ĐỘNG VIÊN NHÂN VIÊN

Trong bất kỳ một tổ chức nào cũng vậy đều xây dựng cho mình một văn hóa doanh nghiệp đặc thù và tòan thể mọi người sẽ theo đó mà phát huy và xây dựng văn hóa ngày càng phát triển hơn.

TR ƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HỒ CHÍ MINH

HỆ HÒAN CHỈNH ĐẠI HỌC

TIỂU LUẬN MÔN GIAO TIẾP KINH DOANH

Giảng viên : Lê Việt Hưng

Sinh viên : Lâm Ngọc Hải Yến

Số thứ tự : 143

Tháng 02/2009

LỜI MỞ ĐẦU 1

I GIỚI THIỆU CHUNG

3.1 Quá trình cơ bản làm nảy sinh động cơ

4

3.2 Mong đợi của nhân viên (theo mức độ ưu tiên)

6

1.2 Đảm bảo các nhân viên có chuyên môn

và các công cụ họ cần

6

1.3 Cố gắng hiểu được quan điểm của các nhân viên

7

1.4 Động viên bằng cách chia sẻ thông tin

7

1.5 Cho phép các nhân viên tự đưa ra những

lựa chọn của riêng họ

7

1.6 Cho họ cơ hội tạo ra một lịch làm việc linh hoạt

8

1.7 Động viên bằng việc giao cho họ những công việc đặc biệt

8

1.8 Tìm cơ hội thăng tiến cho nhân viên giỏi

9

1.9 Luôn nhiệt tình với các nhân viên

9

1.10 Để nhân viên tự khám phá ra sự chân thực của mình

9

1.11 Động viên bằng việc khen thưởng nhân viên giỏi

1.12 Động viên bằng cách thưởng cho nhân viên

(nhưng tiền chưa phải là tất cả)

10

1.13 Động viên bằng việc phúc lợi, khen thưởng và xử phạt

11

1.13.1 Phúc lợi

11

1.13.2 Khen thưởng

12

1.13.3 Xử phạt

12

1.13.4 Hành động Kỷ luật

12

2 Những cách thức động viên không đạt hiệu quả

13

13

13

2.3 Công nhận

14

3 Xử lý những tình huống hay gặp 13

3.1 Nhân viên chuyển công tác hoặc xin nghỉ việc

13 3.2 Tinh thần làm việc của một tập thể không ổn định

13

14

14

155.1 Lợi ích đối với người được động viên

15

16

16

KẾT LUẬN 17

LỜI MỞ ĐẦU

Ngày nay, hầu hết sự thành công của các doanh nghiệp đều phụ thuộc chủ yếu vào tài sản con người hơn là tài sản vật chất Vì thế, việc động viên nhân viên đóng một vai trò rất quan trọng và lại là nền tảng vững chắc, ảnh hưởng đến sự thịnh vượng của một tổ chức

Hành động động viên nhân viên được xem là một trong những quyết định quan trọng nhất của nhà quản lý Một lời động viên không tốt sẽ kéo năng suất làm việc xuống thấp và gây nhiều tốn kém để điều chỉnh Ngược lại, chỉ cần những lời động viên, sự quan tâm đúng lúc sẽ tạo hiệu quả cao trong công việc của nhân viên cũng như của toàn bộ công ty

Cũng như nhiều hoạt động khác, hoạt động động viên nhân viên là một quy trình kinh doanh – một tập hợp các hoạt động biến nguồn vào thành nguồn ra Quy trình này gắn liền với các mối quan hệ giữa người với người trong một tổ chức với nhau, sự hòa hợp, giúp đỡ lẫn nhau để có tinh thần cầu tiến sẽ giúp nhân viên phát huy hết năng lực, khả năng của bản thân mình, và những cách thức động viên đúng đắn sẽ làm cho nhân viên thấu hiểu được sếp của mình hơn

Giao tiếp kinh doanh QT02

I GIỚI THIỆU CHUNG

1 Tổng quan về văn hóa doanh nghiệp

Trong bất kỳ một tổ chức nào cũng vậy đều xây dựng cho mình một văn hóa doanh nghiệp đặc thù và tòan thể mọi người sẽ theo đó mà phát huy và xây dựng văn hóa ngày càng phát triển hơn Văn hoá doanh nghiệp chính là tài sản vô hình của mỗi doanh nghiệp Cùng với sự phát triển của nền kinh tế thị trường thì việc xây dựng văn hoá doanh nghiệp là một việc làm hết sức cần thiết nhưng cũng không ít khó khăn

