Những điều chỉnh mới về tiêu huỷ tài liệu hết giá trị tại Điều 12 của Nghị định số111/2004/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưutrữ quốc gia là quy
Trang 1HỎI - ĐÁP NGHIỆP VỤ VĂN THƯ LƯU TRỮ
HỎI:
Học viên Trần Thanh Ngọc lớp K52 của Trung ương Hội Lưu trữ Việt Nam hỏi vềviệc huỷ tài liệu có liên quan đến quản lý tài liệu lưu trữ của xã, phường, thị trấn
trả lời:
Câu 1: Việc huỷ tài liệu hết giá trị có những quy định gì mới?
Việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị đã được quy định tại Điều 35, 36, và 37 của Điều lệ
về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ ban hành kèm theo Nghị định 142-CP ngày28/9/1963 của Hội đồng Chính phủ Song các quy định này chỉ đề cập đến việc thành lậpHội đồng xác định giá trị tài liệu và thủ tục lập biên bản khi tiêu huỷ tài liệu
Những điều chỉnh mới về tiêu huỷ tài liệu hết giá trị tại Điều 12 của Nghị định số111/2004/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưutrữ quốc gia là quy định chế độ thẩm tra; phân quyền thẩm tra tài liệu hết giá trị trước khitiêu huỷ của các cơ quan lưu trữ các cấp như:
- Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước thẩm tra tài liệu của các Trung tâm lưu trữ quốcgia và các cơ quan, tổ chức thuộc ngtuồn nộp lưu vào các Trung tâm lưu trữ quốc gia;
- Lưu trữ tỉnh thẩm tra tài liệu lưu trữ của tỉnh, lưu trữ huyện và các cơ quan, tổ chức
là nguồn nộp lưu vào lưu trữ tỉnh;
- Lưu trữ huyện thẩm tra tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vàolưu trữ huyện và lưu trữ xã;
- Lưu trữ của các cơ quan, tổ chức cấp trên thẩm tra tài liệu của các đơn vị không lànguồn nộp lưu và lưu trữ lịch sử
Ngoài ra, cũng tại Điều 12 của của Nghị định số 111/2004/NĐ-CP, Chính phủ quyđịnh về việc phân quyền quyết định cho phép tiêu huỷ tài liệu hết giá trị của người đứng đầucác cơ quan, tổ chức như sau:
- Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước quyết định tiêu huỷ tài liệu hết giá trịbảo quản tại Trung tâm lưu trữ quốc gia;
Trang 2- Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ,người đứng đầu các cơ quan, tổ chức khác thuộc nguồn nộp lưu vào Trung tâm lưu trữ quốcgia quyết định tiêu huỷ tài liệu hết giá trị bảo quản tại của cơ quan, tổ chức sau khi có ý kiếnthẩm định bằng văn bản của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước;
- Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh quyết định tiêu huỷ tài liệu hết giá trị bảo quản tạitỉnh;
- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ tỉnhquyết định tiêu huỷ tài liệu hết giá trị của cơ quan, tổ chức sau khi có ý kiến thẩm định bằngvăn bản của lưu trữ tỉnh;
- Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp huyện quyết định tiêu huỷ tài liệu hết giá trị bảo quảntại lưu trữ huyện sau khi có ý kiến thẩm định bằng văn bản của lưu trữ tỉnh;
- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ huyệnquyết định tiêu huỷ tài liệu hết giá trị của cơ quan, tổ chức mình sau khi có ý kiến thẩm địnhbằng văn bản của lưu trữ huyện;
- Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp xã quyết định tiêu huỷ tài liệu hết giá trị của xã saukhi có ý kiến thẩm định bằng văn bản của lưu trữ huyện;
- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức không thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào các Trungtâm lưu trữ quốc gia, lưu trữ tỉnh, lưu trữ huyện quyết định tiêu huỷ tài liệu hết giá trị của cơquan, tổ chức mình sau khi có ý kiến thẩm định bằng văn bản của cơ quan, tổ chức cấp trêntrực tiếp
Câu 2: Việc tiêu huỷ tài liệu ở cấp xã có cần tuân thủ các quy định chung về huỷ tàiliệu không?
