ Dự toán lao động trực tiếp

+ Dự toán chi phí sản xuất chung

+ Dự toán giá vốn hàng bán

+ Dự toán chi phí bán hàng

+ Dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp

+ Dự toán chi phí và doanh thu hoạt động tài chính

- Dự toán tài chính: bao gồm

+ Dự toán vốn (dự toán đầu tư)

+ Dự toán vốn bằng tiền

+ Báo cáo kết quả kinh doanh dự toán

+ Bản cân đối kế toán dự toán

+ Báo cáo lưu chuyển tiền tệ dự toán

Dự toán doanh nghiệp phải được xây dựng dựa trên cơ sở của dự báo Kết quả của quá trình xây dựng dự toán là các báo cáo nội bộ và các báo cáo đó không thể cung cấp cho người ngoài doanh nghiệp Dự toán tổng thể chính là kỳ vọng hoặc mong muốn của nhà quản lý về những công việc mà doanh nghiệp dự tính hành động cũng như kết quả tài chính của các hoạt động đó

Sơ đồ 1.5: Mối liên hệ giữa các dự toán trong dự toán ngân sách tổng thể

Sơ đồ trên chưa thể hiện mối liên hệ giữa các loại dự toán và tất cả các chức năng trong doanh nghiệp sản xuất Tuy nhiên, nhìn vào sơ đồ, ta thấy khi dự toán tiêu thụ được thực hiện, các phòng sản xuất, marketing, phòng cung ứng, hành chính… sẽ xây dựng dự toán cho đơn vị mình Các bước xây dựng dự toán ngân sách tổng thể như sau:

Dự toán

tài

chính

Dự toán hoạt động

Dự toán CPSX chung

Dự toán dự trữ TP

Dự toán sản xuất

Dự toán NVL trực tiếp

Dự toán nhân công trực tiếp

Dự toán giá vốn hàng bán

Dự toán chi phí và doanh thu hoạt động tài chính

Dự toán báo cáo kết quả kinh doanh

Dự toán

vốn

Dự toán vốn bằng tiền

Dự toán bảng cân đối kế toán

Dự toán báo cáo lưu chuyển tiền tệ

Dự toán tiêu thụ

Dự toán giá thành sản xuất

Dự toán chi phí

bán hàng

Dự toán chi phí QLDN

 Dự toán tiêu thụ

Dự toán tiêu thụ là nền tảng của dự toán tổng thể doanh nghiệp, vì dự toán này sẽ xác lập mục tiêu của doanh nghiệp so với thị trường, với môi trường Dự toán tiêu thụ được lập dựa trên dự báo tiêu thụ Dự toán tiêu thụ bao gồm những thông tin về chủng loại, số lượng hàng bán, giá bán và cơ cấu sản phẩm tiêu thụ

Dự toán

Dự toán sản phẩm tiêu thụ X

Đơn giá bán theo dự toán

 Dự toán sản xuất

Việc xây dựng dự toán sản xuất nhằm xác định số lượng sản xuất đáp ứng nhu cầu tiêu thụ, đảm bảo mức tồn kho sản phẩm tối thiểu cần thiết phục vụ tiêu thụ cho kỳ sau

+

Số sản phẩm tiêu thụ trong kỳ

-

Số sản phẩm tồn đầu kỳ theo

dự toán

 Dự toán chi phí sản xuất

Lập dự toán chi phí sản xuất nhằm xác định toàn bộ chi phí để sản xuất ra số lượng sản phẩm dự tính Chi phí sản xuất bao gồm 3 khoản mục là: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung:

 Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

Dự toán này phản ánh tất cả chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cần thiết để đáp ứng nhu cầu sản xuất

Dự toán lượng nguyên

vật liệu sử dụng =

Định mức tiêu hao nguyên vật liệu X

Số lượng sản phẩm sản xuất theo dự toán

Và dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp xuất dùng cho sản xuất là:

