5. Nội dung nghiên cứu
2.3.2.Đánh giá tính khả thi của việc ứng dụng CNTT trong quản lý hoạt động của
phòng tại Viện
2.3.1. Tình hình tin học hoá của ĐH Mở Hà Nội trong những năm gần đây
Những năm gần đây, thực hiện chủ trương của Đảng ủy, Ban Giám hiệu. Viện Đại học Mở Hà Nội đã từng bước Tin học hóa toàn Viện trên đầy đủ các phương diện quản lý cũng như đào tạo.
Hiện nay, với số lượng 1 máy tính/ 1 cán bộ. Hệ thống máy tính của Viện hiện nay có gần 400 máy tính được kết nối Internet. Bởi vậy, việc sử dụng các ứng dụng online và qua hệ thống network là rất phù hợp mang lại hiệu quả công việc cao về thời gian và công sức.
Bản thân, Viện Đại học Mở Hà Nội có 12 khoa chuyên ngành, đặt tại 10 địa điểm khác nhau. Mỗi địa điểm cách nhau 7-10km. Với tình hình giao thông hiện nay, việc di chuyển để sử lý một công việc (mặc dù rất nhỏ) là rất mất thời gian kèm theo lãng phí về tài chính. Để khắc phục tình hình này, giải pháp là xây dựng các ứng dụng quản lý các hoạt động trong Viện sẽ đem lại hiệu quả rất lớn.
Đội ngũ cán bộ, giảng viên thường xuyên trau dồi trình độ ngoại ngữ và tin học. Viện thường xuyên mở các khóa đào tạo ngắn hạn về Công nghệ Thông tin để trợ giúp cho cán bộ, giảng viên thực hiện tốt công việc của mình được giao phó. Hiện nay, khoảng 70% cán bộ giảng viên của Viện sẵn sàng đón nhận những công nghệ mới và nhanh chóng làm chủ được các ứng dụng công nghệ.
2.3.2 Đánh giá tính khả thi của việc ứng dụng CNTT trong quản lý hoạt động của Văn phòng tại Viện của Văn phòng tại Viện
Đẩy nhanh công tác Tin học hóa trong toàn Viện
Xây dựng các quy trình trong mọi hoạt động của Văn phòng mang tính khoa học và thuận tiện trong công tác quản lý và đào tạo. Từng bước Tin học hóa, giao tiếp, giao dịch và trao đổi thông qua hệ thống
29
Luôn luôn nắm bắt và cập nhật các thông tin đăng ký, lịch làm việc với Đảng ủy và Ban giám hiệu từ cơ sở.
Cán bộ, giảng viên của Viện luôn được cập nhật kịp thời các hoạt động của Viện một cách nhanh chóng và có hiệu quả cao.
Thông qua việc Tin học hóa và xây dựng các ứng dụng phục vụ các quy trình làm việc và hoạt động trong mọi lĩnh vực của Viện góp phần rút ngắn được thời gian dư thừa và lãng phí khi chúng ta sử dụng các giải pháp hiện thời..
30
CHƯƠNG III: XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ LẬP LỊCH CÔNG TÁC TỰ ĐỘNG CỦA VIỆN ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI 3.1. Giới thiệu về công nghệ sử dụng
Tại đề tài này, chúng tôi đưa ra 1 giải pháp công nghệ nhằm hỗ trợ vào công tác lập kế hoạch làm việc tại Viện Đại học Mở Hà Nội. Vì thời gian có hạn nên ứng dụng mới dừng lại ở mức Demo sản phẩm, chưa có đầy đủ các quy trình của xây dựng ứng dụng
Phần quản lý văn bản sẽ được xây dựng và tích hợp vào hệ thống ở giai đoạn sau, khi có ý kiến của hội đồng khoa học về mức độ cần thiết trong công tác quản lý và sự đồng ý của Đảng ủy, Ban Giám hiệu
Căn cứ vào quy trình lập lịch được xây dựng ở trên và khả năng của Viện Đại học Mở Hà nội về trang thiết bị, tính ổn định và thuận lợi trong công tác đăng ký, xét duyệt và lập lịch. Nhóm nghiên cứu đã thực hiện xây dựng một ứng dụng lập lịch công tác chạy trên nền web. Qua ứng dụng này, các đơn vị cá nhân có thể ở bất cứ vị trí nào, ứng dụng đều cho phép đăng ký và cán bộ văn phòng sẽ được cập nhật ngay thông tin, trình lãnh đạo duyệt lịch.