Ngòai ra, môi trường văn hóa trong doanh nghiệp sẽ quyết định đến sự thành bại của doanh nghiệp đó, nhưng trong văn hóa đó đòi hỏi nhà lãnh đạo phải

có một phong cách lãnh đạo, một cách thức làm việc hợp lý và nắm bắt được tâm

lý nhân viên để không gặp phải tình trạng đánh mất người tài

Trong văn hóa doanh nghiệp đó bao gồm nhiều yếu tố cấu thành nên, chúng

ta chỉ phân tích yếu tố “Động viên nhân viên”, để thấy được tầm quan trọng và

mức độ ảnh hưởng của yếu tố văn hóa này đối với nhân viên trong một tổ chức ra sao

2 Khái niệm động viên nhân viên

Động viên là một tiến trình thuộc về tâm lý nhằm đưa đến những chỉ dẫn và mục đích hành vi, là một khuynh hướng hành vi có mục đích để đạt được những nhu cầu chưa được thỏa mãn, một định hướng từ bên trong để thỏa mãn nhu cầu chưa thỏa mãn và là sự sẵn lòng để đạt được

Động viên nhân viên giúp doanh nghiệp có thể tồn tại trước nhu cầu (của thời đại) là sự thay đổi chỗ làm nhanh chóng của nhân viên Động viên cũng giúp

tổ chức nâng cao năng suất lao động Vì vậy, các nhà quản trị cần hiểu rõ động viên để có thể hoạt động một cách có hiệu quả Chúng ta cũng dễ dàng thừa nhận

rằng động viên là một trong những chức năng “phức tạp” nhất của nhà quản trị

thuộc về con người.

3 Động cơ thúc đẩy con người làm việc

3.1 Quá trình cơ bản làm nảy sinh động cơ

 Nhu cầu (chưa thỏa mãn)

 Tìm cách thức để thỏa mãn nhu cầu

 Hành động nhắm tới một mục đích nào đó

 Kết quả thể hiện của hành động

 Được khen thưởng / bị phạt

 Đánh giá lại mức độ thỏa mãn của bản thân

3.2 Mong đợi của nhân viên (theo mức độ ưu tiên)

 Thăng tiến và phát triển

 Tiền lương xứng đáng

 An toàn về công ăn việc làm

 Công việc hấp dẫn và tương xứng với khả năng

 Được người khác đánh giá cao, được tôn trọng

 Có quyền lực

 Các cấp bậc theo nhu cầu của Maslow

 Nhu cầu tự nhiên

Giao trách nhiệm, ủy quyền

Mở rộng công việc

 Nhu cầu tự thể hiện

Biểu dương / khen thưởng

Kêu gọi tham gia

Giao tiếp kinh doanh QT02

 Nhu cầu xã hội

Tạo không khí thoải mái

Xây dựng tinh thần đồng độ

Cung cấp thông tin

 Nhu cầu an toàn

Cải tiến điều kiện làm việc

Tiền thưởng / thù lao

 Nhu cầu sinh lý

Tiền lương

Điều kiện làm việc

Ghi chú: Thỏa mãn được nhu cầu cấp thấp thì kích thích tinh thần làm việc của

nhân viên không bao nhiêu Nhưng nếu không được thỏa mãn thì dễ sinh bất mãn Ngược lại, thỏa mãn nhu cầu cấp cao thì sẽ động viên tinh thần nhân viên hiệu quả hơn

II NỘI DUNG HÌNH THỨC ĐỘNG VIÊN NHÂN VIÊN

1 Những hình thức động viên nhân viên đạt hiệu quả

Có nhiều hình thức động viên nhân viên:

Có thể chỉ với một cái bắt tay, một cái vỗ tay ân tình của nhà quản lý đối với nhân viên của mình thì điều đó không có khó khăn gì, nhưng đối với nhiều nhà lãnh đạo thì đó là việc làm vớ vẩn, mất thời gian Vô tình, những nhà lãnh đạo đó