Dự toán chi phí nguyên

vật liệu trực tiếp =

Dự toán lượng nguyên vật liệu sử dụng X

Đơn giá xuất nguyên vật liệu

 Dự toán cung cấp nguyên vật liệu

Dự toán cung cấp nguyên vật liệu dựa trên số lượng nguyên vật liệu dự toán sử dụng, số lượng nguyên vật liệu tồn kho, theo công thức sau:

Dự toán tiền mua nguyên

vật liệu trực tiếp =

Dự toán lượng nguyên vật liệu mua vào X

Đơn giá

nguyên vật liệu

Dự toán mua nguyên vật liệu còn tính đến thời điểm, và mức thanh toán tiền mua nguyên liệu căn cứ vào chính sách bán hàng của nhà cung cấp Đây là cơ sở để lập dự toán vốn bằng tiền tại doanh nghiệp

 Dự toán chi phí nhân công trực tiếp

Trong thực tế, có một số ít trường hợp chi phí nhân công trực tiếp là định phí, đó

là ở các doanh nghiệp sử dụng công nhân trình độ tay nghề cao, không thể trả công theo sô số lượng sản phẩm Để lập dự toán trong trường hợp này, doanh nghiệp phải tính toán số lượng nhân công, quỹ lương, cách phân phối lương Còn lại đa số trường hợp thì chi phí nhân công trực tiếp là biến phí trong mối quan hệ với khối lượng sản phẩm sản xuất:

Dự toán thời gian lao

Dự toán sản xuất sản phẩm X

Định mức thời gian sản xuất

sản phẩm

Dự toán chi phi nhân

công trực tiếp =

Dự toán thời gian lao động X

Định mức giá của mỗi đơn

vị thời gian lao động

 Dự toán chi phí sản xuất chung

Dự toán chi phí sản xuất chung là dự toán các chi phí liên quan đến phục vụ và quản lý hoạt động sản xuất phát sinh tại phân xưởng Chi phí sản xuất chung bao gồm biến phí và định phí

Dự toán chi phí sản

Dự toán biến phí sản xuất chung +

Dự toán định phí sản xuất chung

+ Dự toán biến phí sản xuất chung: thường được xác lập theo sản lượng sản xuất

theo dự toán:

Dự toán biến phí sản

Dự toán biến phí đơn vị SXC X

Sản lượng sản xuất theo dự toán

+ Dự toán định phí sản xuất chung: đối với định phí bắt buộc, trên cơ sở định phí

chung cả năm chia đều cho 4 quý nếu là dự toán quý, hoặc chia đều cho 12 tháng nếu

là dự toán tháng Còn đối với định phí tùy ý thì phải căn cứ vào kế hoạch của nhà quản trị trong kỳ dự toán

dự toán +

Giá thành sản phẩm tồn đầu kỳ

dự toán -

Giá thành sản phẩm tồn cuối kỳ thực tế

 Dự toán chi phí bán hàng

Dự toán chi phí bán hàng được lập tương tự như chi phí sản xuất chung Vì chi phí bán hàng có ảnh hưởng đến hoạt động tiêu thụ của doanh nghiệp nên khi lập dự toán này cần xem xét tới dự toán tiêu thụ của doanh nghiệp Khi xây dựng dự toán cho các chi phí này cần tính đến nội dung kinh tế của chi phí cũng như yếu tố biến đổi và yếu tố cố định trong thành phần chi phí

Dự toán chi phí

Dự toán định phí bán hàng +

Dự toán biến phí bán hàng

 Dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp

Dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp liên quan đến toàn bộ doanh nghiệp, phụ thuộc vào cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp đó:

Dự toán chi phí

Dự toán biến phí QLDN +

Dự toán định phí QLDN

 Dự toán chi phí và doanh thu hoạt động tài chính

Nội dung của chi phí tài chính bao gồm: chi phí lãi vay ngân hàng, các chi phí và

lỗ phát sinh trong quá trình đầu tư tài chính, các khoản lỗ về chênh lệch tỷ giá và loại chi phí khác

