Ứng dụng công nghệ thông tin nhằm xây dựng một số quy trình làm việc của văn phòng

i BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO VIỆN ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU KHOA HỌC 2014 ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN NHẰM XÂY DỰNG MỘT SỐ QUY TRÌNH LÀM VIỆC CỦA VĂN PHÒNG Mã số: V2014-08 Chủ nhiệm đề tài: Ths. Nguyễn Anh Tuấn HÀ NỘI - 2014 ii BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO VIỆN ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI BÁO CÁO TỔNG KẾT ĐỀ TÀI NCKH CẤP VIỆN NĂM 2014 ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN NHẰM XÂY DỰNG MỘT SỐ QUY TRÌNH LÀM VIỆC CỦA VĂN PHÒNG Mã số: V2014-08 Xác nhận cơ quan chủ trì đề tài Chủ nhiệm đề tài Ths. Nguyễn Anh Tuấn HÀ NỘI, 2014 iii DANH SÁCH CÁC THÀNH VIÊN THAM GIA NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI 1. ThS. Nguyễn Anh Tuấn – Chủ nhiệm đề tài 2. ThS. Trần Thiên Hoàng - Ủy viên 3. ThS. Phạm Văn Hải - Ủy viên 4. Vũ Xuân Hạnh - Ủy viên iv MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Tính cấp thiết của đề tài 1 2. Tổng quan các vấn đề nghiên cứu 1 3. Mục tiêu 3 4. Phương pháp nghiên cứu 4 5. Nội dung nghiên cứu 4 CHƯƠNG I: MỘT SỐ KHÁI NIỆM CƠ BẢN 5 1.1. Khoa học quản lý 5 1.1.1 Quản lý 5 1.1.2 Cơ sở khoa học quản lý 7 1.2. Hệ thống thông tin quản lý 9 1.2.1 Thông tin và dữ liệu 9 1.2.2. Hệ thống 9 1.2.3. Hệ thống quản lý 9 1.2.4. Hệ thống thông tin (Information System) 10 1.2.5. Vai trò, nhiệm vụ của hệ thống thông tin 10 1.3. Ứng dụng CNTT trong quản lý cuả Văn phòng 10 CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ, TỔ CHỨC CÁC HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG VÀ KHẢ NĂNG ỨNG DỤNG CNTT TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ 14 2.1. Khái quát về tình hình của bộ phận Văn phòng VĐHMHN 14 2.1.1 Hoạt động của văn phòng 14 2.1.2 Công tác quản lý, hoạt động của văn phòng 15 2.2. Một số kinh nghiệm trong công tác Quản lý tổ chức hoạt động của Văn phòng tại một số đơn vị. 26 2.2.1. Kinh nghiệm quản lý các hoạt động của văn phòng 26 v 2.2.2. Kinh nghiệm ứng dụng Tin học hóa vào công tác quản lý 27 2.3. Khả năng ứng dụng CNTT trong quản lý tổ chức hoạt động của Văn phòng tại Viện 28 2.3.1. Tình hình tin học hoá của ĐH Mở Hà Nội trong những năm gần đây 28 2.3.2. Đánh giá tính khả thi của việc ứng dụng CNTT trong quản lý hoạt động của Văn phòng tại Viện 28 CHƯƠNG III: XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ LẬP LỊCH CÔNG TÁC TỰ ĐỘNG CỦA VIỆN ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI 30 3.1. Giới thiệu về công nghệ sử dụng 30 3.2. Phân tích hệ thống 31 3.2.1. Phân tích các yêu cầu về chức năng hệ thống 31 3.2.2. Cấu trúc hệ thống cơ sở dữ liệu 31 3.2.3. Xây dựng mô hình thực thể liên kết 34 3.3. Thiết kế hệ thống 34 3.5. Giới thiệu ứng dụng 35 3.5.1. Trang dành cho tất cả thành viên 35 3.5.2. Dành cho cán bộ đăng ký và xem lịch 35 3.5.3. Quản trị hệ thống 37 PHẦN KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 42 TÀI LIỆU THAM KHẢO 43 vi DANH MỤC HÌNH VẼ Hình 1.1.1a : Bản chất quá trình quản lý 6 Hình 1.1.1b : Mục tiêu quá trình quản lý 7 Hình 2.1.2 Quy trình lập lịch 25 Hình 3.2.1: Sơ đồ chức