đã tạo ra khoảng cách với nhân viên, những người luôn mong muốn mình được thừa nhận, được tôn trọng, được động viên, khích lệ Khi mà sự khích lệ bên trong

là chìa khoá cho hành động và sự hoàn thành tốt công việc của các nhân viên, các nhà quản lý cần xây dựng một môi trường - nơi mà những khích lệ bên trong luôn tràn ngập Cách thức là:

1.1 Động viên một cách trực tiếp

Đối với bất kỳ một nhân viên nào cũng mong muốn được “sếp” thừa nhận, được tôn trọng, được động viên khích lệ Là nhà quản lý, việc động viên trực tiếp được coi là một công cụ rất hữu hiệu để khuyến khích, chia sẻ với người lao động, kéo họ xích lại gần mình hơn Tâm lý chung của nhân viên thường rất e dè, ngại ngùng khi tiếp xúc trực tiếp với nhà lãnh đạo của mình

Việc động viên nhân viên có nhiều hình thức cũng như phương pháp khác nhau, có thể là những bữa ăn trưa thân mật hoặc những buổi liên hoan hay du lịch

dã ngoại là một hình thức giúp cho nhà lãnh đạo và nhân viên hòa hợp với nhau nhiều hơn, ngoài ra nhà lãnh đạo cũng sẽ có được điều kiện nắm bắt được tâm lý của nhân viên rõ ràng hơn

1.2 Đảm bảo các nhân viên có chuyên môn và các công cụ họ cần

Khi có đủ những điều đó thì nhân viên cảm thấy tự tin và có đủ khả năng thực hiện tốt công việc được giao Đó có thể là các công cụ vật chất, các thiết bị văn phòng, đào tạo kỹ năng hay các chiến lược giao tiếp nhất định

1.3 Cố gắng hiểu được quan điểm của các nhân viên

Bằng việc thấy được các suy nghĩ và viễn cảnh của họ Bạn không biết đó

là gì? Hãy trực tiếp hỏi họ Hãy tiến hành các cuộc điều tra nếu cần thiết Và hãy trò chuyện cả với tấc cả các nhân viên của bạn Không phải động viên những điều người ta nghĩ hay cảm thấy, mà động viên những việc người ta làm Muốn như vậy, nhà lãnh đạo không chỉ trình bày mà phải trò chuyện Trình bày là truyền thông tin, nhưng khi bạn muốn động viên người khác, thì hơn cả truyền đạt thông tin đơn thuần, bạn phải để mọi người tin bạn và hành động đi theo bạn Hiệu quả mang lại từ những cuộc trò chuyện đó là rất cao và cách nhìn nhận vấn đề cũng như thái độ của nhân viên sẽ khác đi Sự động viên được định hướng bằng cảm xúc Cảm xúc (emotion) và motion đều là dịch chuyển một ai đó để họ hành động, phải gắn kết với cảm xúc của họ

Giao tiếp kinh doanh QT02

1.4 Động viên bằng cách chia sẻ thông tin

Nhà lãnh đạo cũng phải biết cách nắm bắt tâm lý của nhân viên một cách chính xác và nhanh chóng hơn, luôn chia sẻ mọi thông tin với nhân viên, qua đó mọi người đều biết rõ tình hình kinh doanh của Công ty, kể cả những lúc khó khăn cũng như khi thuận lợi, mọi người sẽ hiểu và đồng lòng cùng nhà quản lý vượt qua những giai đoạn khó khăn, ngoài ra, nhà lãnh đạo cũng cần phải xây dựng mối quan hệ giữa người với người trong doanh nghiệp, bao gồm cả tinh thần tôn trọng, tin tưởng, hỗ trợ lẫn nhau, cùng chung sức Đó chính là môi trường làm việc thể hiện sự tôn trọng lẫn nhau của những thành viên trong tổ chức

1.5 Cho phép các nhân viên tự đưa ra những lựa chọn của riêng họ

Hãy để các nhân viên lựa chọn cách thức và phương pháp đạt được các kết quả bạn tìm kiếm Hãy để họ có tiếng nói trong việc thực hiện nhiệm vụ được giao

và trong những kết quả chờ đợi

1.6 Cho họ cơ hội tạo ra một lịch làm việc linh hoạt

Nếu họ làm việc trong môi trường bị đóng khung, hãy cho phép nhân viên của mình tự đáp ứng nhu cầu cá nhân bằng lịch làm việc hàng ngày linh hoạt hơn

