Tài liệu lưu trữ và công tác bảo quản tại việt nam

Góp phần nâng cao nhận thức - giữ gìn tài liệu trong công tác bảo quản VTL I/. Công tác bảo quản tài liệu Tài liệu là những sản phẩm vật chất rất dễ bị xâm hại và hư hỏng cho dù chúng có được cấu thành từ bất cứ chất liệu gì đi nữa thì các yếu tố khách quan như Ánh sáng, tia cực tím, nhiệt độ và độ ẩm, sự xâm nhập của côn trùng, nấm mốc, thảm hoạ tự nhiên, các tác nhân hoá học đều có thể gây ra gây hư hại đến tài liệu. Bên cạnh đó, các yếu tố chủ quan như việc sử dụng tài liệu chưa đúng cách, di chuyển kho tàng, bảo quản tài liệu không hợp lí thì cũng đều ảnh hưởng và làm hư hại tài liệu. Một ví dụ gần đây nhất: Theo khảo sát của nhiều chuyên gia Pháp, đã có một số lượng lớn các ấn phẩm cổ bị hư hại trong các kho sách, thư viện của ba nước Đông Dương. Họ đã nhận định: “Điều kiện khí hậu và tình trạng bảo quản bấp bênh có thể khiến chúng tan thành bụi trong thời gian ngắn. Nếu điều đó xảy ra, nó sẽ xóa sạch cả một mảng ký ức về Việt Nam, Lào và Campuchia cũng như một nhân chứng không thể thay thế được của lịch sử nước Pháp trong một giai đoạn lịch sử cùng chia sẻ với ba nước Đông Dương ” [1] Đó cũng là một sự cảnh báo trực tiếp đối với các cơ quan lưu trữ và cho công tác bảo tồn tài liệu. Tuy nhiên, không phải cho đến hôm nay công tác bảo quản tài liệu mới được nhìn nhận với một vai trò và ý nghĩa vô cùng quan trọng. Bảo quản tài liệu đã được nhận định là vấn đề sống còn của mỗi thư viện. Một vài nét khái quát công tác bảo quản tài liệu đã và đang được tiến hành tại nước ta Hiện nay chúng ta đã có những văn bản pháp qui trong công tác bảo quản tài liệu như Công văn số 111 ngày 04/04/1995 Cục lưu trữ nhà nước. Các văn bản pháp qui trong công tác bảo quản được phát triển và đưa ra chủ yếu áp dụng cho các cơ quan lưu trữ nhà nước. Tuy nhiên, công tác bảo quản tài liệu được cũng vẫn được quan tâm và triển khai rộng khắp, đặc biệt là ở các tỉnh và thành phố lớn trong cả nước. Nội dung của công tác bảo quản tài liệu hiện nay tập trung vào các công tác trọng tâm bao gồm xây dựng kho lưu trữ, trang thiết bị bảo quản, tổ chức tài liệu và các biện pháp kĩ thuật bảo quản. Vì vậy tại các thư viện, các đơn vị đã đưa ra những phương pháp bảo quản tài liệu riêng biệt tùy theo ngân sách và đặc điểm riêng về tài liệu của đơn vị: Tại Viện Nghiên cứu Hán Nôm, Viện đã chọn giải pháp là tiến hành sao chụp, nhân bản các bản sách hán nôm thành ba bản để phục vụ độc giả, bản gốc thì đưa vào kho lưu giữ theo chế độ bảo tàng, bồi vá, tu bổ, phục chế các bản sách nguyên gốc bị rách bị hư hỏng, làm hộp, Nguyên nhân gây hư hại, mục tiêu và hành động bảo quản tài liệu thực tế 1. Nhận biết sự hư hại tài liệu một cách trực quan Việc nhận biết những mối nguy hiểm đối với tài liệu đôi khi rất dễ dàng, bằng trực quan, giác quan mà từ đó đã có thể bảo vệ tài liệu nguyên vẹn tới 100%. Có rất nhiều dấu hiệu để nhận biết tài liệu bị hư hại như là với tài liệu giấy thì bị nhạt màu, đổi màu, gấp nếp, rách, thủng lỗ và mất mát, giòn, mốc; tài liệu băng đĩa thì bị gãy, nát, xước Sự xuống cấp và hư hại tài liệu có thể được chia ra làm hai nhóm nguyên nhân chính – sự phân chia này dựa theo những đặc trưng căn bản của quá trình sử dụng và bảo quản tài liệu bao gồm: - Bảo quản và xử lý bảo quản thực tế tài liệu chưa tốt - Phương pháp lưu trữ và trưng bày, sử dụng chưa thích hợp Trong hai nhóm nguyên nhân này, nhóm nguyên nhân thứ nhất mang tính chất khách quan hơn, việc phòng trách cũng khó khăn và bị động hơn. Đó là những nguyên nhân hoàn toàn khách quan từ điều kiện khí hậu, môi trường bảo quản tài liệu gây ra những hư hại cho tài liệu như chúng ta đã đề cập: điều kiện tự nhiên, ánh sáng môi trường, côn trùng, nấm mốc, chất hóa học Để giảm thiếu những tác nhân gây hư hại này phải có những yêu cầu đặc biệt về trang thiết bị, cơ sở hạ tầng. Tuy nhiên về cơ sở vật chất cũng như những trang thiết bị để phục chế tài liệu hiện nay tại các cơ quan thư viện vẫn còn rất thiếu thốn, lạc hậu không thể khắc phục một cách triệt để nhanh chóng được. Chúng ta cũng đã hạn chế được phần nào các tác nhân này trong điều kiện tốt nhất có thể và cũng phần nào thực hiện công tác phục chế tài liệu ở những kĩ thuật phổ thông nhất như đóng lại sách hay sao chụp tài liệu tăng bản tài liệu. Với những kĩ thuật bảo quản và phục chế tài liệu hiện đại hơn thì chưa phải địa phương nào cũng thực hiện được. Nhóm nguyên nhân thứ hai ngược lại mang nhiều yếu tố chủ chủ quan hơn và liên quan trực tiếp đến quá trình sử dụng tài liệu. Nhóm nguyên nhân gây hư hại tài liệu này hoàn toàn có thể được kiểm soát và có thể hạn chế được tối đa mức độ hư hại với tài liệu, đặc biệt, đây là nhóm nguyên nhân hết sức trực quan tại các thư viện, nơi mà sự tiếp xúc với tài liệu là linh hồn của hoạt động thư viện. Đây cũng là nhóm nguyên nhân không thực sự được chú trọng đến trong các văn bản pháp quy về bảo tồn tài liệu và thường xuyên bị quên lãng trong các hoạt động tuyên truyền, phổ biến về việc bảo quản tài liệu. Cần phải xác định nhóm nguyên nhân này chính là bước xuất phát điểm cho của công tác bảo quản tài liệu, đồng thời nhìn nhận công tác bảo quản dự phòng tài liệu là một bộ phận tích cực góp phần nâng cao nhận thức về việc trân trọng, bảo vệ tài liệu, xây đựng những nét ứng xử đẹp với tài liệu trong văn hóa đọc. 2. Hành động thực tế trong công tác bảo quản tài liệu Như vậy trong công tác bảo quản tài liệu ngoài việc đặt đối tượng chính của công tác này là tài liệu thì cần phải có sự quan tâm đánh giá thích đáng cho hai nhóm đối tượng: đó là người quản lý tài liệu và người sử dụng tài liệu. Trong đó, việc đưa người sử dụng trở thành một cộng đồng bảo quản tài liệu sẽ duy trì tuổi thọ của tài liệu lâu hơn rất nhiều lần; là yếu tố quan trọng góp phần thực hiện phần lớn các mục tiêu chiến lược của công tác bảo quản tài liệu bao gồm: - Đảm bảo chắc chắn tuổi thọ cao nhất có thể cho tài liệu - Sử dụng hiệu quả tài liệu trong trưng bày giới thiệu, triển lãm tài liệu - Thiết lập các chính sách ưu tiên cho các tài liệu quan trọng - Kiểm tra và bảo quản dự phòng tài liệu Người sử dụng tài liệu hoàn toàn có thể tham gia những khâu đầu trong công tác bảo quản tài liệu như sử dụng tài liệu đúng cách, hạn chế các yếu tố có thể gây hư hại đến tài liệu trong quá trình sử dụng, hay dự báo sự hư hỏng của tài liệu. Với rất nhiều nội dung trực quan vô tình hay cố ý người sử dụng cũng có thể gây nguy hại đến tài liệu. Như để sử dụng tài liệu đúng cách, các thư viện đã hướng dẫn độc giả - Ngay khi có thể hãy tránh xa những mối nguy hiểm cho tài liệu: -Tay phải sạch trước khi tiếp xúc với tài liệu, ví như tay dính dầu ăn, dầu ăn dính lên tài liệu thì sẽ làm biến chất tài liệu -Tài liệu phải được cất giữ trên giá, không đặt dưới đất, không đặt trên nóc giá; -Sử dụng tấm ken tài liệu đầy đủ để tài liệu không bị đổ, chồng lên nhau; -Không để tài liệu ngoài kho vì có thể không đảm bảo được các tác nhân có thể xâm hại tài liệu; -Không để tài liệu dựa vào tường hay giá bị ẩm ướt; -Đảm bảo không gian thích hợp để có thể di chuyển được tài liệu, không quá chật hẹp dễ bị xô đẩy, vướng