Căn cứ vào các quy định đã nêu trên của Nghị định số 111/2004/NĐ-CP, thì khi loạihuỷ tài liệu hết giá trị của cấp xã, vẫn phải tuân thủ các quy định chặt chẽ vể huỷ tài liệu củaNhà nước Vấn đề cần xem xét cụ thể là, ở cấp xã, trừ các phường, thị trấn, tài liệu lưu trữcòn giữ lại được là rất ít Vì vậy, việc huỷ tài liệu chưa cần đặt ra Trước tình hình như vậy,lưu trữ xã cần thu thập tài liệu đến hạn nộp lưu của các đơn vị, cá nhân lãnh đạo của xã vào
Trang 3bảo quản tại kho chung, tổ chức phân loại, chỉnh lý và loại ra những tài liệu trùng thừa đểbảo quản riêng chờ xử lý sau
LỊCH SỬ LƯU TRỮ VIỆT NAM TRÊN ĐẤT THĂNG LONG HÀ NỘI
1 Tổ chức lưu trữ thời kỳ phong kiến Việt Nam
a.Lưu trữ Việt Nam trước thời kỳ nhà Nguyễn 938-1802
Trước thời kỳ tiền Lê, tài liệu lưu trữ không còn được bảo tồn Từ thời kỳ nhà Lý?đến triều Tây Sơn, được sử sách ghi lại là, tài liệu của bộ máy nhà nước được cất vào tủcông, không có kho lưu trữ Một số bộ giữ tài liệu dưới dạng sổ sách như số hộ tịch, sổ điền
bạ, sổ thuế Các vương triều không có chủ trương lưu giữ lâu dài tài liệu quản lý? nhà nướcnhư các chiếu, chỉ, sắc dụ do không có nhận thức về công tác bảo tồn, lưu giữ tài liệu.Ngoài ra, tài liệu bị mất mát do chiến tranh, môi trường, thiên tai huỷ hoại
b.Lưu trữ triều Nuyễn
So với các thời kỳ của các vương triều trước đó, các triều vua nhà Nguyễn đã nhậnthức được giá trị của tài liệu lưu trữ nên đã chú ?ý việc tổ chức lưu trữ và bảo quản tài liệu
Riêng về tổ chức, Triều đình nhà Nguyễn đã chú ý đến việc tổ chức các cơ quan vănthư và lưu trữ, như năm 1821, đã lập ra Văn thơ phòng Đến năm 1829, Văn thơ phòng đượcchia thành 4 bộ phận, gồm:
- TàoThượng bảo: phòng giữ ấn tín;
- Tào Tú luận: phòng ghi chép những giáo huấn của nhà vua và thảo văn bản;
- Tào Bí thơ: phòng thơ ký đặc biệt làm nhiệm vụ coi giữ những tác phẩm văn thơ củanhà vua
- Tào Bổn chương: phòng quản lý những giấy tờ công hình thành qua hoạt động củanhà vua và của Nội các
Riêng Tào Bổn chương được chia thành Lại bộ chương, Lê Bình Chương và HìnhCông Chương; nhiệm vụ:
+ Lại Bộ chương: luôn giữ những tài liệu về nhân sự và tài chính;
+ Lê Bình Chương: luôn giữ những tài liệu về lễ tân và quân đội;
Trang 4+ Hình Công Chương: luôn giữ những tài liệu về toà án và công chính.
