Xây dựng chiến lược hoạt động mua hàng cho sản phẩm động cơ Vikyno – Vinappro tại doanh nghiệp tư nhân Hưng Phát.doc

Xây dựng chiến lược hoạt động mua hàng cho sản phẩm động cơ Vikyno – Vinappro tại doanh nghiệp tư nhân Hưng Phát

LỜI MỞ ĐẦU

Kể từ khi Việt Nam là thành viên chính thức của WTO thì nền kinh tế đã cónhiều khởi sắc, nhờ có sự quản lý củ Nhà nước đã đem lại những bước nhảy vọttrong nền kinh tế Việt Nam Đưa Việt Nam thoát khỏi nền kinh tế nông nghiệp lạchậu và đang dần tiến lên trở thành một nước công nghiệp hóa – hiện đại hóa Trongbối cảnh đó, các doanh nghiệp Việt Nam không ngừng gia tăng và phát triển để đápứng nhu cầu ngày càng cao của xã hội, góp phần vào sự nghiệp xây dựng và pháttriển các nước

Trong điều kiện cạnh tranh gay gắt và sự biến động nhanh trên thị trường thìcông tác mua hàng là một khâu quan trọng của việc đảm bảo yếu tố đầu vào củadoanh nghiệp Có thể nói, khối lượng và tốc độ hàng bán ra cũng như tính ổn địnhvà kịp thời của việc cung ứng hàng hóa Muốn nắm bắt được nhu câud của ngườitiêu dùng trên thị trường thì doanh nghiệp phải có tầm nhìn xa, quan sát rộng, thấyđược xu hướng phát triển của nhu cầu người tiêu dùng Từ đó mới đáp ứng kịp thờiđầy đủ nhu cầu của khách hàng, đạt được lợi nhuận cao trong kinh doanh

Ý thức được tầm quan trọng của hoạt động mua hàng đối với sự tồn tại vàphát triển của doanh nghiệp nên em đã chọn đề tài “Xây dựng chiến lược hoạt động mua hàng cho sản phẩm động cơ Vikyno – Vinappro tại doanh nghiệp tư nhân Hưng Phát” để làm báo cáo tốt nghiệp Qua đó em có thể

học hỏi, nắm bắt kinh nghiệm thực tiễn ngoài kiến thức ở trường để hoàn thiện hơn chuyên môn được đào tạo phục vụ tốt cho công việc sau này Do thời gian khá ngắn nên báo cáo không khỏi tránh sai sót, rất mong được sự đóng góp của Ban lãnh đạo doanh nghiệp và quý thầy cô để đề tài được hoàn chỉnh hơn.

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỂ DOANH NGHIỆP TƯ NHÂN HƯNG PHÁT

1.1 Quá trình hình thành và phát triển của doanh nghiệp.

1.1.1 Giới thiệu về doanh nghiệp.

 Tên doanh nghiệp: Doanh nghiệp tư nhân Hưng Phát

 Loại hình doanh nghiệp: Doanh nghiệp tư nhân

 Ngành nghề kinh doanh: Mua bán và làm đại lí các mặt hàng: máy nổ, máyphát điện, các phụ tùng máy nổ, máy bơm nước, máy xay xát, lò che đườngmáy cắt cỏ, máy cắt dây…

 Trụ sở đặt tại: 68 Lê Lợi - Phương2 - Thành Phố Bến Tre

1.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển của doanh nghiệp.

Doanh nghiệp tư nhân Hưng Phát được giấy phép thành lập vào ngày 10tháng 10 năm 1992 với trụ sở giao dịch đặc tại số 68 đường Nguyễn Đình Chiểuphường 1 thị xã Bến Tre (nay là Thành Phố Bến Tre) Lúc đó doanh nghiệp có vốnđầu tư là 130.000.000đ nên chỉ kinh doanh ít mặt hàng như là: động cơ diesel Nhậtđã qua sử dụng và các phụ tùng chà lúa, phụ tùng lò che đường, phụ tùng động cơdiesel Nhật… Tuy doanh nghiệp mới thành lập nhưng hoạt động kinh doanh khá tấtbật do nhu cầu sử dụng động cơ khá cao Nền nông nghiệp cũng đang phát triểnmạnh giúp người nông dân có thể trang bị máy móc, thiết bị để phục vụ tốt cho hoạtđộng sản xuất

Đến tháng 02 năm 2002 doanh nghiệp tư nhân Hưng Phát dời trụ sỡ về số 68đường Lê Lợi phường 2 Thành Phố Bến Tre do nhu cầu về diện tích mặt bằng tăng.Vốn đầu tư tăng lên 803.500.000đ nên mặc hàng kinh doanh được mỡ rộng thêm

các động cơ diesel của Trung Quốc và đầu bơm nước, phụ tùng máy diesel TrungQuốc… Động cơ diesel của Trung Quốc cũng được nhiều người tiêu dùng chấpnhận tuy không tốt hơn động cơ của Nhật đã qua sử dụng, nhưng giá thấp hơn, mẩumã mới hơn, đẹp hơn Sau một thời gian nghiên cứu, nắm bắt được xu hướng thịtrường, mặt hàng động cơ tăng, máy xăng bơm nước, máy cắt cây, máy cắt cỏ…cũng được doanh nghiệp kinh doanh Với ưu điểm nhỏ gọn, dễ vận chuyễn, khônggây ồn nên sản phẩm được người dân ưa chuộng.

Doanh nghiệp ngày càng phát triển, cạnh tranh trên thị trường ngày càng gaygắt nên chi nhánh doanh nghiệp của doanh nghiệp Hưng Phát ra đời, vào tháng 05năm 2009 Với mặc bằng rộng và giao thông thuận lợi nên chi nhánh được công tyTNHH MTV động cơ và máy nông nghiệp Miền Nam Vikyno – Vinappro ủy quyềnlàm đại lí tại tỉnh Bến Tre Ngoài ra, doanh nghiệp còn làm đại lí độc quyền cho sảnphẩm dây curoa truyền động Misuboshi của Nhật Bản

1.1.3 Quy mô doanh nghiệp.

1.1.3.1 Quy mô kinh doanh.

Doanh nghiệp tư nhân Hưng Phát có 2 cửa hàng và một kho hàng

 Trụ sỡ chính:

Địa chỉ: 68 Lê Lợi - phường 2 - Thành Phố Bến Tre

Diện tích khoảng 240m2

 Chi nhánh:

Địa chỉ: 68 – 70 Nguyễn Đình Chiểu – phường 1 – Thành Phố Bến Tre.Diện tích khoảng 118m2

 Kho hàng:

Địa chỉ: 20 Hùng Vương – phường 1 – Thành Phố Bến Tre

Diện tích khoảng 130m2

1.1.3.2 Năng lực nhân sự.

Tổng số lao động của doanh nghiệp là 7 người:

Trong đó:

- Cán bộ quản lí: 02 người

- Lao động trực tiếp: 05 người

1.1.3.3 Thị trường tiêu thụ.

Thị trường tiêu thụ chủ yếu của doanh nghiệp tư nhân Hưng Phát là trongtỉnh Bến Tre vá các vùng lân cận

Các huyện Ba Tri, Thạnh Phú, Bình Đại là khách hàng thường xuyên củdoanh nghiệp do nhu cầu phục vụ cho công tác nuôi trồng thủy hải sản quanh năm.Loại hàng hóa mà các huyện này cần cung cấp như: máy bơm nước, bơm thổi khívà máy phát điện…

Huyện Châu Thành, Chợ Lách thì có nhu cầu lớn về máy bơm nước về mùamưa để đảm bảo cho thu hoạch ruộng vườn đạt hiệu quả cao

Quanh năm còn có nhu cầu về động cơ diesel phục vụ cho công trình xâydựng thay máy thủy, máy kéo…

1.2 Cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp.

1.2.1 Sơ đồ tổ chức chung.

1.2.2 Chức năng từng bộ phận.

1.2.2.1 Giám đốc.

Giám đốc chịu trách nhiệm trước phát luật về việc chấp hành luật pháp, cácchính sách, chế độ của Nhà nước trong việc điều hành kinh doanh của doanhnghiệp

GIÁM ĐỐC

(NHÂN VIÊN MUA HÀNG)

NHÂN VIÊN SỬA CHỮA

NHÂN VIÊN KINH DOANH

Thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ bão tồn vốn có tích lũy, không ngừng nângcao hiệu quả kinh doanh, cải thiện đời sống vật chất tinh thần cho nhân viên trongđơn vị Đảm bảo chính sách chế độ với người lao động, đúng quy đinh của Nhànước và cam kết thỏa ước trong lao động tập thể.

Điều hành toàn bộ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp đảm bảo tính khoahọc, hợp lý, hiệu quả

Tạo điều kiện cho tổ chức chính trị xã hội hoạt động đúng theo phát luật

Quyết định giá mua, giá bán sản phẩm cho phù hợp với điều kiện kinh doanhcủa doanh nghiệp Quyết định đơn giá lao động tiền lương, bổ nhiệm, miễn nhiệmcác nhân viên trong doanh nghiệp

1.2.2.2 Các bộ phận khác.

Bộ phận kế toán thực hiện công tác kế toán thống kê và nghiệp vụ tài chínhtỏng doanh nghiệp một cách khoa học, đúng pháp luật

Bộ phận cán bộ quản lý kiểm tra, kiểm soát các nhân viên sửa chữa và nhânviên kinh doanh Giải quyết, điều hành các trường hợp bảo hành, mua bán trongtrường hợp cần thiết Kiểm kê lượng hàng bán ra trong ngày và số tiền thu về trongngày rồi giao lại cho chủ doanh nghiệp Ngoài ra cán bộ quản lý đảm nhận nhiệmvụ của nhân viên mua hàng

Nhân viên sửa chữa đảm nhận việc bảo hành máy cho khách hàng, chỉnh sửamáy mới trước khi giao hàng cho khách, vệ sinh động cơ đã qua sử dụng và cácnghiệp vụ chuyên môn khác

Nhân viên kinh doanh phụ trách đón tiếp khách, giới thiệu sản phẩm và tưvấn loại hàng phù hợp với nhu cầu của khách hàng Nếu khách đã đồng ý mua hàngthì xuất đơn bán hàng, giao hàng cho họ và thu tiền sản phẩm đó Số tiền hàng bánđược thì nhân viên kinh doanh sẽ giao lại cho cán bộ quản lý

