Hoàn thiện bộ máy quản lý

Chi nhánh công ty điện máy TP Hồ Chí Minh

Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 Phần mở đầu Nâng cao hiệu quả hoạt động của bộ máy quản lý là một đòi hỏi khách quan của các doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trờng. Đây là một vấn đề hết sức phức tạp và có vai trò đặc biệt quan trọng, bởi lẽ lao động của nó là những lao động làm việc trong lĩnh vực quản lý. Hoạt động lao động của nó có tác dụng đến hiệu quả sản xuất kinh doanh chung của doanh nghiệp . Đối với tất cả mọi doanh nghiệp, mục tiêu lớn nhất của hoạt động sản xuất kinh doanh là lợi nhuận. Để đạt đợc hiệu quả cao trong kinh doanh luôn là vấn đề đặt ra cho mọi nhà quản lý. Trong nền kinh tế thị trờng để tồn tại và phát triển đòi hỏi các doanh nghiệp phải biết kinh doanh, kinh doanh phải có hiệu quả. Để kinh doanh đạt hiệu quả cao nhất trên cơ sở vật chất kỹ thuật và lao động, cần phải xác định phơng hớng, cách thức đầu t, biện pháp sử dụng các điều kiện sẵn có của mình. Bên cạnh đó một nhân tố có ảnh hởng và tác động rất lớn đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Đó là hiệu quả hoạt động của bộ máy quản lý. Hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý trong doanh nghiệp là nhằm hoàn thiện quá trình sản xuất kinh doanh với chất lợng cao, tiết kiệm tối đa thời gian lao động, đồng thời làm cho bộ máy gọn nhẹ, năng động hoạt động nhịp nhàng đạt hiệu quả cao. Một bộ máy quản lý hoạt động có hiệu quả góp phần vào hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thì nó sẽ đem lại lợi ích cho doanh nghiệp 1 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 và cho ngời lao động. Muốn cho bộ máy quản lý hoạt động có hiệu quả đòi hỏi doanh nghiệp phải có biện pháp khắc phục những tồn tại, những hạn chế mà doanh nghiệp đang gặp phải. Một trong những biện pháp trên là : "Hoàn thiện bộ máy quản lý ". Việc hoàn thiện bộ máy quản lý đồng thời phải tiến hành nhiều biện pháp nh : - Hoàn thiện chức năng - nhiệm vụ của các bộ phận chức năng. - Hoàn thiện cơ cấu tổ chức. - Hoàn thiện sử dụng cán bộ - Hoàn thiện cơ chế quản lý Nh vậy, việc hoàn thiện bộ máy quản lý không phải là một việc làm đơn giản, mà nó đòi hỏi phải có sự nghiên cứu khoa học. Hoàn thiện tổ chức lao động, phân phối và sử dụng lao động một cách hợp lý và có hiệu quả là một vấn đề lớn, có ý nghĩa quan trọng trong phát triển kinh tế, tăng năng suất lao động. Qua thời gian thực tập tại Chi nhánh Công ty điện máy TP Hồ Chí Minh, em đã chọn đề tài : "Hoàn thiện bộ máy quản lý ở Chi nhánh Công ty điện máy TP Hồ Chí Minh". Trên cơ sở tình hình thực tế về bộ máy quản lý của Chi nhánh Công ty điện máy TP. Hồ Chí Minh, kết hợp với mốt số phơng pháp nghiên cứu nh : khảo sát, thống kê, phân tích số liệu . bài viết này đã đi vào nghiên cứu những vấn đề còn tồn tại của bộ máy quản lý, góp phần tháo gỡ những vớng mắc mà Chi nhánh đă gặp phải trong thời gian qua, từ đó đa ra một bộ máy 2 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 quản lý hoàn thiện hơn, phù hợp với nền kinh tế thị trờng hơn trong thời gian tới. Chính vì điều đó em đã chọn đề tài này. Đề tài bao gồm những nội dung cơ bản sau đây: Chơng I : Lý luận chung về bộ máy quản lý trong các doanh nghiệp. Chơng II : Phân tích thực trạng bộ máy quản lý của Chi nhánh Công ty điện máy TP Hồ Chí Minh. Chơng III : Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện bộ máy quản lý của Chi nhánh Công ty điện máy TP Hồ Chí Minh. 3 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 Chơng I : Lý luận chung về bộ máy quản lý trong các doanh nghiệp I. Bộ máy quản lý doanh nghiệp 1. Bản chất và vai trò của bộ máy quản lý doanh nghiệp 1.1. Bản chất * Khái niệm bộ máy quản lý doanh nghiệp : Nh chúng ta đã biết thực chất của quản lý doanh