mắc; -Không gấp trang để đánh dấu tài liệu, không viết đánh dấu vào tài liệu, nếu cần chỉ được dùng bút chì mềm; -Tránh để thức ăn, đồ uống trong kho; -Chống nắng tối đa cho tài liệu trong kho; -Đối với tài liệu điện tử cũng phải được bảo vệ; có hộp để giữ đĩa, không cầm tay trực tiếp vào đĩa, không dán nhãn và dán băng dính trên mặt đĩa; Trên thực tế, nhiều nội dung như trên được các thư viện đưa trực tiếp thành nội qui của thư viện, cấm vi phạm, vô tình những nội dung đó khiến độc giả có cảm giác không thoải mái, không xây dựng được ý thức, tình cảm về việc trân trọng sử dụng sách đúng cách và đúng mục đích. Những kiến nghị 1. Các đơn vị Thư viện cần thiết phải chú trọng công tác bảo quản dự phòng tài liệu. Trong đó, cần xây dựng và phổ biến những nội dung của công tác này đến các cán bộ làm việc cũng như người sử dụng tài liệu; mở rộng việc bồi dưỡng như mở các lớp bồi dưỡng cho cán bộ, phát tờ rơi về sử dụng tài liệu đúng cách cho độc giả; xây dựng các phanô, áp phích, tranh vẽ trực quan để người sử dụng tài liệu luôn ý thức được các hành động của mình đối với tài liệu. 2. Trang bị các phương tiện sử dụng tài liệu thích hợp như là gối sách, để thuận lợi hơn cho việc đọc các tài liệu khổ lớn, các tài liệu đã bị hư hỏng. 3. Đưa bạn đọc trở thành một đối tượng cùng tham gia quá trình bảo quản tài liệu trong đó các đơn vị thiết kế các phiếu báo cáo về tình trạng tài liệu (tham khảo mẫu kèm theo) để người sử dụng tài liệu có thể báo cáo tình trạng liệu khi có bất kì dấu hiệu bất thường nào của tài liệu (rách, nát, mất trang, ) 4. Nên đưa nội dung về bảo quản dự phòng tài liệu và ý thức về bảo quản tài liệu thành một phần trong nội dung môn học Bảo quản tài liệu dành cho sinh viên chuyên ngành Thông tin - Thư viện Kết luận Đã có rất nhiều các tủ sách cá nhân được lưu giữ và trao tặng lại cho thế hệ bạn đọc ngày hôm nay, ở đó chúng ta không chỉ thấy là những bộ sưu tập qúi giá, ở đó chúng ta còn thấy là tình cảm trân trọng vô cùng với những tài liệu, hiện vật. Mong rằng những bộ sưu tập tài liệu của các Thư viện, cơ quan Thông tin, Lưu trữ cũng luôn được trân trọng và bảo vệ như vậy bằng tình cảm của tất cả những ai đã từng quản lý, sử dụng và quan tâm tới những sản phẩm tri thức quí giá này. Tài liệu tham khảo 1. Quan tâm và tiếp xúc với vốn tài liệu Thư viện: Tài liệu học tập / Frances Cumming . – Thư viện Quốc gia Việt Nam. Chương trình tình nguyện viên Vida 2007 2. Tổ chức và bảo quản tài liệu / Nguyễn Tiến Hiển, Kiều Văn Hốt Trường Đại học Văn hóa Hà Nội 2005 3. IFLA principle for the care and handling of library material / Edward P. Adcock International preservation issue 1998 Internet website II/. Quản lý lưu trữ lần đầu được ứng dụng CNTT một cách tổng thể tại cục văn thư và lưu trữ nhà nước Mới đây, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước (CVT& LTNN) đã nghiệm thu thành công dự án “Ứng dụng Công nghệ thông tin (CNTT) phục vụ công tác quản lý và khai thác sử dụng tài liệu phòng lưu trữ quốc gia Việt Nam”. Đây là cơ quan lưu trữ lớn nhất đồng thời là đơn vị đầu tiên trên toàn quốc ứng dụng CNTT trong hoạt động quản lý lưu trữ một cách tổng thể. Đối tác triển khai của CVT&LTNN là Công ty Cổ phần Công nghệ Tinh Vân. CVT&LTNN được thành lập năm 1945 với tên gọi ban đầu “Nha lưu trữ công văn và thư viện toàn quốc” là cơ quan của Bộ Nội vụ, thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về lĩnh vực văn thư, lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ quốc gia thuộc Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam. Loại hình