2. Nội dung của công tác hoàn thiện.
2.2.Hoàn thiện việc tổ chức các phòng chức năng.
Các phòng chức năng là những tổ chức bao gồm cán bộ, nhân viên kinh tế, hành chính... đợc phân công chuyên môn hoá theo các chức năng quản lý có nhiệm vụ giúp giám đốc và các phó giám đốc chuẩn bị các quyết định, theo dõi hớng dẫn các phân xởng, các bộ phận sản xuất kinh doanh cũng nh những cán bộ nhân viên cấp dới thực hiện đúng đắn, kịp thời những quyết định quản lý.
Trách nhiệm chung của các phòng chức năng là vừa phải hoàn thành tốt nhiệm vụ giao, vừa phải kết hợp chặt chẽ với các phòng khác, nhằm bảo đảm cho tất cả các lĩnh vực công tác củ doanh nghiệp đợc tiến hành ăn khớp, đồng bộ nhịp nhàng.
Các phòng chức năng không có quyền trực tiếp chỉ huy các phân xởng và các bộ phận sản xuất.
Trong tình hình hiện nay, khi mà quyền tự chủ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đã đợc mở rộng, cơ chế quản lý kinh thế nói chung, cơ chế quản lý doanh nghiệp nói riêng đã đổi mới, doanh nghiệp có toàn quyền quyết định việc tổ chức các phòng chức năng theo hớng chuyên tinh, gọn nhẹ. Đồng thời, phải hết sức coi trong những bộ phận có quan hệ trực tiếp đến hoạt động kinh doanh, đến công tác nghiên cứu đổi mới sản phẩm, đổi mới công nghệ, nghiên cứu thị trờng, xác định giá cả sản phẩm...
Việc tổ chức các phòng chức năng cần đợc tiến hành theo các bớc sau đây:
Một là, phân tích sự phù hợp giữa chức năng và bộ phận quản lý. Trờng hợp tốt nhất là mỗi chức năng quản lý nên do một phòng phụ trách trọn vẹn.
Song do số lợng các phòng chức năng phụ thuộc vào quy mô, đặc điểm kinh tế - kỹ thuật của từng doanh nghiệp nên có trờng hợp phải ghép vài ba chức năng có liên quan mật thiết với nhau, thuộc cùng lĩnh vực hoạt động vào một phòng. Nh vậy sẽ thuận lợi cho việc bố trí cán bộ phụ trách.
Hai là, tiến hành lập sơ đồ tổ chức, nhằm mô hình hoá mối quan hệ giữa các phòng chức năng với giám đốc và các phó giám đốc. Đồng thời, phải ghi rõ những chức năng mỗi phòng phụ trách, nhằm khắc phục tình trạng dẫm đạp, chồng chéo lên nhau hoặc ngợc lại, có chức năng không bộ phận nào chịu trách nhiệm. Căn cứ vào sơ đồ nói trên, từng phòng chức năng xây dựng nội quy công tác của phòng mình nhằm xác định tỉ mỉ trách nhiệm, quyền hạn chung cả phòng cũng nh riêng cho từng ngời trong phòng.
Ba là, tính toán chính xác số lợng cán bộ, nhân viên mỗi phòng chức năng một cách chính xác, có căn cứ khoa học nhằm vừa phải đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ , vừa phải giảm bởi tỷ lệ nhân viên quản lý, giảm bớt chi phí quản lý là một công việc khá phức tạp, đặc biệt là trong hoàn cảnh cán bộ cha tiêu chuẩn hoá,việc sắp xếp bố trí cán bộ, nhân viên quản lý trong nhiều năm qua có nhiều bất hợp lý, để lại những hậu quả không thể giải quyết một sớm một chiều.
Quản lý và hệ thống bị quản lý và hiệp tác trong nội bộ hệ thống quản lý.
Hiệp tác giữa hệ thống quản lý và hệ thống bị quản lý là sự phối hợp cùng thực hiện mục tiêu chung của doanh nghiệp.
Hiệp tác nội bộ trong hệ thống quản lý (tập thể lao động quản lý) chủ yếu là sự phối hợp cùng thực hiện các chức năng của lao động quản lý, sự hiệp tác ở đây chủ yểu về mặt nội dung. Nh vậy, nội dung lớn nhất của các hiệp tác lao động quản lý vấn đề tổ chức lao động quản lý tốt, đủ năng lực để hoạt động một cách đồng bộ, với chất lợng cao toàn bộ, các chức năng của quản lý. Do đó, muốn hiệp tác lao động quản lý tốt thì phải đảm bảo các yêu cầu sau:
- Chọn đợc những cán bộ lành nghề, năng lực, sở trờng theo đúng những yêu cầu của công việc.
- Có kế hoạch bồi dỡng đào tạo cán bộ quản lý theo yêu cầu của chất l- ợng công việc.
- Xây dựng một hệ thống chỉ tiêu để đánh giá hiệu quả của từng loại lao động quản lý. Mỗi ngời đều có thể tự do lờng kết quả công tác của mình.
- Tổ chức việc đánh giá kết quả công tác một cách khách quan nhằm kích thích sự cố gắng thờng xuyên của cán bộ.