1.3 Chức năng và nhiệm vụ của doanh nghiệp.

1.3.2 Nhiệm vụ.

Thực hiện các nhiệm vụ được giao trong nền kinh tế thị trường là vừa kinhdoanh, vừa phục vụ và phải đảm bảo có lãi để tái sản xuất và hoàn thành nghĩa vụ

nộp thuế vào Ngân sách Nhà nước, đảm bảo đời sống vật chất và tinh thần cho mọi

công nhân viên

Về cơ cấu tổ chức theo phương châm tinh, gọn, hiệu quả, từng thành viênphải dựa vào quyền hạn và trách nhiệm của mình để thực hiện nhiệm vụ được giao

Sản xuất kinh doanh có hiệu quả đảm bảo 4 lợi ích: lợi ích của doanh nghiệp,lợi ích của công nhân, lợi ích của Nhà nước, lợi ích người tiêu dùng

1.4 Tổ chức công tác kinh doanh của doanh nghiệp.

1.4.1 Tổ chức công tác kinh doanh.

Do cơ cấu tổ chức chưa cao nên tổ chức công tác kinh doanh cũng còn đơn

sơ Cán bộ quản lý kiêm nhiệm vụ mua hàng và kiểm hàng, chịu sự chỉ đạo củaGiám đốc

Hiện tại Doanh nghiệp tư nhân Hưng Phát có 2 cửa hàng kinh doanh:

Tại trụ sở chính, doanh nghiệp kinh doanh và trưng bày các mặt hàng như:động cơ diesel đã qua sử dụng của Nhật, động cơ diesel Trung Quốc, động cơ xăng,máy bơm nước, máy phát điện các loại và phụ tùng của các động cơ trên, phụ tùngchà lúa, phụ tùng lò che đường, dây curoa truyền động, bạc đạn…Ngoài ra trụ sởchính là địa điểm trưng bày và địa lý độc quyền cho snar phẩm dây curoaMitsuboshi của Nhật Bản

Chi nhánh của doanh nghiệp là đại lý cho công ty TNHH MTV động cơ vàmáy nông nghiệp miền nam nên đa số sản phẩm trưng bày là của thương hiệu này:động cơ diesel, động cơ xăng, máy phun thuốc, máy bơm nước, máy phát điệnVikyno, cụm hộp giảm tốc và phụ tùng của sản phẩm Vikyno – Vinappro… còn lạilà các động cơ diesel đã qua sử dụng của Nhật, động cơ diesel Trung quốc, động cơxăng Trung Quốc, máy cắt cây, máy cắt cỏ, phụ tùng các loại động cơ, bạc đạn…Công tác bảo hành cho sản phẩm của Vikyno – Vinappro được tiến hành tại đây

1.4.2 Lĩnh vực hoạt động.

Ký kết hợp đồng đại lý và làm hợp đồng kinh tế mua hàng hóa và phân phốilại các mặt hàng: máy nổ, máy phát điện, máy cắt cỏ, máy cắt cây, máy bơm nước,phụ tùng máy nổ, điện cơ, máy xay xát, lò che đường…

1.5 Những thuận lợi, khó khăn và phương hướng phát triển.

1.5.1 Thuận lợi.

Doanh nghiệp luôn vận dụng tiềm năng sẵn có của mình, tạo thành thế thuậnlợi thúc đẩy doanh nghiệp phát triển, đồng thời khắc phục khó khăn, thiếu sót ảnhhưởng đến qua trình kinh doanh của doanh nghiệp

Dựa vào mối quan hệ giao tiếp rộng rãi và uy tín trong thương trường nêndoanh nghiệp luôn có những khách hàng truyền thống, tìm được nhiều khách hàngmới và được khách hàng tin cậy

Thành viên trong doanh nghiệp luôn nhiệt tình, năng nổ trong công việc,nhạy bén với thị trường, nắm bắt nhu cầu khách hàng Tinh thần đoàn kết, giúp đỡnhau và quyết tâm giúp doanh nghiệp ngày càng phát triển

1.5.2 Khó khăn.

Sau khi mở thêm chi nhánh thì nguồn nhân sự trong doanh nghiệp còn thiếunên gây ra nhiều khó khăn Hầu hết các nhân viên tuyển vào đều phải đào tạo lĩnhvực chuyên môn cho họ nhưng nhân viên lành nghề vừa làm, vừa đào tạo cho nhânviên mới nên làm đình trệ công việc và hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

Một số sản phẩm bị cạnh tranh gay gắt như: động cơ diesel của Trung Quốc,Dynamo và một số phụ tùng nông ngư cơ

Nguồn hàng có lúc cạn kiệt khi vào mùa vụ Do một số sản phẩm mà doanhnghiệp làm đại lý mà chỉ được lấy của một nhà cung ứng nên nguồn hàng của nhàcung ứng có lúc không đủ đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp Thời điểm nhu cầucủa người tiêu dùng cao thì không đủ hàng đáp ứng, khi nhu cầu giảm thì hàng dưthừa

Doanh nghiệp phải chịu một khoản lãi suất do vốn chủ sở hữu không đủ chỉcho vốn lưu động nên phải vay

1.5.3 Phương hướng kinh doanh trong thời gian tới.

Tiếp tục nghiên cứu, tìm kiếm thị trường mới.