nghiệp là quản lý con ngời bởi con ngời là một trong ba yếu tố cơ bản của lực lợng sản xuất. Trong mọi hệ thống sản xuất con ngời luôn gữi vị trí trung tâm và có ý nghĩa quyết định. Quy mô doanh nghiệp càng mở rộng, trình độ kỹ thuật càng phức tạp thì vai trò của quản lý càng đợc nâng cao và thực tế đã trở thành một nhân tố hết sức quan trọng để tăng năng suất lao động, tăng hiệu quả kinh tế. Vì thế bộ máy quản lý doanh nghiệp là tập hợp các bộ phận, phân hệ với trách nhiệm quyền hạn nhất định đợc phân công thực hiện các chức năng quản lý. Bộ máy quản lý gồm hai yếu tố cơ bản nhất đó là cơ cấu tổ chức và bộ máy quản lý. 4 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 a.Cơ cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức quản lý là tổng hợp các bộ phận (đơn vị và cá nhân) khác nhau, có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, đợc chuyên môn hoá và có những trách nhiệm, quyền hạn nhất định, đợc bố trí theo những cấp những khâu khác nhau nhằm đảm bảo thực hiện các chức năng quản lý và phục vụ mục đích chung đã xác định của doanh nghiệp. Cơ cấu tổ chức quản lý là hình thức phân công nhiệm vụ trong lĩnh vực quản lý. Có tác động đến quá trình hoạt động của doanh nghiệp quản lý, một mặt phản ánh cơ cấu trách nhiệm của mỗi ngời trong hệ thống, mặt khác có tác động tích cực trở lại đối với việc phát triển doanh nghiệp. Cơ cấu tổ chức quản lý trớc hết là bản thân cơ cấu sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Giữa cơ cấu tổ chức quản lý với cơ cấu sản xuất của doanh nghiệp có mối quan hệ chặt chẽ hữu cơ với nhau. Đây là mối quan hệ giữa chủ thể quản lý và đối tợng quản lý. Cơ cấu tổ chức quản lý đợc hình thành bởi các bộ phận quản lý và các cấp quản lý. Bộ phận quản lý là đơn vị riêng biệt có những chức năng quản lý nhất định nh cấp doanh nghiệp, cấp phân xởng .Số bộ phận quản lý phản ánh sự phân chia chức năng quản lý theo chiều ngang, còn số cấp quản lý thể hiện sự phân chia theo chiều dọc. Sự phân chia chức năng theo chiều ngang là biều hiện của trình độ chuyên môn hoá trong phân công lao động quản lý, sự phân chia chức năng theo chiều dọc tuỳ thuộc vào mức độ tập trung hoá trong quản lý. `` b. Đội ngũ cán bộ quản lý : 5 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 - Khái niệm chung về cán bộ quản lý : Trong cán bộ quản lý có hai khái niệm cơ bản là : + Khái niệm 1 : Cán bộ quản lý là ngời thực hiện những mục tiêu nhất định thông qua những ngời khác. + Khái niệm 2 : Cán bộ quản lý là những ngời có thẩm quyền ra quyết định dù đợc phân quyền hay uỷ quyền. - Trong doanh nghiệp, cán bộ quản lý có thể phân chia theo nhiều tiêu chí sau đây : + Theo cấp bậc quản lý : Có 3 loại cán bộ quản lý là cán bộ quản lý cấp cao, cán bộ quản lý cấp trung, cán bộ quản lý cấp cơ sở. Cán bộ quản lý cấp cao : Là những ngời có quyền ra các quyết định chiến lợc. Cán bộ quản lý cấp trung : Là những ngời có quyền ra các quyết định chiến thuật. Những quyết định chiến thuật là những quyết định có liên quan đến những lĩnh vực, bộ phận, phân hệ của hệ thống. Cán bộ quản lý cấp cơ sở : Là những ngời có quyền ra các quyết định mamg tính tác nghiệp cho những đơn vị cơ sở của hệ thống. + Theo lĩnh vực quản lý có : Cán bộ quản lý Marketing, cán bộ quản lý tài chính, cán bộ quản lý sản xuất, cán bộ quản lý nhân lực. 6 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 Cán bộ quản lý Marketing : Là những ngời có quyền ra các quyết định mang tính chiến lợc Marketing và các kế hoạch tác nghiệp (hành động). Cán bộ quản lý tài chính : Là những ngời có quyền ra các quyết định mang tính xây dựng chiến lợc, nguồn tài chính, kế hoạch, ngân sách. Cán bộ quản lý sản xuất : Là những ngời có quyền ra các quyết định mang tính tác nghệp và các chiến lợc sản phẩm, ngân quỹ phi tiền tệ. Cán bộ quản lý nhân lực : Là những ngời có quyền ra các quyết định mang tính chiến lợc liên quan đến quản lý nguồn nhân lực, tập thể lao động, phân tích nguồn nhân lực và các kế hoạch tác nghiệp. 