Doanh thu tài chính là những khoản thu nhập phát sinh từ các khoản đầu tư tài chính (lãi từ đầu tư chứng khoán, lãi tiền gửi ngân hàng ), các khoản lãi về chênh lệch

tỷ giá ngoại tệ và các khoản thu nhập tài chính khác

 Dự toán báo cáo kết quả kinh doanh

Dự toán báo cáo kết quả kinh doanh được lập căn cứ vào các dự toán doanh thu,

dự toán giá vốn, và các dự toán chi phí ngoài sản xuất đã được lập Dự toán này có thể được lập theo phương pháp toàn bộ hoặc theo phương pháp trực tiếp Số liệu trên dự toán báo cáo kết quả kinh doanh thể hiện kỳ vọng của các nhà quản lý, là cơ sở để đánh giá tình hình thực hiện dự toán đã đề ra

 Dự toán vốn bằng tiền

Công tác lập dự toán vốn bằng tiền giữ vai trò quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp Dự toán vốn bằng tiền là cơ sở để các nhà quản lý có dự toán vay nợ thích hợp, kịp thời, đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh Dự toán vốn bằng tiền cũng

là cơ sở để doanh nghiệp sử dụng tài nguyên của mình có hiệu quả nhất

 Dự toán bảng cân đối kế toán

Dự toán này được lập để xác lập các danh mục tài sản, nợ phải trả, nguồn vốn chủ sở hữu để đảm bảo và cân đối với tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh đã được dự toán trong kỳ Dự toán này được lập căn cứ vào bảng cân đối kế toán của thời kỳ trước

và tình hình các chỉ tiêu được dự tính trong kỳ

1.3 Dự toán linh hoạt

1.3.1 Khái niệm, sự cần thiết của dự toán linh hoạt

Dự toán tĩnh không phù hợp với việc phân tích và kiểm soát chi phí, nhất là chi phí sản xuất chung, bởi vì mức hoạt động thực tế thường có sự khác biệt so với mức hoạt động dự toán Chính vì vậy, cần xây dựng một loại dự toán có thể đáp ứng được yêu cầu phân tích trong trường hợp mức hoạt động thực tế khác với mức hoạt động dự toán, đó chính là dự toán linh hoạt

Dự toán linh hoạt là dự toán được xây dựng dựa trên một phạm vi hoạt động thay vì một mức hoạt động như dự toán tĩnh

1.3.2 Trình tự lập dự toán linh hoạt

Dự toán linh hoạt được xây dựng dựa trên mô hình ứng xử của chi phí Trình tự lập dự toán linh hoạt có thể khái quát qua 4 bước sau:

- Bước 1: Xác định phạm vi phù hợp cho đối tượng được lập dự toán

- Bước 2: Xác định ứng xử của chi phí: phân loại chi phí thành biến phí, định

phí

- Bước 3: Xác định biến phí đơn vị dự toán:

Biến phí đơn vị dự

toán

Tổng biến phí dự toán

=

- Tổng mức hoạt động dự toán

- Bước 4: Xây dựng dự toán linh hoạt:

+ Đối với biến phí:

Tổng biến phí đã

+ Đối với định phí: Định phí không thay đổi vì doanh nghiệp vẫn nằm trong

phạm vi hoạt động liên quan

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1

Trong các chức năng của quản trị, lập kế hoạch là chức năng quan trọng không thể thiếu đối với mọi doanh nghiệp Kế hoạch là xây dựng mục tiêu của doanh nghiệp

và vạch ra các bước thực hiện để đạt được mục tiêu đã đặt ra Dự toán cũng là một loại

kế hoạch nhằm liên kết các mục tiêu cụ thể, chỉ rõ các tài nguyên phải sử dụng, đồng thời dự tính kết quả thực hiện trên cơ sở các kỹ thuật dự báo

Dự toán có thể được phân loại theo thời kỳ: đó là dự toán ngắn hạn và dự toán dài hạn Dự toán ngắn hạn được xem là dự toán cơ bản chủ đạo được lập cho từng tháng, từng quý hay theo năm Dự toán này liên quan đến hầu hết mọi hoạt động của doanh nghiệp Dự toán dài hạn còn được gọi là dự toán vốn hoặc dự toán đầu tư, được lập liên quan đến việc đầu tư của doanh nghiệp