tài liệu ở các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia bao gồm tài liệu hành chính, tài liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu phim, ảnh, ghi âm, tài liệu xuất xứ cá nhân thuộc mọi thời kỳ lịch sử của Việt Nam. CVT&LTNN gồm có 3 Trung tâm: Trung tâm lưu trữ I đặt tại Hà Nội có nhiệm vụ lưu các hồ sơ của các cơ quan quản lý Nhà nước, Trung tâm lưu trữ II tại TP.Hồ Chí Minh có nhiệm vụ lưu trữ các tài liệu thời Sài Gòn cũ, Trung tâm lưu trữ III tại Hà Nội lưu trữ các tài liệu thời Pháp thuộc, phong kiến. Hiện nay, CVT&LTNN đã thu thập được khoảng 30km giá tài liệu và sẽ còn tiếp tục tăng bởi mỗi năm các cơ quan lưu trữ đều chuyển những tài liệu, hồ sơ đã lưu từ 2 – 3 năm sang lưu ở đây. Với khối lượng hồ sơ lớn như vậy, muốn xem, khai thác hồ sơ nhanh nhất thì cần có một giải pháp tối ưu, trong khi từ trước đến nay, công cụ phục vụ công tác quản lý và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ chủ yếu là thủ công trên các hệ thống sổ sách, không đáp ứng được yêu cầu quản lý, bảo quản một cách khoa học. Nhiều thông tin có trong các kho lưu trữ nhưng chúng ta không thể hoặc rất khó khăn trong việc tìm kiếm, tổng hợp và xử lý Nhận thấy ứng dụng CNTT trong hoạt động quản lý lưu trữ có thể khắc phục được những hạn chế nói trên, ngay từ năm 2004, CVT&LTNN đã chọn Công ty Tinh Vân làm đối tác xây dựng Bộ phần mềm quản lý hồ sơ lưu trữ cho CVT&LTNN và các đơn vị sự nghiệp, bao gồm 10 phần mềm. Trong đó có những phần mềm quan trọng như Phần mềm phục vụ công tác quản lý và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, quản lý văn bản hồ sơ lưu trữ hiện hành…, quản lý khoa học, quản lý công tác hợp tác quốc tế, giải pháp Cổng thông tin điện tử và quản trị nội dung v.v. Trong số đó, phần mềm Quản lý và khai thác tài liệu lưu trữ đóng vai trò quan trọng nhất. Phần mềm này đáp ứng yêu cầu của tất cả mọi khâu: từ việc các cơ quan lưu trữ chuyển hồ sơ sang nộp lưu ở Cục đến việc lật lại hồ sơ cũ, chỉnh lý hồ sơ, bảo quản hồ sơ và cuối cùng là đưa vào kho bảo quản. Phần mềm này đáp ứng được yêu cầu chọn lọc và bảo mật những hồ sơ được phép khai thác: đối với tài liệu thông thường có thể được đưa ra khai thác ngay, nhưng với tài liệu mật phải sau một số năm nhất định mới được phép đưa ra khai thác. Các giai đoạn của dự án được thực hiện trong 2 năm 2005 & 2006. Và cuối tháng 12/2006, CVT&LTNN đã chính thức ký biên bản nghiệm thu dự án này. CVT&LTNN là cơ quan lưu trữ đầu tiên ứng dụng CNTT một cách tổng thể trong hoạt động quản lý lưu trữ trên toàn quốc. Đây là dấu hiệu khả quan trong việc tin học hóa ngành lưu trữ tại Việt Nam. Công ty Tinh Vân – đối tác sản xuất bộ giải pháp này là một trong những công ty tin học có uy tín hàng đầu tại Việt Nam, đã nghiên cứu, xây dựng và triển khai thành công nhiều giải pháp tin học mang tính tổng thể trong nhiều lĩnh vực khác nhau như giáo dục, sản xuất, phân phối… III/. Các cơ quan lưu trữ nhà nước trong mạng lưới các cơ quan thông tin - thư viện và tư liệu của Việt Nam 1. Vai trò của tài liệu lưu trữ đối với sự phát triển kinh tế, xã hội, vị trí của các cơ quan lưu trữ trong hệ thống các cơ quan thông tin-tư liệu 1.1. Vài nét về sự hình thành của ngành lưu trữ Việt Nam Ngay từ những ngày đầu của của cách mạng, Đảng và Nhà nước ta luôn quan tâm đến công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ. Chỉ 6 ngày sau khi nước Việt Nam dân chủ cộng hòa ra đời, ngày 08/9/1945, Nha Lưu trữ công văn và thư viện được thành lập. Tiếp theo đó ngày 03-1-1946, Chủ tịch Hồ Chí Minh đã ký Thông đạt