Như vậy, Tào Thượng bản và Tào Tú Luận mang tính chất một phòng văn thư; Tào
Bí thơ và Bổn Chương thực chất là một phòng lưu trữ
Năm 1925, Minh Mệnh cho lập Tàng thư lâu tại đông bắc Hoàng thành Đây chính làKho lưu trữ guốc gia, có nhiệm vụ bảo quản tài liệu lưu trữ và sổ sách của triều đinh và các
bộ Cấu trúc Tàng thư lâu: nhà 2 tầng, xây bằng gạch, đá; tầng dưới 11 gian, tầng trên 7 gian
Chính nhờ có sự quan tâm chỉ đạo công tác lưu trữ của nhà Nguyễn như vậy, nên nhàNguyễn đã để lại cho hậu thế nhiều tài liệu quí giá thuộc các nhóm như châu bản, địa bạ,mộc bản và các tư liệu lưu trrữ quí giá khác
c Lưu trữ Việt Nam thời kỳ thuộc Pháp
Năm 1858 thực dân Pháp tấn công Đà Nẵng, mở đầu cuộc chiến tranh xâm lược ViệtNam Phản bội lợi ích của dân tộc, ngày 05 tháng 6 năm 1862, Vua Tự Đức đã cắt 3 tỉnhmiền Đông và bồi thường 4 triệu đô la chiến phí cho Pháp Trước sự nhu nhược của Triềuđình Phong kiến Nhà Nguyễn, thực dân Pháp đẩy mạnh quân sự chiếm nốt những phần đấtcòn lại ở Việt Nam Tiếp các năm sau, chúng đánh chiếm Bắc kỳ và trung kỳ, buộc triềuđình Huế phải k?ý hiệp ước Patnot thừa nhận sự cai trị của Pháp trên toàn cõi Việt Nam.Năm 1887, sau khi đánh chiếm Lào và Cao Miên, Pháp cử Paul Bert làm toàn quyền ở ĐôngDương
Thời gian đầu, công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ được giao cho Thanh tra thuộc địaphụ trách Thống đốc Nam kỳ ban hành một số quy định về lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ vàolưu trữ và cấp chứng thực lưu trữ
Trang 5Từ năm 1873, công tác lưu trữ được giao cho Hội đồng tư mật quản l?ý và như vậy,
vị trí của lưu trữ được đặt cao hơn
Ngày 24/9/1909, kho lưu trữ Nam kỳ được thành lập theo Nghị định của Thống đốcNam kỳ Urrây
Tại Trung kỳ, năm 1897, sở lưu trữ được thành lập
Tại Bắc kỳ, công tác lưu trữ được tổ chức muộn hơn do Thống sứ Bắc kỳ phải đốiphó với các phong trào nổi dậy của nông dân thuộc địa Đến năm 1907, Thống sứ Bắc kỳban hành Thông tư quy định về lập hồ sơ, thu thập, bảo quản tài liệu, tuyển chọn nhân viênlưu trữ Nói chung, trước năm 1917, công tác lưu trữ ở Việt Nam và Đông Dương chưa có
cơ quan quản l?ý thống nhất, thiếu nhân viên lưu trữ được đào tạo, thiếu các phương tiện bảoquản tài liệu lưu trữ Vì vậy, tài liệu bị mất mát, phân tán và hư hại
Thời kỳ thuộc Pháp, công tác lưu trữ được ghi dấu ấn rõ nét là từ năm 1917 Tháng6/1917, theo đề nghị của Toàn quyền Đông Dương Anbexaro, chính quốc đã cử Pôn Buđê,người tốt nghiệp trường đại học lưu trữ - cổ tự học sang Đông Dương phụ trách lưu trữ.Ngày 29/11/1917, Toàn quền Đông Dương ban hành Nghị định thành lập Nha Lưu trữ Thưviện Đông Dương Nha có nhiệm vụ tổ chức lại các kho lưu trữ, chỉ đạo thanh tra công táclưu trữ, tổ chức thư viện và thanh tra thư viện Ngày 26/12/1918, Toàn quyền Đông Dươngban hành Nghị định quy định cụ thể về tổ chức và hoạt động của Nha lưu trữ và thư việnĐông Dương:
+ Kho lưu trữ trung ương Hà Nội;
+ Kho lưu trữ Thống đốc Nam kỳ tại Sài Gòn;
+ Kho lưu trữ Khâm sứ Trung kỳ tại Huế;
+ Kho lưu trữ Thống sứ Campuchia tại Pnông Pênh;
+ Kho lưu trữ Thống sứ Lào tại Viêng Chăn
So với bộ máy nhà nước ở Trung ương, bộ máy nhà nước bảo hộ đã khá đầy đủ Cùngvới hàng loạt các sở ra đời, Sở Lưu trữ và Thư viện cũng đã được thành lập
Về cơ sở vật chất, Nha lưu trữ cho xây 2 kho lưu trữ: kho lưu trữ Hà nội và Kho lưutrữ tại Pnông Pênh
Trang 6Ở Việt Nam, trong suốt 27 năm tồn tại (1918-1945), ba kho lưu trữ ở Hà Nội, Huế,Sài Gòn đã hoạt động như các Kho lưu trữ lịch sử.