năng 31 Hình 3.2.3 Mô hình thực thể liên kết 34 Hình 3.5.1: Lịch tuần 35 Hình 3.5.2a: Trang quản lý của cán bộ 35 Hình 3.5.2b: Trang lập lịch công tác 36 Hình 3.5.2c: Trang lịch dự kiến (chưa duyệt) 37 Hình 3.5.2a: Trang duyệt lịch tuần (Văn phòng) 37 Hình 3.5.3a: Trang quản lý danh mục 38 Hình 3.5.3b: Trang quản lý quyền 38 Hình 3.5.3c: Trang quản lý học hàm – học vị 39 Hình 3.5.3d: Trang quản lý đơn vị 39 Hình 3.5.3e: Trang thêm cán bộ mới 40 vii DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng 1: tbl_canbo_chucvu 31 Bảng 2: tbl_lichcongtac 32 Bảng 3: tbl_canbo 32 Bảng 4: tbl_lich_canbo 32 Bảng 5: tbl_hochamhocvi 32 Bảng 6: tbl_donvicongtac 32 Bảng 7: tbl_quyenhan 33 Bảng 8: tbl_chucvu 33 Bảng 9: tbl_diadiem 33 Bảng 10: tbl_khoangthoigian 33 1 PHẦN MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Hiện nay, công tác quản lý văn bản của Viện Đại học Mở Hà Nội và công tác xây dựng lịch công tác của Văn phòng còn có những bất cập sau đây:  Về quản lý văn bản: Để tìm, tra cứu một tài liệu, văn bản có liên quan trong công việc, các văn bản mới là rất khó khắn khi chưa quản lý một cách có hệ thống và đầy đủ. Việc tra cứu, tham khảo vẫn ở tình trạng tìm kiếm văn bản truyền thống, photo…  Về lập lịch công tác: Viện Đại học Mở Hà Nội có những đặc thù rất riêng về mặt địa lý, do đó các thông tin cập nhật sẽ rất khó khăn đến với địa chỉ cần quan tâm, theo dõi. Mặt khác lịch đang ở chế độ văn bản nên tính động (update) nội dung là tương đối khó khăn. Việc đăng ký lịch vẫn phải trao đổi qua điện thoại mà không có cơ sở pháp lý rõ ràng trong việc đăng ký. Trong bối cảnh tin học hóa trong các trường đại học thì việc ứng dụng CNTT trong tổ chức và quản lý Văn phòng ở Viện Đại học Mở Hà Nội là hết sức cấp thiết. Do vậy nhóm đề xuất chọn đề tài này để xây dựng một hệ thống ứng dụng chạy trên nền web để khắc phục những nhược điểm, bất cập đã nêu ở trên. Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng do BGH giao cho, căn cứ vào việc tổ chức và quản lý hoạt động Văn phòng hiện tại của Viện Đại học Mở Hà Nội, nhóm đề xuất thực hiện đề tài này. 2. Tổng quan các vấn đề nghiên cứu  Về lý luận Đề tài sẽ phân tích làm rõ một số khái niệm có liên quan đến công nghệ thông tin, website, quản lý, hoạt động văn phòng, lưu trữ văn bản… 2 - Website được hiểu một cách chung nhất đó chính là một kênh thông tin của một chủ thể nào đó (chủ thể ở đây có thể là doanh nghiệp, cơ quan nhà nước, cá nhân…) nhằm đưa đến cho người xem hiểu rõ hơn về những vấn đề mà chủ thể muốn đưa ra; cho phép người truy cập có thể trực tiếp thực hiện nhiều việc trên website như giao tiếp, trao đổi thông tin với người chủ website và với những người truy cập khác, tìm kiếm… - Hoạt động Văn phòng là một trong những hoạt động mang tính thường xuyên, liên tục của các trường đại học, các Viện nghiên cứu, bao gồm nghiên cứu cơ bản, nghiên cứu ứng dụng, nghiên cứu triển khai trong lĩnh vực GD & ĐT. - Quản lý là sự công tác liên tục có tổ chức, có định hướng của chủ thể lên khách thể bằng một hệ thống các luật lệ, chính sách, nguyên tắc, phương pháp và biện pháp cụ thể nhằm tạo ra một môi trường và điều kiện cho sự phát triển của đối tượng. - Quản lý hoạt động