Lịch sử Công tác Văn thư tại Việt Nam

Công dụng của chiếu là đa năng, ngoài những công dụng trên, nó có thể được sử dụng để quyết định tổ chức bộ máy, bổ nhiệm một số quan lại.... Dùng để điều động, thăng-giáng chức quan lại

HoangDo sưu tầm

1 Luật: Được ban hành lần đầu tiên vào năm 1049 ở triều Lý, đó là Luật Hình

thư Triều Trần cũng có Quốc triều thống chế (1230), sau này đổi tên thành Quốc triều hình luật Bộ luật Hồng Đức của nhà Lê (1483) trước có tên là Quốc triều hình luật Luật Gia Long thời Nguyễn

- Luật do vua ban hành (vì vua có toàn quyền về lập pháp, hành pháp và tư pháp) Dùng để điều chỉnh tổng hợp các MQHXH, trong đó có nhiều điều nói về công tác công văn giấy tờ (đặc biệt là Luật Hồng Đức)

2 Chiếu: Do vua ban hành, được sử dụng vào các mục đích:

- Công bố cho thần dân biết một chủ trương, 1 quyết sách lớn liên quan đến vận mệnh đất nước (VD: Chiếu dời đô, chiếu cầu hiền, chiếu lên ngôi, chiếu nhường ngôi )

- Dùng để ban hành Luật

- Dùng để ra lệnh cho người dân thi hành một nhiệm vụ cụ thể (vD: triều Trần khi quy định về pháp lý văn khế, có chiếu quy định trong văn khế phải có dấu vân tay )

Công dụng của chiếu là đa năng, ngoài những công dụng trên, nó có thể được sử dụng để quyết định tổ chức bộ máy, bổ nhiệm một số quan lại

3 Lệ: Do nhà vua ban hành Dùng để quy định các vấn đề cụ thể, thường nhằm

để cụ thể hoá những vấn đề trong luật hoặc đề ra những quy định mới mà luật chưa điều chỉnh (VD: Lệ cưới hỏi, lệ làm các bản tâu, lệ nộp tô thuế )

4 Lệnh: Do nhà vua ban hành ở một chừng mực nào đó, nó có công dụng gần

giống Lệ, điểm khác là lệnh thường nghiêng về vấn đề cấm đoán (lệ rộng hơn, nó có thể bao hàm cả lệnh, VD như lệnh cấm đánh bạc, cấm chặt gỗ, lệnh chặt đầu )

5 Chỉ: Do vua ban hành Thường là các mệnh lệnh rất cụ thể So với Lệ và Lệnh

thì các quy định trong Chỉ nhỏ hơn và cụ thể hơn rất nhiều (vD: có thể cụ thể tới cá nhân, khu vực, địa phương ) Nó cũng được sử dụng rất nhiều trong tuyển dụng, bổ nhiệm quan lại

6 Dụ: Do vua ban hành Hình thức này thể hiện mệnh lệnh của vua, nhưng có

tính chất truyền dạy, khuyên răn thần dân hay quan lại (VD: vua Lê Thánh Tông có đạo dụ khuyên răn các người tài khi đỗ đạt thì phải phụng sự đất nước ) Dụ thường dùng với hành văn mềm dẻo

7 Sắc: Do vua ban hành Dùng để điều động, thăng-giáng chức quan lại, dùng để

phong thần cho những người có công với đất nước hoặc các làng xã có công (VD: phong sắc cho người có công về một ngành nghề nào đó, hay muốn thờ tự ai đó thì phải có sắc phong thừa nhận công lao )

8 Cáo: Do vua ban hành Được dùng để ban bố một sự kiện quan trọng nào đó

của đất nước (VD: cáo Bình ngô) Cáo ít được dùng, thường chỉ trong những trường hợp đặc biệt

9 Sách: Do nhà vua ban hành Dùng để sắc phong hoàng hậu, thái tử hoặc phong

tước hiệu cho hoàng thân quốc thích Loại này có thường có nhiều tờ, được viết trên các giấy có nhũ vàng, nhũ bạc, ghi chi tiết công lao, tiểu sử của hoàng thân quốc thích Có 2 loại sách: Kim sách (nhũ vàng) và ngân sách (nhũ bạc)