Về tổ chức Kho lưu trữ cơ quan: theo cuốn những nguyên tắc quản lý hành chính doLion moany viết năm 1924, thì toàn Đông Dương có 16 Kho lưu trữ
c Lưu trữ Việt Nam sau Cách mạng Tháng 8 năm 1945
Sau Cách mạng tháng 8/1945, do hoàn cảnh chiến tranh, nước Việt Nam dân chủcộng hoà không có cơ quan có thẩm quyền chính thức quản lý công tác lưu trữ Vì vậy, thờigian đầu, Chính phủ Lâm thời đã tổ chức lại Nha Lưu trữ Thư viện trung ương, lập Nha Lưutrữ Công văn và Thư viện toàn quốc trực thuộc Bộ Quốc gia giáo dục Ngày 08/9/1945,Chính phủ lâm thời ra Sắc lệnh bổ nhiệm ông Ngô Đình Nhu, Quản thủ Kho lưu trữ và Thưviện Trung kỳ Huế, nguyên Phó Giám đốc Nha Lưu trữ và Thư viện Đông Dương làm Giámđốc Nhưng hoàn cảnh đất nước chưa được an bình, cả một thời gian dài, công tác lưu trữvẫn gặp những khó khăn, nên cơ quan quản lý lưu trữ do Chính phủ Lâm thời thành lập rachưa thể quản lý thống nhất công tác lưu trữ trong cả nước
Với bối cảnh lịch sử nêu trên, sự kiện thành lập Cục Lưu trữ thuộc Phủ Thủ tướngtheo Nghị định số 102/CP ngày 04/9/1962 của Hội đồng Chính phủ đã đánh dấu một bướcngoặt lịch sử quan trọng của công tác lưu trữ Việt Nam Từ đây, công tác lưu trữ ở nước tatrở thành một ngành độc lập, thực hiện nguyên tắc quản lý tập trung, thống nhất
Ra đời ngay sau Nghị định 102/CP là bản Điều lệ về công tác công văn giấy tờ vàcông tác lưu trữ ban hành kèm theo Nghị định 142/CP của Hội đồng Chính phủ ngày28/9/1963 Điều lệ quy định việc thành lập các mật kho lưu trữ ở các khu, tỉnh, thành phốtrực thuộc Trung ương, kho và phân kho lưu trữ Trung ương để bảo quản tài liệu của các cơquan Trung ương và lưu trữ chuyên ngành (Điều 26) Về lưu trữ chuyên ngành, Điều 30 củaĐiều lệ quy định: Công an, Ngoại giao và Quốc phòng được lập kho lưu trữ riêng nhưngphải chịu sự chỉ đạo thống nhất về nghiệp vụ của Cục Lưu trữ
Trên cơ sở của Điều lệ, Phủ Thủ tướng đã ban hành Thông tư số 9/BT ngày 8/3/1964.Thông tư quy định: lập Tổ lưu trữ ở các Bộ, cơ quan ngang Bộ trực thuộc Hội đồng Chínhphủ Cá biệt lập phòng lưu trữ
Trang 7Lưu trữ cơ quan mang tính chất hiện hành thực hiện nhiệm vụ quản lý, bảo quản tạmthời tài liệu lưu trữ cơ quan trước khi đưa vào quản lý tại lưu trữ lịch sử để bảo quản cố địnhtài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam.