số 16-VP về việc quản lý công văn, hồ sơ tài liệu. Trong đó, Người khẳng định "Tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt về phương diện kiến thiết quốc gia". Sau khi hòa bình lập lại, miền Bắc bước vào thời kỳ khôi phục và phát triển kinh tế, công tác lưu trữ có điều kiện củng cố và phát triển. Ngày 8-9-1959 Ban Bí thư đã ra Thông tri số 259/TT/TW nêu rõ" Tài liệu lưu trữ là một tài sản quý báu, có tác dụng rất lớn trong việc nghiên cứu tình hình, tổng kết kinh nghiệm, định chương trình kế hoạch công tác và đường lối văn hoá, cũng như khoa học kỹ thuật. Do đó, việc lưu trữ công văn tài liệu là một công tác hết sức quan trọng". Để quản lý công tác lưu trữ trong giai đoạn mới, Hội đồng chính phủ ban hành Nghị định số 102-CP ngày 4-9-1962 thành lập Cục Lưu trữ thuộc Phủ Thủ tướng. Ngày 11-12-1982 Hội đồng Nhà nước khẳng định cơ quan quản lý lưu trữ nhà nước thuộc Hội đồng Bộ trưởng ban hành Nghị định số 34-HĐBT quy định chức năng nhiệm vụ, quyền hạn của Cục Lưu trữ Nhà nước và hệ thống tổ chức ngành lưu trữ trong phạm vi cả nước. Hiện nay hệ thống các cơ quan lưu trữ nước ta bao gồm: a. Các cơ quan quản lý lưu trữ: - Cục Lưu trữ Nhà nước - Phòng Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ. - Trung tâm Lưu trữ tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương b. Các cơ quan chuyên môn: - Các trung tâm lưu trữ quốc gia - Các lưu trữ chuyên ngành - Trung tâm Nghiên cứu Khoa học Lưu trữ - Tạp chí Lưu trữ Việt Nam c. Các cơ quan đào tạo: - Khoa Lưu trữ và Quản trị Văn phòng thuộc Trường đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn Quốc gia - 2 Trường Trung học Lưu trữ và Nghiệp vụ Văn phòng. Về tài liệu lưu trữ, hiện nay Cục Lưu trữ Việt Nam đang trực tiếp quản lý một khối lượng tài liệu lưu trữ có ý nghĩa toàn quốc, bao gồm các loại tài liệu sau: - Tài liệu của cơ quan quyền lực nhà nước, các bộ và các cơ quan trung ương từ năm 1945 đến nay, trong đó có tài liệu quản lý hành chính, tài liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu phim ảnh, ghi âm. - Tài liệu của Phủ tổng thống, các Bộ của chính quyền Mỹ ngụy ở Sài Gòn. - Tài liệu của chính quyền thực dân Pháp ở Việt Nam. - Tài liệu của các triều đại phong kiến Việt Nam - Tài liệu của các nhân vật hoạt động nổi tiếng như các nhà hoạt động chính trị, các nhà văn, nhà thơ, nhà khoa học, v.v Ngoài những khối tài liệu do Cục Lưu trữ Nhà nước trực tiếp quản lý còn có các khối tài liệu do các lưu trữ chuyên ngành quản lý như nội vụ, quốc phòng, ngoại giao. Các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, các huyện, thị đều bảo quản một khối lượng tài liệu lưu trữ của địa phương. Riêng đối với những tài liệu lưu trữ có ý nghĩa toàn quốc do Cục Lưu trữ Nhà nước trực tiếp quản lý được phân bổ như sau: - Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I tại Hà Nội bảo quản khối tài liệu của các triều đại phong kiến, tài liệu của chính quyền thực dân Pháp ở Việt Nam, tài liệu của các cá nhân gia đình, dòng họ, chủ yếu là tài liệu bằng chữ Hán và chữ Pháp. Tổng số tài liệu khoảng gần 10 km giá. - Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II, tại thành phố Hồ Chí Minh bảo quản khối tài liệu của chính phủ cách mạng lâm thời cộng hòa miền Nam Việt Nam, tài liệu mới chính quyền Mỹ ngụy, tài liệu mộc bản triều Nguyễn. Tổng số tài liệu khoảng 20 km giá. - Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, tại Hà Nội, bảo quản khối tài liệu thời kỳ dân chủ nhân dân và thời kỳ xã hội chủ nghĩa từ năm 1945 đến nay, bao gồm tài liệu của Quốc hội, Chính phủ, các