Trong quá trình dự toán ngân sách, các doanh nghiệp thường lựa chọn một trong

ba mô hình dự toán: Mô hình thông tin 1 xuống, mô hình thông tin 2 xuống 1 lên, mô hình thông tin 1 lên 1 xuống Lập dự toán là một công việc quan trọng, nên trước khi lập cần hoạch định một quy trình dự toán ngân sách qua 3 giai đoạn: chuẩn bị, soạn thảo và giám sát

Dự toán tổng thể là dự toán thể hiện mục tiêu của tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp, như bán hàng, sản xuất, nghiên cứu, marketing, dịch vụ khách hàng, tài chính, là tổ hợp của nhiều dự toán của mọi hoạt động của doanh nghiệp, có liên hệ với nhau trong một thời kỳ nhất định

Dự toán tổng thể bao gồm hai phần chính: dự toán hoạt động và dự toán tài chính

Dự toán hoạt động là dự toán phản ánh mức thu nhập và chi phí đòi hỏi để đạt mục tiêu lợi nhuận Dự toán tài chính là dự toán phản ánh tình hình tài chính theo dự kiến và cách thức tài trợ cần thiết cho các hoạt động đã lập dự toán Mỗi loại dự toán trên lại bao gồm nhiều dự toán bộ phận có liên quan chặt chẽ với nhau Do hoạt động của doanh nghiệp sản xuất thường đa dạng và phức tạp nhất nên trình tự xây dựng dự toán tổng thể ở doanh nghiệp sản xuất cũng cần được quan tâm và xem xét

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC DỰ TOÁN NGÂN SÁCH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT GIA DỤNG PHONG PHÚ

2.1 Giới thiệu khái quát về Công ty Cổ phần Dệt gia dụng Phong Phú

2.1.1 Khái quát về Công ty Cổ phần Dệt gia dụng Phong Phú

Công ty Cổ phần Dệt gia dụng Phong Phú là doanh nghiệp được cổ phần hóa từ

hệ thống sản xuất khăn của Tổng công ty Cổ phần Phong Phú theo quyết định số 2373/QĐ-BCN ngày 10/07/2007 Công ty hoạt động theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 4103008444, do Sở Kế họach và Đầu tư Thành phố Hồ Chí Minh cấp ngày 16/11/2007

- Tên Tiếng Việt: CÔNG TY CỔ PHẨN DỆT GIA DỤNG PHONG PHÚ

- Tên Tiếng Anh: PHONG PHU HOME TEXTILE JOINT STOCK COMPANY

- Tên viết tắt: PPH JSC

- Vốn điều lệ: 80.000.000.000 đồng

- Chủ tịch hội đồng quản trị kiêm Tổng giám đốc: Ông Nguyễn Văn Nhiệm

- Địa chỉ trụ sở: 48 Tăng Nhơn Phú, Khu phố 3, Phường Tăng Nhơn Phú B, Quận

9, Tp HCM

- Mã số thuế: 0305327881 Điện thoại: (08) 3640 0067 Fax: (08) 3728 1848

- Email: info@phongphuhome.com

- Website: www.phongphuhome.com

Hoạt động kinh doanh của Công ty theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh:

- Sản xuất vải khăn, chỉ khâu, chỉ thêu;

- Mua bán bông, sơ, sợi, hóa chất, máy móc, thiết bị và phụ tùng ngành dệt may;

- Kinh doanh ngành nghề phù hợp với quy định của pháp luật

2.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty Cổ phần Dệt gia dụng Phong Phú

- Giai đọan 1980 – 1990: Hình thành sản xuất dòng khăn bông

Từ năm 1964, các cán bộ kỹ thuật đã nghiên cứu và cải tiến các máy dệt vải thành máy dệt khăn bông Việc cải tiến này là những thành công bước đầu cho việc sản xuất khăn Caro họa tiết nhỏ, được thị trường Nhật Bản, một trong những thị trường khó tính chấp nhận Từ đó, công ty tiếp tục mở rộng và hoàn tất cải tiến 400 máy dệt thành máy dệt khăn với khổ từ 0,8m đến 1,2m

