ĐỘNG VIÊN NHÂN VIÊN

Trong bất kỳ một tổ chức nào cũng vậy đều xây dựng cho mình một văn hóa doanh nghiệp đặc thù và tòan thể mọi người sẽ theo đó mà phát huy và xây dựng văn hóa ngày càng phát triển hơn.

TR ƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HỒ CHÍ MINH HỆ HÒAN CHỈNH ĐẠI HỌC TIỂU LUẬN MÔN GIAO TIẾP KINH DOANH ĐỀ TÀI: ĐỘNG VIÊN NHÂN VIÊN Giảng viên : Lê Việt Hưng Lớp : Quản Trị 02 Sinh viên : Lâm Ngọc Hải Yến Số thứ tự : 143 Tháng 02/2009 MỤC LỤC MỤC LỤC . i LỜI MỞ ĐẦU . 1 I. GIỚI THIỆU CHUNG . 2 1. Tổng quan về văn hóa doanh nghiệp . 2 2. Khái niệm động viên nhân viên 3 3. Động cơ thúc đẩy con người làm việc . 4 3.1 Quá trình cơ bản làm nảy sinh động cơ . 4 3.2 Mong đợi của nhân viên (theo mức độ ưu tiên) . 4 II. NỘI DUNG CỦA HÌNH THỨC ĐỘNG VIÊN NHÂN VIÊN 5 1. Những hình thức động viên nhân viên đạt hiệu quả . 5 1.1 Động viên một cách trực tiếp . 6 1.2 Đảm bảo các nhân viên có chuyên môn và các công cụ họ cần . 6 1.3 Cố gắng hiểu được quan điểm của các nhân viên . 7 1.4 Động viên bằng cách chia sẻ thông tin . 7 1.5 Cho phép các nhân viên tự đưa ra những lựa chọn của riêng họ 7 1.6 Cho họ cơ hội tạo ra một lịch làm việc linh hoạt . 8 1.7 Động viên bằng việc giao cho họ những công việc đặc biệt . 8 1.8 Tìm cơ hội thăng tiến cho nhân viên giỏi . 9 1.9 Luôn nhiệt tình với các nhân viên . 9 1.10 Để nhân viên tự khám phá ra sự chân thực của mình . 9 1.11 Động viên bằng việc khen thưởng nhân viên giỏi trước mặt đồng nghiệp của họ . 10 1.12 Động viên bằng cách thưởng cho nhân viên (nhưng tiền chưa phải là tất cả) 10 1.13 Động viên bằng việc phúc lợi, khen thưởng và xử phạt . 11 1.13.1 Phúc lợi . 11 1.13.2 Khen thưởng . 12 1.13.3 Xử phạt . 12 1.13.4 Hành động Kỷ luật . 12 2. Những cách thức động viên không đạt hiệu quả . 13 2.1 Tiền bạc 13 2.2 Cạnh tranh 13 2.3 Công nhận 14 3. Xử lý những tình huống hay gặp 13 3.1 Nhân viên chuyển công tác hoặc xin nghỉ việc 13 3.2 Tinh thần làm việc của một tập thể không ổn định 13 3.3 Nhân viên đình công 14 4. Tâm lý của nhân viên 14 5. Lợi ích của việc động viên 15 5.1 Lợi ích đối với người được động viên 15 5.2 Lợi ích đối với người động viên 16 5.3 Các chìa khoá để động viên 16 KẾT LUẬN . 17 Giao tiếp kinh doanh QT02 LỜI MỞ ĐẦU Ngày nay, hầu hết sự thành công của các doanh nghiệp đều phụ thuộc chủ yếu vào tài sản con người hơn là tài sản vật chất. Vì thế, việc động viên nhân viên đóng một vai trò rất quan trọng và lại là nền tảng vững chắc, ảnh hưởng đến sự thịnh vượng của một tổ chức. Hành động động viên nhân viên được xem là một trong những quyết định quan trọng nhất của nhà quản lý. Một lời động viên không tốt sẽ kéo năng suất làm việc xuống thấp và gây nhiều tốn kém để điều chỉnh. Ngược lại, chỉ cần những lời động viên, sự quan tâm đúng lúc sẽ tạo hiệu quả cao trong công việc của nhân viên cũng như của toàn bộ công ty. Cũng như nhiều hoạt động khác, hoạt động động viên nhân viên là một quy trình kinh doanh – một tập hợp các hoạt động biến nguồn vào thành nguồn ra. Quy trình này gắn liền với các mối quan hệ giữa người với người trong một tổ chức với nhau, sự hòa hợp, giúp đỡ lẫn nhau để có tinh thần cầu tiến sẽ giúp nhân viên phát huy hết năng lực, khả năng của bản thân mình, và những cách thức động viên đúng đắn sẽ làm cho nhân viên thấu hiểu được sếp của mình hơn. 1 Giao tiếp kinh doanh QT02 