- Hoàn thiện chế độ tuyển dụng cho các cấp quản lý trong Chinhánh Hoàn thiện việc nâng cao năng lực của cán bộ quản lý ở Chi nhánh
2.Hoàn thiện việc tổ chức các bộ phận trong Chinhánh
Để nâng cao chất lợng hiệu quả công tác quản lý, năng suất lao động ở các phòng ban, quan hệ quản lý giữa các phòng ban chức năng và chức năng nhiệm vụ trong các phòng ban phải đợc hoàn thiện thích ứng. Các bộ phận cùng với cấp lãnh đạo phải đợc xây dựng sao cho chúng có mối quan hệ chặt chẽ, hỗ trợ nhau cùng sản xuất kinh doanh tốt. Muốn thực hiện đợc vấn đề nêu trên ta phải tiến hành phân tích, đánh giá tình hình thực hiện chức năng, qui định khối lợng công việc phát hiện ra khâu yếu kém trong việc phân chia quyền hạn, tỷ lệ lao động gián tiếp so với yêu cầu công việc trên cơ sở đánh giá, xem xét đã hợp lý cha từ đó đề ra biện pháp hoàn thiện chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban.
Hiện nay ở Chi nhánh, các phòng ban chức năng về cơ bản đã đợc qui định một cách rõ ràng. Tuy nhiên về một số mặt có thể đề xuất phơng án hoàn thiện nh sau :
2.1. Chức năng của ban giám đốc
Ban giám đốc vẫn bao gồm hai ngời 1 giám đốc và một phó giám đốc.
- Giám đốc chi nhánh : Thực hiện các nhiệm vụ kế hoạch của Công ty giao cho và nên luôn có mối liên hệ thờng xuyên với phòng kinh doanh XNK để đề ra các biện pháp xây dựng chiến lợc thị trờng, chiến lợc mặt hàng kinh doanh.
- Phó giám đốc Chi nhánh : Có trách nhiệm cùng với Giám đốc Chi nhánh hoạch định các biện pháp tổ chức kinh doanh cho từng kỳ kế hoạch của Chi nhánh, tổ chức thị trờng mạng lới bán buôn, bán lẻ, đại lý kinh doanh phía Bắc. Vì Phó giám đốc Chi nhánh kiêm luôn giám đốc Trung tâm nên luôn
phải có mối liên hệ với phó giám đốc Trung tâm để biết đợc các nguồn hàng kinh doanh có hiệu quả, xem xét tình hình làm ăn của Trung tâm để trình lên Giám đốc Chi nhánh xem xét.
2.2. Chức năng giữa các bộ phận chức năng
Nhìn chung là dựa vào phơng hớng kinh doanh của Chi nhánh trong thời gian tới vấn đề chức năng giữa các bộ phận chức năng không có thay đổi đáng kể mấy.
- Phòng tổ chức hành chính : Thực hiện chức năng nhân sự, xây dựng tiền lơng và định mức tiền lơng lập bảng lơng, theo rõi lập sổ bảo hiểm xã hội bảo hiểm y tế cho ngời lao động, cải thiện điều kiện lao động cho cán bộ công nhân viên, quản lý tài sản trang thiết bị phục vụ cho sản xuất kinh doanh của Chi nhánh. Ngoài ra thực hiện chức năng công tác phục vụ (hành chính quản trị, tạp vụ, nhà bếp, trông xe, thờng trực). Theo em trong thời gian tới ngoài những chức năng mà phòng tổ chức hành chính đang thực hiện cần phải quan tâm hơn nữa đến việc t vấn cho Giám đốc Chi nhánh để tuyển dụng những ng- ời lao động có trình độ chuyên môn cao phục vụ đợc công việc đang đặt ra cho Chi nhánh trong thời gian sắp tới. Mặt khác càng phải chú trọng đến vấn đề xây dựng làm sao chuẩn mực lợi ích để có thể khuyến khích đợc ngời lao động trong Chi nhánh làm việc co năng suất cao hơn.
- Phòng tài chính kế toán : Làm chức năng hạch toán tài chính, kiểm tra, phân tích kết quả hoạt động kinh doanh của Chi nhánh. Ngoài ra có nhiệm vụ tổ chức nguồn vốn để đáp ứng đủ và kịp thời nhu cầu vốn theo kế hoạch cho các đơn vị trực thuộc. Theo em trong thời gian tới nhân viên thanh toán
trong việc quan hệ với các tổ chức tín dụng trong và ngoài nớc để có thể huy động đợc nguồn vốn phục vụ hoạt động kinh doanh của Chi nhánh khi cần thiết.
- Phòng kinh doanh XNK :
+ Thu thập thông tin nắm bắt khả năng cung cầu tiêu dùng ở phía Bắc giúp Giám đốc Chi nhánh xây dựng kế hoạch sản xuất, kinh doanh cho từng kỳ kế hoạch.
+ Tổ chức mạng lới marketing, kinh doanh và đại lý, tạo nguồn hàng chiếm lĩnh thị trờng phục vụ nhu cầu kinh doanh của Chi nhánh và Trung tâm.
+ Tổ chức đầu mối khai thác mặt hàng sản xuất ở các thành phần kinh tế trong nớc và liên doanh, tạo nguồn hàng cung ứng cho các đơn vị trực thuộc, chủ động đầu t, liên doanh liên kết tổ chức sản xuất kinh doanh. Trực tiếp thực hiện hợp đồng kinh tế XNK đúng chính sách qui định của Nhà nớc về luật thơng mại và thông lệ Quốc tế qui định.
Theo em trong thời gian tới phòng kinh doanh XNK cần đặc biệt quan tâm hơn nữa tới vấn đề thu thập thông tin về các mặt hàng tiêu dùng ở các tỉnh phía Bắc để có thể phát hiện những mặt hàng nào kinh doanh có hiệu quả và không hiệu quả từ đó tham mu cho Gíam đốc Chi nhánh và cùng với Giám đốc Chi nhánh xây dựng phơng án sản xuất kinh doanh đúng đắn cho những ký kế hoạch tiếp theo.
2.3. Bố trí lại lao động cho các bộ phận trong Chi nhánh
Qua sự phân tích lao động ở các bộ phận của Chi nhánh Công ty điện máy TP Hồ Chí Minh ta thấy số lợng và chất lợng lao động của một số bộ phận không đợc hợp lý, do đó dẫn đến lãng phí thời gian lao động làm việc và đặc biệt là ảnh hởng đến hiệu quả kinh doanh của Chi nhánh. Để khắc phục tình trạng này, Chi nhánh nên có kế hoạch đào tạo lạI, tuyển chọn những ngời có trình độ chuyên môn co kinh nghiệp và sắp sếp vào những vị trí quan trọng, cần bổ sung lao động có trình độ vào những khâu cần thiết đồng thời giảm bớt số lợng lao động làm việc không có hiệu quả để tiến tới một bộ máy quản lý haong thiện hơn đảm bảo tính tinh giảm gọn nhẹ mà vẫn thực hiện đợc tốt chức năng của mình.
Qua sự phân tích ở chơng II và dựa vào phơng hớng kinh doanh của Chi nhánh trong thời gian tới. Em xin đa ra một số kiến nghị trong việc sắp sếp lạI lao động ở một số bộ phận để cho số lợng và chất lợng lao động ở các bộ phận đợc hợp lý. Cụ thể nh sau :