10 Hịch: Do các tướng lĩnh ban hành nhằm động viên, khuyến khích quân sĩ

(VD: Hịch tướng sĩ)

11 Biểu: Do các triều thần, quan lại, dân chúng viết, dùng để tạ ơn hay tạ lỗi với

nhà vua Ngoài ra, biểu còn dùng để chúc mừng, dâng tiến lễ vật nhân dịp vua lên ngôi hoặc ngày tết, lễ Hình thức này được sử dụng rộng rãi ở thời Lý và Trần

12 Tấu: Là VB do các quan lại địa phương trình bày với nhà vua về những vấn

đề mà vua hỏi hoặc yêu cầu Ngoài ra, nó cũng được sử dụng để phản ánh, báo cáo tình hình cụ thể để đề nghị nhà vua xem xét, giải quyết một công việc nào đó

13 Sớ: Là VB do các quan lại ở địa phương trình lên vua để báo cáo hoặc trình

bày mọt vấn đề mang tính chất định kỳ hoặc đột xuất (công dụng của loại này gần giống Tấu và giữa hai loại đó chưa phân biệt rõ ràng)

14 Điều trần: Là VB để cấp dưới trình bày lên cấp trên ý kiến của mình (VD:

bản điều trần của Nguyễn Trường Tộ về mở cửa, cải cách thời vua Tự Đức) Hình thức này không được sử dụng nhiều

15 Đề: là VD dùng đẻ phản ánh tình hình thực hiện mệnh lệnh của nhà vua (gần

giống như báo cáo ngày nay) Thời Lê Thánh tông có phân biệt rõ: báo cáo tình hình của cơ quan, nha môn thì là Đề, còn báo cáo của một cá nhân lãnh đạo thì phải là Tấu

16 Khải: Là VB để quan lại, thần dân tấu trình lên thái tử (công dụng giống tấu

sớ, nhưng đối tượng nhận là khác nhau)

17 Giấy thông hành: Là giấy chứng nhận do cơ quan có thẩm quyền cấp cho

binh lính hoặc quan lại hoặc người dân đi công tác hoặc buôn bán (gần giống chứng minh thư ngày nay)

18 Các loai CV trao đổi: Các loại này rất phức tạp do thứ bậc trong xã hội

phong kiến đa dạng ở cơ quan TW, các quan văn và quan võ trao đổi với nhay thì có công văn Truyền thị, các CV trao đổi giữa các cơ quan TW và tỉnh (TW gửi xuống) gọi là Tư, các cơ quan cấp dưới gửi lên TW gội là Tư di, Hoàng tử gửi xuống cấp dưới gọi là Giao thị

19 Các sổ sách: Trong thời PK, các sổ sách được coi là một loại VB (như sổ

thuế, sổ địa lý )

- Nhiều nhất là sổ hộ tịch, dùng để đăng ký nhân khẩu ở các làng xã Việc quản

lý này bắt đầu được thực hiện từ thời Lý cho đến ngày nay (chỉ đăng ký nam giới)

- Sổ địa bạ: dùng ghi chép thống kê tình hình ruộng đất từng làng xã, bắt đầu được sử dụng từ thời Lý, thời Nguyễn rất chi tiết và chặt chẽ, có rất nhiều điểm ưu việt giúp cho việc sử dụng đất đai có hiệu quả

- Sổ duyệt tuyển: dùng đẻ kê khai dân đinh qua sự kiểm tra, phân loại của các quan lại nhà nước có thẩm quyền Sổ này bắt đầu từ thời Nguyễn, cứ 6 năm tổ chức duyệt tuyển lại một lần

- Lý lịch của quan lại: gồm các giấy tờ liên quan đến quan lại (tương tự như hồ

sơ cán bộ bây giờ) Loại này bắt đầu từ thời Lê, được phát triển và sử dụng phổ biến ở thời Nguyễn (đặc biệt thời Lê Thái tông, cứ 3 năm phải khảo khoá một lần để đánh giá lại năng lực của tầng lớp quan lại)