- Giai đọan 1991 – 2002: Mở rộng phát triển sản xuất

Công ty đã mở rộng đầu tư thêm các máy dệt khăn chuyên dụng, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng, với năng lực sản xuất 60 container/ tháng và tổng doanh thu năm 2002 đạt hơn 16.000.000 USD

- Giai đọan 2003 – 2006: Thành lập hệ thống sản xuất khăn - tiền để hình thành công ty PPH, mở rộng thị trường Nhật, Mỹ và EU Hình thành dòng sản phẩm khăn cao cấp Mollis

+ Năm 2003 là một năm đánh dấu sự đột phá trong họat động sản xuất – kinh

doanh của Phong Phú Bênh cạnh việc chuyển dịch cơ cấu kinh doanh, Phong Phú đã tiến hành tái lập họat động sản xuất của khối dệt may, phân chia lại quá trình sản xuất theo hướng chuyên môn hóa mặt hàng Hình thành các hệ thống sản xuất (HTSX): HTSX sợi - chỉ may, HTSX vải, HTSX khăn, hệ thống may mặt và lần lượt những hệ thống khác ra đời

+ Năm 2006, Công ty tiếp tục đầu tư trên dây chuyền dệt khí và các máy móc

thiết bị công nghệ dệt hiện đại để tạo nên dòng sản phẩm khăn cao cấp Mollis, cung cấp cho thị trường trong nước và xuất khẩu sang Nhật, Mỹ, EU

- Giai đọan 2007- đến nay

+ Công ty Cổ phần Dệt gia dụng Phong Phú được thành lập và chính thức hoạt động từ ngày 16/11/2007

+ Quy mô ban đầu của công ty gồm: Phân xưởng dệt mộc, phân xưởng nhuộm, phân xưởng may, nhà máy dệt Hải Vân tại Thành phố Đà Nẵng với tổng số lao động trên 1.470 người

+ Với gần 400 máy dệt và dây chuyền nhuộm với công nghệ tiên tiến, Công ty hiện có năng lực sản xuất trên 500 tấn khăn thành phẩm/tháng Bên cạnh đó, Phong Phú Home Textile còn sở hữu một dây chuyền May hiện đại với năng lực sản xuất trên 200,000 sản phẩm/ngày Hoàn tất đóng gói sản phẩm và giao hàng, đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng trong và ngoài nước

+ Hiện nay, ngành dệt gia dụng Phong Phú có một hệ thống hơn 500 khách hàng

gồm các đại lý, nhà phân phối, đặc biệt là hệ thống siêu thị trải rộng trên toàn quốc như CoopMart, BigC, Metro, Lotte Mart… Sản phẩm của Công ty đã được nhiều tập đoàn kinh doanh may mặc và siêu thị hàng đầu thế giới đặt hàng để cung cấp cho thị trường Nhật, Mỹ, Châu Âu

2.1.3 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty

Sơ đồ 2.1 : Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty

PHÒNG HÀNH CHÍNH

NHÂN SỰ

ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG

SOÁT TỔNG GIÁM ĐỐC

PHÓ GIÁM ĐỐC

NHÀ MÁY DỆT, NHUỘM HÒAN THÀNH

NHÀ MÁY DỆT HẢI VÂN

PHÂN XƯỞNG DỆT MỘC

PHÂN XƯỞNG NHUỘM

PHÂN XƯỞNG MAY

2.1.4 Sản phẩm và quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm

- Sản phẩm của Công ty

Bên cạnh hai mặt hàng chủ lực là khăn và áo choàng tắm với dòng sản phẩm mang thương hiệu Mollis, Mollis Extra, Mollis Ecol, Công ty đang mở rộng và phát triển chuỗi sản phẩm gia dụng sang các mặt hàng khác như chăn, drap, gối, rèm… nhằm đem đến sự lựa chọn đa dạng cho khách hàng