Văn phòng là quản lý toàn bộ quy trình xây dựng và triển khai nghiên cứu của đề tài, dự án và các nhiệm vụ khác. Đề tài đưa ra bài học ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý tại một số trường đại học, đánh giá thực trạng quản lý hoạt động Văn phòng tại Viện Đại học Mở Hà Nội trong giai đoạn hiện nay; Đề tài phân tích những khả năng ứng dụng CNTT vào quản lý hoạt động văn phòng và quản lý văn bản, cụ thể như: xây dựng kế hoạch, tổ chức và chỉ đạo thực hiện, kiểm tra. Đồng thời xác định những nguyên tắc trong việc ứng dụng CNTT vào quản lý hoạt động Văn phòng: - Nguyên tắc bảo mật; - Nguyên tắc an toàn về dữ liệu; 3 - Nguyên tắc phân cấp quản lý.  Về thực tiễn Đề tài xây dựng hệ thống quản lý hoạt động Văn phòng của Viện Đại học Mở Hà Nội bao gồm: trang thông tin chạy trên máy chủ có liên kết nội bộ Viện ĐH Mở Hà Nội. Sản phầm này bao gồm: - Đặc tả hệ thống; - Tài liệu người dùng sơ bộ; - Đặc tả thiết kế; - Tài liệu vận hành và cài đặt; - Mô tả CSDL; - Tài liệu người sử dụng đã xây dựng; - Tài liệu bảo trì; Các tư liệu khác: hợp đồng, thanh lý hợp đồng, phiên bản, tài liệu pháp lý,… Dựa trên những nội dung được xây dựng trong trang quản lý trên, nhóm nghiên cứu tiến hành nhập dữ liệu từ hồ sơ quản lý hoạt động văn phòng của Viện ĐH Mở Hà Nội. 3. Mục tiêu  Tìm ra hướng đi và quy trình thích hợp cho các hoạt động của Văn phòng hợp lý và thuận lợi đạt hiệu suất cao.  Đề xuất việc ứng dụng công nghệ thông tin vào việc xây dựng các quy trình, cách tổ chức các hoạt động của Văn phòng để nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Viện Đại học Mở Hà Nội [...]... qua ứng dụng này để nắm bắt nhanh nhất kế họah công tác của Viện 2.2 Một số kinh nghiệm trong công tác Quản lý tổ chức hoạt động của Văn phòng tại một số đơn vị 2.2.1 Kinh nghiệm quản lý các hoạt động của văn phòng Xây dựng quy trình một cách khoa học và dễ dàng tổ chức thực hiện: Đối với một số đơn vị hoạt động Văn phòng đóng một vai trò rất quan trọng Hoạt động của văn phòng được coi là xương sống của. .. viên thực hiện tốt công việc của mình được giao phó Hiện nay, khoảng 70% cán bộ giảng viên của Viện sẵn sàng đón nhận những công nghệ mới và nhanh chóng làm chủ được các ứng dụng công nghệ 2.3.2 Đánh giá tính khả thi của việc ứng dụng CNTT trong quản lý hoạt động của Văn phòng tại Viện Đẩy nhanh công tác Tin học hóa trong toàn Viện Xây dựng các quy trình trong mọi hoạt động của Văn phòng mang tính khoa... Qua quá trình làm việc thực tế chúng tôi nhận thấy bộ phận Văn phòng của Viện cần được ứng dụng công nghệ thông tin, tin học hoá trong một số hoạt động này để đáp ứng tốt hơn nữa các nhiệm vụ mà Ban giám hiệu nhà trường giao cho 13 CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ, TỔ CHỨC CÁC HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG VÀ KHẢ NĂNG ỨNG DỤNG CNTT TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ 2.1 Khái quát về tình hình của bộ phận Văn phòng VĐHMHN... học Mở Hà Nội sẽ dần áp dụng CNTT vào các công tác quản lý, các hoạt động của Văn phòng để tối ưu hoá và khắc phục những khó khăn còn tồn đọng Trong đó, việc ứng dụng CNTT vào công tác quản lý hoạt động của Văn phòng đang được xem là vấn đề hết sức