- Sổ thuế: ghi chép tình hình thu thuế của các địa phương, các loại thuế được chú

ý như thuế ruộng đất, dân đinh, buôn bán

- Sổ khai tiêu: ghi chép việc chi tiêu công quỹ và cấp phát vật liệu ở các cơ quan (dùng để thanh tra, quyết toán tài chính)

- Ngọc điệp và Tôn phả: ghi chép tiểu sử, thông tin cần thiết của những người trong hoàng tộc (Ngọc điệp, Tôn phả chính là căn cứ để cấp phát bổng lộc, để phong tước hay bổ nhiệm) Ngọc điệp ghi chép về vua hoặc ngang hàng, Tôn phả ghi chép về các con cháu vua

* Nhận xét chung:

- Dưới thời PK, các nhà nước đã nhận thức được vai trò VB với tư cách là một phương tiện quan trọng trong hoạt động quản lý (minh chứng là các nhà nước PK đã ban hành rất nhiều VB như Luật, Chiếu, Chỉ để điều chỉnh các QHXH và phục vụ điều hành đất nước)

- Hệ thống VBQL thời PK luôn được kế thừa và phát triển qua từng thời kỳ lịch

sử Vì vậy đã hình thành một hệ thống VB phong phú, đa dạng về loại hình, thẩm quyền và công dụng, bước đầu đã có những quy định khá cụ thể

- Trong hệ thống VBQL thời PK, nhà vua có quyền hạn rất lớn và ban hành rất nhiều VB có tính chất quan trọng của quốc gia; còn các cơ quan khác chỉ ban hành các

VB có tính chất trao đổi hoặc đề nghị, do đó nó phản ánh nguyên tắc tổ chức quyền lực của các nhà nước PK (quân chủ tập quyền)

- Hệ thống VB của thời PK còn một số hạn chế, cụ thể là các quy định còn phức tạp, quá chi tiết và tỉ mỉ; nhiều VB không phân biệt rạch ròi về công dụng

Công tác CVGT thời PK:

1 Tổ chức các cơ quan làm công tác CVGT:

* Ở các CQTW và địa phương đã thiết lập Văn phòng hoặc bộ phận làm công tác CVGT ở TW là cơ quan giúp việc cho nhà vua, như thời Lê Thánh tông, ông đã thiết lập 5 cơ quan:

- Hàn lâm viện (chuyên khởi thảo VB)

- Đông các (chuyên sửa chữa VB do Hàn Lâm viện khởi thảo)

- Trung thư giám (chuyên sao chép lại VB sau khi Đông Các sửa chữa)

- Hoàng môn tỉnh ( giữ và đóng dấu)

- Bí thư giám (chuyên trông coi thư viện của nhà vua)

Dưới thời Nguyễn, để giúp việc công tác CVGT, Nguyễn ánh đã thiết lập 4 cơ quan:

- Thị thư viện (khởi thảo VB)

- Thị hàn viện (sửa chữa VB)

- Nội hàn ty (lưu giữ các VB của nhà vua)

- Thượng bảo khanh (giữ con dấu của nhà vua)

Tổ chức công tác CVGT hoàn thiện hơn dưới thời Minh Mạng Ngay sau khi lên ngôi (1820), ông cho gộp 4 cơ quan trên thành Văn thư phòng Cho Văn thư phòng được sử dụng con dấu riêng (là ấn quang phòng) Đến 1829, Minh Mạng đổi Văn thư phòng thành Nội các, được thiết lập quy củ hơn, chặt chẽ hơn, đứng dầu là quan

tam-tứ phẩm Trong tổ chức nội các, Minh Mạng chia ra thành các Tào (tương đương như cấp Vụ, Cục ngày nay) gồm:

- Tào thượng bảo (trông giữ, lưu giữ con dấu của nhà vua (có tới 14 loại)

- Tào ký chú (ghi chép mọi chi tiết khi vua thiết triều hoặc tuần du

- Tào đồ thư: Ghi chép thơ văn của nhà vua và lưu giữ các tài liệu bang giao với nước ngoài