Tìm kiếm nguồn hàng phù hợp với nhu cầu thị trường, giá cả phải chăng,chất lượng cao và bảo đảm nguồn hàng luôn đáp ứng đủ nhu cầu thị trường

Doanh nghiệp luôn đặt chất lượng và uy tín lên hàng đầu

Cập nhật thường xuyên các sản phẩm công nghệ mới, có chất lượng cao,đảm bảo đáp ứng một cách tốt nhất nhu cầu của người tiêu dùng

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG MUA

HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP

2.1 Nội dung của nghiệp vụ mua hàng tại doanh nghiệp thương mại.

2.1.1 Khái niệm về mua hàng.

Mua hàng là một hoạt dộng nghiệp vụ kinh doanh thương mại của doanhnghiệp thương mại, sau khi xem xét chào hàng, mẫu mã chất chất lượng hàng hóa,giá cả hàng hóa,doanh nghiệp thương mại cùng với đơn vị bán hàng, thỏa thuậnđiều kiện mua bán, giao nhận, thanh toán tiền bằng hợp đồng mua bán hàng hóahoặc trao đổi bằng tiền

2.2.2 Nội dung về nghiệp vụ mua hàng.

2.2.2.1 Nội dung về nghiệp vụ mua hàng.

- Nghiên cứu nhu cầu mặt hàng của khách hàng

Mua hàng của doanh nghiệp thương mại phải nhằm mục đích là thỏa mãnnhu cầu của khách hàng, tức là phải bán được hàng Bán hàng được nhanh, nhiềudoanh nghiệp thương mại mới tăng lợi nhuận và sử dụng vốn kinh doanh có hiệuquả Vì vậy nghiên cứu nhu cầu mặt hàng của khách hàng về quy cách, cỡ loại, sốlượng, màu sắc, thời gian, địa điểm bán hàng, giá cả hàng hóa và dịch vụ là vấn đềđầu tiên và hết sức quan trọng đối với bộ phận mua hàng ở doanh nghiệp thươngmại Bộ phận mua về nhằm thỏa mãn nhu cầu của khách hàng nào, khối lượng, chấtlượng hàng hóa mà khách hàng cần, thời gian, địa điểm cần hàng, tính tiên tiến củamặt hàng doanh nghiệp đang đáp ứng và xu hướng của khách hàng đối với mặt hàngmà doanh nghiệp kinh doanh Các mặt hàng tiên tiến hơn, hiện đại hơn và hàng thaythế, cũng như sự đáp ứng nhu cầu trên thị trường của các đối thủ cạnh tranh…chỉ cóthể nắm chắc được các thông tin trên, việc mua hàng mới tránh được sai lầm vàkhắc phục được hiện tượng lạc hậu về công nghệ và kiểu dáng, hàng bị ứ đọng,chậm tiêu thụ, giá cao không bán được, không đáp ứng đúng thời gian, đúng đạiđiểm…

-Thiết lập mối quan hệ kinh tế - thương mại bằng hợp đồng kinh tế mua bánhàng hóa

Khi đã chọn đối tác phù hợp với yêu cầu và điều kiện của doanh nghiệpthương mại thì doanh nghiệp cần thiết lập mới quan hệ kinh tế - kỹ thuật – tổ chức –thương mại với đối tác để hai bên hợp tác, giúp đỡ lẫn nhau để thỏa mãn yêu cầu

của mỗi bên Yêu cầu của bên mua là khối lượng, cơ cấu hàng mua, chất lượng, quycách, cỡ loại, mẫu mã, màu sắc, bao bì, đóng gói, địa điểm giao hàng, thời gian giaohàng, giá cả hàng mua và phương thức thanh toán…Yêu cầu của bên bán về khốilượng và cơ cấu hàng bán, chất lượng, nguyên phụ liệu, giá cả hàng hóa, phươngthức giao nhận, kiểm tra hàng hóa Có những đơn vị sản xuất có điều kiện sản xuấtnhư đất đai, nhà xưởng, công nhân nhưng không có nguyên vật liệu, phụ liệu cũngnhư một số điều kiện để sản xuất như mẫu mã, công nghệ, thị trường tiêu thụ, baobì…nếu có sự hợp tác các đối tác thì có thể tạo nguồn hàng phù hợp Hai bên muabán cần có sự thương thảo và ký kết với nhau bằng các hợp đồng mua bán hàng hóa.Hợp đồng kinh tế mua bán hàng hóa chính là cam kết của hai bên về quyền và nghĩavụ của hai bên trong mối quan hệ trao đổi hàng hóa Trong hợp đồng mua bán hànghóa có những điều khoản về tên hàng, quy cách ký mã hiệu, nhãn hiệu, số lượng,giá cả, phẩm chất (điều kiện kỹ thuật), thời gian giao nhận, địa điểm giao nhận,phương thức thanh toán, điều kiện vận chuyển, bao bì, bốc dở…là những điềukhoản không thể thiếu hai bên phải có trách nhiệm thực hiện đúng hợp đồng đã ký.-Kiểm tra hàng hóa và thực hiện đúng hợp đồng mua bán hàng háo.