2.1.5 Mục tiêu họat động và định hướng phát triển của Công ty Cổ phần Dệt gia dụng Phong Phú

- Mục tiêu họat động của Công ty

Công ty đề ra các mục tiêu sau: Kinh doanh có lãi để bảo toàn và phát triển vốn, từ đó gia tăng lợi tức cho cổ đông Tạo việc làm ổn định cho công nhân viên, để nâng cao thu nhập cho người lao động Nâng cao tiềm lực kinh tế, ứng dụng trình độ công nghệ hiện đại để cạnh tranh và hội nhập nền kinh tế thế giới

- Định hướng phát triển

Tiếp tục giữ vững vị trí chủ lực sản phẩm khăn bông với mức tăng trưởng nhanh, bền vững nhất tại thị trường Việt Nam và thị trường xuất khẩu Bên cạnh duy trì đáp ứng cho nhu cầu thị trường Nhật, Mỹ, EU, công ty còn mở rộng sang Nga, Trung Quốc Công ty không ngừng đa dạng hóa các dòng sản phẩm để tạo ra những sản phẩm mang đậm tính nhân văn, thân thiện với môi trường nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng Tiếp tục phát huy và giữ vững danh hiệu “Doanh nghiệp tiêu biểu ngành dệt may Việt Nam”

2.2 Tổ chức bộ máy kế tóan tại Công ty Cổ phần Dệt gia dụng Phong Phú

2.2.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty

Sơ đồ 2.3: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại công ty.

Kế toán phải trả

Kế toán NVL, TSCĐ

Thủ quỹ

Kế toán kho

Kế toán giá thành

Kế toán tổng hợp

KẾ TOÁN TRƯỞNG

2.2.2 Chức năng và nhiệm vụ của các thành viên Phòng Tài chính kế toán

 Kế toán trưởng

 Tham mưu cho Tổng giám đốc tình hình sử dụng vốn hiệu quả, giúp đỡ các cơ sở về việc quản lý tài sản, vật tư, hàng hóa, tiền, vốn,… Chỉ đạo tòan bộ việc thực hiện công tác kế toán, thống kê thông tin kế toán và hạch toán kinh tế của công ty theo

cơ chế quản lý mới

 Bên cạnh đó kế toán trưởng phải chịu trách nhiệm trước Ban Tổng giám đốc về những công việc của phòng kế toán tài chính

 Tổ chức phân tích tình hình kinh tế của công ty thường xuyên nhằm đánh giá đúng tình hình sản xuất kinh doanh của công ty, phát hiện những thiếu xót, thiệt hại xảy ra để có biện pháp khắc phục, đảm bảo doanh thu và kết quả hoạt động của công

ty ngày càng cao

 Kế toán thanh tóan

 Báo cáo dòng tiền, lên kế hoạch thanh toán tiền, kiểm tra số dư tiền ở các ngân

hàng Lập chứng từ thanh toán trên cơ sở kiểm tra hợp lý, hợp lệ của chứng từ gốc và các chứng từ khác, nhập số liệu kế toán như báo nợ các chứng từ khi thanh tóan, nộp tiền theo dõi dòng tiền phát sinh, biến động vốn bằng tiền

 Lưu trữ và bảo quản chứng từ, bảo mật số liệu kế toán, chấp hành theo lệnh điều động của kế toán trưởng

 Kế toán phải thu

 Lập bảng báo cáo công nợ phải thu, lập dự phòng nợ phải thu khó đòi

 Dự tính tiền về trong tuần và báo có ngân hàng hạch toán trên phần mềm kế toán, lập bảng đối chiếu công nợ và biên bản thỏa thuận cấn trừ công nợ hàng quý và công nợ thường xuyên của công ty Tiến hành lập báo cáo thuế GTGT hàng tháng do Cục thuế thành phố quản lý

 Đối chiếu số lượng bán ra trên hóa đơn với phiếu nhập kho thành phẩm nhằm đảm bảo tính hợp lý giữa doanh thu và giá vốn In sổ sách và lưu trữ hàng quý, kiểm