- Tào biểu bạ: lưu giữ tất cả các châu bản của triều đình

Đối với các Bộ, cũng thiết lập các ty, các xứ làm công tác liên quan đến CVGT ở

cơ quan như: ở Bộ Lại có Ty Lại ấn (chuyên tiếp nhận VB), Xứ Lại trực (chuyên chuyển giao VB); ở Bộ Binh có Ty Binh ấn (chuyên tiếp nhận VB), Xứ Binh trực (chuyên chuyển giao VB) Các ty có biên chế ổn định, còn các xứ không được ổn định mà được luân chuyển từ các cơ quan khác đến trực để chuyển giao VB

* Ở địa phương: Trước thời Nguyễn chưa thấy có tài liệu nói đến việc thiết lập các cơ quan Đến thời Minh Mạng đã có những quy định giao trách nhiệm cho người đứng đầu các địa phương về công tác CVGT Cụ thể: các liên tỉnh (14 liên tỉnh), đứng đầu là Tổng đốc, các huyện, xã hàng tháng phải có trách nhiệm giám sát, kiểm tra công tác CVGT của cơ quan, nhưng chủ yếu là giúp cho sự thay đổi về nhân sự Tóm lại: thời PK ít quan tâm tới công tác CVGT ở địa phương

2 Thiết lập các cơ quan chuyên trách chuyển giao VB:

- Thời Lý-Trần chỉ thiết lập các nhà trại để chuyên chuyển giao CV

- Thời Nguyễn: Có 2 cơ quan được thiết lập ra để chuyển giao VB, đó là:

+ Ty Bưu chính: Thành lập năm 1820, có nhiệm vụ chuyển giao VB giữa các cơ quan TW và địa phương trên toàn quốc (gần giống như bưu điện ngày nay)

+ Ty Thông chính sứ: Thiết lập năm 1834, có nhiệm vụ tiếp nhận các VB giấy tờ

từ địa phương gửi cho triều đình từ Ty Bưu chính chuyển sang và chuyển giao các VB

từ triều đình gửi địa phương cho Ty Bưu chính chuyển đi (mang tính chất trung gian)

Để cho Ty Bưu chính làm việc, người ta thiết lập các nhà trạm với khoảng cách

từ 20-40 dặm để phục vụ cho chuyển giao CV Làm việc trong các nhà trạm có các phu trạm Các nhà trạm được trang bị phương tiện phục vụ cho công tác như ngựa, thuyền tuỳ theo địa hình từng nơi, người ta cũng quản lý chặt chẽ các loại phương tiện này và có chế độ thưởng phạt rõ ràng

Cách chuyển giao VB và cách tính thời gian cho việc chạy trạm cũng rất cụ thể cho từng mức: Khẩn, thường, tối khẩn

Các quy định về soạn thảo và chuyển giao VB:

1 Các quy định liên quan đến thể thức:

Bắt đầu từ thời Trần thì thể thức đã được quan tâm, nhưng còn khá đơn giản, chưa cụ thể (VD: quy định việc in dấu vân tay vào các giao dịch dân sự; đưa vào nội dung thi tuyển thư lại)

Đến thời Lê Thánh tông, một số yếu tố thông tin trong thể thức bắt được được quy định như: Trong văn bản phải thể hiện Quốc hiệu, thời gian ban hành VB Nếu

VB nào không đáp ứng các yếu tố đó thì không có giá trị, đặc biệt là Quốc hiệu, vì nó thể hiện sự độc lập quốc gia Tuy nhiên, về cách ghi, chỗ ghi các thông tin Quốc hiệu không thấy có VB nào quy định cụ thể Ngoài ra, thông tin về thời gian ban hành VB cũng được chú ý (đặc biệt ở thời Nguyễn) Cụ thể như vua Minh Mạng không quy định ghi theo can-chi nữa, mà ghi theo niên hiệu + năm thứ theo thời gian trị vì của từng đời vua Cách ghi thời gian không được ghi chữ đơn, mà phải ghi chữ đôi để không thể sửa chữa, thay đổi được Ngoài ra, yếu tố về tác giả cũng đã bắt đầu được quy định (chủ yếu là thời Nguyễn) như VB do TW ban hành phải ghi rõ cơ quan tuy nhiên nó cũng chưa thành hệ thống