Tổ chức lưu trữ giai đoạn 1976-1999
Sau ngày giải phóng miền Nam 1975, đất nước thống nhất, Hội đồng Chính phủ đãQuyết định thành lập Kho lưu trữ TW II đặt tại Thành phố Hồ Chí Minh và giao cho CụcLưu trữ trực tiếp quản lý
Đáp ứng yêu cầu quản lý tài liệu lưu trữ quốc gia, ngày 26/12/1981 Hội đồng Bộtrưởng (nay là Chính phủ) đã ban hành Quyết định thành lập Phông lưu trữ quốc gia ViệtNam Bản Quyết định đã nhấn mạnh sự cần thiết phải tập trung tài liệu lưu trữ vào bảo quảntrong kho lưu trữ Nhà nước TW và địa phương Một năm sau, tức ngày 11/12/1982, Hộiđồng Nhà nước ban hành Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia Điều 5 của Pháp lệnhquy định tài liệu lưu trữ quốc gia phải được bảo quản trong các cơ quan lưu trữ Nhà nước.Điều 14 và 15 của Pháp lệnh quy định cụ thể về hệ thống tổ chức ngành lưu trữ bao gồm: cơquan lưu trữ Nhà nước Trung ương thuộc Hội đồng Bộ trưởng; cơ quan lưu trữ ở các Bộ, Uỷban Nhà nước, cơ quan khác thuộc Hội đồng Bộ trưởng; cơ quan lưu trữ thuộc Uỷ ban nhândân các cấp Đây là văn bản có giá trị pháp lý cao nhất quy định việc quản lý tập trung,thống nhất tài liệu lưu trữ quốc gia
Hai năm sau, ngày 01/3/1984 Hội đồng Bộ trưởng ban hành Nghị định số 34/HĐBT
về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy của Cục Lưu trữ Nhà nước
Theo Nghị định này, hệ thống tổ chức lưu trữ của nước ta như sau:
+ Cục Lưu trữ Nhà nước thuộc Hội đồng Bộ trưởng;
+ Phòng lưu trữ Bộ, Uỷ ban Nhà nước và các cơ quan khác thuộc Hội đồng Bộtrưởng;
+ Phòng lưu trữ cấp tỉnh, thành phố, đặc khu trực thuộc TW
Căn cứ Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia và Nghị định số 34/HĐBT, ngày05/11/1984 Cục Lưu trữ Nhà nước đã ban hành Thông tư 221-LT-TT quy định ở các Bộ, Uỷban Nhà nước, cơ quan khác thuộc Hội đồng Bộ trưởng thành lập Phòng lưu trữ và Thông tư
Trang 8số 222-LT-TT quy định thành lập Phòng lưu trữ trực thuộc UBND tỉnh, thành phố, đặc khutrực thuộc Trung ương.
Mặc dù đã có văn bản quy định hướng dẫn cụ thể về tổ chức lưu trữ nói riêng và côngtác lưu trữ nói chung, song trong suốt thời gian dài từ 1985-1997, cùng với những thay đổi
về tổ chức (sáp nhập một số cơ quan thuộc Chính phủ và chia tách tỉnh) ở hầu hết các Bộ,các tỉnh đều chưa lập được Phòng lưu trữ như quy định của pháp luật
Xuất phát từ yêu cầu quản lý tài liệu lưu trữ theo Chỉ thị 726TTg ngày 04/9/1987 vềtăng cường chỉ đạo công tác lưu trữ, ngày 24/01/1998 Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ (nay
là Bộ Nội vụ) đã ban hành Thông tư số 40/1998/TT-TCCP hướng dẫn tổ chức lưu trữ ở cơquan nhà nước các cấp Theo Thông tư thì ở các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộcChính phủ (sau đây gọi chung là Bộ) thành lập Phòng lưu trữ đặt trong Văn phòng Bộ Ở cáctỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương thành lập Trung tâm lưu trữ tỉnh trực thuộc Vănphòng Uỷ ban Nhân dân tỉnh
Từ đầu những năm 2000 của thế kỷ trước, công tác lưu trữ được ghi dấu ấn phát triểnmới là ngày 04/4/2001, Uỷ ban thường vụ Quốc hội thông qua Pháp lệnh lưu trữ quốc giathay thế Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia năm 1982 Để hướng dẫn thi hành Pháplệnh mới này, ngày 08/4/ năm 2004, Chính phủ ban hành Nghị định số 111/2004/NĐ-CPhướng dẫn thi hành một số điều của Pháp lệnh lưu trữ quốc gia Các văn bản quy phạm phápluật mới này đáp ứng yêu cầu khai thác, sử dụng giá trị của tài liệu lưu trữ trong thời kỳ đổimới