1.2. Vai trò của bộ máy quản lý doanh nghiệp Quá trình sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp đều nhằm thực hiện một số mục tiêu nhất định. Để thực hiện đợc những mục tiêu đó, trong mỗi doanh nghiệp đòi hỏi phải có lực lợng điều hành toàn bộ quá trình tổ chức, thực hiện lực lợng này chính là lực lợng quản lý doanh nghiệp hình thành nên cán bộ máy quản lý doanh nghiệp. Trong bộ máy quản lý doanh nghiệp có sự sắp sếp, bố trí lao động quản lý, có sự kết hợp nhịp nhàng giữa các thành viên trong cơ cấu. Từ sự phối kết hợp lý này mà khả năng chuyên môn, chí sáng tạo của mỗi thành viên đợc khai thác phục vụ cho mục tiêu quản lý nói riêng và mục tiêu toàn doanh nghiệp nói chung. Nh vậy, nếu không có bộ máy quản lý thì không có lực lợng tiến hành nhiệm vụ quản lý và không có quá trình tổ chức nào thực hiện đợc nếu không có bộ máy quản lý. Chính vì thế mà trong doanh nghiệp bộ máy quản lý đóng 7 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 vai trò hết sức quan trọng, nó đợc coi nh là một cơ quan đầu não điều kiển mọi hoạt động của các bộ phận trong doanh nghiệp, nó quyết định số phận của doanh nghiệp thông qua hiệu quả quản lý, nó phản ánh sự đi lên của doanh nghiệp, đồng thời bộ máy quản lý có quyết định đến năng suất lao động của doanh nghiệp. 2. Các kiểu cơ cấu tổ chức 2.1. Cơ cấu tổ chức trực tuyến : Là cơ cấu tổ chức đơn giản nhất đợc xây dựng theo đờng thẳng, chỉ có một chủ thể cấp trên và một số chủ thể cấp dới chịu trách nhiệm về toàn bộ công việc cuả toàn đơn vị Cơ cấu này đợc vận hành theo sơ đồ sau : 8 Lãnh đạo doanh nghiệp Lãnh đạo tuyến 1 Lãnh đạo tuyến m Lãnh đạo đơn vị 1 Lãnh đạo đơn vị m . Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 Cơ cấu này có những đặc điểm sau: - Ngời lãnh đạo của tổ chức cũng nh các tuyến và các đơn vị sẽ thực hiện tất cả chức năng quản lý. - Mối quan hệ trong cơ cấu chủ yếu là mối quan hệ trực tuyến ( Chiều dọc) không qua trung gian. - Ngời thực hiện chỉ nhận mệnh lệnh của một cấp trên trực tiếp và chỉ thi hành mệnh lệnh của ngời đó mà thôi. Cơ cấu này tạo điều kiện thực hiện chế độ một thủ trởng trong quản lý. Tuy nhiên cơ cấu này chỉ thích hợp với những doanh nghiệp nhỏ. Sản phẩm và tính chất của nó không phức tạp. Trờng hợp ngợc lại thì năng lực và điều kiện của lãnh đạo khó đáp ứng, do đó đòi hỏi lãnh đạo phải có trình độ, năng lực và kiến thức toàn diện. Phải có phơng pháp và kế hoạch công tác hết sức khoa học. 9 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 Nếu không dễ dẫn đến tình trạng bận rộn, sự vụ, không đủ sức bao quát dễ sót việc và công việc không sâu. 2.2 Cơ cấu chức năng: Là cơ cấu đợc tổ chức dựa trên sự chuyên môn hoá theo chức năng công việc. Những nhiệm vụ quản lý của doanh nghiệp đợc phân chia cho các đơn vị riêng biệt từ đó hình thành các cán bộ lãnh đạo đảm nhận một chức năng nhất định. Cơ cấu này đợc vận hành theo sơ đồ sau : 10 Lãnh đạo chức năng 1 Lãnh đạo chức năng n Lãnh đạo doanh nghiệp [...]... của bộ máy quản lý đó là : + Hoàn thiện cơ cấu bộ máy quản lý + Sử dụng hợp lý cán bộ quản lý + Xây dựng tiêu chuẩn nghiệp vụ cho cán bộ quản lý + Tạo điều kiện làm việc và tạo bầu không khí tốt + Bồi dỡng nâng, nâng cao trình độ của cán bộ quản lý 21 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 Vì vậy các doanh nghiệp cần phải hoàn thiện bộ máy quản lý, để cho bộ máy quản lý. .. phơng thức kiểm tra sau một thời gian nhất định II Hoàn thiện bộ máy quản lý của các doanh nghiệp 20 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 1 Sự cần thiết và tính tất yếu khách quan của việc