Ứng dụng được biết bằng ngôn ngữ: PHP Chạy trên hệ điều hành: CENTOS 6.5
Cơ sở dữ liệu: SQL (được tích hợp sẵn trong gói quản lý hosting của webserver: zpanel cùng ứng dụng APACHE và FILEZILLA)
Ứng dụng chạy được trên PC, Laptop và SmartPhone. Ứng dụng có tên miền: sch.hou.edu.vn
Ứng dụng sẽ được cài đặt tại phòng Server của Viện Đại học Mở Hà Nội đặt tại Trung tâm Công nghệ Thông tin. Trong giai đoạn demo, ứng dụng sẽ chạy chung server tại địa chỉ: 118.70.222.138
31
3.2. Phân tích hệ thống
3.2.1. Phân tích các yêu cầu về chức năng hệ thống
Hình 3.2.1: Sơ đồ chức năng
3.2.2. Cấu trúc hệ thống cơ sở dữ liệu
STT Tên trường Mô tả
1 ma_canbo_chucvu Mã cán bộ chức vụ
2 ma_quyenhan(FK) Mã quyền hạn
3 ma_cb(FK) Mã cán bộ (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
4 ma_chucvu(FK) Mã chức vụ
5 ngaybd_chucvu Ngày bắt đầu chức vụ
6 ma_donvi(FK) Mã đơn vị
Bảng 1: tbl_canbo_chucvu
STT Tên trường Mô tả
1 ma_lich Mã lịch
2 ma_diadiem Mã địa điểm
3 ma_khoangtg(FK) Mã khoảng thời gian
32
5 ngaydangky_lichcongtac Ngày đăng ký lịch công tác
6 noidunglich Nội dung lịch công tác
7 nguoilaplich(FK) Người lập lịch công tác 8 nguoiduyetlich(FK) Người duyệt lịch(FK)
Bảng 2: tbl_lichcongtac
STT Tên trường Mô tả
1 ma_cb Mã cán bộ 2 hoten_cb Họ tên cán bộ 3 ten_cb Tên cán bộ 4 gioitinh_cb Giới tính cán bộ 5 sdt_cb Số điện thoại cán bộ 6 email_cb Email cán bộ 7 ma_hochamhocvi(FK) Mã học hàm học vị Bảng 3: tbl_canbo
STT Tên trường Mô tả
1 ma_lich_canbo Mã lịch cán bộ
2 Ghichu_lichcb Ghi chú lịch cán bộ
3 ma_canbo_chucvu(FK) Mã cán bộ chức vụ
4 ma_lich(FK) Mã lịch
Bảng 4: tbl_lich_canbo
STT Tên trường Mô tả
1 ma_hochamhocvi Mã học hàm học vị
2 Ten_hochamhocvi Tên học hàm học vị
Bảng 5: tbl_hochamhocvi
STT Tên trường Mô tả
1 ma_donvi Mã đơn vị
2 Ten_donvi Tên đơn vị
3 diadiem_donvi Địa điểm đơn vị
33 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
STT Tên trường Mô tả
1 ma_quyenhan Mã quyền hạn
2 ten_quyenhan Tên quyền hạn
Bảng 7: tbl_quyenhan
STT Tên trường Mô tả
1 ma_chucvu Mã chức vụ
2 ten_chucvu Tên chức vụ
Bảng 8: tbl_chucvu
STT Tên trường Mô tả
1 ma_diadiem Mã địa điểm
2 Ten_diadiem Tên địa điểm
Bảng 9: tbl_diadiem
STT Tên trường Mô tả
1 ma_khoangtg Mã khoảng thời gian
2 ten_khoang_tg Tên khoảng thời gian
34
3.2.3. Xây dựng mô hình thực thể liên kết
Hình 3.2.3 Mô hình thực thể liên kết
3.3. Thiết kế hệ thống
Hệ thống được tách biệt thành 2 phần riêng biệt:
Phần 1: Dành cho tất cả các cán bộ, giảng viên trong toàn Viện Phần 2: Dành cho các lãnh đạo khối Phòng, Ban, Trung tâm, Khoa Phần 3: Dành cho bộ phận quản trị và duyệt lịch
Trong từng phần các chức năng có liên quan sẽ được thiết lập nhằm tạo môi trường đầy đủ và thuận lợi cho người sử dụng. Toàn bộ phần dữ liệu trong ứng dụng sẽ được lưu lại thông qua các bảng đã nêu ở phần 3.2.2.
35
3.5. Giới thiệu ứng dụng
3.5.1. Trang dành cho tất cả thành viên
Hình 3.5.1: Lịch tuần
Chỉ cần truy cập vào tên miền sch.hou.edu.vn tất cả cán bộ, giảng viên của Viện đều có thể xem được lịch công tác tuần như ở hình vẽ trên. Ứng dụng cung cấp tiện ích in ấn ngay tại pageview.
3.5.2 Dành cho cán bộ đăng ký và xem lịch
Khu vực này có 03 module:
Hình 3.5.2a: Trang quản lý của cán bộ (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Đối với lãnh đạo các Khoa, Phòng, Trung tâm gọi tắt là Cán bộ sẽ được tăng thêm một số quyền cụ thể như sau: Đăng ký lịch, Sửa lịch đã đăng ký, Xem danh sách lịch dự kiến.
Lập lịch công tác
Module này cho phép các cán bộ là lãnh đạo Đảng ủy, Ban giám hiệu, Khoa, Phòng, Ban, Trung tâm đăng ký lịch công tác tuần với Ban giám hiệu.