Từ năm 2003, sau khi có Nghị định của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ vàquyền hạn của Bội nội vụ, Cục Lưu trữ Nhà nước, cơ quan quản lý ngành lưu trữ, chính thứctrực thuộc Bộ Nội vụ, được giao nhiệm vụ quản lý công tác văn thư và đổi tên là Cục Vănthư và Lưu trữ nhà nước trực thuộc bộ Nội vụ
Hiện nay, cơ cấu tổ chức của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước có thể tóm tắt theo sơ
Trang 9liền với sự phát triển và phân ngành sản xuất Tài liệu ngày càng gia tăng và đa dạng còn do
sự phát triển nhanh của kỹ thuật văn phòng Những ký tự ghi chép ban đầu thường được thểhiện trên cát, trên vỏ cây hoặc sau này là trên đất nung Sự ghi chép đó thường xuất hiện ởnhững nơi có điều kiện tự nhiên thuận lợi nhất cho việc phát triển kinh tế trên thế giới, nhưtrên các triền sông Nil Ai Cập, dải sông Lưỡng Hà vùng Trung cận đông, triền sông Cửulong đã góp phần mang lại nền văn minh cổ xưa cho xã hội - văn minh chữ viết Ở đây loàingười còn lưu giữ được những kho lưu trữ khổng lồ có vật mang tin bằng đất nung từ 2500năm trước công nguyên Tuy vậy, những tài liệu lưu trữ có vật mang tin mềm thời kỳ nô lệhầu như loài người không còn lưu giữ được, mà phổ biến trên thế giới, các nước chỉ còn lạiđược tài liệu lưu trữ từ thời kỳ phong kiến, từ thế kỷ thứ VII sau Công nguyên
Ở nước ta, tài liệu cổ nhất ghi trên giấy, không kể các văn bia và kinh phật, còn giữlại được là thời kỳ hậu Lê (thế kỷ XV), hiện đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia I,
Hà Nội (xem TL trang sau)
Nhưng ở thời kỳ này, tài liệu lưu trữ còn lại không đáng kể và tài liệu cổ chủ yếu làcác Sắc phong, còn tài liệu lưu trữ cổ nhất về hành chính nhà nước thì chỉ còn lưu giữ lạiđược từ thế kỷ thứ XIX sau Công nguyên (1802) Đây là khối tài liệu lưu trữ quan trọng nhấtcủa thời kỳ phong kiến Việt Nam Đó là tài liệu của các vương triều nhà Nguyễn từnăm1802 đến năm1945, qua các triều đại:
Trang 10Loại hình tài liệu lưu trữ chủ yếu viết trên giấy dó bằng chữ Hán nôm Trong đó, khốitài liệu quan trong nhất là tài liệu Châu bản Châu bản triều Nguyễn là các bản tấu, sớ đãđựơc các vua nhà Nguyễn phê duyệt với những dấu ấn “ngự phê” của nhà vua, cùng các sắc,
dụ, chiếu, chỉ và những công văn, tờ trình sổ sách kê khai, những văn bản ngoại giao cònlưu lại được cho đến nay Trên thực tế, đó là tài liệu văn thư lưu trữ của triều đình nhàNguyễn do các văn phòng của nhà vua mang tên Viện thị thư, viện thị Hàn, Viện nội hàn đờiGia Long tổ chức ra
Ngược dòng lịch sử, dấu ấn về Thăng Long – Hà Nội phần nhiều được phản ánhtrong các tư liệu lưu trữ và các sách tra cứu khác, như các quốc sử “Đại Việt Sử ký Toànthư”của các thần sử Lê Văn hưu, Phan Phu tiên và Ngô Sĩ Liên; “Khâm định Việt sử ThôngGiám Cương Mục” của Quốc sử quán triều Nguyễn; các Bách khoa toàn thư, nhưWikipedia Theo những tư liệu lưu trữ này thì Thăng Long (Rồng bay lên) chỉ được đặt tên
từ thế kỷ thứ XI khi Việt Nam dành được độc lập, sau khi Lý Công Uẩn ra Chiếu dời đô năm
