5. Nội dung nghiên cứu
2.2.1. Kinh nghiệm quản lý các hoạt động của văn phòng
Xây dựng quy trình một cách khoa học và dễ dàng tổ chức thực hiện: Đối với một số đơn vị hoạt động Văn phòng đóng một vai trò rất quan trọng. Hoạt động của văn phòng được coi là xương sống của các chuỗi hoạt động của các đơn vị. Do công việc và tổ chức thực hiện nhiều hoạt động do đó, việc xây dựng quy trình là rất quan trọng. Nếu việc xây dựng quy trình đó khoa học thì việc tổ chức thực hiện sẽ tốt còn ngược lại thì sẽ có nhiều bất cập khi thực hiện.
Việc tổ chức thực hiện phải dễ dàng thực hiện và phù hợp với các yếu tố của các đơn vị tham gia. Việc tổ chức một quy trình nào đó, càng đơn giản, thuận tiện càng tốt. Tránh tổ chức gây phiền hà hoặc qua quá nhiều các bước trung gian không cần thiết.
Có các phương án dự phòng: Do các ảnh hưởng yếu tố chủ quan hoặc khách quan, đôi khi các công tác không được tổ chức thực hiện như mong muốn.
27
Văn phòng cần có những phương án dự phòng để có thể xử lý kịp thời trong trường hợp cần thiết. Tránh trường hợp, các đơn vị sẽ lúng túng trong khi xảy ra sự cố.
Phối hợp với các đơn vị có liên quan: Khi lập kế hoạch tổ chức thực hiện, Văn phòng cần có sự phối hợp chặt chẽ với các đơn vị trong và ngoài. Việc phối hợp này đóng vai trò rất quan trọng trong công tác tổ chức thực hiện. Trong quá trình tổ chức thực hiện, 2 bên liên tục phải cập nhật thông tin, thông báo và cùng thảo luận và đưa ra các phương án giải quyết trong quá trình thực hiện.