36
Một số lệnh lọc về Cán bộ tham dự, Địa điểm họp và Thời gian cũng sẽ được lọc và cấp phép tại đây. Việc đăng ký lịch này sẽ được lưu vào lịch dự kiến để Ban giám hiệu xem xét và duyệt.
Hình 3.5.2b: Trang lập lịch công tác
Danh sách lịch (lịch dự kiến)
Tất cả các phần đăng ký lịch của tất cả các đơn vị sẽ được lưu vào đây. Tại đây, các cán bộ có quyền lập lịch có quyền sửa chữa các nội dung. Ban giám hiệu sẽ xem xét mức độ cần thiết để sắp xếp kế hoạch và duyệt lịch. Nếu có thay đổi sẽ có thông báo tới đơn vị đăng ký
37
Hình 3.5.2c: Trang lịch dự kiến (chưa duyệt)
Duyệt lịch – Lịch tuần
Sau khi đã xem xét kế hoạch và có ý kiến của Đảng ủy, Ban giám hiệu. Bộ phận duyệt lịch (Văn phòng) sẽ kích hoạt lịch. Sau khi kích hoạt, lịch công tác sẽ được lưu vào lịch tuần để thực hiện. Kể từ đây, các đơn vị không được thay đổi, nếu muốn thay đổi phải có ý kiến trực tiếp với Đảng ủy, Ban giám hiệu
Hình 3.5.2a: Trang duyệt lịch tuần (Văn phòng)
3.5.3. Quản trị hệ thống
Khu vực này dành cho Quản trị hệ thống (thuộc Văn phòng) bao gồm các module sau đây: Quản lý quyền, Quản lý chức năng, Quản lý địa điểm, Quản lý đơn vị Công tác, Quản lý bán bộ, Quản lý khung thời gian và Quản lý cán bộ
38
Hình 3.5.3a: Trang quản lý danh mục
Một số hình ảnh của các module trong khu vực Quản trị hệ thống
Quản lý quyền: Có 2 loại quyền được quản lý ở đây đó là: admin và canbo. Trong mục 3.5.2 là các quyền của canbo (lãnh đạo các Khoa, Phòng, Trung tâm), trong mục 3.5.3 này là các quyền thuộc về admin (thuộc Văn phòng).
Hình 3.5.3b: Trang quản lý quyền
Quản lý học vị - học hàm: Việc quản lý học vị - học hàm này cho phép điều chỉnh khi đơn nguyên có sự thay đổi. Hoặc có sự thay đổi của cả hệ thống. Tuy nhiên, module này sẽ rất ít khi được sử dụng tới trong quá trình tổ chức thực hiện.
39
Hình 3.5.3c: Trang quản lý học hàm – học vị
Quản lý Địa điểm: Điều chỉnh, sửa và thêm nếu có thay đổi. Do đặc thù của Viện ĐH Mở Hà Nội, việc thay đổi này có khả năng xảy ra là tương đối lớn.
Quản lý Đơn vị công tác: Quản lý đơn vị công tác và quản lý địa điểm có liên quan trực tiếp đến nhau. Khi một địa điểm thay đổi thì một hoặc một số các đơn vị sẽ bị thay đổi theo.
40
Thêm cán bộ: Với các cán bộ được thêm tại đây đều có quyền đăng ký lịch công tác với Đảng ủy, Ban giám hiệu. Khi cập nhật sẽ trao quyền luôn tại đây.
Hình 3.5.3e: Trang thêm cán bộ mới
41 Khoảng thời gian
42 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
PHẦN KẾT LUẬN
Đề tài nghiên cứu trên cơ sở thực tế về hoạt động của bộ phận Văn phòng, nhóm nghiên cứu đã nghiên cứu chi tiết về cách thức tổ chức và hoạt động của Văn phòng để rồi từ đó đề xuất về cách tổ chức hoạt động của Văn phòng trong việc quản lý văn bản, quy trình trình ký và công tác lập lịch công tác của Viện.
Nhóm nghiên cứu đã cố gắng nỗ lực nghiên cứu và mong muốn nhận được các ý kiến đóng góp để đề tài được hoàn thiện và sớm được ứng dụng vào hoạt động của Văn phòng hiện nay.
43
TÀI LIỆU THAM KHẢO
[1] "Management Science". 2013 Journal Citation Reports. Web of Science (Science ed.). Thomson Reuters. 2014.
[2] "History". Management Science. Institute for Operations Research and the Management Sciences. Retrieved 18 October 2014.
[3] Hồ Văn Vĩnh (CB), Giáo trình Khoa học Quản lý, Nhà xuất bản Chính trị Quốc gia, Hà nội, 2003
[4]https://www.informs.org/content/download/166515/1701945/file/Churchman%
20Tribute.pdf
[5]http://www.cleveroffice.info/vn/Tin-tuc/Ly-thuyet-quan-ly/34-Quan-ly-la-gi-
Su-thong-nhat-hoan-hao-giua-li-luan-va-thuc-tien.aspx
[6] “Release for CentOS-6.5 i386 and x86_64”. centos.org. Access 01/12/2013. [7] “Red Hat Enterprise Linux 6.5 Release Notes”. Red Hat. Access 21/11/2013.