Có thể, họ phải đưa con đi học vào sáng sớm hãy cho phép nhân viên của mình

có thể đi làm trễ hơn 30 phút vào mỗi buổi sáng, hay đón con thì hãy nghỉ việc sớm hơn ít phút vào mỗi buổi chiều Điều này sẽ giúp họ không bị tắc đường thay

vì về bằng giờ hành chánh Đừng quên một cách động viên cũng rất tốt là thỉnh thoảng cho nhân viên nghỉ một buổi chiều hoặc nghỉ cả ngày ngoài chính sách nghỉ chính thức của tổ chức

1.7 Động viên bằng việc giao cho họ những công việc đặc biệt

Đây có thể là một cách rất mất thời gian nhưng lại là một cách động viên hiệu quả Hãy dành thời gian xem một số công việc mà những nhân viên bạn yêu thích Xem những sở thích này có phù hợp với đòi hỏi của dự án hoặc của công việc đặc biệt đó không Mục đích của bạn là mang lại cho họ cơ hội làm những

vai trò này bởi vì bạn đánh giá cao và thừa nhận những biểu hiện làm việc xuất sắc của họ.

1.8 Tìm cơ hội thăng tiến cho nhân viên giỏi

Không phải ai cũng ao ước được thăng tiến hoặc được gia tăng thêm trách nhiệm, nhưng đa số nhân viên đều muốn như vậy Nếu cơ hội thăng tiến không được đưa ra vào thời điểm hợp lý, những người được thăng tiến sẽ không cảm giác thực sự được đánh giá cao Nếu ở bộ phận của bạn không có cơ hội này, hãy xem các bộ phận khác trong tổ chức Bằng cách này có thể bộ phận của bạn sẽ mất đi một nhân viên giỏi, nhưng bạn sẽ có được sự kính trọng và thiện chí trong

tổ chức Bạn sẽ thể hiện được rằng bạn quan tâm đến sở thích và tương lai của những người khác (thử xem nhân viên của bạn có phải là người hâm mộ thể thao không Hãy cho họ đôi vé xem một sự kiện thể thao chuyên nghiệp nào đó Họ có thích dự tiệc không? Nếu có hãy gợi ý một bữa tối ở một nhà hàng tốt cho họ với

vợ hoặc chồng của họ Hãy sử dụng óc tưởng tượng của bạn để có thể tìm được rất nhiều cách khác nhau để thể hiện sự đánh giá và động viên người khác mà không phải bằng tiền) Đó cũng là cơ hội để phát hiện thêm nhiều sở thích của những nhân viên yêu quý của bạn

1.9 Luôn nhiệt tình với các nhân viên

Hãy cho các nhân viên thấy bạn nhìn nhận họ những con người với các giá trị và nguyên tắc cá nhân họ mang tới công việc

1.10 Để nhân viên tự khám phá ra sự chân thực của mình

Điều mà đến lượt nó sẽ dẫn dắt các nhân viên hành động thích hợp nhất Hãy hỗ trợ các nhân viên trong việc khám phá ra số mệnh của họ, cả trong và ngoài công việc Sau đó, hãy khai phá những cách thức mà các giá trị, nguyên tắc

và vận mệnh của các nhân viên đứng thẳng hàng với các giá trị, nguyên tắc và vận mệnh của công ty bạn Những kết quả tuyệt vời sẽ đến không lâu sau đó

Giao tiếp kinh doanh QT02

1.11 Động viên bằng việc khen thưởng nhân viên giỏi trước mặt đồng

nghiệp của họ

Thực tế mọi người đều thích được khen và cảm thấy họ được đánh giá cao Nhiều nhà lãnh đạo sai lầm khi chỉ gặp riêng và khen nhân viên Cách khen hiệu

quả nhất là “khen trước mặt mọi người”, nhưng đừng lạm dụng việc này vì nếu

không nó sẽ mất đi tính hiệu quả vốn có của nó

1.12 Động viên bằng cách thưởng cho nhân viên (nhưng tiền chưa

phải là tất cả)