bộ và cơ quan trung ương. Tổng số tài liệu có khoảng gần 10 km giá. Khối tài liệu này hiện đang tăng lên do các cơ quan nộp vào theo thời hạn nộp lưu do nhà nước quy định. Trong những năm gần đây nhà nước đã đầu tư hàng trăm tỷ đồng để xây dựng các khu lưu trữ mới, nhiều Bộ ngành và địa phương cũng đầu tư những khoản kinh phí khá lớn để xây dựng và cải tạo kho lưu trữ, như kho lưu trữ Bộ Quốc phòng đầu tư trên 100 tỷ đồng, kho lưu trữ thành phố Hà Nội đầu tư khoảng 70 tỷ đồng. 1.2. Tài liệu lưu trữ với sự phát triển kinh tế-xã hội: Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia do Hội đồng Nhà nước ban hành ngày 11-12-1982 khẳng định: "Tài liệu lưu trữ quốc gia là di sản của dân tộc, có giá trị đặc biệt đối với việc xây dựng và bảo vệ đất nước". Điều 4 của Pháp lệnh quy định rõ: "Các cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội và mọi công dân Việt Nam có nghĩa vụ bảo vệ các tài liệu lưu trữ quốc gia và chấp hành nghiêm chỉnh mọi chế độ, quy định của nhà nước và các tài liệu đó". Hơn 30 năm qua, từ khi thành lập đến nay, các trung tâm lưu trữ quốc gia, kho lưu trữ chuyên ngành, địa phương đã phục vụ hàng triệu lượt người đến khai thác sử dụng tài liệu. Chỉ tính riêng ở một trung tâm Lưu trữ quốc gia, trong 10 năm gần đây đã có hơn 11.000 lượt người, trong đó có nhiều người nước ngoài đến nghiên cứu sử dụng tài liệu. Lưu trữ Nội vụ, trong 10 năm gần đây đã đưa ra phục vụ độc giả nghiên cứu 2 triệu lượt hồ sơ và tài liệu lưu trữ. Tài liệu lưu trữ đã được đưa ra phục vụ kịp thời sự lãnh đạo, chỉ đạo và quản lý của Đảng và Nhà nước, phục vụ các nhu cầu nghiên cứu của các cơ quan, tổ chức, biên soạn lịch sử, tổng kết công tác, giải quyết chế độ, chính sách đối với cán bộ, đảng viên và nhân dân, phục vụ cho công tác tuyên truyền, giáo dục truyền thống cách mạng, góp phần tích cực trong việc thực hiện các nhiệm vụ chính trị, kinh tế-xã hội của Đảng và Nhà nước trong những năm qua. Cụ thể là phục vụ công tác quân sự; khôi phục các tuyến đường Bắc Nam; xây dựng các công trình thủy điện Hòa Bình, Trị An, thăm dò khai thác dầu khí Vũng Tàu; xây dựng và cải tạo các công trình thủy lợi Đập Đáy, Đập Bái Thương, Thanh Nham và nhiều công trình khác: nhờ tài liệu lưu trữ, nhiều hệ thống nông giang, nhà ga, cầu cống, bệnh viện, nhà máy, hải cảng, đường sắt bị địch đánh phá đã được sửa chữa, khôi phục nhanh chóng, giảm thời gian khảo sát, thăm dò, thiết kiế, tiết kiệm nhân công, vật tư mang lại hiệu quả kinh tế cao. Tài liệu lưu trữ còn góp phần bảo vệ pháp luật, bảo vệ chế độ xã hội chủ nghĩa và quyền lợi chính đáng của công dân, tổng kết kinh nghiệm chiến tranh, xây dựng nghệ thuật quân sự Việt Nam; biên soạn lịch sử Việt Nam, lịch sử quân đội, lịch sử các cơ quan, lịch sử các tỉnh, thành phố, lịch sử Đảng Cộng sản Việt Nam Có thể kể một số công trình tiêu biểu như: tổng kết 30 năm Điện Biên Phủ, 45 năm xây dựng quân đội, chiến tranh biên giới Tây Nam, 10 năm giúp bạn Campuchia, lịch sử Việt Nam tập II. Sơ thảo lịch sử nhà nước và pháp quyền, Việt Nam chống nạn thất học, v.v Tài liệu lưu trữ đã cung cấp thông tin cho việc tìm kiếm người Mỹ mất tích trong cuộc chiến tranh xâm lược Việt Nam, chống các loại tội phạm, bảo vệ nội bộ, phục vụ việc xây dựng Đảng, xây dựng chính quyền, phục vụ công tác đối ngoại của Đảng và Nhà nước trong các thời kỳ cách mạng, phục vụ cho việc đấu tranh, bảo vệ chủ quyền biên giới, hải đảo, chứng minh các vấn đề giúp Nhà nước yêu cầu hủy bỏ lệnh cấm vận đối với Việt Nam. Đặc biệt gần đây nhất là tài liệu lưu trữ phục vụ tích cực cho