I. GIỚI THIỆU CHUNG 1. Tổng quan về văn hóa doanh nghiệp Trong bất kỳ một tổ chức nào cũng vậy đều xây dựng cho mình một văn hóa doanh nghiệp đặc thù và tòan thể mọi người sẽ theo đó mà phát huy và xây dựng văn hóa ngày càng phát triển hơn. Văn hoá doanh nghiệp chính là tài sản vô hình của mỗi doanh nghiệp. Cùng với sự phát triển của nền kinh tế thị trường thì việc xây dựng văn hoá doanh nghiệp là một việc làm hết sức cần thiết nhưng cũng không ít khó khăn. Ngòai ra, môi trường văn hóa trong doanh nghiệp sẽ quyết định đến sự thành bại của doanh nghiệp đó, nhưng trong văn hóa đó đòi hỏi nhà lãnh đạo phải có một phong cách lãnh đạo, một cách thức làm việc hợp lý và nắm bắt được tâm lý nhân viên để không gặp phải tình trạng đánh mất người tài. Trong văn hóa doanh nghiệp đó bao gồm nhiều yếu tố cấu thành nên, chúng ta chỉ phân tích yếu tố “Động viên nhân viên”, để thấy được tầm quan trọng và mức độ ảnh hưởng của yếu tố văn hóa này đối với nhân viên trong một tổ chức ra sao. 2. Khái niệm động viên nhân viên Động viên là một tiến trình thuộc về tâm lý nhằm đưa đến những chỉ dẫn và mục đích hành vi, là một khuynh hướng hành vi có mục đích để đạt được những nhu cầu chưa được thỏa mãn, một định hướng từ bên trong để thỏa mãn nhu cầu chưa thỏa mãn và là sự sẵn lòng để đạt được. Động viên nhân viên giúp doanh nghiệp có thể tồn tại trước nhu cầu (của thời đại) là sự thay đổi chỗ làm nhanh chóng của nhân viên. Động viên cũng giúp tổ chức nâng cao năng suất lao động. Vì vậy, các nhà quản trị cần hiểu rõ động viên để có thể hoạt động một cách có hiệu quả. Chúng ta cũng dễ dàng thừa nhận rằng động viên là một trong những chức năng “phức tạp” nhất của nhà quản trị thuộc về con người. 2 Giao tiếp kinh doanh QT02 3. Động cơ thúc đẩy con người làm việc 3.1 Quá trình cơ bản làm nảy sinh động cơ  Nhu cầu (chưa thỏa mãn)  Tìm cách thức để thỏa mãn nhu cầu.  Hành động nhắm tới một mục đích nào đó  Kết quả thể hiện của hành động  Được khen thưởng / bị phạt  Đánh giá lại mức độ thỏa mãn của bản thân 3.2 Mong đợi của nhân viên (theo mức độ ưu tiên)  Thăng tiến và phát triển  Tiền lương xứng đáng  An toàn về công ăn việc làm  Công việc hấp dẫn và tương xứng với khả năng  Được người khác đánh giá cao, được tôn trọng  Có quyền lực  Các cấp bậc theo nhu cầu của Maslow  Nhu cầu tự nhiên Giao trách nhiệm, ủy quyền Mở rộng công việc.  Nhu cầu tự thể hiện Biểu dương / khen thưởng. Kêu gọi tham gia. 3 Giao tiếp kinh doanh QT02  Nhu cầu xã hội Tạo không khí thoải mái Xây dựng tinh thần đồng độ Cung cấp thông tin  Nhu cầu an toàn Cải tiến điều kiện làm việc Tiền thưởng / thù lao  Nhu cầu sinh lý Tiền lương Điều kiện làm việc Ghi chú: Thỏa mãn được nhu cầu cấp thấp thì kích thích tinh thần làm việc của nhân viên không bao nhiêu. Nhưng nếu không được thỏa mãn thì dễ sinh bất mãn. Ngược lại, thỏa mãn nhu cầu cấp cao thì sẽ động viên tinh thần nhân viên hiệu quả hơn. II. NỘI DUNG HÌNH THỨC ĐỘNG VIÊN NHÂN VIÊN 1. Những hình thức động viên nhân viên đạt hiệu quả Có nhiều hình thức động viên nhân viên: Có thể chỉ với một cái bắt tay, một cái vỗ tay ân tình của nhà quản lý đối với nhân viên của mình thì điều đó không có khó khăn gì, nhưng đối với nhiều nhà lãnh đạo thì đó là việc làm vớ vẩn, mất thời gian. Vô tình, những nhà lãnh đạo đó đã tạo ra khoảng cách với nhân viên, những người luôn mong