Để tạo sự tin tưởng lẫn nhau trong mua bán hàng hóa, hai bên có thể chophép kiểm tra ngay từ khi hàng hóa được sản xuất ra, ở nơi đóng gói và ở các cơ sởgiao hàng Bên mua hàng hóa có thể cử người đến nơi sản xuất xem xét quy trìnhcông nghệ, chất lượng hàng hóa và quy cách đóng gói…Việc kiểm tra nơi sản xuấtvà cơ sở giao hàng cho phép hai bên có sự tin tưởng lẫn nhau trong giao nhận vàthanh toán Việc kiểm tra chất lượng ở các cơ quan kiểm tra có thể chỉ kiểm tra xácsuất theo mẫu Việc thực hiện nghiêm túc các hợp đồng mua bán hàng hóa đã đượcký kết là điều kiện quan trọng nhất đảm bảo sự đầy đủ, kịp thời và ổn định nguồnhàng, đồng thời cũng giúp cho đơn vị sản xuất có thị trường tiêu thụ vững chắc

2.2.2.2 Xác định khối lượng hàng cần mua và phương pháp chọn thị trường mua bán.

 Xác định khối lượng hàng cần mua.

Xác định đúng khối lượng hàng cần mua trong kỳ là vấn đề cực kỳ quantrọng đối với doanh nghiệp thương mại không bán được hết, hàng hóa bị ứ đọng,chậm tiêu thụ, vốn chậm thu hồi, nếu mua ít quá, doanh nghiệp thương mại bị đứtquãng không có hàng để bán, muốn có hàng ngay thì chi phí cho một lô hàng bổsung thường cao, do đó doanh nghiệp sẽ không có lãi Để xác định khối lượng hàngcần mua người ta dùng công thức sau:

Dck = Khối lượng hàng cần dự trữ ở cuối kỳ kế hoạch (đơn vị hiện vật: tấn…)

Ddk = Khối lượng hàng cần dự trữ ở đầu kỳ kế hoạch (đơn vị hiện vật: tấn…)

 Phương pháp chọn thị trường cần mua và cần bán.

Khi mua hàng phải chọn thị trường cần mua với giá hạ nhất, trong điều kiệnchất lượng hàng hóa không thay đổi Đó là mua ở thị trường có nhiều hàng hóa(hàng hóa phong phú), mua vào đúng mùa vụ thu hoạch rộ, mua khối lượng lớn(mua buôn) và khi bán cần chọn thị trường bán được giá cao nhất, bán ở những nơikhan hiếm hàng, ít hàng hoặc hàng hóa nghèo nàn, bán sớm trước vụ và bán lẻ tứclà bán trực tiếp cho người tiêu dùng

Nếu gọi: Py là đơn giá mua hàng tại thị trường Y

Px là đơn giá bán hàng tai thị trường X

Ta sẽ tính được TR có thể kiếm được do việc kinh doanh hàng hóa:

TR = (Px – Py) Q

Ở đây, TR lớn hay nhỏ phụ thuộc vào hai yếu tố:

+ Chênh lệch H = (Px – Py) cao hay thấp Có 3 trường hợp: H=0, H<0 vàH>0 Hai trường hợp đầu ta nên loại bỏ không nên mua vì giá ở thị trường bán bằngvà thấp hơn giá ở thị trường mua Trường hợp thứ ba H>0 ta tính tiếp:

+ H.Q>0 Sau khi trừ chi phí vận chuyển, chi phí trả lãi tiền vay ngân hàng(nếu khoản mua này phải vay ngân hàng); chi phí trượt giá (do lạm phát); chi phí

hao hụt; chi phí quản lý; chi phí đóng thuế và mua bảo hiểm, nếu thấy có lãi thìquyết định mua (Có thể tính cả chi phí cho phương thức thanh toán khoản tiền hàngmua bán) Việc tính toán cho cả một khối lượng hàng (Q) cũng tương tự như tínhcho một đơn vị hàng hóa (nếu chi phí trên chia cho đơn vị hàng hóa phải chịu).

2.2 Các hình thức và mua hàng của doanh nghiệp thương mại.

Hoạt động mua hàng ở doanh nghiệp thương mại có nhiều hình thức khácnhau do đặc điểm, tính chất của các mặt hàng của từng ngành hàng khác nhau quyếtđịnh Dưới đây là các hình thức mua hàng chủ yếu nhất:

2.2.1 Mua theo đơn đặt hàng và hoạt động mua hàng.

Đơn đặt hàng (còn gọi tắt là đơn hàng) là việc xác định các yêu cầu cụ thểmặt hàng về số lượng, chất lượng, quy cách, cỡ loại, màu sắc…và thời gian gioahàng mà người mua (doanh nghiệp thương mại) lập và gửi cho người bán (nhà sảnxuất kinh doanh hoặc doanh nghiệp thương mại khác)