1010 từ Hoa Lư Thăng long là Thủ đô của Đại Việt cho đến năm 1397, khi Thủ đô được dichuyển về Thanh Hoá, tức Tây Đô Thăng Long khi đó có tên là Đông đô Như vậy, Hà Nội
đã trải qua nhiều tên gọi, kể từ năm 454- 456 thời Nam Bắc Triều của Trung Quốc, từ nhữngtên Tống Bình, Đại La- La thành- năm 866; Long Đỗ (Rốn rồng)-năm 866, Đông Đô - năm
1397, Đông Quan- năm 1408, Đông Kinh- năm 1428, Bắc Thành, thời Tây Sơn Năm 1802,được đổi lại là Thăng long, nhưng chữ “Long” có nghĩa mới, tức là thịnh vượng Năm 1831,vua Minh Mạng lập ra tỉnh Hà Nội, với ý nghĩa tỉnh nằm trong (nội) hai con sông (hà) làsông Hồng và sông Đáy Những người phương tây thường gọi Hà Nội bằng cái tên ghép HánViệt “Tonkin”
Xen kẽ với những tài liệu lưu trữ thời kỳ phong kiến, ở nước ta hình thành khối lớntài liệu lưu trữ của các cơ quan thuộc Pháp, như phông Toàn quyền Đông Dương, phôngThống xứ Bắc kỳ, phông Thống đốc Nam kỳ, các phông Toà xứ các tỉnh Toàn bộ tài liệulưu trữ thuộc thời kỳ phong kiến và thuộc Pháp hiện đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữquốc gia I, 31B phố Tràng Thi Hà Nội với tổng số khoảng 6 km giá tài liệu (chiều dài tài liệudựng đứng xếp trên giá)
Riêng ở miền Nam nước ta, trước năm 1945, qua hoạt động của chính quyền nguỵ Sàigòn (Việt Nam Cộng hoà), đã hình thành và được quản lý tại Văn khố Sài gòn một số lượngtài liệu lưu trữ đáng kể, đặc biệt là tài liệu lưu trữ của các khối phông Phủ Tổng thống Đệ
Trang 11nhất cộng hoà, khối phông Phủ Tổng thống Đệ nhị cộng hoà, phông Phủ Thủ tướng và các
bộ của Việt Nam Cộng hoà Sau ngày giải phóng miền Nam, số tài liệu này hầu như còngiữ lại nguyên vẹn và được bảo vệ an toàn cùng với trên 30 ngàn tấm tài liệu mộc bản đượcgiữ lại tại Đà Lạt tỉnh Lâm Đồng ( xem 1 tấm tài liệu mộc bản)
Chỉ tính riêng khối tài liệu lưu trữ V¨n khố Sài Gòn đã có tổng số là 30 km giá tàiliệu
Khối tài liệu lưu trữ thuộc Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam có giá trị nghiên cứu caonhất hiện nay trên đất Thăng Long – Hà Nội là tài liệu lưu trữ có niên hạn từ năm 1945 trởlại đây của Việt Nam dân chủ cộng hoà và Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam đang đượcbảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, tại số 34 đường Phan Kế Bính Hà Nội Tổng sốtài liệu lưu trữ tậi đây hiện có là 8 km giá tài liệu Ngoài ra còn 12 km giá tài liệu thuộc cácnguồn nộp lưu đã đến hạn nộp lưu chưa thu về Trung tâm (xem toà nhà Trung tâm Lưu trữQuốc gia III)
Giá trị đặc biệt và trực tiếp đối với yêu cầu nghiên cứu lịch sử và hiện hành trên đấtThăng Long – Hà Nội phải kể đến tài liệu hình thành qua các hoạt động của các cơ quan, tổchức và cá nhân trong các thời kỳ lịch sử của Hà Nội Khối tài liệu này đang được bảo quảntại Trung tâm lưu trữ Thành phố Hà Nội, số 20, đường Huỳnh Thúc Kháng Tổng số tài liệulưu trữ được bảo quản tại đây lên tới gần chục km giá tài liệu Tần số độc giả đến khai thác,
sử dụng tài liệu phục vụ các yêu cầu nghiên cứu tương đương với một Trung tâm Lưu trữQuốc gia
XÃ HỘI HOÁ CÔNG TÁC LƯU TRỮ
LỘ TRÌNH THỰC HIỆN XÃ HỘI HOÁ CÔNG TÁC LƯU TRỮ
VÀ VAI TRÒ CỦA HỘI VĂN THƯ LƯU TRỮ VIỆT NAM
PGS-TS Dương Văn Khảm
1 Những vấn đề chung về xã hội hoá công tác lưu trữ