quá trình chuẩn bị và tiến hành Đại hội Đảng VIII. Việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ vào các mục đích nói trên đã góp phần nhanh chóng hoàn thành các nhiệm vụ đặt ra, tiết kiệm cho nhà nước nhiều tỷ đồng hàng vạn công thăm dò, khảo sát, đưa các công trình vào khai thác sử dụng đúng và trước thời hạn. 1.3. Vị trí của các cơ quan lưu trữ trong hệ thống các cơ quan thông tin tư liệu Từ việc nghiên cứu quá trình hình thành và vai trò của tài liệu lưu trữ đối với sự phát triển kinh tế-xã hội, có thể đi đến một khái niệm khái quát về tài liệu lưu trữ như sau: tài liệu lưu trữ là những ký lục sinh động của toàn xã hội, trải qua các thời kì lịch sử mỗi dân tộc, không kể chế độ xã hội, thời gian sản sinh, phương pháp chế tác, nơi bảo quản, có ý nghĩa chính trị, quân sự, kinh tế, văn hoá, giáo dục, xã hội, khoa học kỹ thuật, phục vụ nghiên cứu khoa học, lịch sử và công tác thực tiễn. Xuất phát từ khái niệm này, tài liệu lưu trữ được xác định là "nguồn tin cấp I". Như vậy các cơ quan lưu trữ nói chung và các trung tâm (kho) lưu trữ nói riêng giữ vị trí quan trọng, không thể thiếu được trong hệ thống các cơ quan thông tin tư liệu, đứng trên phương diện một quốc gia, một ngành hoặc trong phạm vi một địa phương. 2. Trọng tâm của công tác lưu trữ phục vụ công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước Mục đích cuối cùng của công tác lưu trữ là phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ vào các mục đích chung của toàn xã hội. Vì vậy, tất cả các khâu nghiệp vụ từ thu thập, bổ sung tài liệu, chỉnh lý khoa học kỹ thuật, xác định giá trị, đến thống kê, bảo quản an toàn tài liệu đều nhằm một mục đích chung là sử dụng một cách có hiệu quả tài liệu lưu trữ để phục vụ các nhu cầu về chính trị, quân sự, kinh tế, văn hoá, giáo dục, khoa học, xã hội của Đảng và nhà nước và của mọi tầng lớp nhân dân. Xuất phát từ mục đích nói trên, công tác lưu trữ nói chung và tài liệu lưu trữ nói riêng chỉ có ý nghĩa khi được đưa ra sử dụng. Việc sử dụng tài liệu lưu trữ càng có hiệu quả bao nhiêu thì ý nghĩa của tài liệu lưu trữ càng tăng lên bấy nhiêu; nếu tài liệu lưu trữ không được đưa ra phục vụ sử dụng thì công tác lưu trữ không có ý nghĩa. Vì vậy, mọi [...]...hoạt động của công tác lưu trữ đều phải hướng vào một mục tiêu chung là phục vụ sử dụng tốt nhất tài liệu lưu trữ Trong công cuộc công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước, công tác lưu trữ đặt ra cho mình một nhiệm vụ là đưa toàn bộ kho tàng trí tuệ chứa đựng trong tài liệu lưu trữ, tích luỹ được từ xưa đến nay, để phục vụ khai thác sử dụng một cách có hiệu quả vào các mục đích chung của... khi ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ và thông tin nhất thiết phải có biện pháp bảo vệ bí mật phù hợp với thực tiễn của cơ quan, phải có quy chế bảo vệ bí mật và phải thường xuyên kiểm tra việc thực hiện quy chế và biện pháp bảo vệ bí mật đó b Vấn đề đầu tư kinh phí Việc ứng dụng tin học trong lưu trữ nói riêng và đầu tư cho công tác lưu trữ nói chung cần phải được chú trọng và tăng cường... tới, ngành lưu trữ tập trung vào một số khâu nghiệp vụ chủ yếu, đẩy nhanh việc áp dụng công nghệ thông tin, hoàn thiện hệ thống công cụ tra cứu, đưa tài liệu phục vụ độc giả, đồng thời chủ động giới thiệu tài liệu để mọi người hiểu giá trị của tài liệu, từ đó nâng cao hiệu quả sử dụng tài liệu lưu trữ vào các mục tiêu công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước 3 Một số đề xuất với Nhà nước và các cơ quan... dụng tài liệu lưu trữ nói riêng và tư liệu thông tin nói