Các yếu tố về chữ ký và con dấu thì đặc biệt được quan tâm

- Đối với chữ ký, thời Trần đã có quy định liên quan đến điểm chỉ, thời Lê có quy định cụ thể hơn về vị trí chữ ký và thẩm quyền ký (VD: thời Lê Thánh tông, tất cả

các VB do Chánh quan - người đứng đầu cơ quan ký thì vị trí là cuối văn bản, trường hợp Chánh quan vắng thì quan Tá nhị (cấp phó) mới được phép ký thay, vị trí ký dưới chỗ đề năm tháng Quy định này càng chặt chẽ hơn dưới thời Nguyễn: Đối với các VB ban hành, ngoài chữ ký của người đứng đầu cơ quan, còn có chữ ký của người thảo

VB và người soát VB Ngoài ra, thời Nguyễn còn có quy định, nếu ký tuỳ tiện (không đúng thẩm quyền) thì phải chịu các hình phạt (như phạt đánh trượng)

- Ngoài chữ ký, con dấu cũng là một yếu tố được các triều đại PK rất coi trọng ở một chừng mực nhất định, nó còn được coi trọng hơn cả chữ ký, vì con dấu được coi là quyền uy của một vương quyền Con dấu được coi trọng ở chỗ, khi muốn thu hồi quyền lực của ai đó, trước tiên người ta thu lại con dấu Có rất nhiều loại con dấu, người ta phân biệt giá trị bằng chất liệu làm ra con dấu đó (Vua có dấu bằng vàng, ngọc; dấu của các cơ quan TW được đúc bằng bạc, ngà; các cơ quan địa phương dấu được đúc bằng đồng)

Thời Lê có nhiều quy định liên quan đến sử dụng con dấu Người ta xử phạt rát nghiêm việc làm dấu giả (có thể bị xử tội chết nếu làm dấu giả hay sử dụng dấu của nhà vua hay hoàng thân quốc thích sai; có thể bị đi đầy nếu làm giả hay sử dụng con dấu của các cơ quan khác)

Đến thời Minh Mạng, quy định về việc đóng dấu càng chặt chẽ hơn: Khi đóng dấu Quốc bảo (dấu của nhà vua) thì đóng vào chỗ đề năm; khi các nha môn đóng dấu vào VB thì đóng vào chỗ đề tháng Đối với những VB có nhiều tờ thì phải đóng dấu kiềm vào chỗ giáp lai; đối với những VB có số liệu bị tẩy xoá, sửa chữa thì cũng phải đóng dấu kiềm đè lên

Thời nhà Nguyễn, Minh Mạng còn có quy định chặt chẽ hơn khi phòng sự gian dối, đó là khi đem đi đóng dấu phải có VB xác nhận của quan chức có thẩm quyền Khi phòng dấu cho dấu phải đăng ký vào sổ ngày giờ cho dấu, về việc gì, ai ký

Về trách nhiệm giữ dấu của cơ quan cũng được quy định cụ thể như: Nhân viên giữ dấu có quyền từ chối không cho dấu nếu VB ký không đúng thẩm quyền hoặc đóng dấu vào VB không có mục đích công Nếu người giữ dấu thực hiện không đúng

mà vị nể, cho dấu không đúng phải chịu trách nhiệm và được coi là tòng phạm

Ngoài ra, đối với các con dấu của nhà vua trong những ngày trước khi nghỉ tết, người ta đóng dấu khống chỉ để phục vụ yêu cầu đột xuất Sau tết có tổ chức lễ khai ấn

Tóm lại: Những quy định về thể thức văn bản đã dần được hình thành và ngày càng hoàn thiện Ưu điểm của nó là đã dần dần đưa công tác CVGT đi vào nề nếp