quan trọng và cần thiết Trong các hoạt 12 động của Văn phòng: việc quản lý văn bản, quy trình trình ký và việc lập lịch công tác của Viện trước đây đã gặp... triển của các ngành khoa học, công nghệ hiện đại 10  Công nghệ thông tin làm cho những phát mình, phát hiện được phổ biến nhanh hơn, được ứng dụng nhanh hơn, tạo điều kiện thực hiện thành công sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá  Công nghệ thông tin làm cho năng suất lao động tăng lên do có điều kiện thuận lợi để kế thừa và cải tiến một số công nghệ sẵn có hoặc nghiên cứu phát minh công nghệ mới... đơn vị mình Việc áp dụng Tin học vào công tác quản lý mang lại hiệu quả rất cao trong công việc Ngoài ra, một số quy trình đã được các đơn vị triển khai thành các ứng dụng có thể chạy ofline hoặc online tùy theo đặc thù của đơn vị và của quy trình công tác Việc Tin học hóa mang lại hiệu quả rất rõ rệt về mặt thời gian và tính chính xác của các công tác Với tốc độ tăng cường nhanh chóng của Internet... loại văn bản: Văn bản phân loại theo nhiều cách dựa trên nhiều tiêu chí như tính chất của văn bản; chủ thể ban hành văn bản; chức năng của văn bản, thuộc tính pháp lý của văn bản, hình thức của văn bản… Dưới đây là một số loại văn bản được sử dụng thường xuyên tại đơn vị: - Nghị quy t - Quy t định - Chỉ thị - Thông tư - Thông báo - Chương trình - Kế hoạch - Phương án - Đề án - Báo cáo - Biên bản - Tờ trình. .. từng giai đoạn, trong đó có một số nghị quy t quan trọng: Nghị quy t số 26-NQ/TW, ngày 30/03/1991 của Bộ Chính trị về khoa học và công nghệ trong sự nghiệp đổi mới đã nêu: “Tập trung sức phát triển của một số ngành khoa học công nghệ mũi nhọn như điện tử, tin học, …” Nghị quy t số 49/CP ngày 04/08/1993 về “Phát triển công nghệ thông tin ở Việt Nam trong những năm 90” Nghị quy t Hội nghị lần thứ bảy... rất quan tâm chỉ đạo việc ứng dụng CNTT trong trường học từ rất sớm Sau đây là một số định hướng, chỉ đạo quan trọng Ngày 10/04/2007, Chính phủ đã có Nghị định số 64/2007/NĐ-CP về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước Sau đó, Bộ Giáo dục và Đào tạo đã có văn bản gửi các cơ sở giáo dục và đào tạo yêu cầu thực hiện tốt nhiệm vụ ứng dụng công nghệ thông tin trong giáo dục, giai... vai trò trung gian giữa hệ quy t định và hệ tác nghiệp trong hệ thống quản lý - Hệ thống thông tin có hai nhiệm vụ chủ yếu là: Trao đổi thông tin với môi trường ngoài Thực hiện việc liên lạc giữa các bộ phận và cung cấp thông tin cho các hệ quy t định và hệ tác nghiệp 1.3 Ứng dụng CNTT trong quản lý cuả Văn phòng  Công nghệ thông tin và truyền thông làm cho kho tri thức của nhân loại giàu lên nhanh . TÀI NGHIÊN CỨU KHOA HỌC 2014 ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN NHẰM XÂY DỰNG MỘT SỐ QUY TRÌNH LÀM VIỆC CỦA VĂN PHÒNG Mã số: V2014-08 Chủ nhiệm đề tài: Ths. Nguyễn. TỔNG KẾT ĐỀ TÀI NCKH CẤP VIỆN NĂM 2014 ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN NHẰM XÂY DỰNG MỘT SỐ QUY TRÌNH LÀM VIỆC CỦA VĂN PHÒNG Mã số: V2014-08 Xác nhận cơ quan chủ trì đề tài. hoạt động của văn phòng 15 2.2. Một số kinh nghiệm trong công tác Quản lý tổ chức hoạt động của Văn phòng tại một số đơn vị. 26 2.2.1. Kinh nghiệm quản lý các hoạt động của văn phòng 26