Để có hàng hóa thích hợp với khối lượng, cơ cấu và đúng thời gian yêu cầu,dựa vào mối quan hệ kinh doanh sẵn có hoặc thông qua chào hàng của các hàng sảnxuất kinh doanh, doanh nghiệp thương mại sau khi khảo sát, điều tra, thăm dò vàđánh giá chất lượng hàng hóa, doanh nghiệp thương mại phải lập đơn hàng và đặthàng với các đơn vị nguồn hàng đã được lựa chọn (doanh nghiệp sản xuất - kinhdoanh, doanh nghiệp xuất nhập khẩu…) Đơn hàng là yêu cầu cụ thể mặt hàng cầnnhập hàng của doanh nghiệp thương mại Các yêu cầu cụ thể mặt hàng là tên hàng,ký mã hiệu, nhãn hiệu, quy cách, cỡ loại, màu sắc…số lượng, trọng lượng theo đơnvị tính (hiện vật, giá trị); theo tiêu chuẩn kỹ thuật mặt hàng, chất lượng, bao bì, giácả, thời gian giao hàng…mà người ta không thể nhầm lẫn sang mặt hàng khác được.Nếu cùng nhóm mặt hàng có nhiều quy cách, cỡ loại khác nhau thì có thể lập thànhbảng kê chi tiết từng danh điểm mặt hàng với số lượng và thời gian giao hàng tươngứng

Khi lập đơn hàng cần phải hoán triệt các yêu cầu sau đây:

- Lựa chọn mặt hàng và đợt mua loại hàng phải phù hợp với nhu cầu của kháchhàng về số lượng, chất lượng, quy cách, màu sắc, cỡ loại…và thời gian giao hàng

- Phải nắm vững khả năng mặt hàng đã có hoặc có thể mua được ở doanhnghiệp thương mại

- Phải tìm hiểu kỹ đối tác về chất lượng mặt hàng, trình độ tiên tiến của mặthàng, công nghệ chế tạo mặt hàng, giá thành và giá bán của đối tác và khai thác đếnmức cao nhất khả năng đáp ứng của đơn vị nguồn hàng.

- Phải yêu cầu chính xác về chất lượng, số lượng của từng danhh điểm mặthàng và thời gian giao hàng bởi vì mọi sai sót về chất lượng, số lượng, quy cách,màu sắc, cỡ loại…đều dẫn đến tình trạng thừa, thiếu, ứ đọng, chậm tiêu thụ và việckhắc phục nó phải mất thời gian và phải chi phí tốn kém

Đơn hàng thường là một căn cứ để ký kết vào hợp đồng mua bán hàng hóa.Đối với loại hàng hóa có nhiều quy cách, màu sắc, cỡ loại khác nhau thì đơn hàng làbảng liệt kê theo danh điểm mặt hàng và được kèm với hợp đồng kinh tế như bảnphụ lục hợp đồng để hai bên ký kết và thực hiện việc giao nhận hàng hóa

Mua hàng theo đơn đặt hàng và hợp đồng mua bán hàng hóa là hình thức chủđộng, có kế hoạch trong việc tạo hàng của doanh nghiệp thương mại Nó đảm bảo

sự ổn định chắc chắn cho cả người sản xuất (nguồn sản xuất) và đơn vị kinh doanh.Nó là hình thức mua bán có sự chuẩn bị trước, một hình thức văn minh, khoa học.Vì vậy, doanh nghiệp thương mại cần quan tâm, theo dõi, kiểm tra, giúp đỡ và hợptác chặt chẽ với các đơn vị nguồn hàng để thực hiện đúng đơn hàng và hợp đồngmua bán đã ký kết

2.2.2 Mua hàng không theo hợp đồng mua bán.

Trong quá trình kinh doanh, tìm hiểu thị trường và khảo sát thị trường nguồnhàng, có những loại hàng hóa doanh nghiệp thương mại kinh doanh, có nhu cầu củakhách hàng, giá cả phải chăng, doanh nghiệp thương mại có thể mua hàng khôngtheo hợp đồng mua bán ký trước Mua hàng theo hình thức mua bán đứt đoạn, muabằng quan hệ hàng – tiền, hoặc quan hệ hàng – hàng Đây là hình thức mua hàngtrên thị trường không có kế hoạch trước, mua không thường xuyên, thấy rẻ thìmua…Với hình thức mua hàng này, người mua hàng phải có trình độ kỹ thuật,nghiệp vụ mua hàng thông thạo¸phải có kinh nghiệm và đặc biệt chú ý kiểm tra kỹmặt hàng về số lượng, chất lượng, quy cách, cỡ loại, màu sắc, kỳ hạn sử dụn, phụtùng…để đảm bảo hàng mua về có thể bán được

2.2.3 Mua hàng qua đại lý.

Ở những nơi tập trung nhiều nguồn hàng, doanh nghiệp có thể đặt mạng lướithu mua trực tiếp Ở những khu vực nguồn hàng nhỏ lẻ, không tập trung, khôngthường xuyên doanh nghiệp thương mại có thể mua hàng thông qua đại lý Tùy theotính chất, kỹ thuật và đặc điểm của mặt hàng thu mua, doanh nghiệp thương mại cóthể chọn các đại lý theo các hình thức đại lý độc quyền, đại lý rộng rãi hoặc đại lýlựa chọn

Mua hàng qua đại lý thì doanh nghiệp thương mại không phải đầu tư cơ sởvật chất nhưng doanh nghiệp thương mại cần phải giúp đỡ điều kiện vật chất chođại lý thực hiện việc thu mua và giúp đỡ, huấn luyện cả về kỹ thuật – nghiệp vụ