hoàn thiện bộ máy quản lý 1.1 Sự cần thiết hoàn thiện bộ máy quản lý Hoàn thiện bộ máy quản lý trong doanh nghiệp là nhằm hoàn thiện quá trình sản xuất kinh doanh với chất lợng cao,... nhóm, tổ, giữa các tổ trong nội bộ phận và giữa các bộ phận quản lý với nhau nhằm thực hiện các chức năng quản lý Hớng hoàn thiện phân công và hiệp tác lao động quản lý hiện nay là: a) Hoàn thiện cơ cấu quản lý theo hớng vừa đảm bảo sự phù hợp giữa bộ phận quản lý và bộ phận bị quản lý (sản xuất - kinh doanh) Vừa gọn nhẹ, tránh lãng phí chi phí lao động và chi phí quản lý 24 Website: http://www.docs.vn... chiều Quản lý và hệ thống bị quản lý và hiệp tác trong nội bộ hệ thống quản lý Hiệp tác giữa hệ thống quản lý và hệ thống bị quản lý là sự phối hợp cùng thực hiện mục tiêu chung của doanh nghiệp 28 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 Hiệp tác nội bộ trong hệ thống quản lý (tập thể lao động quản lý) chủ yếu là sự phối hợp cùng thực hiện các chức năng của lao động quản lý, ... đó c) Hoàn thiện hình thức phân công và hiệp tác lao động trong bộ máy quản lý Có 3 hình thức phân công lao động: - Phân công lao động theo chức năng quản lý : Là phân công trên cơ sở phân chia toàn bộ công việc quản lý ra thành các chức năng - Phân công công việc theo công nghệ quản lý : Thực chất là phân chia toàn bộ công việc quản lý theo quá trình thông tin (nhận tin, ghi chép ban đầu, xử lý thông... tác hoàn thiện bao gồm: 2.1, Hoàn thiện phân công và hiệp tác lao động trong bộ máy quản lý Phân công lao động quản lý là sự phân chia quá trình quản lý thành các quá trình, các bộ phận có tính chất chuyên môn hoá thành những công việc riêng biệt và giao cho những ngời thực hiện có trình độ chuyên môn và nghề nghiệp thích hợp Hiệp tác lao động, quản lý là sự phối hợp giữa các cá nhân trong nội bộ nhóm,... đạt hiệu quả cao trong việc tổ chức bộ máy quản lý và quản lý doanh nghiệp một cách linh hoạt trong cơ chế thị trờng hiện nay ở nớc ta 3 Quá trình hoàn thiện bộ máy quản lý Trớc tiên phải nghiên cứu kỹ lỡng cơ cấu hiện có và tiến hành đánh giá hoạt động của nó theo những căn cứ nhất định Để làm đợc điều đó, phải biểu diễn cơ cấu tổ chức quản lý hiện hành và các bộ phận của nó dới dạng sơ đồ Từ sơ đồ... của các hiệp tác lao động quản lý vấn đề tổ chức lao động quản lý tốt, đủ năng lực để hoạt động một cách đồng bộ, với chất lợng cao toàn bộ, các chức năng của quản lý Do đó, muốn hiệp tác lao động quản lý tốt thì phải đảm bảo các yêu cầu sau: - Chọn đợc những cán bộ lành nghề, năng lực, sở trờng theo đúng những yêu cầu của công việc - Có kế hoạch bồi dỡng đào tạo cán bộ quản lý theo yêu cầu của chất... dù lớn hay nhỏ, dù phức tạp hay đơn giản đều có những yêu cầu , đòi hỏi đặt ra Đặc biệt là ở lĩnh vực xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý trong doanh nghiệp (một vấn đề vô cùng phức tạp) yêu cầu phải đặt đợc Trong cơ chế thị trờng, việc hoàn thiện bộ máy quản lý phải hợp lý, phù hợp với từng doanh nghiệp, với thời đại thì doanh nghiệp mới tồn tại và phát triển đợc Còn nếu cứng nhắc,... http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 ở đây cơ cấu tổ chức quản lý thờng đợc hoàn thiện theo các kiểu: Cơ cấu tổ chức trực tuyến (đờng thẳng), cơ cấu chức năng, và cơ cấu trực tuyến chức năng b) Hoàn thiện lao động, tuyển chọn và bố trí lao động và bộ máy quản lý - Xác định chính xác tiêu chuẩn phẩm chất của lao động quản lý, nhất là lao động lãnh đạo Tiêu chuẩn ở đây gồm tiêu chuẩn chính . Theo cấp bậc quản lý : Có 3 loại cán bộ quản lý là cán bộ quản lý cấp cao, cán bộ quản lý cấp trung, cán bộ quản lý cấp cơ sở. Cán bộ quản lý cấp cao :. của các bộ phận chức năng. - Hoàn thiện cơ cấu tổ chức. - Hoàn thiện sử dụng cán bộ - Hoàn thiện cơ chế quản lý Nh vậy, việc hoàn thiện bộ máy quản lý không