Trên thực tế tất cả mọi nhân viên dùng tài năng và công sức của mình để hưởng được mức lương xứng đáng với khả năng và việc khen thưởng cá nhân sẽ đáp ứng được nhu cầu bản thân của mỗi người và họ sẽ cảm thấy được khuyến khích nhiều hơn Nhưng đại đa số một bộ phận mọi người đều không quan tâm hay chú trọng đến vấn đề tiền bạc Thật chất, thì bất kỳ một người lao động nào đi làm cũng quan tâm, để ý đến lương bổng của mình nhưng không phải ai cũng lưu tâm vấn đề này

Một nhà lãnh đạo sáng suốt luôn biết rằng, thỉnh thoảng nhân viên cần được tăng lương, hoặc thưởng để duy trì được động cơ làm việc tốt Tuy nhiên, tăng lương hay tiền thưởng chỉ là một nguồn động viên ngắn hạn Và dần dần, việc tăng thu nhập trở thành điều mà mọi người mong đợi Nhiều người đánh giá cao việc được tăng lương, nhưng tự họ sẽ không cảm thấy được khuyến khích nhiều bằng hành động này Do đó, ngoài việc khen thưởng bằng tiền, còn rất nhiều cách khác có thể mang lại hiệu quả bất ngờ

1.13 Động viên bằng việc phúc lợi, khen thưởng và xử phạt

1.13.1 Phúc lợi

– Phúc lợi theo quy định pháp luật

– Phúc lợi tự nguyện

– Chăm sóc sức khỏe

– Bảo hiểm nhân thọ

– Bồi dưỡng độc hại – nguy hiểm

– Hình thức thù lao gián tiếp

1.13.2 Khen thưởng

– Phần thưởng phải có ý nghĩa quan trọng

– Phần thưởng phải thích đáng và chân thành đối với người được khen thưởng

– Việc khen thưởng phải thưởng ngay, kịp thời

– Hình phạt chỉ có hiệu quả khi nhà lãnh đạo thực sự kiểm soát được hành động của họ

– Việc xử phạt có thể tạo ra khuynh hướng làm cho mọi người xa lánh bạn– Việc xử phạt còn là nguyên nhân khơi nguồn cho một phản ứng chống đối

Giao tiếp kinh doanh QT02

1.13.4 Hành động Kỷ luật

Những phản hồi tiêu cực có thể gây ra các kết quả hết sức tiêu cực nếu nhân viên qua đó cảm thấy mình thiếu năng lực hay không thể kiểm soát Chắc chắn là

chúng ta không thể bỏ qua các kết quả công việc kém cỏi, nhưng chúng ta có thể giải quyết và phản hồi lại theo những cách thức thích hợp hơn Điều này đơn giản

có nghĩa rằng chúng ta cần cố gắng thấy được những gì từ quan điểm của các nhân viên và từ đó chúng ta đưa ra cho họ cơ hội để tự sửa đổi

Nhìn chung, nghệ thuật động viên nhân viên đồng nghĩa với việc sử dụng những nguồn lực và phương pháp sẵn có để thuyết phục một ai đó làm việc chăm chỉ hơn hay phát huy tối đa sở trường đối với những công việc mà họ đang làm

Chúng ta có thể động viên ở bất cứ đâu, theo nhiều phương cách khác nhau và không quan tâm tới khả năng tài chính ra sao Sự đầu tư cho động viên nhân viên luôn đem lại các kết quả rõ nét mà bạn sẽ nhìn thấy, nghe thấy và cảm thấy, bao gồm sự sáng tạo và hiệu suất làm việc gia tăng, các cách thức giải quyết vấn đề mau lẹ, tỷ lệ thay thế nhân viên giảm…

2 Những cách thức động viên không đạt hiệu quả

2.1 Tiền bạc

Có thể tất cả chúng ta đều cần tiền để lo lắng cho bản thân và gia đình Tiền bạc chắc chắn là một động cơ lớn Nhưng dùng tiền để động viên tinh thần làm việc của nhân viên thì sẽ không đạt hiệu quả cao, nó khiến cho nhân viên thực hiện tối thiểu các yêu cầu cần thiết trong bản miêu tả công việc của họ