2 Các quy định về nội dung VB:

- Nội dung VB phải rõ ràng, chính xác, thiết thực, giản yếu và nhất quán Các yêu cầu này được cụ thể hoá trong Luật và trong các sắc, chỉ của nhà vua (VD: trong luật Hồng Đức có quy định: Nếu soạn VB không chính xác thì có thể bị phạt tới 80 trượng hoặc bị biếm chức hoặc bị phạt tội đồ Trong luật còn cụ thể hoá tới mức soạn

VB không chính xác do cố ý hay vô ý) Lê Thánh tông có đạo dụ về VB khi gửi lên nhà vua phải dùng từ chính xác, không mập mờ Ngoài các yếu tố trên, còn có quy định: Nội dung VB phải có các căn cứ hợp lý Nếu các VB không có căn cứ hợp lý thì

có thể bị phạt đánh tới 80 trượng, kể cả việc biên chép các sổ sách cũng như vậy

- Việc xưng hô trong VB cũng được chú ý Đây là một đặc điểm nổi bật của thời

PK, nhất là việc không được phạm huý và phải xưng hô đúng thứ bậc

- Ngoài ra, còn có một số loại văn bản được quy định mẫu hoá như chiếu lên ngôi, chiếu cầu hiền; biểu tạ ơn, biểu mừng; mẫu hoá các CV trao đổi giữa TW và địa phương (phải có mở đầu, kết thúc, nội dung )

3 Những quy định về chuyển giao VB:

Những quy định về chuyển giao VB dưới thời PK đã đáp ứng được yêu cầu về tính kịp thời và chính xác Đặc biệt dưới thời Nguyễn quy định cụ thể thời hạn chuyển giao VB theo 3 mức: tối khẩn, thượng khẩn và đi thường VD: từ Huế vào Nam, mức tối khẩn là 4 ngày 6 giờ, mức thượng khẩn là 6 ngày còn mức thường là 7 ngày Trên từng cung đoạn đường, người ta còn tính toán dj quãng đường ngựa đi trong 1 canh giờ (2 giờ ngày nay) để quy định thời gian chuyển VB

Ngoài những quy định cụ thể về thời gian chuyển giao VB, còn có các quy định

về chế độ khen thưởng (thường là thưởng tiền) hoặc các hình phạt như đánh trượng, biếm chức nếu chuyển giao VB không kịp thời

4 Những quy định liên quan đến giải quyết văn bản:

Yêu cầu đầu tiên là phải đảm bảo về tính chính xác và kịp thời Như trong Quốc triều hình luật (thời Lê) quy định: giải quyết VB sai nguyên tắc, chậm quá hoạn thì có thể bị biếm chức, cắt chức hay xử tội đồ Dưới thời Nguyễn đã có quy định cụ thể về thời hạn giải quyết VB, đó là VB bình thường thì thời hạn giải quyết là 3 ngày, những

VB có độ phức tạp cần sự phối hợp của nhiều cơ quan thì tối đa không quá 10 ngày; nếu quá hạn thì phải báo cáo lên cơ quan cấp trên, nếu không đúng, cứ chậm 1 ngày đánh 10 roi, thêm 1 ngày nữa phạt đánh trượng và có thể bị biếm chức, cắt chức

Về hình thức giải quyết VB: Dưới triều Nguyễn có hình thức đặc biệt là giải quyết VB bằng Phiếu nghĩ (chủ yếu cho những VB gửi lên nhà vua) Các VB trước khi gửi vua, nội các phải làm phiếu nghĩ (như phiếu trình giải quyết văn bản ngày nay), trong đó là các ý kiến về cách giải quyết để nhà vua xem xét Tuy nhiên cách thức này không được áp dụng rộng rãi trong các cơ quan

* Nhận xét chung:

- Các triều đại PK Việt Nam (đặc biệt thời Hậu Lê và thời Nguyễn) đã quan tâm thiết lập những tổ chức chuyên trách về công tác CVGT

- Những quy định trong công tác CVGT đã được thể chế hoá ở mức độ khá cao,

cụ thể như đã được quy định trong Luật, chiếu, chỉ nhiều quy định về lĩnh vực này ngày nay chúng ta còn đang kế thừa

- Qua những quy định của thời PK về công tác CVGT ta thấy, đây là một lĩnh vực gắn chặt với nội dung cải cách nền hành chính