chung, về mặt quản lý nhà nước, xin đề xuất một số điểm: a Vấn đề giữ gìn bí mật Vấn đề bí mật phải được đặt ra và xem trọng trong quá trình ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ cũng như công tác thông tin tư liệu Trong tài liệu lưu trữ có chứa đựng nhiều vấn đề bí mật của cá nhân, của cơ quan và bí mật của nhà nước, những bí mật... liệu còn ở dạng thủ công, thô sơ, công nghệ thông tin chưa được áp dụng rộng rãi Các trung tâm lưu trữ quốc gia cũng như lưu trữ ở các ngành các cấp chưa chủ động giới thiệu tài liệu phục vụ kịp thời nhu cầu nghiên cứu của độc giả Mặt khác, các nhà nghiên cứu của ta trừ một số ít người, còn nói chung chưa có thói quen đọc tài liệu lưu trữ Để có thể phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ được nhiều hơn nữa,... nhiều tài liệu có ý nghĩa đối với việc nghiên cứu khoa học, phục vụ công tác thực tiễn của các cơ quan, tổ chức và cá nhân chưa được nghiên cứu sử dụng Đặc biệt đối với tài liệu lưu trữ về khoa học kỹ thuật, phim ảnh ghi âm còn ít được sử dụng Việc sử dụng tài liệu lưu trữ chưa nhiều do các nguyên nhân khác nhau, trong đó có một nguyên nhân chủ quan là các công cụ phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu. .. Nghị quyết Đại hội Đảng VIII và các Nghị quyết của TW về các vấn đề cán bộ, công tác kiểm tra của Đảng, công tác xây dựng Đảng - Phục vụ việc tổng rà soát văn bản quy phạm pháp luật và việc xây dựng pháp luật của Nhà nước - Phục vụ công cuộc cải cách nền hành chính nhà nước; - Phục vụ các công trình nghiên cứu khoa học lịch sử: lịch sử Việt Nam, lịch sử Đảng cộng sản Việt Nam, lịch sử quân sự, lịch... tác chặt chẽ thì sẽ tạo ra những thuận lợi rất cơ bản trong việc tổ chức sử dụng có hiệu quả các nguồn tin Trong thời gian tới, việc tăng cường hợp tác giữa các cơ quan nói trên là vấn đề cần được đặt ra va quy định cụ thể trong các văn bản của nhà nước 3.2 Những đề xuất với các bộ ngành và các địa phương Trong quá trình ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý, sử dụng tài liệu lưu trữ nói riêng và. .. của Nhà nước, các công trình tu sửa, cải tạo, mở rộng thủy điện, thủy lợi và các công trình khác - Phục vụ việc đấu tranh bảo vệ biên giới lãnh thổ, hải đảo, vùng biển, vùng trời của Việt Nam - Phục vụ việc thực hiện chương trình quốc gia về công nghệ thông tin - Phục vụ các nhu cầu về giải quyết chế độ chính sách Tuy nhiên, trong những năm gần đây việc nghiên cứu sử dụng tài liệu lưu trữ nói chung còn... tin học cho các ngành, các cấp theo một chương trình thống nhất của nhà nước và các yêu cầu riêng của mỗi ngành b Tăng cường mối quan hệ giữa thông tin, thư viện và lưu trữ Về thực chất các cơ quan thông tin, thư viện và lưu trữ là cơ quan bảo quản và sử dụng các nguồn tin, nói cách khác là nguồn tin cấp I; giúp nhà nước quản lý việc sử dụng chúng một cách cơ hiệu quả Giữa ba loại cơ quan này có mối . quan lưu trữ và cho công tác bảo tồn tài liệu. Tuy nhiên, không phải cho đến hôm nay công tác bảo quản tài liệu mới được nhìn nhận với một vai trò và ý nghĩa vô cùng quan trọng. Bảo quản tài liệu. năng quản lý Nhà nước về lĩnh vực văn thư, lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ quốc gia thuộc Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam. Loại hình tài liệu ở các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia bao gồm tài liệu. vụ công tác quản lý và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, quản lý văn bản hồ sơ lưu trữ hiện hành…, quản lý khoa học, quản lý công tác hợp tác quốc tế, giải pháp Cổng thông tin điện tử và quản