Doanh nghiệp thương mại phải ký kết hợp đồng với đại lý, xác định rõ quyềnlợi và trách nhiệm của đại lý Quyền lợi và trách nhiệm của bên giao đại lý (doanhnghiệp thương mại), đặc biệt chú ý đến số lượng, chất lượng, giá cả hàng hóa thumua được và trả thù lao cho bên đại lý

2.2.4 Nhận bán hàng ủy thác và bán hàng ký gởi.

Doanh nghiệp thương mại có mạng lưới bán hàng rộng rãi, quy mô lớn hoặccó cả bộ phận xuất khẩu hàng hóa ra nước ngoài, có thể nhận bán hàng ủy thác vàbán hàng ký gửi

Về thực chất, hàng ủy thác và hàng ký gửi là loại hàng thuộc sở hữu của đơnvị khác Các đơn vị đó không có điều kiện bán hàng cho khách hàng nên ủy tháctheo hợp đồng ủy thác hoặc ký gửi cho doanh nghiệp thương mại bán hàng chokhách hàng Doanh nghiệp thương mại bán hàng ủy thác theo hợp đồng ủy thác vàkhi bán được hàng nhận được phí ủy thác Doanh nghiệp thương mại bán hàng kýgửi theo điều lệ nhận hàng ký gửi và khi bán được hàng được hưởng tỉ lệ phí ký gửi.Như vậy, khi nhận bán hàng ủy thác hoặc bán hàng ký gửi, doanh nghiệp thươngmại có thêm các nguồn hàng mới, phong phú hơn, đáp ứng được nhu cầu đa dạng,nhiều vẻ của khách hàng, tận dụng được cơ sở vật chất và lao động ở doanh nghiệpthương mại, đồng thời lôi kéo được nhiều doanh nghiệp đến với doanh nghiệp

2.2.5 Gia công đặt hàng và bán nguyên vật liệu, thu mua thành phẩm.

Gia công đặt hàng là hình thức bên đặt gia công có nguyên vật liệu giao chobên nhận gia công thực hiện việc gia công thực hiện việc gia công hàng hóa theo

yêu cầu và giao hàng cho bên đặt gia công Bên nhận gia công được hưởng phí giacông, bên đặt gia công có hàng hóa để bán cho khách hàng trên thị trường Nộidung của gai công đặt hàng trong thương mại gồm: sản xuất, chế biến, chế tác, sữachữa, tái chế, lắp ráp, phân loại, đóng gói hàng hóa theo yêu cầu và bằng nguyênliệu, vật liệu của bên đặt gia công (Điều 129 – Luật Thương Mại) Gia công đặthàng là một hình thức tạo nguồn hàng của doanh nghiệp thương mại Doanh nghiệpthương mại có tiến hành gia công đặt hàng thì doanh nghiệp thương mại mới cónguồn hàng phù hợp với nhu cầu của thị trường và mới đảm bảo kinh doanh có hiệuquả Thông thường, việc gia công đặt hàng được thực hiện bằng hợp đồng gia công.Hợp đồng gia công xác định quyền, nghĩa vụ của bên nhận gia công và đặt gai công.Hai bên phải thực hiện đầy đủ quyền và nghĩa vụ theo hợp đồng đã ký.

Bán nguyên vật liệu thu mua thành phẩm là hình thức tạo nguồn hàng chủđộng hơn của người sản xuất Người sản xuất mua nguyên vật liệu và tiến hành sảnxuất ra hàng hóa và ký hợp đồng bán hàng hóa do người đã bán nguyên vật liệu chomình Quan hệ giữa bán nguyên vật liệu và mua thành phẩm vẫn có nhưng đã có sựđộc lập hơn giữa người sản xuất và người cung ứng nguyên vật liệu Về chất lượnghàng hóa sản xuất ra, mẫu mã, màu sắc, quy cách…đều do nhà sản xuất phải chịutrách nhiệm, người mua chỉ mua những hàng hóa đủ tiêu chuẩn kỹ thuật, quy cách,mẫu mã, màu sắc…theo hợp đồng bán hàng hóa đã ký Bán nguyên vật liệu và thumua thành phẩm cũng phải được xác lập bằng hợp đồng mua bán nguyên vật liệu vàmua bán hàng hóa Với hình thức này nhà sản xuất chủ động hơn và có lợi hơn.Người kinh doanh thương mại (mua hàng hóa) không phải lo nguyên vật liệu, kiểmtra, kiểm soát ở người sản xuất nhưng lợi nhuận thu được sẽ không cao như hìnhthức gia công đặt hàng

2.2.6 Tự sản xuất khai thác hàng hóa.

Để chủ động trong tổ chức tạo nguồn hàng, khai thác các nguồn lực và thếmạnh của doanh nghiệp thương mại, cũng như đa dạng hóa hoạt động kinh doanh,doanh nghiệp thương mại có thể tự tổ chức các xưởng (xí nghiệp) sản xuất ra hànghóa để cung ứng cho khách hàng Đầu tư vào lĩnh vực sản xuất đòi hỏi doanhnghiệp thương mại phải có nguồn vốn lớn, phải chú trọng đến các yếu tố sản xuất –

kỹ thuật – công nghệ, nguyên vật liệu, phụ liệu… Doanh nghiệp thương mại có thể

bắt đầu tổ chức những xưởng sản xuất nhỏ, sau đó phát triển nâng dần lên quy môtrung bình và lớn Doanh nghiệp thương mại cũng có thể mua lại các doanh nghiệpsản xuất nguồn hàng không có hiệu quả, tái cơ cấu và đầu tư để trở thành xí nghiệptrực thuộc tạo nguồn hàng cho mình.

Doanh nghiệp thương mại cũng có thể tự tổ chức khai thác nguồn hàng hóađể đáp ứng nhu cầu cho thị trường Khai thác các nguồn tài nguyên thiên nhiên sẵncó ở địa phương, ở những vùng doanh nghiệp thương mại hoạt động kinh doanh vàcó điều kiện khai thác cho phép, doanh nghiệp thương mại sẽ làm phong phú thêmnguồn hàng của mình, vừa thỏa mãn nhu cầu tối đa của khách hàng, vừa thay thếđược hàng nhập khẩu, vừa có giá cả phải chăng và doanh nghiệp thương mại chủđộng phát triển được nguồn hàng của mình Một ví dụ về vấn đề này: có doanhnghiệp cung ứng phân bón hóa học cho nông nghiệp, khi phát hiện ở địa phương códòng song bị lấp hiện có khối phân bùn rất lớn, doanh nghiệp thương mại đã tổchức khai thác chế biến thành phân vi sinh cung ứng cho khách hàng Có doanhnghiệp thương mại cung ứng dây điện, cáp điện nhập khẩu, trong khi đó doanhnghiệp thương mại lại cung ứng cả đống cả cao su, cả hạt nhựa…Doanh nghiệpthương mại đã tổ chức xưởng sản xuất dây điện, cáp điện cung ứng cho khách hàngvới chất lượng không kém hàng ngoại nhập và gía thành lại thấp hơn do đó hạ đượcgía bán cho khách hàng và được khách hàng hoan nghênh

Như vậy, với doanh nghiệp thương mại có nguồn vốn dồi dào, có nguồnnguyên vật liệu, có các nguồn lực có thể tự sản xuất, khai thác nguồn hàng để có thểđưa vào kinh doanh Đầu tư vào sản xuất, khai thác thì doanh nghiệp thương mại cónguồn hàng vững chắc, vừa đảm bảo lợi ích của người sản xuất, vừa đảm bảo lợi íchcủa người kinh doanh, doanh nghiệp thương mại hiểu biết sản xuất hơn Tuy nhiênđầu tư vào sản xuất, khai thác, đòi hỏi nguồn vốn lớn, vòng quay vốn dài, sinh lợichậm và đặc biệt phải có hiểu biết về công nghệ mới tiên tiến, hiện đại và xu hướngphát triển của nó

2.3 Chính sách mua hàng.

2.3.1 Mục tiêu mua hàng.

- Mục tiêu chi phí: doanh nghiệp mua hàng đảm bảo soa cho chi phí thấp.

- Mục tiêu chất lượng: doanh nghiệp mua hàng hóa đảm bảo chất lượng.

- Mục tiêu an toàn: hàng hóa mua về phải đảm bảo sự an toàn

2.3.2 Lựa chọn nhà cung ứng.

 Một nhà cung ứng

 Ưu điểm:

- Quan hệ dễ dàng

- Dễ quản lý và giám sát

- Giảm chi phí vận chuyển

 Nhược điểm:

- Gây khó khăn cho doanh nghiệp

- Không an toàn

- Không có sự so sánh, độc quyền

- Hàng hóa không đa dạng

- Phụ thuộc vào nhà cung ứng, mất tính cạnh tranh

 Nhiều nhà cung ứng

- Có quyền lựa chọn, có sự cạnh tranh giữa các nhà cung ứng về giá cả, chấtlượng, giá cả, khuyến mãi, giao hàng, vận chuyển…

- An toàn trong kinh doanh

Nguyên tắc lựa chọn nhà cung ứng trong doanh nghiệp thương mại:

+ Không hoàn toàn lệ thuộc vào nhà cung ứng mà phải có sự lựa chọn tối ưu từnhiều nhà cung ứng khác nhau

+ Theo dõi, nắm bắt thường xuyên tình hình tài chính, khả năng cung ứng vàkhả năng sản xuất của nhà cung ứng hàng hóa

2.3.3 Lựa chọn nhân viên giao hàng.

Nhân viên mua hàng giỏi phải đảm bảo các nguyên tắc sau:

- Kiến thức phong phú

- Năng động, tỉnh táo

- Có khả năng giao tiếp

- Am hiểu được ngành hàng và khách hàng

2.4 Quá trình mua hàng.

2.5 Các nguyên tắc đảm bảo mua hàng có hiệu quả.

- Không bỏ tiền vào một túi

- Luôn giữ thế chủ động trước nhà cung ứng

- Phải đảm bảo hợp lý về quyền lợi giữa người mua và nhà cung cấp

CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG VỀ HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG CHO SẢN PHẨM VIKYNO – VINAPPRO TẠI DOANH

NGHIỆP TƯ NHÂN HƯNG PHÁT

Tìm và lựa chọn nhà

cung ứng

Đánh giá kết quả Theo dõi – kiểm tra –

giao hàng – nhận hàng Nhu cầu mua hàng