a. Nhận yêu cầu tìm kiếm của nhà cung ứng.
Nhu cầu tìm kiếm nhà cung ứng cho doanh nghiệp phát sinh trong các trường hợp sau:
- Nhà cung ứng trước đó không còn cung ứng cho doanh nghiệp nữa. - Theo yêu cầu khác của chủ doanh nghiệp.
- Nhân viên mua hàng chịu trách nhiệm tiếp nhận hoặc chủ động đề xuất các yêu cầu về tìm nhà cung ứng cho doanh nghiệp.
b. Xác định tiêu chí đánh giá nhà cung ứng.
Nhân viên mua hàng phải chịu trách nhiệm xây dựng bản tiêu chuẩn đánh giá nàh cung ứng và giao cho chủ doanh nghiệp.
Tiêu chuẩn đánh giá nhà cung ứng bao gồm và không giới hạn trong các nội dung sau:
- Tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm cung cấp. - Phương thức giao hàng.
- Điều kiện về hóa đơn. - Điều kiện thanh toán.
- Gía cả sản phẩm mua vào hợp lý.
- Mức độ đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm. - Khả năng cung ứng về số lượng.
- Bảo hành.
c. Thu thập thông tin về nhà cung ứng.
Tìm kiếm thông tin nhà cung ứng:
Thông tin về nhà cung ứng có thể thu thập từ các nguồn như sau: - Thông tin quảng cáo trên truyền thông, truyền hình, báo chí… - Catalogue chào hàng của nhà cung ứng.
- Trực tiếp liên hệ tại cơ sở nhà cung ứng. - Sự giới thiệu của các đơn vị có liên quan.
Thu thập bộ hồ sơ nhà cung ứng:
Nhân viên mua hàng có trách nhiệm thu thập đủ bộ hồ sơ nhà cung ứng bao gồm và không hạn chế các nội dung sau:
- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
- Catalogue giới thiệu công ty, hàng hóa, dịch vụ. - Bảng báo giá.
Ngoài ra, nhân viên mua hàng cũng có trách nhiệm xác minh nguồn hàng, cơ sở vật chất, cách thức trưng bày, chất lượng sản phẩm và phương thức phục vụ khách hàng của công ty.
d. Ký hợp đồng.
Nếu chủ doanh nghiệp đã phê duyệt, nhân viên mua hàng phải cùng với nhân viên mua hàng thảo lại bản hợp đồng và làm thủ tục ký hợp đồng như quy định.
Hồ sơ đánh giá nhà cung ứng do nhân viên mua hàng lưu giữ.
e. Khảo sát giá trên thị trường.
Nhân viên mua hàng phải thực hiện khảo sát trên thị trường trong các trường hợp sau: - Khảo sát định kỳ: 1 tháng 1 lần. Đối với nhà cung ứng và các đại lý khác để đảm bảo hàng hóa doanh nghiệp bán ra luôn hợp lý.
- Khi nhà cung cấp báo giá tăng.
- Khi nguồn hàng bắt đầu khan hiếm hay đang trong thời vụ.