muốn mình được thừa nhận, được tôn trọng, được động viên, khích lệ. Khi mà sự khích lệ bên trong là chìa khoá cho hành động và sự hoàn thành tốt công việc của các nhân viên, các nhà quản lý cần xây dựng một môi trường - nơi mà những khích lệ bên trong luôn tràn ngập. Cách thức là: 4 Giao tiếp kinh doanh QT02 1.1 Động viên một cách trực tiếp Đối với bất kỳ một nhân viên nào cũng mong muốn được “sếp” thừa nhận, được tôn trọng, được động viên khích lệ. Là nhà quản lý, việc động viên trực tiếp được coi là một công cụ rất hữu hiệu để khuyến khích, chia sẻ với người lao động, kéo họ xích lại gần mình hơn. Tâm lý chung của nhân viên thường rất e dè, ngại ngùng khi tiếp xúc trực tiếp với nhà lãnh đạo của mình. Việc động viên nhân viên có nhiều hình thức cũng như phương pháp khác nhau, có thể là những bữa ăn trưa thân mật hoặc những buổi liên hoan hay du lịch dã ngoại là một hình thức giúp cho nhà lãnh đạo và nhân viên hòa hợp với nhau nhiều hơn, ngoài ra nhà lãnh đạo cũng sẽ có được điều kiện nắm bắt được tâm lý của nhân viên rõ ràng hơn. 1.2 Đảm bảo các nhân viên có chuyên môn và các công cụ họ cần Khi có đủ những điều đó thì nhân viên cảm thấy tự tin và có đủ khả năng thực hiện tốt công việc được giao. Đó có thể là các công cụ vật chất, các thiết bị văn phòng, đào tạo kỹ năng hay các chiến lược giao tiếp nhất định. 1.3 Cố gắng hiểu được quan điểm của các nhân viên Bằng việc thấy được các suy nghĩ và viễn cảnh của họ. Bạn không biết đó là gì? Hãy trực tiếp hỏi họ. Hãy tiến hành các cuộc điều tra nếu cần thiết. Và hãy trò chuyện cả với tấc cả các nhân viên của bạn. Không phải động viên những điều người ta nghĩ hay cảm thấy, mà động viên những việc người ta làm. Muốn như vậy, nhà lãnh đạo không chỉ trình bày mà phải trò chuyện. Trình bày là truyền thông tin, nhưng khi bạn muốn động viên người khác, thì hơn cả truyền đạt thông tin đơn thuần, bạn phải để mọi người tin bạn và hành động đi theo bạn. Hiệu quả mang lại từ những cuộc trò chuyện đó là rất cao và cách nhìn nhận vấn đề cũng như thái độ của nhân viên sẽ khác đi. Sự động viên được định hướng bằng cảm xúc. Cảm xúc (emotion) và motion đều là dịch chuyển một ai đó để họ hành động, phải gắn kết với cảm xúc của họ. 5 [...]... trình đào tạo nguồn nhân lực cho một tổ chức Những hoạt động khen thưởng, động viên, khích lệ nhân viên sẽ là động cơ thúc đẩy nhân viên làm việc tốt hơn, hiệu quả công việc sẽ cao nhất Do đó, các nhà quản lý doanh nghiệp phải luôn luôn nắm rõ tâm lý nhân viên của mình và quan tâm họ đúng lúc, đúng mực Một nhân viên khi biết cách động viên họ sẽ những khả năng tiềm ẩn bên trong của nhân viên đó Chính những... phải là khuyến khích họ làm cho những người khác, mà động viên họ làm cho chính họ Sự thật là chúng ta không thể động viên ai đó làm gì cả Người chúng ta muốn động viên phải tự động viên chính mình Người động viên và người được động viên luôn luôn là một người Lãnh đạo động viên người khác giành được kết quả là tạo ra một môi trường mà người ta tự có động lực để giành được điều đó Thành công nghề nghiệp... và động viên người khác mà không phải bằng tiền) Đó cũng là cơ hội để phát hiện thêm nhiều sở thích của những nhân viên yêu quý của bạn 1.9 Luôn nhiệt tình với các nhân viên Hãy cho các nhân viên thấy bạn nhìn nhận họ những con người với các giá trị và nguyên tắc cá nhân họ mang tới công việc 1.10 Để nhân viên tự khám phá ra sự chân thực của mình Điều mà đến lượt nó sẽ dẫn dắt các nhân viên hành động. .. cho những người khác 5.3 Các chìa khoá để động viên • Tìm các cơ hội để động viên • Đưa ra lời động viên một cách tự nguyện • Hãy chân thành và cụ thể • Tìm cách để làm nó dễ dàng • Dành thời gian • Xem điều gì xảy ra 15 Giao tiếp kinh doanh QT02 Những gì quan trọng mà mọi nhà quản lý cần biết về việc động viên nhân viên đó là: bạn quả thực không thể động viên bất cứ ai làm bất cứ việc gì, nhưng bạn... vào trường lớp 12 Giao tiếp kinh doanh QT02 hay bằng cấp của bạn mà phụ thuộc vào khả năng động viên các cá nhân và nhóm giành được kết quả Động viên giống như sử dụng điện, dùng sai bạn sẽ bị giật, nhưng áp dụng cách động viên đúng đắn, nó sẽ phục vụ bạn một cách hữu ích 4 Tâm lý của nhân viên Khi một nhân viên mới tuyển dụng vào làm việc cho doanh nghiệp tỏ ra không đủ năng lực để đảm nhiệm những... hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trở nên năng động hơn, có khả năng cạnh tranh tốt hơn Là một nhà quản lý kinh doanh, bạn phải tạo dựng được các điều kiện lý tưởng trong một môi trường làm việc giúp đặt ra nền móng sáng tạo và cách tân cho sự động viên nếu quả thực bạn muốn các nhân viên đào sâu thêm một chút, làm việc chăm chỉ hơn một chút 16 Giao tiếp kinh doanh QT02 KẾT LUẬN Động viên nhân viên. .. được 3.3 Nhân viên đình công Tình trạng nhân viên đình công trong xã hội như hiện nay không phải là vấn đề hiếm thấy, đa số nhân viên họ cảm thấy bị bóc lột sức lao động, mức lương trả cho người lao động không phù hợp với khả năng họ bỏ ra Chính vì vậy, các nhà lãnh đạo phải nắm được những vấn đề đó và đưa ra những chính sách phù hợp để có thể giữ chân những người tận tụy và có tâm huyết Động viên không... doanh QT02 5 Lợi ích của việc động viên Cũng chính vì thế mà chúng ta vô tình quên mất rằng, động viên người khác trực tiếp có ý nghĩa hơn nhiều so với những hành động "từ xa" tương tự 5.1 Lợi ích đối với người được động viên • Tự tin hơn • Tạo ra một sự liên kết • Có được phản hồi với những điều đang làm • Hạn chế sai lầm và thời gian lãng phí 5.2 Lợi ích đối với người động viên • Củng cố mối quan hệ... Sự đầu tư cho động viên nhân viên luôn đem lại các kết quả rõ nét mà bạn sẽ nhìn thấy, nghe thấy và cảm thấy, bao gồm sự sáng tạo và hiệu suất làm việc gia tăng, các cách thức giải quyết vấn đề mau lẹ, tỷ lệ thay thế nhân viên giảm… 2 Những cách thức động viên không đạt hiệu quả 2.1 Tiền bạc Có thể tất cả chúng ta đều cần tiền để lo lắng cho bản thân và gia đình Tiền bạc chắc chắn là một động cơ lớn... gặp riêng và khen nhân viên Cách khen hiệu quả nhất là “khen trước mặt mọi người”, nhưng đừng lạm dụng việc này vì nếu không nó sẽ mất đi tính hiệu quả vốn có của nó 1.12 Động viên bằng cách thưởng cho nhân viên (nhưng tiền chưa phải là tất cả) Trên thực tế tất cả mọi nhân viên dùng tài năng và công sức của mình để hưởng được mức lương xứng đáng với khả năng và việc khen thưởng cá nhân sẽ đáp ứng được . II. NỘI DUNG HÌNH THỨC ĐỘNG VIÊN NHÂN VIÊN 1. Những hình thức động viên nhân viên đạt hiệu quả Có nhiều hình thức động viên nhân viên: Có thể chỉ với một. Người chúng ta muốn động viên phải tự động viên chính mình. Người động viên và người được động viên luôn luôn là một người. Lãnh đạo động viên người khác